Документооборот в органах пенсионного обеспечения. Организация документооборота в управлении пенсионного фонда российской федерации в г
Появилась новая глава в Налоговом кодексе?
Да. В связи с принятием Федерального закона от «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с передачей налоговым органам полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхования» на ФНС России возложены функции по администрированию страховых взносов.А что с отчетами и взносы за истекший налоговый период?
Отчетность за 2016 год компании должны сдать по формам, которые действуют сейчас, и в те же сроки. А первый отчет по взносам в ФНС предстоит сдать за 1 квартал 2017 года.Уточненные расчеты за периоды до 1 января 2017 года тоже будут принимать фонды и по старым формам. А уточненные расчеты за период, начиная с 1 квартала следующего года, надо будет представлять в налоговую.
Что касается уплаты взносов, то переплату по состоянию на 1 января 2017 года будут возвращать еще фонды, а недоимку на эту дату взыщут уже налоговые инспекции. Недоимку, в том числе пени и штрафы, по состоянию на 1 января удержать которые невозможно, налоговики признают безнадежной и спишут (). Обратите внимание, что взносы за декабрь нужно будет платить в январе в налоговую инспекцию по новым КБК. находится на регистрации в Минюсте. Коды для разных фондов будут отличаться. Предприниматели обязаны перечислить фиксированные взносы за 2016 год не позднее 9 января 2017 года. Срок передвигается с 31 декабря из-за праздников. Если перечислить последний платеж за 2016 год до 1 января 2017 года, то деньги нужно отправлять по старым реквизитам на КБК для взносов в фонды. После 1 января на эти коды ничего отправить не получится, банк не примет платеж. Даже если деньги уйдут, платеж попадет в невыясненные, и их можно будет только вернуть.
А что с отчетностью с января 2017 года? Ее станет меньше?
Несмотря на то, что старые формы по взносам 4-ФСС и РСВ-1 будут отменены, отчетности по страховым взносам в 2017 году меньше не станет. С 2017 года вводится новый расчет по страховым взносам в налоговуюЭто ежеквартальный отчет по начисленным и уплаченным взносам в ПФР, ФФОМС и ФСС (ст. 423 НК РФ). Его нужно представлять в налоговую инспекцию по месту учета. В новом расчете обновлен состав показателей, идентифицирующих работника и работодателя, а также сокращены лишние и дублирующие показатели. Отчет по страховым взносам в 2017 году в налоговую надо будет сдавать один раз в квартал — не позднее 30-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 7 ст. 431 НК РФ). Отдельных сроков для отчетов на бумаге и в электронном виде не будет. Правда, как и сейчас, при среднесписочной численности 25 человек и менее можно будет представлять расчет на бумаге, а с численностью более 25 человек — только посредством электронного документооборота (п. 10 ст. 431 НК РФ).
В новом году ставка по страховым взносам будет сохранена и составит 30%. Пониженные и дополнительные тарифы тоже останутся без изменений. Для ФСС в 2017 году будет действовать лимит в 755 тыс. рублей. В пределах этой суммы взносы начисляют по ставке 2,9%, а сверх — не уплачивают. Для ПФР лимит в 2017 году составит 876 тыс. рублей. В пределах этой суммы на работника взносы начисляют по тарифу 22%, а сверх — по ставке 10%. Предельные базы будут ежегодно пересматривать.
Срок уплаты страховых взносов останется прежним. Как и сейчас, их надо будет перечислять не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который они начислены. Перечислить взносы надо будет в налоговую, в которой компания зарегистрирована или по месту нахождения обособленных подразделений, которые начисляют выплаты в пользу сотрудников, либо по месту жительства физического лица, производящего выплаты.
А отчетность по страховым взносам в ПФР исчезнет?
Нет, не исчезнет. В ведении ПФР останутся вопросы назначения и выплаты пенсий. То есть контролировать достоверность сведений о заработке будут налоговики, а достоверность сведений о стаже — сотрудники ПФР.В Пенсионный фонд компании будут сдавать два расчета: Форму СЗВ-М (ежемесячные сведения о застрахованных лицах) и новый отчет о стаже каждого сотрудника компании, на вознаграждения которым начисляются страховые взносы. Форма СЗВ-М останется. Ее компании и ИП должны будут сдавать в том же порядке, что и сейчас. Сдвинутся только сроки сдачи сведений — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, а не до 10-го, как сейчас (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27 ФЗ). Отчет в ПФР о стаже работников должен стать ежегодным и подавать его нужно будет не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (подп. 10 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
А отчетность по страховым взносам в ФСС?
Тоже нет. За ФСС останутся вопросы администрирования взносов на страхование от несчастных случаев и травматизм. Фонд продолжит проверять, корректно ли рассчитаны и перечислены взносы, правильно ли выплачены пособия. Выплата пособий — тоже за ФСС. Компании будут сдавать в ФСС новую форму 4-ФСС 2017 . Бланк ФСС и порядок его заполнения утверждены приказом ФСС от 26.09.2016 № 381 (зарегистрирован в Минюсте 14 октября, № 44045). Новую форму надо будет сдавать, начиная с отчетности за 1 квартал 2017 года.А какие штрафные санкции по страховым взносам в 2017 году?
Штрафовать за нарушение срока сдачи расчета инспекторы будут по НК РФ. Например, за опоздание со сдачей нового расчета налоговики оштрафуют на 5% от неуплаченной суммы за каждый месяц. Максимум — 30% этой суммы. Минимальный штраф составит 1000 рублей (). За не сдачу документов по взносам налоговики смогут оштрафовать на 200 рублей за каждый документ, которого не хватает (). Налоговики получат право заблокировать счет в банке за опоздание с расчетом. Сейчас в статье говорится только о декларации, но вероятно положения статьи будут распространяться и на новый расчет по страховым взносам с 2017 года. Неуплата страховых взносов, грубое нарушение правил учета доходов и расходов, если они повлекли занижение базы для исчисления взносов, грозят штрафом 20% от неуплаченной суммы ( , ). За умышленное занижение базы по взносам или другие неправомерные действия с 1 января 2017 года штраф составит 40% неуплаченной суммы взносов. Появятся и штрафы и за несвоевременную сдачу отчетности в фонды. Так, за опоздание со сдачей нового расчета в ПФР со сведениями о стаже фонд оштрафует на 500 рублей за каждого сотрудника, который должен быть указан в расчете.А что с проверками по страховым взносам в 2017 году?
С 2017 года проверять правильность расчета и уплаты страховых взносов налоговики будут по правилам налоговых проверок. Соответственно, на выездной ревизии налоговики проверят сразу и налоги, и взносы. Поэтому в зону риска попадут компании, у которых будут выявлены значительные расхождения по базам для НДФЛ и страховых взносов. Причем проверить взносы налоговики смогут за периоды до 1 января 2017 года и вплоть до 2014 года, так как период проверки охватывает три года. ФСС будет выходить на выездные проверки вместе с налоговиками — проверять выплату пособий по временной нетрудоспособности, в то время как налоговики будут проверять уплату страховых взносов в ФСС.Какая принципиально новая налоговая отчетность в 2017 году была введена законодательством РФ?
С 01.01.2017 в компетенции ФНС — администрирование социальных взносов по программам:
- пенсионного страхования;
- медицинского страхования;
- социального страхования по временной нетрудоспособности и поддержке материнства.
Как следствие, у фирм появился с 2017 года новый отчет в налоговую. Речь идет о предоставлении в ФНС нового документа — Единого расчета по форме, утвержденной приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@.
Когда в 2017 году сдавать новый отчет в налоговую? Предоставлять в ФНС Единый расчет нужно по итогам квартала — до 30-го числа месяца, что идет за отчетным периодом (п. 7 ст. 431 НК РФ). Если штат фирмы — более 25 человек, то документ сдается через интернет (п. 10 ст. 431 НК РФ).
Взимание взносов на травматизм и получение отчетности по ним осталось в компетенции ФСС.
Кроме формы Единого расчета, других принципиально новых отчетов в налоговую в 2017 году не появилось. Однако было обновлено большое количество действующих форм отчетов.
Не знаете свои права?
Налоги на собственность: новое в отчетности
Прежде всего, речь идет об отчетности по различным видам собственности:
- По транспорту.
Декларация по транспортному налогу для юридических лиц в 2017 году должна применяться та, что введена в действие приказом ФНС России от 10.05.2017 № ММВ-7-21/347@. Главное новшество в ее структуре — появление строк для указания платежей по системе «Платон», которые можно применить в качестве вычета по налогу в предусмотренных законом случаях. - По недвижимости.
Декларацию по налогу на имущество юрлиц в 2017 году можно предоставлять по новой форме — введенной в оборот приказом ФНС РФ от 31.03.2017 № ММВ-7-21/271@. За 2017 год ее использовать нужно обязательно. В ней появились, в частности:- раздел 2.1 (для отражения данных о налоге по среднегодовой цене);
- графы для указания кода вида собственности в разделе 3.
- По земельным участкам.
С 02.08.2017 декларация по земельному налогу также должна предоставляться по новой форме — введенной в действие приказом ФНС России от 10.05.2017 № ММВ-7-21/347@. В ней, в частности:- удалено поле для указания вида хозяйственной деятельности юрлица;
- изменен порядок указания налоговых льгот.
Изменилась также структура многих «коммерческих» деклараций — тех, что на регулярной основе сдаются в ФНС частным бизнесом.
Коммерческие налоги: новое в отчетности
В 2017 году подлежат применению новые формы деклараций:
- По налогу на прибыль (с отчетности за 1-й квартал 2017 года), которая утверждена приказом ФНС РФ от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@. Основное ее новшество — в возможности фирмы полноценно отражать данные о торговом сборе, снижающем налог на прибыль.
- По ЕНВД (также с отчетности за 1-й квартал 2017 года), которая утверждена приказом ФНС РФ от 19.10.2016 № ММВ-7-3/574@. Основное ее отличие — в возможности указания ИП с работниками размера социальных взносов, которые уплачены им за себя.
- По НДФЛ — для ИП на ОСН, а также для физлиц (за 2016 год) по форме, что введена приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/552@. В ней наиболее заметно изменилась структура раздела 2, в котором появились, в частности:
- графа 002 для указания 1 из 3 видов доходов (дивиденды, прибыли в контролируемых зарубежных фирмах, прочие доходы);
- строка 091 для указания размера торгового сбора, на который уменьшается НДФЛ у ИП.
- По УСН (за 2016 год) по форме, утвержденной приказом ФНС РФ от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99@. Основные новшества в ней:
- возможность указания пониженной ставки по доходам;
- появление подраздела для указания данных о торговом сборе (который, как и в случае с ОСН, уменьшает налог).
- По ЕСХН также за 2016 год отчитываются по форме, введенной приказом ФНС РФ от 01.02.2016 № ММВ-7-3/51@.
Новшество здесь — в появлении в разделе 2 строки 045, в которой может указываться ставка (та, что применяется по п. 1 ст. 346.8 НК РФ, либо та, что установлена субъектом РФ).
Еще один распространенный налог в бизнесе — НДС. Изучим, что нового в отчетности по нему.
Что нового в отчетности по НДС?
Декларация по НДС начиная с отчетности за 1-й квартал 2017 года сдается по новой форме — по приказу ФНС России от 20.12.2016 № ММВ-7-3/696@. В ней подверглись корректировке сразу несколько разделов. В частности, в разделе 3 появилось несколько новых строк, в которых можно указывать сведения о таможенных сделках.
К числу иных примечательных новшеств в части отчетности по НДС можно отнести:
- Дополнение п. 4 ст. 88 НК РФ нормой, обязывающей плательщиков НДС предоставлять только электронные разъяснения по декларации в случае, если она передана по ТКС.
- Появление штрафа за непредоставление соответствующих разъяснений (и не только по НДС, но и по любым налогам) в установленный срок в размере 5000 рублей (п. 1 ст. 129.1 НК РФ).
Российские работодатели должны сдавать в 2017 году новый отчет в налоговую по взносам— Единый расчет. Кроме того, изменились формы деклараций по большинству действующих налогов.
Отчитываться по страховым взносам в 2017 году нужно в ИФНС, а не во внебюджетные фонды. Налоговиками разработана новая форма расчета, заменяющая прежние расчеты 4-ФСС и РСВ-1, применять ее нужно, начиная с отчетности за 1 квартал 2017 года. Форма и инструкция по заполнению расчета утверждены приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551. Кроме того, для уплаты страховых взносов теперь используются новые КБК .
Подробнее о новой форме, а также о порядке ее заполнения с примером - в этой статье.
Порядок сдачи Расчета страховых взносов в 2017 году
Организации и ИП с работниками должны представлять новый единый расчет в ИФНС ежеквартально. Последний день подачи расчета – 30 число месяца, следующего за отчетным периодом (п.7 ст. 431 НК РФ). Первый отчет по новой форме нужно сдать не позднее 2 мая 2017 года, в связи с переносом дат из-за майских праздников.
При средней численности более 25 человек единый расчет должен сдаваться только в электронной форме, остальные могут подавать его на бумаге. Обратите внимание, что теперь дата сдачи расчета по взносам с 2017 г. одинакова для всех страхователей, независимо от способа представления ими расчета.
Важно: расчет считается непредставленным, если пенсионные взносы по каждому сотруднику в сумме не совпадают с итоговой величиной взносов ПФР. После получения из ИФНС уведомления об этом, у страхователя есть 5 дней на устранение ошибки, иначе штрафа не избежать.
Как заполнить Расчет страховых взносов в 2017 году
Расчет состоит из титульного листа и трех разделов. В свою очередь, разделы 1 и 2 включают в себя приложения: в разделе 1 их 10, в разделе 2 приложение всего одно. В обязательном порядке все страхователи сдают следующие части Расчета:
- Титульный лист,
- Раздел 1, содержащий сводные данные о страховых взносах к уплате в бюджет,
- Подраздел 1.1 приложения № 1 раздела 1 – расчет пенсионных взносов,
- Подраздел 1.2 приложения № 1 раздела 1 – расчет взносов ОМС,
- Приложение № 2 раздела 1 – расчет взносов по соцстрахованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством,
- Раздел 3 – персонифицированные сведения о застрахованных лицах.
Остальные подразделы и приложения представляются, если есть данные для их заполнения.
Расчет заполняется в рублях с копейками. В незаполненных ячейках проставляются прочерки. Все слова в строках Расчета пишутся заглавными буквами. Подробный построчный порядок заполнения Расчета утвержден приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551.
В ООО «Альфа» в 1 квартале 2017 года начислены страховые взносы с выплат 1 сотруднику, он же является руководителем. Организация работает на УСН и применяет основной тариф страховых взносов.
Облагаемые взносами выплаты Михайлову И.П. составили по 30 000 рублей ежемесячно. На них в январе-марте начислено страховых взносов за каждый месяц:
ПФР (22%) – по 6600,00 руб., ОМС (5,1%) – по 1530,00 рублей, соцстрах (2,9%)– по 870,00 рублей.
Общая сумма выплат в ООО «Альфа» за 1 квартал: 90 000 рублей.
Общая сумма взносов ООО «Альфа» за 1 квартал: ПФР (22%) – 19 800,00 руб., ОМС (5,1%) – 4590,00 рублей, соцстрах (2,9%)– 2610,00 рублей.
Заполнять разделы расчета страховых взносов в 2017 году, пример которого мы рассматриваем, будет более удобно в следующей последовательности:
- Вначале заполним персонифицированные сведения раздела 3 . Этот раздел заполняется на всех застрахованных лиц и включает сведения за 3 последних месяца. В нашем случае сведения заполняются на одного сотрудника, но если застрахованных лиц больше, то количество сведений в Расчете должно соответствовать их численности.
- Следующим шагом будет заполнение подраздела 1.1 приложения 1 раздела 1 по пенсионным взносам: суммируем и переносим сюда данные персучета из раздела 3. Помните, что все показатели персонифицированных сведений в сумме должны совпадать с показателями подраздела 1.1. Наш пример упрощенный и сотрудник всего один, поэтому мы просто переносим его показатели из раздела 3.
- Далее заполним подраздел 1.2 приложения 1 раздела 1 по взносам на ОМС. Показатели страховых взносов на медстрахование отражаются только в этом разделе Расчета.
- Страховые взносы в части соцстрахования рассчитываются в приложении 2 раздела 1 . Если в расчетном периоде имели место расходы по соцстрахованию (больничные, пособия), то следует отразить это в приложении 3 к разделу 1, а значит должна быть заполнена строка 070 приложения 2 раздела 1. В нашем примере таких расходов не было, поэтому приложение 3 не заполняем.
- Заполнив разделы по каждому виду взносов, последним заполняем сводный раздел 1 . Здесь указывается сумма страховых взносов к уплате в бюджет. Обратите внимание, что КБК, указываемые по строкам 020, 040, 060, 080 и 100, на 2017 год пока не утверждены, поэтому в нашем примере указаны коды 2016 года, в которых первые 3 цифры заменены на 182, что означает уплату в ФНС.
- В заключение пронумеруем все заполненные листы Расчета и укажем их число в специальной строке Титульного листа. Под каждым разделом поставим подпись руководителя и дату.
Единый Расчет по страховым взносам. Образец заполнения
Раздел 1. Свободные данные об обязательствах плательщика страховых взносов.
Приложение 1. Расчет сумм страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование к разделу 1.
Приложение 2. Расчет сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством к разделу 1.
Раздел 3. Персонифицированные сведения о застрахованных лицах.
с 1 января 2015 года страхователи обязаны представлять РСВ-1 в электронном виде не позднее 20 числа второго месяца, следующего за отчётным кварталом , в бумажном виде — не позднее 15 числа, второго месяца, следующего за отчётным кварталом. При этом, с 1 января 2015 года в электронном виде обязаны отчитываться все страхователи, чья численность более 25 человек.В соответствии с Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п с 1 апреля 2016 года страхователи, чья численность более 25 сотрудников, обязаны ежемесячно (с 1 по 15 число) предоставить в электронном виде форму СЗВ-М. Если численность сотрудников меньше 25 человек, отчет можно сдать на бумаге, для этого нужно 2 экземпляра печатных форм + электронный носитель с файлом.
Электронный документооборот с пенсионным фондом осуществляется в соответствии с распоряжением Правления ПФР № 190р . Согласно распоряжению, после отправки сведений страхователь получает от Пенсионного Фонда следующие документы:
1. Квитанция о доставке- электронный документ, содержащий сведения о дате и времени доставки файла отчетности в территориальный орган ПФР. Квитанция подтверждает факт представления отчетности в электронном виде в пенсионный фонд. Квитанция о доставке отчетности высылается страхователю в течение 2-х рабочих дней с момента отправки пакета сведений. Документооборот продолжается.
2. Протокол- документ, в котором содержатся результаты проверки. УПФР обязан выслать протокол страхователю в течение 4-х рабочих дней с момента отправки сведений.
- Положительный протокол подтверждает факт приема отчетности в ПФР и свидетельствует об успешной сдаче отчетности. В случае получения положительного протокола, датой представления отчетности является дата формирования квитанции о доставке.
- Отрицательный протокол говорит о том, что при проверке были найдены ошибки. Отчетность не принята. В случае получения отрицательного протокола необходимо исправить ошибки и повторно отправить сведения.
Таким образом, весь цикл документооборота может занять 4 рабочих дня. Отправлять отчетность следует заблаговременно, чтобы при получении отрицательного протокола иметь возможность отправить сведения повторно и при этом уложиться в установленный срок.
Если страхователь в установленные сроки не получает от УПФР квитанцию или протокол, то следует заявить о данном факте в УПФР, выяснить причину отсутствия этих документов и при необходимости повторить отправку отчета.
Отчетность должна быть предоставлена в органы ПФР не позднее установленного срока. Ранее применявшаяся норма об исправлении ошибок в сведениях персонифицированного учета в течение двух недель в настоящее время отсутствует для форм с 2014 года .
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Современный этап развития Управления ПФР – это переход к еще более основательному подходу к работе с клиентами; к увеличению производства работы. Эффективность этого перехода зависит от эффективности управленческой структуры Управления ПФР, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой сконцентрирована на документах.
В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов организации позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания Управления ПФР, значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной организации.
Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.
Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности работы необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Объектом данного исследования является территориальное Управление пенсионного фонда России.
Предметом исследования является документирование деятельности территориального Управления пенсионного фонда России.
Целью курсовой работы является анализ организации деятельности, изучение современного нормативно-методического регулирования документирования Управления ПФР. Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы документирования, необходимы для профессиональной работы персонала Управления ПФР.
В соответствии с целью поставлены следующие задачи :
изучить организацию деятельности Управления ПФР;
выявить системы документации организации;
рассмотреть нормативно-методические документы, регламентирующие создание и оформление документов.
Методы. При написании курсовой работы были использованы следующие методы - это сравнение полученной информации из одного источника с другой имеющейся литературой по данному вопросу; анализ нормативно-правовой базы для выявления необходимой информации.
Степень изученности проблемы. В ходе работы по данной теме был использован широкий спектр учебной литературы состоящей из работ ведущих специалистов по документоведению, методических пособий по данной теме и популярных статей периодических изданий. В «Настольной книге делопроизводителя» И.Ю. Байкова кратко описаны основные нормативные акты, регламентирующие работу с документами, и подробно изложены стандарты, действующие в сфере ДОУ. «Секретарское дело» рассматривается общая характеристика нормативно-методических документов, регламентирующих создание и оформление документов.
Практическая значимость состоит в том, что она позволит студентам, их преподавателям, работникам структурных государственных и негосударственных учреждений более подробно ознакомиться с организацией деятельности и нормативно-методическими документами Управления ПФР.
Структура курсовой работы. Данная курсовая работа состоит из введения, трех разделов, заключения и библиографического списка.
Трудовой кодекс Российской Федерации ;
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях ;
Уголовный кодекс Российской Федерации .
Так, в соответствии со ст.13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц – от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.
Принят ряд законов и нормативных актов, регламентирующих порядок оформления документов, работу с системами документации и с отдельными видами документов, а также с их формами и бланками:
Федеральный закон от 15 декабря 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ;
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ;
Вопросы, связанные с составлением и использованием номенклатуры дел, а также хранение документов, регламентируются Основными правилами работы архивов организации, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г .
Особое место в нормативной базе занимает Государственная система документационного обеспечения управления . Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.
Новый национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» принят в марте 2007 г. и вступил в действие 1 июля 2007 г. Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Положения нового стандарта направлены на решение функциональных, технологических и технических вопросов работы с документами, возникающих в процессе деловой деятельности организации. Применение нового стандарта, так же как и остальных национальных стандартов, является добровольным. Стандарт распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, включая электронные, создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы. Действие стандарта не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях.
При изучении особенностей оформления документов можно сделать вывод о том, что в Управлении Пенсионного Фонда России в Вейделевском районе, все документы оформляются в строгом соответствии с законом и никаких замечаний по их оформлению нет.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.
Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).
Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов.
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации . В уставе организации определяются:
Наименование организации;
Место ее нахождения;
Порядок управления деятельностью и другие сведения предусмотренные законом.
Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) - это документ, на основании которого регламентируются трудовые отношения в организации (в соответствии с законодательством) . Например, с помощью правил в организации определяют трудовой режим, внутренний распорядок работы, порядок применения к работникам мер поощрений и взысканий, устанавливают права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, а также прочие условия труда.
Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность .
Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, предусмотрено Уставом. Проект этого документа по поручению руководителя организации подготовлен отделом кадров, завизирован заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписан заместителем руководителя по персоналу и утвержден руководителем организации.
Структура и штатная численность организации, как правило, утверждается на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.
В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.
Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.
Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов .
Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем организации . Приказ издается в письменной форме и содержит нормы, поручения, обязательные для исполнения. Следует подчеркнуть, что приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости воздействия на события в приказной (распорядительной) форме, в том числе для регламентации текущей и перспективной деятельности предприятия (организации, учреждения), либо отдельных ее направлений и вопросов.
Распоряжение – это документированное управленческое решение, издаваемое обычно от имени руководителя предприятия его заместителем (помощником) и регламентирующее действия работников по какому-либо отдельному вопросу повседневной деятельности . Распоряжения издаются преимущественно по отдельным вопросам повседневной деятельности предприятия (организации, учреждения) – как правило, либо носящим оперативный (неотложный) характер, либо касающимся организации исполнения соответствующих приказов.
Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов .
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции .
Управленческие функции реализуются в деятельности организации через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.
Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др .
Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.
Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей.
Докладная записка - это документ который составляется с целью информировать руководство компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения .
В зависимости от адресата докладные запискимогут быть:
Внутренними - направляемыми руководителю структурного подразделения или организации;
Внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции или руководящие структуры.
В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос или ситуация с выводами и предложениями составителя. В свою очередь содержание докладной записки преследует цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки носят информационный характер о ходе выполняемых работ, то они могут составляться регулярно.
Оформляются докладные записки, адресованные руководителю организации, так же как и другие внутренние документы и могут составляться на стандартном листе бумаги формата А4. Записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами, и их необходимо оформлять на фирменном бланке организации.
Содержание докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Во второй части - анализирующей - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. В третьей части - резюмирующей - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять для решения сложившейся ситуации. Анализирующей части в докладной записке может не быть, в этом случае записка состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений составителя записки.
Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу . Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностному лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия).
Сама объяснительная записка состоит из двух частей: 1) фактическая часть (в ней указываются факты, послужившие поводом к ее написанию) и 2) причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, после текста составителем обязательно указывается дата и ставится собственноручная подпись.
Основным ее отличием от докладной записки является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. В объяснительной записке так же обязательно указываются следующие реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления и регистрационный номер. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение .
Таким образом, мы видим, что в Управлении ПФР имеется огромный объем систем документации. Поэтому, не смотря на то, что это территориальное Управление ПФР, все равно необходимо правильно составлять, оформлять и хранить документы.
Управление имеет круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, а также фирменные бланки, штампы .
Решение о ликвидации либо реорганизации (слиянии, присоединении, выделении, преобразовании) Управления принимается Правлением ПФР в соответствии с условиями и порядком, установленными действующим законодательством Российской Федерации.
Имущество в случае ликвидации Управления передаётся Отделению .
Функции управления:
Выявление, регистрацию и учёт в установленном порядке плательщиков взносов в ПФР в соответствии с действующим законодательством;
Ведение государственного банка данных по всем категориям плательщиков взносов в ПФР;
Организацию и ведение индивидуального (персонифицированного) учёта сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования;
Организацию работы по учёту поступления части единого социального налога (взноса) в ПФР, целевому сбору взносу в соответствии с действующим законодательством, аккумуляцию взносов, а также контроль за их своевременным и полным поступлением на государственное пенсионное страхование с учётом данных индивидуального (персонифицированного) учёта;
Привлечение добровольных взносов физических и юридических лиц в ПФР;
Составление и представление в Отделение в установленном порядке заявок на финансирование выплаты государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работающих на день смерти
Целевое и рациональное использование средств, выделяемых на выплату государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работающих на день смерти;
Контроль за правильностью оформления документов, представляемых для назначения (перерасчёта) государственных пенсий;
Защиту конфиденциальной информации в соответствии с нормативными документами и указаниями Правления ПФР, Исполнительной дирекции ПФР и Отделения;
Ведение справочно-кодификационной работы по законодательству;
Ведение базы данных по пенсионерам.
Вышеперечисленные функции территориального Управления ПФР не являются полными. Существует еще не мало функций, которые в своей деятельности должны выполнять работники Управления ПФР.
Руководство Управлением осуществляет начальник, который назначается на должность приказом управляющего Отделением
Начальник Управления:
Несёт всю полноту ответственности за выполнение работ, возложенной на Управление;
Является распорядителем средств, выделяемых на выплату государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работающих на день смерти, содержание Управления, несёт ответственность за правильное исполнение этих средств;
Принимает решение о назначении (перерасчёте) государственных пенсий, об удержании из пенсий;
Является начальником гражданской обороны;
Издаёт приказы и даёт указания, обязательные для работников Управления;
Обеспечивает подбор, расстановку кадров и их обучения на рабочем месте;
Заключает и расторгает трудовые договоры с работниками Управления;
Без доверенности действует от имени Управления, распоряжается его имуществом и заключает договоры в пределах компетенции, определённой Правилами ПФР, выдаёт доверенности;
Решает другие вопросы, отнесённые к его компетенции;
Назначение кадров на должности заместителей начальника Управления, главного бухгалтера, начальников отделов осуществляется начальником Управления исключительно по согласованию с Отделением.
Финансово-экономическая группа является структурным подразделениемУправления. Задачи группы:
Планирование, контроль и анализ исполнения годового бюджета и ежеквартального бюджета управления ПФ по доходам и расходам (на основе договоров, счетов оплаты, счетов фактур и др.)
Формирование полной и достоверной информации, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности, обеспечение этой информации, предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности управления и выявления внутрихозяйственных ресурсов и финансовой устойчивости.
В соответствии с возложенными на нее задачами осуществляется:
Планирование годового бюджета управления.
Проведение аналитической работы по выполнению плановых показателей бюджета управления ПФ.
Сбор и анализ статистической отчетности и информации по формам отчетности по пенсионному обеспечению, трудовым ресурсам, заработной плате работников.
Проведение анализа по использованию бюджета, сметы расходов на содержание управления, финансово-хозяйственной деятельности управления.
Разработка и представления в отделения ПФР ежеквартальных заявок на право расходования средств(лимита) для осуществления выплат государственных пенсий и пособий, финансируемых из бюджета ПФР по утвержденной форме и в установленные сроки.
Разработка и предоставления смет расходов на содержание управления.
В настоящее время согласно штатного расписания обязанности выполнения работы делопроизводства возложены на главного специалиста по кадрам. Специалист осуществляет свою работу на основании Трудового Законодательства, Положения об управлении ПФ РФ, инструкций, указаний Правления ПФР, Единой государственной системы документационного обеспечения управления, Инструкцией по работе с письмами, заявлениями, предложениями граждан, приказов и распоряжений начальника управления, руководящих материалов и стандартов, плана работы и инструкцией. Назначается и освобождается от должности начальником Управления по согласованию с Управлением ПФР по Белгородской области.
Главный специалист по кадрам и делопроизводству должен знать и соблюдать:
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности;
Общие принципы служебного поведения – соблюдать нормы служебной, профессиональной этики и правила делового поведения, проявлять корректность и внимательность в обращении с гражданами и представителями организаций.
Основными его функциями являются:
1. организация работы по обеспечению управления кадрами требуемых профессий, подбор и рациональная расстановка кадров;
2. организация ведения делопроизводства в управлении, обеспечения своевременной обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, контроль за сроками исполнения документов.
Специалист по кадрам и делопроизводству обязан:
1. Заниматься вопросами приема, увольнения, перевода работников.
2. Организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством и приказами начальника управления; учет личного состава по карточкам ф. Т-2; выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности; заполнение и хранение трудовых книжек работников; ведение установленной документации по кадрам; представление работников к поощрениям и награждениям.
3. Принимать участие в аттестации, определять круг специалистов, подлежащих очередной и повторной аттестации, обеспечивать подготовку необходимых документов, создание резерва кадров на выдвижение,
4. Вести учет и оформление больничных листов работников управления, своевременно предоставлять их для оплаты в финансово-экономическую группу.
5. Оформлять на пенсию работников управления.
6. Организовывать контроль за состоянием трудовой дисциплины, соблюдением работниками Правил внутреннего трудового распорядка.
7. Составлять ежегодно график отпусков работников управления и осуществлять контроль за его соблюдением.
8. Составлять установленную в управлении отчетность в строго установленные сроки.
9. Оформлять документы для установления надбавок к должностному окладу работникам управления за выслугу лет; подготавливать документы и принимать участие в работе комиссии по установлению трудового стажа, дающего право на надбавку к должностному окладу за выслугу лет.
10. Осуществлять прием поступающей корреспонденции и передачи ее на рассмотрение руководству.
11. Производить своевременную регистрацию поступившей корреспонденции в журналах входящей корреспонденции для дальнейшей передачи зарегистрированной корреспонденции исполнителям.
12. Обеспечивать контроль за передачей документации руководству и исполнителям.
13. Осуществлять систематический контроль за сроками исполнения документов и правильностью их оформления.
14. Производить печатание приказов по основной деятельности управления и передачи копий приказов исполнителям.
15. Вести табель учета рабочего времени по своему структурному подразделению.
16. Формирует документы в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел.
17. Обеспечивает упаковку и отправку обычной, заказной, заказной с уведомлением, курьерской, электронной почтовой корреспонденции по адресатам; отправку пенсионных дел за пределы района, города, России.
18. Осуществляет отправку исходящей документации, проверку правильности оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений.
19. Обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции в журналах учета исходящей корреспонденции.
20.Обеспечивает получение корреспонденции с отделения почтовой связи, следит за сроками получения их с почтового отделения, а также получения их в надлежащем виде.
Для решения стоящих перед ним задач и возложенных на него обязанностей, предоставляется право:
Вносить предложения начальнику управления и заместителю начальника управления по совершенствованию своей работы и работы управления.
Не принимать к исполнению неправильно и незаконно оформленные документы.
Специалист несет ответственность за качество и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него должностной инструкцией.
Отдел персонифицированного учёта и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами является структурным подразделением Управления. Суть персонифицированного учета (ПУ): на каждое лицо в Пенсионном фонде (ПФР) открывается индивидуальный лицевой счет застрахованного лица. Каждый работодатель регулярно представляет в Пенсионный фонд сведения о стаже, заработке и начисленных страховых взносах каждого застрахованного лица. Эти сведения накапливаются на лицевом счете и в дальнейшем по этим данным назначается пенсия.
Основные цели Персонифицированного учета:
Назначение пенсий в соответствии с результатами труда каждого застрахованного лица - сейчас заполненную трудовую книжку и справки о заработке можно купить, можно подделать, индивидуальные сведения подделать намного труднее, если вообще возможно, учитывая регулярные проверки;
Развитие заинтересованности застрахованных лиц в уплате страховых взносов в ПФР, то есть чем больше зарплата, тем больше страховые взносы и тем больше в будущем пенсия. Скрывать зарплату становится стратегически невыгодно;
Учет и планирование расходов на выплату пенсий и др. макроэкономических показателей .
Таким образом, территориальное Управление ПФР является крупной организацией, со своей структурой, целями, функциями.
Положения об Управлении пенсионного фонда Российской Федерации (государственном учреждении) в Вейделевском районе Белгородской области (утверждена начальником УПФР в Вейделевском район Белгородской области 16 мая 2007 г. №108п). – Вейделевка, 2007, - С. 1.
Инструкция по делопроизводству в УПФР в Вейделевском районе Белгородской области (утверждена начальником УПФР в Вейделевском район Белгородской области 26 апреля 2010 г.). – Вейделевка, 2010, - С. 23.
Положения об Управлении пенсионного фонда Российской Федерации (государственном учреждении) в Вейделевском районе Белгородской области (утверждена начальником УПФР в Вейделевском район Белгородской области 16 мая 2007 г. №108п). – Вейделевка, 2007, - С. 3.
Положения об Управлении пенсионного фонда Российской Федерации (государственном учреждении) в Вейделевском районе Белгородской области (утверждена начальником УПФР в Вейделевском район Белгородской области 16 мая 2007 г. №108п). – Вейделевка, 2007, - С. 5.