Восстановление «погибших» документов. Поблемы практики
Работником отдела кадров утерян приказ по личному составу. Возможно ли восстановление данного документа и КАКИМ ОБРАЗОМ, если должностное лицо, которое его подписывало больше не работает в организации? Какова ответственность работника отдела кадров за утрату документа?
Ответ
Любой приказ - это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание. Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами. Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. Закон требует, чтобы первичные документы (к которым относятся и все кадровые приказы) до передачи их в архив организации хранились в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных по ведению данных документов. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации своим приказом назначает комиссию по расследованию причин пропажи документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора и др. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта при необходимости направляется вышестоящей организации. Приказы по личному составу оформляются, как правило, в нескольких экземплярах (оригинал и копии): оригинал подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе; первая копия хранится в бухгалтерии и является основанием для проведения бухгалтерских операций; вторая копия помещается в личное дело работника в случае, если оно ведется. Если данные приказы так и не будут найдены, то их необходимо будет восстановить на основании копий приказов хранящихся в бухгалтерии. Необходимо предпринять действия по подписанию восстановленных документов лицами, чьи подписи стояли на первоначальном документе. Если невозможно подписать восстановленные документы у лиц, ранее состоявших в трудовых отношениях с работодателем, то необходимо данную информацию зафиксировать в форме акта. Форма такого акта законодательством не установлена. Также, необходимо отметить, что за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц - от 300 до 500 руб. Архивисты государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, например, если после проверки экспертов инспекции Роструда были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов. Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав (не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т.д.). Подробнее в материалах Системы:
- Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе
Порядок работы с документами Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы , как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в организации. При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в ГСДОУ, . Виды кадровых документов На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:
- (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать . Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. Организационные документы К организационным документам, в частности, относятся:
- коллективный договор;
- положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, );
- правила ().
Распорядительные документы К распорядительным документам относятся:
- приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
- документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( , ).
Подготовка организационных и распорядительных документов При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные . При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.). Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной . Информационно-справочные документы Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока. Первый блок - входящая информационно-справочная документация:
- указания вышестоящих организаций;
- отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
- письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
- заявки, жалобы, предложения граждан.
Второй - исходящая информационно-справочная документация:
- ответы на входящие запросы;
- инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).
Третий - внутренняя информационно-справочная документация:
- внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
- другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).
Интересная информация о Приказах по личному составу размещена здесь.
Учет информационно-справочных документов Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета и корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Оформление трудоустройства работника строго регламентировано трудовым законодательством. Издание приказа о приеме на работу занимает одно из центральных мест в этой процедуре наряду с заключением трудового договора.
Разберемся, каким правилам должно соответствовать создание этого документа.
Что трудовое законодательство говорит о приказе и его форме
Старт оформлению отношений дает подписание работником и работодателем главного для них документа — трудового договора.
Следующий обязательный этап - издание приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.
Теперь в связи с изменением в законодательстве о бухгалтерском учете работодатели вправе использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы учетной документации, включая бланки приказов о приеме на работу. Возможно также внесение организацией изменений и дополнений в унифицированную форму с утверждением их в составе учетной политики организации.
На практике большинство организаций при издании приказа о приеме на работу продолжают пользоваться унифицированными формами Т-1 и Т-1а в неизмененном виде, поскольку они удобны и универсальны.
Основание в приказе о приеме на работу
В приказе по унифицированной форме Т-1 в качестве основания указывается трудовой договор, заключенный между работником и работодателем.
Заявление о приеме на работу основанием для издания приказа не является, как и докладная записка должностного лица, уполномоченного осуществлять фактический допуск к работе, и прочие внутренние документы.
Если работодатель посчитает необходимым ссылаться в приказе также и на эти документы, ему следует внести соответствующую графу в утвержденную форму приказа.
Сроки оформления приказа о приеме на работу
Относительно сроков составления и издания приказа закон говорит только то, что его необходимо представить работнику под роспись в течение трех дней после фактического начала работы.
Значит, издать приказ работодатель должен не раньше, чем трудовой договор начнет свое действие, и не позднее трех дней после фактического начала работы.
В любом случае срок издания приказа о приеме на работу не должен предшествовать началу работы, чтобы в случае аннулирования трудового договора (согласно ст. 61 ТК РФ если работник не приступил к работе, работодатель имеет такое право) оформлять меньшее количество документов.
Процедура ознакомления работника в трехдневный срок с изданным приказом под роспись проста: в самом тексте приказа (в унифицированной форме № Т-1) есть место для этого и даты ее совершения.
Какими-либо иными особенностями оформление и издание приказа о приеме работника не отличаются.
Как аннулировать или отменить приказ о приеме на работу, и правильно сделать запись в трудовой?
Зачем отменять. Пишет заявление на увольнение по соглашению сторон. Издаете приказ об увольнении этим же днем и делаете запись. Не надо ничего выдумывать.
Sophie Marceau Мудрец (12988) 10 месяцев назад
А как еще? Признать запись недействительной? И дописать еще: "Кадровик Веста была пьяна и не осознавала своих действий, когда неизвестный ей человек вложил в ее руки свою трудовую книжку".
Журнал «Главбух» Гуру (3746) 10 месяцев назад
Добрый день! Вы действительно приняли человека на работу, и эту запись не аннулируют и не исправляют. В таком случае - это обычное увольнение. Неважно, сколько дней он проработал.
Как грамотно исправить запись в трудовой книжке?
Белочка. куда ж Вы так торопились? Запись делается как раз когда все документы уже подписаны обеими сторонами.
Первое - это ваша ошибка! вы должны были внести запись только после подписания всех документов у директора.
Второе - если Вы уже напортили нужно исправлять.
Третье - ставите следующий порядковый номер, ту же дату что и прием на работу и пишите Запись за номером. считать не действительной
Вы если имеете право подписи по приказу, подписываете трудовую книжку и ставите печать организации.
Увольнение в данном случае не правильно, т.к. не было приема на работу документально подтверждено.
И отпускаете человека с миром, и дикими извинениями.
Ну если работодатель совсем дурак, то нормальный работник подаст на него в суд, за порчу трудовой книжки и трудового стажа.
Вам нужно посторатьтся обьяснить Генеральному директору, что если щас прокатило, то в другой раз найдется умный работник который будет защищать свои трудовые права в суде. И поверьте мне - выиграет работник!
Испытательный срок
Вопросы, касающиеся различных аспектов трудового права
Может ли устанавливаться испытательный срок, если заключен гражданско-правовой договор?
Испытание при приеме на работу - мера, применяемая для проверки соответствия работника поручаемой работе. Возможность установить работнику испытание при приеме на работу предусмотрена ст. 70 ТК РФ. Испытание устанавливается только при заключении трудового договора, следовательно, только в рамках трудовых отношений.
Гражданско-правовой договор - это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении и прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). Сторонами такого договора, как правило, являются заказчик и исполнитель. Для гражданско-правовых договоров условия о каких-либо испытаниях для сторон законодательством не предусмотрены.
Можно ли, находясь на испытательном сроке, прекратить работу без расчета (по моему согласию) в один день?
Существуют различные основания прекращения трудового договора. Они перечислены в ст. 77 ТК РФ. Говоря о прекращении работы по вашему согласию, вы, видимо, имели в виду увольнение по собственному желанию (как это называется в просторечии), или расторжение трудового договора по инициативе работника (как это именуется в ТК РФ).
Согласно ст. 37 Конституции РФ труд свободен. Следовательно, никто не может заставить работника сохранять трудовые отношения, если он того не желает. Любой вправе расторгнуть свой трудовой договор и уволиться от любого работодателя по собственной инициативе. Наличие условия об испытании никак не может препятствовать работнику в расторжении трудового договора. Но при расторжении трудового договора должны соблюдаться установленные законодательством процедуры.
Обязательным условием при расторжении трудового договора по инициативе работника является заблаговременное предупреждение работодателя о таком своем намерении. Согласно ч. 1 ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели. Это - общее правило. Для работников, которым при заключении трудового договора установлено испытание, предусмотрен иной срок: они имеют право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня (ч. 4 ст. 71 ТК РФ). Таким образом, в плане возможностей для увольнения по собственной инициативе работники, проходящие испытание, находятся в более выгодных условиях, чем остальные.
По истечении срока предупреждения об увольнении работник вправе прекратить работу.
Уволиться за один день, по общему правилу, нельзя. Но из данного правила есть исключение. Можно уволиться до истечения указанных выше сроков предупреждения об увольнении: 1) по соглашению с работодателем (если он готов уволить раньше);2) если заявление об увольнении по собственному желанию обусловлено невозможностью продолжения работы (зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию и т.п.), а также если установлено, что работодатель нарушил трудовое законодательство или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия колдоговора, соглашения или трудового договора. В таких случаях работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении, даже если вы просите уволить вас "сегодня же". В свою очередь, вы должны представить работодателю соответствующие доказательства невозможности продолжения вами работы.
Что касается расчета - то в ваших интересах, чтобы работодатель при расторжении трудового договора произвел с вами полный расчет и выплатил вам все причитающиеся суммы. Иначе и быть не должно, поскольку ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя в день прекращения трудового договора произвести с работником расчет.
Работника приняли на работу с испытательным сроком три месяца. Руководство организации заключило с ним договор возмездного оказания услуг. Должны ли вписываться эти три месяца в трудовую книжку?
В данном случае руководство организации либо не ознакомлено с трудовым законодательством, либо сознательно обманывает принятого на работу. Испытание при приеме на работу устанавливается только при заключении трудового договора, то есть испытание - элемент трудовых отношений. А договор возмездного оказания услуг является гражданско-правовым договором. Согласившись на заключение такого договора, человек должен понимать, что, видимо, организация желает использовать его в качестве работника, но при этом не желает правильно оформлять фактически имеющиеся трудовые отношения, маскируя их под видом гражданско-правовых.
По договору возмездного оказания услуг человек является исполнителем, а не работником;организация же является заказчиком, а не работодателем. В этом случае организация не будет предоставлять исполнителю никаких гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Вести трудовую книжку в данном случае организация также не будет, период его так называемой "работы" в данной организации (как три "испытательных" месяца, так и последующее время) в его трудовой книжке никак не отразится. Если организация вдруг пожелает отказаться от его услуг - в этом случае нормы трудового законодательства, регулирующие порядок увольнения работников, также применяться не будут. Что касается испытания, то о нем не может быть и речи, поскольку между исполнителем и организацией трудовых отношений юридически нет.
Человек написал заявление о приеме на работу. Но за день до выхода на работу он передумал, так как оказалось, что его не ознакомили с условиями полностью. Пошел забрать трудовую книжку, а ему пригрозили увольнением за прогулы. Имеют ли право уволить за прогулы, если на работу он еще фактически не выходил?
Все зависит от того, заключил ли человек с работодателем трудовой договор или еще не успел. Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, колдоговором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику зарплату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор является основным документом, оформляющим трудовые отношения между работником и работодателем. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя (ст. 61 ТК РФ). Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если такой день в трудовом договоре не определен, работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.
С момента вступления трудового договора в силу его стороны - работник и работодатель - приобретают права и исполняют обязанности, предусмотренные трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, колдоговором и др. На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Этот приказ окончательно оформляет трудовые отношения. На основании приказа о приеме на работу работодатель делает соответствующую запись в трудовой книжке работника.
Таким образом, если трудовой договор уже заключен и вступил в силу, работник должен выходить на работу по установленному для него графику и выполнять должностные обязанности. Отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены) является прогулом и может повлечь увольнение по инициативе работодателя (пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В то же время, если работник не приступил к работе в день ее начала, работодатель имеет право аннулировать трудовой договор (ч. 4 ст. 61 ТК РФ). Аннулированный трудовой договор в таком случае считается незаключенным. Но аннулирование трудового договора - это право работодателя, и он самостоятельно решает, использовать ему это право, или нет.
Если же человек еще не успел заключить трудовой договор и лишь написал заявление с просьбой принять на работу, то, соответственно, у работодателя нет оснований для издания приказа о приеме на работу и внесения записи в трудовую книжку. Соискатель пока еще не принял на себя какие-либо обязанности, не является работником, а организация, в которую он подал заявление, пока что для него не работодатель. Поэтому ему достаточно аннулировать ранее поданное заявление о приеме на работу, написав новое заявление. Если в данной ситуации работодатель будет препятствовать (например, удерживать трудовую книжку), он нарушит трудовое законодательство. Его действия можно обжаловать в суде.
Сотрудник, принятый на работу с испытательным сроком три месяца, уволился за три дня до окончания этого срока. Положена ли ему компенсация за неиспользованный отпуск?
Работники, принятые на работу с условием об испытании, ничем не отличаются от остальных работников, имеют равные с ними права и исполняют одинаковые обязанности. На таких работников распространяются все положения трудового законодательства. В том числе - положения ч. 1 ст. 127 ТК РФ, устанавливающей, что при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
В период испытания работник выполняет трудовые обязанности, то есть работает фактически. А время фактической работы включается в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ч. 1 ст. 121 ТК РФ). Поэтому, отработав почти три месяца, работник выработал определенный стаж, и при увольнении ему должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск пропорционально данному стажу.
Работодатель решил уволить работника в связи с непрохождением испытательного срока. Как правильно сделать запись об увольнении в трудовую книжку, по какой статье?
Вопросы увольнения работника по инициативе работодателя урегулированы ст. 81 ТК РФ. И хотя в этой статье отсутствует такое основание для увольнения, как неудовлетворительный результат испытания при приеме на работу, согласно п. 13 ч. 1 ст. 81 ТК РФ работодатель вправе уволить работника и в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Такой "другой случай" установлен ст. 71 ТК РФ. При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Поэтому в данном случае применима следующая формулировка записи об увольнении в трудовой книжке работника: "Уволен как не выдержавший срок испытания при приеме на работу, ст. 71 ТК РФ".
Если на работу принимают студента вечернего отделения вуза, имеют ли право принять его с испытательным сроком?
Статья 70 ТК РФ устанавливает перечень лиц, для которых испытание при приеме на работу не может быть установлено. Данный перечень не является исчерпывающим, и такие ограничения могут быть установлены и для иных лиц Трудовым кодексом, иными федеральными законами, а также колдоговором. Испытание при приеме на работу не устанавливается для лиц, окончивших имеющие госаккредитацию образовательные учреждения начального, среднего и высшего профобразования и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение года со дня окончания образовательного учреждения (п. 4 ч. 4 ст. 70 ТК РФ). Поскольку лицо, принимаемое на работу, еще не окончило образовательное учреждение, то указанная гарантия на него не распространяется. И если колдоговор организации не содержит дополнительных ограничений в части установления испытания при приеме на работу для учащихся, то данному лицу при приеме на работу может быть установлено испытание в соответствии с ТК РФ.
Как так? А так. 4 месяца работаю, договор еще не подписан. Сначала больше 3х месяцев не несли, щас принесли – меня текст не устраивает. Название должности иное, срочный (на полгода - непонятно почему), дата приема немного сдвинута, про премии не слова, про страховку, и в целом какая то липа. К тому же я уже забыл насчет исп. срока – то ли два месяца, то ли три:). Аа! Вспомнил, почему срочный и почему условия такие. временные. Кадровичка грит, что договор на полгода потому что типа это как бы испытательный срок для руководителей (о как) :). Трудовые обязанности тоже не подписывал. Естественно, с приказом не ознакомлен (ну нет его).
Обязанности, скорее, менеджерские… руководитель, фигли.
Зарплату плАтЮт.
За зарплатную карточку только расписался, и в трудовом распорядке.
Всё. Только не спрашивайте ничего – я сам не понимаю, как это возможно! Экстрим, блин.
Если работник не приступил к работе в день ее начала, то работодатель вправе аннулировать трудовой договор с ним. Аннулированный трудовой договор считается незаключенным (ч. 4 ст. 61 ТК РФ).
Следовательно, если работник не приступил к работе в день ее начала, работодатель не вправе расторгнуть заключенный с ним трудовой договор, применив к нему дисциплинарное взыскание в виде увольнения за прогул (Определение Верховного Суда РФ от 18.02. N 4-В09-54).
Статья 61 ТК РФ не регламентирует процедуру аннулирования трудового договора, поэтому представляется, что работодатель может воспользоваться следующим порядком оформления.
1. Составьте акт об отсутствии работника на работе в день ее начала. Заметим, что ч. 4 ст. 61 ТК РФ не обязывает работодателя выяснять причины отсутствия работника.
См. образец составления акта.
Акт об аннулировании
трудового договора в связи
с невыходом на работу
в первый день работы
(образец заполнения)
Общество с ограниченной ответственностью
Вера (ООО Вера)
Санкт-Петербург
О невыходе работника на работу
в первый день работы
Сегодня, 03.04. в 17 ч. 55 мин. в офисе N 12 (отдел кадров) мной, И.В. Макаровой, в присутствии начальника отдела кадров Е.Е. Сидоровой и делопроизводителя Е.А. Орловой составлен настоящий акт о том, что специалист отдела договоров Михайлов Иван Макарович не приступил к работе в день начала работы, 03.04., условие о котором было включено в трудовой договор от 02.04. N 17-12 тд.
Начальник отдела кадров Сидорова Е.Е. Сидорова
Специалист по кадрам Макарова И.В. Макарова
Делопроизводитель Орлова Е.А. Орлова
2. Издайте приказ об аннулировании трудового договора и отмене приказа о приеме на работу (если он уже издан).
Аннулированный трудовой договор считается незаключенным (ч. 4 ст. 61 ТК РФ).
Подробнее о том, как работодатель должен оформить трудовую книжку, если запись о приеме на работу была внесена до аннулирования трудового договора, см. Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка.
3. Произведите соответствующие записи в трудовой книжке.
Аннулирование трудового договора
(Вариант 1)
Трудовой договор аннулирован в соответствии с частью 4 статьи 61 Трудового кодекса Российской Федерации, приказ о приеме от 12.11. N 12-п отменен
Признание записи о приеме
на работу недействительной в связи
с аннулированием трудового договора
(Вариант 2)
Запись N 11 недействительна.
Часто является началом работ по упорядочению отчётности компании в целом. Так, для проверки правильности расчёта заработной платы бухгалтеру понадобился табель учёта рабочего времени. И если в компании нет кадровой службы, а ведение кадрового учёта переложено на бухгалтерию, не остаётся ничего другого, как приняться за восстановление кадровой документации силами бухгалтерии. Представляем вам пошаговую инструкцию.
Принимаем дела
Итак, для начала нужно принять дела. Это позволит оценить масштабы бедствия, а также составить план восстановления кадрового учета. Сделать это можно в несколько этапов.
Шаг 1. Изучаем документы, которые есть у компании с момента ее регистрации. В частности, имеются ли в наличии:
Устав компании;
решение о назначении генерального директора;
свидетельство о присвоении ОГРН;
свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
справки об открытых банковских счетах;
извещение страхователю из ПФР и ФСС.
Устав должен содержать полное и сокращенное фирменное наименование компании, сведения о ее месте нахождения, а также данные о составе и компетенции органов ее управления, о размере уставного капитала, о правах и обязанностях участников, порядке хранения документов и иные сведения. Если в устав вносились существенные изменения, к примеру, о смене генерального директора или о размере уставного капитала, то нужно убедиться, что они зарегистрированы в налоговой инспекции. Проще всего нужную выписку из ЕГРЮЛ, в которой эти изменения уже отражены, запросить в налоговой инспекции сразу после внесения изменений.
Если окажется, что каких-либо документов по списку нет, необходимо их получить или восстановить. Иначе восстановление кадрового делопроизводства не будет закончено.
Шаг 2. После изучения регистрационных данных проверяют наличие и комплектность кадровых документов. Законодательством предусмотрен их обязательный для компаний перечень (таблица).
Перечень обязательных кадровых документов
Кадровый документ | Основание (норма законодательства) |
Правила внутреннего трудового распорядка | Ст. 56, 189, 190 ТК РФ |
Штатное расписание | Ст. 57 ТК РФ |
Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников | Ст. 86–88 ТК РФ |
График сменности (при сменной работе) | Ст. 103 ТК РФ |
График отпусков | Ст. 123 ТК РФ |
Правила и инструкции по охране труда | Ст. 212 ТК РФ |
Табель учета рабочего времени | Ст. 91, 99 ТК РФ |
Приказы о назначении сотрудников | Ст. 68 ТК РФ |
Приказы об увольнении сотрудников | Ст. 84.1 ТК РФ |
Трудовые договоры | Ст. 56, 57, 67 ТК РФ |
Трудовые книжки | Ст. 62, 65, 66 ТК РФ |
Личные карточки сотрудников | П. 12 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 |
Шаг 3. Следующий шаг – анализ содержания тех трудовых договоров, которые остались от кадровой службы. Нужно проверить, отражены ли в них все обязательные условия, перечисленные в ст. 57 ТК РФ, а именно:
- место работы сотрудника;
- трудовые функции;
- дата начала работы;
- условия оплаты труда;
- компенсация за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
- условия, определяющие характер работы (на дому, разъездной, в пути);
- условия об обязательном социальном страховании;
- режим труда и отдыха.
Затем сравнивают виды оплаты труда по трудовому договору и по расчетной ведомости. Начисленные сотрудникам выплаты должны соответствовать кадровым документам. Например, если в ведомости отражена оплата в нерабочий день, то проверяют, получено ли согласие сотрудника на работу в выходной (ст. 113 ТК РФ). А также не относится ли работник к льготной категории, то есть можно ли его вообще привлекать к такой работе (ст.113, 259 ТК РФ).
Если трудовые договоры отсутствуют, этот факт фиксируют в докладной записке или акте.
Шаг 4. После анализа трудовых договоров можно приступить к изучению штатного расписания. Напомним, что в нем фиксируются названия структурных подразделений, должностей, специальностей, отражаются размеры окладов и надбавок. Штатное расписание, как правило, составляется на определенный период времени. Поэтому нужно последовательно проверить каждый такой период. Ведь этот документ наиболее часто требуют налоговые органы во время налоговых
Имейте в виду
Иногда иностранные работодатели подменяют трудовой договор, по сути, письмом – так называемым job offer. В нем дается краткое описание основных условий работы сотрудника. Такой документ законодательством не предусмотрен – его нужно заменить на трудовой договор.
Шаг 5. Наконец, приступаем к проверке трудовых книжек. Все ли они в наличии, внесены ли записи о приеме на работу, соответствуют ли записи в книжках фактическим данным. Нет ли ветхих и невостребованных трудовых книжек.
Результаты проведенной проверки отражают в акте приема-передачи дел.
Восстанавливаем недостающие документы
После принятия дел начинается восстановление кадровых документов. Их упорядочение позволит выстроить систему кадрового учета и избежать возможных штрафов от трудовой инспекции за нарушения законодательства, выявленные в ходе будущих проверок. Приведенные ниже советы по восстановлению кадрового учета помогут вам избежать ошибок.
Cовет 1. Разъясните менеджерам и работникам, что нельзя подписывать не полностью оформленные работодателем документы. Впоследствии это защитит компанию от возможных штрафов. Чем честнее работодатель с сотрудниками, тем больше вероятность получить от них поддержку.
Совет 2. Начинайте восстановление кадровых документов с трудовых договоров. Легче всего восстанавливать трудовые договоры и дополнительные соглашения по работающим сотрудникам и тем, которые уволены недавно. А также по тем работникам, с кем поддерживаются контакты. В этом случае есть возможность пригласить бывшего работника в компанию для подписания документов.
Имейте в виду
В идеале восстановление кадровой документации производится с учетом временных периодов. То есть ориентируясь на дату их принятия или внесения в них изменений. Однако это не всегда удается сделать.
Если работники не соглашаются подписывать документы «задним числом», им можно предложить другой вариант. Например, заключить трудовой договор с текущей даты. Но в разделе «дата начала работы» указать фактическую дату приема. Правда при проверке трудовой инспекцией компании, скорее всего, не удастся избежать наказания за несвоевременное оформление трудового договора. Другими словами, за нарушение законодательства о труде и об охране труда может быть наложен штраф до 50 000 руб. на организацию или до 5000 руб. – на должностное лицо. При повторном правонарушении организации может быть выписан штраф в размере до 70 000 руб. (п. 5.27 КоАП РФ).
Ведь работодатель обязан оформить с сотрудником трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня приема на работу (ст. 67 ТК РФ).
Также не стоит забывать, что любое изменение условий трудового договора должно фиксироваться в соглашении между работником и работодателем (ст. 72 ТК РФ).
Совет 3. При восстановлении кадрового делопроизводства после предшественников нужно обращать внимание на хронологию и корректность записей в трудовых книжках. Последние нужно привести в соответствие с требованиями законодательства. Книжки относятся к бланкам строгой отчетности, и их в первую очередь проверяют сотрудники трудовой инспекции. Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регулируется отдельной инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
ПРИМЕР
Запись о приеме на работу сотрудника внесена не корректно. Следующая после этого запись о переводе работника не содержит оснований для ее отмены. Для исправления ошибки в трудовой книжке ставят порядковый номер и текущую дату. В разделе «Сведения о приеме на работу…» пишут, что запись под номером... недействительна, и вносят запись о приеме на работу с правильной формулировкой и датой. При этом добавляется информация о дате приема сотрудника:
№ | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнения (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|||
Общество с ограниченной ответственностью | |||||
(ООО «Ромашка») | |||||
Принята на должность заместителя главного бухгалтера по работе с поставщиками услуг в | Приказ от 29.07.2009 № 90/ЛС |
||||
Переведена на должность финансового директора в финансовый отдел | Приказ от 22.12.2010 № 158/ЛС |
||||
Запись за № 12 недействительна. С 29.07.2009 | Приказ от 29.07.2009 № 90/ЛС |
После сверки записей в трудовых книжках проверяют книгу учета движения трудовых книжек. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя компании. А также скреплена печатью или опломбирована.
Совет 4. Штатное расписание лучше восстанавливать по периодам. В этом случае порядок восстановления зависит от хронологии утверждения приказов по сотрудникам компании, поскольку именно кадровые события (переводы, изменения оплаты труда) влияют на структуру штатного расписания.
Например, если работник переведен в другой отдел, то проверяют, была ли утверждена в штатном расписании, действующем в том периоде, его должность и соответствующий размер оклада.
Если журнал регистрации приказов по сотрудникам отсутствует, то придется провести анализ расчетных ведомостей и выявить все изменения оплаты труда, должностей и подразделений за весь период восстановления кадрового учета.
Восстанавливать «штатку» можно двумя способами:
утвердить новую;
внести изменения в существующую.
Корректны оба способа. Но лучше придерживаться такого правила: если количество изменений, вносимых в штатное расписание, достаточно велико, разумнее утвердить новое. Если же речь идет об одном-двух изменениях, то достаточно внести изменения в существующее штатное расписание. Для этого издают соответствующий приказ.
Совет 5. Всегда анализируйте причинно-следственные связи между документами. Все документы, относящиеся к сфере кадрового учета, расчета заработной платы и бухгалтерского учета взаимосвязаны.
Например, если работник находится в отпуске, то факт его отсутствия отражается в табеле учета рабочего времени (форма Т-13). Затем на основании табеля учета рабочего времени и приказа на отпуск (форма Т-6) рассчитывается средний заработок за этот период (форма 0504425).
Вопрос: Что может предпринять работодатель при утрате кадровых приказов с подписями работников (в частности, по отпускам и кадровым перемещениям)? Каков порядок их восстановления? Нужно ли восстанавливать такие приказы по уволенным работникам?
Ответ: В случае утраты кадровых приказов с подписями работников работодателю следует их восстанавливать, поскольку действующее законодательство возлагает на работодателя обязанность по обеспечению сохранности кадровых документов. Срок хранения составляет 75 лет по кадровым перемещениям и 3 года для приказов по отпускам. Для восстановления документации работодателю следует издать приказ о причинах утраты документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления и указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации. Если невозможно подписать восстановленные документы у лиц, ранее состоявших в трудовых отношениях с работодателем, то необходимо данную информацию зафиксировать в форме акта. Форма такого акта законодательством не установлена.
Обоснование: Действующее законодательство возлагает на работодателя обязанность по обеспечению сохранности кадровых документов. Это обусловливается их особой значимостью. Кадровые документы являются документальным подтверждением права работника на социальное обеспечение, служат подтверждением трудового стажа работника и т.д.
Вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования документов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Раздел 8 "Кадровое обеспечение" указанного Перечня содержит информацию о сроке хранения личных дел, включая копии приказов работников. Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ.
Данные документы имеют срок хранения 75 лет. Срок хранения в 1 год установлен для графика отпусков и 3 года для иной документации по отпускам.
Следовательно, при утрате кадровых приказов с подписями работников работодатель должен издать приказ о причинах утраты документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления. Также в приказе рекомендуется указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации.
Если в организации сохранились электронные копии утраченных документов, то их проще будет восстановить. Сложнее, если таковых нет.
Однако в любом случае после того, как приказы будут восстановлены, необходимо, чтобы работники их подписали.
В случае проведения проверки органами трудовой инспекции отсутствие документов, подлежащих хранению работодателем, может привести к привлечению организации к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток).