Что делать, если утеряны первичные документы. Восстановление утраченных документов
Чем чревато отсутствие первичных документов? Какие меры должна предпринять компания в случае утраты документов? По ряду причин компания может утратить первичные документы. Нужно ли их восстанавливать и как это сделать? Какие проблемы могут возникнуть у компании, если не предпринимать никаких мер по восстановлению утраченных документов?
Последствия утраты первичных документов
Отсутствие первичных учетных документов не только служит основанием для отказа в признании осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль, в принятии НДС к вычету, но и образует самостоятельный вид налогового правонарушения. За грубое нарушение правил учета
(к которому относится отсутствие первичных документов), не повлекшее занижение налоговой базы, предусмотрены налоговые санкции (п.1-п.3 ст.120 НК РФ).
За отсутствие первичных учетных документов должностные лица компании могут быть привлечены к административной ответственности (ст.15.11 КоАП РФ).
Кроме того, налоговики могут истребовать документы как в рамках проведения выездной, так и камеральной проверках и оштрафовать по ст.126 НК РФ.
Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Если компания не сможет документально подтвердить произведенные расходы, то налоговики могут доначислить налог на прибыль, снять вычеты по НДС, оштрафовать компанию и начислить пени.
При этом судами не принимаются доводы налогоплательщика о том, что в случае утраты первичной документации размер вычетов по НДС может быть установлен на основании иных (кроме счетов-фактур) документов, в частности, налоговых деклараций по НДС, выписок о движении денежных средств по расчетному счету и дополнительных листов к книгам покупок.
НАПРИМЕР
В одном из дел налоговики доначислили компании 12,7 млн рублей НДС вследствие необоснованного применения вычетов по НДС по утраченным счетам-фактурам. Компания не смогла документально подтвердить хищение запрашиваемой налоговиками документации.
При указанных обстоятельствах, с учетом того, что компанией не были предприняты меры по восстановлению утраченных документов, суды пришли к выводу об отсутствии у компании права на применение налоговых вычетов по НДС по утраченным и не восстановленным счетам-фактурам (Постановление АС Волго-Вятского округа от 30.01.2017 г. №А11-10636/2015). Данный вывод согласуется с правовой позицией Президиума ВАС РФ, сформулированной в постановлении от 09.03.2011 г. №14473/10 и определении ВС РФ от 23.03.2017 г. №305-КГ16-21304.
Если компания не представила доказательств, свидетельствующих об отсутствии у нее возможности в силу объективных причин своевременно представить утраченные первичные документы, то налоговики вправе определить налог на прибыль расчетным методом (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 27.10.2016 г. №А45-16029/2015).
Однако компанию нельзя привлечь к налоговой ответственности по ст.126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа, если она сможет документально подтвердить, что они утрачены по не зависящим от нее обстоятельствам (Постановление ФАС Московского округа от 12.02.2014 г. №Ф05-2554/2013).
Что делать в случае утраты документов
Порядок восстановления утраченных документов прописан в п.6.8 «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. №105.
Шаг 1. Составить перечень утраченных документов, которые необходимо восстановить.
Сразу отметим, что восстанавливать нужно только те документы, срок хранения которых не истек.
Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает лишь общий срок жизни бухгалтерский документов - не менее пяти лет. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее по тексту - Перечень).
При применении Перечня следует учитывать, что установленные сроки хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) - не менее 5 лет.
Отдельные сроки хранения установлены для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов), - не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст.24 НК РФ).
Шаг 2. Назначить приказом руководителя компании комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Шаг 3. Собрать справки, подтверждающие факт утраты документов.
Например, если документы утрачены вследствие:
- пожара, урагана, наводнения или иных катаклизмов (например, в результате падения метеорита в г.Челябинске) – справка МЧС либо Гидрометцентра РФ;
- хищения – справка МВД РФ;
- коммунальной аварии (например, затоп) – справка ЖЭО.
Шаг 4. Оформить результаты работы комиссии.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Форма акта - произвольная.
Шаг 5. Восстановление утраченных документов.
Как показывает судебная практика, компания может подтвердить заявленные расходы восстановленными копиями документов. Способ же восстановления документов компания определяет сама, исходя из применяемых способов бухгалтерского учета (например, распечатывает из программы перечень недостающих документов в разрезе их непосредственных кураторов).
Сам порядок оформления копий документов регламентирован пп.23,25 п.3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ».
Мы объясняем, какие негативные последствия грозят организации и ее должностным лицам за утрату кадровых и бухгалтерских / налоговых документов, причем не только с позиции буквы закона, но и с учетом практики его применения. Даются конкретные рекомендации по восстановлению утраченных документов.
Если утрачена кадровая документация
Д ействующее законодательство требует от работодателя хранить достаточно большое количество документов, относящихся к трудовой деятельности сотрудников. Это как документы, генерируемые самой организацией (личные карточки, приказы, должностные инструкции и т.п.), так и документы, передаваемые работодателю сотрудником при заключении трудового договора. Прежде всего речь идет о трудовой книжке. Каждый документ важен, и любой из них может сыграть значительную роль в последующей жизни работника
Именно поэтому законодатель установил обязанность по хранению документов для индивидуальных предпринимателей и организаций, вне зависимости от организационно-правовых форм и форм собственности в течение . Обязательные сроки хранения для многих кадровых документов . Так, личные дела и документы, в них входящие (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.), на простых сотрудников должны храниться 75 лет, а на руководителей и сотрудников, имеющих государственные и иные звания, премии и награды, ученые степени и звания, - постоянно. Подлинные личные документы, переданные работником, должны храниться в организации до востребования, а те, что не были востребованы, не менее 50 лет.
При утрате документов работодателем негативные последствия наступают прежде всего для работников . Причем эти последствия могут проявиться как сразу (например, при утрате трудовой книжки будет технически сложно подтвердить непрерывный трудовой стаж при начислении пособия по временной нетрудоспособности), так и через очень отдаленный промежуток времени, ведь несмотря на переход пенсионной системы на страховые рельсы, при назначении пенсий работников все еще используются данные о стаже, содержащиеся. Кроме того, при назначении «горячих» пенсий Пенсионный фонд может потребовать предоставить дополнительные подтверждения от работодателя (данные аттестации рабочего места, производственные регламенты и т.п.). Таким образом, последствия для работника ясны и явно негативны
Последствия для работодателя прослеживаются не так четко.
Например, работодатель в соответствии с действующим законодательством обязан обеспечить . При этом в обязательном порядке назначается ответственное лицо из числа сотрудников фирмы, при отсутствии приказа данная ответственность полностью находится на плечах единоличного исполнительного органа организации. Как следует из действующего законодательства, такое лицо и несет ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Причем данная ответственность не отличается особой жесткостью. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей.
Кроме того, действующее законодательство устанавливает ответственность для должностных лиц организации, допустивших нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Такое должностное лицо может быть привлечено к ответственности в форме штрафа .
Но здесь стоит отметить, что для коммерческих организаций сама ситуация, когда данный вид ответственности может быть применен, возникает при подготовке и подаче документации в архивы, а здесь имеют место существенные пробелы как в законодательстве, так и в практике его правоприменения. В результате 99,9% подобных нарушений оказываются необнаруженными. Материальную ответственность работодатель в этом случае несет в общем порядке, определенном 37 и 38 главами Трудового кодекса РФ. Возмещению подлежит причиненный ущерб в полном объеме. На практике это означает возмещение стоимости бланка трудовой книжки и расходов на сбор справок из других организаций или архивов. Работник, кроме этого, может потребовать возмещение морального вреда, размер которого в наших судах очень редко превышает сумму в 10 000 рублей.
Стоит отметить, что отдельные «независимые исследователи» заявляют о возможности привлечения руководителей организации при утрате трудовых книжек к уголовной ответственности в рамках ст. 140 Уголовного кодекса РФ «Отказ в предоставлении гражданину информации», но данное мнение представляется как минимум спорным. Состав 140 статьи УК РФ подразумевает отказ предоставить информацию или документы при фактической возможности их предоставления. В случае же с утратой данных документов должностное лицо лишено такой возможности.
Действующее законодательство не устанавливает требований к порядку восстановления документов , утраченных по вине работодателя.
Вместе с тем законодатель регулирует порядок восстановления трудового стажа , по сути, особый порядок восстановления трудовых книжек (выдачи дубликатов) в случае если их массовая утрата произошла в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
В соответствии с п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Правила № 225) трудовой стаж определяется специальной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.). В случае отсутствия документов - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия должна принять меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании данного акта работодатель должен оформлять дубликаты трудовых книжек.
Стоит отметить, что создание подобных комиссий - событие чрезвычайно редкое, прежде всего в силу своей трудоемкости и отсутствия детализированного нормативного регулирования. Поэтому в случае утраты трудовой книжки работодателем, как правило, действуют по аналогии с предусмотренным Правилами № 225 порядком в связи с утратой трудовой книжки по вине работника и выдают дубликаты, основываясь на имеющихся у работодателя данных о предыдущих местах работы данного сотрудника. При этом общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. После этого общий (непрерывный трудовой стаж) следует записать по отдельным периодам работы у предыдущих работодателей (см. Пример 1).
Если же по вине работодателя трудовая книжка пришла в негодность (обожжена, испачкана, порвана и т.п.), но часть записей в ней читается, то при выдаче дубликата руководствуются положениями п. 33 Постановления. И в дубликат трудовой книжки переносятся все произведенные в ней записи, которые можно прочесть.
Пример 1
Свернуть Показать
Чем чревата для работодателя утрата иных документов, помимо трудовой книжки?
Во-первых, это сложности с зачетом выплаченных пособий по временной нетрудоспособности. Документы, на основании которых производятся расчеты, утрачены, а с учетом сложившейся практики, когда налогоплательщик всегда виноват, результат более чем прогнозируем.
Во-вторых, серьезные проблемы могут возникнуть и при судебных спорах с работниками, при утрате экземпляров документов с их подписями. А неознакомление работника с документом (например, с Положением о коммерческой тайне) в большинстве случаев лишает работодателя возможности на него ссылаться.
В-третьих, в случае проведения проверки органами трудовой инспекции отсутствие необходимых документов может привести к привлечению организации к административной ответственности в рамках все той же ст. 5.27 КоАП РФ. Для организации ответственность в рамках данной статьи составляет штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Теоретически возможно и административное приостановление деятельности, но к данной мере прибегают достаточно осторожно и, как правило, ее применение обусловлено наличием риска наступления серьезных негативных последствий. Например, нарушения в сфере охраны труда создают угрозу здоровью или жизни работников организации или третьих лиц.
Восстановление документов, образующихся в рамках трудовых отношений, - более чем хлопотный процесс, поскольку он происходит в два этапа.
Этап первый - это восстановление содержания утраченных документов. Самый простой вариант, когда сохранились их копии или проекты. Сейчас, при повсеместном распространении персональных компьютеров, в большинстве случаев у непосредственных исполнителей или у сотрудников, согласующих документ, остаются электронные копии документов, что в значительной степени упрощает задачу. Немного сложнее, если копий самих документов нет, но есть те документы, на основании которых они были составлены. Правда, таким образом можно восстановить далеко не все. Так, можно заново заполнить карточку личного учета, но воспроизвести дословно положение об оплате труда персонала даже теоретически невозможно.
Второй этап - это сбор подписей тех сотрудников, которые должны были быть ознакомлены с данным документом. Этот этап может оказаться намного более сложным, чем первый, и может потребовать от сотрудников, которым поставлена данная задача, достаточно много такта в общении. В целом стоит отметить, что восстановление кадровых документов - процесс трудоемкий и не всегда приводящий к нужному результату.
Пример 2
Свернуть Показать
Рассмотрим пример с положением о премировании. Утрата оригинала серьезно затруднит для организации процесс доказывания оснований по снижению размера выплат в суде, в части произведенной с момента издания данного локального нормативного акта до момента ознакомления работника с восстановленным экземпляром. Доказывать идентичность текстов придется с помощью:
- косвенных доказательств (идентичные выплаты при одинаковых плановых показателях и т.п.) и
- свидетельских показаний.
При этом нельзя гарантировать, что суд оценит их так, как хотелось бы работодателю.
Если утрачены документы бухгалтерского и налогового учета
Наиболее неблагоприятна для организации утрата первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Причем даже не столько из-за объемов ответственности, сколько из-за высокой вероятности, что данная ответственность наступит . Конфликты с работником всегда можно погасить, не доводя дело до суда или до проверки трудовой инспекции, а вот «конфликт» с налоговой инспекцией заведомо ведет к плачевным результатам
Основной обязанностью любого налогоплательщика является обеспечение полноты и достоверности данных налогового и бухгалтерского учета. А поскольку учет производится на основе определенных документов, именно их сохранность и обеспечивает выполнение данной обязанности. В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет . При этом ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Кроме того, согласно пп. 8 п.1 ст. 23 Налогового кодекса РФ организацияналогоплательщик обязана в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов. Отсутствие данных документов может повлечь достаточно серьезные последствия
Во-первых, статьей 120 НК РФ предусмотрена ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения . Под грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения для целей Налогового кодекса понимается в том числе и отсутствие первичных документов. При этом санкции, предусмотренные данной статьей, могут быть достаточно серьезными. Так, при утрате документов за 1 налоговый период грозит штраф в размере 5 000 руб лей, если за два и более периода, то штраф составит уже 15 000 рублей. В том же случае, если утрата документов привела к занижению налоговой базы (или так показалось налоговому инспектору), то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.
Возможно также привлечение к ответственности по статье 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату налогов (штраф в размере 20% от неуплаченной суммы, а при наличии умысла - в размере 40%).
Стоит отметить, что в данном случае штрафы, исчисляемые в процентах от суммы неуплаченного налога, . То есть если налоговый инспектор выставляет организации требование о выплате штрафа в размере 10% по ст. 120 НК РФ, то он не может привлечь фирму к ответственности по ст. 122 НК РФ, и наоборот.
Кроме того, налоговики могут попытаться привлечь организацию по статье 126 НК РФ за непредставление по требованию налогового органа документов (50 рублей за каждый непредставленный документ). Подобные действия , поскольку с формальной точки зрения ответственность в данном случае наступает при отказе предоставить документы, имеющиеся у организации в наличии, но несмотря на это, практика привлечения к ответственности по данному основанию распространена достаточно широко.
Во-вторых, статьей 15.11 КоАП РФ предусмотрена ответственность должностного лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета (руководителя организации, главного бухгалтера), за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских и учетных документов , - влечет наложение административного штрафа в размере от 2 000 до 3 000 рублей.
В-третьих, существует возможность применения в отношении организации подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ . Согласно данной норме налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках, в случае отсутствия учета доходов и расходов или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги . Данная норма, направленная на борьбу с недобросовестными налогоплательщиками, может серьезно «попортить кровь» и добропорядочным предпринимателям. Как правило, налоговыми органами в рамках аналогии берутся организации аналогичного профиля деятельности с приблизительно тем же количеством персонала.
В-четвертых, в соответствии с пунктом 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура является единственным документом, служащим основанием для принятия покупателем налога на добавленную стоимость (НДС) к вычету. Отсутствие данного документа при обнаружении этого налоговыми органами автоматически ведет к пересчету НДС, требованию о выплате пени и привлечению организации к ответственности. Соответственно, отсутствие счета-фактуры ведет к автоматическому отказу в зачете уплаченной суммы НДС, а также штрафам и пени.
Все это может превратить утрату бухгалтерской и налоговой документации в серьезную проблему, способную поставить организацию на грань банкротства. Как можно минимизировать возникающие риски?
При утрате бухгалтерских документов в организации необходимо решить две задачи:
- первая - восстановление документации,
- вторая - минимизация налоговых последствий, к которым может привести ее отсутствие.
Безусловно, если удается полностью восстановить документы, это сведет неблагоприятные налоговые последствия практически к нулю, но, к сожалению, такое не всегда возможно. Во всех случаях на первом этапе необходимо:
- определить причину утраты документов, а также
- какая именно документация была утрачена.
В соответствии с в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели (см. Пример 3). Положением также рекомендуется в зависимости от причины утраты документов в комиссию приглашать представителей следственных органов или государственного .На комиссию также можно возложить определение того, какие документы были утрачены, и оценку возможности их восстановления. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В акте прежде всего должны быть указаны причины утраты документации. При этом они должны быть документально подтверждены:
- если документация уничтожена пожаром, то факт пожара подтверждается справкой органов противопожарной службы;
- если имело место иное стихийное бедствие (наводнение или ураган), то этот факт подтверждается специалистами МЧС;
- аварии, связанные с коммунальными сетями (затопление помещения), подтверждаются соответствующими эксплуатирующими организациями;
- кражи - органами внутренних дел.
При этом необходимо четко понимать, что от причины утраты документов зависит возможность и размер тех штрафных санкций, которые может применить налоговая инспекция. Точнее, не столько от причины, сколько от наличия или отсутствия вины налогоплательщика . При возникновении спора с налоговой инспекцией именно это будет играть решающую роль. Недостаточно, например, доказать факт возникновения пожара, необходимо, чтобы в документах была зафиксирована «правильная» причина возгорания. В противном случае вполне вероятна ситуация, когда суд укажет, что «одновременное размещение в помещении кладовой, имеющей старую электропроводку, с протекающей крышей, всех документов, в том числе тех, по которым не подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность… как на бумажных, так и на электронных носителях… позволяет утверждать, что должностные лица организации должны были и могли осознавать вероятность их утраты . Схожая формулировка может прозвучать и в отношении «незакрытого крана». Фактически только отсутствие вины организации, правильно зафиксированное документами, поможет существенно уменьшить, а то и полностью избежать штрафных санкций. Стоит заметить, что речь идет именно о штрафах. Выплата недоимки по налогам формой ответственности налогоплательщика не является - ее в любом случае придется уплатить.
Пример 3
Свернуть Показать
После установления причины утраты документов и ее фиксации необходимо приступить к их восстановлению. Для бухгалтерского и налогового учета не имеет значения, подтверждена хозяйственная операция «оригинальным» документом или его дубликатом, главное - его соответствие установленным законом требованиям. Очень многое зависит от объема утраченного.
Если пострадала только часть первичной документации, но при этом уцелела в электронном виде информация из регистров бухгалтерского учета, то вопрос заключается только в трудоемкости процесса.
Сложнее, если в организации не уцелело вообще ничего. Тогда первое, что необходимо установить, - какие хозяйственные операции должны получить свое подтверждение. В отношении приобретения и реализации товаров или услуг это делается через анализ движения денежных средств по расчетному счету организации. Данная информация получается от обслуживающего банка по запросу. На основе этого восстанавливается список контрагентов. Далее каждому из них направляются запросы с просьбой представить копии документов. К сожалению, в современных условиях бывает достаточно сложно найти контрагентов, с которыми организация работала год или два тому назад. При этом направление подобного запроса никоим образом не гарантирует положительный ответ на него. Поэтому зачастую восстановить удается только документооборот с постоянными партнерами. Еще сложнее с собственной «первичкой», особенно относящейся к кассе организации. По сути, здесь можно доверять только памяти. А дальше начинаются серьезные технические проблемы: кто-то уже уволен, кто-то просто не помнит, что было год-два назад, и отказывается что-либо подписывать.
На основе восстановленной документации заново формируются регистры бухгалтерского учета и отчетность. При этом если показатели не совпадут с ранее сдававшейся отчетностью (копии которой можно получить в налоговой инспекции), необходимо подавать уточненные данные в налоговую инспекцию. А это автоматически означает пересчет налогов. Делать это или надеяться, что у налоговой инспекции до организации «не дойдут руки», решать только налогоплательщику.
В заключение хотелось бы заметить, что и ликвидация или банкротство организации при утрате бухгалтерской документации не смогут помочь ее руководителю. В соответствии с пунктом 5 статьи 10 Федерального «руководитель должника несет субсидиарную ответственность по обязательствам должника, если документы бухгалтерского учета, обязанность по сбору, составлению, ведению и хранению которых установлена законодательством, к моменту вынесения определения о введении наблюдения или принятия решения о признании должника банкротом отсутствуют или не содержат информацию об имуществе и обязательствах должника и их движении… либо если указанная информация искажена».
Сноски
Свернуть Показать
Нередки случаи, когда запрашиваемые инспекторами документы компания не может представить в силу объективных обстоятельств, например таких, как кража или хищение.
Позиция ревизоров в таких случаях всегда одинаковая – указанные обстоятельства не признаются уважительной причиной, после чего происходит привлечение фирмы к ответственности за совершение правонарушения, начисление штрафов, пеней, доначисление налога. Доказывать свою правоту и добросовестность организации приходится только в судебном порядке. Однако при этом необходимо понимать, что простое заявление о наступлении непредвиденных обстоятельств не будет рассматриваться как обстоятельство, исключающее ответственность фирмы за правильность Так, одна компания не представила счета-фактуры и другие во время проверки, сославшись на кражу бумаг. При этом фирма не представила доказательств, прямым образом доказывающих факт кражи, попытки восстановления утерянной документации, а также свою добросовестность.
В итоге организации доначислен НДС и пени в размере более 120 млн рублей. Чтобы не повторять подобный печальный опыт, подготовьте аргументы в свою защиту заранее.
Прежде всего необходимо позаботиться о доказательствах в подтверждение добросовестного поведения. Анализ судебной практики в целом показывает, что понятие добросовестности доказывается следующими аргументами.
Непредвиденные обстоятельства
Руководство ООО в рассматриваемом выше споре утверждало, что из ее электронной базы данных похитили все документы за 2008–2011 годы. Однако для суда эта причина оказалась неуважительной, потому что компания не обращалась в полицию и не пыталась найти похитителя. Поэтому, как только в компании обнаружена пропажа, необходимо написать заявление в полицию. Справка из следственных органов (в частности, постановление о возбуждении уголовного дела) убедит суд, что бумаги пропали по не зависящим от компании причинам. Если документы сгорели – нужно получить справку о пожаре в МЧС. Поручите юристам проверить, правильно ли описан факт происшествия в выданном документе. Так, в другом споре компания не смогла отстоять 70 млн рублей доначислений из-за ошибки в справке МЧС Там было указано, что в сгоревшем здании находится другая организация (постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № Ф09-9606/15).
В любом случае документ из госорганов должен содержать точные сведения о том, кто потерпевший, какие документы и за какой период пропали либо были утрачены. Здесь нужно точное описание. Наличие описи пропавшей документации будет положительным аргументом в защиту позиции фирмы.
Следует учитывать и отрицательную судебную практику, которая не принимает во внимание в качестве уважительной причины непредвиденные, форс-мажорные обстоятельства. Налогоплательщик должен обеспечивать сохранность документов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 октября 2012 г. № 15АП-10124/12 по делу № А32-970/2011). Поэтому подтвердить только наличие непредвиденных обстоятельств недостаточно для доказательства добросовестности.
Факт утраты
После исчезновения документов и получения справки компании нужно создать комиссию, которая установит причины утраты бумаг и зафиксирует их в акте об утрате.
Членами комиссии необходимо назначить заместителя директора, главного бухгалтера, начальника охраны и т. п. Комиссия должна составить акт, в котором следует подробно описать, когда и при каких обстоятельствах были утрачены бумаги.
Так, во время проверки налоговики не досчитались на сумму 3,5 млн рублей. Руководство предприятия пояснило, что бумаги утеряны в результате пожара. Ревизоры не поверили на слово и доначислили НДС. Однако в суде предприятию удалось отстоять свою позицию. Предприятие доказало, что архив уничтожен пожаром, а именно: был составлен акт о пожаре, который подтвердил, что здание, где расположена бухгалтерия и хранятся предприятия, уничтожено огнем, фирма подала соответствующее заявление в полицию о возбуждении уголовного дела по факту пожара, направлено письмо в инспекцию с уведомлением, что произошел пожар, и, наконец, представлена справка об утрате бумаг вследствие пожара с подписями генерального директора и главного бухгалтера (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22 декабря 2015 г. по делу № А60-10762/2015).
Попытка восстановить
Однако самого факта обращения в МВД, МЧС, получения справок недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы – попытки восстановления утраченных документов. Не редки случаи, когда по данному основанию у налогоплательщика нет никаких доказательств. Суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.
Так, в споре, приведенном в качестве примера в самом начале статьи, суды сослались на то, что компания не проводила сверки с контрагентами, не направляла им запросы на восстановление бумаг, не обосновала, каким образом «восстановлены» представленные счета-фактуры, не представила переписку с по восстановлению первичной документации, телеграммы, почтовые реестры, чеки и квитанции в качестве доказательства попыток восстановления утраченных документов.
Поэтому для доказательств необходимо руководствоваться следующими рекомендациями: назначьте ответственное лицо, которое будет взаимодействовать с контрагентами для изготовления дубликатов утерянных документов, а также сохраняйте копии отправленных запросов, переписку с контрагентами, почтовые квитанции об отправке писем.
Однако стоит помнить, что копии счетов-фактур должны быть заверены руководителем контрагента. Он должен поставить на них штамп «Копия верна», свою подпись и печать, дату заверки копии (см. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»).
Так, организация представила копии счетов-фактур в обоснование суммы НДС при расчетах за поставленные товары. Суд признал обоснованной позицию компании, сославшись на то, что у инспекции отсутствовали основания для отказа в применении по НДС. Ревизоры могли определить суммы вычета НДС по данным банковской выписки по расчетному счету, платежным поручениям, счетам на оплату и иным документам, представленным фирмой (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 26 марта 2012 г. № 10АП-778/12 по делу № А41-38116/10, Постановления Президиума ВАС РФ от 9 марта 2011 г. № 14473/10, от 19 июля 2011 г. № 1621/11).
Дополнительные действия
Что еще поможет компании доказать свою добросовестность? Вот несколько аргументов.
- Составить подробный расчет, из которого будет видно, что сумма вычетов НДС по утраченным документам соответствует оборотам по счетам, поступлениям денежных средств, суммам уплаченных налогов.
- При восстановлении утраченных документов контрагент не должен быть организацией, признанной ликвидированной, фирмой-однодневкой, подставной организацией, участником схем ухода от налогообложения.
- Отразить в бухгалтерской отчетности факт хищения / утраты ОС (оргтехники, серверов, электронных баз данных и т. п.).
- Заключить договор на восстановление электронных баз данных и представить его в качестве дополнительного аргумента, доказывающего намерения компании вернуть «первичку».
- Уточнить налоговую декларацию по факту реальной утраты финансово-хозяйственных документов и электронных баз данных (с изменением суммы расходов).
В.Ю. Никитина,
руководитель экспертного совета
Ассоциации развития бизнеса России
Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Кроме того, они используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Как должны храниться и уничтожаться документы, что делать при их утрате, мы рассмотрим в данной статье.
Электронные документы и ЭЦП
Сегодня электронные документы с электронной цифровой подписью (ЭЦП) достаточно широко применяются при сдаче отчетности через интернет в налоговые органы, индивидуальных сведений в ПФР и при работе с банками по операциям с расчетными счетами. Допустимо ли хранить первичные документы, бухгалтерские и налоговые регистры только в электронном виде и не иметь должным образом оформленной "бумажной" версии?
Минфин России не имеет ничего против ведения учета, а также хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде (письмо от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314). Однако он указывает, что при этом надо соблюдать порядок, установленный ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) и Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". В соответствии с ним первичные документы должны существовать на бумажном носителе либо в виде электронного документа, но обязательно заверенного электронными цифровыми подписями (ЭЦП). При хранении документов и регистров налогового учета также должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений (ст. 314 Налогового кодекса РФ).
Обеспечить ЭЦП всех работников, создающих документы, невозможно, поскольку первичный документ характеризуют прежде всего личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Полный переход на электронный документооборот возможен в будущем. Например, в следующем году планируется переход на электронные счета-фактуры. В остальных случаях без бумажных носителей не обойтись. Специалисты рекомендуют распечатывать первичные документы и регистры бухгалтерского и налогового учета хотя бы раз в конце года перед проведением инвентаризации, а также по мере смены ответственных лиц за их ведение. При этом следует контролировать полноту внесенной в них исполнителем информации, с тем чтобы из-за отсутствия персональной ответственности не было хищений материальных ценностей.
Хранение и уничтожение документов
Первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерская и налоговая отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за организацию хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Хранение документов регулируется Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", N 129-ФЗ, от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях", от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 50), от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ст. 89) и др. Кроме того, общий порядок хранения документов установлен разд. 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина России от 29.07.1983 N 105. Организация обязана хранить бухгалтерские документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (ст. 17 Закона N 129-ФЗ).
Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность таких документов, обеспечивающих расчет налогов, в течение четырех лет. Это объясняется тем, что в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).
Минимальный срок хранения книг покупок и продаж также составляет пять лет с последней записи (пп. 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). В некоторых случаях налоговое законодательство устанавливает более длительные сроки хранения документов. Например, если налогоплательщик убытки, полученные в текущем году, переносит на будущее по правилам п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ, то он обязан в течение всего срока переноса убытков (10 лет) хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка.
Сроки хранения кадровых, бухгалтерских и налоговых документов детально прописаны в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков их хранения, который утвержден Росархивом 06.10.2000. В документе установлены сроки хранения документов для тех организаций, которые сдают их в государственные архивы и хранят на местах. Срок хранения зависит от важности документов. Например, годовая бухгалтерская отчетность, годовые налоговые декларации, а также квартальные при отсутствии годовых деклараций (например, по НДС) хранятся не менее 10 лет. Для документов, связанных с расчетами по оплате труда работников, предусмотрен срок хранения 75 лет (лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости и т.п.). Это объясняется тем, что информация, содержащаяся в таких документах, используется при начислении пенсии. Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.
Если организация является акционерным обществом, то ряд документов ей следует хранить по месту нахождения исполнительного органа в течение сроков, которые установлены ФСФР в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. К таким документам относятся годовая бухгалтерская отчетность, протоколы и решения руководящих органов, уставные документы, списки аффилированных лиц и др. Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании или в специально оборудованном под архив помещении.
Часть документов временного хранения (сроком до 10 лет) по истечении срока может быть уничтожена, если:
1) в организации есть экспертная комиссия для проведения работы по отбору документов для дальнейшего хранения и уничтожения;
2) комиссия составляет акт о выделении документов с истекшим сроком хранения для уничтожения;
3) перечень документов к уничтожению согласован с местным архивом (в ситуации, когда документы данной организации подлежат сдаче в архив в обязательном порядке в силу закона);
4) проведена соответствующая внешняя ревизия или налоговая проверка;
5) документы передаются в соответствующие организации на утилизацию с составлением приемо-сдаточной накладной. При необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта об уничтожении документов.
Ответственность за утрату документов
Согласно ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Кроме того, в НК РФ установлена налоговая ответственность налогоплательщиков.
Налоговая. Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За него предусмотрен штраф в размере (ст. 120 НК РФ):
5000 руб. - если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;
15 000 руб. - если они совершены в течение более одного налогового периода;
10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. - если они повлекли занижение налоговой базы.
Кроме того, за каждый не представленный по требованию налогового органа документ может быть применен штраф 50 руб. за каждый документ (ст. 126 НК РФ).
Административная. Для должностных лиц нарушение сроков и порядка хранения документов влечет наложение административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф, предусмотренный ст. 13.20, 13.25, 19.4 и 19.5 КоАП РФ.
Уголовная. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом до 200 000 руб. или в размере заработной платы либо иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).
Восстановление документов
К сожалению, организации не застрахованы от возможной утраты первичных документов. Причины могут быть разными - пожар, затопление в результате повреждения коммунальных сетей, утрата и кража. Нужно ли восстанавливать документацию и как правильно это сделать?
Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четких правил по восстановлению первичных документов в случае их утраты. В письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 руководителю организации рекомендовано в случае пропажи или гибели первичных документов:
Назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105);
Предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.
В случае нанесения вреда имуществу при чрезвычайных ситуациях обязательно проводится инвентаризация (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). Комиссия должна документально оформить причину утраты путем составления соответствующего акта с приложением справок официальных органов. Факт кражи первичных документов подтверждается справкой из милиции (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 03.12.2008 N Ф08-7243/2008 и определение ВАС РФ от 06.04.2009 N 2624/07). При утрате документов во время пожара прилагают справку из отдела государственного пожарного надзора либо из МЧС (постановления ФАС Московского округа от 05.06.2008 N КА-А40/3721-08 и ФАС Поволжского округа от 02.10.2007 N А55-18216/2006-37). Затопление помещения подтверждается соответствующими коммунальными службами.
Комиссия также предпринимает меры для восстановления первичных документов. Если утрачены только сами первичные документы, а регистры бухгалтерского учета сохранились (например, в электронном виде), то можно запросить у контрагентов их копии. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам можно запросить у банков, а договоры, акты, накладные, счета-фактуры - у контрагентов, и т.д. Если адрес контрагента не известен (сделка с ним была единичной и сведения не сохранились), целесообразно обратиться в налоговые органы с письменным запросом о получении выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 438 "О Едином государственном реестре юридических лиц". При отсутствии информации о контрагенте или невозможности его определить организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.
При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии либо в органы статистики. Запрос лучше подавать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты документов. При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого организация должна обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации.
Собственные исходящие первичные документы и внутренние документы компания оформляет самостоятельно. Но даже здесь можно столкнуться со сложностями. Например, при восстановлении расходных кассовых ордеров или платежных ведомостей взамен утраченных гражданин, в свое время получивший денежные средства, может отказаться от повторной подписи либо будет невозможно найти гражданина.
Что делать, если по объективным причинам организация не сможет восстановить все утраченные первичные документы? Следует ли ставить налоговый орган в известность? По мнению ряда специалистов, ставить налоговую инспекцию в известность необязательно, тем более что это не поможет избежать возможной ответственности, а отсутствие первичных документов грозит штрафом в соответствии со ст. 120 НК РФ. В данном случае налогоплательщик может выбрать три варианта действий:
По возможности восстановить утраченные документы (хотя бы частично);
Произвести исправительные записи по не подтвержденным документально расходам и отразить исправления в уточненной декларации по налогу на прибыль за отчетный год, ведь не подтвержденные документально затраты в налоговом учете расходами не признаются;
Дать возможность представителям налогового органа в ходе проверки определить суммы, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющихся у налогоплательщика данных, а также данных об аналогичных налогоплательщиках (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).
Буквальное толкование подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ позволяет сделать вывод, что для применения расчетного пути не имеют значения причины непредставления документов. Поэтому любые обстоятельства будут основанием для обращения налогового органа к расчетному пути.
Судебно-арбитражная практика на этот счет противоречивая. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 07.02.2006 N КА-А40/421-06 судьи пришли к выводу, что расчетный способ можно применить в ситуации, когда налогоплательщик не в состоянии представить запрошенные документы в связи с пожаром или хищением. При этом в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 23.10.2006 N Ф04-5614/2006(27729-А27-35) арбитры указали, что расчетный способ применить нельзя, если налогоплательщик не может представить документы по не зависящим от него обстоятельствам (пожар). Подпункт 7 п. 1 ст. 31 НК РФ имеет общий характер и распространяется на все налогии всех налогоплательщиков. Рассмотрим арбитражную практику по данному вопросу детальнее.
Налог на прибыль
У налоговых органов часто возникает соблазн определить сумму налога на прибыль без учета расходов. Между тем расчетный путь предполагает, что налоговый орган обязан учитывать данные не только о доходах налогоплательщика, но и о расходах, т.к. объект налогообложения (прибыль) формируется при уменьшении доходов на сумму расходов (ст. 247 НК РФ).
Арбитры тоже считают, что доходов без расходов не бывает. Например, в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 21.11.2007 N Ф03-А73/07-2/4385 и определении ВАС РФ от 19.03.2008 N 3362/08 указано, что налог на прибыль нельзя исчислить только с сумм дохода от реализации, указанных налогоплательщиком в налоговых декларациях.
В постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 03.12.2008 N Ф08-7243/2008 (определение ВАС РФ от 06.04.2009 N 2624/07) арбитры указали, что налогоплательщик не может вести деятельность без соответствующих затрат. Аналогичное мнение выражено в постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 18.11.2008 N А82-2825/2008-27 (определение ВАС РФ от 13.03.2009 N ВАС-2710/09), Уральского округа от 12.03.2008 N Ф09-1403/08-С2 (определение ВАС РФ от 07.06.2008 N 8569/08).
НДС
В части определения НДС с выручки налоговые органы могут использовать банковские выписки о движении денежных средств по расчетному счету и данные о представленных налоговых декларациях, и их поддерживают арбитражные судьи (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.12.2008 N А56-43925/2007).
Однако есть судебные решения, в которых указано, что из содержания банковских выписок невозможно сделать достоверный вывод о том, какие из поступивших на банковский счет сумм являются объектом обложения НДС. Поэтому неправильно рассчитывать сумму налога только на основании банковских выписок без документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций (постановления ФАС Московского округа от 31.10.2008 N КА-А41/10190-08, Северо-Западного округа от 15.12.2008 N А56-1979/2008, от 30.10.2008 N А56-2606/2008, Западно-Сибирского округа от 07.04.2009 N Ф04- 888/2009(5125-А45-46) и от 08.04.2009 N Ф04-2126/2009(4288-А45-34)).
Перейдем к вычетам. В соответствии с п. 1 ст. 172 НК РФ к вычету принимается сумма налога, предъявленная налогоплательщику, т.е. сумма налога, указанная в счете-фактуре. Можно ли при отсутствии накладных и счетов-фактур применять для определения суммы вычетов расчетный метод, который предусмотрен п. 7 ст. 166 НК РФ?
Ряд федеральных судов во главе с ВАС РФ занимают позицию, согласно которой для определения суммы вычетов нельзя использовать расчетный метод, а следует иметь в наличии счета-фактуры. Данный подход использован в постановлении Президиума ВАС РФ от 30.10.2007 N 8686/07, а также в постановлениях ФАС Поволжского округа от 12.12.2008 N А57-1126/2007 (определение ВАС РФ от 13.01.2009 N ВАС-17190/08), от 13.05.2008 N А72-9671/06-14/346 (определение ВАС РФ от 21.08.2008 N 10014/08), от 07.11.2008 N А55-6951/08, Уральского округа от 04.09.2008 N Ф09-1397/08-С2 (определение ВАС РФ от 30.10.2008 N 14002/08), от 28.07.2008 N Ф09-1296/08- СЗ (определение ВАС РФ от 30.10.2008 N 13998/08), Западно-Сибирского округа от 02.03.2009 N Ф04-1250/2009(1614-А03-41), Волго-Вятского округа от 23.11.2007 N А43-35394/2006-14-244 (определение ВАС РФ от 18.03.2008 N 3106/08).
Однако существует и противоположная позиция. Некоторые суды считают, что право на уменьшение налоговой базы по НДС на сумму вычетов предусмотрено НК РФ, а база по НДС при отсутствии первичных документов определяется на основании данных об иных налогоплательщиках. Поэтому, по мнению судов, и вычеты могут исчисляться по аналогичным данным расчетным путем (постановления ФАС Поволжского округа от 23.01.2007 N А72- 4828/06-7/241, Восточно-Сибирского округа от 09.07.2008 N А33-3374/07-Ф02-3124/08, Дальневосточного округа от 25.08.2008 N Ф03-А73/08-2/3440, Уральского округа от 12.03.2008 N Ф09-1401/08-С2 (определение ВАС РФ от 01.08.2008 N 6814/08).
Обратите внимание, что налогоплательщик в арбитражном суде вправе представлять документы, которые являются основанием для получения налогового вычета, независимо от того, были ли они истребованы и исследованы ранее налоговым органом. Указанная позиция нашла отражение в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.02.2009 N А19-475/07-51- 04АП-1146/07(5)-Ф02-446/09, Московского округа от 26.03.2009 N КА-А40/2127-09, Поволжского округа от 17.03.2009 N А57- 22510/2007, Уральского округа от 25.02.2009 N Ф09-10209/08-С2 и Центрального округа от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8.
ЕСН и НДФЛ
В постановлении ФАС Поволжского округа от 22.05.2008 по делу N А65-5658/2006- СА1-29 судьи рассматривали спор индивидуального предпринимателя и налоговой инспекции. Речь шла о доначислении ЕСН и НДФЛ в связи с отсутствием документов, подтверждающих произведенные расходы, по причине их уничтожения в результате затопления помещения. Сославшись на постановление Президиума ВАС РФ от 25.05.2004 N 668/04, ФАС пришел к выводу: налоговый орган вправе применить расчетный метод при определении ЕСН (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). В части НДФЛ может быть применен расчетный метод либо предоставлен профессиональный вычет по установленному нормативу (п. 1 ст. 221 НК РФ).
К сожалению, иногда случается, что бухгалтерские документы теряются. Утрата бухгалтерских документов влечет за собой не только работу по их восстановлению, но и, если это случилось не по форс-мажорным обстоятельствам, ответственность руководителя и штраф.
Согласно пункту 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, при утрате документов директор должен создать комиссию по расследованию. Комиссия составляет акт, в котором перечисляются все пропавшие бумаги, и указывает причину их утраты.
Если в результате расследования выяснится, что документы пропали при форс-мажорных обстоятельствах, например, аварии, пожаре и т.п., то нужно иметь доказательство случившегося. Доказательством может служить справка из органов внутренних дел или, например, МЧС. Такая справка позволит организации в случае требования налоговыми органами документов получить отсрочку их представления (пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона № 212-ФЗ от 24.07.2009 г.).
Не лишним будет напомнить, что если произошла утрата бухгалтерских документов , то компания обязана провести инвентаризацию.
Ответственность за непредставление документации при ее исчезновении в результате обстоятельств непреодолимой силы организация нести не будет, но только при наличии доказательства, что данное обстоятельство свершилось по не зависящим от нее причинам.
Однако восстанавливать документы все же придется. И усилия, прикладываемые предприятием в этом направлении, могут служить аргументом в спорах с контролирующими органами. Более того, чиновники из Минфина России даже настаивают на необходимости восстановления утраты (письмо №03-02-07/1-288 от 11.08.2011 г.).
Восстанавливаем бухгалтерские документы.
Законом не установлены правила восстановления утраченной документации. И поэтому, если в новых документах будут содержаться неточности, это будет трактоваться в пользу организации. Судьи поддерживают эту точку зрения, например, в Постановлении ФАС Московского округа по делу № КА-А40/80-09 от 09.02.2009 года.
Если первичные документы были утрачены без уважительных причин, то восстановление их необходимо. Ведь при проведении налоговой проверки контролеры не смогут убедиться в точности расчетов налогов и будут обязаны привлечь фирму за непредставление документов.
В случае не подтверждения первичной документацией правомерности применения вычетов по НДС, обоснованности своих расходов для налогообложения прибыли, других налоговых расчетов, организации будет трудно оправдаться перед налоговыми органами, и контролеры будут вправе вычислить эти налоги расчетным путем, так указано в пп. 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ.
При рассмотрении таких дел суды обычно встают на сторону налоговых инспекторов, так что спорить с ними в такой ситуации сложно.
Какая ответственность?
Если при проведении проверки организация не представляет первичные документы, ссылаясь на то, что они потеряны, но уважительной причины утраты нет, то её могут привлечь к ответственности (статья 126 НК РФ). Штраф за каждый непредставленный документ – 200 рублей.
Так же за отсутствие документации по статье 120 НК РФ компания будет оштрафована на 10 000 рублей. Если же первички нет за несколько налоговых периодов, то штраф увеличится до 30 000 рублей.
Должностные лица фирмы даже могут быть привлечены к уголовной ответственности по ст. 199 УК РФ за утрату документов. Это произойдет, если сумма налога была не уплачена в особо крупном размере. Конечно, для этого суду надо будет доказать, что финансовые документы были уничтожены умышленно и таким образом предприятие пыталось уклониться от уплаты налогов.
Исходя из изложенного, организация, утратившая бухгалтерскую документацию должна как можно скорее восстановить учетные сведения, подлежащие хранению до истечения установленного законодательством срока.