"порядок работы с секретными документами и изделиями". Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов
Учет СД - регистрация и контроль за их сохранностью.
Существует 2 формы учета СД : журнальная и карточная. При журнальной системе информация о СД хранится в спец. журналах. При карточной - на спец. карточках, отельных для каждого СД. При учете СД присваиваются рег/номера и фиксируется след. информация: гриф, количество листов, количество экземпляров, источник поступления, краткое содержание, дата поступления. Учету подлежат : СД, рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные листы бумаги.
ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
При обращении с СД следует соблюдать следующие правила :
1. СД выдаются только под личную роспись;
2. Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;
3. При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;
6. При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;
7. Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;
9. При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.
ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;
2. СС документа определяется в соответствии с перечнями;
3. Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;
4. В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;
5. В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;
ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ОФОРМЛЕНИЯ СЕКРЕТНОГО ДОКУМЕНТА
Порядок оформления СД :
2. N экземпляра;
5. Приложения;
6. Подпись;
Порядок оформления последнего листа :
1. Исполнители;
3. Количество листов и экземпляров;
4. Адреса экземпляров;
5. Машинистка;
РАЗМНОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел. Сдаются только те листы СД, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и каждую копию. Не подлежат копированию СД с грифом ОВ.
ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ И УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ
МЧС России - Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий:
РСЧС - Единая государственная система предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций
ГО - Гражданская оборона;
ЧС - Чрезвычайная ситуация;
ГОС - Государственный образовательный стандарт;
ВПО - Высшее профессиональное образование;
ОК - Общекультурные компетенции;
ПК - Профессиональные компетенции;
АСДНР - Аварийно-спасательные и другие неотложные работы;
СЦ - Спасательный центр;
СХТ - Сигнал химической тревоги;
СО - спасательный отряд;
СПАСР - спасательная рота;
ВЗВМО - взвод материального обеспечения;
ВЗВРХБЗ - взвод радиационной, химической и биологической защиты;
ИТВЗВ - инженерно-технический;
ИТР - инженерно-техническая;
ОТДС - отделение связи;
РРХБЗ - рота радиационной, химической и биологической защиты;
ПОЖ ОТД - пожарное отделение;
МП - медицинский пункт;
ВЗВ поиска - взвод поиска;
РЕМ взв - ремонтный взвод;
авто ВЗВ - автомобильный взвод;
авто ОТД - автомобильное отделение.
Периодические проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» являются важным фактором, обеспечивающим их физическую сохранность.В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа «Коммерческая тайна».
Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комис-сию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом «Коммерческая тайна».
Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью, проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.
Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна».
Квартальная проверка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.
В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.
Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года.
В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных документов с грифом «Коммерческая тайна», а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.
Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.
Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.
Еще по теме 5.5. Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна»:
- 7.4. Проверка наличия (инвентаризация) изделий с грифом «Коммерческая тайна»
- 5.6. Порядок хранения и обращения с документами с грифом «Коммерческая тайна»
- 5. ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА».
- 6.1.4. Рассылка документов с грифом «Коммерческая тайна» в другие предприятия передача между подразделениями предприятия
- 5.1. Размещение подразделений по ведению делопроизводства с грифом «Коммерческая тайна»
Проверка наличия документов, дел и носителей информации - предназначена для установления реального соответствия имеющихся в наличии конфиденциальных документов, дел и носителей записям в учетных формах.
Проверки могут быть регламентированными (периодическими, цикличными) и нерегламентированными (внеочередные).
Акт проверки подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. О недостаче носителей секретной информации немедленно докладывается руководителю учреждения, а также ставится в известность отдел безопасности.
В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляются:
· установление фактического наличия документов, находящихся на хранении;
· выявление и устранение недостатков в учёте документов;
· выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
· выявление и учёт документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;
· выявление непрофильных документов.
Проверка наличия и достояния секретных документов осуществляется в те же сроки, что и документов, находящихся на открытом хранении.
Проверку наличия и состояния документов проводит, как правило, группа работников.
При проверке наличия и состояния документов необходимо:
· сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
· подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;
· изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;
· изымать единицы хранения, заражённые плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
· изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учёта и описания), и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.
Результаты проверки наличия и состояния документов и обнаруженные в её ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов и в акте проверки наличия и состояния документов.
На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов. По окончании проверки наличия и состояния документов в конце описи (книги учёта и описания) проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
Результаты проверки физического состояния документов заносятся в картотеку учёта физического состояния документов.
Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учётные документы. После проверки наличия коробки с документами могут опечатываться.
Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива имеет право продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива, но не более, чем на 1 год. На документы, не найденные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов.
Решение о снятии документов с учёта оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа управления архивным делом. В картотеке необнаруженных документов делается отметка о снятии документов с учёта.
40 порядок уничтожения документов, дел и носителей информации .
При уничтожении конфиденциальных материалов должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц.
Неполное уничтожение документов позволяет восстановить их текст и исключает возможность уничтожения материалов, не подлежащих включению в эту категорию.
Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется службой конфиденциального делопроизводства. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией учреждения, фирмы. Процесс уничтожения документов, дел и других конфиденциальных материалов сопровождается оформлением акта, или акт при этом не оформляется.
Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает следующие процедуры:
подготовку документов, дел и носителей информации к уничтожению;
оформление акта на уничтожение;
уничтожение документов по акту;
уничтожение документов и носителей информации без составления акта.
Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:
выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;
получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) учреждения, фирмы;
систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.
С оформлением акта уничтожаются документы и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы.
Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.
Четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение любой возможности утраты документов, подмены документов.
Пролетарии всех стран, соединяйтесь! КОММУНИСТИЧЕСКАЯ ПАРТИЯ СОВЕТСКОГО СОЮЗА ЦЕНТРАЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
Совершенно секретно ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В АППАРАТЕ ЦК КПСС (фрагменты) (Утверждена постановлением Секретариата ЦК КПСС 12 февраля 1980 г.) I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящей инструкцией определяются правила работы с секретными документами в аппарате ЦК КПСС. Основные положения Инструкции распространяются также на работу с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", несекретными служебными документами и письмами трудящихся.
2. Документы в аппарате ЦК КПСС по степени секретности делятся на совершенно секретные особой важности ("Особая папка"), совершенно секретные и секретные. Гриф "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") ставится на документах, содержащих сведения, содержащие особо важную партийную и государственную тайну. Гриф "Совершенно секретно" ставится на всех других документах, содержащих сведения, составляющие партийную и государственную тайну. Гриф "Секретно" ставится на документах, не содержащих сведений, составляющих партийную и государственную тайну, но раскрывающих методы работы аппарата ЦК КПСС. Степень секретности документа определяют отделы ЦК, которые готовят документ.
3. Гриф "Для служебного пользования" ставится на документах, которые содержат несекретные, но не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах по телевидению и радио сведения. В отдельных случаях на таких документах, направляемых ЦК КПСС партийным комитетам, министерствам, ведомствам, организациям, может ставиться гриф "Не для печати".
4. Ответственность за организацию и состояние работы с секретными документами Политбюро и Секретариата ЦК КПСС возлагается на Общий отдел; ответственный за состояние работы с секретными документами в отделах ЦК- заведующие отделами и заведующие секретариатами отделов.
5. Отделы ЦК КПСС организуют учет секретных документов, обеспечивают их сохранность, своевременное использование, соблюдение требований настоящей Инструкции и указаний ЦК КПСС по сохранению партийной и государственной тайны. Заведующие секретариатами отделов инструктируют сотрудников по вопросам работы с документами в аппарате ЦК КПСС. Проверка наличия секретных документов в отделах ЦК КПСС возлагается на Общий отдел ЦК КПСС.
II. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ АППАРАТА ЦК КПСС ПО СОХРАНЕНИЮ ПАРТИЙНОЙ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ ТАЙНЫ
6. Работники аппарата ЦК КПСС обязаны:
а) проявлять высокую бдительность и строго сохранять партийную и государственную тайну;
б) выполнять установленные настоящей Инструкцией правила учета, хранения секретных документов, их подготовки и обращения с ними;
в) при переходе из аппарата ЦК КПСС па другую работу или в другой отдел ЦК отчитаться перед отделом за все числящиеся за ними секретные документы.
В случае ухода в отпуск или выезда в командировку сдать в секретариат отдела все полученные ими секретные документы.
7. Работникам аппарата ЦК КПСС не разрешается:
а) вести по телефону, радиотелефону переговоры секретного характера, а по аппаратам правительственной АТС-2 и "ВЧ"- совершенно секретного характера;
б) делать всякого рода записи по секретным вопросам в личных блокнотах, записных книжках. Записи секретного характера, необходимые в работе, могут производиться в рабочей тетради, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и заверена подписью заведующего секретариатом отдела. Тетрадь работнику отдела выдается под расписку и хранится на правах секретного документа. По миновании необходимости тетрадь уничтожается по акту;
в) знакомить с секретными документами лиц, не работающих в аппарате ЦК КПСС, а также сотрудников аппарата ЦК, не имеющих прямого отношения к этим документам, давать какие-либо справки и сведения о них без разрешения руководства отделов ЦК КПСС;
г) передавать секретные документы другим лицам помимо секретариата отдела, выносить их из зданий ЦК КПСС, выполнять секретную работу на дому;
д) брать с собой секретные документы при выезде в командировки и при возвращении из командировок.
V. ОБРАЩЕНИЕ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ЦК КПСС
31. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС получают лично товарищи, которым они адресованы, или их доверенные лица.
32. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС хранятся в металлических шкафах (сейфах), которые в нерабочее время опечатываются.
33. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС запрещается выносить из помещений организаций и учреждений, в которых работают получившие их лица.
34. Товарищи, получившие протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС, не могут знакомить с ними кого бы то ни было, если нет специального разрешения ЦК КПСС.
35. Снимать копии, перепечатывать постановления, делать выписки из протоколов заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС, постановлений и выписок из постановлений, а также ссылаться на них в открытой печати или в документах советских, профсоюзных, комсомольских и хозяйственных органов запрещается.
36. Материалы к повесткам заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС направляются в отделы по их просьбам только в том случае, если рассматриваемый вопрос имеет непосредственное отношение к работе отдела.
37. Необходимые для отделов справки по постановлениям Политбюро и Секретариата ЦК КПСС могут даваться заведующими отделами, их заместителями и заведующими секретариатами.
38. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС и выписки из них, Информационные бюллетени ЦК, повестки и материалы, рассылаемые отделам к заседаниям Политбюро и Секретариата, подлежат возврату в установленные сроки в Общий отдел ЦК. На возвращенные документы составляется опись в двух экземплярах, один из которых вместе с документами направляется в Общий отдел ЦК, а второй остается у отправителя и хранится два года, после чего уничтожается по акту.
39. Документы, адресованные ЦК КПСС, принимаются, учитываются и рассылаются только Общим отделом ЦК. Прием и учет документов, адресованных непосредственно Отделу ЦК КПСС по работе с заграничными кадрами и выездами за границу, отделу писем, КПК при ЦК КПСС, ведется ими самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей инструкции.
40. Работники, принимающие секретные пакеты, проверяют их целостность, сохранность оттисков печати, правильность адреса и расписываются за получение пакета. При обнаружении повреждений пакета или оттисков печати составляется акт в трех экземплярах в присутствии лица, доставившего пакет. Один экземпляр посылается отиравителю пакета, второй- фельдъегерской службе, а третий остается в Общем отделе ЦК. При вскрытии пакета проверяется соответствие учетных номеров, указанных на пакете, с номерами вложенных документов. В случае расхождения данных составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документов, а второй остается в Общем отделе ЦК.
41. Общий отдел ЦК проверяет правильность оформления документов, поступивших в ЦК КПСС. В случае, когда на документах отсутствует гриф секретности или проставленный гриф не соответствует содержанию документов, Общий отдел проставляет или изменяет гриф секретности.
42. На каждый документ, подлежащий возврату в Общий отдел ЦК, заполняется карточка учета. Два экземпляра карточки вместе с документом направляются в соответствующий отдел.
43. При регистрации документов в карточке учета заносится их краткое содержание без упоминания данных, составляющих партийную и государственную тайну, а также количество листов и экземпляров. На каждом документе, подлежащем возврату в Общий отдел ЦК, в верхнем правом углу проставляется штамп с указанием входящего номера, даты поступления. На каждом из имеющихся приложений проставляется входящий номер документа. Документы передаются в отделы под расписку в карточках учета.
44. Поступившие в ЦК КПСС документы: протоколы местных партийных комитетов, статистические и финансово-хозяйственные отчеты, сметы, отчеты по членским взносам, а также справочные и информационные материалы регистрируются в учетно-разносных карточках и передаются в отделы ЦК под расписку. На таких документах в левом нижнем углу проставляется штамп без указания о возврате в Общий отдел ЦК. Не регистрируются брошюры, журналы, газеты, книги, плакаты, извещения и другая корреспонденция подобного рода. Информационно-справочные и статистические материалы поступают в отделы ЦК от министерств, ведомств и организаций в соответствии с установленными перечнями этих материалов. Отделы ЦК ежегодно уточняют перечни и о внесенных в них изменениях сообщают в ЦК КПСС.
45. Отправка секретной корреспонденции из аппарата ЦК осуществляется Общим отделом ЦК КПСС через фельдъегерскую службу. Отправка писем трудящихся на рассмотрение местными партийными комитетами и другими организациями осуществляется Отделом писем ЦК. При приеме документов на отправку Общим отделом проверяется правильность их оформления. Документы и материалы, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией требований, к отправке не принимаются. Предназначенные к отправке пакеты сдаются фельдъегерской службе под расписку в реестре. Секретная корреспонденция доставляется в отделы ЦК и возвращается в Общий отдел в закрытом конверте курьером или фельдъегерем. Документы и материалы Политбюро ЦК КПСС возвращаются отделами ЦК в Общий отдел через фельдъегерскую службу. О пересылке в другие организации документов, ранее зарегистрированных в Общем отделе ЦК, делается отметка в карточке учета.
46. Совершенно секретные особой важности ("Особая папка") документы направляются адресатам в пакетах с грифом "Совершенно секретно особой важности" серия "К" с пометками "Лично" или "Вскрыть лично". Совершенно секретные документы, а также документы, которые должны быть вручены адресату лично, отправляются в пакетах с грифом "Совершенно секретно" серия "К" с проставлением на пакете при необходимости пометки "Лично" или "Вскрыть лично". Вся остальная секретная корреспонденция отправляется с грифом "Секретно".
47. Секретные документы пересылаются в пакетах из плотной бумаги. При упаковке документов проверяется правильность их оформления. После этого пакет заклеивается и прошивается крест-накрест через все его клапаны ниткой или металлическими скобами. Если нельзя прокалывать содержимое, то прошиваются только клапаны пакета и нитка завязывается в центре упаковки. Прошитый с прокалыванием вложения пакет опечатывается одной сургучной печатью, а остальные- пятью сургучными печатями (в центре и по углам на клапанах пакета). Если пакет изготовлен из бумаги с внутренним полиэтиленовым покрытием и после вложения документа запечатан на специальном устройстве, то он не прошивается и не опечатывается сургучной печатью. Информационные бюллетени и закрытые письма ЦК КПСС могут направляться опломбированными пачками. Пакеты вручаются под личную расписку адресату или доверенному лицу, расписки возвращаются в Общий отдел ЦК.
48. Расписки и реестры на отправленную секретную корреспонденцию хранятся не менее одного года, а на корреспонденцию с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка")- не менее трех лет, после чего они уничтожаются по акгу.
VII. УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ХРАНЕНИЕ ИХ В ОТДЕЛАХ ЦК КПСС
49. Документы, подлежащие возврату в Общий отдел ЦК КПСС, учитываются секретариатами отделов по карточкам учета, заполненным в Общем отделе и приложенным к указанным документам[...]
55. Все исходящие из отделов ЦК документы, адресованные партийным комитетам, министерствам, ведомствам и организациям, подписываются заведующими отделов ЦК или их заместителями. Копии исходящих документов визируются исполнителями, па них указывается фамилия лица, подписавшего документ. Отдельные документы, подготовленные в секторах организационно- уставных вопросов, учета руководящих кадров, единого партбилета Отдела организационно-партийной работы, подразделениях Управления делами ЦК, по разрешению руководства этого отдела и Управления делами ЦК могут подписываться руководителями соответствующих секторов (подразделений). Секретариаты отделов проверяют правильность оформления документов, предназначенных к отправке. Исходящие документы регистрируются секретариатами отделов в карточках учета исходящих документов. На каждом документе и его копии проставляется исходящий номер, включающий индекс отдела и структурного подразделения, а также очередной регистрационный номер.
Исходящие документы передаются секретариатам отделов под расписку в карточках учета исходящих документов в Общий отдел ЦК в количестве, необходимом для отправки адресатам.
56. Секретные документы, находящиеся в отделах, хранятся в металлических шкафах (сейфах), которые имеют два ключа. Один ключ выдается под расписку работнику, а другой ключ в опечатанном конверте хранится в секретариате отдела. Металлические шкафы (сейфы) после окончания рабочего дня должны быть опечатаны. В случае необходимости металлические шкафы (сейфы) работников отдела могут быть вскрыты в их отсутствие с разрешения заведующего секретариатом. При этом вскрытие металлического шкафа (сейфа) производится в присутствии секретариата отдела. Сотрудники, вскрывшие металлический шкаф (сейф), обязаны оставить в нем справку об изъятых документах и опечатать его.
57. Секретариаты не реже одного раза в квартал проверяют наличие секретных документов у работников отдела. О фактах нарушения правил работы с секретными документами докладывается заведующему отделом. В случае утери секретного документа отдел докладывает об этом ЦК КПСС. Все информационные документы, подлежащие возврату в Общий отдел ЦК, находятся в отделах, как правило, не более одного месяца. Документы, направленные для ознакомления в несколько отделов, находятся в каждом из них не более 10 дней.
58. Документы, не подлежащие возврату в Общий отдел ЦК и сдаче в архив, хранятся в отделах согласно номенклатуре дел и в установленные сроки уничтожаются по акту, о чем делается отметка в карточке учета.
VIII. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНЫХ ОСОБОЙ ВАЖНОСТИ ("ОСОБАЯ ПАПКА") ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЕ С НИМИ
59- Учет совершенно секретных особой важности ("Особая папка") документов ведется отдельно от учета совершенно секретных и секретных документов.
60. Поступившие в ЦК КПСС документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") принимаются в Общем отделе ЦК и регистрируются в карточках учета.
61. В отделах ЦК поступившие документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") принимаются и учитываются заведующим секретариатом.
62. Документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") хранятся в сейфах, которые в нерабочее время опечатываются или опломбируются. Необходимость опечатывания или опломбирования кабинетов и помещений, в которых находятся эти сейфы, определяется отделами. Перед вскрытием этих помещений, а также опечатанных или опломбированных сейфов работники проверяют целостность оттисков печатей или пломб. При обнаружении повреждений оттисков печатей или пломб об этом составляется акт и сообщается заведующему отделом и в комендатуру.
63. Ознакомление работников аппарата ЦК КПСС с документами, имеющими гриф "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), производится только с разрешения секретарей ЦК КПСС или заведующих отделами ЦК Работники, ознакомившиеся с документами, расписываются на них разборчиво и ставят дату ознакомления. Информационные документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), направленные в отделы ЦК для ознакомления, находятся в отделах, как правило, не более 10 дней, после чего возвращаются в Общий отдел ЦК. Записи по "Совершенно секретным особой важности" ("Особая папка") вопросам, необходимые в работе, производятся в специальной рабочей тетради, зарегистрированной в Общем отделе ЦК.
64. Рукопись документа с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") регистрируется составляющим ее работником в специальной рабочей тетради, предназначенной для записи совершенно секретных особой важности сведений. Указанная рукопись передается работником лично заведующей машинописным бюро (старшей машинистке) под расписку в тетради. Перед печатанием заведующая машинописным бюро (старшая машинистка) регистрирует рукопись в отдельном журнале машбюро и проставляет на ней учетный номер.
65. При печатании документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") должна применяться новая копировальная бумага. На оборотной стороне последнего листа документа указывается фамилия машинистки-исполнителя, количество отпечатанных экземпляров и на каждом листе- учетный номер по журналу и дата. Напечатанный документ передается исполнителю под расписку в журнале машбюро. Вместе с документом передаются также материалы, использованные при печатании (черновики, испорченные экземпляры, копировальная бумага и листки прокладки), которые уничтожаются в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией. Документы, подготовленные отделом в ходе рассмотрения поступивших материалов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), регистрируются заведующим секретариатом отдела в карточках учета Общего отдела ЦК. Другие документы, подготовленные отделом, регистрируются в специальном журнале.
66. Записка об исполнении документа с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") печатается в одном экземпляре.
67. Размножение документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), снятие с них копий и производство выписок осуществляется только Общим отделом ЦК Стенографирование и печатание под диктовку совершенно секретных особой важности ("Особая папка") документов запрещается.
68. Все поступившие и исполненные документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") вместе с записками об их исполнении возвращаются через фельдъегерскую службу либо сдаются лично заведующим секретариатом отдела или доверенным лицом в Общий отдел ЦК под расписку в карточке учета. Карточки, заполненные журналы учета документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") хранятся у заведующего секретариатом отдела в течение 5 лет, после чего уничтожаются по акту, один экземпляр которого направляется в Общий отдел ЦК.
69. Переписка по совершенно секретным особой важности ("Особая папка") вопросам ведется строго ограниченно.
Документы, предназначенные к отправке, сдаются в Общий отдел ЦК, который направляет их адресатам. На отправляемых из ЦК КПСС документах с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") должна быть надпись или штамп "Снимать копии и делать выписки запрещается".
70. Выдача из архива документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") производится с разрешения руководства Общего отдела ЦК.
71. Заведующие секретариатом отделов ЦК обязаны не реже одного раза в месяц лично проверять у исполнителей наличие документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка").
72. Вся шифрованная переписка ведется через Общий отдел ЦК. Шифротелеграммы министерств и ведомств, которые адресуются партийным комитетам, предварительно согласуются с соответствующим отделом ЦК.
73. Составление исходящих шифротелеграмм и работа с входящими шифротелеграммами в отделах ЦК производится при строгом соблюдении условий, исключающих возможность ознакомления с текстом шифротелеграммы лиц, не имеющих к ним отношения.
74. Текст шифротелеграммы пишется заведующим отделом или по его указанию работником отдела на специальном бланке в одном экземпляре от руки, чернилами, разборчиво, кратко, без сокращения слов, со всеми союзами, предлогами и знаками препинания. Все дополнения и исправления текста оговариваются и заверяются исполнителем или лицом, подписавшим телеграмму. В отдельных случаях разрешается писать текст исходящей телеграммы на простой бумаге. При этом в верхнем правом углу обязательно пишется "Сов. секретно", "Шифром", а в левом нижнем углу указывается количество листов чернового материала, дата и фамилия исполнителя. Черновики и испорченные листы шифротелеграмм (включая тексты, написанные не на бланке) вместе с подписанными подлинниками сдаются в Общий отдел ЦК. Если черновиков нет, то па шифротелеграмме делается пометка: "Составлено в одном экземпляре, без черновиков", которая заверяется исполнителем.
75. Входящие шифротелеграммы в отделах ЦК принимаются заведующим, заместителем заведующего отделом и заведующим секретариатом. Другие работники отдела могут быть ознакомлены с содержанием шифротелеграммы только по указанию заведующего отделом, а в его отсутствие- лица, замещающего заведующего.
76. Входящие и исходящие шифротелеграммы учитываются в специальном журнале, выданном заведующему секретариатом отдела Общим отделом ЦК. Краткое содержание шифротелеграмм в журнале пишется в перефразированном виде.
77. Пересылка шифротелеграмм из одного отдела ЦК в другой, в партийные комитеты, министерства, ведомства, организации производится только через Общий отдел.
78. Все лица, ознакомившиеся с содержанием шифротелеграммы, должны расписаться на ней и указать дату ознакомления. На свободном от текста месте или на обороте шифротелеграммы исполнителем делается пометка о решении поставленных в ней вопросов. Об исполнении поручения секретаря ЦК КПСС по рассмотрению шифротелеграммы составляется записка в одном экземпляре за подписью заведующего отделом или лица, его замещающего. На записке проставляется гриф "Совершенно секретно" и делается отметка об уничтожении черновика. Если поставленные в шифротелеграмме вопросы требуют решения ЦК КПСС, то соответствующий отдел готовит необходимые материалы и представляет их в ЦК в установленном настоящей Инструкцией порядке. На шифротелеграмме делается запись о принятом решении.
79. Все исполненные шифротелеграммы вместе с относящимися к ним записками и другими документами подлежат немедленному возврату в Общий отдел ЦК под расписку. На этих документах проставляется помер и дата соответствующих шифротелеграмм.
X. ПЕЧАТАНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ РАЗМНОЖЕНИЕ, СТЕНОГРАФИРОВАНИЕ И ЗАПИСЬ НА ЗВУКОЗАПИСЫВАЮЩИХ АППАРАТАХ
80. При печатании секретных документов, их размножении, стенографировании и записи на звукозаписывающих аппаратах необходимо соблюдать следующие правила:
а) печатание секретных документов и материалов производится в помещении машинописного бюро, специально оборудованном для этой работы. Вход в машинописное бюро разрешается только по служебной необходимости и с ведома заведующей машинописным бюро (старшей машинистки). Прием и выдача документов и все переговоры с исполнителями осуществляются через специально оборудованное окно в двери или оградительный барьер. Гриф секретности на документе проставляется исполнителем до передачи его для печатания в машинописное бюро. Все материалы, поступающие в машинописное бюро для печатания, учитываются в соответствующем журнале. Заведующая машинописным бюро (старшая машинистка) проставляет на последней странице черновика учетный номер по журналу;
б) документы, представленные на рассмотрение ЦК КПСС, печатаются на белой бумаге, на листах стандартного размера, по ГОСТу, с применением черной ленты, через два интервала. Число строк на одной странице документа (приложения к документу) не должно превышать 28. На левой стороне листа остается поле не менее 3,5 см, на правой- 1 см, внизу- 3 см. Документы, направляемые отделами ЦК в партийные комитеты, министерства, ведомства и организации, печатаются через полтора интервала. Внизу на лицевой стороне или на обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка указывает количество отпечатанных экземпляров, свои инициалы, дату и учетный номер по журналу Перепечатанные отдельные листы документа учитываются в специальной графе журнала (как дополнение к ранее учтенным и напечатанным материалам). Подвергшийся корректированию и полностью перепечатанный документ учитывается заново, в журнале делается ссылка на учетный номер документа, с которого он перепечатан. Протоколы Политбюро и Секретариата ЦК печатаются на специальной долговечной бумаге с водяными знаками;
в) стенографирование и печатание под диктовку секретных документов производится в изолированном помещении, в отсутствие лиц, не имеющих к этим документам прямого отношения. При расшифровке стенограммы стенографистка на последней странице расшифрованного текста в левом углу проставляет инициалы и дату. Если расшифровка стенографического текста производилась стенографисткой совместно с машинисткой, то на напечатанном материале рядом с инициалами стенографистки указываются и инициалы ма шинистки. Учет расшифрованного текста стенограммы производится в соответствующих журналах, хранящихся в машинописных или стенографических бюро;
г) стенографические записи по секретным вопросам производятся только в специальных тетрадях, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, опечатаны, заверены заведующей машинописным бюро или старшей стенографисткой. Эти тетради учитываются в журнале и выдаются стенографистке под расписку. По заполнении они хранятся, как секретные документы;
д) стенографическая запись и запись на звукозаписывающих аппаратах заседаний съездов, конференций, пленумов ЦК КПСС, совещаний, проводимых ЦК КПСС, производится с разрешения секретарей ЦК КПСС, а совещаний, проводимых в отделах ЦК КПСС,- заведующих отделами. Стенографические отчеты и магнитные пленки с записью работы съездов, конференций, пленумов ЦК КПСС и совещаний, проводимых ЦК КПСС, хранятся в Общем отделе ЦК, а совещаний в отделах ЦК- в секретариатах отделов. По миновании надобности стенографические тетради уничтожаются в установленном порядке с отметкой об этом в журнале учета. Запись, произведенная на пленку, уничтожается (стирается), о чем составляется акт.
81. Машинсткам и стенографисткам запрещается знакомить с содержанием печатного текста других лиц. За уточнением непонятного текста машинистка должна обращаться к заведующей машинописным бюро (старшей машинистке) или автору рукописи. По окончании рабочего дня все имеющиеся у машинистки секретные документы передаются заведующей машинописным бюро (старшей машинистке). Использованные ротопленки и контрольные листы к ним, копировальная бумага, испорченные листы печатного текста, листы- прокладки для предохранения валика пишущей машинки уничтожаются в бумагодробительной машине или опускаются в специальный опечатанный металлический бак для последующего уничтожения.
82. Размножение секретных документов, подлежащих возврату в Общий отдел, производится только с разрешения руководства Общего отдела. По миновании надобности все копии возвращаются в Общий отдел.
83. Размножение секретных документов, не подлежащих возврату в Общий отдел ЦК, а также документов, подготовленных в отделах ЦК, производится с разрешения заведую щих отделами или их заместителей в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Копии размноженных секретных документов учитываются в секретариатах отделов и выдаются работникам под расписку. Отметка о возврате и уничтожении копий производится на обороте последнего листа подлинника (первого экземпляра). Несекретные документы могут копироваться по просьбам ответственных работников.
84. Секретные документы размножаются и копируются в секторе полиграфического оформления и размножения документов Общего отдела, множительном бюро Управления делами ЦК КПСС, а также на копировально- множительных аппаратах, установленных в отделах ЦК. Копировально- множительные аппараты регистрируются в Управлении делами ЦК и устанавливаются в изолированных помещениях. Список лиц, которым разрешается работать на копировально-множительных аппаратах, представляется на согласование в Управление делами ЦК. Размножение (копирование) секретных документов производится только с подлинника (первого экземпляра) документа, в соответствии с заказом. Принимаемые для размножения документы учитываются в журнале и возвращаются вместе с размноженными копиями под расписку. Перед снятием копий па оборотной стороне последнего листа подлинника (первого экземпляра) в левом нижнем углу делается надпись или проставляется штамп с указанием количества снятых копий, шифра множительного (машинописного) бюро или подразделения, где установлен аппарат, и номера заказа. Надпись (штамп) повторяется на всех копиях. На каждой копии проставляется ее порядковый номер. Для повторного копирования оформляется новый заказ. Ответственность за организацию работы на копировально-множительных аппаратах в отделах ЦК и соблюдение условий, исключающих возможность бесконтрольного пользования множительной техникой, возлагается на заведующих секретариатами.
XI. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ, А ТАКЖЕ ХРАНЕНИЕ ИХ В АРХИВАХ
85. В целях установления единой системы группировки документов в дела секретариата каждого отдела ежегодно составляется номенклатура дел. Она согласовывается с Общим отделом ЦК, утверждается заведующим отделом и вводится в действие с 1 января. Номенклатура дел составляется в соответствии с Перечнем документальных материалов ЦК КПСС постоянного и временного хранения. Она должна учитывать всю документацию, образующуюся в результате деятельности отдела.
86. В отделах ЦК документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. При формировании дел соблюдаются следующие правила:
а) секретные документы формируются в отдельные дела. Несекретные документы приобщаются к секретным только в том случае, если имеют к ним непосредственное отношение;
б) документы постоянного хранения группируются в отдельные дела от документов временного хранения;
в) проверяется правильность отнесения документов в данное дело, а также наличие на документах номеров, подписей, виз, дат, справок об исполнении и т.д. Лишние экземпляры, копии, черновики изымаются и уничтожаются по акту;
г) устанавливается последовательность расположения документов внутри дела по тематике, хронологии, корреспонденту. В деле не допускается разобщенность документов по одному вопросу;
д) на обложке дела справа сверху ставится гриф секретности. Гриф секретности дела определяется по документу высшей степени секретности, находящемуся в данном деле. На обложке указывается: наименование отдела или его структурное подразделение, номера описи и дела, заголовок дела, даты его начала и окончания, количество листов. Если дело состоит из нескольких томов, то всем им дается одинаковый заголовок, а каждому тому присваивается порядковый номер. Объем формируемого дела (тома) не должен превышать 200 листов.
87. Секретные документы сдаются в архив в подлиннике. Если на других экземплярах данного документа есть указания, замечания или поправки членов Политбюро ЦК, кандидатов в члены Политбюро ЦК и секретарей ЦК КПСС, то они приобщаются к подлиннику.
88. Каждое дело должно иметь полистную нумерацию и заверительную надпись в конце о количестве листов, а дела, содержащие документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка")- Внутреннюю опись всех имеющихся документов. На каждое дело секретариатом отдела co-ставляется лист ознакомления, в котором отмечается, кто и когда ознакомился с помещенными в нем материалами.
89. Законченные делопроизводством дела постоянного хранения вместе с карточками учета документов по истечении установленного срока передаются в архив. Сформированные дела архив принимает по акту и описи. Работники архива проверяют правильность оформления документов и дел, сверяют их с описями. В случае несоответствия установленным требованиям секретариаты отделов устраняют выявленные недостатки.
90. Ознакомление работников аппаратов ЦК КПСС с секретными документами, хранящимися в архивах ЦК, производится с разрешения руководства Общего отдела.
91. Выдача документов из архивов по запросам отделов ЦК производится с разрешения руководства Общего отдела. Секретные документы выдаются под расписку в карточке учета или в книге учета документов архива. Полученные из архива ЦК документы подлежат возврату не позднее чем через 15 дней.
92. Изымать документы постоянного хранения из секретных архивных дел запрещается.
XII. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ"
93. Учет документов с грифом "Для служебного пользования" ведется в специальных журналах или по карточкам учета отдельно от другой несекретной документации.
94. Документы с грифом "Для служебного пользования" должны храниться в надежно запираемых шкафах. Пересылка этих документов в другие организации производится только через фельдъегерскую службу.
95. Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" производится заведующими отделов или их заместителями.
96. Использовать в открытой печати, передачах по телевидению и радио данные из документов с грифом "Для служебного пользования" запрещается.
97. Учет, хранение и использование документов с грифом "Не для печати" производится в порядке, установленном для документов с грифом "Для служебного пользования".
Отныне секретное делопроизводство - прерогатива не только государственных органов. Документы с грифом секретности сегодня есть почти в каждой крупной коммерческой организации. В этой статье будет рассказано все о грамотном ведении тайной документации.
Понятие тайны в делопроизводстве
Любая трудовая деятельность, так или иначе связанная с тайной или секретной документацией, всегда хранит в себе множество трудностей, проблем и рисков. С чем это связано? Существует множество причин, среди которых основной является банальное неумение грамотно работать с бумагами, носящими гриф секретности.
Для начала стоило бы определиться с тем, что вообще является тайной. Тайна имеет несколько значений. Есть брать в расчет наиболее распространенное определение, то данное понятие стоит трактовать как некую информацию, доступную только ограниченному кругу лицу. Тайна не подлежит разглашению, она должна держаться в секрете. Как правило, тайна вскоре утрачивается, и информация становится доступной большому числу людей. Соответственно, и организация секретного делопроизводства становится ненужной.
Грифы секретности
На данный момент секретность имеет несколько основных типов. Если речь идет про секретное делопроизводство, так или иначе связанное с государственными делами, то все документы делятся на три основных типа:
- особая важность;
- совершенно секретно;
- служебное пользование.
Закрепляется эта классификация специальным Федеральным законом от 21 июля 1993 года "О гос. тайне". Что представляет собой каждый из представленных выше грифов?
Гриф "особой важности" представляет собой самую высокую степень секретности. Естественно, подобный статус может получить далеко не каждый документ. Так, в случае раскрытия грифа особой важности может быть нанесен значительный ущерб государству или какой-то группе людей. Именно поэтому и защита у подобного рода документов соответствующая.
Гриф "совершенно секретно" также присваивается документам, содержащим какую-то государственную тайну. Строгая регламентация при работе с подобного рода бумагами является в данном случае отличительной чертой.
Гриф "служебное пользование" не предоставляет документам особенную секретность, однако значительно ограничивает пользование ими. Подобного рода секретное делопроизводство устанавливается, как правило, в коммерческих структурах.
Порядок засекречивания
Порядок засекречивания все также устанавливает ФЗ о гос. тайне, названный выше. Согласно этому документу, в тайну, подлежащую государству, могут входить:
- информация о военной сфере;
- сведения об экономике, технике или науке;
- информация о внешнеполитической или экономической сферах;
- сведения о контрразведках, оперативной или розыскной деятельности, об антитеррористической политике и т. д.
Каким образом документы подлежат засекречиванию? Основное, что стоит отметить, это наличие специально уполномоченных экспертов. Лица с определенной квалификацией занимаются разработкой безопасного хранения тех или иных бумаг. Подбирается наиболее подходящий гриф секретности, в соответствии с которым и происходит дальнейшая работа. По сути, секретное делопроизводство - это громадная сфера со своими работниками и руководителями.
Системный принцип определения секретности
Для наиболее грамотного определения степени секретности необходимо периодически применять особенные принципы. Далее речь пойдет о самом виде определения тайны в делопроизводстве - о принципе системности. Что он собой представляет?
Основная черта системного подхода - особое внимание к проблеме засекречивания в целом. Основной его функцией является сохранение двух взаимовлияющих тенденций: с одной стороны, не допустить распространения важной информации; с другой - избежать массового засекречивания и вытекающих отсюда проблем.
Как происходит ведение секретного делопроизводства? Здесь основными являются два механизма: завышение и занижение грифа секретности. Завышение значительно сужает возможность обмена необходимой информацией, занижение несколько ослабляет этот процесс.
Другие принципы
Какие еще принципы и правила секретного делопроизводства можно выделить? Помимо системности, стоит отметить также объективность. В чем здесь смысл? Если давать краткую характеристику, то звучит она следующим образом: при работе с тайной документацией нельзя руководствоваться разного рода субъективными мнениями и предположениями. Должен существовать определенный перечень правил, в соответствии с которым и будут разрабатываться все необходимые меры.
Принцип оптимизации - еще один неотъемлемый элемент секретного делопроизводства. Его основной смысл заключается в том, что наименьшее количество данных в засекреченных документах - это лучшее и оптимальное решение. Излишки информации будут лишь нарушать необходимый уровень безопасности.
Принцип периодического осмотра заключается в постоянном контроле за тайной документацией.
О внесении изменений в секретные документы
Как уже было сказано, степень секретности того или иного документа определяется в соответствии со специальным перечнем сведений. После засекречиваются и отправляются на хранение. А возможно ли внесение изменений в эти документы?
Инструкция по секретному делопроизводству, которую содержит ФЗ о закрепляет ряд объективных ситуаций и обстоятельств, согласно которым, документы могут в разной степени подлежать пересмотру. Стоит, однако, отметить, что срок рассекречивания или изменения документации не должен превышать 30 лет. Исключение - решение специальной межведомственной комиссии. Как и в случае с засекречиванием, работы по снятию или снижению грифов секретности производятся специальной, уполномоченной на то группой лиц.
Уничтожение секретных документов
Решение об уничтожении того или иного тайного документа зависит от грифа секретности, наложенного на него. Если гриф с пометкой особой важности или совершенной секретности, то все вопросы опять же решает межведомственная комиссия. Если речь идет о коммерческой тайне, секретной документации какого-либо предприятия, то необходимо созывать специальную экспертную комиссию и руководителей. Она будет решать организационные вопросы, а руководство должно дать разрешение.
Процесс уничтожения проходит, как правило, в составе трех или более человек. Бумаги уничтожаются при помощи специальных машин - бумагоперерабатывающих аппаратов. Должны быть проставлены отметки в регистрационных формах, определяющих учет документации. Стоит также отметить, что уничтожение секретной документации должно происходить параллельно с уничтожением внутренней описи.
Правила ведения секретного делопроизводства
Далее речь пойдет о секретной документации фирм или прочих коммерческих структур. При работе с тайными документами необходимо учитывать несколько основных правил и требований. Стоит выделить самые важные моменты:
- необходимо соблюдать строжайший контроль над доступом посторонних лиц к документам. Речь идет и о персонале. Так, безопасность должна устанавливаться через службу охраны или безопасности.
- Необходимо точно определить лиц, имеющих право работать с секретной документацией. Соответственно, их стоит наделить и особыми полномочиями.
- Должна быть разработана четкая инструкция (памятка) по работе с тайной документацией. Вся дальнейшая работа должна организовываться в строгом соответствии с ней.
- С сотрудников должно быть взято соглашение о неразглашении коммерческой и производственной тайны.
- Должно происходить постоянное материальное стимулирование лиц, имеющих право доступа к секретной документации. В частности, любой специалист секретного делопроизводства должен быть под личным контролем руководства.
Это все основные правила, которые необходимо соблюдать при работе с секретными или тайными документами.
Обязанности специалистов по секретным документам
Обязанности сотрудников, допущенных к работе с тайным делопроизводством, на каждом предприятии разные. Во всяком случае не существует какой-то единой инструкции по работе с секретной документацией. Однако все же можно выделить наиболее общие и распространенные моменты, о которых должен помнить каждый сотрудник, имеющий дело с тайными бумагами. В частности, речь идет о том, что:
- Сотрудник несет персональную ответственность за хранение, сохранность или изменение документов.
- Сотрудник должен быть бдительным, ответственным и внимательным. Любые попытки посторонних лиц получить доступ к документации должны незамедлительно пресекаться.
- Сотрудник должен знать и соблюдать положения инструкции о работе с секретными документами.
Помимо этого, необходимо выделить то, что специалисту делать запрещено. Сюда относятся:
- сообщения любым посторонним лицам секретных сведений;
- вынос, транспортировка или изменение документации без ведома руководства;
- ознакомление с документацией по вопросам, которые не входят в ведение сотрудника;
- уничтожение документов без ведома руководства.
секретной документации
Стоит привести наиболее общие сведения о том, как должна выглядеть обложка тайных документов. Практически любой отдел секретного делопроизводства закрепляет следующие нормы:
- правый верхний угол - гриф секретности;
- под грифом - инвентарный номер;
- у документов с грифом совершенной секретности должна быть красная линия из правого верхнего угла;
- листы должны нумероваться и прошиваться ниткой.
Естественно, существует и множество других требований к подобного рода бумагам. Однако названные выше моменты относятся практически к любым формам секретных документов.