Подписать файлы эцп контур. Электронная подпись контур
Электронная цифровая подпись широко используется в сфере документооборота и равносильна подписи юридического или физического лица. Эта технология позволяет заверять электронные документы и отправлять их через интернет. Цифровая подпись требует обязательной проверки. Как правильно проверить электронную подпись? Какими ресурсами воспользоваться, читайте в статье.
Зачем проверять электронную подпись
При получении любого документа, заверенного электронной цифровой подписью (ЭЦП), надо удостовериться в ее аутентичности. То есть сделать аналог графологической экспертизы. Сама электронная подпись выглядит, как изображение, набор цифр или не имеет визуального воплощения. При этом подпись может располагаться непосредственно в теле документа или во вложенном файле.
Причины для проверки электронной подписи:
- Идентификация подписывающего лица;
- Подтверждение подлинности документа;
- Уверенность в том, что лицо поставило ЭЦП не случайно;
- Использование данных о достоверности ЭЦП в случае отказа лица от подписи;
- Убедиться в том, что у ЭЦП не закончился срок действия.
Важно! ФЗ №63 «Об электронной подписи» заменил другой ФЗ №1 «Об электронной цифровой подписи». В новом законе используется понятие «электронная подпись», которое вытесняет старое – ЭЦП. На практике оба определения еще активно функционируют в сфере документооборота
Проверка сертификата
Владелец ЭЦП дополнительно получает сертификат ключа проверки (СКП). Он выдается на электронном или бумажном носителе сотрудниками удостоверяющего центра. Сертификат состоит из закрытого и открытого ключей, основных сведений о владельце. Подтверждение подлинности сертификата дает возможность узнать:
- Личные данные владельца (ФИО);
- Название удостоверяющего центра, который выдал ЭЦП;
- Актуальную информацию о компании (ИНН, адрес, организационно-правовую форму, наименование);
- Срок действия ЭЦП.
Проверка сертификата – дополнительный фактор защиты лица от недобросовестных партнеров. Эта процедура снижает риск стать жертвой одной из мошеннических схем, применяемых в интернете.
Важно! Отправка бухгалтерской отчетности в ИФНС, даже если она пересылается через интернет с помощью ЭЦП, требует потратить изрядное количество времени. Сконцентрироваться на развитии бизнеса, не отвлекаясь на бумажную работу, поможет сервис Главбух Ассистент. Оцените его преимущества - первый месяц бесплатно
Способы проверки электронной подписи
Чтобы исключить подделку и использование просроченных подписей для физических лиц создали несколько площадок онлайн-проверки ЭЦП. Существует три варианта, позволяющие удостовериться в подлинности подписи:
- специализированное программное обеспечение;
- сторонние веб-сервисы;
- плагины для Word, PDF, Excel.
Вариант первый
Способ оптимально подходит компаниям и физлицам, которые регулярно работают с ЭЦП. Преимущества такого вида идентификации – постоянный доступ функции проверки на компьютере и надежность. Программное обеспечение для проверки ЭЦП разрабатывается удостоверяющими центрами. Пробные версии этих программ находятся в свободном доступе на сайте разработчика. Они имеют функцию проверки квалифицированной и неквалифицированной ЭЦП. Самым востребованным криптографическим ПО считается:
- КриптоАПМ;
- КриптоПро ЭЦП;
- КриптоЛайн.
Принцип действия программ одинаковый: установка на компьютер - запуск - использование. Если установка ПО прошла успешно, приступают к проверке. Рассмотрим этот процесс на примере КриптоАПМ.
После запуска программы на компьютере отображается окно, в котором надо выбрать файл – проверить подпись.
Программа предложит выбрать файлы или папку, где содержится документация с ЭЦП.
Важно! Благодаря грамотно разработанному функционалу криптографических программ можно подтвердить ЭЦП и сертификат ключа проверки как одного документа, так и нескольких
Когда все файлы добавлены, они появляются в отдельном окне в виде списка. Его следует просмотреть еще раз и нажать «готово».
Время проведения операции зависит от количества и размера загруженных файлов. Через несколько секунд на экране появляется окно с результатами. На этом процесс проверки ЭЦП считается завершенным.
Вариант второй
Популярный способ проверки цифровой подписи - веб-сервисы, работающие в режиме онлайн. Плюсы такого метода заключаются в мобильности, возможности загрузки документов со смартфона. Ресурсы сервиса разрешают проверить любую ЭЦП, выданную сертифицированным удостоверяющим центром.
Первое место по популярности занимает портал госуслуг в старой версии. На сайте проверяются файлы, подписанные квалифицированными сертификатами. Они выдаются только аккредитованными в Минкомсвязи органами. Если ЭЦП недействительна, ее невозможно будет идентифицировать на портале.
Еще один сервис – Контур.Крипто, в функции которого входят проверка, создание, дешифровка и расшифровка документа. Особенность работы этого сервиса – возможность подтвердить ЭЦП только если она представлена отдельным файлом. После проверки выводиться протокол, где отображены данные об ЭЦП. Протокол можно сохранить на любой носитель информации и использовать. Если подпись определяется как не аутентичная, сервис покажет причину.
Алгоритм работы сервиса КриптоПро DSS схож с предыдущими. Отличия – наличие в функционале проверки, как отсоединенной, так и присоединенной подписей, поддержка форматов XML, PDF, Excel, Word.
Вариант третий
Проверка ЭЦП также осуществляется с помощью платных и бесплатных плагинов. Один из них - «КриптоПро Office Signature» работает совместно со средствами криптографической защиты. Перед установкой плагина определяется его соответствие операционной системе компьютера. После установки и выполнения настроек, в документах PDF, Excel, Word становится доступной функция подтверждения подписи.
Проверка ЭЦП в документах формата Excel и Word осуществляется так:
- Открывается документ, где содержится подпись;
- Мышь наводится на значок подписи;
- Щелкается правая кнопка мыши;
- В появившемся меню выбирается и нажимается раздел «Состав подписи».
По факту проверки в документе высветиться сообщение о подлинности или недействительности ЭЦП.
В документах PDF последовательность действий такая же. Разница состоит в названии значка. Она обозначается английским словом Signatures, а для проверки надо выбрать в меню пункт Validate Signature.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во
Для проверки подписи вам потребуется исходный документ и файл подписи. Контур.Крипто может проверить подпись, созданную с использованием сертификата любого удостоверяющего центра.
Примечание
В сервисе Контур.Крипто можно проверить только электронную подпись, хранящуюся в отдельном файле (отсоединённая подпись).
Примечание
Процесс проверки подписи
Результаты проверки
Результаты проверки подписи будут отражены в протоколе, который можно сохранить или распечатать. Проверка может иметь следующий статус:
Статус: Подпись подтверждена
Успешная проверка электронной подписи означает:
- Подпись соответствует исходному документу.
- Документ не модифицирован. После создания подписи в него не вносились никакие изменения.
- Сертификат не был отозван.
Статус: Подпись не подтверждена
Возможные причины, по которым электронная подпись не прошла проверку:
- Подпись не соответствует документу. Был выбран неправильный документ либо файл подписи был создан для другого документа. Необходимо проверить соответствие файлов, которые вы выбираете с диска. При необходимости запросите у автора правильные документы.
- Документ был модифицирован. После создания проверяемой подписи в документ были внесены изменения. Для устранения данной причины необходимо исключить возможность модификации исходного документа после создания подписи для него.
- Сертификат был отозван.
Статус: Подпись подтверждена, но на момент проверки срок действия сертификата истек
Сервис Контур.Крипто не может проверить, что на момент подписания файла сертификат отправителя был действующим. Поэтому автору документа необходимо продлить сертификат или получить новый и заново выслать подписанный документ.
Вопросы и ответы
Можно ли в Контур.Крипто проверить подпись, поставленную в Word?
Пока технические возможности сервиса позволяют проверить подпись, поставленную только в специальных программах, предназначенных для подписания документов и создающих подпись в отдельном файле.
Как госзаказчик сможет проверить подпись на котировочной заявке?
Если сертификат у автора подписи — действующий и изменений в документ он не вносил, но проверку подпись не проходит. Что делать в этом случае?
Проверка подписи важна, так как позволяет убедиться в правильности подписи и, соответственно, ее юридической значимости.
Самый простой вариант - воспользоваться одним из специальных онлайн сервисов. Их преимущества - мобильность и доступность: для проверки нужны только браузер и интернет, а документы можно проверить даже со смартфона.
Первый сервис:Портал Госуслуг
Это, наверное, самый популярный сервис. В нем можно проверить файлы как с отсоединенной подписью, так и с присоединенной. Есть возможность проверить отсоединенную подпись по значению хэш-функции.
Особенность проверки на Госуслугах - это то, что сайт проверяет подлинность документов, подписанных исключительно квалифицированными сертификатами. В случаях, когда сертификат подписи выдан неаккредитованным в Минкомсвязи удостоверяющим центром, подпись проверить будет невозможно.
Результат проверки отображается на отдельной странице. Мы можем увидеть общий статус проверки, статус сертфиката подписи, кому, кем и когда он был выдан.
Второй сервис: Контур.Крипто
Контур.Крипто от компании СКБ «Контур» дает возможность, помимо проверки электронной подписи, еще и подписать, зашифровать и расшифровать любой документ.
Все что нужно - это иметь сертификат выданный в УЦ «Контур» либо в любом другом аккредитованном удостоверяющем центре.
Особенность данного сервиса... в нем можно проверить только отсоединенную подпись, и при подписании, тоже будет создана отсоединенная подпись.
В результате проверки создается подробный протокол, который можно при желании скачать.
Третий: КриптоПро DSS
Онлайн сервис проверки электронной подписи, разработан компанией «КРИПТО-ПРО» . Называется КриптоПро DSS.
В нем есть возможность проверки присоединенной и отсоединенной подписи формата CMS, есть поддержка других форматов подписанных данных: а именно, проверка подписи в документах PDF, Word и Excel. И еще можно проверить подпись в XML документах - XMLDsig.
Результат проверки отображается на отдельной странице: информативно и понятно, но его нельзя скачать, только сохранить или распечатать всю страницу.
В статье описывается как подписать документы (pdf, word, excel, xml, архив) с помощью ЭЦП. Рассмотрим какое программное обеспечение необходимо, чтобы подписать документы с помощью ЭЦП, их плюсы и минусы.
Как подписать файл с помощью ЭЦП
Есть две программы с помощью которых можно подписать файл с помощью ЭЦП:
- ViPNet CryptoFile;
- КриптоАРМ.
ViPNet CryptoFile
С помощью этой программы можно подписать любой файл, например: doc, xls, jpg, xml, txt, подписать декларацию эцп, архив. После подписания файл будет с окончанием.sig
Плюсы: бесплатная требующая регистрации на сайте программа (ключ получите на электронную почту). Также есть возможность при подписании файла с ЭЦП использовать прикрепленную подпись к файлу, т.е. файл и ключ будет находиться в одном файле или отдельно от файла.
Минусы: при подписании можно добавить только одну электронную подпись;
Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню ViPNet CryptoFile -> Подписать.
КриптоАРМ
Минусы: платное программное обеспечение;
Плюсы: можно добавить множество ЭЦП подписей при подписывании файла.
Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню КриптоАРМ -> Подписать.
Как подписать pdf с помощью ЭЦП
Если Вам необходимо подписать документ например для налоговой, читайте инструкцию выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП», если же Вам необходима подпись с видимой частью в документе, то читайте инструкцию ниже.
Для того чтобы подписать pdf документ с помощью ЭЦП необходимо ПО .
Плюсы: Электронная подпись видна в документе.
Минусы: Стоимость программы (90 дней бесплатно.)
также, необходимо чтобы был установлен Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.
Прежде чем вставить электронную подпись в документе pdf, необходимо настроить Acrobat Reader DC для работы с программой КриптоПро PDF, для этого в Acrobat Reader DC нажимаем Ctrl+K или заходим в меню Редактирование -> Установки, в категориях выбираем Подписи -> где «Создание и оформление» нажимаем Подробнее см. рисунок:
В «Методе подписания по умолчанию» выбираем КриптоПро PDF как на рисунке:
Подписываем документ pdf с ЭЦП
Открываем документ pdf -> в правой панели нажимаем на заполнить и подписать
В верхней панели программы Acrobat Reader нажимаем на «Заполнить и подписать» -> «Дополнительные инструменты»
Необходимо выбрать инструмент Сертификаты для добавления на панель.
После нажатие на Сертификаты на панели появиться инструмент «Поставить цифровую подпись», нажимаем на нее, далее выделяем курсором участок где хотим поставить цифровую подпись, появиться окно с выбором сертификата.
Выберите сертификат -> ОК -> Подписать.
Цифровая подпись в pdf выглядет вот таким образом:
Наш документ pdf подписан, таким же способом можно поставить несколько подписей в одном файле pdf.
Как подписать документ Word с помощью ЭЦП
Если Вам необходимо подписать документ с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию ниже, если же Вам необходимо подписать документ word и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП».
Для того чтобы подписать документ Word с помощью ЭЦП нам необходима программа КриптоПро Office Signature.
— платное программное обеспечение, служит для подписания документов Wort, Excel.
После установки можно сразу приступить к подписанию документов Word ЭЦП, для этого открываем документ Word который необходимо подписать с ЭЦП -> меню Ставка -> в блоке Текст нажать на Строка подписи и выбрать Строка подписи (КРИПТО-ПРО).
Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.
После этого можно подписывать нажав на одну подпись, выбрать ЭЦП и подписать, далее такие же действия произвести и со второй подписью.
Подписанный ЭЦП документ word выглядит вот так:
Как подписать документ Excel с помощью ЭЦП
Не буду повторяться, для того чтобы подписать документ Excel c помощью ЭЦП, необходимо проделать все тоже самое что и для Word см, чуть выше.
Внимание : Если Вам необходимо подписать документ excel с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию дальше «Как подписать документ Word с помощью ЭЦП» , если же Вам необходимо подписать документ excel и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция в начале страницы «Как подписать файл с помощью ЭЦП».
Как подписать договор с помощью ЭЦП
В зависимости в каком формате создан договор, прочитайте выше статью Как подписать документ Word или PDF.
Как подписать доверенность с помощью ЭЦП
Прочитайте выше статью и выберите подходящий вариант как подписать доверенность с помощью ЭЦП.
Вопросы:
Разрешается ли редактирование файла подписанного ЭЦП
— Нет, после подписания файл отредактировать не получиться, например, если попытаться отредактировать текст подписанный в Word-е, то все подписи удаляются.
Как выглядит документ подписанный ЭЦП
— Все зависит каким методом вы подписывали документ. Если подписывали документ как в инструкции в начале, файл будет с расширение.sig. Также файл и ЭЦП может быть отдельным файлом, это зависит от метода подписания файла.
Если же вы подписывали документ pdf, word или excel с помощью специальных программ, то отличить их не предоставляется возможным. Необходимо открыть документ и уже внутри удостовериться, есть ли подпись или нет.
Чтобы быть успешным в бизнесе, предпринимателю нужно следить за веяниями времени и осваивать достижения прогресса. Один из «секретов», без которых не обойтись в современной коммерции, – как подписать документ электронной подписью. Умение пользоваться ЭЦП потребуется для удаленного представления отчетности в налоговые органы, подачи документов на участие в тендерах, создания отлаженного документооборота с покупателями и поставщиками, использования систем дистанционного банковского обслуживания.
Что такое ЭЦП?
С развитием современных технологий ЭЦП находит все большее применение. Это виртуальный аналог «физической» подписи гражданина или уполномоченного лица организации. Это способ заверить документ, придать ему юридическую силу. Как выглядит электронная подпись на документе? Возможно три варианта:
- набор цифр или буквенных обозначений, которые могут показаться случайными, но на самом деле созданы по специальному компьютерному алгоритму;
- графическая картинка, напоминающая штамп;
- отсутствие какого-либо обозначения: наличие подписи заметно при просмотре документа на компьютере, в поле «Состояние».
Зная, как выглядит ЭЦП на документе, мошенники могут подделать бумагу и представить заинтересованному лицу недействительные сведения, поэтому самыми надежными признаются невидимые подписи.
Чтобы стать обладателем ЭЦП, физическому или юридическому лицу нужно обратиться в один из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи и предоставить набор необходимых документов. Подписи создаются на платной основе. Готовая виза пригодна к использованию на протяжении 12-ти месяцев, затем нужно оформлять новую.
Методика заверения документов
Рассмотрим, как поставить электронную подпись на документ. Чтобы заверить отчет или иную бумагу электронной подписью, вам потребуется:
- окончательная редакция документа: после визирования внести в нее правки окажется невозможно;
- действующий сертификат квалифицированной ЭЦП;
- специальные программные средства (например, Крипто-Про).
ЭЦП аналогична «физической» визе. Ей можно заверить счета, акты, договоры и другие хозяйственные документы, заявления, подаваемые физлицами в государственные инстанции (налоговая инспекция, внебюджетные фонды, вузы и т.д.), комплекты бумаг для участия в тендерах и т.д.
Читайте также Потратить материнский капитал на покупку машины не разрешат
Как проставить ЭЦП?
Процесс подписи документов ЭЦП начинается с установки на компьютер программного обеспечения. Пользователю потребуется как минимум три утилиты:
- корневой сертификат;
- личный сертификат;
- КриптоПро, КриптоАРМ или другие программы.
Если вам необходимо завизировать документ в формате Word, нужно зайти в пункт меню «Файл», затем «Сведения», затем «Добавить ЭЦП». Если пользователь не видит последний пункт в открывшемся меню, значит, на компьютере отсутствует требуемое программное обеспечение.
Если меню открывается корректно, пользователю нужно выбрать визу из числа доступных, нажать на кнопку «Подписать». На этом процедура считается оконченной.
Произошедшее подписание документов ЭЦП отражается в свойствах файла. Система показывает, что он заверен электронно и является окончательным вариантом документа. Когда виза проставлена, внесение правок и коррективов запрещено: они автоматически сделают бумагу недействительной.
Важно! Если необходимость внесения правок все же возникла, нужно вначале удалить электронную подпись, произвести необходимые изменения в файле, а потом завизировать его повторно.Как заверить PDF при помощи электронной визы?
Процесс электронной подписи документов в PDF-формате аналогичен по последовательности шагов той методике, что используется для файлов Word. Единственное отличие – необходимость установки специальной программы – КриптоПро PDF. Проставленная при помощи нее виза имеет графическое изображение.
Важно! Программа платная, но ей можно пользоваться безвозмездно на протяжении 90 дней.Определим, как подписать документ ЭЦП. Действуем по следующему алгоритму:
- открываем PDF-файл;
- в меню «Инструменты» (располагается в верхней части окна) находим пункт «Сертификаты»;
- выбираем в раскрывшемся меню вариант «Проставить ЭЦП»;
- выбираем область документа, где будет находиться графическое изображение визы;
- жмем «Продолжить»;
- смотрим на изображение подписи, которое появится в окне, при отсутствии ошибок и нареканий нажимаем «Подписать».
На этом процесс визирования PDF-файла окончен. Теперь содержимое документа защищено от посторонних вмешательств и имеет юридическую силу.