Исправление записи в тк. Как сделать исправления в трудовой книжке
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее «Инструкция»).
Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее «Правила»).
В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными
и внесения правильных записей (п. 30 Правил).
Признание записи недействительной происходит следующим образом: после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна», после этого производится правильная запись и в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись (п. 1.2. Инструкции).
Исправление неверной записи
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь (п. 27 Правил).
К официальным документам, на основании которых, можно исправить неверную запись можно отнести копии приказов о приеме, переводе, увольнении работника; справки и выписки из документов, в которых упоминаются эти приказы (например, личная карточка работника, журнал / книга регистрации приказов и т.п.)
Исправление неверной записи, сделанной в другой организации, при обнаружении ошибки на новом месте работы
Исправление записи о работе, ошибочно внесенной в раздел «Сведения о награждениях»
Частой ошибкой при заполнении трудовой книжки является внесение записи о работе (или ее части) в раздел «Сведения о награждениях».
Для исправления ошибочной записи сначала необходимо признать ее недействительной. Если неверная запись внесена частично, ее следует пронумеровать и следующим порядковым номером признать ее недействительной.
Так как в качестве примера приведена запись об увольнении, она должна быть заверена подписью лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, и работника, а также печатью организации.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 1.2. Инструкции).
Исправления в трудовой книжке
Нормативная база
Существуют два нормативных документа, регулирующих порядок внесения изменений в трудовые книжки. Это Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, и Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.
В Правилах порядок внесения исправлений в трудовую книжку выделен отдельным третьим разделом. В инструкции этому посвящен первый раздел.
Неправильное первичное заполнение
Случается, что при первичном оформлении трудовой или вкладыша в нее допускается ошибка в фамилии, имени, отчестве или в иных персональных данных владельца трудовой.
Если такое происходит, придется брать новый бланк книжки и вносить в него правильные данные. При этом, согласно пункту 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее, а так же при порче не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, сам вкладыш подлежит замене, а сведения в трудовой книжке надо исправить: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером не действительна. Ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Далее вносим сведения с корректными реквизитами вкладыша.
Внесение изменений в персональные данные владельца книжки
Если требуется внести исправления о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они исправлены (пункт 29 Правил).
Эти изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (пункт 2.3. Инструкции)
Внесение изменений на титульном листе трудовой о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4. Инструкции)
Образец исправления титульного листа
Исправления в разделах о работе и награждениях
В отличие от титульной страницы, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (пункт 30 Правил, пункт 1.2. Инструкции).
Все изменения делаются через признание записей недействительными и внесение новых и правильных сведений (пункт 30 Правил).
Например, если меняются данные о приеме на работу, в соответствующем разделе после последней записи указывается следующий порядковый номер и дата внесения изменения. В третью графу вписывается: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого делается верная запись.
В четвертую графу вносятся правильные реквизиты приказа или иного документа, оформившего решение работодателя, сведения из которого некорректно внесли в книжку (пункт 1.2. Инструкции).
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».
При изменении формулировки причины увольнения вписывается, что «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)».
В любом случае, где бы вы ни допустили ошибку, в том числе в датах, порядковых номерах и т.д. никаких зачеркиваний не допускается, все изменения вносятся новыми записями.
Образец исправления сведений о работе
Несмотря на то, что пенсия у большинства ныне работающих россиян будет зависеть от фактических накоплений, а не стажа работы, записи в трудовой книжке не потеряли свою актуальность. Они влияют на размер выплат по больничному, вероятность получения кредита, да и кто в нашем государстве может быть уверен, что порядок расчета пенсий не поменяется еще несколько раз? Поэтому кадровиков иногда просят сделать в трудовой книжке фиктивную запись о работе. Насколько это безобидно, рассмотрим на примере.
Согласно законодательству, ИП имеет статус работодателя. Поэтому он не может заключить трудовые отношения с самим собой, поскольку в них будет отсутствовать вторая сторона (работник). Поэтому ИП запись в трудовой книжке самому себе не делает (ст. 56 ТК РФ).
Читайте также: Увольнение военнослужащего
Трудовая книжка — это главный документ работника. В ней фиксируется данные о стаже и карьерном росте человека. Впоследствии сведения из бланка пригодятся при оформлении пенсионного обеспечения. Поэтому так важно, чтобы бланк был оформлен согласно установленным правилам. В этой статье мы расскажем вам о том, как правильно делать записи в трудовой книжке.
Иногда, по разным на то причинам, сотрудники принимают решение уйти из организации. Или расторжение контракта происходит по инициативе работодателя. Информация об этом вносится в бланк сотрудника. О том, как сделать правильную запись в трудовой книжке об увольнении, расскажем в статье.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна? Ответ на этот непростой вопрос зависит от того, кто несет ответственность за утрату документа — работодатель или сам гражданин. В первом случае восстановлением должен заняться наниматель. Во втором — владелец бланка. Подробнее о способах восстановления мы расскажем вам далее.
Как правильно оформить исправления, дополнения или другие неточности в трудовой книжке
Трудовая книжка – документ, по которому высчитывается размер пенсии на момент достижения работником определенного законодательством возраста. Чтобы не возникло проблем со стажем, важно, чтобы все записи были внесены корректно. Если все-таки была допущена какая-либо ошибка, то она обязательно должна быть исправлена. Так как правильно оформить исправление в трудовой книжке?
Важно различать такие понятия, как «исправление», «дополнение», «изменение». В зависимости от понятия совершаются разные действия в отношении определенных записей. Дополнение – это не ошибка, а некое преобразование верных записей. В свою очередь, исправление – замена ошибочных и неправильных записей.
Некоторые общие правила
- В трудовой книжке, а именно в графе «Сведения о работнике», нельзя сокращать или писать инициалами личные данные сотрудника (ФИО), дату рождения следует прописывать арабскими цифрами, где год указывается полностью, а перед цифрами от одного до девяти ставится 0.
- Титульный лист должен включать в себя все соответствующие печати, записи и подписи как владельца, так и лица, которое несет полную ответственность за ведение трудовых книжек.
- Наименования должностей и профессий обязательно должны соответствовать ОКПДТР.
- Записи о приеме на работу и увольнении должны всегда включать в себя наименование одной и той же организации, название которой в точности соответствует оттиску печати этой организации. В случаи реорганизации предприятия в трудовой книжке специально делается запись об этом со ссылкой на определенный документ.
Нормативные акты, которыми надо руководствоваться при внесении изменений и исправлений
- Трудовой кодекс Российской Федерации (часть, где говорится о том, какие фразы и формулировки вносятся в трудовые книжки).
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства РФ. В них прописаны условия ведения и хранения книжек, изготовления бланков для них и обеспечения работодателей трудовыми книжками.
- Инструкция, в которой прописаны правила по заполнению трудовых книг (утвержденная постановлением Министерства труда РФ). А именно несколько пунктов: 1.2, 2.3 и 2.4.
Любые исправления записей, их дополнения, а также исправления в трудовых книжках, принадлежащих сотрудникам, зависят от раздела, в который они вносятся.
Главные разделы трудовой книжки
Итак, трудовая книжка делится на три части: титульный лист (в него вносятся сведения о самом сотруднике)? сведения о работе? сведения о награждениях. Многие спрашивают, можно ли вносить исправления в трудовую книжку, а если можно, то в каком из разделов нельзя зачеркивать неправильные данные.
Изменения, вносимые на титульном листе
Титульный лист включает в себя сведения о работнике. Заполняя данную графу, важно вносить все записи корректно и в полном объеме.
При изменении имени, отчества, фамилии (например, при вступлении в брак), а также даты рождения проводятся следующие действия:
- старые данные зачеркиваются только одной чертой>
- далее записываются новые данные>
- на обложке, с внутренней стороны, делается ссылка с номером и датой документа (это может быть паспорт, свидетельство о браке и др.) и заверяется это подписью и печатью уполномоченного лица.
Но что делать, если неправильно сделали запись в трудовой книжке, и ошибка была сделана в написании фамилии, имени или других данных? Тогда возможны два решения такой проблемы:
- Если ошибка допущена, когда заполнялся титульный лист книжки впервые, то составляется соответствующий акт, а испорченный бланк уничтожается. Обычно за испорченный бланк работодатель не взимает деньги с работника.
- Если ошибка была обнаружена гораздо позже, то наиболее правильным выходом из такой ситуации будет обращение в суд, чтобы признать принадлежность этой трудовой книжки.
Такие изменения иногда вносят именно по месту работы, где и была допущена ошибка, или даже по текущему месту работы, но при наличии документа от работодателя, который сделал ошибку. В таком случае изменения вносятся так же, как и при изменении данных.
Но следует помнить, что вариант внесения изменений без обращения в суд является спорным и может быть рассмотрен как несоблюдение норм ведения трудовых книжек.
Также стоит задать вопрос о том, как работодатель определил, что эта трудовая книжка принадлежит человеку, предоставившему паспорт? В мире существуют однофамильцы, у которых могут даже и имя, и дата рождения совпадать.
Новые записи о профессии или специальности, образовании
Очень часто, оформляя трудовую книжку впервые, работник может к тому времени не закончить учебное заведение. Тогда в трудовой книге будет вписано в графе «образование», например, «неоконченное высшее». В этом случае при получении диплома служащий должен обратиться к работодателю и попросить внести изменения в трудовую книгу по данному факту. То же самое происходит и при получении новой профессии или специальности. То есть в данном случае делается дополнение, а никак не исправление, и предыдущие данные не зачеркиваются.
Стоить помнить, что в случае внесения дополнений давать ссылку на удостоверения или дипломы на внутренней стороне книжки не нужно.
При обучении в вузе на момент оформления трудовой не стоит оставлять строку «образование» пустой. На основании студенческого билета, зачетной книжки или справки из вуза делается запись о неоконченном высшем образовании.
Что делать, если была неправильно сделана запись в трудовой книжке о приеме на работу
При приеме на работу могут неправильно вписать наименование должности или, например, структурного подразделения. Желательно успеть внести изменения перед тем, как появится следующая запись. В таком случае все исправляется следующим образом:
- После неправильной записи в разделе «Сведения о работе» сначала указывается следующий порядковый номер, далее – текущая дата записи, а в графе 3 следует вписать фразу «Запись за номером … недействительна».
- Вносится уже правильная запись, в которую следует внести повторно ссылку на номер и дату приказа, из которого была сделана та самая неправильная запись. Либо указывается номер и дата документа, на основании которого теперь вносятся изменения.
Читайте также: Могут ли уволить за частые больничные
В таком случае все исправляется без особых проблем.
Важно помнить, что в данном разделе нельзя зачеркивать ошибочную запись. Если сотрудник уже устроился на новую работу, и была внесена новая запись (либо несколько), то исправления делаются таким образом:
- В чистой строке ставится обязательно следующий порядковый номер.
- Пишется, что запись номер … является недействительной, и тогда вносится правильная запись.
- Указывается дата исправления.
- Ссылка на документ (приказ или распоряжение) по данному факту делается в графе 4.
Если предприятие, допустившее ошибку, реорганизовано, то исправление оформляется его правопреемником. Если же организация была полностью ликвидирована, то исправления производятся по новому месту работы работодателем на основании свидетельства, например, копии приказа о приеме на работу, о переводе или увольнении сотрудника и т.п.
Если запись в трудовую книжку была внесена не верно об увольнении или о переводе на другую работу
Если увольнение или просто перевод на другую работу были признаны судом, работодателем или трудовой комиссией незаконными, а также, если меняется формулировка причины увольнения сотрудника, запись является недействительной.
- Если работника восстанавливают в должности, то под следующим номером прописывается фраза «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе».
- Если меняется формулировка причины увольнения, то запись звучит так: «Запись за номером … недействительна, уволен (измененная формулировка причины)».
Если в трудовой книге есть запись об увольнении, которая была признана недействительной, сотрудник вправе подать заявление и попросить выдать дубликат трудовой книжки, где будет исключена запись об инциденте.
Перемены в данных компании или сотрудника
При изменении организационно-правовой формы компании или ее названия в разделе «Сведения о работе» всегда вносится запись об этом факте. При этом такая запись не нумеруется.
Если сотрудник переходит на другую должность или переходит в другое отделение этой же компании, то такая запись вносится с новым номером.
Если меняется название в должности, то в разделе о работе запись вносится без номера на основании приказа об этих изменениях, внесенных в штатное расписание организации.
Если в трудовой книжке неправильная запись организации, в этом случае исправления вносятся по месту работы, где была допущена ошибка, либо по текущему месту работы при наличии документа от работодателя, который и допустил эту ошибку. Изменения вносятся таким образом:
- Пишется неправильное название, указанное раньше.
- Делается запись о том, что наименование организации указано неверно и следует читать «…» (правильное название).
Не верно внесены несколько записей в трудовую книжку
В случае нескольких недействительных записей или записей с ошибками каждая из них должна быть вынесена со следующим порядковым номером, датой признания ошибочной и заверена в отделе кадров или работодателем (если запись с текущего места работы), либо на основании каких-либо подтверждающих документов с тех мест работы, где совершили каждую из ошибок.
Как исправить две неправильные записи в трудовой книжке, если они следуют подряд
В случае, если в трудовую книгу были случайно внесены две неправильные записи подряд, каждая запись должна быть обязательно признана недействительной отдельно. То есть:
- Следует фраза «Запись за номером … недействительна».
- Ставится дата.
- Запись заверяется уполномоченным лицом.
- Пишется следующий порядковый номер.
- Следует фраза о второй записи, что «Запись за номером … недействительна».
- Ставится дата, и запись снова заверяется.
То же самое делается и со следующей неверной записью, если таковая имеется.
Не допускается формулировка «Записи за номерами … и … недействительны». Хотя этот вопрос является спорным, и такие формулировки иногда вносятся. Но чтобы избежать проблем при проверке записей в последующем расчете пенсии, стоит каждую запись исправлять отдельно.
Неправильно записан порядковый номер
Несмотря на то, что сама запись может быть верной, нумерация не по порядку все же является ошибкой, которая должна быть исправлена. Законодательно вопрос об исправлении ошибки в нумерации не урегулирован, и в правилах не сказано, как это делается. Однако, следуя всем правилам об исправлениях и изменениях в трудовых книжках, оставлять такую запись без внимания нельзя. В таком случае делается следующее:
- Ставится следующий правильный номер по порядку.
- Пишется фраза «Считать ошибочно пронумерованную запись номер … недействительной». Но в случае, если нумерация дублировалась, чтобы не перепутать, какая именно запись считается недействительной, внутри этой фразы обязательно нужно цитировать в кавычках недействительную запись.
- Ставится дата, и запись заверяется.
- Делается запись со следующим правильным номером.
- Ставится дата, и запись заверяется уполномоченным лицом.
Другие неточности
Бывают случаи, когда все записи – наименование организации, должность, структурное подразделение – вносятся одной строкой. Такая запись верная, однако был нарушен пункт инструкции по пользованию трудовыми книжками. Такую запись исправлять необязательно, но все-таки таких ситуаций лучше избегать. Ошибка говорит о том, что внесший запись не знает правил и всех инструкций по ведению трудовых книг. За такое нарушение этот человек может понести дисциплинарную ответственность.
Пенсионный фонд РФ не признает исправлений и изменений, которые не подтверждаются документально. Исключением может стать только судебное решение.
Исправление записей в трудовой книжке
Права трудящихся в области их деятельности в России строго регламентируются Трудовым кодексом. Для подтверждения периодов работы, уже многие годы применяется трудовая книжка. Кадровый документ оформляет каждый руководитель, если работающий исполняют обязанности по основному месту деятельности. Этой теме отводится отдельная статья в законодательстве.
Правила исправления ошибок в трудовой книжке
Государством определен порядок внесения записей в трудовые книжки. Чтобы избежать неточностей при заполнении кадровых документов, специалист отдела кадров обязан изучить правила ведения и хранения трудовых книжек. Они утверждены Правительством РФ в 2003 году. Информация о деятельности вносятся на протяжении многих лет. Даже опытные кадровики допускают неточности и исправления при их оформлении.
Ошибки в трудовой книжке и способы их исправления
Ошибки, требующие обязательного исправления, квалифицируются следующим образом:
- Неточности при оформлении титульного листа;
- Ошибочные записи о деятельности;
- Исправление даты и номера приказа;
- Ошибочное написание названия предприятия.
Неточности можно обнаружить в записях прошлых лет, они требуют корректировки и уточнения. Разные виды ошибочных записей имеют свои особенности. В правила заполнения трудовых книжек включен раздел номер три. Он предусматривает все основные случаи исправления записей с ошибками.
Как исправить дату увольнения в трудовой книжке
Ошибка в указании даты увольнения может привести к уменьшению сроков работ, что недопустимо.
Исправить такие надписи можно путем отмены ошибочных. Под следующим номером вписывается правильная информация. В этом случае не допускаются зачеркивания и исправления отдельных слов или предложений.
Исправление в трудовой книжке записи внесенной ошибочно
Чаще всего встречается следующие ошибки – ошибочное написание названия должности работающего и дат кадровых перестановок, увольнений, приемов. Встречается неточная формулировка причин увольнения. Увольнительная запись должна включать причину увольнения и статью ТК РФ. Текст пишется без сокращений. Обязательно должна стоять дата увольнения.
При заполнении любого кадрового документа возможны ошибки, которые обычно несложно исправить. Но не в случае с трудовой книжкой дело обстоит сложнее. Порядок таких исправлений установлен специальными нормативно-правовыми актами:
- Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).
Ранее мы писали о том, . Сегодня поговорим, как правильно сделать исправление ошибок в трудовой книжке, примеры для разных случаев также приведем.
Ошибки при первичном заполнении бланка
Если сотрудник отдела кадров, оформляя титульный лист нового бланка, допускает ошибку, то такой бланк необходимо уничтожить, и выдать новый. В соответствии с п. 48 Правил, в случае неверного заполнения, а так же при порче бланка не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
При ошибке, допущенной при первичном оформлении вкладыша, необходимо в аналогичном порядке заменить бланк вкладыша на новый, а неправильный уничтожить. При этом внесенные в трудовую книжку серия и номер вкладыша также подлежат корректировке. Поэтому целесообразно сначала оформлять вкладыш, а затем, убедившись, что вся информация верна, вносить его данные.
Изменение персональных данных владельца трудовой книжки
Персональные данные работника заполняются на титульном листе, их изменение имеет свои особенности:
Изменения фамилии, имени, отчества или даты рождения вносятся только на основании и при наличии соответствующего документа (паспорта, свидетельства о браке и т.п.). Неверные данные зачеркиваются одной чертой, подчистка, закрашивание не допускаются. Новые данные указываются в строгом соответствии с подтверждающим документом. Их реквизиты нужно указать на внутренней стороне обложки бланка (п.2.3. Инструкции). Они должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если она предусмотрена учредительными документами).
Персональные данные: образец внесения исправлений в трудовую книжку
Исправление данных об образовании
Новые данные о получении образования, профессии, специальности вносятся в виде дополнения к имеющимся данным (п.2.4. Инструкции). Дополнения и правки вносятся в соответствующих строках бланка, а на внутренней стороне обложки делается запись со ссылкой на подтверждающий документ (например, диплом).
Если на первой странице отсутствует информация об образовании, профессии или специальности работника, сведения вписываются в пустые строки. Если они уже вносились раньше, то вносятся дополнения. При этом ранее указанные данные об образовании не зачеркиваются. Если же ошибка в разделе об образовании обнаружилась позже, чем первичное заполнение, то в титульный лист можно внести исправления в порядке, установленном п. 2.3 Инструкции.
Данные образовании: образец, как исправить ошибку в трудовой книжке
Исправления в разделах о работе и награждениях
Подавляющее количество ошибок, которые требуют правок, допускается при заполнении информации о работе, реже — раздела о награждениях. Корректировка данных в этих разделах производится в особом порядке. Нужно сперва признать ошибочную запись недействительной, а затем указать верные данные (пункт 30 Правил). Вот небольшая инструкция, как это сделать:
- В графе 1 укажите следующий порядковый номер.
- В графе 2 — дату внесения изменения.
- В графе 3 напишите «Запись за номером __ недействительна». В следующей сделайте новую, правильную запись.
- В графе 4 укажите правильные реквизиты приказа или иного документа, сведения из которого некорректно перенесены (пункт 1.2. Инструкции).
Сведения о работе: образец исправления в трудовой книжке 2019 года
Корректировки из-за переименования или реорганизации учреждения
Если наименование бюджетной организации или учреждения поменялось, то запись должна быть сделана отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе». Основание переименования (приказ или иное решение, его дата и номер) указываются в графе 4 раздела «Сведения о работе». Нумеровать запись о переименовании работодателя нет необходимости.
Если бюджетная или некоммерческая организация реорганизована, нужно внести соответствующую запись, хотя Инструкция и не устанавливает такого требования. Это делается для исключения расхождения в данных, указанных при приеме на работу и при увольнении сотрудника.
Если бюджетная или некоммерческая организация ликвидирована, то правки должна внести организация-преемник или работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил). Основанием для внесения записи об исправлении может быть решение суда, архивная справка или надлежащим образом заверенная копия приказа.
Даже самый опытный и дисциплинированный работник кадровой службы может совершать ошибки в трудовых книжках. Неправильное исправление не только не изменит ситуацию, но и может ее усугубить. В статье рассмотрим на что могут повлиять допущенные в трудовых ошибки и как правильно их исправлять в 2018 году.
Ошибки в трудовых книжках
Например, работникам на вредных или тяжелых условиях труда положена льготная пенсия. Для того, чтобы ее оформить гражданину потребуется доказать, что работа его действительно являлась вредной. При этом нужно, чтобы наименование его профессии, которая содержится в трудовой книжке совпадало с указанными в ЕТКС. Если наименование профессии не будет совпадать, то гражданину может быт отказано в назначении льготной пенсии. И работнику придется собирать дополнительные подтверждающие документы, справки, договора с работодателями и другие.
Важно! Запись в трудовой книжке, внесенная с ошибками не является основанием для отказа в оформлении пенсии гражданам. Однако страховой стаж потребуется подтвердить другими документами, запрашивать которые придется у бывших работодателей.
Общие правила для исправления ошибок в трудовых книжках
К исправлениям в трудовых книжках предъявляются особые требования, сделать это по своему усмотрению нельзя, так как это может привести к нежелательным последствиям.
Важно! Даже если трудовая книжка закончилась, содержащиеся в ней ошибки нужно исправить. Если места в книжке уже нет, то заводят вкладыш.
Для исправления ошибок поступают так: ошибочную запись на титульном листе перечеркивают, а если внесены неверные сведения в сведениях о работе, то их признают недействительными. Исправить ошибки может не только тот работодатель, кто их допустил, но и тот, кто их обнаружил. Также в книжку можно довнести забытые записи, например о службе в армии, о реорганизации фирмы, о повышении квалификации и др.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Как исправить ошибки в трудовых книжках
Разберем основные ошибки, которые может совершить кадровик:
- Кадровик поставил в трудовой книжке печать компании до реорганизации.
Рассмотрим ошибку на примере: Компания провела реорганизацию, после которой сотрудник Иванов И.И. был уволен. При заполнении трудовой, кадровик заверил запись об увольнении печатью компании до реорганизации.
В данном случае такая запись будет признана как не имеющая юридической силы, так как печать уже недействительная.
Как исправить: Для исправления допущенной ошибки в этом случае только один вариант – признать запись недействительной, после чего внести в книжку запись о реорганизации, а также новую запись об увольнении (Пример 1)
- В трудовой книжке случайно поставили чужую подпись.
Рассмотрим ошибку на примере: В организации увольняются одновременно два работника. По ошибке работник поставил подпись в чужой трудовой книжке.
Как исправить: Ошибку можно исправить следующим образом. Подпись, которую сотрудник поставил по ошибке перечеркивается и ставится запись «Подпись внесена ошибочно», после чего вносится правильная подпись сотрудника. Всю запись признавать недействительной нет необходимости, достаточно только такого исправления.
- Дата оформления трудовой не совпадает с датой первой записи о приеме на работу.
Если такую ошибку допустил предыдущий работодатель, то настоящий исправлять запись уже не должен. Можно проверить запись, сделанную в книжке по настоящему месту работы. Важно, чтобы она совпадала с той датой, которой заключили трудовой договор.
- Запись об образовании заполнили неверно.
Согласно инструкции по заполнению книжки, запись об образовании можно дополнить, например, добавив запись о высшем образовании, если стояло только средне-специальное. Как именно исправить неверную запись, таких сведений инструкция не содержит. Поэтому применить можно те же правила, что установлены для исправления имени сотрудника. То есть неверную запись зачеркнуть, а слева на внутренней стороне обложки заполнить в какой строке была допущена ошибка, а также написать верные данные. Основанием для исправления записи будет служить номер диплома работника. Заверяется запись подписью ответственного кадрового сотрудника и печатью.
Запись будет следующая: «В строке «Образование» допущена ошибка: «Среднее профессиональное» исправлено на «Высшее» на основании диплома № _____… Начальник отдела кадров подпись Катанова О.И.».
- Отсутствует запись о службе в армии. Если военнообязанный сотрудник служил в армии, то должна быть соответствующая запись в трудовой. Некоторые работодатели забывают сделать запись об армии, а сразу вносят данные о приеме. Такую ошибку нужно исправить. Причем сделать это может не только тот работодатель, которые ее допустил, но и новый.
Как исправить: запись про службу в ВС вносится в раздел, содержащий сведения о работе. Приводим образец записи (см. Пример 2).
- До записи о приеме на работу не указали наименование организации.
До той записи, которая свидетельствует о приеме сотрудника на работу нужно обязательно вносить наименование организации в полном и сокращенном виде. Если наименование кадровый сотрудник указать забыл, эту ошибку можно исправить.
- Запись внесена не в тот раздел.
К примеру кадровый сотрудник внес запись о приеме на работу не в раздел сведений о работе, а в раздел о награждениях. Сделать это он может не по невнимательности, а в том случае, если графы в разделе о работе закончились. Однако этого делать нельзя, а если такая запись уже сделана, нужно ее исправить.
Как исправить: в разделе о награждении делается новая запись под номером о том, что предыдущая запись недействительна. Затем, если книжка закончилась то завозят вкладыш, куда вписывается верная запись о приеме на работу. Важно учитывать, что нумерация не начинается заново, а ставится следующий порядковый номер.
Вносим изменения в трудовую книжку
В некоторых случаях у работодателя возникает необходимость не исправить ошибку, а внести некоторые изменения в трудовую книжку. Например при смене наименования организации или при переводе работника. Рассмотрим как внести запись об основных изменениях.
Правильно оформленная трудовая книжка – залог отсутствия проблем при трудоустройстве, назначении пенсии и обращении в различные инстанции. При ее заполнении могут допускаться ошибки, и работнику необходимо проследить, чтобы их исправили в четком соответствии с законом. Кроме того, даже когда все заполнено правильно, могут происходить некоторые изменения, которые также следует зафиксировать в трудовой книжке. О том, как законодательство обязует исправлять записи, мы и поговорим.
Вы получите ценную информацию о тех обстоятельствах, когда требуются исправления, и о правилах их внесения. Кроме того, мы подготовили образцы исправления записей в разных разделах трудовой книжки: на титульной странице, во вкладыше, а также в блоках о работе и награждениях.
Когда требуются исправления в трудовой книжке?
Вносить в трудовую книжку изменения необходимо в тех случаях, когда сведения, которые в ней содержатся, по тем или иным причинам не соответствуют действительности. Чтобы понять, что может потребоваться изменить, следует упомянуть, какие именно данные вносятся в трудовую книжку:
- Фамилия, имя, отчество владельца документа.
- Дата рождения.
- Уровень образования.
- Профессия и специальность.
- Данные о работе (даты назначений на должности, переводов, увольнений, названия организаций, наименования должностей и структурных подразделений, ссылки на статьи нормативных актов, номера и даты издания приказов и распоряжений, на основании которых осуществляется прием, перевод или увольнение).
- Данные о награждениях.
Необходимость в исправлении упомянутых сведений возникает при следующих обстоятельствах:
- Произошло изменение личных данных владельца трудовой книжки:
- фамилии, имени или отчества (в связи со вступлением в брак, его расторжением или по другим причинам);
- даты рождения (в случае получения свидетельства о рождении с новой датой);
- уровня образования (в связи с прохождением обучения);
- профессии.
- Совершена ошибка (описка) при внесении какой-либо записи.
- Запись внесена не в тот раздел трудовой книжки (например, информация о назначении на должность вписана в блок о награждениях, а не о работе).
- Решение, о котором идет речь в записи, признано незаконным и отменено (к примеру, суд признал безосновательным решение об увольнении и отменил соответствующий приказ).
Как правильно исправить запись в трудовой книжке?
Порядок оформления трудовых книжек, в том числе исправления допущенных в них ошибок, закреплен в Постановлении Правительства №225 от 16.04.2003, а также в Постановлении Минтруда №69 от 10.10.2003. В соответствии с этими нормативными актами при внесении изменений необходимо придерживаться определенных правил.
Лица, уполномоченные на исправление сведений в трудовой книжке:
- если требуются коррективы в записи о личных данных владельца документа на титульной странице (фамилия, имя, отчество, дата рождения, специальность, профессия, уровень образования), когда происходят какие-либо изменения этой информации (например, в связи со вступлением в брак или его расторжением) – изменения вносит работодатель, у которого владелец трудовой книжки либо работал, а потом никуда не устроился;
- если была допущена ошибка – работодатель по тому месту работы, где это произошло;
- если компания, в которой была внесена неверная запись, реорганизована (произошло объединение, присоединение, выделение или раздел) – новообразованная организация-правопреемник; если же такого работодателя больше не существует и у него нет правопреемника (произошла ликвидация организации или прекращение деятельности частного предпринимателя) – новый работодатель на основании соответствующих документов.
Важно: ошибку (описку) в трудовой книжке может исправить и новый работодатель, но для этого требуется официальный документ с того места работы, где совершили эту ошибку.
Основания для внесения изменений (зависят от того, какие именно записи исправляются, а также по какой причине):
- свидетельства – о рождении (если исправлению подлежит дата рождения), о браке либо его расторжении (когда вследствие этого меняется фамилия), об изменении фамилии, имени или отчества;
- приказы, распоряжения или другие внутренние документы компании;
- иные бумаги, содержащие официальные данные, которые вносятся в трудовую книжку.
Важно: по общему правилу, не могут быть основанием для внесения исправлений в трудовую книжку показания свидетелей. Исключение предусмотрено только для тех случаев, когда по поводу соответствующей записи есть решение суда либо произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем.
Правила исправления записей:
- Произведенные в трудовую книжку исправления должны в точности отображать информацию, содержащуюся в том документе, на основании которого они вносятся.
- Исправления можно вносить ручкой темно-синего, фиолетового или черного цвета с чернилами, устойчивыми к воздействию света и влаги. При этом нельзя использовать гелевую ручку, поскольку ее чернила со временем блекнут и могут смываться. Запрещено также пользоваться для исправления данных в трудовой книжке корректором.
- Если допущено сразу несколько ошибок, следует придерживаться правила «одна ошибочная запись – одна запись об исправлении». Другими словами, сколько неверных записей, столько должно быть новых, и нельзя одной записью исправить несколько ошибок.
- Неверные записи о работе (назначении на должность, переводе, увольнении и т.д.), а также о награждениях не могут зачеркиваться. Изменения вносятся путем признания ошибочной записи недействительной и внесения верной записи. К примеру, если нужно исправить запись о приеме на работу, после последней записи, которая внесена в раздел «Сведения о работе», в соответствующей графе указываются следующий порядковый номер, дата внесения изменений и упоминание о том, что ошибочная запись признается ошибочной. Это может выглядеть следующим образом: «запись номер такой-то недействительна». Далее вносится правильная запись о приеме на работу со всеми реквизитами (порядковый номер, дата записи, дата и номер приказа, распоряжения или другого основания). Если трудовая книжка закончилась и в соответствующем разделе (о работе или награждениях) не осталось места для записей, изменения все равно необходимо внести. Для этого оформляется вкладыш.
- Изменения в связи с признанием увольнения или перевода незаконным (самим работодателем, органом контроля, уполномоченным на рассмотрение трудовых споров, или судом) производятся в том же порядке, что и при совершении ошибки. При этом незаконно уволенный работник может потребовать вместо внесения изменений в трудовую книжку выдать ему дубликат без записи об увольнении.
- Персональная информация, содержащаяся на титульной странице трудовой книжки и ее вкладыша, меняется путем зачеркивания и внесения необходимой надписи (измененных фамилии, имени, отчества или даты рождения) со ссылкой на документ, послуживший основанием для изменений. К примеру, если произошла смена фамилии в связи с вступлением в брак, следует зачеркнуть запись о прежней фамилии одной линией и непосредственно сверху, снизу или рядом с ней написать новую. На свободном месте (как правило, на внутренней стороне обложки на одном развороте с титульной страницей) необходимо отметить, что фамилия изменена на основании свидетельства о браке, упомянув его номер и дату выдачи. Такая запись должна быть заверена подписью работодателя либо другого уполномоченного лица, а также печатью компании (кадровой службы), если она у организации есть. Аналогично следует поступать в случае, когда допущена ошибка при заполнении титульной страницы.
- Если личные данные необходимо не изменить, а дополнить, например в связи с получением новой профессии, образования или специальности, уточнение информации осуществляется путем внесения дополнительных сведений без зачеркивания внесенных раньше. Необходимо вписывать новые данные через запятую.
Совет: если вы столкнулись с нежеланием руководителя вносить изменения в трудовую книжку (например, он отказывается исправлять ошибки, совершенные в других компаниях), стоит указать ему на то, что закон предусматривает ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек. Она может быть дисциплинарной, материальной и даже уголовной (если неверные записи вносятся умышленно с корыстной целью).;
Подводим итоги
Трудовая книжка – документ, аккумулирующий всю основную информацию о трудовой деятельности человека, поэтому крайне важно, чтобы записи в нее вносились корректно и в полном соответствии с первичными документами и фактическими обстоятельствами.
В зависимости от того, что стало основанием для уточнения данных, исправление осуществляется в той организации, где вносилась запись, или последним работодателем. При этом должны быть выполнены требования, зафиксированные в постановлениях Правительства и Минтруда.
Человеческий фактор не чужд и кадровикам. Иногда случается, что внесенная в трудовую книжку работника информация (чаще о работе, переводе, увольнении), оказывается неверной - внесена ошибочно, или не в тот раздел, или не под нужным номером. Бывает, что решение суда или надзорного органа предписывает внести исправления. Как правильно отменить запись в трудовой книжке? Рассмотрим на примере образца заполнения.
Что говорит закон об отмене записи в трудовой книжке
Решению вопроса о неверных записях в трудовых книжках посвящены:
- раздел третий Правил ведения и хранения трудовых книжек , изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225;
- раздел первый Инструкции по заполнению трудовых книжек , утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.
Прежде всего необходимо уяснить, что просто зачеркнуть или аннулировать запись в трудовой книжке о работе, переводе, награждении или увольнении невозможно. Законный способ ее отмены лишь один - признание недействительной путем внесения об этом соответствующей записи.
Общие правила признания записи недействительной
Каждый случай исправления неверной записи в трудовой книжке индивидуален. Просто убрать запись в трудовой книжке не получится.
Существуют общие правила, которым подчиняются все корректировки в этом документе:
- исправления могут производиться как по тому месту работы, где была внесена неверная или неточная запись, так и новым работодателем на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку;
- исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены;
- свидетельские показания не могут быть основанием для исправления внесенных ранее записей, за некоторыми исключениями;
- зачеркивание (замазывание и т.п.) неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» не допускается, их изменение осуществляется посредством признания их недействительными и дальнейшего внесения правильных записей.