Виды упд. Скачайте образец заполнения УПД
Форма универсального передаточного документа менялась в 2017 году дважды: с 1 июля появился новый обязательный реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)», а с 1 октября 2017 образец УПД поменялся снова: появилась графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, изменились названия строки 8 и графы 11. В 2019 году в документе опять изменения.
Бланк, правила и пример заполнения УПД - на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.
С 1 января 2019 года в УПД надо указывать ставку НДС 20%. Ее нужно вписывать в графу 7 «Налоговая ставка» в табличной части документа.
Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.
Скачайте образец заполнения УПД:
Изменения в УПД с 1 июля 2017 года
Образец УПД с 1 июля 2017 изменился вслед за счетом-фактурой. Теперь в этих документах должна быть строка для указания сведений о госконтракте - ее номер 8. Если вы не знаете, что в ней писать, то скорее всего вам заполнять ее и не придется. Но сама строка «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» в УПД должна быть в любом случае.
Подробнее о заполнении строки 8
Изменения в УПД вступили в силу 1 июля 2017 года. То есть все документы, датированные этим или более поздним числом, должны содержать новый реквизит.
Изменения в форме УПД с 1 октября 2017 года
Внимание!
С 1 октября 2017 действуют формы счета-фактуры и УПД, утвержденные постановлением Правительства от 19.08.17 №981. Вот список изменений, которые нужно внести в форму:
Скачать новый образец УПД с 01.10.2017
Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта?
Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.
Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.
Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.
Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 гг, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).
Правила заполнения УПД по новому образцу
Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД:
- 1 - если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
- 2 - если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).
Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.
УПД со статусом 1
Подраздел со счетом-фактурой
Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры - пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.
Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.
Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).
Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.
Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.
Строка 7
Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).
Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) - в строке ставится прочерк.
А
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.
Б
Код товара, работ, услуг. Для товаров - артикул, для работ - код по ОКВЭД, для услуг - код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.
Графы 1, 1a и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС - в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).
Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить - ставится прочерк.
Графа 4
Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.
Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.
Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».
Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».
Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».
Графа 9
Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.
Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».
УПД со статусом 2
Не заполняются табличные графы 7 и 8 (ставка и сумма НДС), 10, 10а и 11 (страна и ГТД - они заполняются только для операций, облагаемых НДС).
Можно не заполнять табличные графы 4, 5 и 6, в подразделе со счетом-фактурой строки 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б.
Остальные поля заполняются как описано выше.
Часто задаваемые вопросыПри оформлении УПД чем отличаются статус 1 и 2?
Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.
Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.
Где взять код товара в УПД?
Используйте артикул товара или код по ОКВЭД/ОКУН для работ/услуг, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.
Кто подписывает УПД?
Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.
Подписи в УПД со стороны продавца:
- В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
- В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
- В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.
Подписи в УПД со стороны покупателя:
- В поле таблицы 15: лицо, получившее товар, работы, услуги.
- В поле таблицы 18: лицо, ответственное за правильное оформление документа. Если этот сотрудник подписался в поле 15, то здесь достаточно указать должность и ФИО.
Какие документы заменяет УПД?
УПД можно использовать вместо счета-фактуры, первичного документа или вместо обоих этих документов сразу. Бланк универсален: вы сами решаете, что заменяет УПД в конкретном случае, и исходя из этого заполняете поля.
Заменяет УПД акт выполненных работ или нет?
Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.
Обязательно ли использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной?
Можно, но не обязательно. Вы вправе самостоятельно решить, что для вас будет удобнее: УПД или ТОРГ-12. Последняя с появлением УПД не вышла из употребления и оформляется так же, как и раньше. Но использование универсального передаточного документа вместо товарной накладной или другого первичного документа поможет вам упростить документооборот и уменьшить его объем.
Можно ли выписывать УПД на услуги?
Можно. Вы можете использовать УПД для оформления не только отгрузки товаров, но также и оказания услуг, выполнения работ и передачи имущественных прав. УПД на услуги заполняется по той же инструкции, что и на товары.
УПД на услуги: нужен ли акт?
Если вы оформляете оказание услуг с помощью УПД, отдельный акт составлять не нужно.
Можно ли в УПД указывать услуги и товары одновременно?
Можно. Налоговое законодательство РФ не требует выставлять отдельный счет-фактуру на каждый вид продукции (услуг). В одном счете-фактуре (или, соответственно, в одном УПД) можно отразить одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД - вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно. При этом важно соблюдать сроки выставления счетов-фактур - 5 календарных дней с момента отгрузки).
О выставлении одного счета-фактуры на всю отгрузку см. письмо ФНС №ЕД-4-15/17910 от 23.09.2016.
Строка 8 в УПД: обязательно заполнять или нет?
Строка 8, обязательная для включения в форму универсального передаточного документа с 1 июля 2017 года, заполняется только в том случае, если у вас есть соответствующие данные. Если их нет, в ней ставится прочерк, но сама строка обязательно должна присутствовать в форме. С 1 октября 2017 в названии строки появилось указание «При наличии»: это и означает, что она обязательна к заполнению только в случае, если у вас есть нужные данные. В противном случае ставится прочерк.
С какого года ввели УПД? С какого числа действует УПД?
Универсальный передаточный документ ввели в 2013 году. Но с 1 октября 2017 действует новый образец УПД, поэтому документы, датированные более ранним числом, недействительны.
Кстати, изменения в УПД с 1 октября 2017 не вызвали затруднений у пользователей МоегоСклада, потому что в нашем сервисе документы формируются автоматически. Мы вовремя обновляем формы документов, так что нашим пользователям не нужно искать в интернете бланки или добавлять поля на свой страх и риск вручную.
УПД — универсальный передаточный документ , позволяет оформлять сделки по поставкам товаров, оказанию услуг и передаче прав от одного контрагента другому. универсальный передаточный документ может быть как в бумажном виде так и в электронном.
Мы подготовили для скачивания пустой бланк формы и заполненный образец УПД 2017 года. Вместе с новым УПД с 1 октября 2017 законодательство требует заполнять новый бланк .
В новую форму универсального передаточного документа можно самостоятельно добавлять новые строки и графа из новой счет-фактуры с учетом новых правил заполнения счета-фактуры с 1 октября 2017 года.
Скачать форму УПД и образец заполнения
Новая форма УПД 2019-
Образец заполнения УПД 2019 -
Пустой бланк новой формы
УПД с 01.10.2017 содержит ряд изменений по отношению к предыдущей версии документа от 1 июля 2017 года. Рассмотрим, что изменилось в новой форме и как заполнять документ.
Графа 1а «Код вида товаров»
- Если организация составляющая универсальный передаточный документ не отгружает товары в страны ЕАЭС: Беларусь, Армению, Казахстан, Киргизию, то в новой графе ставится прочерк;
- Если организация экспортирует товары в страны ЕАЭС, то в графе 1а «Код вида товара», надо ставить номер из решения Совета ЕЭК от 16.07.2012 № 54.
Строка 8 «Идентификатор государственного контракта»
- Если организация составляющая универсальный передаточный документ не работает в данном, конкретном случае с государственным заказчиком, то в строке 8 ставится прочерк.
- Если организация работает по госконтракту и госзаказчик присвоил номер госконтракта, договора (соглашения), то данный номер проставляется в строку 8. Если контрактам не присвоили государственный идентификатор, то в строке 8 ставится прочерк.
Графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации»
В графе 11 УПД следует указывать регистрационный номер таможенной декларации (ранее в графе 11 указывали номер декларации). Регистрационный номер таможенной декларации — присваивают на таможне, когда принимают от организации декларацию. Если организация на территории РФ занимается перепродажей импортных товаров, то регистрационный номер заимствуют из счета-фактуры поставщика товаров.
Индивидуальный предприниматель или иное уполномоченное лицо
В новой форме универсального передаточного документа появилась новая строка «иное уполномоченное лицо» наделенное правом ставить подпись в строке вместо ИП. Ранее строки «иное уполномоченное лицо» в документе не было и ИП приходилось ставить подпись в форме лично.
УПД 2019 — образец заполнения
Образец заполнения новой формы 2019 содержит заполненные строки и графы, согласно новым правилам заполнения. Новая форма универсального передаточного документа заполняется в соответствии с новым бланком счет-фактуры с 01.10.2017.
Образец заполнения новой формы с 01.10.2017
Образец заполнения формы 2019 -
УПД статус 1 и статус 2 — чем отличаются?
Универсальный передаточный документ бывает двух видов — со статусом 1 и статусом 2 и отличаются лишь в полноте заполняемых реквизитов.
УПД со статусом 1
УПД со статусом 1 — является единым документом заменяющим счет-фактуру и передаточный документ.
В документе со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты, которые заполняются одновременно и в счет-фактуре и в передаточном документе.
УПД со статусом 2
УПД со статусом 2 — является заменой передаточному документу (подтверждает передачу материальных ценностей).
В документе со статусом 2 должны быть заполнены реквизиты для документа о передаче материальных ценностей. Заполнять реквизиты для счет-фактуры не требуется.
Универсальный корректировочный документ УКД
Универсальный корректировочный документ претерпел изменения с 1 октября. УКД выставляют при изменении стоимости ранее отгруженного товара. Скачать новую версию можно по ссылке ниже.
Новая форма УКД с 01.10.2017 -
Консультация юриста по новой форме УПД и УКД
Остались вопросы по новой форме документа? Задайте бесплатный вопрос юристу и получите ответ в течение 15 минут. Либо оставьте комментарий по документу ниже под статьей, пользователи ресурса Я-Юрист.ру помогут с ответом.
Счет-фактура — это документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Заполняется по определенному стандартному образцу, утвержденному Постановлением Правительства в 2011 году (№ 1137) . Что же это и в чем разница?
Выставляется продавцом и предпринимателем, когда предстоит отгрузка товара или оказываются определенные услуги. Покупатель обязательно ставится в известность, чтобы не иметь проблем с налоговиками. Существует стандартный, корректирующий и авансовый тип фактуры, заполняемой при внесении предоплаты .
УПД — это универсальный передаточный документ, заменяющий накладную и счет-фактуру. Документ создавался совместными усилиями бухгалтеров и специалистов разного профиля, стал внедряться вместе с законом об учете.
Совмещает счет-фактуру, взятую за основу, вместе с транспортными (товарными) накладными, передачей и приемом бумаг, подтверждающими проведение работ.
ВАЖНО. Внесение дополнительных разделов в УПД позволяет изменять размер ячеек и вписывать новые строки, но не удалять утвержденные пункты в фактуре.
Чем отличаются?
Несмотря на внешнюю схожесть двух форм, между бумагами существуют определенные важные отличия. Особенности счет-фактуры:
- Подтверждает заключение контракта о продаже и покупке. Обязательно включается НДС.
- После проведения операции, грузоотправитель и получатель вносят запись в журнал закупок. В результате, предоставляется налоговая льгота (ст.172 НК). Вычет экономит немалые суммы, особенно при оптовых закупках.
- Документ заполняется от руки и в электронном виде с соблюдением основных требований (ст.169 НК). В случае внезапных изменений в стоимости составляется корректировочный счет.
Особенности УПД:
- Совмещает в себе первичные документы, такие как накладная и счет-фактура. Для это включены дополнительные необходимые реквизиты (№ 402-ФЗ).
- При правильном заполнении послужит основанием для вычетов по сборам на прибыль и добавочную стоимость.
- Разновидности УПД дают возможность совмещать или вносить дополнения. Неизменными остаются графы, отделенные черными линиями.
Пока не присвоен код, УПД в электронном виде не может быть отправлен в налоговую . В 2017 году в счет-фактуру внесли поправки и было разрешено самостоятельно добавлять в упрощенный документ графы идентификатора договора, кода вида товаров и подписи лица, заверяющего счет за индивидуального предпринимателя.
Можно ли использовать эти два документа одновременно?
Можно ли применять и УПД и счет-фактуры? В рекомендациях ФНС России не запрещает применение УПД совместно для отражения в бухгалтерском и налоговом учете фактов хозяйственной жизни.
При этом использование УПД не ограничивает права организации использовать иные формы первичных учетных документов.
Возможности УПД привлекли многие компании и организации . Для налоговиков не имеет принципиального значения какая форма была использована, если при оформлении не были допущены грубые ошибки.
Проблема чаще возникает с партнерами и клиентами, которые предпочитают использовать товарные накладные, акты и счет-фактуры. Особенно это затрагивает бюджетные организации.
Применение двух форм совместно-вполне оправдано. Только для этого руководителю в компаниях негосударственного сектора необходимо по предложению бухгалтера утвердить УПД и включить в него все необходимые реквизиты. При этом следует в обязательном порядке поставить в известность второго участника договора, особенно когда дело касается иностранного контрагента.
ВАЖНО. Для исключения споров следует заранее в контракт вписать пункт, где будут указаны формы первичных документов в рамках проведения конкретной сделки.
УПД вместо
Утверждение УПД позволит проводить ряд различных операций без дублирования и за более короткий срок. Что становится проще с УПД:
- Проводить отгрузку любых товаров, как с транспортировкой, так и без нее. Возмещение транспортных расходов в этом случае не приносит дохода поставщику и ложится на перевозчика.
- Оказывать всевозможные услуги, при наличии соответствующей лицензии.
- Передавать права (имущественные), результаты после выполнения услуг и работ.
- Заниматься отправкой контрагентам, комитентам и комиссионерам.
Многое зависит от условий договора, УПД предстает как первичная бумага или совмещенная, поскольку фактура всегда включена.
Нужно не забыть указать один параметр. Вписанная единичка говорит о том, что произошло совмещение первички и счета. Двойка свидетельствует о применении первичных документов для отправки и составления акта передачи.
Наиболее выгодно использовать УПД предпринимателям, перешедшим на ЕНВД и УСН , так как этого вполне достаточно для отчетности и нет необходимости рассчитывать и уплачивать налог на добавленную стоимость.
В каком случае не заменит?
Однако возникают ситуация, когда универсальный документ не сможет стать полноценной заменой действующей счет-фактуре. Подобное происходит при:
- Корректировке показателей, когда отгрузка товара произошла, но изменилась их стоимость в силу разных причин. Если выписывалась накладная, то достаточно подготовить документ с указанием разницы стоимости и заполнить корректировочный бланк.
- Применении аванса, когда получатель предоплаты выставит счет и не потребуется подготовить выписку из банка и платежное поручение.
- Необходимости внести коррективы в подготовленную бумагу. Составляется другая фактура (при неизменном номере и дате), только в специальной графе (1а) обозначается внесение откорректированных сведений. Промахи в накладной исправляются проще, нужно зачеркнуть сумму и написать правильную, а также указать число исправления и поставить подпись предпринимателя.
Нельзя сбрасывать со счетов риски, связанные с передаточным документом. Допущенные ошибки при оформлении, особенно при использовании первичной формы, приведут к материальным потерям . После сдачи отчетности не удастся получить имущественный вычет по НДС, возникнут дополнительные затраты из-за налога на прибыль.
Использование УПД носит пока необязательный характер, хотя к разработке формы подключались опытные бухгалтера и специалисты налоговой службы, которые провели широкие дискуссии на форуме официального портала.
С одной стороны, удается избавиться от заполнения многочисленных дублирующих накладных и актов. С другой, пока не появилась возможность передачи данных в электронном виде непосредственно налоговикам и возникают ситуации, когда применение становится нецелесообразным.
Заключение
Счет-фактуру никто не отменял, она по-прежнему востребована и дает полное представление о сделках купли и продажи. Важным условием считается уведомление сторон о том, что при проведении сделки будет использована именно эта форма, выписана накладная вместе с фактурой.
Предпринимателю и руководителю следует позаботиться о том, чтобы включить УПД в бухгалтерский учет, получая все преимущества от простой и модернизированной формы совмещения.
Порекомендовала налогоплательщикам использовать универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет накладную (акт) и счет-фактуру. Многие бухгалтеры отнеслись к этой возможности с осторожностью, ведь Налоговый кодекс не содержит такой нормы. Напротив, в ст. 169 НК РФ явно сказано, что основанием для принятия к вычету НДС служит счет-фактура. Как же быть бухгалтеру? Есть ли риск при использовании в работе УПД? Попробуем разобраться в этих вопросах, определим плюсы и минусы использования универсального документа.
Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты счета-фактуры, полностью дублируя его. Именно этот факт позволяет принимать НДС к вычету на основании УПД. Кроме того, анализируемый документ включает в себя основные элементы накладной ТОРГ-12 : основание отгрузки, даты отгрузки и получения товара (услуги, права), подписи ответственных лиц. В целом УПД может заменить и другие передаточные документы: акт выполненных работ (услуг), накладную на отпуск материалов на сторону М-15 , акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ отвечает всем требованиям, которые предъявляются к первичному учетному документу, поэтому покупатель вправе признать расходы на основании УПД.
Подробные условия применения, порядок заполнения и отражения УПД в книге покупок и продаж содержатся в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Рассмотрим основные нюансы применения универсальных докуметов.
Сфера и порядок применения УПД
Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).
УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.
Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.
Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963 . О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664 .
Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.
Статус УПД
В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт. Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).
Статус с кодом 2 позволяет заполнить лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Значит, продавец вправе оставить пустыми часть данных УПД:
- строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
- графу 6 «В том числе сумма акциза»;
- графу 7 «Налоговая ставка»;
- графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
- графу 11 «Номер таможенной декларации».
Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.
Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.
Дополнительные реквизиты УПД
Форма УПД носит рекомендательный характер и не обязательна к применению. Налогоплательщик имеет право вносить дополнительные реквизиты в документ (п. 3 письма ФНС России от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@).
Регистрация УПД в книге покупок и книге продаж
Покупатель сначала регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, далее - в книге покупок. При этом нужно соблюдать правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 1137 .
Согласно установленным правилам счета-фактуры регистрируются в хронологическом порядке по дате получения. В УПД эта информация содержится в строке 16 и отражается в графе 8 книги покупок.
Продавец товаров (работ, услуг, имущественных прав) регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур и в книге продаж. Несмотря на то что в УПД есть несколько различных дат (составления, отгрузки, получения), в графу 3 книги продаж переносится дата составления УПД (строка 1).
Преимущества УПД
Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.
Среди основных плюсов УПД можно отметить:
- снижение расходов на бумагу;
- единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12 , ОС-1 , М-15);
- экономию времени на оформление документов;
- сокращение архива документов.
Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо. Поэтому УПД организация выписать не сможет, т.к. документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не требуется.
Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 .
Как исправить ошибки в УПД, подскажет Норматива.
Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной
Начиная с 1 января 2013 года в силу статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) каждая организация имеет право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, которые перечислены в статье 9 данного закона.
Назовем эти обязательные реквизиты:
1) наименование документа;
2) дата его составления;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
5) величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, ответственных за оформление документа, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Согласно нормам пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ, не позднее пяти календарных дней с момента отгрузки товаров (передачи работ, услуг, имущественных прав) поставщик обязан выставить покупателю счет-фактуру.
Поэтому при фактической отгрузке товаров, передаче работ, услуг или имущественных прав поставщику приходится оформлять два документа: счет-фактуру и отдельно передаточный документ - накладную (акт выполненных работ).
Пользуясь правом, которое дает статья 9 Закона о бухучете, компании часто объединяют информацию из ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (формы ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами из счета-фактуры, выписываемого в целях НДС. И это совершенно законно. Во всяком случае, такие разъяснения приведены в письме от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.
Такое объединение не может лишить компанию ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС, ни возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления и других налогов. Разумеется, при соблюдении требований Закона о бухгалтерском учете и главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса РФ.
Но, чтобы облегчить работу бухгалтера и уменьшить документооборот, ФНС России разработала и рекомендовала к применению универсальный передаточный документ (УПД) - письмо от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. В этом же письме приведена и форма данного универсального документа.
При этом в ФНС России подчеркивают, что предложенная форма документа носит рекомендательный характер (абз. 10 письма № ММВ-20-3/96). Если по каким-то причинам она неудобна для компании или контрагентов, ее можно не применять.
По сути, УПД представляет собой гибрид первичного документа (накладной) и счета-фактуры. Поэтому он может использоваться и для отражения операций в бухгалтерском учете, и для принятия входного НДС к вычету из бюджета, и для подтверждения расходов для целей исчисления налога на прибыль и других налогов.
Покупатель при этом вправе заявить НДС к вычету на основании универсального передаточного документа, который поставщик составил по форме, рекомендованной ФНС России. Это официально подтвердили в том числе и специалисты из (письмо от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664).
Дело в том, что многие покупатели все еще опасаются принимать от поставщиков универсальные передаточные документы (УПД). Сомнения связаны с тем, что, согласно Налоговому кодексу РФ, основанием для вычета НДС является именно счет-фактура (п. 1 ст. 169 НК РФ). Поправки в отношении УПД чиновники в главу 21 Налогового кодекса РФ так и не внесли.
Однако УПД представляет собой счет-фактуру, дополненную данными первички. А дополнительные сведения в счет-фактуру вносить не запрещено. С 1 января 2015 года в счет-фактуру можно спокойно добавлять дополнительные строки и графы, в том числе реквизиты первички. При условии что сохраняется утвержденная форма. Это прямо прописано в Правилах заполнения счетов-фактур. Поэтому у налоговиков не будет претензий к вычетам НДС, которые подтверждены универсальными передаточными документами.
При этом поставщик вправе использовать УПД наряду с другими формами первички. Например, одним клиентам компания может выставлять УПД, а другим - товарные накладные или акты (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402).
Иными словами, предложенный налоговиками документ вовсе не ограничивает права организаций на применение иных бланков документов - ранее действовавших унифицированных форм первичной учетной документации или самостоятельно разработанных.
Хотя, согласитесь, использование единой формы более удобно и менее трудоемко для бухгалтерии.
Давайте выясним, насколько вообще правомерна разработка не только нового, да еще и универсального документа, применяющегося в рамках сразу и бухгалтерского, и налогового законодательства?
Налоговики детально отвечают на этот И начинают они с рассмотрения формы счета-фактуры, которая собственно и легла в основу разработки УПД.
Порядок оформления счета-фактуры постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137(далее - постановление Правительства РФ № 1137). Согласно данному документу, если в счете-фактуре указана дополнительная информация, то это не является основанием для отказа в вычете сумм НДС, предъявленных покупателю (заказчику) продавцом (исполнителем). И именно поэтому форму счета-фактуры и решила взять за основу ФНС России для разработки УПД, включив в него реквизиты первичного учетного документа.
Кроме того, специалисты ФНС России готовят методические рекомендации по применению электронного формата универсального передаточного документа для оформления всех типовых сделок, которые прописаны в письме № ММВ-20-3/96.
Хотя стоит отметить, что форма универсального передаточного документа предназначена для упрощения работы с бумажными документами (сокращение количества документов и затрат на печать, заполнение одного документа вместо двух с одинаковыми полями и др.). При электронном документообороте подобные преимущества неактуальны.
Проблема решается с помощью автоматического заполнения счета-фактуры на основании первичного учетного документа. А отправка, и обработка данных документов могут производиться пакетом, что по удобству практически равносильно использованию электронного универсального передаточного документа.
Какие компании могут применять универсальные передаточные документы
Универсальный передаточный документ могут применять любые организации и в том числе и те, которые не платят налог на добавленную стоимость. Например, организации, перешедшие на специальные налоговые режимы (упрощенку, уплату единого сельскохозяйственного налога) или использующие освобождение от исполнения обязанностей по НДС по статье 145 Налогового кодекса РФ. Все они могут применять универсальный передаточный документ в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). Правда, при этом таким организациям не нужно заполнять графу 7 «Налоговая ставка» и графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».
При этом в графе 5 книги учета доходов и расходов можно указать стоимость покупки с учетом НДС. Сумму налога в таком случае укажите справочно в графе 3. То есть разбивать расходы на отдельные строки необязательно.
По каким операциям можно оформлять универсальный передаточный документ
Из самого названия - универсальный передаточный документ - уже следует, что этот документ подтверждает передачу чего-то, а именно товаров (работ, услуг), а также имущественных прав. То есть это не бланк, предназначенный только для внутренних целей организации, а именно документ, которым оформляются хозяйственные операции, совершаемые между участниками сделки (договора).
Для одной стороны УПД подтверждает передачу товаров (работ, услуг, имущественных прав), для другой - их получение.
Приведем перечень операций, при оформлении которых может применяться универсальный передаточный документ.
В их число входит:
1) отгрузка товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с передачей их покупателю, в том числе по посредническим договорам, когда продавцами выступают комиссионеры (агенты, поверенные);
2) отгрузка товаров с транспортировкой и передачей их покупателю либо транспортной компании, в том числе по посредническим договорам, когда продавцами выступают комиссионеры (агенты, поверенные);
3) передача имущественных прав;
4) передача результатов выполненных работ подрядчиком (субподрядчиком), а также исполнителем научно-исследовательских работ и принятие их заказчиком (генподрядчиком) или заказчиком научно-исследовательских работ;
5) подтверждение факта оказания услуг исполнителем, экспедитором (при составлении документа на вознаграждение экспедитора), агентом, хранителем, доверенным управляющим, комиссионером, поверенным или агентом (при составлении документа на вознаграждение комиссионеру, поверенному или агенту) и принятия услуг заказчиком, клиентом, поклажедателем, доверителем управления, комитентом или принципалом;
6) подтверждение фактов отгрузки (передачи) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала).
Как перейти на УПД
Предположим, вы приняли решение перейти на работу с УПД. Вот пошаговый алгоритм действий на случай, если вы решили работать с универсальным документом.
Решите, по каким договорам ваша компания будет использовать УПД. Для начала советуем определиться, по каким конкретно видам договоров компания будет выставлять клиентам УПД. Или же хочет получать универсальный документ от контрагентов.
Налоговики считают, что универсальные документы можно использовать по договорам поставки (купли-продажи), мены, дарения, оказания услуг, подряда, комиссии, поручения, агентирования. А также уступки права требования, факторинга, хранения, доверительного управления, выполнения НИОКР, транспортной экспедиции, лицензионным договорам, сделкам по отчуждению исключительных прав, коммерческой концессии. Это следует из приложения 2к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.
Можно опробовать универсальный документ только на поставке товаров. А по договорам оказания услуг и подряда применять прежние бланки-то есть разработанные компанией самостоятельно или же утвержденные Госкомстатом России. Возможен и еще один вариант - оформлять УПД по любым сделкам.
Утвердите форму УПД. Теперь надо утвердить форму универсального первичного документа для тех хозяйственных операций, по которым вы решили его использовать. Например, для учета отгрузки товаров. Сделать это можно в отдельном приказе или же в учетной Заметим, что изменять учетную политику в течение года можно в ограниченном числе ситуаций. Формально выпуск налоговиками формы УПД к ним не относится (п. 6, 7 ст. 8 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако в данном случае компания корректирует всего лишь формы первичных документов, приведенные в приложении к учетной политике. Такие изменения не влияют на достоверность отчетности и не требует пересчитывать ее показатели. Поэтому вряд ли у налоговиков будут какие-либо претензии, тем более что они сами настоятельно рекомендуют использовать новую форму.
Рекомендуем также сделать оговорку, что компания может использовать и другие формы первички, которые установлены в договоре с клиентом. Например, товарную накладную № ТОРГ-12. Или тот же универсальный документ, в который стороны договорились добавить какие-либо дополнительные показатели (чиновники против этого не возражают). Тогда у налоговиков не возникнет вопросов, почему компания по одной и той же хозяйственной операции выставляет покупателям различные форматы первички.
Еще три вопроса, которые полезно зафиксировать в учетной политике или приказе руководителя.
1. Как нумеровать универсальные документы. О том, как присваивать номера универсальным документам, вы можете прочитать в гл. 2.4.
2. Как исправлять универсальный передаточный документ.
3. Как хранить. Удобно не смешивать универсальные документы со счетами-фактурами и первичкой, а хранить их отдельно. Чтобы не запутаться, если налоговики запросят бумаги компании.
Назначьте сотрудников, которые будут подписывать УПД. Подписывают УПД те же сотрудники, что заверяют счета-фактуры и первичные документы. А право подписи счетов-фактур и первички уже должно быть зафиксировано в документах компании: в доверенности или приказе руководителя.
Согласуйте использование УПД с контрагентами. Переход на УПД надо предварительно согласовать с постоянными клиентами, чтобы потом не приходилось переделывать документы на отгрузку. Ведь не исключено, что кто-то из покупателей предпочтет, как и раньше, получать две бумаги - счет-фактуру и товарную накладную или акт на услуги (работы).
Если покупатели согласны применять универсальный документ, то надо заключить с ними дополнительные соглашения к договорам. И приложить форму УПД.
Но в дополнительном соглашении должно быть не только согласие на применение УПД между сторонами и его форма. Необходимо обговорить ряд условий, связанных с выставлением этого документа.
Во-первых, возможно, что в договоре с контрагентом изначально была установлена определенная форма первички. Тогда в этой части условия договора необходимо скорректировать.
Во-вторых, если вы хотите, чтобы контрагент заверял универсальный документ печатью, это условие тоже надо установить в допсоглашении.
В-третьих, надо предусмотреть порядок исправления УПД. Конечно, здесь поставщик будет продвигать свои условия, которые закреплены в его учетной политике. Ведь иначе может получиться, что различные клиенты станут требовать, чтобы поставщик исправлял документы по-разному. Дело в том, что налоговики еще не разработали правила, по которым можно уточнять универсальный документ. Ошибки в показателях, которые относятся к счету-фактуре, надо исправлять по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. А вот с недочетами в других реквизитах возможны варианты. Поэтому, чтобы избежать путаницы, проще сразу договориться с контрагентом о порядке исправления. Подробнее об этом вы можете прочитать в гл. 3.1.
Подготовьте памятку для работников. На первых порах в отношении УПД у работников, скорее всего, будет возникать много вопросов. А в самих документах наверняка будет встречаться недочеты. Поэтому для сотрудников, которые имеют дело со счетами-фактурами и первичкой, лучше разработать памятку. В ней можно предусмотреть:
- как заполнять УПД;
- какие реквизиты нужно проверить, когда универсальный документ поступил от поставщика;
- кто должен подписывать универсальный документ, ставить ли печать на УПД;
- как исправлять ошибки в универсальном документе.
Если, согласно договорам, контрагентам нужно выдавать разные формы первички, это также можно написать в памятке. То есть привести перечни покупателей, которым необходимо оформлять универсальные документы и которым нужны счета-фактуры и ТОРГ-12.