Путевой лист легкового автомобиля образец. Новые путевые листы на легковые автомобили
Путевой лист - очень важный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?.
Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2019 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 . Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера. Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476 . В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям — ОГРН.
В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:
- легковых автомобилей;
- грузовых автомобилей;
- специального транспорта;
- легкового такси;
- грузового таки;
- автобусов общественных и необщего пользования.
Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 , который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.
Новая форма путевого листа
Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты. В 2019 году таких сведений стало больше — чиновники в конце 2017 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.
Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.
Таким образом, новые путевые листы 2019 года обязательно должны содержать следующие сведения:
- название и номер самого документа;
- реквизиты владельце автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
- дату выдачи;
- период действия;
- данные о водителе ТС;
- данные о самом ТС;
- данные о владельце ТС;
- данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.
Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.
Кому и зачем нужны путевые листы
Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять. Если путевки не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ .
Порядок оформления и образец заполнения путевого листа
Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.
Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.
Бланк путевого листа |
Кто и как заполняет |
Для легковых автомобилей |
Можно применять для оформления рейсов легковых ТС, как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257 |
Для грузовых автомобилей |
Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Такая она может быть выдана только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которых исчисляется зарплата. В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня. Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов. |
Для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям. |
|
Для специального траспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.) |
|
Для легкового такси |
В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Такой лист водитель получает только на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру. |
Для автобусов |
Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя. |
Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.
В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в путевом листе должен быть проверены на соответствие показателя приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты и проставлением личного штампа. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.
Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять сколько времени заняла дорога, а также ставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы все путевки были оформлены одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль стоимости потраченного на дорогу топлива и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.
Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 предписывает хранить закрытые путевые листы в течение пяти лет. Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, а также уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.
Правильно заполненный новый путевой лист по форме № 3 (для легкового автомобиля) выглядит так:
Титульный лист с учетом изменений в порядке заполнения (подготовлено с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс):
Продолжение:
Унифицированной формой оборота документов компаний, занимающихся транспортными перевозками, является путевой лист. Заполнение путевого листа легкового автомобиля требуется для работников бухгалтерии в целях расчета зарплаты, списания горючего, а также для шоферов для обоснования законности перевозке груза. Подробнее о путевом листе легкового авто читайте в данной статье.
В первую очередь, путевки на транспорт формируются для отдела бухгалтерии. Благодаря этому документу подтверждается производственная направленность затрат на горючее.
Путевка является первичным учетным документом по контролю за работой шофера и транспорта. Также, она подтверждает маршрут, по которому передвигается ТС. Благодаря ей можно проверить, не съезжает ли шофер с намеченного маршрута и не использует ли авто для собственных нужд. Так осуществляется первичный надзор за передвижением автотранспорта фирмы.
Это установлено на законодательном уровне. Путевые листы должны иметь при себе все водители, использующие авто в нуждах компании.
Когда нужно заполнять путевой лист легкового авто
Путевки на легковой транспорт должны всегда иметь при себе:
- Водители маршруток, перевозящие пассажиров по городу;
- Водители, перевозящие груз;
- Шоферы транспортных фирм, которые совершают междугородние рейсы;
- Водители общественного городского транспорта.
Когда путевой лист не требуется
Путевой лист автомобиля нет необходимости оформлять в следующих ситуациях:
- Физлицо использует легковой транспорт для собственных нужд;
- Гражданин предоставляет свое авто по доверенности другому гражданину;
- Юрлицо использует авто для собственных нужд, а не для нужд фирмы.
Новые обязательные реквизиты 2017 года
Путевой лист легкового автомобиля 2017 года содержит в себе новые реквизиты, являющиеся обязательными для заполнения. Так, с двадцать шестого февраля текущего года в путевке должна проставляться отметка о проверке технического состояния авто перед поездкой. Механик должен проставить дату и время проверки авто, а также свою личную подпись и ФИО. До 2017 года это было необязательным.
Обязательными реквизитами путевого листа легкового автомобиля 2017 года являются:
- Наименование документа – «путевой лист».
- Его номер по порядку.
- Срок, на протяжении которого путевка является действительной.
- Информация о владельце авто.
- Тип авто и его модель.
- Гос. знак регистрации.
- Показания спидометра в момент выезда со стоянки и возвращения на нее.
- Дата и точное время выезда со стоянки и возвращения на нее.
- Личная подпись и ФИО работника, который проставлял в путевке дату, время и показания спидометра.
- ФИО шофера.
- Дата и точное время медосмотра шофера перед рейсом и после него.
- Печать, личная подпись и ФИО мед. сотрудника, проводившего осмотр.
- Дата и время проведения технического осмотра ТС.
- Личная подпись и ФИО механика, проводившего осмотр.
Бланк и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2017 года можно найти в следующей .
Путевой лист на месяц
Путевки должны формироваться на каждое легковое авто, использующееся в компании. По общему правилу, они формируются на один день. Однако когда шофер уезжает в длительную командировку, можно сформировать путевой лист легкового автомобиля на месяц.
Он заполняется точно так же, как и путевка на один день. Единственным исключением являются срок действия – не один день, а месяц.
очень часто становятся объектами проверки не только со стороны налоговых органов, но и внутренних ревизоров и аудиторов. Ведь на их основании бухгалтер производит списание затрат на поездки сотрудников компании, на топливо, ремонт и запасные части, а также начисляет заработную плату водителя и компенсационные выплаты, если сотрудник использует свой автомобиль в процессе работы.При оформлении данных документов нужно помнить, что для легковых и грузовых автомобилей предусмотрены разные формы путевых листов . Они были утверждены Минтрансом России в соответствующем Приказе. В 2017 году приказ претерпел очередные изменения, результатом которых стало внесение новых реквизитов в рассматриваемый бланк.
Стоит отметить, что компании могут, но не обязаны использовать утвержденные формы документов. Об этом должно быть сказано в утвержденной организации. Компаниям законодательство позволяет самостоятельно разрабатывать бланки.
Единственным условием при этом является наличие обязательной информации , а именно:
- название документа;
- порядковый номер;
- информация о периоде, на который выписан путевой лист;
- информация о владельце автомобиля;
- данные автомобиля, т.е. его тип и модель, государственный номер;
- информация о километраже на начало и конец рабочего дня;
- дата и время, в которое автомобиль покинул стоянку и в которое вернулся;
- личная подпись и ее расшифровка сотрудника, контролирующего километраж автомобиля и время его работы;
- сведения о водителе;
- отметка медика об осмотре водителя;
- отметка о том, что автомобиль перед началом работы прошел технический контроль, с указанием даты и времени проведения такой проверки;
- личная подпись и ее расшифровка сотрудника, выпускающего автомобиль на выезд.
Новые обязательные реквизиты
О том, что механик должен контролировать техническое состояние автомобиля перед каждым рейсом, было указано Минтрансом России еще в 2014 году. Однако необходимого реквизита в путевом листе не было, что позволяло организациям безнаказанно игнорировать данное требование . Теперь же данный реквизит стал одним из обязательных.
С 2018 года нужно указывать точную информацию о владельце ТС. Юридические лица теперь указывают ОГРН, ИП — ОГРИП. Печать и штамп в заголовочной части — больше не обязательные реквизиты.
Унифицированные бланки уже разработаны и утверждены. Компании же, которые их не используют, должны доработать свои документы на предмет соответствия новым требованиям.
Постоянные споры ведутся по поводу того, какие же компании должны соблюдать требования Минтранса – транспортные или же все организации, у которых есть автомобили. Мнение министерства однозначно. Его требования распространяются абсолютно на все юридические лица и индивидуальных предпринимателей, даже если автомобиль используется руководством только для управленческих нужд.
Если компания не соблюдает данное требование, то ей грозит административный штраф в сумме 30 000 руб. , а также расходы на топливо могут быть исключены из налогооблагаемой базы при расчете налога на прибыль.
Сотрудник, которому поручено проведение контроля над техническим состоянием автомобиля перед началом его работы, должен иметь соответствующую аттестацию. Как правило, он является механиком или водителем. Если в компании нет такой должности, то поставить нужную отметку можно в сервисном центре, с которым придется заключить договор на обслуживание имеющегося автопарка.
Специальную подготовку может пройти, например, и сам индивидуальный предприниматель, если его деятельность связана с перевозками.
Если при проведении предрейсового контроля была обнаружена поломка, то отметку в путевом листе ставить не нужно, а автомобиль к выезду не допускается.
Согласно действующим правилам, путевой лист должен выписываться на каждое выезжающее транспортное средство, даже если это автопогрузчик и работает он в пределах склада. Название бланка должно содержать тип автомобиля. Имеется в виду легковой автомобиль или грузовой.
Кроме формы используемого путевого листа в учетной политике должно быть указано, каким образом производится присвоение номеров бланкам . Связано это с тем, что законодательство требует вести учет выдачи путевок в специализированном , где в течение года должна соблюдаться сквозная нумерация. Однако, при наличии в компании нескольких типов транспортных средств допускается нумерация листов для легковых автомобилей обособленно от грузовых.
Период, на который выдается рассматриваемый бланк, зависит от деятельности компании . Если это транспортная компания, то она выдает его сроком на один рабочий день . Исключение составляют командировки. В этом случае путевой лист действует на весь период служебной поездки .
Для всех остальных фирм жестких ограничений нет. Они также могут оформлять документ каждый день, а могут оформить его на месяц. Причем календарный месяц – это максимальный срок, на который он выдается.
Механик или водитель, имеющий соответствующие полномочия, должен заверять дату и время выезда и возвращения, километраж на начало и конец рабочего дня своей подписью. Подпись обязательно должна иметь письменную расшифровку или штамп с данной информацией.
Если на одной машине могут выезжать несколько сотрудников, то путевой лист выдается каждому водителю. В такой ситуации дата, время выезда и показания прибора, учитывающего пробег, вносятся в путевой лист водителя, который выезжает из гаража первым, а дата и время прибытия и километраж в конце рабочего дня – в путевой лист водителя, который вернул автомобиль на место постоянной стоянки.
Сотрудники, которым выдаются путевые листы, должны быть осмотрены медиком до начала работы и после нее. Он должен проставить соответствующий штамп в документ и заверить его своей подписью.
Данное требование на практике довольно часто нарушается, т.к. далеко не каждая компания может позволить себе иметь должность медицинского работника в штатном расписании. Однако отсутствие указанной отметки является серьезным нарушением. Чтобы избежать его, руководителю необходимо заключить договор на медицинское обслуживание со специализированной организацией.
Табличная часть путевого листа предназначена для внесения информации о маршруте сотрудника. Сюда вносятся данные о месте назначения, времени прибытия и выезда оттуда. Причем целесообразным представляется требование о том, чтобы заверяли эти данные ответственные лица .
Например, автомобиль торговой компании был направлен с партией груза для доставки ее в розничные магазины. В этом случае директора магазинов должны подписывать путевой лист при прибытии к ним машины. Эта мера является дополнительной функцией контроля, позволяющей проверять пробег, время работы, также она подтверждает производственный характер затрат, учитываемых по данному документу.
В путевом листе также указывается информация о движении топлива . На его основании производится . Данный участок бухгалтерского учета всегда являлся объектом пристального внимания со стороны различных проверяющих. И довольно часто налоговые органы изымали путевые листы, а точнее затраты на топливо, из расчета налога на прибыль в связи с их некорректностью, что вело к штрафным санкциям и начислению пеней.
Как было указано выше, регистрация выданных путевых листов должна вестись в специализированном журнале . Обычно этот журнал составляется за календарный год, т.к. с нового года нумерация начинается заново. Храниться он должен, как и вся документация, в том числе путевые листы, в течение 5 лет.
В текущем году действующими остаются Положения федерального законодательства, позволяющие юридическим лицам с организационно-правовой формой ООО и АО вообще не пользоваться печатью . Если руководство таких компаний принимает соответствующее решение, то оно должно быть зафиксировано в их уставе.
Таким образом, если в уставе организации указано, что компания не использует печать , то она не ставится ни на одном документе такой организации. Если же компания принимает решение об использовании печати , то ее необходимо ставить только на тех документах, на которых законодательство предусматривает данную обязанность.
Следовательно, Минтранс России, приняв в начале года изменения в Приказ №152 , просто устранил существовавшие разногласия между его положениями и вышеприведенными нормами. В частности, корректировки коснулись п. 12 Приказа, из которого было исключено упоминание о штампе и печати организации, являющейся собственником автомобиля. Считается, что данных, которые указываются в бланке путевого листа о компании, вполне достаточно для идентификации владельца.
Законами регулируется только минимальное количество информации, которая должна быть приведена в рассматриваемом бланке. Поэтому компания может принять решение о том, что она ставит свою печать на путевом листе. Ошибкой это не будет. Только данное решение нужно зафиксировать в своей учетной политике. И нужно помнить, налоговые инспекторы не вправе исключать расходы по таким путевым листам из налогооблагаемой базы.
Новый бланк 2018 года
Корректировки, которые были внесены в Приказ Минтранса России, потребовали изменения утвержденной формы путевого листа . Компании и индивидуальные предприниматели должны доработать бланки, чтобы они содержали все обязательные данные.
Так, необходимо предусмотреть место для заполнения сведений о техническом состоянии автомобиля перед работой и после нее, владельце ТС, ОГРН и ОГРИП. При этом отметка ставится с указанием даты и времени, а также с подписью ответственного сотрудника и ее расшифровкой.
Логичным с точки зрения наглядности и проверки корректности представляется внесение данных о техническом состоянии автомобиля в табличной форме. Пример такой таблицы представлен ниже.
Путевые листы должностные лица компании могут оформлять с помощью компьютера, а могут заполнять и от руки. Законодательство допускает оба варианта оформления. Основное требование – это наличие всех данных, которые перечислены в Порядке оформления путевых листов. В 2018 году путевые листы оформляют на день или срок, не больше одного месяца.
Если сотрудники фирмы используют свои автомобили в служебных целях, то компаниям рекомендуется оформлять путевые листы, иначе налоговые инспекторы при очередной проверке могут посчитать, что она не начислила на компенсации за использование личного транспортного средства сотрудника взносы на пенсионное обеспечение и социальное страхование.
В результате ей грозит не только доначисление указанных выплат, но и пеней, и . В такой ситуации позиция проверяющих однозначна : отсутствие путевого листа говорит о том, что автомобиль не был использован для осуществления основной деятельности фирмы, а сотрудник получил заработную плату, которая, в свою очередь, должна облагаться взносами во внебюджетные фонды. В такой ситуации компании остается только обратиться в суд .
Анализ арбитражной практики показывает, что корректность путевого листа – это гарантия для фирмы отстоять свою позицию . А вот небрежность в оформлении с большой долей вероятности приведет к удовлетворению требований налоговой инспекции или проверяющих со стороны внебюджетных фондов, ведь некорректно оформленный путевой лист считается неполноценным, а значит он не может подтвердить производственный характер поездки.
Такой документ изымается из учета, а затраты по нему восстанавливаются из налогооблагаемой базы, что в конечном итоге приводит к доначислению налога на прибыль, а в некоторых случаях – к отказу в вычете по налогу на добавленную стоимость.
Неполноценным может быть признан путевой лист, даже если в нем были указаны все необходимые реквизиты, но, например, не был указан маршрут движения. В такой ситуации позиции судей всех инстанций сходятся в том, что по такому путевому листу нельзя подтвердить корректность списания топлива, поэтому такие затраты не могут быть включены в расчет по налогу на прибыль.
Инструкция по заполнению путевого листа в 1С Бухгалтерия представлена ниже.
Как разработать свой бланк путевого листа
Для того, чтобы учесть расходы при расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Для обоснования и документального подтверждения затрат на ГСМ применяются путевые листы.Форму путевого листа компания может разработать самостоятельно. При этом, в самостоятельно разработанной форме следует отразить все реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
Приведем пример заполнения путевого листа для компании «Ницца» из Скачать образец можно тут.
Новые реквизиты
Приказом Минтранса России от 18.01.2017 № 17 в перечень обязательных реквизитов внесены изменения:1) отменено положение, согласно которому в заголовочной части путевого листа проставлялась печать или штамп организации;
2) новый обязательный реквизит - дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Дата и время проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов
Новая редакция Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 действует с 26 февраля 2017 г. Для выполнения нового требования с этой даты на путевых листах следует проставлять отметку (или штамп) «техконтроль прошел». Ответственный за технический контроль механик должен проставить дату, время, свою подпись с расшифровкой.
- Название - путевой лист.
- Номер.
- Срок действия.
- Сведения о собственнике автомобиля.
- Тип и модель автомобиля.
- Государственный регистрационный знак.
- Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
- Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
- Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
- Ф. И. О. водителя.
- Дата и время предрейсового и послерейсового водителя.
- Подпись и Ф. И. О. медицинского работника, провдящего медосмотр.
- Отметка о предрейсовом осмотре техсостояния автомобиля.
- Подпись и Ф. И. О. контролера техсостояния автомобиля.
С 1 марта 2017 года путевые листы изменятся. Добавят новый реквизит, отменят печать. Если вы составляете путевые листы по своей форме, измените ее. Скачать бланк и образец заполнения можно у нас.
Минтранс готовит проект изменений по путевым листам. В них появится новый обязательный реквизит – сведения о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля. А печать отменят. Бланк путевого листа компании разрабатывают самостоятельно. Но налоговики требуют включать в него все обязательные данные, которые утвердил Минтранс (приказ от 18 сентября 2008 г. № 152). Поэтому компаниям потребуется изменить свой бланк, добавив в него новый реквизит.
Как часто оформлять путевые листы
Периодичность, с которой составляют путевые листы, зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.
Автотранспортные компания оформляют путевые листы ежедневно: такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.
Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).
По какой форме составлять путевые листы
Если компания не является автотранспортным предприятием, она оформляет путевые листы:
- по унифицированной форме;
- по самостоятельно разработанной форме.
Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника). Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют.
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).
Как заполнять путевые листы
Посмотрите образец путевого листа (упрощенная форма), который разработала компания:
В таблице мы показали, какие сведения указывать в путевых листах:
Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) | Особенности заполнения разъяснены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257 |
(форма № 4-с) (зарплата водителю начисляется по сдельным расценкам) |
До выдачи водителю путевой лист заполняет диспетчер (уполномоченный сотрудник). После выдачи – сотрудники организации – владельца автотранспорта и представители заказчика
Путевой лист выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа Отрывные талоны заполняет заказчик. На основании отрывных талонов организация выставляет счета на оплату транспортных услуг (к счету должен быть приложен отрывной талон) При перевозке ТМЦ в путевой лист по форме № 4-п необходимо вписать номера товарно-транспортных накладных, а также приложить к путевому листу один экземпляр накладной. Хранить путевые листы нужно вместе с транспортными документами Форма № 4-п рассчитана на выполнение двух заказов в течение одного рабочего дня (смены) |
Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-п) (зарплата водителю начисляется по повременному тарифу) |
|
Путевой лист специального автомобиля (например, автокрана, бетономешалки, цементовоза и т. п.) (форма № 3 спец.) |
Выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего листа. Отрывные талоны к путевому листу заполняет организация – владелец автомобиля. Они служат основанием для предъявления счета заказчику |
Путевой лист легкового такси (форма № 4) | Содержит показания таксометра. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую |
Путевой лист автобуса (форма № 6) | Применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах |
Путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец)) |
Оформляется только для выполнения заказа одной организации. Раздел «Результаты работы автобуса» заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу
Выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа |
Путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2) | Применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате, а также является основанием для получения исходных данных при начислении зарплаты обслуживающему персоналу |
Нужен ли путевой лист, если сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях
Если сотрудник использует свой автомобиль для служебных поездок, ему выплачивают за это компенсацию. В этом случае также нужен путевой лист.
По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 Указаний Госкомстата России № 78).
Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля.
При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны, чтобы подтвердить использование личного автомобиля для служебных поездок и обосновать расходы. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла.