Если вы пришли в архив…. Зачем требуется архивная справка о подтверждении трудового стажа, образец документа
Архивная справка – это специальный документ, включающий в себя наименование, сведения о предмете запроса, номер дела или шифр, номер листов документов дела, подпись руководителя архива или подраздела предприятия, в состав которого он входит. Вся информация излагается в строгой хронологии. Личные выводы или комментарии исполнителя по содержанию не допускаются.
Когда нужна архивная справка?
Архивная справка может понадобиться, если возникает необходимость в подтверждении определенного статуса или его изменении.
Это документ, имеющий юридическую силу и составленный в соответствии с законом, а именно: на бланке конкретной организации (государственной или коммерческой) и в установленном порядке. Коммерческие предприятия могут выдавать подобные справки только, если имеют свой архивный подраздел, функционирующий на законных основаниях. В противном случае они не действительны.
Наиболее часто запрашиваемые виды архивных справок
За справкой могут обратиться по следующим причинам:
- При выходе на пенсию или ее перерасчете. В данном случае необходима архивная справка, в которой будут указаны сведения о заработной плате, стаже. Предоставляются документальные подтверждения на каждый год всего срока службы. Если такие сведения отсутствуют, следует обращаться за справкой о штатном расписании предприятия, а также к приказам по вопросам дополнительных выплат.
- При необходимости подтверждения трудового стажа. Проверяется количество сведений относительно пребывания физического лица на определенной должности (указывается точное название) в составе предприятия на конкретный период времени. Не все документы являются подтверждением. Архивная справка имеет юридическую силу только тогда, когда включает лицевые счета, членские билеты, расчетные книжки и т. д.
- При различных операциях с недвижимость, когда требуется информация о прописке. Данная справка указывает всех физических лиц, которые когда-либо были прописаны на жилплощади. Сведения информируют, в каком году произошла вписка, по какой причине прекратила действие (выписка или смерть) и пр. Чаще всего такую справку берут для подтверждения отсутствия правообладателя на продаваемую недвижимость.
- При трудоустройстве в иностранную компанию. Зарубежными фирмами при приеме на работу в обязательном порядке требуется архивная справка о получении высшего образования. Это нужно для подтверждения подлинности диплома. В документе указывается информация о ВУЗе, специальности, прослушанных дисциплинах, дате зачисления и выпуска, а также серии и номере диплома.
Архивная справка под роспись
Независимо от цели прихода в архив, любой гражданин обязан предъявить свой паспорт или другой подтверждающий его личность документ. Архивная справка при этом выдается только под личную роспись. Если нет возможности прийти лично, можно отправить доверенное лицо, у которого на руках будет нотариально заверенная доверенность.
Законодательно утвержденной формы архивной справки не существует, поэтому часто кадровики сталкиваются с трудностями в ее оформлении. Предлагаем скачать готовый образец и узнать о том, как правильно ее составить, чтобы избежать проблем при предъявлении
Читайте в нашей статье:
Как составить архивную справку
Не существует законодательно утвержденной формы архивных справок. В прил. № 42 Основных Правил работы архивов организаций предложена форма для образца, но она носит рекомендательный характер: можно воспользоваться ею, но это не обязательно.
Выдается справка по запросу физического лица (на основании его письменного заявления) либо государственного органа (на основании извещения от него), срок выдачи – три дня. Количество выданных экземпляров не ограничено, как и количество обращений.
Первое и самое главное правило заполнения архивной справки в 2019 году - все сведения, содержащиеся в ней, должны быть документально подтверждены (и очень часто госорганы обращаются с требованием предоставить заверенные копии подтверждающих документов) . Без ссылки на архивные документы справка теряет свою юридическую силу.
В некоторых случаях тот, кто выдал справку с неподтвержденными (ложными) сведениями, может понести ответственность за предоставление заведомо недостоверных данных (подложных документов).
Второе правило – из документов-оснований в справку переносится информация только об одном человеке – заявителе, даже если в них содержатся сведения о группе сотрудников, данные его коллег присутствовать в справке не должны.
Третье правило – соблюдение хронологической последовательности. В каком порядке события совершались и фиксировались в архивных документах, в таком же они переносятся в справку.
Четвертое правило – документ не допускает наличия помарок и исправлений. Его заказывают для того, чтобы подтвердить или уточнить утраченные или сомнительные данные, поэтому вся информация должна быть изложена четко и понятно.
Очевидно, что несмотря на кажущуюся простоту, к оформлению документа нужно подойти со всей серьезностью.
Шаг 1. Составляется документ на бланке организации, содержащем все ее реквизиты.
Шаг 2. Указывается номер исходящего и дата издания.
Шаг 3. Наименование документа «Архивная справка о …» - определить, о каких сведения пойдет речь в документе. Чаще всего это данные о зарплате или о трудовом стаже сотрудника, реже – о награждении.
Шаг 4. Зафиксировать, кому выдается справка и чьи данные в ней содержатся – ФИО сотрудника. Должность служащего в первой части документа можно не указывать, речь о ней пойдет ниже.
Шаг 5. Основная часть документа поясняет, о чем в нем пойдет речь, и почему именно эта организация выдает его. «В документах архивного фонда (название предприятия) на гражданина (ФИО заявителя) имеются следующие сведения о … (суть запроса)».
Шаг 6. Заполнение следующей части документа зависит от того, для каких целей он выдается.
Если это запрос о заработной плате , то данные удобно представить в виде таблицы по месяцам и годам с указанием ежемесячного размера отчислений в пенсионный фонд. Если начисления отсутствуют в те или иные месяцы, то это также следует отметить в справке. Не нужно подводить итогов, рассчитывать общегодовые или среднегодовые показатели.
Задача составителя справки – точно перенести в документ данные из ведомостей или штатного расписания за необходимый период. Если эти бумаги отсутствуют в архиве, задача усложняется, но все же остается выполнимой. Придется потратить больше времени на изучение приказов по основной деятельности и личному составу для определения объема выплат служащему.
Если это запрос о подтверждении стажа, нужно указать периоды работы, привести точное название должности со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов. При отсутствии этих документов в архиве - сослаться на другие официальные распоряжения работодателя.
Как правило, у работников, которые долгое время трудились на предприятии, случались переводы на другую должность, в другое структурное подразделение или филиал - эта информация также будет нагляднее представлена в табличном виде.
Обратите внимание
Обычно работники одновременно требуют справки и о зарплате, и о подтверждении стажа. Не стоит объединять их в один документ, правильнее оформить каждую справку отдельно.
Если это запрос о сведениях о награждении конкретного лица , основная часть справки будет содержать наименование награды и дату ее присвоения
Шаг 7. Перечень документов (если они не были указаны в тексте выше), на основании которых выдана справка.
Шаг 8. Подпись руководителя. Если справка выдана о зарплате – добавляется подпись главбуха, если о стаже – начальника отдела кадров. Заверяется печатью организации.
Часто требуются справки, которые основываются на документах с большим сроком давности. За это время могли поменяться многие реквизиты, как на самом предприятии, так и у заявителя.
В справке необходимо указывать именно те данные, что и в архивных документах. В случае, если компания меняла название, в справку заносится ее прежнее наименование, которое было действительно в тот период, относительно которого запрашиваются сведения.
При этом в конце справки требуется пояснить, что реквизит был изменен, когда и на основании чего. Аналогично в случае, например, – в справке прописывается старая, действовавшая на момент его работы на предприятии. Подтверждать свое новое имя заявитель должен будет уже самостоятельно.
В каких случаях требуется
Чаще всего в 2019 году архивная справка по социально-правовым вопросам требуется для предоставления в пенсионный фонд для назначения пенсии, получения льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством. Обычно для этого достаточно трудовой книжки, но если она отсутствует или записи в ней вызывают у сотрудников ПФР сомнения (неразборчивы, не заверены, содержат исправления) подтвердить сведения о трудовой деятельности можно архивной справкой.
Запрашивается она у работодателя (если их было несколько – то у каждого из них), при невозможности предприятия оформить такой документ, следует обратиться в архив.
Законодательством установлены различные сроки хранения документов в организациях. Так, работодатели обязаны хранить трудовые договоры с сотрудниками на протяжении 75 лет, а документы по личному составу - 50 лет. За это время работники могут обращаться за подтверждением трудового стажа, выполнения определенных функций, направления в командировки. В статье разберем образец архивной справки, который кадровики могут взять за основу при предоставлении сведений по запросам сотрудников.
Где получить архивную справку
В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане могут обращаться:
- непосредственно в архивы, которые работают на территории региона, либо сразу в Росархив;
- в организации, которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
- в уполномоченных на оказание таких услуг МФЦ.
Например, при оформлении наследственных прав либо приватизации может понадобиться архивная справка формы 9 — как ее еще называют, о регистрации или о прописке. Получить ее можно либо в МФЦ, либо в местных органах власти. А если нужно подтверждение стажа, к примеру, для получения звания «Ветеран труда» или при выходе на пенсию, то обращаться стоит непосредственно к своему работодателю — нынешнему и, при необходимости, предыдущему. Если организация по каким-то причинам больше не существует, тогда сведения следует запрашивать либо у ее преемника, либо в городском архиве.
Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений. Придется уточнить:
- наименование организации, в которую направляется запрос;
- Ф.И.О. заявителя;
- причины обращения и суть запроса;
- контактные данные.
Письменный запрос лично подписывается заявителем и датируется текущей датой.
Какие данные считаются обязательными
Чаще всего в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового стажа, поэтому возьмем образец архивной справки о стаже работы и на его примере рассмотрим структуру подобных документов и обязательные сведения в них.
Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа (один из вариантов) выглядит так:
Сразу обращаем ваше внимание, что обязательной формы в таком случае не существует. Специалист по кадрам может воспользоваться любым удобным шаблоном. Вместе с тем в "Основных Правилах работы архивов организаций" от 06.02.2002 есть приложение 42 с примером справки. Но поскольку Правила носят методический и информативный характер, этим примером можно не пользоваться. Главное, что требуется от кадровика, — соблюсти основные требования к выдаваемому документу:
- его составляют на бланке организации;
- указывают дату составления и номер;
- уточняют, на чье имя выданы сведения;
- в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов, в остальных случаях — со ссылкой на другие официальные распоряжения, изданные работодателем;
- указывают цель выдачи информации, исходя из запроса. В нашем случае — для предоставления в ПФР;
- обязательно подписывают у руководителя и проставляют печать при ее наличии для дополнительного подтверждения достоверности.
Важно понимать, что оформление справок в архивах и у работодателей бесплатное. Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ , по письменному обращению работника (нынешнего или бывшего — не важно) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.
Архивная справка — это специальный документ, с помощью которого можно «воссоздать события прошлого». Она выдается архивом на основании запроса клиента. В бланке содержится информация об имеющихся в архиве бумагах и сведениях, относящихся к предмету конкретного запроса.
Составляется она только на основе подлинников или заверенных копий документов. Поэтому она содержит достоверную и исчерпывающую информацию.
При этом в ней обязательно указываются поисковые данные. Например: номер дела или шифр, номер листов бумаг дела. А все сведения располагаются в хронологическом порядке — этот прием позволяет как можно лучше понять ход последовательности событий.
При необходимости в архивной справке приводятся выдержки из бумаг (но чаще всего они оформляются с помощью отдельной выписки). Личные выводы по содержанию или домыслы специалиста, исполняющего запрос, не допускаются.
Составленная архивная справка подписывается лицом, ответственным за ее оформление и заверяется руководителем архива (с помощью подписи и печати). В случае, если ответ составляется на нескольких листах, заверяется каждый лист.
Заполненный бланк выдается заявителю под подпись. Он обладает юридической силой и является официальным документом, который гражданин впоследствии может предоставить по месту требования.
Наиболее распространенные запросы
Чаще всего люди ищут информацию:
- о гражданском состоянии (например, сведения о дате и месте рождения, о регистрации брака и т. д.);
- о трудовой деятельности (чаще всего в связи с выходом на пенсию);
- об имущественных правах;
- об образовании (например, в целях подтверждения подлинности диплома).
Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа
В архивах организаций-работодателей граждане чаще всего запрашивают образец архивной справки о стаже работы. Получить его можно совершенно бесплатно.
Бланк этого документа можно найти в «Основных Правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Но нередко ее оформляют на фирменном бланке предприятия.
В документе указывают:
- дату составления и номер;
- Ф.И.О. лица, которому выданы сведения;
- в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о трудоустройстве и увольнении с указанием их реквизитов;
- цель выдачи информации, согласно запросу.
Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (или бывшего сотрудника) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.
Архивная справка формы 9 «О регистрации»
Бланк по форме 9 в народе носит множество названий: «О составе семьи», «О прописке», «С места жительства». В нем указываются сведения:
- о гражданах, зарегистрированных в квартире или частном доме;
- собственнике жилья;
- наличии либо отсутствии родства между собственником и иными жильцами;
- дате регистрации по данному адресу и дате снятия с регистрационного учета;
- характеристика жилья и т. д.
Выдается документ заявителю не позднее чем через три дня после подачи письменного обращения.
- при поступлении ребенка в образовательное учреждение;
- при подаче документов на приватизацию;
- для совершения операций с недвижимостью.
Где получить архивную справку
В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», за получением архивной справки можно обратиться:
- в территориальные архивы или сразу в Росархив;
- в организации, которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
- в МФЦ.
Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений (запрос). В нем следует указать:
- наименование организации, в которую направляется запрос;
- Ф.И.О. заявителя;
- причины обращения и суть запроса;
- контактные данные.
Письменный запрос лично подписывается заявителем, указывается дата его подачи.