Письменное согласие на отправление трудовой книжки. Отправка трудовой книжки по почте при увольнении
Трудовая книжка – собственность человека, на чье имя она оформлена. В период трудоустройства она находится на хранении у работодателя. При расторжении трудовых отношений руководитель компании несет ответственность за своевременный возврат документа его владельцу. При этом может потребоваться отправка трудовой книжки по почте при увольнении, если работник не пришел за документами в назначенное время.
Отправка трудовой через почту: действия работодателя
Порядок оформления и возврата трудовых книжек регламентирован постановлением от 16.04.2003 г. под № 225 и постановлением № 69, датированным 10.10.2003 г. Общие стандарты ведения формуляров и отражения в них значимых рабочих событий прописаны Трудовым кодексом России.
Регламент выдачи трудовых книжек приведен в ст. 84.1 ТК РФ:
- работодатель обязан выдать трудовую книжку ее владельцу при прекращении трудовых взаимоотношений;
- возврат делают датой увольнения при условии явки работника;
- если личное присутствие сотрудника невозможно, допустима подача им заявления на пересылку трудовой книжки почтой.
Поэтому пусть не остаётся сомнений, можно ли выслать трудовую книжку по почте. Закон позволяет это делать.
При нарушении работодателем срока возврата трудовой книжки вопрос о применении мер ответственности к организации рассматривается с учетом наличия или отсутствия в произошедшем вины администрации фирмы. Если формуляр не был выдан его собственнику по причине халатности работодателя, то за каждый день просрочки уволенному сотруднику положена выплата зарплаты.
Право отправить трудовую книжку по почте возникает у работодателя, если не представляется возможным передать человеку документ иными способами.
Чтобы воспользоваться способом доставки трудовой посредством почтовой пересылки, компания или ИП должны предварительно направить бывшему сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться в назначенный срок за документами. Если гражданин не может или не хочет лично появляться на территории работодателя, ему предоставлена возможность оформить заявление на возврат трудовой книжки по почте.
Необходимость наличия заявления на получение трудовой книжки по почте в том, что для применения метода почтовой пересылки кадровых бланков работодателю надо заручиться письменным согласием на эту процедуру уволенного работника.
Если уволенный сотрудник не дал согласия на пересылку, трудовая книжка остается на хранении у работодателя.
При задержке возврата документов по вине работника предприятие должно дождаться письменного ходатайства от бывшего сотрудника о выдаче ему трудовой книжки. После получения соответствующего заявления трудовую отдают владельцу в течение 3-х рабочих суток.
Перечислим, как правильно отправить трудовую книжку по почте:
Действия работника при получении трудовой по почте
Законодательством не предусмотрен унифицированный образец заявления выслать трудовую книжку по почте. Прошение оформляют в произвольном виде.
В составляемом ходатайстве необходимо указать адресата (работодателя), суть заявления и сведения, идентифицирующие заявителя. В заявлении надо прописать:
- что забрать документацию в последний рабочий день не представляется возможным;
- рекомендуем указать причину неявки;
- обязательно образец заявления на пересылку трудовой книжки почтой должен содержать пожелание работника на это.
Заявительный бланк можно подать предварительно, если заранее известно, что на день увольнения появиться в кадровом отделе не выйдет.
Работник может использовать своё право на получение формуляра через почтовое отправление в любое время:
- заявление может быть отправлено работодателю до или после даты увольнения;
- его разрешено приносить лично или направлять заказным письмом.
Более простой вариант, как забрать трудовую книжку по почте – вместо заявления уволенный специалист может дать письменное согласие на пересылку. Формат такого согласия схож с распиской.
На практике у работодателей могут возникать определенные проблемы во время ведения каких-либо документов. Трудовые книжки являются одними из особо важных бланков документации, следить за которыми должны определенные ответственные лица, и в данной статье будут рассмотрены нюансы, с коими могут столкнуться сотрудники фирм во время получения и выдачи трудовых книжек.
Из данной статьи вы узнаете:
- можно ли отправить трудовую книжку по почте;
- по какой методике можно высылать трудовую книжку по почте;
- нужны ли какие-нибудь документы при отправлении трудовой книжки по почте;
- что, помимо трудовой книжки, должен отправить кадровый сотрудник по почте.
Мало кто из работников кадровых служб знает, что трудовые книжки можно отправлять по почте в любую точку нашей страны в том случае, если бывший сотрудник организации является вне зоны досягаемости и не может лично приехать на фирму за документом. Конечно, нередко случаются ситуации, когда работник попросту не хочется лишний раз напрягаться, приезжая в офис, но обязанность выдавать трудовые бланки на руки всем работникам является прямой обязанностью любого начальника.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.
Отправка трудовой книги почтой - достаточно рискованный шаг, ведь никто не знает, проживает ли человек по предыдущему адресу, и сможет ли получить на руки свой документ. Но Трудовым Кодексом РФ четко определены правила, что трудовая книжка после расчета с предприятием должна обязательно выдаваться на руки бывшему сотруднику, даже в том случае, если она ему уже фактически и не требуется. В пунктах ниже будут рассмотрены варианты, как можно соблюсти все правила Законодательства и передать документ человеку, сняв с себя ответственность за его хранение.
Можно ли отправить трудовую книжку по почте?
Законом не запрещается отправка трудовых книжек по почте на тот адрес, который работник указывал при поступлении на работу. К тому же, подтвержденное место жительства должно проверяться, но ответственность за хранение трудовой книги работодатель снимает с себя в тот момент, когда оформляет процесс отправки на дом бывшему сотруднику.
Подробнее об отправке трудовой книжки по почте читайте здесь:
Данное правило действует по отношению к работникам, которые не выходят на связь и не могут лично направить в организацию письменную просьбу пересылки документа с указанием адреса для отправки.
Высылаем трудовую книжку по почте
Нужны ли какие-нибудь документы при отправлении трудовой книжки по почте?
Отправка трудовой по почте возможна как по инициативе работодателя, так и по просьбе самого работника, который мог попросту забыть забрать документ и уже сменил место жительства. Для оформления отправки необходимо получить от бывшего работника заявление, где он указывает свою просьбу и контактные данные для срочной связи.
Что, помимо трудовой книжки, должен отправить кадровый сотрудник по почте?
Помимо самой трудовой книги, ответственным лицом-работником кадровой службы должна быть составлена опись вложения и специальное уведомление, выдаваемое сотрудниками почтовой связи. Данные документы гарантируют полное соответствие процедуры отправки трудовой книжки работнику, что убережет работодателя от возможных проблем в суде.
Вложенные файлы
- Трудовая книжка.xls
- Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала.doc
Доступно только подписчикам
- Трудовая книжка (образец). Оформление дубликата при утере оригинала.doc
В день прекращения трудового договора, т. е. в день увольнения, являющийся последним рабочим днем уходящего сотрудника, работодатель обязан не только окончательно рассчитаться с сотрудником (выплатить зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск), но и выдать ему трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1 , ч. 1 ст. 140 ТК РФ , п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т.д. (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей .
Если для получения документов, связанных с работой, сотруднику необходимо обращаться к своему работодателю с письменным заявлением, то выдача оригинала трудовой книжки при увольнении работника производится автоматически. Составлять какое-либо заявление или уведомлять работодателя о желании получить трудовую книжку не нужно.
Однако возможна ситуация, когда в день увольнения сотрудник не получил трудовую книжку по собственной вине: он отсутствовал на работе или в силу определенных обстоятельств отказывается от получения трудовой книжки. Можно ли в дальнейшем получить трудовую книжку по почте и как составить заявление об этом своему бывшему работодателю, расскажем в нашей консультации.
Трудовая книжка не выдана в день увольнения: что делать работодателю?
Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
- предупреждение или штраф на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
- на работодателя-ИП - штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- на работодателя-организацию — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ , Определение Московского городского суда от 24.11.2010 по делу № 33-36584 ).
Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя. С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Соответственно, со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , п. 36 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Как составить заявление на отправку трудовой книжки по почте
Итак, если работник вовремя не получил трудовую книжку, он может направить работодателю письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте. Такое письмо можно передать работодателю лично или послать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такое письмо может именоваться заявлением, уведомлением или согласием.
В согласии работника направить трудовую книжку почтой нужно указать наименование работодателя, его адрес, Ф.И.О., контактные данные бывшего работника, а также адрес, по которому работник просит отправить свою трудовую книжку. В письме можно также привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя с просьбой решить судьбу трудовой книжки.
Приведем заполненный образец заявления на отправку трудовой книжки почтой.
Правил в том случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом в получении документа на руки, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, при этом со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Таким образом, из содержания нормативных актов следует, что направление трудовой книжки по почте связывается не с желанием (волеизъявлением) сторон трудового договора, а прежде всего с невозможностью выдачи документа непосредственно работнику в день увольнения (вследствие его отсутствия в этот день на рабочем месте или отказа от получения).
Может ли работодатель отправить трудовую книжку по почте?
Просьба может выражаться:
- отдельно вписанной формулировкой в заявлении об увольнении – после текста, который изъявляет просьбу об увольнении, с указанием основания и сроков.
- Отдельным заявлением, которое прилагается к заявлению об увольнении или подаётся отдельно после того как оформлена процедура увольнения.
- Передано телеграммой, с удостоверением подписи отправителя оператором телеграфа.
Формулировка может быть следующей: «Прошу выслать трудовую книжку почтовым отправлением по указанному адресу (указывается адрес)». Далее ставится подпись заявителя, с расшифровкой фамилии и указанием даты. Скачать образец заявления на отправку трудовой книжки сотрудника по почте.
ВАЖНО: Если уволившийся работник планирует получить документ не Почтой России, а иным видом почтового отправления, об этом даётся специальное указание.
Как забрать трудовую книжку по почте (образец заявления)?
- Пошаговый алгоритм возврата трудовой книжки
В каких случаях можно отправить по почте? Возникнуть потребность в передаче книжки пересылкой, может всегда, когда уволившийся гражданин находится в ином населённом пункте. Например:
- работает в удалённом филиале, а трудовая хранится в головном офисе учредителя.
- Выехал в отпуск и не намерен возвращаться, а заявление на отпуск указывает: «с последующим увольнением».
- Находится в длительной командировке, стажировке и т.п., откуда подал заявление об увольнении.
- В иных случаях, по усмотрению увольняющегося лица.
При этом работодатель или ответственное за выдачу трудовых книжек лицо, не вправе проявлять инициативу по отправлению документа, невзирая на нормы статей 62 и 77 ТК РФ, которые устанавливают регламент выдачи книжки в последний рабочий день. Статья 62.
Правила отправки трудовой книжки по почте при увольнении
Какие - узнайте из следующего раздела. Кто кого и о чем информирует Прежде чем определить судьбу трудовой книжки, кадровику необходимо проинформировать бывшего сотрудника письменно:
- о необходимости забрать документ;
- возможности получения книжки по почте, если он выразит письменное согласие на это.
Сотрудник забирает трудовую книжку лично или направляет в адрес фирмы заявление, в котором просит переправить документ почтой. Пример Системный администратор ООО «Драйвер+» Ткач М. Н. уехал в отпуск с последующим увольнением. Из отпуска он сразу отправился к новому месту работы.
Чтобы получить свои документы из ООО «Драйвер+», Ткач М. Н.
Возможна ли отправка трудовой книжки по почте?
Следует помнить, что несвоевременная выдача трудовой книжки при наличии вины работодателя в этом влечет его обязанность выплачивать заработную плату работнику до момента такой выдачи. Отсутствие возможности выдать трудовую книжку работнику на руки влечет право отправить трудовую книжку по почте. Однако важным моментом является то, что до этого организации (или индивидуальному предпринимателю) обязательно следует уведомить уволенного сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку лично либо согласиться на ее получение с помощью почтового отправления.
Следовательно, на вопрос о том, можно ли выслать трудовую книжку по почте, ответ таков: да, можно, но только с согласия работника. Такое уведомление освободит организацию (или индивидуального предпринимателя) от необходимости выплачивать уволенному сотруднику средний заработок за задержку трудовой книжки.
Может ли работодатель отправить трудовую книжку по почте без моего согласия?
Внимание
В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации в день увольнения сотрудника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку. Как поступить работодателю, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку на руки невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения? Можно ли отправить трудовую книжку по почте? Как направить уведомление? Законодатель не установил каким образом работодателю следует направлять уведомление. Рекомендуем направлять уведомление способом, подтверждающим его отправку.
А именно по почте заказным письмом с уведомлением либо телеграммой с уведомлением. И только после получения письменного согласия работника работодатель может направить трудовую книжку по почте. Перед ее отправкой советуем работодателю сделать копии всех страниц трудовой книжки на случай ее утраты в процессе пересылки.
Здесь же указывается на оплату отправления из личных средств из суммы расчёта или при получении – курьеру. Пошаговый алгоритм возврата трудовой книжки Работодатель или уполномоченное за ведение трудовых книжек лицо, делают соответствующую запись. Затем вносят сведения о пересылке в Книгу движения трудовых книжек и вкладышей к ним, согласно Инструкции № 69 от 10.10.03 г.
В графе, где должна ставиться подпись получателя, указывается: «пересылка по почте». Уполномоченное лицо берёт документ, подготовленный к выдаче, и подходит к оператору почтового отделения. Здесь он оформляет заказное письмо, обязательно:
- с описью вложения;
- с уведомлением о доставке.
Опись вложения составляется в двух экземплярах, в которые вписывается: «трудовая книжка, с указанием фамилии и инициалов владельца». Опись удостоверяется оператором почтового отделения.
Можно ли отправить трудовую книжку по почте без согласия работника
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю. Последний рабочий день считается днём увольнения, с увольняющимся работником проводятся взаиморасчёты и выдача документов. Нужно ли согласие уволенного сотрудника на пересылку? Этот документ относится к видам документации, предусматривающим особые нормы хранения и передачи.
Поэтому здесь требуется соблюдать установленный порядок, согласно которому пересылка допускается только с согласия владельца трудовой. Такое согласие должно быть получено только в письменной форме, с официальной формулировкой, из которой понятно, что владелец документа просит её выслать по указанному им адресу.
Копию описи нужно сохранить для доказательства в суде, если это будет необходимо.Важно:
- рассылайте уведомления уволенному сотруднику по всем адресам, известным вам}
- не забывайте, что согласие работника об отправке трудовой книжки по почте должно быть обязательно письменным}
- передайте трудовую книжку из центрального офиса в филиал, если сотрудник работал именно здесь}
- не передавайте трудовую книжку третьим лицам, для этого нужна доверенность, оформленная нотариально.
Что может предпринять уволенный сотрудник Если уволенный работник по какой-либо причине не получил трудовую книжку, он имеет право написать на работодателя заявление в суд о нанесении морального ущерба. В качестве доказательства можно предъявить справку об имеющемся заболевании после увольнения.
Важно
Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет.
- Обратитесь в суд с иском. Укажите, что не нашли возможности, как отправить трудовую книжку по почте. На основании решения суда прекратите трудовое соглашение с этим сотрудником.
В трудовую книжку внесите соответствующую запись, основанную приказом об увольнении по решению суда.Выдается трудовая книжка даже в том случае, если работник не рассчитался с бухгалтерией. Ни работодатель, ни сотрудник кадрового отдела, ни какое-либо доверенное лицо не имеют права шантажировать увольняющегося работника, манипулируя трудовой книжкой. При любой проверке инспекцией по труду обнаружатся книжки всех уволенных сотрудников.
Если не будет оснований для их хранения в организации, то работодателю грозит наложение штрафа в размере до 50 000 рублей (возможно, даже за каждый необоснованно хранящийся документ).
Главная → Бухгалтерские консультации → Трудовая книжка Обновление: 19 декабря 2016 г. Трудовая книжка – это документ, который находится в распоряжении работодателя временно, на период трудовой деятельности работника в штате данного работодателя. Его обязанностью является не только ведение трудовой книжки, но и вручение ее работнику в случае увольнения последнего.
Отправка трудовой книжки по почте при увольнении потребуется в случаях, когда работник отсутствует на работе в последний день либо отказывается от ее получения лично. Как правильно отправить трудовую книжку по почте? Учет стажа всех сотрудников, для которых работа является основной и длится более 5 дней, – обязанность работодателя. Документом такого учета является трудовая книжка.
Трудовая книжка - главный документ установленного образца о трудовой деятельности граждан. Заводится и заполняется она на всех лиц, работающих в организации более 5 дней. Основаниями для занесения записей в этот персональный документ работающего гражданина являются изданные приказы нанимателя (о приеме на работу, денонсировании трудового соглашения и т. п.). Рассмотрим в статье, как отправляется трудовая книжка по почте, какие требования надо соблюдать кадровикам.
Стандарты трудовой книжки
Действующая законодательная база по трудовым книжкам представлена двумя нормативно-правовыми актами.
Весь период действия трудового соглашения вплоть до его денонсирования этот персональный документ гражданина хранится в кадровом отделе. В заключительный день работы (дата денонсирования трудового договора) его обязаны отдать лично владельцу. Получив его на руки, последний должен расписаться в личной карточке и учетной книге. Не применяется этот порядок тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась (ст.84.1 ТК РФ ).
Не являются препятствием для выдачи следующие причины:
- отсутствует или не подписан обходной лист;
- не произведен расчет с сотрудником.
За несвоевременную выдачу наниматель (если это его вина) обязан компенсировать уволенному заработок за время задержки. Ответственность с нанимателя за просрочку снимается тогда, когда не совпадают заключительный день работы и дата денонсирования договора согласно оформлению при увольнении по следующим основаниям:
- грубое нарушение работающим гражданином своих обязанностей однократно (ст. 81 ТК РФ );
- приговор суда, согласно которому работающий осужден к наказанию и поэтому не может продолжить трудиться (ст. 83 ТК РФ ).
Это же правило действует и при увольнении беременной женщины, с которой трудовой договор продлевался до конца срока беременности либо декретного отпуска.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?
На практике нередко наниматели сталкиваются с ситуациями, когда трудовую книжку выдать в заключительный рабочий день уволенному гражданину не удается. Стандартными причинами здесь являются:
- отказ гражданина ее забрать, несмотря на то, что он в день увольнения находится на рабочем месте (чаще при несогласии с причиной увольнения);
- отсутствие уволенного на работе (по разным причинам).
Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение. Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день. Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот. Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т. д. - все вытекающие из этого последствия будут признаваться грубым нарушением законодательства о труде.
Бывают случаи, когда увольняемый гражданин, не имея возможности забрать свой документ в последний рабочий день, заранее оповещает об этом нанимателя. Тогда ему предлагается написать заявление на отсылку его через почтовое отделение и отдать кадровому отделу. Наниматель обязан будет исполнить заявленную просьбу за трехдневный срок.
Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение
Данное обращение пишется (либо печатается) работником заранее перед увольнением в свободной форме или по образцу, который предусмотрен внутренними нормативными актами. Поэтому лучше составлять текст заявления, обратившись к кадровикам. Заявитель должен придерживаться ряда общих требований.
Готовое заявление оставляется сотруднику кадрового отдела. При согласии обращение заявителя подписывает наниматель. Затем подписанное заявление отправляется вновь начальнику отдела кадров к исполнению (на контроль). По закону запрашиваемый документ после этого заявителю высылается в трехдневный срок.
Инструкция, как отослать трудовую через почтовое отделение?
Отослать трудовую книжку через почтовое отделение наниматель вправе, заручившись письменным согласием. Подобное разрешение необходимо получить от уволенного при отсутствии от него заявления (с просьбой о пересылке). Форма выражения согласия приближена к расписке. В ней должны присутствовать личные паспортные данные гражданина, разрешение на высылку документа посредством почтового отправления. Затем на расписке ставится подпись нанимателя с печатью. Порядок пересылки через почтовое отделение предусмотрен Трудовым кодексом и един для всех нанимателей.
Последовательность действий нанимателя при пересылке | На что нужно обратить внимание? |
Составление акта при отказе работника забрать документ | Подготавливает кадровик; подписывают свидетели; копия акта отдается работнику под подпись (по возможности) |
Оформление уведомления работнику | Составляется на фирменном бланке; включает требования уволенному: прийти за документом лично или согласиться (письменно) на пересылку его через почтовое отделение |
Отправление извещения с требованиями организации посредством почтового отделения | Документ высылается заказным письмом с описью вложения; желательно заполнить бланк о вручении |
Пересылка документа | Производится после получения письменного разрешения уволенного; отправляется ценным письмом с прилагаемой к нему описью (2 экземпляра) и бланком о вручении |
Заполнение книги учета (см. → “ »). | После пересылки кадровики фиксируют в ней: отправку по почте с указанием даты пересылки; реквизиты почтового извещения о получении работником документа |
До пересылки рекомендуется сделать копию отправляемого документа на случай его потери. Вернувшаяся или неотправленная после уведомления трудовая книжка оставляется на хранение в организации до востребования. Если уволенный так и не дал письменного разрешения на отправку, а сам не объявился, наниматель также вправе оставить документ на хранение, затем передать в архив.
Распространенные ошибки при отправке трудовой посредством почтового отделения
Типичной ошибкой многих руководителей организаций является пересылка трудовой книжки в день увольнения, если уволенный гражданин отсутствовал и по каким-либо причинам ее не забрал. Здесь руководитель грубо нарушает трудовое законодательство. Подобные действия недопустимы.
Наниматель обязан сначала выслать уволенному уведомление с требованием забрать документ лично или дать разрешение в письменном виде на его пересылку. Выслав такое извещение, наниматель снимает себя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. И только заручившись согласием уволенного гражданина, наниматель вправе отослать ее через почтовое отделение. Тогда его действия будут признаны законными.
Еще одна распространенная ошибка - когда наниматель после получения письменного согласия на отправку, отсылает трудовую по почте спустя несколько дней. Многие считают, что если уведомление было выслано и имеется разрешение на высылку трудовой почтовым отправлением, можно не торопиться. Но законодательство обязывает нанимателя выслать документ за 3 рабочих дня.
Пример 1. Отправление трудовой книжки гражданину посредством почты по его обращению
Сотрудник правового отдела В. Д. Добровольский был уволен согласно приказу нанимателя 11.10.2016 по соглашению сторон. В последний день работы (11.10.2016) он должен явиться к кадровикам, чтобы забрать трудовую книжку. Накануне увольнения В. Д. Добровольский заболел. Предвидя, что явиться 11.10.2016 (день денонсирования договора) он не сможет, увольняемый направил нанимателю обращение со своей подписью, куда включил следующие сведения:
- невозможность прийти на работу в день денонсирования договора и забрать трудовую;
- причину неявки;
- просьбу выслать трудовую посредством почтового отправления;
- свой адрес для пересылки;
- дату увольнения и написания заявления.
Обращение составлено правильно и направлено нанимателю своевременно. Руководитель организации принял решение удовлетворить просьбу и, подписав заявление, отдал его кадровому отделу для исполнения. 11.10.2016 В. Д. Добровольскому была отправлена трудовая книжка ценным письмом с описью вложения. Пересылка произведена правомерно и с соблюдением сроков.
Пример 2. Пересылка трудовой гражданину с его согласия через почтовое отделение
Н. И. Петрова была уволена по соглашению сторон 15.10.2016. С приказом увольняемую кадровый отдел ознакомил. В последний рабочий день сотрудница за трудовой книжкой не явилась, хотя на работе присутствовала. Кадровиками был оформлен отказ в присутствии свидетелей.
Наниматель сразу инициировал отправку через почтовое отделение, чем снял с себя ответственность за несвоевременность выдачи трудовой. Кадровики выслали уволенной сотруднице уведомление с призывом лично забрать документ или согласиться на его высылку.
Вскоре на адрес организации от Н. И, Петровой поступило письменное согласие на отправку. Отдел кадров в течение двух дней переслал трудовую бывшей сотруднице ценным письмом. О получении документа Н. И. Петровой свидетельствует почтовое извещение, пришедшее в адрес организации. Все сроки и правила отправления документа по почте были соблюдены. Отправление законно.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Период отсчитывается с момента денонсирования трудового соглашения до дня отправки извещения уволенному гражданину о необходимости забрать лично свою трудовую книжку либо согласиться на ее отправку через почтовое отделение (ст. 84.1 ТК РФ).
Вопрос №2. В каких случаях организация может хранить персональную книжку уволенного человека и сколько времени?
Для хранения этого персонального документа в организации должны быть законные основания. Если, к примеру, после отправки уведомления хозяину с требованием решить вопрос о доставке трудовой ответа не последовало, книжка хранится в организации до востребования. Вместе с ней сохраняются остальные документы: личный отказ работника, квитанция, свидетельствующая об отправке заказного письма, извещение о том, что оно вернулось (если есть). Срок хранения может составлять до 75 лет (у нанимателя до 2 лет, затем передается архиву).
Вопрос №3. В какие сроки выдается трудовая при обращении самого гражданина, который не получил ее после увольнения?
Российским трудовым законодательством определен срок три дня (ст. 84.1 ТК РФ).
Вопрос №4. Если в день увольнения сотрудник отсутствует, акт об отказе не засвидетельствован, как должен действовать наниматель?
Действовать следует так же, как и при отказе уволенного гражданина забрать трудовую книжку. Бывшему сотруднику высылается уведомление с требованием забрать документ или согласиться на его отправку через почтовое отделение. Если реакции не последует, документ оставляют на хранение.
Вопрос №5. Может ли человек забрать свою трудовую после увольнения через личного представителя?
Такой вариант допустим, если личный представитель будет действовать на основании доверенности, заверенной нотариусом. В ней должно быть отмечено право представителя получить трудовую и выполнить необходимые для этого действия (например, расписаться и т. д.).
Звонок в один клик