Новые правила заполнения путевого листа. Путевой лист несет в себе несколько функций
Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.
ФАЙЛЫ
Роль документа
Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:
- его техническое состояние;
- пройденный километраж;
- часы работы водителя;
- совершенные переезды в течение смены;
- расход горюче-смазочных материалов и пр.
На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.
Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.
Что должен иметь при себе водитель
Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:
- водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
- бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
- сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
- если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
- путевой лист.
Кто заполняет бланк
Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).
ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.
Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.
Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.
В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).
Особенности документа
Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).
Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).
При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.
После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).
Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.
Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.
В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.
Образец заполнения путевого листа
Итак, в лист по порядку вписываются:
- дата его составления;
- название организации и ее адрес;
- код по ОКПО;
- марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
- государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
- данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.
Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:
- кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
- адрес подачи;
- время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
- подписи механика и водителя.
После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.
С правой стороны документа указываются:
- сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
- затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
- затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.
На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется
- адрес, с которого автомобиль выехал,
- место назначения,
- время выезда и возвращения,
- пройденный километраж,
- подпись водителя.
В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.
Можно ли обойтись без путевого листа
Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.
Сколько времени хранить документ
Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.
Каждая частная и государственная организация должна четко документировать всю свою деятельность. На этот счет разработано множество специальных бланков, форм и правил. При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них. Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс.
Несколько слов о ПЛ
Правила заполнения должны соблюдать любые предприятия, использующие в своей основной либо побочной деятельности транспортные средства. Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС. Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ. Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута.
С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период. В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности.
Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист - это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее. Правильное оформление подобных бумаг гарантирует компании отсутствие проблем с налоговыми службами в случае ежегодных отчетов и внезапных проверок.
Классификация
На сегодняшний момент существует несколько видов интересующего нас документа, применимые к любому известному транспорту. Исходя из этого, по назначению ПЛ можно классифицировать следующим образом:
- легковой транспорт;
- специальный транспорт;
- грузовое ТС;
- пассажирское такси;
- автобус.
Каждая форма имеет свое буквенно-цифровое обозначение. Например, правила заполнения путевого листа 4-С касаются грузового транспорта. В целом практически все бланки имеют идентичный порядок заполнения, однако, в зависимости от специализации ТС, он может иметь незначительные дополнения.
Индивидуальные бланки ПЛ
Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами. Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.
Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.
Срок действия документа
Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия. Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов. В особом случае в дополнительные графы должна быть внесена пометка. А вот у индивидуального бланка срок действия продлен до тридцати дней.
Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.
Обязательные графы
Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС. Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:
- Номер.
- Наименование.
- Период действия бланка.
- Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:
- Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;
- дата в формате числа, и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.
5. Подробное описание использующегося ТС:
- его тип;
- модель;
- модель прицепа и полуприцепа (когда их нет, то графа не заполняется);
- регистрационный номер ТС;
- начальный километраж и отметка о пройденных километрах после окончания рабочей смены;
- информация о выходе в рейс и окончании работы (дата и время).
6. Данные о владельце ТС.
Помимо перечисленных граф, любой предприниматель может добавить и необходимые для него реквизиты. Они могут раскрывать, к примеру, вид деятельности компании или любые другие данные на усмотрение руководства.
Путевые листы: образец, правила заполнения
Если вы планируете для своей работы использовать унифицированную форму, то наш образец поможет вам сориентироваться в заполнении документа. Имейте в виду, что он двусторонний. Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса.
В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут. В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо. К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы.
Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами. В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.
Пример заполнения
Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными. Ведь часто унифицированная форма пугает обилием граф и реквизитов. Итак, давайте рассмотрим лицевую сторону этого важного бланка.
В левой верхней части листа необходимо внести дату выхода в рейс, (именно так, как записано в учредительных документах), полные данные на водителя и автомобиль. Также указывается время выезда со стоянки и возвращения с маршрута, отмеченное диспетчером. Сюда же часто вносят информацию о медицинском осмотре шофера и данные о лице, ответственном за проведенные процедуры.
В правой части обычного бланка вписываются коды из учредительных документов организации, номер самого бланка (его устанавливают произвольно, но по порядку, отталкиваясь от прежнего), километраж, данные людей, проверивших техническое состояние ТС, и марку топлива. Также сюда вписывают выданное количество ГСМ, если это принято на предприятии.
В нижней части бланка подписи ставят лицо, отдающее исправный автомобиль, и водитель, принявший ТС.
Оборотная сторона заполняется ответственным лицом, принявшим авто после рейса. Здесь указывается маршрут, время в пути, пройденный километраж. Под этими данными ставится подпись водителя. Иногда бухгалтер либо руководитель организации в специальных графах рассчитывает заработную плату работника, но данные реквизиты не являются обязательными.
Правила заполнения путевых листов автобуса
Данный унифицированный документ идет под номером шесть, помимо уже описанных в предыдущем разделе обязательных граф, в нем добавлено еще несколько. Имейте в виду, что без них бланк не считается правильно заполненным, а, следовательно, не будет учитываться в налоговых органах.
В подобном путевом листе указываются данные о водителе и кондукторе. В графы вписываются фамилия и инициалы обоих людей, а также номера их удостоверений. В обязательном порядке указываются номера и названия маршрутов. Иногда в данные документы вносятся особые отметки или задания для водителя.
Так как автобус выходит на рейс в первую и вторую смену, то в путевом листе предусмотрены графы, заполняющиеся диспетчером по мере выезда и возвращения в гараж каждой смены.
Грузовые автомобили
В первую очередь необходимо учитывать, что для грузовых ТС создано три унифицированных бланка:
- Для сдельной работы. Такая форма используется при перевозках по сдельной форме, когда водитель имеет представление о расценках и может по окончании рабочей смены увидеть на оборотной стороне путевого листа свою заработную плату.
- С учетом повременных тарифов. В этом случае в документе указывается вид тарифа, а затем делается расчет заработной платы по итогам поездки.
- Междугородные перевозки. Подобная форма помечается специальной красной полосой и используется довольно редко. Чаще всего она применяется при работе с народнохозяйственными грузами.
Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля предусматривают множество граф и считаются самыми сложными. Неизменными являются следующие строки:
- колонна либо бригада;
- прицепы;
- сопровождающие лица;
- места приема и сдачи груза;
- характеристика груза;
- тоннаж груза;
- количество рейсов с заявленным грузом, которые составляют задание водителя;
Обычно оформлением подобных важных документов занимаются специально назначенные лица, в транспортных компаниях их содержание просто необходимо.
Нововведения в правила
В текущем году изменились правила заполнения путевого листа. Некоторые специалисты утверждают, что они даже упростили работу специалистам. А вот другие считают новые правила заполнения путевых листов более сложными, чем предыдущие. Как бы то ни было, но знать их должен каждый предприниматель, работающий с использованием разных транспортных средств.
Ранее те, кто выпускали автомобили на маршрут, должны были обязательно проставлять на документе круглую печать предприятия. Сейчас это считается необязательным, но данные компании и владельца авто обязательно должны быть внесены в графы. Без них бланк не имеет юридической силы.
В правилах, действующих с двадцать шестого февраля текущего года, указано, что в обязательном порядке в путевой лист вносятся сведения о техническом осмотре автомобиля за подписью ответственного лица. Эти данные заполняются для всех типов ТС.
Ошибки в заполнении ПЛ: к чему они могут привести
Не стоит недооценивать важность правильного заполнения данных документов. К примеру, известны случаи, когда ИП вели судебные тяжбы с налоговыми органами из-за отказа в вычете НДФЛ. Федеральная налоговая служба заявила, что истец использовал авто в личных целях, ведь путевые листы были заполнены неверно, а следовательно, не могли рассматриваться в деле.
Также распространены и другие случаи, на которые мы не станем распространяться, где роковыми стали именно обидные и банальные ошибки в документах. Поэтому настоятельно советуем внимательнее относиться к ведению документации и использовать специальный журнал. О нем мы расскажем в следующем разделе статьи.
Ведение журнала путевых листов
Если вы работаете с ТС, то в день выдаете и принимаете огромное количество путевых листов. Их движение должно четко отслеживаться в журнале, ведением которого обычно занимается ответственное за выпуск авто лицо.
Данный документ состоит из текстовой и табличной части. Правила заполнения журнала путевых листов довольно понятны, но ими не стоит пренебрегать. Это может дорого стоить и нерадивому сотруднику и предприятию.
На титульном листе всегда заполняется полное название предприятия и код ОКПО, также указывается временной промежуток, когда журнал будет использоваться. Табличная часть содержит следующие ячейки:
- номер и дата выдачи ПЛ;
- информация о сотруднике, управляющем транспортным средством, и его табельный номер;
- номер ТС, присвоенный в гараже;
- подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.
Не стоит забывать, что журнал должен иметь сквозную нумерацию и учитывать абсолютно все выданные путевые листы за указанный в титуле период. После заполнения документ проштамповывается руководителем, он же ставит свою подпись. далее ответственный сотрудник прошивает журнал и сдает его на хранение.
Ответственный работник назначается только руководителем компании. Это можно сделать приказом либо прописать данный нюанс в трудовом договоре. Имейте в виду, что полномочия всегда можно переложить на другого работника очередным приказом по организации.
Также данные обязанности могут быть переданы сторонней организации, предоставляющей подобные услуги по договору.
Вместо заключения
Мы постарались собрать для вас самую актуальную информацию по заявленной теме, которая будет полезна новичкам и профессионалам. Надеемся, что после прочтения статьи у вас не останется неотвеченных вопросов по заполнению ПЛ.
Путевой Лист автомобиля
Путевые листы
Изменения в путевых листах вступили в силу в декабре 2017 (приказ Минтранса России от 07.11.2017 № 476).
В путевой лист с 2018 года теперь обязательно вносится ОГРН и данные о предрейсовом техосмотре.
Отменена круглая печать на бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.
Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:
Наименование документа, номер и дата его выдачи (при проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию);
Срок действия путевого листа (максимальный период — один месяц);
Информация о собственнике автомобиля с обязательным указанием ОГРН;
Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения);
Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка);
Данные спидометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж;
Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку;
Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время;
Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя;
Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр;
Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).
Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения или уполномоченные руководителем лица.
Если компания использует печать, то путевой лист скрепляется печатью.
Путевой лист составляется в одном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу для подписи.
Путевой лист 2018 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Он нужен водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования автомобиля, перевозки пассажиров или груза.
Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).
Правила заполнения путевого листа
Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2018 года.
Вид ТС |
Путевой лист, бланк |
Особенности в заполнении |
|
Форма |
ОКУД |
||
Легковые автомобили |
Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов. |
||
Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям |
Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую. |
||
Грузовые машины с повременной оплатой водителям |
Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день. |
||
Спецмашины |
Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги. |
||
Такси легковое |
Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу. |
||
Автобусы для общественного и иного пользования |
№ 6-СПЕЦ |
Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна. |
Путевой лист необходим, чтобы:
Списать компенсацию за использование личного имущества, если сотрудник ездит на своей машине по делам компании;
Подтвердить реальность сделки по перевозке грузов .
Как часто оформлять путевые листы
Периодичность составления путевых листов зависит от того считается компания автотранспортным предприятием или нет.
Автотранспортные компании оформляют путевые листы ежедневно и они действительны в течение одного дня (смены).
На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках . Тогда водитель сам записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат.
Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ и как минимум один раз в месяц.
Форма путевого листа
Если компания не автотранспортное предприятие, то она может оформить путевые листы по унифицированной форме или по самостоятельно разработанной форме.
Путевые листы оформляются независимо от того свой автомобиль или арендованный .
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.
Если унифицированные образцы путевых листов не подходят компании (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), то она может сама разработать бланк.
Собственный бланк должен соответствовать требованиям законодательства к первичным документам (ч. 2 ст. 9 ФЗ от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Применение собственных путевых листов фиксируется в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Заполнение Путевых Листов
При выезде автомобиля и после возвращения в гараж, путевой лист проверяет механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию. Он смотрит показания спидометра, расход топлива и т. д., заверяет его подписью или штампом.
В данной статье подробно рассмотрим как необходимо заполнять Путевой лист легкового автомобиля (форма №3) .
!!! ВНИМАНИЕ!!! В случае неправильного заполнения путевых листов затраты организации на приобретение ГСМ могут быть не признаны при проведении налоговой проверки. Вступление
До сих пор документом, которым следовало руководствоваться при оформлении путевых листов, служило Постановление Госкомстата России №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее Постановление Госкомстата от 28.11.78 №78). Правда, распространяется это постановление только на юридические лица.
Всего, для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность, связанную с эксплуатацией строительных машин или автомобильного транспорта утверждено восемь унифицированных форм путевых листов.
По учету работы строительных машин и механизмов:
- путевой лист строительной машины (форма №ЭСМ-2).
По учету работ в автомобильном транспорте:
- путевой лист легкового автомобиля (форма №3);
- путевой лист специального автомобиля (форма №3спец);
- путевой лист легкового такси (форма №4);
- путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С);
- путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);
- путевой лист автобуса (форма №6);
- путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6 спец).
Поэтому позднее был выпущен Приказ Минтранса России №68, действовавший в отношении индивидуальных предпринимателей. Формы путевых листов, приведенные в нем, отличались от установленных Госкомстатом для юридических лиц.
Для индивидуальных предпринимателей были утверждены следующие формы путевых листов:- путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПГ-1);
- путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя (форма №ПА-1);
- путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПЛ-1).
Однако этот документ утратил силу согласно п.2 Приказа Минтранса России №152.
Приказ Минтранса России №152
устанавливает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, но приведенные в нем правила распространяются как на юридические лица, так и на индивидуальных предпринимателей.
Теперь в самостоятельно разработанной форме должны присутствовать следующие реквизиты, предусмотренные
Приказом Минтранса России №152:
- наименование и номер;
- срок действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Кроме того, в путевом листе должны фиксироваться дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России №78, ни Приказ Минтранса России №68 . Юридическим лицам необходимо рядом с подписью медицинского работника указать время проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.
Заполнение лицевой стороны
Для наглядности, заполнять путевой лист будем следующими данными:
Данные для заполнения
Организация:
ООО «Автолидер»
Автомобиль:
ГАЗ 3110
Гос. номер:
у082ее01
Водитель:
Иванов Александр Романович
Механик:
Васильев Сергей Николаевич
Диспетчер:
Солдатов Андрей Васильевич
Остаток топлива перед выездом:
10 л.
Пробег за время действия путевого листа:
163 км.
Заправка топлива за время действия путевого листа:
40 л.
Поля лицевой стороны:
Номер документа
– это один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Нумерация документов разрабатывается организацией (например: 0000026, или ПЛ00037)и не должна повторяться.
Серия
– указывается в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.
Дата
– это тоже один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить.
Допускается выдача любого путевого листа на день или срок, не превышающий одного месяца
. Если путевой лист выписывается на несколько дней, тогда необходимо вписать период (например: 17-24.10.2011).
Организация
– заполняется наименование, адрес, телефоны организации в чьем распоряжении находится автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»).
Код ОКПО
– заполняется код (Общероссийского классификатора предприятий и организаций) присвоенный организации.
Марка автомобиля
– заполняется марка автомобиля (в нашем примере ГАЗ 3110). Если автомобиль находится в аренде, тогда желательно указать договор аренды (номер, дата и собственника автомобиля), (например: по договору аренды № 256-А от 15.03.2009г с ООО «Автолидер»).
Государственный номерной знак
– гос. номер автомобиля (в нашем примере у082ее01).
Гаражный номер
– заполняется в том случае если в организации на балансе несколько машин. При этом вместо гаражного номера можно записать инвентарный номер автомобиля как основного средства.
Водитель
– ФИО водителя (в нашем примере Иванов А. Р.).
Табельный номер
– табельный номер сотрудника, присвоенный ему в организации.
Удостоверение №
- номер водительского удостоверения водителя.
Класс
– класс водителя.
Лицензионная карточка, вид, серия
– в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более 8 человек. Поэтому в Путевом листе легкового автомобиля (форма №3) эти поля не заполняются.
В распоряжение
– в чье распоряжение представляется автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»).
Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица. Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (в нашем примере ООО «Автолидер»
), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе «Подпись лица, пользовавшегося автомобилем».
Адрес подачи
– адрес, куда должен прибыть автомобиль для дальнейшей работы.
Время выезда из гаража
– заполняется время выезда из гаража. Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.
Диспетчер-нарядчик
– подпись и ФИО диспетчера выдающего задание водителю (в нашем примере Солдатов А. В.).
Механик
– подпись и ФИО механика выпускающего автомобиль на линию(в нашем примере Васильев С. Н.).Перед выходом на линию автомобиль должен пройти проверку основных агрегатов на работоспособность. Данную проверку должен проводить механик. Если все агрегаты работают нормально, он подписывает путевой лист.
В свою очередь водитель расписывается в том, что принял автомобиль в исправном состоянии.
Время возвращения в гараж
- заполняется время возвращения в гараж. Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.
Диспетчер-нарядчик
– подпись и ФИО диспетчера подтверждающего своей подписью время прибытия в гараж. Так же диспетчер делает необходимые отметки (опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочее), (в нашем примере Солдатов А. В.).
Автомобиль сдал водитель
– подпись и ФИО водителя в том, что он автомобиль сдал.
В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:
Марка горючего – заполняется марка топлива которым заправляется автомобиль.Выдано по заправочному листу – должно указываться количество горючего, выданного в самой организации (если у нее есть запасы топлива или своя заправочная станция). Но на практике, как правило, заносят данные о заправке на сторонних АЗС.
Остаток горючего при выезде – количество горючего находящееся в баке автомобиля перед выходом на линию.
Остаток горючего при возвращении – количество горючего находящееся в баке автомобиля после возвращения в гараж.
Расход по норме – количество топлива расходуемое данным транспортным средством на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации). Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.).
Расход по норме рассчитывается по следующей формуле:
Расход по норме = Пробег х Норма расхода топлива / 100 .
Расход по факту – количество топлива потраченного за время работы по путевому листу и рассчитывается следующим образом:
Расход по факту = количество горючего перед выездом + количество заправленного горючего - количество горючего при возвращении .
Показание спидометра при возвращении в гараж – показание спидометра при возвращении.
Механик фиксирует и подтверждает подписью время возвращения, показания спидометра и движение горючего.
Экономия - Если расход топлива по факту меньше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.
Перерасход - Если расход топлива по факту больше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.
Мед. сестра – подпись и ФИО медицинского работника допускающего водителя в рейс.
Под подписью медицинского работника ставится печать организации.
Заполнение оборотной стороны
Следует отметить, что как в унифицированной форме, так и в самостоятельно разработанной форме путевого листа информация о конкретном месте следования автомобиля является обязательной. В противном случае, путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не является подтверждением произведенных налогоплательщиком расходов на приобретение ГСМ.
Поля оборотной стороны:
Номер по порядку
–
Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером.
Код заказчика
–
Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов в этом графе отражается их код.
Однако, если путевой лист выписан на несколько рабочих дней, в данной графе целесообразно заносить даты поездок.
Место отправления
– Адрес места откуда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию из которой данная машина отправлялась.
Место назначения
– Адрес места куда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию в которую данная машина отправлялась.
Время выезда
- Время выезда из места отправления. Если путевой лист выписывается на один день, тогда можно указывать только время выезда из гаража (стоянки). Если же он выписан более чем на одни сутки, тогда желательно указывать время каждой поездки.
Время возвращения
- Время приезда к месту назначения. Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки, то желательно указывать время каждой поездки.
Пройдено
- Вводятся данные о пройденном расстоянии (причем, целесообразно указывать по каждой поездке).
Подпись лица пользовавшегося автомобилем
- В этой графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем.
Правила заполнения путевых листов в 2018 году изменились. В 2017 году в порядок оформления документа вносились изменения, в результате которых были добавлены новые реквизиты.
Таким образом, если организация применяет в своей деятельности унифицированные формы этих документов, то ей нужно будет внести соответствующие корректировки в бланк путевого листа 2019 года.
Все подробности о видах путевых листов, внесенных изменениях и о порядке заполнения документа, читайте в этой публикации. В нижней части страницы можно скачать бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 года и образец заполнения.
Необходимость путевых листов
Индивидуальным предпринимателям и организациям путевые листы необходимы для следующих целей:
- учета расходов топлива (бензина) и ГСМ;
- учета общих затрат на транспортные средства;
- начисления амортизации на транспортные средства;
- организации (контроля) движения автотранспорта;
- расчета зарплаты водителям.
Вне зависимости от того, находится ли транспортное средство в аренде или в собственности компании, на него необходимо оформить путевой лист, относящийся к первичной документации.
Виды путевых листов
Бланки путевого листа отличаются в зависимости от видов используемого для перевозок транспорта. Формы документа различны порядком заполнения и содержанием.
Предлагаем вам ознакомиться с унифицированными формами документа в виде таблицы, при помощи которой вы сможете определиться с наиболее подходящей формой документа для вашего предприятия:
Название формы |
Дата утверждения |
Назначение |
Особенности |
||
Путевые листы легковых автомобилей в 2019 году |
|||||
ОКУД 0345001 Форма 3 |
Обоснование расходов на топливо и ГСМ |
||||
Форма ПЛ-1 «Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя» |
Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 №68 (редакция22.09.2003) |
Предназначена для ИП |
Может применяться в добровольном порядке |
||
ОКУД 6002208 Форма 16 «Путевой лист легкового автомобиля» |
Обоснование расходов на топливо и ГСМ в первичном учете |
||||
ОКУД 6002209 Форма 16а |
Приказ Министра обороны РФ от 28.03.2008 №139 |
Применяется с целью учета работы ТС |
Применяется военными структурами |
||
ОКУД 0345003 Форма 4 «Путевой лист легкового такси» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Используется как первичный документ организациями, имеющими таксопарк для начисления заработка водителям такси |
Выдается диспетчером ежедневно под роспись водителя |
||
Путевые листы грузовых автомобилей 2019 года и специальных автомобилей |
|||||
ОКУД 0345002 Форма 3 спец «Путевой лист специального автомобиля» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Для работы специального автомобиля (например, автокраны, уборочные машины и т. д.), и правильного начисления зарплаты водителю ТС |
Составляется на 1 день (смену) на выполнение задания у 1-2 заказчиков |
||
Форма 4-М |
Инструкция Минфина СССР №156 от 30.11.1983 |
Для перевозки разных грузов в междугороднем формате (в течение долгого периода времени) |
В путевом листе есть отрывной талон для заказчика груза |
||
ОКУД 0345004 Форма 4-С «Путевой лист грузового автомобиля» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Позволяет вести всесторонний учет перевозки грузов (товаров) таким видом транспорта и предназначается для сдельных перевозок |
Составляется на 1 день и имеет отрывную часть (талон) |
||
ОКУД 0345005 Форма 4-С «Путевой лист грузового автомобиля» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Используется при оплате работы грузового автомобиля по повременному тарифу |
Нужно прикладывать товарно-транспортные накладные, если перевозятся материальные ценности |
||
Форма ПГ-1 «Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя» |
Предназначена для ИП в качестве основания для начисления зарплаты водителю и перевозки груза, а также для расчетов с заказчиками за транспортируемые грузы и для списания затрат на топливо и ГСМ |
Составляется на срок от 1 дня |
|||
Форма 412-АПК «Путевой лист трактора» |
Приказ Минсельхоза РФ от 16.05.2003 №750 |
Применяется для учета работ, выполненных трактористами на транспортных работах |
Не допускается выпуск трактора на транспортные работы из гаража без наличия путевого листа |
||
Путевые листы для автобусов |
|||||
ОКУД 0345006 Форма 6 «Путевой лист автобуса» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Первичный документ учета работы автобуса как на городских маршрутах, так и в пригороде. Документ является базой для начисления зарплаты водителю автобуса. |
В документе указывают общие сведения об автобусе, расходе топлива и о задании, которое было получено водителем. |
||
Форма ПА-1 «Путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя» |
Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 №68 (редакция от 22.09.2003) |
Первичный документ учета работы автобуса ИП. Документ является базой для начисления зарплаты водителю автобуса. |
ПА-1 уже не является обязательной к применению, допускается разработка собственных форм документа индивидуальным предпринимателем |
||
ОКУД 0345007 Форма 6 спец «Путевой лист автобуса необщего пользования» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Применяется для автобусов необщего пользования (например, для доставки сотрудников на работу или в целях других нерегулярных перевозок) |
В путевом листе есть отрывной талон для заказчика |
Кроме путевых листов в документообороте организаций и ИП, использующих автотранспорт или оказывающих услуги грузоперевозок, должны присутствовать такие учетные документы как:
1. Журнал регистрации путевых листов ИП (форма документа утверждена Приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 (в редакции от 22.09.2003)).
2. Товарно-транспортные накладные (по форме Т-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).
3. Журнал учета движения путевых листов (по форме 8, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).
Руководитель организации должен издать приказ о назначении ответственного за оформление путевых листов и ведение Журнала регистрации путевых листов. Журнал заполняется в хронологическом порядке.
Когда вы определились, какой именно бланк путевого листа следует использовать для нужд предприятия, не забудьте утвердить этот документ в учетной политике. Это необходимо сделать и в том случае если вы переходите на применение другой формы путевого листа.
Отметим, что организация или ИП имеют право применять собственно разработанные формы документа, но при этом важно, чтобы в нем присутствовали все обязательные реквизиты, установленные российским законодательством.
Бланк путевого листа 2019 года: обязательные реквизиты
Приказом №17 от 18.01.2017 и Приказом №476 от 07.11.2017 года Министерство транспорта внесло изменения в реквизиты путевого листа. Теперь документ должен содержать 14 обязательных реквизитов, а именно:
1. Название - ПУТЕВОЙ ЛИСТ.
2. Номер документа.
3. Период действия.
4. Сведения о владельце транспортного средства.
5. Тип и модель транспортного средства.
6. Государственный регистрационный знак автомобиля.
7. При выезде из гаража (заезде в гараж) указывают показания одометра.
8. Время часы, минуты и дата выезда и заезда в гараж.
9. Подпись, также фамилия, имя и отчество работника, который указывает дату, время и показания одометра в путевом листе.
10. Фамилия, имя и отчество водителя транспортного средства.
11. Время и дата медицинского осмотра водителя автомобиля перед и после рейса.
12. Фамилия, имя и отчество медицинского работника, который проводил медосмотр, его подпись и штамп.
13. Отметка об осмотре технического состояния транспортного средства с указанием времени и даты.
14. Фамилия, имя и отчество, а также подпись контролера технического состояния автомобиля.
Если вы применяете форму путевого листа, разработанную самостоятельно, то обязательно проверьте наличие всех реквизитов в документе, которые требуются в 2019 году.
Правила заполнения путевого листа в 2018 году с учетом изменений
Документ оформляется в единственном экземпляре. Путевой лист выдается на руки водителю (под роспись). Затем он должен быть возвращен должностному лицу под роспись, после чего документ считается закрытым. Далее путевка поступает в бухгалтерию.
Отметка механика проверке транспортного средства перед выездом
В связи с изменениями, внесенными в порядок оформления путевого листа, в 2019 году организации должны включать в документ отчет механика о проверке транспортного средства перед выездом. Норма касается не только легковых, но и грузовых автомобилей.
В путевом листе должна стоять пометка механика или мастера о проверке автомобиля. Осмотр транспортного средства перед рейсом должен осуществляться специалистом, имеющим аттестацию в транспортной инспекции.
Отметка механика может быть следующего содержания:
- «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен».
- Или «Прошел предрейсовый контроль технического состояния».
Какой вид будет иметь отметка в путевом листе - компания должна решить самостоятельно. Допускается вариант пометки по аналогии с отметкой медика в виде штампа. Самое главное - чтобы она включала время и дату проведения проверки, а также ФИО специалиста, проводившего техосмотр и его подпись.
Отметки медика и механика в путевом листе действуют в течение времени рейса.
Если у организации нет механика, то техосмотр транспортного средства можно пройти в сертифицированном техническом центре и получить необходимую отметку от специалиста.
Печать теперь ставить необязательно
В соответствии с изменениями в отношении оформления путевого листа в 2019 году, печать на документе не является обязательным реквизитом. Об этом говорится в пункте 1 приказа Министерства транспорта №17 от 18 января 2017 года.
Таким образом, если не поставить печать на документе, то это не будет считаться ошибкой. К тому же многие организации вправе работать без печати. В любом случае даже при отсутствии печати, документ будет считаться действительным при включении в путевой лист всех необходимых по законодательству реквизитов (№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 года, статья 9).
Указание точной даты и времени в путевом листе
Начиная с 15 декабря 2017 года, в соответствии с приказом Минтранса № 476 от 07 ноября 2017 года, в путевой лист в состав данных об автомобиле нужно включить:
- дату предрейсового контроля транспортного средства - число, месяц и год;
- точное время - часы и минуты.
Контроль обязаны проходить организации, которые занимаются транспортировкой грузов или пассажиров.
Дополнительные данные об организациях и индивидуальных предпринимателях
В 2019 году организации и ИП должны будут указывать в путевом листе некоторые дополнительные сведения о себе, а именно:
- для организаций - ОГРН;
- для ИП - ОГРИП.
До этого такие данные не включались в документ.
Путевку можно выписать на такие периоды:
- на один рабочий день;
- на один месяц;
- на один рейс.
Путевой лист оформляют диспетчеры или работники, которые ответственны за выпуск в рейс автомобилей.
Хранение и ответственность
Закрытые путевые листы следует не менее пяти лет (на основании Приказа Минтранса РФ №152 от 18.09. 2008 года). Ответственность за хранение документа несет:
- руководитель фирмы;
- должностные лица (отвечающие за эксплуатацию автомобиля).
Проверкой путевых листов могут заняться:
- ГИБДД;
При отсутствии путевого листа может быть наложен штраф по статье 12.13 КоАП: по 200 рублей за каждый неоформленный путевой лист.