Образец объяснительной опоздание. Пример объяснительной записки
В некоторых случаях опоздание сотрудника на работу может стать причиной серьёзных негативных последствий для компании. Прежде чем к опоздавшему будет применено наказание, работником должна быть написана объяснительная записка об опоздании на работу.
Что такое проступок?
Наказание может быть применено, если работник совершил нарушение — дисциплинарный проступок. К такому нарушению законодатель относит:
- выполнение трудовых обязанностей ненадлежащим образом (и в этом должна присутствовать вина работника);
- невыполнение по своей вине трудовых обязанностей.
Поэтому опоздание может стать причиной прекращения трудовых отношений, только если:
- опоздание произошло без уважительных причин;
- работник опоздал более чем на 4 часа.
Для увольнения эти два условия должны совпасть вместе.
Как наказать за опоздание?
Опоздание должно быть зафиксировано. В качестве такой фиксации можно применить, например, докладную от руководителя о том, что его подчинённый опоздал.
Перед тем, как применить какое-либо наказание, работодатель обязан истребовать объяснение от работника. Такое требование составляется в свободной форме. Его можно и не оформлять письменно, если работник готов объясниться. Если же ситуация конфликтная, то работодателю следует потребовать объяснений в письменном виде.
Если работник откажется от объяснений, то после двух дней руководство вправе составить об этом акт. На основании объяснения или акта о непредоставлении объяснений руководство должно издать приказ о применении выбранного им дисциплинарного взыскания. Этот приказ в течение трёх рабочих дней нужно объявить опоздавшему под подпись. В эти дни не входит отсутствие работника. Если работник откажется от ознакомления с приказом и проставления подписи на приказе, то руководству следует составить акт об этом.
Объяснительная записка об опоздании на работу , в которой фиксируются письменные объяснения сотрудника относительно дисциплинарного проступка, должна запрашиваться работодателем в силу требований ТК РФ и предоставляться работником в течение 2 дней. Каковы основные нюансы ее составления?
Для чего нужна объяснительная записка?
Объяснительная записка — документ, который, в соответствии со ст. 193 ТК РФ, работодатель должен затребовать у подчиненного, прежде чем наложить на него дисциплинарное взыскание в виде выговора, замечания или же увольнения. Объяснительную сотрудник обязан представить работодателю в течение 2 дней с момента затребования.
Понятие «опоздание» прямо не раскрывается в ТК РФ. Однако оно вполне может быть квалифицировано как нарушение работником своих обязанностей и послужить поводом для дисциплинарного взыскания, так как в соответствии с положениями ст. 189 ТК РФ обязанностью сотрудника является соблюдение правил внутреннего распорядка, которыми, в частности, закрепляется график работы.
Сущность объяснительной записки об опоздании на работу — в ознакомлении работодателя с причинами, повлекшими совершение сотрудником проступка. Само по себе предоставление объяснительной не гарантирует последующего освобождения работника от предусмотренного ТК РФ дисциплинарного взыскания. Но те факты, которые в ней изложены, работодатель обязан принять во внимание, чтобы оценить соразмерность проступка и применяемых впоследствии дисциплинарных мер. Сотрудник может и не предоставлять работодателю объяснительную, но в этом случае компания вправе применить к нему дисциплинарное взыскание.
Объяснительная за опоздание: структура документа
То, как должна выглядеть объяснительная записка, не регламентируется ни ТК РФ, ни прочими федеральными НПА. Но если следовать деловой практике, то можно составить документ со следующей структурой:
- дата составления;
- заголовок — «Объяснительная записка»;
- сведения о составителе записки и о том, кому она адресована;
- текстовый блок с разъяснениями в отношении проступка;
- Ф.И.О. и подпись сотрудника.
В левой верхней части документа можно указать название структурного подразделения, в котором работает составитель записки. Сведения о получателе (Ф.И.О. и должность руководителя) фиксируются в правой верхней части документа.
Ниже по центру размещается название документа. Желательно заглавными буквами, шрифт на 2-4 размера больше основного.
Следующий элемент объяснительной — текстовый блок с разъяснениями причин опоздания. Его правомерно считать самым важным, ведь именно он определяет, какой будет реакция работодателя на проступок.
Как составить текст объяснительной?
В объяснительной записке должны найти отражение:
- точные даты, время осуществления сотрудником действий, на которые он ссылается, события, в которых он участвовал;
- причины, непосредственно предопределившие опоздание на работу.
При оформлении записки следует придерживаться официально-делового стиля.
Что касается первого пункта, рекомендуется однозначно писать о том, что речь идет об опоздании, а также о том, на какой отрезок времени относительно рабочего графика. Не следует писать фразы наподобие «явился на работу несколько позже обычного».
Говоря о причинах, фиксируемых в объяснительной об опоздании на работу, желательно дать работодателю увидеть корень проблемы. Тот факт, что человек проспал, может быть обусловлен самыми разными причинами. То, что на улице всю ночь велись строительные работы и было очень шумно, — это одно, участие в геймерском турнире по интернету до утра — совсем другое.
Каков оптимальный объем объяснительной?
Относительно объема текстового блока объяснительной есть разные точки зрения. Некоторые считают, что документ должен максимально кратко излагать факты, имеющие отношение к проступку. Однако есть те, кто полагает, что работнику следует раскрыть сведения о причинах опоздания как можно подробнее, чтобы работодатель мог принять однозначное решение о том, стоит ли применять дисциплинарное взыскание или можно обойтись устным внушением, а то и вовсе признать причину опоздания уважительной.
Справедливо полагать, что всё зависит от конкретной ситуации. Например, если сотрудник опоздал на работу по причине того, что не успел на автобус, метро или электричку, уместно разъяснить, по какой именно причине это произошло. Причины опоздания из-за того, что в квартире заклинило дверной замок, и из-за незаведенного будильника различаются в плане оценки уважительности, хотя и привели к одному результату. Поэтому в таком случае имеет смысл детализировать рассказ.
В свою очередь, если автобус попросту не вышел на линию по расписанию, особых подробностей здесь, вероятно, не понадобится — достаточно будет указания на сам факт того, что график движения транспорта был нарушен. Но в этом случае работодатель, вероятно, пожелает убедиться, что это было действительно так. В связи с чем сотруднику, возможно, придется сопроводить объяснительную дополнительными источниками, подтверждающими изложенные факты.
Какими они могут быть и как должны предоставляться работодателю?
Дополнительные документы, подтверждающие уважительную причину опоздания
В подтверждение того, что причина опоздания уважительная, сотрудник может приложить к записке дополнительные документы непосредственно с пометкой «Прилагаю следующие документы». Либо нужно сослаться на возможность их предоставления в любой момент по требованию работодателя. Подобным документом может быть квиток со штрафом, выписанным сотрудником ГИБДД, остановившим опоздавшее в связи с этим на работу лицо за нарушение (работнику пришлось потратить время на оформление соответствующего взыскания).
Доказательной базой в данном случае могут быть и электронные источники, например, видеозапись на телефоне, трансляция с публичных веб-камер или новостные сообщения, если причина опоздания связана с задержкой или невыходом транспортного средства на линию по расписанию в связи с непогодой. Также может быть уместно разместить соответствующий контент на облачном сервисе и указать в объяснительной ссылку на его скачивание или просмотр.
Как удостоверяется получение объяснительной работодателем?
Тот факт, что объяснительная получена работодателем, желательно документально зафиксировать — это в интересах обеих сторон трудового договора. В ТК РФ сказано лишь о том, что работодателю следует фиксировать посредством составления соответствующего акта факт непредставления объяснительной. Но, как показывает практика, следование данной норме может оказаться недостаточным.
Для работодателя получение объяснительной подтверждается ее фактическим наличием. Главное, чтобы она не потерялась: если сотрудник решит доказать в суде или в Трудовой инспекции уважительность причины своего опоздания, работодатель должен иметь возможность предъявить суду соответствующий документ. Если он потеряется, то затребовать новый получится, только если с момента возникновения ситуации с опозданием прошло не более месяца (абз. 3 ст. 193 ТК РФ).
Что касается сотрудника, ему важно быть уверенным, что работодатель впоследствии не составит неправомерный акт о непредоставлении объяснительной, сделав вид, что не получал ее. Поэтому при передаче этого документа в кадровую службу работнику следует попросить секретаря или кадровика снять копию и проставить на ней отметку о получении.
Другой вариант — включить в структуру объяснительной дополнительный элемент — блок с формулировкой «Получил», «Принято» либо «С документом ознакомлены» с указанием Ф.И.О. и должности принявшего документ сотрудника. В этом случае объяснительную следует распечатать в 2 экземплярах, после чего на каждом из них проставить подписи сотрудника и кадровой службы.
Где можно скачать образец объяснительной записки об опоздании на работу?
Загрузить образец объяснительной за опоздание , подготовленный нашими экспертами, вы можете прямо сейчас на нашем сайте.
Итоги
Объяснительная записка об опоздании — официальный документ, значимый для обеих сторон трудового договора. Сотрудник, предоставляя ее, получает шанс избежать дисциплинарного взыскания, если опоздание было вызвано уважительными причинами и их удалось убедительно изложить в документе. Непредоставление объяснительной дает работодателю полное право наложить дисциплинарное взыскание на работника. Для сотрудника важно убедиться в корректности структуры объяснительной, а также удостовериться в том, что работодатель принял ее и это документально зафиксировано.
Для работодателя получение объяснительной важно, во-первых, потому, что ее затребование — обязанность, прописанная в ТК РФ, а во-вторых, для поддержания трудовой дисциплины в коллективе (человек, которого однажды обязали писать соответствующий документ, скорее всего, постарается не давать поводов для получения подобных распоряжений повторно).
Ознакомиться с прочими документами, применяемыми в кадровом документообороте, вы можете в статьях:
Открыть документ в галерее:
Текст документа:
Производственный отдел Директору ООО "Ключ" Шумелкину П.Н. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 08.09.2011 N 145 г. Минск Об опоздании Копейко А.В. Мастер производственного отдела Копейко А.В. 08.09.2011 опоздал на работу. Время опоздания составило 2 часа. Причина опоздания неизвестна. Опоздание Копейко А.В. подтверждается данными отчета за 08.09.2011, сформированного на основе информации из модуля "Учет рабочего времени" электронной системы контроля доступа на территорию ООО "Ключ" (с использованием электронных пропусков в виде пластиковых карт доступа), фиксирующей перемещения работников по территории ООО "Ключ", учитывающей отработанное каждым работником время. Копейко А.В. об опоздании не предупредил, не звонил, на телефонные звонки по домашнему и мобильному телефонам не отвечал. После прихода на работу Копейко А.В. причин опоздания также не указал. Напомню, что мастер производственного отдела Копейко А.В. уже имеет 2 дисциплинарных взыскания за опоздание и уход с работы раньше времени без уважительных причин. К нему были применены следующие меры дисциплинарных взысканий: - приказом от 05.06.2011 N 58-л - замечание за опоздание на работу на 1,5 часа; - приказом от 10.08.2011 N 69-л - выговор за уход с работы за 2 часа до окончания рабочего дня. Учитывая вышесказанное, прошу рассмотреть вопрос о привлечении мастера Копейко А.В. к дисциплинарной ответственности в виде увольнения за систематическое неисполнение обязанностей в соответствии с п. 4 ст. 42 Трудового кодекса Республики Беларусь. Начальник производственного отдела Подпись И.И.Петров
Приложения к документу:
- (Adobe Reader)
Какие документы есть еще:
Что еще скачать по теме «Записка»:
Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).
ФАЙЛЫ
Зачем нужна объяснительная записка
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Кому адресовывать объяснительную
Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Когда писать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
- сведения о предприятии,
- информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
- дата проступка,
- пояснения.
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.
Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате .
- Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
- Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
- После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.
Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка , при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
Работник, который за всю свою жизнь ни разу не опоздал – редчайшее исключение. Даже самый ответственный и обязательный сотрудник не застрахован от задержек по разным причинам. И если тех, кто никогда не опаздывает, иногда ждут небольшие, но приятные поощрения, то нарушителям в большинстве случаев приходится объясняться перед начальством в письменном виде.
Объяснительная за опоздание на рабочее место является официальным документом, который, составляется по определенным правилам и имеет свои цели. Примечательно, что примерно в половине случаев такой документ не ложится на стол руководителя компании или организации, а остается у непосредственного начальника опоздавшего.
В этом случае такая записка скорее является мотивацией к дальнейшему соблюдению рабочего графика, чем наказанием, и так как никакого взыскания не происходит – этот документ можно приравнять к устному замечанию или наказанию формальному.
С другой стороны, регулярные нарушения такого характера дают работодателю право уволить сотрудника по соответствующей статье Трудового кодекса: для этого достаточно трех-четырех опозданий за небольшой промежуток времени. В целом это зависит от особенностей предприятия и отношения начальства к сотруднику.
Другой вопрос – на сколько можно опоздать на работу, чтобы задержка не имела никаких последствий и объяснительную писать бы не пришлось. Законы, регулирующие отношения между работодателем и сотрудником, позволяют рассматривать неявку сотрудника на рабочее место в течение четырех часов после начала рабочего дня именно опозданием. Дальнейшая задержка позволяет квалифицировать такую неявку как прогул.
Обычно опоздание раз в несколько месяцев на несколько минут даже не рассматривается начальством, но и в этих случаях опоздание может быть зафиксировано при помощи .
Как писать объяснительную записку об опоздании на работу
Важно знать, что для опозданий и прогулов существует ряд уважительных причин. Но это не означает, что объяснение писать не придется: как раз в этом случае для признания причины уважительной составить такой документ и приложить к нему по возможности все подтверждающие документы необходимо.
Опоздания можно официально оправдать в следующих случаях:
- тяжелая болезнь или смерть близкого родственника;
- стихийные бедствия, которые затрудняют или делают невозможным путь на работу;
- невозможность покинуть собственное жилье по причине технических бытовых аварий (например – прорыв трубы или пожар);
- привлечение представителями полиции для проведения определенных мероприятий (в качестве свидетеля, понятого или для оказания физической помощи сотрудникам полиции);
- болезнь работника.
Выше указанные уважительные причины опоздания на работу должны сопровождаться справками и документами из полиции, от врача или от сотрудников ЖЭКа, при их наличии доказать свою невиновность по данному событию будет гораздо проще.
Вне зависимости от ситуации объяснительная пишется по такому образцу: в начале документа указывается наименование организации и адресат в лице директора или ответственного лица, на имя которого составляется объяснение (это может быть мастер, бригадир, начальник отдела или сотрудник кадровой службы).
Записка завершается подписью составителя, при наличии документов, объясняющих опоздание, они (или их копии, в некоторых случаях – заверенные) также прикладываются к записке.
Нюансы
Объяснительная записка – один из немногих документов, который предпочтительно составлять от руки во избежание подлога и подделки. Но в этом случае необязательно использовать абсолютно чистый лист бумаги. В большинстве организаций для этого предусматриваются специальные фирменные бланки, на которых автоматически ставятся все необходимые реквизиты и текущая дата. Сотруднику остается только написать само объяснение и поставить подпись.
При написании рекомендуется не пользоваться жаргонными, экспрессивными или разговорными выражениями. Придерживайтесь официально-делового стиля. В интернете годами ходят экземпляры объяснительных, тексты которых являются примерами оригинальности и остроумия.
Возможно, именно ваш руководитель не имеет чувства юмора и такой подход не оценит, и даже если это не так – не стоит обращать свое опоздание в комичный эпизод. Изложите все обстоятельства кратким языком, придерживаясь сути.
Оправдания, ложь и клевета также не уместны, поэтому перед тем, как написать объяснительную, составьте черновой вариант текста, в котором не будет недостоверных фактов, а также не будут упоминаться не имеющие отношения к делу обстоятельства. Если же при необходимости изложить только правдивые факты придется указать фамилии других сотрудников, имеющих отношение к вашему проступку, делать это стоит с умом.
Перекладывать свою вину на них не стоит, так как каждый должен отвечать только за себя, но при этом упомянуть этих людей в записке при необходимости можно. Например, опоздав, выполняя «по дружбе» поручение коллеги, который попросил по пути на работу завезти документы в другое место, вы не можете утверждать, что виноват сотрудник: в данном случае вас подвела ваша солидарность и неправильный расчет времени.