Сзв-стаж при увольнении пенсионера в россии. Как заполнить форму сзв-стаж при увольнении сотрудника или ликвидации организации Сзв стаж при увольнении в году
Отчет СЗВ-СТАЖ - это относительно новый формат отчетности в Пенсионный фонд. Эту форму работодатели должны сдавать ежегодно. Для отчетности за 2018 год утвержден новый бланк. Рассмотрим подробнее порядок составления отчета для ПФР, актуальный образец можно скачать бесплатно.
Порядок отчетности российских организаций и индивидуальных предпринимателей, которые являются страхователями своих работников в пенсионном, социальном и медицинском страховании, существенно изменился с 2017 года. Администрированием страховых фондов теперь занимается ФНС России, которая принимает от плательщиков взносов новый единый расчет.
Однако фонды, которые сохранили ряд своих функций, тоже ввели новые отчеты. В частности, Пенсионный фонд принял Постановление от 11.01.2017 № 3п , которым утвердил сразу четыре новые формы. Но в 2018 году бланки были скорректированы. Обновления закреплены в Постановлении Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п. Страхователи обязаны предоставлять:
- «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)»;
- «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)»;
- «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)»;
- «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)».
Сдавать новые формы работодателям придется по итогам 2018 года. Самая основная из них — форма СЗВ-1 (стаж), на которой остановимся подробнее.
Отчет СЗВ-СТАЖ: срок сдачи
Новый отчет СЗВ-СТАЖ частично заменяет персонифицированные разделы упраздненной формы РСВ-1. Этот документ все работодатели должны заполнять по каждому работнику отдельно, поэтому по своей сути он является персонифицированным отчетом.
Сдать СЗВ-СТАЖ за 2018 год, срок — 01.03.2019. Поэтому время на ознакомление с бланком и порядком его заполнения у предпринимателей еще есть. Обязанность по сдаче этого документа предусматривает пункт 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ . Форма, формат и порядок заполнения нового бланка утверждены в Постановлении Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.
Кто сдает
Заполнить форму СЗВ-СТАЖ придется на всех лиц, с которыми у организации или ИП заключены трудовые договоры или гражданско-правовые договоры, авторские договоры. Примечательно, что ПФР ждет данную отчетность также на тех лиц, которые являются застрахованными и официально признаны безработными. На них данные будет предоставлять служба занятости.
Какие сведения следует указывать в новом отчете о стаже
Предусмотрено, что на одной странице формы страхователь будет отражать следующую информацию на каждого застрахованного лица:
- фамилию, имя, отчество;
- СНИЛС;
- период работы в организации;
- код условий труда;
- код оснований для досрочной пенсии.
Каждый бланк заполняется только по одному работнику и заверяется лицом, которое его заполнило. Делать это можно как от руки печатными буквами, так и с использованием компьютерной техники. Цвет заполнения может быть любым, за исключением зеленого и красного. Никакие исправления и помарки традиционно не допускаются.
Новый отчет можно предоставлять в электронном формате, который ПФР также приводит в своем Постановлении.
Для того чтобы корректно заполнить отчет, работодателю потребуются следующие данные о застрахованном лице:
- сведения о зарплате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу работника;
- сведения о начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах;
- сведения о периоде работы гражданина, в том числе корректирующие.
Важные изменения 2019 года
Как мы отметили выше, чиновники разработали и утвердили новый бланк СВЗ-СТАЖ. Определим, что именно изменилось в структуре образца отчетного документа, на что обратить пристальное внимание при заполнении формы.
Итак, важные изменения формы СЗВ-СТАЖ (2019 год) в части бланка:
- Реквизит «стр.» полностью исключен из структуры отчетного образца. Теперь указывать номер страницы отчета больше не нужно.
- Раньше такие реквизиты, как ИНН, КПП и регистрационный номер страхователя, дублировались в форме образца. Теперь неточность устранена, дублировать данные о страхователе не придется.
Изменения в части правил составления:
- Графа 8 отчетного образца теперь не заполняется, если в 11 графе отчета указан код «ДЕТИПРЛ». То есть если отпуск по уходу за ребенком в возрасте до трех лет был предоставлен бабушке, дедушке или же иному близкому родственнику или даже опекуну.
- Круг лиц, по которым должен быть подготовлен отчетный образец в ПФР, расширена. Дополнения внесены в пункт 1.5 Правил заполнения. Так, в число лиц, по которым следует заполнить форму, внесены руководители организаций, которые являются единственными учредителями и(или) участниками. Напомним, что ранее данная ситуация спровоцировала довольно большое количество споров.
- Также скорректирован порядок заполнения отчета Центром занятости населения в отношении безработных граждан, которые встали на учет и получили официальный статус безработного. Теперь в графе 14 отчетного образца напротив фамилии гражданина следует указать «БЕЗР».
Бланк и порядок заполнения отчета СЗВ-СТАЖ
В новом отчете СЗВ-СТАЖ всего пять разделов:
- Раздел 1. «Сведения о страхователе».
- Раздел 2. «Отчетный период».
- Раздел 3. «Сведения о периоде работы застрахованных лиц».
- Раздел 4. «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование».
- Раздел 5. «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».
Бланк формы СЗВ-СТАЖ
Отчет называется «СЗВ-СТАЖ», но фактически в нем указываются данные о начисленных и уплаченных страховых взносах за работника. Поэтому его формирование будет в некоторых показателях дублировать данные «Единого расчета», который страхователи должны сдавать в ФНС.
Заполнить его не сложно. Существуют всего несколько особенностей, на которые следует обратить внимание.
Так, при заполнении поля «Регистрационный номер в ПФР» нужно указать регистрационный номер страхователя из 12 знаков, а в поле «ИНН» — индивидуальный номер организации или ИП, который может состоять из 10 или 12 знаков. Если знаков меньше, чем ячеек, в последних двух следует поставить прочерки. В графе «Тип сведений» следует отметить тип отчета при помощи знака «Х». Всего три таких типа:
- исходный;
- дополняющий;
- назначение пенсии.
Если указан последний тип, то форма подается без учета сроков отчетности только на тех лиц, которым необходимо учесть стаж работы за текущий календарный год для установления пенсии. Дополняющий отчет в ПФР ждут на застрахованных лиц, которые не были учтены по тем или иным причинам в основном отчете.
При заполнении Раздела 3 следует учесть, что в нем предусмотрена сквозная нумерация. Это значит, что порядковый номер надо присваивать записи по каждому застрахованному лицу. Даже если о периоде работы нужно заполнить несколько строк, номер присваивается только первой из них. Важно помнить, что все номера проставляются в порядке возрастания без пропусков и повторений.
В графе «Период работы» даты нужно указывать только в пределах отчетного периода, который был проставлен в Разделе 2 отчета. В случае перерыва в работе нужно начинать новую строку, не дублируя при этом данные работника и СНИЛС.
После заполнения формы ответственное лицо должно указать наименование должности руководителя, а сам отчет заверить его подписью. Печать ставится при ее наличии.
Для отправки в орган ПФР заполненные формы СЗВ-СТАЖ нужно собрать и составить к ним дополнительную опись по форме ОВД-1. Их примут только в таком виде.
Образец заполнения СЗВ-СТАЖ 2019
Выписка из формы СЗВ-СТАЖ при увольнении работников
Обязанность сдать новый отчет в ПФР наступила в 2018 году (ранее она была лишь при ликвидации организации), но работодатели и ранее обязаны были выдавать выписки из СЗВ-СТАЖ всем работникам при их увольнении или по отдельному требованию.
При этом данные в форме должны быть приведены именно на того сотрудника, которому должен быть выдан документ, поскольку сведения персонифицированного учета относятся по закону к персональным данным, которые нельзя разглашать в силу статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152.
Кроме штатных работников, право на получение выписки имеют подрядчики по договорам гражданско-правового характера по окончанию срока договора. При этом никакого письменного заявления о выдаче выписки не нужно, поскольку, в силу статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27, это является обязанностью работодателя. Выдать документ необходимо в день увольнения вместе со всеми остальными документами.
Вот так выглядит заполненная выписка на одного работника:
Если несколько работников увольняются в один день, то выписка СЗВ-СТАЖ выдается каждому из них, заполненная индивидуально. Также любой сотрудник может затребовать у работодателя эту выписку, будучи трудоустроенным. Тогда она подготавливается в течение 5 дней с даты получения соответствующего заявления. Оформляется документ всегда в двух экземплярах: один выдается на руки, а на втором работник расписывается в получении.
Наказания, штрафы, ответственность
Теперь нарушать сроки сдачи и правила заполнения СЗВ-СТАЖ стало дорого. Так, за каждого работника, по которому отчет был подан в ПФР с опозданием, либо если в предоставленных сведениях имеются существенные ошибки, грозит штраф в 500 рублей.
Если подать отчет на бумажном носителе при обязанности подачи электронной отчетности, компании выпишут штраф за такое нарушение в сумме 1000 рублей. Напомним, что подавать электронный отчет обязана компания или ИП, в штате которой работают более 25 человек.
Если не выдать образец СЗВ-СТАЖ работнику при увольнении, то компанию оштрафуют на 30 000-50 000 рублей. На руководителя организации или индивидуального предпринимателя наложат взыскание в сумме 1000-5000 рублей.
В список финальных документов, которые работодатель обязан представить увольняющемуся сотруднику, теперь добавлен еще один - это сведения по форме СЗВ-СТАЖ. Как заполнить бланк, кому и в какие сроки отдать, пример и образец - в статье.
Справка СЗВ-СТАЖ при увольнении
Форму СЗВ-СТАЖ выдают увольняемому на руки в его последний рабочий день в компании. Это дата увольнения или прекращения гражданско-правового договора (ГПД) / подписания акта о выполнении работ (оказании услуг). Данное требование действует с марта 2017 года (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). При этом в форме за 2017 год сведения приводятся за периоды, начиная с 1 января 2017 года.
ПФР окончательно определился, как отражать отпуск в СЗВ-СТАЖ и как применять код «ДЛОТПУСК». Эксперты журнала "Зарплата" подготовили наглядную памятку по теме, смотрите ее в статье.
Форму выдавайте не не целиком, поскольку незачем раскрывать персональные данные иных лиц. Напомним, СЗВ-СТАЖ заполняется на весь персонал сразу. В отчет попадают штатные работники и подрядчики-физлица, которые трудились в компании (у предпринимателя) в отчетном году.
Для конкретного сотрудника должна быть подготовлена своя выписка из формы, в которой будут приведены данные только о нем. Если в Пенсионный фонд вы отчитываетесь электронно, то сделайте для увольняющегося распечатку.
Внимание! За 2018 год подают новую форму СЗВ-СТАЖ. Программа "Бухсофт" обновила форму с учетом новых требований ПФР. Чтобы заполнить и отправить форуму, войдите в программу.
Заполните СЗВ-стаж в программе "Бухсофт" и отправьте в ПФР
Выдавайте выписку из сведений за трудовые периоды с января 2017 года. До 2017 года СЗВ-СТАЖ не составляли.
Соответственно, при увольнении в 2018 году, считаем, нужны две формы, если сотрудник у вас трудился и в 2017 году. Первая - за 2017 год. Вторая - за 2018 год. Фактически таковая у вас еще не готова. Ведь отчитываться за 2018 год вы будете в ПФР лишь по его итогам до 1 марта 2019 года. Поэтому выписки как таковой тут не будет. Просто составьте бланк на одного человека, а потом указанные по нему сведения попадут у вас в общий годовой отчет.
Когда бухгалтер оформляет СЗВ-СТАЖ: таблица
Основание |
Куда (кому) представляется форма |
Срок |
---|---|---|
Ежегодно, на всех работников |
||
Назначение пенсии работнику |
В территориальное отделение Пенсионного фонда |
В течение 3 (трех) календарных дней со дня обращения работника к страхователю с заявлением об увольнении |
Увольнение работника вне связи с выходом на пенсию |
Увольняемому сотруднику |
В день увольнения |
По требованию сотрудника |
Сотруднику |
В течение 5 (пяти) рабочих дней |
СЗВ-СТАЖ при увольнении: надо ли сдавать отчет в ПФР
Если сотрудник прощается с вами в течение года и прекращение трудовых отношений не связано с пенсией, отчитываться по форме СЗВ-СТАЖ в ПФР не нужно. Надо только представить копию сведений СЗВ-СТАЖ самому сотруднику так, как мы уже описали в первом разделе этой статьи (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).
Если сотрудник выходит на пенсию, подайте бланк в фонд в течение 3 (трех) календарных дней с даты, когда сотрудник заявил об увольнении в связи с выходом на пенсию.
Кто подписывает СЗВ-СТАЖ при увольнении
Форму визирует руководитель (директор) компании (ИП) либо уполномоченное лицо. Например, главный бухгалтер.
Выдать СЗВ-СТАЖ при увольнении – обязанность работодателя. То, что вы ее выполнили, нужно подтвердить документально. Для этого, например, можно, проставить отметку - подпись сотрудника - о получении формы на экземпляре, остающемся у работодателя.
Где взять форму СЗВ-СТАЖ
Саму форму и Порядок ее заполнения смотрите в постановлении Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.
Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении работника
Для заполнения формы вооружитесь чернилами / шариковой ручкой любого цвета, кроме красного и зеленого. Пишите печатными буквами или используйте компьютер. Помарки и исправления не допускаются.
Что касается содержания документа, то после «шапки» сначала заполняются сведения о страхователе.
Если человек увольняется не в связи со своим пенсионным возрастом, тип документа выбирается «исходная».
Далее самый большой блок - это информация о периодах работы у страхователя увольняющегося работника. Сведения о стаже приводятся по кадровым документам. Это трудовая книжка, приказы о приеме на работу/увольнении, договоры подряда, табели рабочего времени и т.п. Если документ формируется в учетной программе, убедитесь, что информация из базы точно соответствует имеющимся кадровым документам.
Помимо периодов в табличной части формы по каждому человеку приводится фамилия-имя и СНИЛС (графы 2-3 и 5 соответственно). Остальные графы заполняйте, только если есть для этого данные. Например, в графе 12 ставят код условий досрочного назначения пенсии по Классификатору. Эту графу заполняют, только если за период работы в таких условиях платились страховые взносы по доптарифу. В графе 13 указывают допинформацию для досрочного назначений пенсии: (налет часов, фактически отработанное время, объем работ (доля ставки) по занимаемой должности, количество учебных часов).
Внимание: заполнять графу 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» в справке увольняющегося работника не нужно. Эта графа только для случая, когда человек уходит из компании ровно 31 декабря. Тогда в поле нужно ставить значок «X».
Два последних раздела формы - 4 и 5 - в общем случае, когда работник увольняется не по причине ухода на пенсию, заполнять не нужно.
Указание периодов в СЗВ-СТАЖ (на конкретных примерах)
Общее правило: даты, обозначающие период работы, должны находиться в пределах отчетного периода, указанного в разделе (пункте) 2 формы. Это целый год. Рассмотрим случаи, которые могут вызвать вопросы на практике.
Если человек был трудоустроен в вашу компанию до 1 января 2017 года, например, в 2016 году, то в СЗВ-СТАЖ попадут периоды работы только после 1 января 2017 года. Соответственно отправной датой будет 01.01.2017. И при увольнении в 2018 году, период работы в отчете за 2017 год будет по 31.12.2017. А дополнительно надо заполнить СЗВ-СТАЖ за 2018 год с таким временным диапазоном: с 01.01.2018 по день увольнения, в качестве которого будет некая промежуточная дата 2018 года.
Если человек просто числился в штате, а на деле не работал, то соответствующие периоды также отражаются в СЗВ-СТАЖ - только отдельными строчками. И специальными кодами в графе 11. Примеры подобных ситуаций многочисленны. Это и дни болезни, декрет, разные отпуска. Кроме того, в графе 11 положено ставить спецкод, если человек трудится как подрядчик.
Бывают случаи, когда сотрудник увольняется сразу в первый рабочий день нового года, после каникул. Например, 9 января 2018 года. Так вот СЗВ-СТАЖ за 2018 год на такого сотрудника заполнить придется, указав период работы: с 01.01.2018 по 09.01.2018. Других периодов тут больше не будет.
Графа 14 СЗВ-СТАЖ
По общему правилу графу 14 оставляют пустой. Крестик в ней нужно ставить, только если увольнение прошло последним рабочим днем года. То есть ровно 31 декабря. Согласитесь, таких случаев, явно, много не насчитаешь.
Зачем введено подобное поле, могут спросить некоторые? Чтобы не запутаться. Ведь период работы в таком случае вы укажите по работнику вплоть до 31.12.2017 включительно (или 31.12.2018). Но такие временные рамки указываются и по тем сотрудникам, которые продолжат работать в компании. Поэтому нужно как-то выделить уже уволенных на конец года. Для этого и требуется эта последняя графа.
Если работник не увольняется либо уволился в течение года, даже хоть очень близко к концу года, например, 29 декабря, поле 14 не трогайте.
Ответственность работодателя за невыдачу справки СЗВ-СТАЖ
Размер штрафа за невыдачу бланка на руки работнику составляет от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Для чего работнику справка СЗВ-СТАЖ
Главная цель документа с персональными сведениями - возможность отслеживания сотрудниками Пенсионного фонда правильности начисления стажа по физлицам для формирования их пенсий.
При увольнении сотрудника надо подготовить и сдать в ПФР сведения о его страховом стаже. В 2019 году изменились форма и правила заполнения отчета. Смотрите образец заполнения нового СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2019 году и подсказки.
СЗВ-СТАЖ в 2019 году работодатели должны сдавать в новой форме. Общий срок сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году - не позднее 1 марта 2019 года. Однако если сотрудник увольняется, форму надо выдать ему на руки уже сейчас.
Выдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2019 году - обязанность работодателя. Форму нужно выдать всем работникам, оформленным по трудовым договорам, а также подрядчикам, с которыми прекратил действовать договор. Не важно, попросил сотрудник документ или нет. Выдать его надо в день увольнения или окончания договора (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Кроме того, сотрудник в любое время вправе попросить, чтобы компания выдала ему индивидуальные сведения. В таком случае надо подготовить документ в течение 5 календарных дней с момента, когда получили заявление о выдаче.
Сдавать СЗВ-СТАЖ в ПФР страхователи должны ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом о каждом работающем застрахованном лице, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы.
Образец заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2019 году
С 1 января 2019 года действует (постановления Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п). Как теперь заполнять форму СЗВ-СТАЖ в 2019 году при увольнении сотрудника расскажем далее.
Срочно: Фонд требует корректировку в СЗВ‑СТАЖ за 2018 год
Организациям, которые уже сдали СЗВ‑СТАЖ за 2018 год, безопаснее проверить, как они отразили отпуска сотрудников в отчетности.
Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении
СЗВ-СТАЖ на бумаге заполняйте чернилами или шариковой ручкой любых цветов, кроме красного и зеленого (Приложение 5
к постановлению Правления ПФР от 6 декабря 2018 года № 507п).
В поле "Отчетный период" поставьте текущий год - 2019.
В шапке формы и разделе 1 заполните ИНН /КПП компании и регистрационный номер в ПФР. Тип сведений в отчете - "Исходная" (п. 2.1.5 приложения 5 к постановлению № 3п).
В разделе 3 запишите только одного сотрудника, его Ф. И. О., номер страхового свидетельства и периоды работы.
Распишите год на периоды, когда сотрудник болел, был в отпуске, выполнял работы по договорам подряда. Крайняя дата в периоде работы - день увольнения. Отразите периоды работы с 1 января года до дня увольнения включительно.
Заполнять графу 14 отчета СЗВ‑СТАЖ при увольнении сотрудника теперь нужно по-новому. Если сотрудник уволился 31 декабря, запишите дату в формате 31.12.ГГГГ. Раньше в этом случае ставили Х. В эту же графу проставьте значение БЕЗР, если сотрудник получал пособие по безработице, участвовал в оплачиваемых общественных работах или по направлению службы занятости переезжал в другую местность для трудоустройства. В остальных ситуациях графу не заполняют. В разделе 2 СЗВ‑ИСХ тоже нужно будет вписывать дату увольнения по правилам для графы 14 раздела 3 бланка СЗВ‑СТАЖ.
Если увольняется сразу несколько работников, каждому выдайте форму СЗВ-СТАЖ с данными только на него. Выдать СЗВ-СТАЖ сотруднику надо в последний рабочий день, указав в разделе 3 период работы, включая день увольнения.
Роструд напомнил всем кадровикам и индивидуальным предпринимателям с наемными работниками об обязанности выдавать на руки выписку СЗВ-СТАЖ при увольнении. Неисполнение этой обязанности является грубым нарушением и наказывается крупным штрафом.
Специалисты Роструда напомнили всем работодателям, что они обязаны выдавать в день увольнения своим работникам выписки из формы СЗВ-СТАЖ. Такие требования содержатся в новой редакции статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ . Чиновники отметили, что оформлять такие выписки необходимо также тем гражданам, которые выполняли работы или услуги по договором гражданско-правового характера, в день окончания таких договоров. При этом не имеет значения, попросил гражданин выдать ему такую выписку или нет. С 1 января 2018 года это является обязанностью работодателя. Форма документа утверждена постановлением ПФР от 11.01.2017 N 3п.
Правила оформления выписки СЗВ-СТАЖ
Сведения персонифицированного учета относятся по закону к персональным данным, которые нельзя разглашать в силу статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ . Однако, в отчетную форму СЗВ-СТАЖ входят сведения по всем работникам организации, поэтому, для одного работника необходимо сделать выписку из этого документа с его индивидуальными сведениями. Если в один день увольняются сразу несколько сотрудников, выписки необходимо изготовить индивидуально для каждого. Они составляются в двух экземплярах. На втором экземпляре необходимо получить личную подпись работника о том, что он получил этот документ.
Кроме того, у работников есть право затребовать сведения о стаже в процессе работы. В этом случае на изготовление выписки у работодателя есть пять дней с даты получения соответствующего заявления. В документе обязательно должны быть приведены данные о том, когда работник болел, был в отпуске или выполнял работы по договорам ГПХ.
Хотя прямая ответственность работодателей за невыдачу этой выписки не предусмотрена, специалисты предупреждают, что они могут быть оштрафованы на 50 тысяч рублей, как грубые нарушители требований трудового законодательства.
Если бухгалтер задаётся вопросом, уволенным сотрудникам, то ответ будет такой - да, нужно! Выдача подобного документа прописана в трудовом законодательстве.
Для чего нужна справка СЗВ-М при увольнении рабочего
Все работодатели, в том числе и , обязаны предоставлять в Пенсионный Фонд отчёт СЗВ-М «Сведения о застрахованных гражданах». В нём наниматели указывают своих работников.
При увольнении из компании сотрудник получает копию СЗВ-М. Подобный документ подтверждает страховой стаж рабочего. Наниматели оформляют и предоставляют справку СЗВ-М всем своим трудящимся.
Если бухгалтер фирмы выдаёт копию отчёта СЗВ-М на руки уволенному работнику, то выписку оформляют на 1 человека. Это связано с тем, что в отчёте отражена личная информация о сотруднике. Разглашение подобных сведений 3 лицам запрещено по закону.
Подобные сведения работодатель выдаёт сотрудникам каждый месяц до 15-го числа, то есть одновременно с отправлением отчётов в ПФР.
Выписки из документа
Выписку из СЗВ-М работодатель составляет параллельно с подачей отчётов о сотруднике в Пенсионный фонд.
Помимо этого, наниматель оформляет выписку из СЗВ-М в таких ситуациях:
- если работник собрался выйти на пенсию. Наниматель отправляет выписку в ПФР, и бывший сотрудник официально становится пенсионером;
- если сотрудник решил уволиться. Согласно ст. 62 ТК РФ, выписку обязательно включают в список документов, который напрямую связан с трудовой деятельностью.
Работодатель составляет такой документ в крайний рабочий день сотрудника. Если работник работал по трудовому соглашению – то в последний день действия подобного договора.
Составление и заполнение СЗВ-М описано в данном видео:
Как правильно оформить отчёт
Для того чтобы правильно заполнить отчёт СЗВ-М, законодателями была разработана уникальная инструкция, при применении которой работодатель с лёгкостью заполняет этот документ.
Итак, при заполнении раздела 1 отчёта СЗВ-М работодатель указывает такие сведения:
- регистрационный номер в ПФР. Этот номер отражён в конкретном свидетельстве ПФР об организации;
- . Конкретную правовую форму директор фирмы указывает в сокращённом виде;
- ИНН. Работодатель указывает ИНН на основании документа о госрегистрации;
- КПП – здесь идентично: руководитель предприятия указывает его на основании документа о госрегистрации.
2 раздел отчёта СЗВ-М «Отчётный период за 1 год» и 3 раздел «Разновидность формы» работодатель также обязательно заполняет.
В 3 раздел отчёта СЗВ-М наниматель вписывает 1 из нижеперечисленных вариантов:
- «исхд» - при первичном отправлении отчёта в ПФР;
- «доп» - при вторичном отправлении, после уже принятого в ПФР отчёта за отчётный предыдущий месяц;
- «отмн» - при аннулировании уже отправленного ранее отчёта.
4 раздел отчёта СЗВ-М считается основным, потому что в нём указывают данные о застрахованных гражданах - рабочих предприятия, а также о действии трудовых договоров и соглашений. Итак, при заполнении 4 раздела работодатель указывает такую информацию:
- инициалы застрахованного гражданина. Указывает их только в именительном падеже (например, Сидоров В.М. и др);
- номер страхового персонального (СНИЛС). Он отражён в оформленном трудовом соглашении;
- ИНН. Наниматель вносит в документ ИНН о работнике, если таковой прописан в трудовом договоре. Во многом это связано с тем, что страхователям запрещено требовать от застрахованных лиц сведения об ИНН.
В конце отчёта СЗВ-М наниматель указывает такие реквизиты:
- свою должность и инициалы. Например, генеральный директор Сидоров В.М.;
- дату оформления отчёта. Указывает её только в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 19.10.2017);
- печать. Ставит печать на отчёте только в случае её наличия.
Пример заполнения
В итоге отчёт СЗВ-М несложно заполнить. С этим может справиться каждый работодатель.
Если рабочий уволился
Работодатель составляет отчёт СЗВ-М, в котором отражает данные о всех сотрудниках, получающих премии, ЗП и иные суммы, облагаемые страховыми взносами. Это документ подтверждает страховой пенсионный стаж рабочего.
Согласно закону № 27-ФЗ, выписку СЗВ-М выдают при увольнении работников, при подаче заявления застрахованными гражданами при выходе на пенсию. Кроме того, этот документ наниматель каждый месяц отправляет в ПФР. При этом наниматель получает письменное подтверждение от застрахованного гражданина - своего работника, что он действительно получил выписку СЗВ-М на руки.
Как выдать
При увольнении работника выписку из СЗВ-М оформляют в 2 экземплярах. Первый отдают сотруднику, а второй остаётся у работодателя. На экземпляре нанимателя сотрудник ставит отметку о получении документа.
Письменное подтверждение выдачи работнику копии из отчёта СЗВ-М может быть в такой форме:
- подтверждение, написанное в произвольном порядке;
- подпись на 2 экземпляре СВЗ-М, который остаётся у бухгалтера;
- подпись в журнале выдачи СЗВ-М.
Подтверждение выдачи
Сроки
Часто работодатели задаются вопросом, за какой срок надо выдавать рабочему копии СЗВ-М при увольнении? В подобной ситуации количество отчётов соответствует числу месяцев, которые рабочий проработал в фирме.
Например, сотрудник проработал на предприятии 1 год. При увольнении он получает на руки 12 отчётов за каждый месяц.
Ответственность за непредоставление копий
В 2017 г. наниматель не несёт никакой ответственности за невыдачу сотрудникам копий отчётов СЗВ-М. Подобная ситуация была и в предыдущие годы. Однако, если рабочий не получил подобный отчёт, он может составить жалобу в госинспекцию по труду, в прокуратуру или в судебную инстанцию.
В 2017 г. наниматели должны выдавать работникам копии раздела 3 Единого расчёта по страховому взносу. Форму этого документа можно скачать из приказа ФНС от 10 октября 2016 г. № ММВ-7–11/551.
Отражение такого СЗВ-М в 1С
Перед созданием отчёта СЗВ-М в 1С 8.3 надо удостовериться в корректности информации о предприятии, потому что эти сведения нужно обязательно внести в этот документ:
В этом случае бухгалтер должен зайти в такие пункты программы 1С: Настройка -> Предприятие -> Организации.
Затем, бухгалтер указывает в программе такие данные о компании:
- название (сокращённое);
- регистрационный номер в ПФР;
- Индивидуальный налоговый номер ();
Кроме того, бухгалтер вписывает в 1С такие сведения о работниках:
- СНИЛС;
Сделать это надо в 1 очередь, потому что за каждый неправильно заполненный документ предусмотрены определённые штрафные санкции.
СЗВ-М является новой формой отчёта в ПФР с 2016 г. В программе 1С его можно открыть и составить по такому пути: Отчётность, справки -> 1С-отчётность. В подобной ситуации бухгалтер указывает отчётный период, и нажимает на кнопку «Заполнить». Далее, появляется таблица, которую автоматически заполняют сами сотрудники.
Если программа 1С работает одновременно с системой обмена документации с госорганами по коммуникационным каналам связи (ТКС), то нужные данные отправляют при нажатии кнопки «Отправить». Здесь же можно распечатать отчёт СЗВ-М.