Как оплачиваются командировочные дни? Правила оплаты командировки в выходной день (нюансы).
Оплата командировки в выходной день - одна из возможных статей расходов предприятия. О том, какими нормативными документами руководствоваться, как рассчитать и оплатить командировочные за выходной день, какими документами их оформить и как отразить в учете, узнайте из нашей статьи.
Как оплачивается командировка в выходной день: правовые нормы
Направляя работника в служебную командировку, работодатель должен руководствоваться главным законодательным актом в области трудовых отношений — Трудовым кодексом. В гл. 24 ТК РФ приведены основные понятия, а также гарантии работника и условия возмещения затрат, связанных с командировкой. Об этом сказано и в письме Минтруда России «Об оплате труда работников» от 25.12.2013 № 14-2-337.
Кроме того, направление работников в служебные командировки и их оплата регламентируются и другими нормативными документами:
- Постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749. Подробнее см. .
- Постановлением Правительства РФ «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 № 922.
О расчете среднего заработка для командировки узнайте в этой публикации .
Кроме того, в ст. 139 ТК РФ установлены некоторые правила расчета среднего заработка работника для различных целей, включая оплату командировки в выходной день. При этом ст. 167 ТК РФ гарантирует работнику при направлении в служебную командировку сохранение за ним должности, а также среднего заработка, о чем сказано в п. 9 положения № 749.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Средний заработок сохраняется за работником только в те дни, которые официально утверждены в графике командирующего предприятия, а также дни пребывания в пути (в том числе во время вынужденных остановок).
Командировка в выходной день: правила оплаты
В ст. 153 ТК РФ говорится о том, что работник, осуществляющий трудовую деятельность в выходные или нерабочие праздничные дни, получает оплату не меньше чем в двойном размере. Альтернативой двойной оплате может стать день отдыха взамен отработанного выходного по желанию самого работника. Эта норма распространяется и на сотрудников, находящихся в служебной командировке.
Однако для того, чтобы бухгалтерская служба предприятия могла начислить оплату за такие периоды в двойном размере, должны быть соответствующим образом оформлены документы, подтверждающие, что в указанные дни работник действительно трудился. Таким документом является табель учета рабочего времени, который в соответствии со ст. 91 ТК РФ обязан вести каждый работодатель. При этом он может использовать перечень кодов, приведенных в унифицированной форме, или разработать их сам, что разрешено п. 6 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Об обозначениях, используемых в табеле учета рабочего времени, расскажет эта публикация .
Одним из нюансов оплаты командировки в выходной день является то, что работодатель не может точно знать, сколько времени работник потратил на выполнение служебного задания, а отметка в табеле подтверждает только причину его отсутствия на постоянном рабочем месте.
Правильное оформление табеля и приказов поможет оплатить действительно отработанные выходные или нерабочие праздничные дни, если они не входят в рабочий график.
Подробнее о причинах отсутствия работника на рабочем месте см. в статье «Какие причины отсутствия на работе являются уважительными?» .
Если работник намеренно отправлен работодателем в командировку в выходной день или на это число куплен билет, то в приказе и служебном задании необходимо сделать соответствующую пометку. В этом случае в табеле вместо кода К (командировка) проставляется код РВ, специально предусмотренный для обозначения работы в выходные и нерабочие праздничные дни.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При использовании кода РВ в табеле становится возможным проставить и часы работы, если в приказе или ином документе предприятия содержится указание о продолжительности работы в выходной день. Применение этого правила разъясняется в письме Минтруда России «О направлении работников в командировки» от 14.02.2013 № 14-2-291.
Для бухгалтера код РВ является прямым основанием для начисления заработной платы (среднего заработка) в двойном размере согласно нормам трудового законодательства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как оплачивать время в пути в выходные дни в период командировки — еще один важный вопрос. В письме Минтруда России от 13.10.2017 № 14-2/В-921 говорится, что дни отъезда, приезда, а также фактическое время нахождения в пути, которое имело место в выходной или нерабочий праздничный день, согласно ст. 153 ТК РФ оплачивается в двойном размере. Указание на это содержится и в п. 5 постановления № 749.
Как рассчитать суточные в выходные дни в командировке
Суточные начисляются работнику за каждый день его нахождения в командировке, в том числе выходные дни и дни нахождения в пути. Количество дней, за которые нужно выплатить суточные, определяется на основании следующих документов:
- проездных билетов к месту выполнения служебного задания и обратно;
- служебной записки.
Служебная записка является первичным документом и составляется работником:
- При использовании им личного или служебного автомобиля для проезда к месту командировки с приложением к ней подтверждающих документов: путевого листа, маршрутного листа, кассовых чеков и квитанций с АЗС.
- При отсутствии документов, подтверждающих проезд (например, их утере). В этом случае в служебной записке должны быть проставлены отметки принимающей стороны о прибытии и убытии.
Стоит отметить, что служебная записка заменила собой другой первичный документ — командировочное удостоверение, которое ранее обязательно оформляли командированному сотруднику. Однако многие учреждения, пользуясь тем, что оформление командировочных удостоверений не запрещено, продолжают использовать их в работе, дополнив соответствующим пунктом устав предприятия. Во многом отказ от оформления служебных записок, составленных работниками, продиктован тем, что они вызывают много вопросов при проверках ФНС.
Подробнее о составлении служебной записки см. в статье «Как правильно написать служебную записку - образец?» .
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Подтвердить срок нахождения в командировке без проездных документов можно с помощью квитанций о найме жилья. Однако это не всегда актуально, так как значительную часть времени командировки может занимать время в пути к месту выполнения служебного задания.
Размер суточных устанавливается нормативным актом командирующего предприятия, например приказом или положением о командировках.
Образец положения о командировках вы можете увидеть .
Кроме того, для привлечения работника к выполнению служебных обязанностей в выходной день необходимо его согласие (ст. 113 ТК РФ). Согласие оформляется в произвольной форме, или на приказе о командировке делается отметка: «Согласен на привлечение к работе в выходной день».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Предприятие может устанавливать больший размер суточных, чем указано в НК РФ, тогда сумма превышения будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
Для целей исчисления НДФЛ и взносов действует необлагаемый лимит по командировочным расходам:
- для командировок на территории РФ — 700 руб.;
- заграничных командировок — 2 500 руб.
Суточные по заграничным командировкам рассчитываются следующим образом:
- день выезда за пределы РФ оплачивается по нормативам заграничной командировки;
- день въезда обратно — по нормам командировок внутри РФ.
Иногда для выполнения служебного задания работнику хватит 1 дня. Такая однодневная командировка не подразумевает выплату суточных, если задание выполняется в России (п. 11 положения № 749).
Для однодневной заграничной командировки оплата суточных составит 50% от норматива для полноценной заграничной командировки (п. 20 положения № 749).
Оплата выходных в командировке: учет командировочных расходов
Кроме среднего заработка и суточных, согласно ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение расходов на проезд к месту командировки, наем жилья и некоторых других расходов. Все эти расходы учитываются при расчете налога на прибыль. Датой их признания в учете является дата утверждения авансового отчета.
Также может быть принят к вычету НДС, если оплату произвел работодатель или работник и при этом получен счет-фактура. По отдельным документам НДС можно принять к вычету и без счета-фактуры. Это бланки строгой отчетности (при оплате за наем жилья и проездные билеты), где НДС выделен отдельной строкой (см., например, письмо Минфина РФ от 11.08.2016 № 03-07-11/47114).
Для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с командировками, делаются следующие проводки:
- Дт 71 Кт 50 (51) — работнику выдан аванс на командировку.
- Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71 — учтены командировочные расходы.
- Дт 26 (08,20, 23, 44) Кт 70 — проводка на средний заработок за период командировки.
Подробнее о порядке учета командировочных расходов узнайте из этого материала .
Итоги
Оплата командировки в выходной день при условии правильного оформления документов производится не менее чем в двойном размере. Для возмещения командировочных расходов сотруднику необходимо собрать все документы об оплате: чеки, квитанции, платежные поручения, и тогда все его расходы будут компенсированы.
За время командировки сотруднику начисляется оплата по среднему заработку. Но если он возвращается из поездки, например, в субботу, то за время, проведенное в дороге, он должен получить двойную оплату. Так считает Минтруд.
Оплата труда за время командировки
Период командировки оплачивается не так, как обычная работа, а по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ). Сам расчет среднего заработка приведен в статье 139 ТК РФ, а также в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922. А особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение о служебных командировках).Пункт 9 Положения о служебных командировках гласит, что средний заработок за период нахождения работника в командировке и за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, определенному в командирующей организации. Обратите внимание, что оплате по среднему заработку подлежит и время нахождения сотрудника в пути.
Выезжает и приезжает в выходные
Нередко дни отъезда работников в командировку и дни прибытия из нее приходятся на выходные или нерабочие праздничные дни. Например, сотрудник уезжает в командировку в воскресенье, чтобы с понедельника приступить к работе. Или возвращается из служебной проездки в субботу. Возникает вопрос: как оплачивать время, проведенное в дороге? И нужно ли вообще его оплачивать?Сразу отметим, что мнения чиновников из разных ведомств разделились. Так, специалисты Роструда считают, что если сотрудник возвращается из командировки в выходной день, то этот день не должен оплачиваться вовсе. Такая позиция приведена в Письме от 20.06.2013 № ПГ/5136-6-3. Ссылаются при этом на вышеприведенный пункт 9 Положения о среднем заработке, добавляя, что сохранение среднего заработка за дни нахождения в пути, приходящиеся на выходные дни, Положением не предусмотрено. А статья 153 ТК РФ, которая регулирует порядок оплаты труда в выходной день, по мнению Роструда, применяется только в том случае, когда командированный работник привлекается к работе в выходной день.
Есть судебные решения, которые согласны с данным выводом. Примером тому является Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 14.06.2012 по делу № 33-2379/2012. Суд посчитал, что оснований выплачивать зарплату в двойном размере за время, проведенное в пути в выходной день, не было, поскольку отсутствовал факт привлечения работника к работе в выходные дни.
Однако у чиновников из Минтруда противоположная позиция. Они считают, что время в пути, приходящееся на выходной день, должно оплачиваться согласно статье 153 ТК РФ по «двойному тарифу». Вместо двойной оплаты работник может взять отгул (без содержания), тогда дорога в выходной день будет оплачиваться по «одинарному тарифу». Данная позиция приведена в Письмах от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415 и от 25.12.2013 № 14-2-337.
Мнения разделились, а мы в данном случае согласны с Минтрудом. Приведем аргументы. Время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ). Очевидно, что если день отъезда или приезда из командировки приходится на выходной день, то сотрудник не может использовать свой выходной для полноценного отдыха. В таком случае выходной день приравнивается к рабочему, а работник считается привлеченным к работе в выходной день. Следует отметить, что в большинстве случаев суды разделяют такую позицию (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 16.07.2015 по делу № 33-5998/2015, Красноярского краевого суда от 15.10.2014 по делу № 33-10015/2014, Кировского областного суда от 24.07.2014 по делу № 33-2335/2014, Самарского областного суда от 11.08.2014 по делу № 33-7832, Московского городского суда от 28.08.2012 по делу № 11-14545/2012, Кассационное определение Саратовского областного суда от 14.07.2011 по делу № 33-3776/11).
В свою очередь возникает следующий вопрос: если работник получает оплату в соответствии с окладом, то что удваивать? Нужно ли оплатить в размере двойной часовой ставки все часы нахождения в пути в выходной день или же следует выдать работнику двойную дневную ставку за весь день отъезда/приезда независимо от количества проведенных в дороге часов? Опять же, время пути может приходиться и на ночное время суток. Означает ли это, что в двойном размере нужно оплачивать и ночное время в пути?
К сожалению, нормативные документы этот момент не регулируют, а официальных разъяснений по данному вопросу все еще нет. Есть лишь позиции некоторых судов, согласно которой время пути, приходящееся на два выходных дня, нужно оплачивать по двойному дневному окладу за каждый выходной (независимо от фактического количества проведенных в пути часов). Она выражена в Апелляционном определении Самарского областного суда от 11.08.2014 по делу № 33-7832, Кассационном определении Саратовского областного суда от 14.07.2011 по делу № 33-3776/11. Данная позиция кажется нам не совсем справедливой, ведь тогда получается, что два сотрудника получат одинаковую оплату, но один из них при этом выехал в командировку, допустим, утром в воскресенье, а другой - поздним вечером воскресенья. Первый сотрудник фактически «потратил» на служебные цели весь день, а второй, проведя весь выходной по своему усмотрению, «потратил» на служебные цели только ночь.
А Тюменский областной суд в Апелляционном определении от 18.04.2012 по делу № 33-1500/2012 и вовсе заявил, что труд командированного работника в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается по правилам ст. 153 ТК РФ, но оплата при этом производится в двойном размере исходя из среднего заработка. Но подобные выводы среди судов редкость.
Как видим, точного порядка нет, следовательно, компания может воспользоваться правом, установленным частью второй статьи 153 ТК РФ. Согласно ней конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. Считаем, что компания может сама определить порядок расчета оплаты за время в пути, приходящееся на выходной или праздничный день. Выбранный порядок следует закрепить в своем локальном нормативном акте.
Разрешат ли отнести на расходы?
Учитывая противоречивость позиций чиновников по вопросу оплаты времени в пути, приходящегося на выходной день, возникают опасения по поводу включения «двойной оплаты» в расходы при налогообложении прибыли.Однако опасаться не стоит. Чиновники разрешают учитывать при налогообложении прибыли затраты, связанные с выплатой компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни. Правда, при условии, что правила внутреннего распорядка, утвержденные руководителем организации, предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни. Такую позицию можно увидеть в Письмах Минфина РФ от 11.08.2014 № 03-03-10/39800, от 18.04.2014 № 03-03-06/2/17862, ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564.
Выходные в месте командирования
Бывает так, что по окончании рабочей недели работник остается на выходные, потому что с понедельника он продолжит выполнять порученное ему служебное задание. Оплачивается ли время, приходящееся на такие выходные?Нет, если в эти дни он не привлекался к работе. Такой вывод следует из пункта 5 Положения о командировках, согласно которому оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Согласно статье 153 ТК РФ в двойном размере оплачивается непосредственно работа в выходной день.
Возможно, у кого-то возникнет вопрос: почему статья 153 ТК РФ в данном случае не применяется, тогда как время в пути, приходящееся на выходной день, оплачивается по данной статье? Дело в том, что выходные сотрудник может использовать в личных интересах (пойти в театр, к родственникам или друзьям, если они там имеются и т.п.), а нахождение в поезде, самолете или автобусе не дает ему выбора в проведении времени.
В судебной практике имеются решения, которые подтверждают данный вывод. Например, из Апелляционного определения Омского областного суда от 24.06.2015 по делу № 33-3937/15 следует, что для оплаты труда за выходные дни, включенные в период командировки, необходим факт привлечение сотрудника в эти дни к выполнению работы.
Но зато за выходные, приходящиеся на период командировки, сотруднику положены суточные, которые, надеемся, власти не отменят.
Оплата не по среднему заработку, а по окладу
Некоторые компании за дни командировки начисляют оплату не по среднему, а по фактическому заработку. Или осуществляет доплату до оклада сотрудника. Такой вариант хотя и не вполне корректен, но допустим. Главное, чтобы фактический заработок за период командировки не оказался меньше среднего заработка, ведь иначе права работника окажутся нарушенными. Чтобы этого не произошло, лучше при каждой командировки сравнить два значения зарплаты: первое — по среднему заработку, второе — по фактическому. И если первое значение не больше второго, можно оплачивать командировку исходя из оклада.Причем всю сумму фактического заработка компания сможет учесть в расходах при налогообложении прибыли. Чиновники ничего не имеют против этого (Письма Минфина РФ от 28.04.2014 № 03-03-06/1/19699, от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756, УФНС России по г. Москве от 04.02.2008 № 20-12/009705). Правда, такой порядок должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте, в трудовом или коллективном договоре.
Последние изменения: Февраль 2019
Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов. При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой. Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?
Законодательное регулирование
Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.
ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):
- Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
- железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
- самолётом – салона эконом класса;
- автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
- Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
- наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
- сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
- цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
- Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2018 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
- в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
- на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.
Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
Документальное оформление
Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.
Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.
Приказ о командировке
Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:
- ФИО и должность работника;
- цель командировки;
- срок поездки;
- населённый пункт;
- проблемы, требующие решения.
При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.
Авансовый отчёт
Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.
Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:
- транспортные билеты;
- счета, чеки и квитанции;
- комиссионные сборы;
- пошлина за получение документации;
- расходы по обмену валют;
- провоз багажа и оплата камер хранения;
- документы о проживании;
- копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
- путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.
После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.
Расчёт командировочных
Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.
Однодневная командировка
Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.
Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.
Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189 .
Командировка с превышением суточных
Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.
Например, работник выбыл в командировку 05.10.2018 в 23.15, а прибыл 14.10.2018 в 00.45, суточные согласно внутреннему распорядку – 900 рублей. Тогда:
- Количество дней 10, поскольку 05.10 и 14.10 попадают в расчёт.
- Суточные с превышением лимита: (900-700)*10=2000 рублей;
- НДФЛ: 2000*0,13=260 рублей.
Помимо НДФЛ необходимо на суточные сверх лимита начислить сборы в социальные фонды кроме травматизма, и не включать в состав расходов, формирующих налогооблагаемую прибыль.
Переходящая командировка
На практике часто возникают ситуации, когда работник уезжает в командировку в одном месяце, а возвращается в другом отчётном периоде. Если поездка переходит на следующий месяц, как оплатить командировку, когда и в каком размере включить в расходы? Существуют ли ограничения при выплате аванса? – вопросы, возникающие у бухгалтеров.
Например, производственный работник выбыл 28.09.2018 в соседний населённый пункт, а прибыл 03.10.2018 согласно приказу. Он предъявил транспортный билет от 28.09 на выезд в сумме 1500 рублей без НДС и от 03.10 на въезд в сумме 1400 рублей, счёт из гостиницы на сумму 5000 рублей. 27.09.2018 ему выдан аванс в размере 6000 рублей наличными. Суточные составляют 500 рублей согласно трудовому договору. Отчёт предоставил 04.10.2018.
Бухгалтерские проводки приведены в таблице:
Оплата труда и командировка
Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.
Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:
- среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней;
- фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку;
- если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.
В случае привлечения к трудовым обязанностям работника в праздничные и в выходные дни по Трудовому Кодексу предусмотрена оплата в двойном размере. Если в нерабочий день зафиксировано мероприятие производственного характера, то за этот день зарплата начисляется по удвоенному тарифу или предоставляется дополнительный день отдыха.
Знание правовых аспектов начисления и оплаты командировочных расходов позволяет грамотно выстроить цепочку «кадровый учёт – бухгалтерия – работник – бюджет», высокопродуктивно работать с проверяющими структурами, оптимизировать бухгалтерский учёт и налогообложение.
Бесплатный вопрос юристу
Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему
О.Н. ГРАФКИН, Е.В. МЕЛЬНИКОВА,
эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ
Аннотация. Работодатель, направляющий своего работника в командировку, в соответствии с трудовым законодательством обязан компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой. Выплата таких компенсационных сумм имеет свои особенности, которые изложены в статье и которые следует учесть бухгалтеру, в противном случае это может привести к конфликту с проверяющими органами и к финансовым потерям организации.
Ключевые слова: служебные командировки, командировочные расходы, компенсация расходов, средний заработок.
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (). Особенности направления работников в служебные командировки определены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 " " (далее – Положение № 749).
Для оформления командировки применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Кроме того, на работника оформляется командировочное удостоверение (), подтверждающее срок его пребывания в командировке на территории РФ (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)) (). По отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи, определяется фактический срок пребывания в месте командирования.
Отметим, что согласно разъяснениям Федеральной службы по труду и занятости (см. письма от ; ; ), а также Министерства труда и социальной защиты РФ ( от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617) с 1 января 2013 г. формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные , на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ " " (далее – Закон № 402-ФЗ) не являются обязательными для использования в коммерческих организациях. В то же время полагаем, что организация может продолжать их использовать (или утвердить свои формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно с учетом требований ).
Поскольку работнику гарантируется сохранение за ним среднего заработка только за дни нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки, которые приходятся на дни работы по графику, установленному в организации ( , ), то возвращение сотрудника из командировки, приходящееся на выходные и нерабочие праздничные дни, оплачивается в соответствии с трудовым законодательством (). Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные .
Вместе с тем позднее была представлена следующая позиция Минфина России: если сотрудник останется в месте командировки на один или несколько дней за свой счет либо возвратится из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов, стоимость проезда будет считаться компенсацией и не будет облагаться НДФЛ (письма Минфина России от , от , от и от 10.06.2010 № 03-04-06/6-111).
Отметим, что ФАС Уральского округа в постановлениях от и от пришел к выводу, что действующее законодательство не предусматривает обязательного совпадения дат выбытия из командировки и выезда из места командировки в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от , Арбитражного суда Пермской области от 25.10.2005 № А50-19770/2005-А16 (в деле фигурировало заявление подотчетного лица на имя руководителя организации с просьбой о возвращении за пределами указанных в командировочном удостоверении сроков).
С другой стороны, обращает на себя внимание постановление ФАС Западно-Сибирского округа от , предметом рассмотрения которого стала аналогичная ситуация: работник в качестве оправдательных документов приложил к авансовому отчету проездные документы, датированные более поздним числом, чем дата командировки. Арбитражный суд пришел к выводу, что представленный работником проездной документ не относится к соответствующей командировке и не признал оплату работодателем проездного документа компенсацией командировочных расходов.
Список литературы
- Об особенностях направления работников в служебные командировки: Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
- Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
- Об использовании негосударственными организациями первичных учетных документов, разработанных ими самостоятельно: Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1.
- О заполнении личной карточки работника: Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74.
- Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456.
- от 30.12.2001 № 197-ФЗ.
Расходы на командировки сотрудников являются весомой частью затрат фирмы, влияющих на итоги работы компании в целом. Поэтому крайне важно грамотно оформить все необходимые оправдательные документы по деловой поездке, и не менее важно учесть все расходы при оплате командировки, правильно отразив их на соответствующих статьях затрат. Узнаем, как оплачивается командировка в 2017 году.
Оплата командировочных
Рассмотрим, какие расходы относят к разряду командировочных. В п. 1 ст. 264 НК РФ представлен список затрат, признаваемых расходами при расчете налога на прибыль (ННП). Сотруднику, направленному в командировку, оплачивают:
- Суточные, являющиеся компенсацией за неудобства, связанные с проживанием вне дома, за каждый календарный день. Размер суточных компания устанавливает самостоятельно и закрепляет внутрифирменными локальными актами или колдоговором. Законодательно предусмотрены предельные нормы суточных, не облагаемых НДФЛ (аб.12 п. 3 ст. 217 НК РФ) – при поездках по стране они составляют 700 руб., за рубеж –2500 руб. К примеру, если предприятием определены нормы суточных по РФ в 1200 руб., то с разницы в 500 руб. придется удерживать НДФЛ;
- Расходы на проезд в обе стороны, в том числе на такси, служебном или личном автотранспорте. Принимается к учету стоимость проезда в полном объеме, включая сервисные сборы перевозчиков, плату за постель и т.п.;
- Расходы на проживание, в т. ч. на аренду квартиры в месте командирования. Включаются затраты за наем жилья, оплату гостиниц и дополнительные услуги, предусмотренные прейскурантом;
- Другие затраты, учитываемые распоряжением работодателя. К примеру, стоимость оформления полиса ДМС на время командировки, пользования арендованным авто, такси или аэроэкспрессом, услуг vip-залов в аэропортах и вокзалах, расходы на отправку багажа и др. При подтверждении этих расходов соответствующими документами, их можно учесть при исчислении ННП и упрощенного налога.
Как оплачиваются командировочные расходы, и какие документы являются основанием для этого
С возможностью не оформлять еще недавно обязательное командировочное удостоверение и служебное задание, процесс документального оформления командировки значительно упростился. Сегодня для отправки сотрудника в служебную командировку требуется лишь письменное распоряжение руководства фирмы. Форму приказа можно разработать внутри фирмы или применить типовую Т-9 . В этом документе прописывается цель и сроки поездки, указываются необходимые нюансы, например, если командировка планируется с выездом на личном или служебном транспорте.
Оплата командировочных расходов в 2017 году производится в два этапа:
- Перед поездкой выдается аванс с отметкой в авансовом отчете унифицированной формы 0504505, утвержденной приказом МФ РФ 30.03.2015 № 52н;
- По приезду сотрудник заносит все расходы в авансовый отчет , прилагает оправдательные документы, сдает документ в бухгалтерию.
Как оплачиваются командировочные: расчет аванса
Итак, перед направлением работника в служебную поездку ему необходимо выплатить аванс. Его размер складывается из примерной стоимости проезда, затрат по найму жилья и суммы суточных за командировочные дни. Аванс выдают наличными из кассы фирмы либо перечисляют на банковскую карту специалиста. Компания может в безналичном порядке оплатить расходы (к примеру, стоимость проезда или гостиничного номера). В таком случае величина аванса уменьшится на сумму уже произведенных затрат.
Оплата командировочных расходов авансовой выплатой, пример:
Специалист ООО «Горки» (г. Тверь) Рощин Р.Т. направлен в командировку в г. Пермь на 5 календарных дней с 14-го по 18-е августа 2017.
Компанией перечислением с расчетного счета оплачен проезд ж/д транспортом в обе стороны и забронирован, но не оплачен гостиничный номер на 3-е суток по 3300 руб. в день. Колдоговором фирмы установлен размер суточных – 700 руб. в день. Величина аванса складывается:
- из суточных 3500 руб. (700 х 5 дн.);
- затрат на проживание 9900 руб. (3300 х 3 дн.)
Итого сумма аванса составит 13 400 руб. На эту сумму бухгалтер делает проводку:
- Д/т 71 К/т 50.
Принятие к учету командировочных расходов
По приезде из командировки сотрудник обязан в трехдневный срок отчитаться в понесенных расходах и подтвердить их документами. Дни нахождения в командировке подтверждаются предъявлением проездных документов. Если использовался личный автомобиль, то сотрудник должен приложить к отчету служебную записку с подтверждающими затраты документами – автозаправочными чеками и т.п.
Расходы по найму жилья подтверждаются предоставлением квитанций гостиницы, договора аренда квартиры и др. Другие расходы также должны быть обеспечены документальным подтверждением.
Рассмотрим пример на основе исходных данных предыдущего: как оплачиваются командировочные дни, если работником понесены расходы, превышающие полученный аванс. Специалист ООО «Горки» вернулся из командировки и 21-го августа представил заполненный авансовый отчет. Были понесены расходы:
- суточные в сумме 3500 руб.;
- проживание в гостинице 9900 руб.;
- квитанция на упаковку багажа в сумме 1000 руб.;
- квитанция на перевозку багажа – 1900 руб.;
- квитанция на проезд в грузовом такси (из-за объемного багажа, приобретенного для нужд предприятия) – 600 руб.
Всего расходы по командировке составили 16 900 руб. Образец заполненного авансового отчета:
На основании этого документа, утвержденного руководителем, расходы по командировке принимаются к учету и бухгалтером заполняются следующие поля:
Затраты по командировке списываются на счет производства (Д/т 20 К/т 71 на сумму 16900 руб.), а перерасход выдается специалисту из кассы в сумме 3500 руб. (Д/т 71 К/т 50). Таким образом, оплата командировки произведена, а расходы приняты к учету.