Бланк командировочного удостоверения 1980 года. Командировочное удостоверение – как правильно заполнить
Нужно ли командировочное удостоверение в 2019 году? Форму отменили, но применять ее не запретили, если руководитель включит бланк в учетную политику предприятия официально.
Порядок направления в командировки и оформления отчетности о служебной поездке в России изменился еще три года назад. Новые правила пока известны не всем, поэтому стоит уточнить, какие именно документы отменены и как они теперь используются.
Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили
Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2019 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" было подкорректировано законодателями еще в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015.
В соответствии с ними, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. Эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено. Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Можно использовать унифицированную форму Т-10.
В связи с чем это возможно? Постановлением Правительства, как уже сказано, запрет на использование бланков не установлен, а многие бухгалтеры считают, что применение данных бланков очень эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (в частности, факт пребывания в пункте назначения). Его составление не обязательно по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы могут быть утверждены для оформления служебных поездок, и в таком случае все сотрудники данной организации должны их применять.
Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения
Отмена командировочных удостоверений была вызвана, по всей видимости, следующими соображениями:
- сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от некоторой части работы;
- предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.
В постановлении же указано, что время пребывания в служебной поездке теперь определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В качестве таковых можно рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус. Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талоном, квитанцией, оформленными в соответствии с требованиями нормативных актов, или иными бланками, подтверждающими факт заключения договора и его исполнения. Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут иные, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.
Если она заграничная, гражданин, по аналогии, может предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.
В случае использования транспорта предприятия или личного, факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.
Командировочное удостоверение отменили, однако многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно.
Последние несколько лет работодатели не обязаны пользоваться командировочными удостоверениями, так как командировочное удостоверение в 2019 году отменили. Однако этот документ может быть предусмотрен в организации, и у кадровиков могут возникнуть вопросы при его оформлении.
Отменили, но не запретили
Командировочные удостоверения в 2019 году не являются обязательными — такое правило действует с 2014 года, когда нормативным актом была принята отмена командировочных удостоверений (постановление от 29.12.2014 N 1595 . Но это не значит, что предпринимателям запретили этим документом пользоваться. Если в локальных нормативных актах компании он предусмотрен, его по-прежнему заполняют и выдают на руки работникам, отправляемым в командировки.
Сейчас рабочую поездку можно подтвердить служебной запиской, проездными билетами, а также отчетом о проделанной работе. Это важно в том случае, когда принимающая сторона отказывается заполнять справку о командировке, и сотруднику необходимо самостоятельно подтвердить отсутствие на рабочем месте по уважительной причине и свои расходы.
Разберемся, какая должна быть форма командировочного удостоверения в 2019 году и как его правильно заполнять.
Бланк документа на командировку и образец заполнения
Подчеркиваем, что это лишь рекомендуемая форма, поэтому на предприятии может быть установлен и иной образец. Тем не менее, большинство реквизитов должно совпадать, иначе по нему сложно будет определить, кто и по чьему распоряжению командирован.
Рассмотрим такой пример:
Главный инженер предприятия «Альтернативный сервис» Петров Семен Васильевич отправляется в поездку на неделю в соседний город, чтобы провести пусконаладочные работы деревообрабатывающих станков. Как заполнить командировочное удостоверение?
Шаг 1. Заполняем данные об организации работодателе
Вписываем наименование предприятия, а также восьмизначный ОКПО.
Шаг 2. Указываем исходные сведения о документе
Для этого необходимо присвоить ему номер, а затем указать дату составления.
Шаг 3. Вписываем сведения о командируемом сотруднике
Записать корректно фамилию, имя и отчество (при наличии) работника, его табельный номер, а также занимаемую должность. Ошибок быть не должно, поскольку такая справка всегда «сопровождается» документом, подтверждающим личность гражданина.
Шаг 4. Указываем место командировки
В предусмотренных для этого полях необходимо записать наименование предприятия, куда отправляется работник, с уточнением города, а при необходимости и страны.
Шаг 5. Записываем, какие задачи ставятся перед работником
Важно максимально точно указать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры четко поставленных задач:
- для проведения переговоров по вопросу о заключении договора о рекламе;
- для осуществления пусконаладочных работ дизельного генератора;
- для участия в судебном заседании по делу № ГКПИ100-1682.
Шаг 6. Рассчитываем длительность командировки
Необходимо записать даты отъезда и возвращения, а также указать количество тех дней, которые работник фактически проведет на территории иного населенного пункта.
Шаг 7. Вписываем персональные данные командированного
Поскольку на каждого сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, нужен отдельный документ и он является бумагой, подтверждающей отсутствие работника на месте, в него обязательно нужно вписать паспортные данные командированного. Вместо паспорта РФ можно использовать сведения из заграничного паспорта, если работать придется на территории другого государства. Если командируется работник-иностранец, записываем данные из документа, удостоверяющего его личность.
Шаг 8. Отдаем на подпись руководителю
Шаг 9. Заполняем оборотную сторону
Работодатель в левой части листа указывает, откуда и какого числа работник отравляется в командировку. Лицо, выполнившее эту запись, обязательно должно указать свою должность и Ф.И.О.
Шаг 10. Работник просит внести записи принимающую сторону
Если организация, куда направлен сотрудник, не ведет командировочные удостоверения, ответственное лицо в отделе кадров, бухгалтер или секретарь могут отказаться заполнять такой документ. В этом случае поля о прибытии и выбытии из населенного пункта остаются незаполненными. Подтвердить дату отбытия работник обязан билетами (путевым листом), служебной запиской.
Шаг 11. Ставим отметку о прибытии
По возвращении из командировки сотрудник должен отдать документ. Тогда же необходимо вписать дату окончания служебной поездки.
Напомним, правильно оформленные документы хранятся в отделе кадров или в бухгалтерии. На их основании можно компенсировать расходы организации и предоставлять дополнительные дни отдыха работнику. Срок их хранения — не менее 5 лет
В ходе осуществления поездок сотрудников в командировки одними из подтверждающих документов такого факта являются специальные командировочные листы , до недавнего времени обязательные к заполнению.
Как же сейчас обстоят дела с их оформлением – является ли оно строго обязательным, чем можно заменить подобные бумаги, какие предъявляются требования к их написанию?
Не так давно, всего лишь три года назад командировочное удостоверение являлось одним из строго обязательных документов, которые должны были составляться среди всех прочих бумаг, необходимых при направлении сотрудника в рабочую поездку.
Основным назначением такого документа являлось следующее:
- Определение сроков пребывания в самой рабочей поездке.
- Правомерность начисления определенной оплаты в качестве положенных суточных и прочих расходов, которые понес работник.
- Подтверждение факта нахождения работника в командировке.
В настоящее время заполнение такого документа осуществляется только в том случае, если подобное требование указано непосредственно во внутреннем распорядке организации или компании, где официально трудоустроен работающий . Также на необходимость такого действия могут указывать положения о командировках или какие-то другие акты компании.
В том случае, если командировочный лист будет отсутствовать, вместо него вполне можно использовать билеты (на поезд, автобус, самолет и т.д.), чеки из мест, где проживал работник (гостиница, хостел и т.д.).
На данный момент удостоверение заполняется в том случае, если имеется отдельный приказ по поводу его оформления.
Кроме командировочного удостоверения работнику при выполнении поездки, сопряженной с расходами, могут оформляться такие документы :
- Служебное задание – те функции, которые должен непосредственно выполнять сотрудник при своей поездке.
- Отчет о работе, которая была проделана. Такой документ не является обязательным для бухгалтерского учета, он больше требуется для непосредственных начальников или руководителей лица, чтобы можно было судить о том, выполнил ли работник возложенное на него задание или нет.
- Авансовый отчет – приложение, подтверждающее израсходование денег на определенные нужды.
- Подтверждающие документы по найму помещения и проживания в гостиницах.
- Билеты, подтверждающие суммы, затраченные на проезд.
- Служебная записка и чеки, подтверждающие затраты по ГСМ, если сотрудник ездил на собственном транспорте.
- Чеки за услуги такси (если политикой предприятия разрешено возмещать подобные расходы).
Форма и особенности оформления
Командировочный лист состоит из двух сторон – лицевой и оборотной . Заполнение каждой из них имеет свои особенности и правила.
Лицевая сторона
Заполнение сведений лицевой стороны начинается с момента направления сотрудника в командировку – указывается название компании – оно может быть полным или сокращенным. Также указывается код по справочнику ОКПО.
Кроме того, лицевой стороне содержится также такая информация :
- Номер командировочного удостоверения – он назначается в соответствии со своим порядковым номером.
- Фамилия, имя и отчество сотрудника.
- Табельный номер работника.
- При необходимости могут указывать данные документа, подтверждающего личность – его дата выдачи, серия и номер. В большинстве случаев в качестве него используют паспорт.
- Должность направляемого в командировку, наименование отдела или подразделения, где он работает.
- Информация о той стороне, которая фактически является принимающей. Сюда может заноситься название города или другого населенного пункта, а также организации, государственного органа или компании, в которой работает лицо. В том случае, если на момент направления сотрудника не известно точное название (когда он командируется для налаживания новых связей или поиска клиентов), разрешается указание исключительно страны и населенного пункта.
- Непосредственная цель поездки (участие в командировке, заключение договора, обмен опытом и т.д.).
- Количество дней, которое отведено работнику для самой поездки.
- Подпись руководителя компании, печать организации, если таковая имеется.
Оборотная
Оборотная сторона командировочного удостоверения должна содержать в себе следующие данные :
- Отметка о том, что сотрудник прибыл по непосредственному месту своего назначения – она ставится в той организации, куда он и был направлен в ходе поездки.
- Также ставится отметка о том, что работник выбыл – таким образом фактически подтверждается факт того, что он определенное количество дней на самом деле провел, выполняя свои рабочие обязанности. Обязательно указывается город, в котором был сотрудник (не зависимо от того, что он отмечается и на лицевой стороне бланка), заново дублируются данные о ФИО.
- Подпись руководителя компании и печать организации (аналогично, как и в случае с лицевой стороной, если только она имеется в наличии).
Стоит отметить, что при заполнении командировочного удостоверения очень важно соблюдать определенные правила как по самому содержанию лицевого и оборотного листов, так и по написанию всей необходимой информации.
В том случае, если по роду своей поездки работник направляется не в одно, а несколько мест – это могут быть как отдельные места в черте одного города, так и различные населенные пункты, то обязательно все они отображаются в строго хронологическом порядке . То есть сначала те, которые сотрудник посещает в первую очередь и так последовательно все остальные.
Такое требование связано с тем, чтобы работники бухгалтерии впоследствии могли проследить цепочку событий и начислить верную оплату.
Принцип заполнения командировочного удостоверения запрещает наличие каких-либо ошибок . Поскольку особенность оформления заключается в занесении данных несколькими организациями, то переписать бланк вряд ли представится возможным.
В связи с этим при наличии ошибок неверные данные аккуратно зачеркиваются одной чертой и сверху указывается новая верная информация. Факт достоверности исправления обязательно должен подтверждаться проставлением подписи ответственного лица и печати при ее наличии.
Поскольку в настоящее время создание и оформление командировочных удостоверений не является обязательным, то организация имеет право использовать другие перечисленные документы, которые могут подтвердить факт присутствия сотрудника или работника в той или иной поездке, связанной с выполнением рабочих обязанностей.
Стоит отметить, что на практике оформление такого документа гораздо удобнее во всех планах, поскольку даже подтверждающие документы не всегда легко упорядочить и привести к единой оплате средств за поездку сотрудника. При наличии командировочного листа все остальные бумаги служат как бы приложением к нему – такой документооборот значительно облегчает порядок хранения и обобщения бумаг организации .
При вынесении решения о ведении учета при помощи командировочных листов организация может использовать как свою разработанную форму, так и воспользоваться типовым бланком такого документа, которая является наиболее удобной – Т-10 .
Как оформить командировку в 1С, можно узнать из данного видео.
Командировочное удостоверение – документ, подтверждающий факт нахождения работника по командировочному месту назначения. Наряду с этим документом обычно оформляется служебное задание и . Также необходимо вести учёт всех командировочных удостоверений в предназначенном для этого журнале регистраций.
Отмена командировочных удостоверений . Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 отменено обязательное оформление командировочного удостоверения и .
Когда сотрудник прибывает по месту назначения командировки, он предъявляет служебное удостоверение для его заполнения с обратной стороны, где каждая организация указывает своё наименование, дату прибытия / отбытия сотрудника, а также ставит подпись и печать.
По возвращении из командировки сотрудник должен сдать заполненное командировочное удостоверение, а также авансовый отчёт с документами, подтверждающими командировочные расходы, на сумму которых впоследствии можно уменьшить налоговую базу при расчёте налога на прибыль организаций.
Заполнение формы Т-10
Командировочное удостоверение по форме Т-10 – это двухсторонний бланк, на одной стороне которого содержится общая информация о командировке и командируемом сотруднике, а на другой стороне – наименования, подписи и печати организаций, в которых он побывал во время поездки.
Вверху указывается наименование организации или ИП, номер документа и дата его составления.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Строка «Командируется в». Указывается место назначения командировки (страна, город, населённый пункт, наименование организации).
Ниже – цель и продолжительность командировки согласно служебному заданию. Первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.
Затем указываются данные паспорта или документа, его заменяющего.
Форма Т-10 подписывается руководителем организации.
Командировочный лист (бланк прилагается)
Действующее законодательство РФ не содержит такого понятия, как «командировочный лист». Обычно, говоря про командировочный лист, имеют в виду командировочное удостоверение.
Командировочный лист (командировочное удостоверение): обязательность составления
До 08.01.2015 трудовое законодательство РФ требовало оформления командировочного удостоверения при направлении работника в служебную командировку. Данный документ удостоверял срок нахождения работника в служебной командировке. С 08.01.2015 по общему правилу составление командировочного удостоверения не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Но работодатель в локальных нормативных актах, действующих на предприятии, может предусмотреть необходимость оформления командировочного удостоверения (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). В этом случае при направлении работника в командировку командировочное удостоверение должно оформляться согласно установленному работодателем порядку.
Командировочный лист (командировочное удостоверение): форма и особенности заполнения
Форма командировочного удостоверения может быть разработана работодателем самостоятельно и утверждена в локальном нормативном акте либо работодатель может предусмотреть использование унифицированной формы № Т-10 , утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Если работодатель разработал и утвердил собственную форму командировочного удостоверения, то работник при оформлении данной формы должен следовать требованиям, указанным в локальном нормативном акте работодателя.
В случае применения работодателем унифицированной формы № Т-10, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, в командировочном удостоверении указываются.