Правила оформления торг 12. Товарная накладная от ИП без НДС: правила и образец
Поставка закупленных товарно-материальных ценностей оформляется с помощью накладной ТОРГ-12. Готовит этот документ поставщик. Если у приобретенных товаров предусмотрен НДС, то заказчику дополнительно передается и счет-фактура.
Для поставщика эта накладная представляет собой документ, согласно которому производится списание и реализация товарно-материальных ценностей. Для заказчика наоборот — это подтверждение закупки ТМЦ и основание для их постановки на учет. Разработана унифицированная форма накладной торг 12, бланк скачать excel бесплатно вы сможете далее в статье, он пригодится в работе.
Какой бланк использовать для заполнения
Формальный вид и правила заполнения регулируются Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Однако если у поставщика возникнет необходимость в корректировке действующего бланка, например, в добавлении новых реквизитов, строк и колонок, то, в соответствии с ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011, он может внести дополнения в унифицированную форму или же воспользоваться самостоятельно разработанным бланком. Ниже представлена актуальная товарная накладная ТОРГ-12, бланк скачать Excel можно беслатно.
Удалять реквизиты из унифицированной формы запрещено!
Порядок заполнения накладной
Документ составляется поставщиком в двух экземплярах — по одному экземпляру для каждой стороны. Если отгрузка товара осуществляется при помощи услуг транспортной компании, то необходимо подготовить и третий экземпляр.
С 01.07.2017 разработан и утвержден электронный формат: накладная ТОРГ 12 онлайн (Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@). Передача производится по телекоммуникационным каналам связи, что позволяет оперативно предоставить первичную документацию по требованию как заказчика, так и налогового инспектора. Оформить документ онлайн можно при помощи специализированных бухгалтерских сервисов и ресурсов.
В товарной накладной ТОРГ 12, образец которой можно скачать в конце статьи, необходимо в обязательном порядке заполнить реквизиты, отраженные в ст. 9 402-ФЗ. Расскажем, как оформить ТОРГ 12 (скачать бланк Excel мы предлагали выше) в соответствии с правилами, принятыми в 2019 году.
Шаг 1. Первым шагом заполнения необходимо присвоить накладной порядковый номер и указать дату.
Шаг 2. Заполнить контактные данные поставщика («Продавец») и заказчика («Покупатель»). Затем вносится «Основание» — контракт (договор), в соответствии с которым производится поставка ТМЦ. В шапке также необходимо заполнить кодовую часть — указать все необходимые коды из Общероссийских классификаторов.
Шаг 3. Как только реквизиты накладной заполнены, ответственное лицо поставщика приступает к оформлению расчетной (табличной) части. В нее вносятся качественные и количественные характеристики поставляемых товарно-материальных ценностей пошагово по номерам граф:
- Порядковый номер.
- Наименование ТМЦ.
- Кодировка товаров.
- Единица измерения.
- Код измерительной единицы по ОКЕИ.
- Тара.
- Количество позиций, расположенных в упаковке.
- Общее количество упаковок.
- Вес ТМЦ с упаковкой.
- Вес товаров без упаковки.
- Цена одной единицы продукции.
- Стоимость приобретаемых ТМЦ без НДС.
- Установленная для поставщика ставка НДС.
- Размер налога по каждой товарной позиции.
- Стоимость приобретаемого товара с учетом НДС.
Шаг 4. В графах «Итого» и «Всего по накладной» отмечается общая стоимость приобретаемой продукции.
Шаг 5. Очень важным моментом для поставщика является заполнение сроков отгрузки и получения ТМЦ. Они будут являться подтверждением того, что поставка прошла без нарушений условий контракта.
Шаг 6. Заполнение закончено. Для того чтобы накладная вступила в силу, ее необходимо подписать. Со стороны продавца подписи ставят руководитель, главный бухгалтер и сотрудник, ответственный за отгрузку продукции. Со стороны заказчика подписывается в строках «Груз принял» и «Груз получил» материально-ответственное лицо организации-заказчика. Подписи заверяются печатями предприятий. Однако если учреждения официально работают без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82), то оттиск на документации можно и не проставлять.
В случае возврата товара поставщику покупатель заполняет также накладную ТОРГ-12. Правила составления документа остаются неизменными.
Сколько хранить накладную
Срок хранения накладной отсчитывается после окончания отчетного года. Для всех первичных документов он составляет пять лет (ст. 17 402-ФЗ). В случае с ТОРГ-12 это правило нужно соблюдать, только если с помощью накладной организация не подтверждает сумму убытка, переносимого на будущее. Если же подтверждает, то накладную лучше хранить дольше.
Частые ошибки при заполнении и ответственность
Самая распространенная ошибка — отсутствие печати. Да, в список обязательных реквизитов по 402-ФЗ она не входит и в большинстве случаев ставить ее не обязательно. Но в случае с ТОРГ-12 печать предусмотрена самой формой, поэтому должна присутствовать. Если ее нет, то налоговики могут не зачесть НДС — это частая причина разногласий с налоговой. Случай, когда печать не обязательна — грузополучатель принял товар по доверенности, заверенной печатью организации. Чтобы избежать проблем, прикрепите доверенность к накладной и храните оба документа.
Вторая проблема — отсутствие чьей-либо подписи. Следите, чтобы в накладной расписались все стороны. Если случится кража, доказать что-либо и найти виновного будет сложно. В такой ситуации уголовная ответственность может грозить и продавцу, и грузополучателю.
Форма ТОРГ-12 содержит все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Заполнение ТОРГ-12 можно начать с присвоения порядкового номера и даты. Скачайте образец, чтобы заполнить правильно!
Товарная накладная — вид первичного документа, с помощью которого оформляют отгрузку материальных ценностей.
Если товар продается с НДС, к накладной прикладывается счет-фактура.
Компаниям разрешено разрабатывать свои формы первичной документации. На практике ТОРГ-12 редко заменяют иным документом, так как унифицированную форму использовать очень удобно.
Реквизиты и правила заполнения ТОРГ-12
Форма ТОРГ-12 содержит все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Заполнение ТОРГ-12 можно начать с присвоения порядкового номера и даты.
В шапке документа указываются наименование и реквизиты продавца и покупателя. В табличной части отмечают наименование поставляемого товара, его количество, цену и общую стоимость.
В графе «Основание» продавец чаще всего указывает номер и дату договора поставки.
Накладная будет недействительной при отсутствии в ней подписей ответственных лиц.
Со стороны продавца подписать накладную должны три лица: ответственный за отпуск товара (например, кладовщик), главный бухгалтер и руководитель. На практике очень часто можно увидеть, что за всех трех лиц ставит подпись один человек. Такой вариант вполне оправдан. Главное, оформить приказ или доверенность на право подписи документа.
Со стороны получателя предусмотрены две подписи: «Груз принял» и «Груз получил». Первую подпись чаще всего ставит представитель транспортной компании, доставляющей груз покупателю. В графе «Груз получил» расписывается материально ответственное лицо. Товар по накладной может получить уполномоченное лицо покупателя по доверенности.
Подпись заверяется печатями сторон. Но с 2015 года большинство компании могут работать без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Если организация официально отказалась от применения печати, в ТОРГ-12 ее можно не ставить.
Накладная ТОРГ-12 заполняется в двух экземплярах: один остается у поставщика, второй — у покупателя. Если груз перевозит транспортная компания, тогда дополнительно оформляется транспортная накладная.
Нужно заполнить все обязательные реквизиты ТОРГ-12. Безопаснее указать сроки отгрузки и получения товара по накладной. В случае судебных разбирательств сроки в ТОРГ-12 могут сыграть важную роль.
При использовании унифицированной формы ТОРГ-12 из нее нельзя удалять какие-либо реквизиты, зато можно добавить свои.
ТОРГ-12 можно хранить на бумаге или в электронном виде. Если накладная электронная, она должна быть заверена электронными подписями.
Вместо накладной компания вправе использовать универсальный передаточный документ (УПД). Этот документ объединяет в себе ТОРГ-12 и счет-фактуру. Используя УПД, можно значительно сократить документооборот.
Товарная накладная. Образец заполнения
Накладную можно заполнить в бухгалтерской программе. Также существуют специальные сервисы, где можно заполнить товарную накладную онлайн.
Чтобы развеять все вопросы по заполнению документа, приведем пример. ООО «РОС» отгрузило в адрес ООО «Пам» подшипники в количестве 6 штук. Каждый подшипник стоит 74 рубля без НДС. Общая сумма накладной составляет 523,92 рубля. От продавца ответственным лицом по доверенности является менеджер Синицын Т. П. Именно он подписал ТОРГ-12 в отведенных графах. Товар был лично получен у поставщика на складе Печкиным Р. О. по доверенности № 4 от 14.02.2017.
Всякая хозоперация сопровождается оправдательным документом. Это документ первичного характера и на нем основан учет. Товарная накладная удостоверяет факт продажи товаров. Как в 2019 году выглядит форма ТОРГ-12 при заполнении?
К документации, при помощи которой организация оформляет и фиксирует переход прав собственности на продаваемые ТМЦ, относится товарная накладная.
Оформляется она в большинстве случаев по форме ТОРГ-12. Этот документ неотъемлемая часть большинства сделок, касающихся купли-продажи товаров. Как в 2019 году заполняется форма Торг-12?
Общие сведения
Законодатель не запрещает организациям самостоятельно разрабатывать бланки первичной документации и применять их после утверждения в процессе деятельности.
Что это такое
Торговая накладная по форме ТОРГ-12 это унифицированный документ, применяемый организациями при оформлении реализации ценностей стороннему покупателю. Основной сферой применения формы считается оптовая торговля.
Форма ТОРГ-12 состоит из разделов, где указывается:
- сведения о сторонах сделки;
- реквизиты договора поставки;
- данные о товаре;
- информация о всевозможных прилагаемых документах;
- заверительные подписи ответственных представителей.
При оформлении торговой накладной составляется два экземпляра документа – по одному для сторон. Каждый из документов должен являться оригиналом, замена одного из экземпляров копией недопустима.
Наличие ТОРГ-12 важно для учета, как поставщика, так и покупателя. Но интерес к данной форме проявляет и налоговая инспекция .
Поэтому так важно правильное заполнение документа, указание всех необходимых сведений относительно участников операции и товара.
Бланк товарной накладной ТОРГ-12 ратифицирован Постановлением Госкомстата РФ №132 от 25.12.1998. В этом же нормативе описываются и основные требования к использованию формы.
Назначение документа
Заполнением формы ТОРГ-12 занимается продавец товара. Экземпляр, который остается в его распоряжении, используется в качестве основания списания ценностей в бухгалтерском учете.
Именно товарная накладная удостоверяет факт реализации товаров. Покупателем ТОРГ-12 используется как первичный документ при оприходовании приобретенных ценностей.
Форма содержит все необходимые сведения о видах товара, его количестве и стоимости. Это позволяет достоверно отобразить в учет факт приобретения ТМЦ.
Составляется документ непосредственно по факту сделки или в отдельных случаях сразу по ее окончании. Продавец заполняет форму при отпуске товаров, а покупатель сверяется с документом при приемке ценностей..
Крайне важно чтобы дата создания документа совпадала с датой отпуска товаров. Для отображения характеристик реализуемого товара в форме ТОРГ-12 предопределена сводная таблица.
Указанные в ней сведения должны в точности совпадать с данными, отображенными в .
Особого внимания заслуживают отдельные нюансы, касающиеся момента получения ТМЦ:
Правовая база
В ФЗ №129 «О бухучете» от 21.11.1996 (прежняя редакция ныне действующего ФЗ №402) установлено, что все проводимые организацией хозяйственные операции должны сопровождаться оформлением оправдательной документации.
Таковая представляет собой первичные документы, становящиеся основой для отображения хозоперации в бухучете.
Первичная учетная документация составляется на основе унифицированных форм, утвержденных . в утвержденном специальном альбоме форм содержится и ТОРГ-12, позиционируемая законодателем как товарная накладная.
С 2013 года организациям разрешено разрабатывать собственные формы первичных документов, руководствуясь унифицированными бланками.
Главным требованием является наличие в документе обязательных реквизитов. Таковые приведены в ФЗ №129 и продублированы в ФЗ №402. Разработанная форма утверждается в или приказом руководителя.
Кроме того ФНС утвердила универсальный передаточный документ, представляющий собой форму «2 в 1» — товарную накладную и счет-фактуру. Тем не менее, большинство организаций приоритет отдает ТОРГ-12.
Прежде всего, потому что так возникнет меньше вопросов со стороны налоговиков. Что касается , то не всем еще понятна суть ее применения и нюансы оформления.
Как правильно заполнить товарную накладную
Товарная накладная, по форме ТОРГ-12 или с применением иного бланка, обязательно создается в двух экземплярах. Обусловлено это необходимостью наличия оригинала у каждой из сторон для достоверного отображения хозоперации в учете.
В качестве независимо разработанной формы можно употреблять сокращенный или дополненный шаблон ТОРГ-12. любом случае документ должен содержать:
- номер и дату составления;
- названия и реквизиты участников сделки;
- основание отпуска ТМЦ;
- перечень отпускаемых ценностей с указанием характеристик;
- , Ф.И.О. и подписи лиц, разрешивших отгрузку, отпустивших товар и принявших его;
- печати участников.
При оформлении ТОРГ-12 по общепринятой форме можно составлять как бумажный документ, так и его электронную версию. При этом обязательно заверение документа электронной подписью.
Правила составления
При заполнении необходимо соблюдать стандартный порядок заполнения товарной накладной ТОРГ-12. В целом структура документа делится на три раздела:
- основные реквизиты сторон;
- расчетная часть;
- итоговый раздел с подписями ответственных лиц.
Вначале заполняется «шапка» документа:
«Грузоотправителем» | Указывается организация-поставщик с приведением названия ИНН, банковских реквизитов, телефона |
В качестве «Структурного подразделения» | Выступает подразделение компании, если им фактически осуществлена отгрузка |
Под «Грузополучателем» | Подразумевается организация, получающая ценности. Также прописываются точные реквизиты |
«Поставщиком» | Является организация-поставщик. Указываются реквизиты, контакты, юридический адрес |
«Плательщиком» | Становится компания, оплачивающая товар. Прописываются реквизиты аналогичного характера |
Под «Основанием» | Подразумевается договор поставки, в частности его номер, название, дата составления |
Кодовая часть заполняется кодами организаций по ОКПО | Кодами ОКДП соответственно виду товара. Код первичной документации уже содержится в форме |
Для каждого вида товара заполняется отдельная строчка. Расчетная таблица заполняется такими данными соответственно нумерации граф:
1 | Порядковый номер товара в отпускном перечне |
2 | Название товара |
3 | Код товара по номенклатуре |
4 | Название измерительной единицы |
5 | Код единиц измерения по |
6 | Описание тары |
7 | Количество позиций в одной упаковке |
8 | Число упаковок |
9 | Общий вес товара с тарой |
10 | Вес товара без упаковки |
11 | Стоимость одной единицы товара |
12 | Общая стоимость всего товара без НДС |
13 | Ставка НДС, применяемая организацией |
14 | Величина НДС по каждому виду товаров |
15 | Общая стоимость товаров с учетом |
Строчка «Итого» заполняется суммарным значением по каждой из граф на одной странице. Строка «Всего по накладной» содержит общую сумму по каждой графе (7,8,9,12,14,15) по всей накладной.
В завершение заполняется заключительная часть документа:
- указывается количество листов, прилагаемых к основному документу;
- прописывается общий суммарный итог по накладной;
- приводятся данные о должностях ответственных лиц, их Ф.И.О. и подписи;
- при использовании в сделке доверенности указываются ее реквизиты.
В завершение ставятся печати поставщика и получателя, проставляются даты отгрузки товара и его получения.
Как сделать онлайн
В соответствии с ФЗ №402 заполнять первичную документацию можно в электронном виде. Относительно электронной формы ТОРГ-12 утвержден формат для передачи по ТКС.
Используя электронную форму можно оформлять накладную при помощи бухгалтерских программ. Можно заполнить товарную накладную и без специального программного обеспечения, воспользовавшись Интернет-ресурсами.
Существуют сервисы, позволяющие в онлайн-режиме заполнить ТОРГ-12 и затем скачать документ.
Как пример, Интернет-ресурс «Service-Online.su» . Использование сервиса бесплатно и доступно любому пользователю после регистрации.
Используя онлайн-сервис, как зарегистрированный пользователь, можно сохранять созданные бланки товарных накладных. Это весьма удобно для последующего автозаполнения.
Образец заполнения
Если техническое заполнение ТОРГ-12 особой сложностью не отличается, то отдельные нюансы заполнения требуют пристального внимания. Так:
Заполняется форма на момент отгрузки или сразу по ее окончании | Налоговая щепетильно относится к совпадению реальных сроков отгрузки и создания накладной |
При выставлении покупателю счет-фактуры | Ее данные должны быть аналогичны информации, приведенной в накладной |
Реквизиты сторон должны отображаться максимально точно | Для возможности идентификации участника сделки |
Обязательно указание документа | Послужившего основанием для осуществления операции |
Если товар забирает водитель на основании доверенности | То его данные указывают в графе «Груз принял», получивший товар непосредственный покупатель или его уполномоченный представитель расписывается в графе «Груз получил» после поставки товара на склад или иное место хранения |
Возникающие нюансы
При заполнении ТОРГ-12 нередко допускаются ошибки в отдельных полях. Основные из них таковы:
В сведениях о «Грузоотправителе» | Пишется адрес отгрузки товаров |
В данных о «Грузополучателе» | Отображается адрес доставки |
Заполняя поля о «Поставщике» и «Плательщике» | Нужно указывать юридические адреса |
Указание «Структурного подразделения» | Необходимо лишь при действительном участии такового |
Данные, которые указываются после таблицы (масса товаров, количество мест, число приложений и прочее) | Прописываются прописью. При этом каждое указываемое числовое значение пишется с новой строки с большой буквы. Свободное место в строках перечеркивается |
Все подписи в ТОРГ-12 | Сопровождаются расшифровкой |
При получении товара по доверенности печать не ставится | Ее заменяет подпись с расшифровкой и приложение доверенности |
При получении товара без доверенности | Печать справа ставится обязательно |
Для физических лиц
Оформлять товарную накладную необходимо при любом отгрузке товарных ценностей на сторону. Может ли отпуск товаров физическим лицам осуществляться без составления накладной?
Физлицам форма ТОРГ-12 не нужна, как впрочем, и иные оправдательные документы. Однако организации-продавцу необходимо как-то списывать реализованные ТМЦ в расход.
Видео: счет, счет-фактура, накладная
Поэтому документальное оформление любого отпуска товаров должно осуществлять с составлением товарной накладной. Естественно в этом случае не может идти речи о печати получателя, покупатель просто ставит свою подпись с расшифровкой.
В качестве адреса указывается адрес регистрации физлица. Реквизиты заполняются на основании паспортных данных получателя товара.
В каких случаях нужна доверенность на право подписи
Доверенность на право подписи первичных документов необходима, когда груз получает не сам грузополучатель, а его уполномоченный представитель.
Доверенное лицо предоставляет доверенность, оформленную надлежащим образом. При предъявлении доверенности обязательно предоставление доверенным лицом удостоверяющего личность документа.
Доверенность после предъявления сохраняется у продавца. Водитель, осуществляющий доставку, забирает груз на основании доверенности по или .
Данный вид доверенности позволяет расписаться только в принятии груза. Расписаться в получении груза на основании такой доверенности нельзя.
Если без НДС для ИП
Товарная накладная с незаполненной графой «Ставка» считается ненадлежащее оформленной. Заполнять данную строку необходимо даже при работе ИП без НДС.
Вариант заполнения зависит от применяемого режима налогообложения. Так если ИП работает без НДС с применением режима:
Никакие прочерки и пустые строки в тринадцатой графе товарной накладной ТОРГ-12 недопустимы, как не приемлема и путаница со ставками.
Соблюсти требования по заполнению ТОРГ-12 важно, поскольку налоговики отмечают малейшие недочеты при оформлении торговой накладной, признавая их за попытки уклонения от налогов и сокрытия доходов.
Кроме того неправильно оформленный документ не может приниматься к учету, а значит осуществленная хозоперация останется не подтвержденной.
Нарушения при заполнении товарной накладной чреваты для организаций штрафными санкциями и непредвиденными расходами.
Бухгалтерский и налоговый учет в любой организации невозможно представить без учета первичных документов. Одним из них является товарная накладная по форме ТОРГ-12. Она представляет собой первичный документ, оформляемый при отпуске какой-либо продукции или товаров покупателям.
Сама форма, по которой составляется данный документ, является унифицированной и обязательной для всех организаций. ТН составляют в двух экземплярах: один остается у продавца, другой направляется к покупателю. Тот вариант, который получает вторая сторона, предоставляет ей право оприходовать товарно-материальные ценности. Первый же вариант является основанием для того, чтобы можно было списать проданный товар.
Кто его составляет и подписывает
На основании закона №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» и на основании документа №63-ФЗ «Об электронной подписи» накладная может быть сформирована и храниться как в бумажной, так и в электронной форме . При этом не так давно Федеральная Налоговая Служба утвердила формат файла XML, в котором каждый налогоплательщик сможет направить его в ФНС, используя интернет.
Такой документ подписывается в организации руководителем и главным бухгалтером, также могут быть и другие уполномоченные на это лица.
Те сотрудники, которые смогут подписывать накладную, должны быть выбраны и оформлены в соответствующей доверенности либо приказе.
Бумажная ТОРГ-12 подписывается пятью подписями :
- Расписывается покупатель в графе «груз получил». Здесь имеет право расписываться только уполномоченное на это лицо от покупателя. Представитель может быть занесен в доверенность либо иметь право на это на основании Устава.
- Строку «груз принял» заполняет то материально-ответственное лицо, которое непосредственно и принимает этот груз. Таким лицом может быть как представитель того, кто приобретает, так и перевозчик от сторонней организации. При этом, если товар принимается самим руководителям, доверенность не нужна, и соответствующее поле остается пустым.
- Со стороны продавца расписывается три сотрудника: бухгалтер, руководитель и тот человек, который напрямую ответственен за отгрузку. Как правило, если организация крупная, подпись ставится одним сотрудником. В этой роли выступает, например, оператор, связанный со складским учетом и бухгалтерией. Но перед тем, как поручить ему соответствующее право на подпись, это законодательно должно быть подтверждено приказом.
В строке «груз принял», а также напротив надписи «груз получил» может расписаться один и тот же человек. В данном случае подпись ставится непосредственно напротив строки «груз получил».
Электронная форма
В случае с электронной формой порядок, форма и подписание не изменяется. Отличительной особенностью является то, что накладная составляется в одном экземпляре, который включает в себя два файла. Один из файлов должен быть сформирован со стороны покупателя, а другой – со стороны продавца.
Чтобы подписать такой документ, используется не простая, а электронная подпись. Электронный документ подписывается с одной стороны покупателем, а с другой – продавцом.
Как ее заполнять? Пошаговый порядок
Товарная накладная – это унифицированный документ, который регламентирует продажу на сторону товарно-материальных ценностей. Поэтому в нем обязательно должны указываться сведения о наименовании товара, количестве, продажной цене, а также итоговой стоимости и налоге на добавленную стоимость.
ТОРГ-12 непременно должна иметь реквизиты и стороны-покупателя, и стороны-продавца. В ней предусмотрено место для штампа, а также должны присутствовать все необходимые подписи. В тот же момент, когда составляется и оформляется накладная, продавец обязан выписать еще один важный документ на отпуск товаров – счет-фактуру.
К обязательным реквизитам относятся:
- наименование организации, которая составляет документ;
- название документа;
- число, которое соответствует дате составления;
- наименование хозяйственной операции;
- в каких единицах измерения происходит реализация;
- наименование должностей лиц, которые совершают действие по продаже;
- подписи лиц, ответственных за процесс реализации.
Данный документ является унифицированным, а значит, предъявляются особые требования к его заполнению. Если он заполнен неверно, с ошибками, то право на обоснование списания ТМЦ пропадает. Также его нельзя будет использовать в качестве обоснования расходов в налоговом учете.
В самом верхнем разделе бланка прописывается информация о той организации, которая осуществляет отгрузку товаров. Обязательно заполняются:
- название;
- номер расчетного счета;
- БИК банка;
- индекс;
- юридический и фактический адреса;
- телефон и факс.
В графах «Плательщик» и «Поставщик» указывается информация, идентичная тому, что прописано в разделах «Грузополучатель» и «Грузоотправитель».
В поле «Основание» должен быть проставлен номер договора и его дата, на основании которого осуществляется отгрузка.
Сводная таблица с товаром должна соответствовать по своему содержанию счет-фактуре.
Как заполнить табличную часть
- Там, где должен быть указан код товара, фирма проставляет его на основании прайса. Он может быть также проставлен на основании классификатора продукции. Однако данный реквизит носит рекомендательный, а не обязательный характер.
- Обязательно должны быть заполнены единицы измерения. Для этого также необходим классификатор.
- Вид упаковки может быть, например, ящиком. Количество товара в одной упаковке проставляется в колонке «количество в одном месте» . То, сколько будет отгружаться упаковок в целом, указывается в графе «количество мест» .
- Колонка «масса» заполняется только в том случае, когда речь идет о весовом, а не о штучном товаре.
- Цена продукции указывается в соответствующей колонке без учета налога на добавленную стоимость. В графе 13 проставляется ставка налога. В большинстве случаев она равна 18%. В следующей графе проставляется сама сумма рассчитанного налога. И в последней графе проставляется стоимость товара с учетом НДС.
- В поле Итого проставляется суммарный итог от всех строк, соответствующих товарам.
Обязательно необходимо, чтобы каждое из полей в накладной было заполнено . Даже если значение не предусмотрено, то ставится прочерк.
Как приложение (о котором указывается в поле «Товарная накладная имеет приложение на…») к ТОРГ-12 может выступать товарно-транспортная накладная.
Подробный процесс формирования документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:
Исправления в документе
На основании законов РФ, если в ТОРГ-12 обнаружены ошибки, исправления должны производиться в обоих экземплярах. При этом в них делаются вычерки, заверяемые подписями и стороной продавца, и стороной покупателя. Возле подписи обязательно должна проставляться дата, соответствующая числу, месяцу и году внесения изменений.
Как правило, при обнаружении ошибок в первичных документах взамен их составляются новые. Однако законодательство такой метод исправления документации не принимает.
Что касается электронных документов, то строгих правил исправления для них не существует. В этом случае каждая организация устанавливает их для себя самостоятельно.
Учет и хранение
Законами РФ не установлено каких-либо строгих постановлений по учету накладных. Каждая фирма может сама их устанавливать. Как правило, в организациях при складском учете составляются товарные отчеты. Товарные накладные прикладываются именно к этому отчету в порядке хронологии.
Если организация или индивидуальный предприниматель применяют упрощенную систему налогообложения, они обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Данная книга составляется именно на основе первичной документации, к которой и относятся накладные.
Работающие в сфере торговли, сталкиваются с необходимостью выписывать покупателям товарные накладные.
Что такое товарная накладная
Накладная представляет собой первичный документ , по которому поставщик отпускает покупателю товары. При этом, накладная важна для учета материальных ценностей как у первой стороны, так и у второй. Поставщик на основании накладной списывает в своем учете эти ценности в расход, а покупатель уже в своем учете оприходует их.
Какой бланк использовать для оформления накладной и как его заполнять?
Отмечу два важных момента:
- Выписывать товарную накладную надо при любой отгрузке ТМЦ на сторону.
Конечно, если у вас покупает товар простое физлицо, то ему обычно вообще никакие документы не нужны. Но не забывайте, что вам надо будет списать материалы в расход, поэтому здесь документальное оформление отгрузки важно с точки зрения возможных споров с налоговиками. Например, если у вас УСН (Доходы — расходы), то вы списываете товары в расход по мере их реализации. Вот тут вам и пригодиться товарная накладная. Про отгрузку товаров другим ИП или юрлицам вообще рассуждать бессмысленно, особенно если они на общем режиме уплаты налогов: отсутствие накладных принесет им проблемы с возмещением НДС.
- Выписывать товарную накладную можно по-разному.
Можно использовать самостоятельно разработанный бланк накладной с учетом обязательных реквизитов, а можно применять унифицированную форму № ТОРГ-12. Причем в подавляющем большинстве случаев используется именно ТОРГ-12: она стандартна и всем понятна – и покупателям, и поставщикам, и налоговой.
Теперь по порядку расскажем об этих двух вариантах.
Обычная накладная
В качестве товарной накладной можно использовать не ТОРГ-12, а бланк, который вы самостоятельно разработали и утвердили.
Что обязательно должно быть в такой накладной?
Она должна иметь следующие реквизиты:
- № и дату составления;
- Наименования грузополучателя / грузоотправителя и их реквизиты;
- Основание отпуска товаров (договор, счет и т.д.);
- Перечень отпускаемых номенклатурных позиций с указанием количества (+ ед. измерения) и суммы — обычно делается в виде табличной части;
- ФИО, должности и подписи лиц, которые разрешили отпуск товара, отпустили его со склада и получили со стороны покупателя;
- Печати сторон (если стороны используют печати).
По общему правилу накладную следует составить в двух экземплярах : один остается у поставщика, второй передается покупателю. Затем каждая из сторон на основании документа отразит операцию в учете.
В принципе накладную можно составлять и в электронном виде, но в двух файлах. В этом случае она подписывается .
Товарная накладная ТОРГ-12
Если товарная накладная оформляется по общепринятой форме ТОРГ-12.
ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России № 132 от 25.12.1998 г. и найти ее можно в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. Оформляется она при отпуске ТМЦ на сторону, причем делать это можно как в бумажном, так и в электронном формате (здесь опять же понадобиться электронная подпись).
ТОРГ-12 можно назвать неотъемлемой частью любой сделки по реализации каких-либо материальных ценностей. После отчетного периода все накладные должны храниться в течение 5 лет.
Документ заполняется также в двух экземплярах – по бумажке на каждую из сторон сделки. Подписывается ТОРГ-12 руководителем компании, главбухом или уполномоченным лицом (на него должна быть оформлена доверенность).
Теперь немного о правилах заполнения. Отметим следующее:
- ТОРГ-12 следует заполнять или в момент отгрузки, или уже по ее окончанию (налоговая требует, чтобы сроки отгрузки в накладной соответствовали реальным);
- Если вы выставляете на покупателя счет-фактуру (актуально для тех, кто платит НДС), то учтите, что сведения о грузоотправителе и перечне отпускаемых позиций в этих двух документах должны быть идентичны;
- В графах «Организация-грузоотправитель», «Грузополучатель», «Поставщик», «Плательщик» указываются название и реквизиты сторон;
- В графе «Основание» прописываются реквизиты документа, на основании которого совершается отгрузка (обычно это либо подписанный ранее договор поставки, либо счет);
- Табличная часть заполняется информацией об отгружаемых ценностях (наименование, код (если есть), ед. измерения, количество, вид упаковки, масса, цена, сумма без НДС, сам НДС, сумма с НДС). В нижней строки подсчитываются итоги.
- Если вы не являетесь плательщиком НДС, то в графе «НДС, ставка, %» указываете «Без НДС», а в графе «НДС, сумма, руб.» ставите нули.
- В форме проставляются подписи всех уполномоченных лиц, проставляются печати сторон.
- Если к накладной есть какая-то дополнительная документация (например, паспорта на товар), то она считаются приложением: в накладной надо прописать число ее листов.
На практике часто за товарами приезжает водитель покупателя и забирает его на основании доверенности. Тогда в графе «Груз принял» указываются данные водителя, а выше прописываются реквизиты доверенности, в графе «Груз получил» расписывается уже кладовщик покупателя, после получения товара на складе.
Заполнение товарной накладной ТОРГ-12
- Диван «Аврора» (номенклатурный номер 1234) 1 шт., цена б/НДС 15 200 руб.
- Стул офисный (номенклатурный номер 1514) 10 шт., цена б/НДС 1 900 руб.
- Стол офисный (номенклатурный номер 1513) 6 шт., цена б/НДС 4 100 руб.
Отгрузка товаров производится со склада мебельного производства, расположенного по адресу 100555, г. Воронеж, ул. Зеленая, д. 15. За мебелью приехал водитель ООО «Второй», на которого выписана доверенность № 2 от 07.06.2018 г., в качестве транспортных документов оформлена транспортная накладная № 10 от 08.06.18 г. Обе стороны находятся на общем режиме уплаты налогов и являются плательщиками НДС.
Итак, начнем заполнение со сторон, участвующих в отгрузке.
- В графе «Организация-грузоотправитель» указываем ООО «Первый», его адрес и реквизиты, а также структурное подразделение – склад мебельного производства.
- В графе «Поставщик» также прописываем информацию по ООО «Первый».
- В графах «Грузополучатель» и «Плательщик» — сведения по ООО «Второй».
- В графе «Основание» указываем № и дату договора между сторонами.
- Заполняем в правой части бланка необходимые коды, указываем № и дату транспортной накладной.
- Проставляем № самой накладной и ее дату, например № 12 от 08.06.2018 г.
Теперь заполняем табличную часть:
- Проставляем № п/п
- Указываем наименования товаров, их коды (если принято номенклатурное кодирование);
- Проставляем единицы измерения, количество, цены без НДС за единицу товара;
- Высчитываем суммы, подводим итоги.
Далее после табличной части указываем число листов в приложении (пусть у нас будут выданы паспорта на товар на 6 листах), проставляем количество порядковых записей в табличной части. Количество мест и массу груза считаем по необходимости, для товаров в нашем примере это не требуется.
Далее указываем прописью итоговую сумму, должности и ФИО лиц, подписывающих документ со стороны поставщика, их подписи. В графах для покупателя указываем реквизиты доверенности водителя, его подпись в графе «Груз принял». Затем после получения груза свою подпись ставит представитель грузополучателя, получивший груз.
Пример заполнения товарной накладной ТОРГ-12 для нашего примера представлен ниже:
Скачать заполненный пример в формате Excel (слишком большое получится изображение, чтобы прикреплять его напрямую)
Теперь рассмотрим пример заполнения ТОРГ-12 для случая, когда поставщик не является плательщиком НДС.
Изменим немного исходные данные.
По договору № 111-А от 15.05.18 г. ООО «Первый» (100555, г. Воронеж, ул. Зеленая, д. 15) обязано поставить в адрес ООО «Второй» (120122, г. Белгород, ул. Красная, д. 10) следующую продукцию:
Печенье «Кофейное» (номенклатурный номер 1234), отгружается в коробках по 5 кг каждая, отгружено 10 коробок, цена 110 руб. за кг.
Отгрузка товаров производится со склада кондитерского производства, расположенного по адресу 100555, г. Воронеж, ул. Зеленая, д. 15. За продукцией приехал водитель ООО «Второй», на которого выписана доверенность № 2 от 07.06.2018 г., в качестве транспортных документов оформлена транспортная накладная № 10 от 08.06.18 г.
Заполнение товарной накладной, а точнее ее граф, расположенных в шапке документа у нас не изменилось – все остается так же. Только в структурном подразделении грузоотправителя пишем «склад кондитерского производства».
Теперь заполняем табличную часть.
Тут тоже все также, но с некоторыми особенностями. В этом примере нам нужно будет дополнительно заполнить:
- Вид упаковки – коробка;
- Количество в одном месте – 5 (5 кг в одной коробке);
- Количество мест – 10 (отгружаем 10 коробок);
- Количество масса нетто – 50 (5 кг х 10 коробок = 50 кг);
- Масса брутто – 51 (предположим, что упаковка весит 1 кг).
Затем проставляем цену, считаем сумму без НДС и с НДС (они у нас равны), в графе «НДС, ставка, %» ставим «Без НДС», а в соседнем столбце с суммой – нули. После того, как табличная часть заполнена, подводим итоги.
Далее после табличной части указываем число листов в приложении (пусть у нас будут выданы сертификаты на 3 листах), проставляем количество порядковых записей в табличной части. Затем считаем количество мест и массу груза.
Итоговую сумму прописью и остальную информацию по лицам, подписывающим документ, указываем как в первом примере с мебелью.
Скачать пример заполнения товарной накладной ТОРГ-12 для этого примера .
Ну вот и все! Если у вас есть вопросы про заполнение товарной накладной, пишите их в комментариях.