Можно ли получить материальную помощь на работе. Как оформить материальную помощь студентам
Материальная помощь сотрудникам — одна из социальных гарантий в сложных жизненных ситуациях
У любого человека наступают такие обстоятельства, когда становится необходимой финансовая поддержка. Так, это обычно связывают с неблагоприятными жизненными ситуациями, а также радостными событиями, которые становятся не менее затратными.
Помощь, выплачиваемая учреждением сотрудникам в таких случаях, — одна из социальных гарантий, применяемая руководством организации во взаимоотношениях с работником. Так как поддержка в виде материальной помощи представляет собой передачу денежных средств, особое внимание нужно обратить на грамотное и юридически верное оформление документов, а также систему их налогообложения.
Подробнее об основаниях выплаты материальной помощи работникам и об оформлении соответствующих документов поговорим далее.
Рассматриваемый вид поддержки, которую оказывают , имеет специальную направленность – финансово поддержать сотрудника, который находится в тяжелом материальном положении.
Так как основная цель помощи – обеспечение необходимых материальных условий для решения имеющихся у сотрудника денежных проблем, такая выплата никак не зависит от собственных достижений работника, получить ее может любой сотрудник, попавший в затруднительное положение.
Материальная помощь имеет социальный и исключительно индивидуальный характер, поэтому начисляется только по заявлению работника, к которому он прикладывает документы, подтверждающие наступление обстоятельств, повлекших необходимость данной выплаты.
Обращаем внимание, что материальная поддержка не учитывается при подсчете среднего заработка работника, что имеет значение при предоставлении ему отпускных или декретных пособий.
Перечень оснований для произведения выплаты работнику
Основания оказания материальной помощи работникам
Действующее трудовое и гражданское не регламентирует порядок и причины, по которым производится начисление материальной помощи работодателем, поэтому обстоятельства, при наступлении которых выплачивается данный вид финансовой поддержки, определяются только самой организацией в локальных нормативных актах, разработанных работодателем.
Так, основания для получения материальной помощи могут быть перечислены в соответствующем Положении или коллективном договоре. Также некоторые организации прописывают такие основания непосредственно в трудовом договоре или же в Положении о премировании.
Вместе с тем, это не совсем правильный подход, так как рассматриваемый вид выплаты не зависит от трудовых достижений работника и является социальной мерой поддержки.
Наиболее часто материальная поддержка оказывается по следующим основаниям:
- Необходимость в дорогостоящем лечении. При этом, такое лечение должно быть действительно необходимым, то есть его нельзя заменить более недорогим вариантом.
- Значительный денежный ущерб. К такому ущербу относят, как правило, последствия пережитых работником чрезвычайных происшествий, природных катастроф, аварии, кражи, ограбления. Характер материальной поддержки в перечисленных ситуациях может иметь не только денежный, но и вещественный характер – допускается обеспечение необходимыми вещами или продуктами пострадавшего сотрудника.
- Семейные обстоятельства (свадьба, рождение ребенка, похороны).
- Выход на пенсию или уход сотрудника в отпуск. В данных ситуациях выплата предоставляется единовременно каждому сотруднику.
- Иные тяжелые жизненные ситуации. К таким обстоятельствам можно отнести воспитание детей — инвалидов; временно не работающего супруга или супругу; воспитание детей матерью или отцом – одиночкой и другие подобные ситуации, которые работник может подтвердить документально.
Стоит отметить, что при смерти сотрудника организации правом на материальную помощь обладают его ближайшие родственники (при наличии свидетельства о смерти и документов, которыми можно подтвердить родство).
Размер и виды оказываемой помощи
Размер и виды материальной помощи работникам
Такой вид финансовой поддержки, как материальная помощь, можно разделить на следующие виды:
- (разовая) и периодическая (зависит, соответственно, от периодов начисления);
- денежная (рубли) либо материальная (товары, продукты питания и т. д.);
- целевая (связана с определенными обстоятельствами, возникшими у сотрудника) и нецелевая (не требует определенной цели, подтвержденной документами, в силу чего ограничивается лимитированной суммой).
Величина материальной помощи может быть установлена только непосредственно самим руководителем организации и определена исходя из конкретного случая и финансовых возможностей организации.
Материальная финансовая поддержка может быть выплачена из средств, являющихся прибылью, полученной при осуществлении компанией своей деятельности. Решение о необходимости начисления денежного пособия в организации принимается непосредственно руководством.
Вместе с тем, нужно обратить внимание, что данный вид социальной поддержки не обязательно может быть оформлен в денежной форме. Согласно локальным нормативным актам организации, которые регулируют данный вопрос, материальная помощь может быть выдана необходимыми вещами или товарами. Также, на усмотрение руководства, материальная помощь может быть выполнена путем безвозмездного оказания каких-либо услуг или оплате счетов за данные услуги.
Документы, которые необходимо представить работнику
Как уже отмечалось выше, порядок выплаты такого денежного , как материальная помощь, закрепляется во внутренних нормативных документах организации.
Для получения финансовой поддержки работнику в обязательном порядке следует подать заявление на имя руководителя предприятия, в котором необходимо отразить причины для получения данного вида выплаты, а также приложить соответствующие документы.
Рассмотрим подробнее, какие документы будут вам необходимы для представления руководителю в каждой из вышеперечисленных ситуаций.
Необходимость в дорогостоящем лечении:
- справка от врача;
- договор на оказание платных услуг с поликлиникой;
- документы, подтверждающие оплату лекарств;
- рецепты, заверенные подписью и печатью лечащего врача;
- документы о необходимости дорогостоящего лечения.
Значительный денежный ущерб:
- Документы, которые подтверждают факт произошедшей ситуации и выданы уполномоченной на это организацией.
- Копия справки о нанесенном материальном ущербе, заверенная соответствующим органом.
Свадьба, рождение ребенка:
- свидетельство о бракосочетании (копия);
- свидетельство о рождении (копия).
Смерть близких родственников:
- Свидетельство о смерти (копия).
- Документ, которым можно подтвердить родство с умершим.
Иные тяжелые жизненные ситуации:
- удостоверение матери — одиночки;
- документ о наличии инвалидности;
- документы , подтверждающие иную тяжелую ситуацию сотрудника.
Порядок рассмотрения заявления
Заявление работника на оказание материальной помощи
В процессе рассмотрения личного сотрудника с просьбой выплатить материальную помощь руководитель организации визирует документ с указанием дальнейших действий – удовлетворить данное заявление или же отказать в социальной выплате.
После одобрения заявления работника готовится приказ о перечислении сотруднику денежной или иной выплаты. В приказе руководителя должно быть указаны, в том числе, основание, размер и сроки выплаты оказываемой поддержки, источник данной выплаты.
Приказ, в силу отсутствия требования закона об оформлении данного документа, издается в свободной форме, разработанной и применяемой конкретной организацией, а также регистрируется в журнале внутреннего документооборота.
Особенности оформления Положения о материальной помощи
Возможность осуществления выплат работникам финансовой помощи от работодателя предусматривается, как уже говорилось выше, локальными нормативными актами конкретной организации.
Действующее законодательство не регламентирует порядок утверждения данного документа, поэтому о материальной помощи (далее – Положение) составляется в свободной форме с соблюдением требований ст. 8 Трудового кодекса Российской Федерации. Вместе с тем, при наличии в организации профсоюзного органа, согласование с ним утверждения Положения является обязательным.
Порядок оформления и утверждения Положения можно представить следующим образом:
- Руководитель организации должен издать приказ о создании на предприятии проекта Положения с назначением ответственных за это лиц и указанием сроков исполнения работы.
- Подготовка проекта Положения ответственными сотрудниками.
- Согласование проекта Положения с профсоюзным органом предприятия.
- Утверждение приказом руководителя и вступление в силу Положения.
- Знакомство сотрудников под личную роспись с утвержденным Положением.
Утвержденное Положение должно содержать следующие основные моменты:
- перечень оснований для осуществления выплаты;
- суммы, которые подлежат выплате по каждому из оснований;
- порядок обращения за материальной поддержкой;
- перечень необходимых документов, подлежащих представлению сотрудником;
- сроки рассмотрения заявления работника;
- последовательность назначения и перечисления материальной помощи;
- права и обязанности сотрудников и руководителя организации по вопросу начисления материальной поддержки.
Также руководитель может указать в Положении, что принятие решения по одобрению заявления сотрудника о предоставлении выплаты или отказе в его удовлетворении принимается в зависимости от конкретной ситуации и финансового положения компании.
Налогообложение
Налогообложение материальной помощи работнику
Вопрос налогообложения материальной поддержки, которая выплачивается работнику, интересует практически всех работодателей. На законодательном уровне особенности и налогообложения материальной помощи регулируются Налоговым кодексом Российской Федерации в статьях 270 и 217.
По общему правилу, финансовая поддержка для работников, сумма которой не превышает 4000 рублей за календарный год, не подлежит налогообложению (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Специальные основания начисления НДФЛ устанавливаются для выплат, произведенных по обстоятельствам, которые перечислены в ст. 217 НК РФ. Остановимся более подробно на самых распространенных из них:
- Рождение, а также усыновление или удочерение ребенка.
- Смерть близких родственников сотрудника, оказание помощи семье умершего работника (в том числе бывшего и вышедшего на пенсию).
- Значительный финансовый ущерб (чрезвычайная ситуация, стихийное бедствие).
На основании изложенного, материальная поддержка может быть оказана любому сотруднику организации, попавшему в тяжелое материальное положение, по различным причинам и в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом предприятия.
Так как на уровне действующего законодательства данный вопрос урегулирован достаточно формально, весомое значение отводится разработке и утверждению внутренних нормативных актов, в которых работодателю необходимо подробно урегулировать все нюансы начисления материальных выплат сотрудникам, в том числе с учетом особенностей конкретной организации.
Как оформить материальную помощь работникам, узнаете из следующего видео:
Форма для приема вопроса, напишите свой
Материальная помощь относится к отчислениям непроизводственного характера. Она не касается результатов деятельности предприятия. Оказание материальной помощи предусмотрено как служащим в компании, так и уже уволившимся. Также начисления могут осуществляться в пользу сторонних лиц по разным основаниям, предусмотренным в законодательстве. Далее рассмотрим подробнее, кому положена материальная помощь, каков порядок ее получения.
Основания для выплат
Причинами, по которым может осуществляться выплата материальной помощи, являются:
- Уход в отпуск.
- Возмещение ущерба, возникшего вследствие какого-либо ЧП.
- Праздники.
- Гибель родственника служащего и так далее.
По одним основаниям отчисления осуществляются в пользу большинства или всех служащих. Например, это касается отпускного пособия. Оно выступает как единовременная материальная помощь. В других случаях пособие предоставляется в особых условиях. Например, трудящийся или иное лицо может подать заявление на материальную помощь (образец его будет приведен далее) при возникновении необходимости приобрести медикаменты, осуществить погребение родственника или для удовлетворения иных нужд. Такие отчисления носят социальный характер.
Величина
Размер материальной помощи устанавливает начальник компании. Величина может определяться в абсолютном выражении или быть представлена суммой, которая кратна должностному окладу с учетом конкретного случая и финансовых возможностей предприятия. Порядок, в соответствии с которым осуществляется отчисление, может предусматриваться в трудовом либо коллективном соглашении. В качестве источника для выплаты материальной помощи выступают доходы, полученные при текущей деятельности компании. Решение о необходимости распределении денежного пособия на предприятии принимает его руководитель.
Налогообложение материальной помощи
Вследствие многообразия причин, по которым может осуществляться такого рода выплата, у бухгалтеров предприятий часто возникают вопросы, касающиеся порядка отражения этих сумм в учете. Показывается материальная помощь в отчетности в зависимости от того, установлена она в трудовом договоре либо нет. Так, она будет признана внереализационным расходом и учтена на сч. 91.2 "Иные расходы", если не указана в соглашении. Если же материальная помощь прописана в договоре, то она является затратами на з/п.
Пособия бывшим служащим
Согласно ПБУ 10/99 (пунктам 4 и 12), такие отчисления включаются во внереализационные расходы. Поэтому они отражаются на счете 91 - "Иные расходы и доходы", субсчет "Прочие расходы". Поскольку эти затраты не учитывают при налогообложении прибыли , вследствие появления постоянной разницы в бухучете предприятия должно отражаться налоговое (постоянное) обязательство. Оно фиксируется по Дт сч. 99 "Прибыли и убытки" в корреспонденции с Кт сч. 68, на котором показываются расчеты по обязательным отчислениям в бюджет. Материальная помощь сотруднику не считается вознаграждением за его труд и не относится к компенсационным и стимулирующим выплатам. Поэтому к ней не применяют процентные надбавки и районные коэффициенты, которые установлены для лиц, осуществляющих свою профессиональную деятельность на предприятиях, находящихся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним.
Удержания
В практике достаточно часто возникают ситуации, когда материальная помощь сотруднику положена в соответствии с каким-либо основанием, но с его доходов следует взыскать алименты. Виды тех поступлений, с которых осуществляется такое удержание, установлены в соответствующем перечне. Так, например, если гражданину начисляется материальная помощь в связи со стихийным бедствием, хищением имущества, пожаром, смертью, увечьем у него либо у его родственников, алименты с нее не взыскиваются. Не осуществляется удержание с пособия, полагающегося при заключении брака. Алименты не вычитаются, если назначена материальная помощь при рождении ребенка.
Документальное оформление
Так как отсутствует унифицированная форма, возникают некоторые трудности. В соответствии со ст. 9, п. 2, ФЗ, регулирующем бухгалтерский учет, документы, для которых не предусматриваются специальные бланки, могут приниматься при наличии необходимых реквизитов. Поэтому материальная помощь работнику может начисляться при поступлении соответствующего распоряжения, в котором присутствуют:
- Наименование акта.
- Дата составления.
- Название предприятия.
- Содержание операции.
- Показатели в денежном и натуральном выражении.
- Должности служащих, ответственных за совершение операции и правильность оформления, а также их личные подписи.
Основания невключения в расходы на оплату труда
Прежде чем привести законные доводы, следует разъяснить само понятие зарплаты. Оно определено в ст. 129 ТК. Оплатой труда признается система отношений, которые связаны с установлением и реализацией выплат сотрудникам за их профессиональную деятельность по закону, иным нормативным актам, коллективным или трудовым контрактам, соглашениям, локальным документам. Зарплата зависит от квалификации, качества, количества и сложности деятельности. Материальная помощь не относится к данной категории, так как она:
- Не касается исполнения служащим его профессиональных обязанностей.
- Не относится к деятельности предприятия в целом, направленной на приобретение выгоды. Это значит, что она не снижает налоговую базу.
В НК установлено, что такая помощь формируется без учета расходов на любые виды вознаграждений, кроме тех, которые указаны в трудовом договоре. Согласно кодексу, не принимаются во внимание и суммы материальной помощи при начислении налоговой базы.
Взносы в ПФР
Они также не вычитаются из начисленной материальной помощи. Поскольку она имеет социальную направленность и не рассматривается как часть зарплаты, освобождение от удержания взноса согласуется с принципами, в соответствии с которыми осуществляется пенсионное страхование. В частности, трудовая пенсия должна формироваться в первую очередь за счет сумм, величина которых устанавливается с учетом квалификации служащего, качества, сложности и условий осуществления им профессиональной деятельности.
Взносы в ФСС
Эти сборы не уплачиваются с таких выплат, как:
- Материальная помощь при рождении ребенка в течение первого года его жизни (не более 50 тысяч на каждого).
- Пособие гражданину, пострадавшему в теракте на территории России.
- Материальная помощь работнику в случае смерти его родственника.
- Пособие вследствие стихийного бедствия или иного ЧП, причинившего гражданину материальный ущерб или вред здоровью.
Из этого можно сделать вывод, что с сумм, предоставляемых физлицам на иных основаниях, должен удерживаться страховой взнос. Сотрудники ФСС считают, что удержания с материальной помощи должны осуществляться. Однако на этот счет существует и иная точка зрения. Она основывается на следующих доводах:
- В качестве базы для начисления страхового взноса выступает оплата труда (доход).
- Материальная помощь не относится к таким доходам, поскольку она не предусматривается при начислении з/п. При предоставлении пособий не учитываются результаты конкретной деятельности служащих.
- Расходы на выплату материальной помощи не принимаются во внимание при установлении налоговой базы. Это обусловлено тем, что они производятся не из фонда по оплате труда, а за счет чистого дохода.
Из этого следует, что в каждой конкретной ситуации руководству предприятия придется самостоятельно принимать решение о том, нужно ли удерживать страховые взносы с пособий или нет в случаях, которые не предусматривает законодательство. При принятии положительного решения вполне вероятно, что начальнику придется отстаивать свое распоряжение в судебном порядке.
НДФЛ
В ст. 217 НК установлен перечень доходов, получаемых работниками, не подлежащих обложению налогом. К ним, в частности, кроме приведенных выше выплат, относят суммы, не превышающие четырех тысяч рублей в год.
Это, например, могут быть выплаты к отпуску, денежная помощь при сложном материальном положении, бывшим служащим, вышедшим на пенсию, и так далее. НДФЛ будет удерживаться с сумм, превышающих 4 тысячи рублей в год.
Ставка
Материальная помощь признается доходом, подлежащим налогообложению по тарифу 13%, если превышен необлагаемый предел. Стандартные вычеты предоставляются организацией, которая выступает в качестве источника дохода, по выбору плательщика в соответствии с его письменным обращением и документами, которые подтверждают право на данные вычеты. Если денежная помощь передается бывшим сотрудникам - пенсионерам, то они могут получить эти отчисления при условии, что подадут заявление до окончания года. Если пособие отчисляется в счет трудящегося каждый месяц на протяжении календарного года, вычеты предоставляются с начала соответствующего периода. Вместе с этим общая величина материальной помощи уменьшается на 4 тысячи рублей (необлагаемую сумму). В бухучете НДФЛ, который удержан с суммы, превышающей 4 тысячи рублей, должен отражаться следующей записью: Дт 70 (76) Кт 68, субсч. "Расчеты по НДФЛ".
Малоимущие и незащищенные категории
Лицам, входящим в эти категории, предоставляется единовременная материальная помощь. Она может предоставляться как в денежном виде, так и в натуральной форме. Единовременное пособие выплачивается из местного, федерального и регионального бюджетов, внебюджетных фондов по программам, утвержденным уполномоченными органами госвласти ежегодно. Такие суммы также освобождаются от НДФЛ.
Предоставление отчетности
Налоговые агенты - предприятия, выступающие в качестве источника выплаты доходов, приведенных в ст. 217, п. 8, обязаны вести учет предоставляемых сумм вне зависимости от их величины. Сведения о данных начислениях предоставляются в соответствующий орган по форме №2-НДФЛ. В ходе заполнения отчетности предприятия указывают полную сумму этих доходов по каждому основанию за период и налоговый вычет, не превышающий 4 тысяч рублей. Если помощь начисляется бывшим служащим в величине меньше 4 тысяч рублей, сведения об этом предприятие в обязательном порядке предоставляет в налоговый орган по форме №-2 НДФЛ.
Отчисления по прибыли
По ст. 270, п. 23 и 21 НК материальная помощь служащим предприятия вне зависимости от ее оснований не включается и не учитывается при налогообложении прибыли. Данное положение действует вне зависимости от того, предусмотрено ли пособие в трудовом либо коллективном договоре или нет. Во избежание расхождений между налоговым и бухгалтерским учетом включать материальную помощь в документацию, регламентирующую систему оплаты трудовой деятельности служащих, нецелесообразно. Расходы, которые касаются предоставления пособий бывшим работникам организации, также не уменьшают величину учетной прибыли. Это обусловлено тем, что по пункту 16 ст. 270 НК в ходе определения налоговой базы не учитываются расходы в форме стоимости имущества, переданного безвозмездно. К этой категории относят работы, услуги, вещные права, а также ценные бумаги и денежные средства.
Пакет документов
Служащий, которому необходимы дополнительные денежные средства, должен написать заявление на материальную помощь. К этой бумаге должны быть приложены следующие документы:
- При смерти члена семьи - копия свидетельства о смерти, при необходимости - экземпляры актов, подтверждающих родство (свидетельство о рождении, браке).
- Решения органов госвласти, справки из СЭС, ДЭЗ и других инстанций, подтверждающие факт чрезвычайной ситуации.
- Бумаги, удостоверяющие возникновение теракта на территории России (например, справка МВД).
- Свидетельство о рождении ребенка при необходимости получить деньги на его содержание.
Заявление на материальную помощь: образец
В документе должна присутствовать информация о том, кому адресуется просьба и от кого поступает. Вверху справа указывается Ф.И.О. начальника предприятия, должность, название компании, а также Ф.И.О. и должность служащего. Ниже по центру следует написать слово "заявление". Далее высказывается просьба о предоставлении материальной помощи, указываются основания для этого. В качестве доказательства причин в приложении приводится перечень документов, подтверждающий обстоятельства, которые были указаны в содержании. Копии бумаг должны прилагаться к заявлению. В самом низу ставятся подпись и дата составления. В тексте заявитель может также указать сумму, на которую он рассчитывает.
Дополнительно
Следует отметить, что денежное пособие не является долгом руководителя, а факт написания заявления, указание суммы ожидаемой помощи, а также сами обстоятельства, послужившие причиной для обращения, не порождают обязательств руководителя удовлетворить просьбу. Величина пособия, указанная в заявлении, может служить только в качестве ориентира для нанимателя. Конечную сумму устанавливает начальник, исходя из финансовой ситуации на предприятии и сложности обстоятельств заявителя. Если руководитель решает удовлетворить просьбу, составляется соответствующий приказ. На основании него заявитель получит денежную сумму в кассе предприятия.
В заключение
В НК нет четкого определения относительно того, кого следует признавать в качестве членов семьи сотрудника. В соответствии со ст. 2 Семейного кодекса к ним относят детей, родителей (усыновленных, усыновителей), супругов. При этом не имеет значения факт совместного проживания. В п. 1 статьи 11 НК предусматривается, что термины, понятия и институты семейного, гражданского и прочих отраслей права используются в том значении, в котором они применяются в них непосредственно, если другое не оговаривается законодательством. Это, в свою очередь, означает, что материальная помощь, выплачиваемая членам семьи служащего, также освобождается от НДФЛ. Для подтверждения этого права необходимо представить соответствующе доказательства.
В связи с тяжелым материальным положением, оплатой лечения, погребения, по семейным обстоятельствам, к юбилейным датам и т.д. организация может выплатить сотрудникам, как работающим, так и бывшим, сторонним лицам материальную помощь.
Материальная помощь сотруднику это выплата как правило не связанная с оплатой труда и непосредственно с результатами деятельности этого работника или стороннего лица в этой организации.
Материальная помощь обязательно имеет индивидуальную форму, единовременный характер и не входит в систему оплаты труда работников. Поэтому она не учитывается при расчете среднего заработка сотрудника.
Но может быть и ситуация, когда организация предоставляет материальную помощь всем или большинству сотрудников на регулярной основе. Подобные выплаты могут быть приурочены к отпуску, дню рождения, Новому году и т.п. В этом случае речь может идти уже о стимулирующих выплатах, которые имеют другую природу.Согласно трудовому законодательству различные системы стимулирующих доплат и надбавок могут быть установлены коллективным договором или локальными нормативными актами организации-работодателя (ст.135 ТК РФ). Следовательно, выплаты материальной помощи, которые производятся на основании приказа руководителя или коллективного договора регулярно всем или большинству сотрудников, по сути являются формой материального стимулирования работника (премией) и включаются в расходы по оплате труда.
Для получения материальной помощи сотрудник пишет заявление, в котором указывает причину, в связи с которой он рассчитывает получить от предприятия денежную помощь. При наличии особых обстоятельств, к заявлению прикладываются документы, подтверждающие основание просьбы о выплате денег (свидетельство о рождении, о смерти, справку из милиции о краже имущества, медицинское заключение о необходимости проведения дорогостоящей операции и т.д.). Если работник просит выдать ему материальную помощь в связи с тяжелым финансовым положением, то документы не прилагаются.
Решение о выдаче материальной помощи принимает руководитель организации. При положительном решении издается приказ о ее выплате.
Приказ составляется в произвольной форме, но с указанием следующих пунктов:
Размер денежной суммы, которую получит сотрудник;
- срок выплаты материальной помощи.
Налогообложение материальной помощи.
Материальная помощь может подлежать обложению НДФЛ полностью, частично или быть освобождена.
Не производится налогообложение материальной помощи в случае единовременной выплаты в связи со стихийным бедствием, смертью члена семьи или членам семьи умершего работника, по чрезвычайным обстоятельствам, пострадавшим от терактов (основание п.8 ст.217 НК РФ) . Основание таких выплат необходимо документально подтвердить. Например, в случае смерти родственника работник должен представить копию свидетельства о смерти и документы, подтверждающие родство. Факт стихийного бедствия подтверждается справкой из органов МЧС России, теракт - справкой из органов МВД России.
Пример : Организация выплатила работнику материальную помощь в целях возмещения материального ущерба в связи с пожаром в его квартире, факт которого был подтвержден справкой из отдела государственного пожарного надзора, справкой Управления внутренних дел. Данная помощь НДФЛ облагаться не будет.
Так же не подлежит налогообложению выплата материальной помощи в связи с рождением ребенка. В данной ситуации льготируется выплата в размере не более 50 000 руб. Аналогичная льгота действует и в случае усыновления или оформления опекунства над ребенком (п. 8 ст. 217 НК РФ).
Все остальные виды материальной помощи, оказываемой организациями своим работникам, а также бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту не облагаются НДФЛ лишь в размере 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Пример . Работнику была предоставлена материальная помощь в связи с тяжелым финансовым положением: в июле -1500 руб. и в ноябре - 3500 руб. В налогооблагаемый доход работника была включена материальная помощь в размере 1000 руб. (1500 + 3500-4000 = 1000). В декабре организация выдала работнику материальную помощь в связи со смертью тети - 1000 руб. Так как тетя не относится к членам семьи, то указанная сумма материальной помощи будет включена в налогооблагаемый доход сотрудника. Сумма НДФЛ с материальной помощи в совокупности будет равна 2000 x 13% = 260 руб.
Выплата материальной помощи сторонним лицам.
В этом случае НДФЛ не облагаются следующие выплаты:
- в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью;
- пострадавшим от террористических актов на территории РФ (п. 8 ст. 217 НК РФ).
Взносы на обязательное пенсионное страхование при выплате материальной помощи.
В соответствии с п.3 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (с изменениями и дополнениями) не облагаются страховыми суммы единовременной материальной помощи, оказываемой плательщиками страховых взносов:
а) физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью, а также физическим лицам, пострадавшим от террористических актов на территории Российской Федерации;
б) работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи;
в) работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении) ребенка, выплачиваемой в течение первого года после рождения (усыновления (удочерения), но не более 50 000 рублей на каждого ребенка;
Взносы на страхование от несчастных случаев.
Перечень выплат, на которые не начисляются взносы на страхование от несчастных случаев на производстве, утвержден Постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765. Согласно ему под налогообложение не подпадает материальная помощь, оказываемая работникам в связи:
С чрезвычайными обстоятельствами в целях возмещения вреда, причиненного здоровью и имуществу граждан, на основании решений органов государственной власти и органов местного самоуправления, иностранных государств, а также правительственных и неправительственных межгосударственных организаций, созданных в соответствии с международными договорами Российской Федерации;
С постигшим их стихийным бедствием, пожаром, похищением имущества, увечьем, а также в связи со смертью работника или его близких родственников. На все прочие виды материальной помощи работодатель должен начислять взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Налог на прибыль.
Относительно налога на прибыль сошлюсь на статью 255 НК РФ, которой установлено, "что в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами." Таким образом, к расходам на оплату труда относятся любые виды расходов, соответствующие требованиям ст. 252 НК РФ, произведенных в пользу работника, в случае если они предусмотрены трудовым договором и (или) коллективным договором, за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса.
Единый налог, уплачиваемый при применении УСН.
Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, выбравшие в качестве объекта налогообложения «доходы минус расходы», при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные п. 1 ст. 346.16 НК Российской Федерации, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
В соответствии с данной статьей Кодекса- расходами, уменьшающими налоговую базу, признаются расходы на оплату труда, выплату пособий по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации, которые принимаются применительно к порядку, предусмотренному для исчисления налога на прибыль организаций ст. 255 НК РФ.
Т.к. ст.255 НК РФ не содержит расходов в виде выплаченных сумм материальной помощи (к отпуску, в связи с рождением ребенка, в связи с первым вступлением в брак и др.), эти расходы не уменьшают налоговую базу по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения.
Однако, для «законной» оптимизации налога, нужно иметь ввиду, что в списке разрешенных расходов есть выплаты на оплату труда (п.6 п.1 ст. 346.16 НК РФ). Эти выплаты принимаются в том же порядке, что и по налогу на прибыль. Согласно ст. 255 НК РФ в расходах учитываются все выплаты и вознаграждения, предусмотренные трудовыми или коллективными договорами. Поэтому,если следовать этой норме и предусмотреть выплаты мат. помощи локальными нормативными актами организации, то данную мат. помощь можно учесть в расходах.
Для организаций, выбравших в качестве объекта налогообложения «доходы» надо иметь ввиду, что единый налог уменьшается на сумму страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, уплачиваемых за этот период в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более чем на 50 процентов. (п.3 ст. 346.21 НК РФ, Письмо Минфина РФ № 03-11-04/2/313 от 24.12.2007, Письмо Минфина РФ от 1 декабря 2008 г. N 03-11-04/2/184)
Так же можно сослаться на Письмо Минфина России от 24.09.2012 № 03-11-06/2/129 «Об учете единовременной материальной помощи к отпуску работника организацией, применяющей УСН», в данном письме разъяснено, что суммы единовременных выплат работникам организации в виде материальной помощи к ежегодному отпуску, предусмотренные трудовым договором, могут уменьшать налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения.
Взносы во внебюджетные фонды с сумм материальной помощи, кроме поименованной с ст.9 ФЗ-212 от 24 июля 2009г., включаются в расходы налогоплательщика, применяющего упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, на основании пункта 7 статьи 346.16 НК РФ.(Письмо Минфина РФ от 23.04.2008 №03-11-04/2/76).
Бухгалтерский учет материальной помощи.
Принцип бухгалтерского учета материальной помощи будет зависеть от того, признает организация выплату материальной помощи частью оплаты труда или нет, а так же от того, за счет каких источников она выплачивается. Т.о. если организация считает материальную помощь частью оплаты труда (например, согласно трудовому договору материальная помощь выплачивается работнику при уходе в отпуск), ее следует начислять по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". В иных случаях - по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
В случае выплаты материальной помощи за счет прибыли прошлых лет, то в бухгалтерском учете начисление материальной помощи отражают по дебету счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)". Если выплата материальной помощи производится за счет текущей прибыли, то ее начисляют по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" (субсчет "Прочие расходы") или, если матпомощь признается частью оплаты труда, то по (дебету счетов учета затрат - 20, 26, 44.
При начислении мат.помощи надо помнить, что она входит в состав выплат, с которых нужно удерживать алименты. Исключением является единовременная материальная помощь, которая оказана в связи со стихийным бедствием, или другими чрезвычайными обстоятельствами, смертью лица, обязанного уплачивать алименты, или его близких родственников. Также алименты не удерживаются с материальной помощи в связи с рождением ребенка, регистрацией брака (п. 2 Перечня видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 18 июля 1996 г. N 841).
В жизни каждого человека могут произойти события, когда ему будет нужна материальная поддержка. Например, при вступлении в брак или в связи с рождением ребенка. В этих случаях ему может быть оказана материальная помощь (далее — матпомощь).
Общие положения
На практике под матпомощью понимается добровольное предоставление нанимателем работникам и иным лицам, например их родственникам, бывшим работникам, денежных средств или иных материальных ценностей в связи с наступлением определенных обстоятельств.
Организации самостоятельно определяют, кому, когда, в каком порядке и размере выплачивать матпомощь <1> . Однако есть случаи, когда матпомощь предоставляется в обязательном порядке <2> .
Как правило, все эти моменты предусматриваются в локальных нормативных правовых актах, например в коллективном договоре, положении об оплате труда или положении о предоставлении материальной помощи (далее — Положение).
Кому может выплачиваться матпомощь?
В Положении может быть предусмотрено, что на получение матпомощи могут претендовать, к примеру:
— работники организации;
— родственники работников;
— бывшие работники организации, например пенсионеры, которые до выхода на пенсию работали в этой организации;
— родственники бывших работников в случае смерти этих работников.
Когда выплачивается матпомощь?
Матпомощь оказывают при наступлении определенных обстоятельств. Наниматель самостоятельно определяет случаи, в которых возможна выплата матпомощи. Их следует предусмотреть в Положении. При этом основания выдачи матпомощи могут быть различными.
«Наниматель оказывает материальную помощь в следующих случаях:
— при увольнении в связи с выходом на пенсию по достижении пенсионного возраста или инвалидности;
— в связи с юбилейными датами;
— в связи с тяжелым материальным положением;
…».
Пример формулировки в трудовом договоре:
«8. Работнику устанавливаются следующие условия оплаты труда:
8.5. единовременная выплата на оздоровление в размере 50 базовых величин».
Каковы размеры матпомощи?
Размер матпомощи наниматель определяет самостоятельно. Обычно он устанавливается:
— в фиксированной сумме;
— базовых величинах (БВ).
При этом в Положении целесообразно закрепить размер матпомощи отдельно по каждому случаю.
«Работникам организации к юбилею по случаю достижения 50-летнего возраста выплачивается материальная помощь в размере 500 белорусских рублей».
«В случае рождения у работника ребенка ему оказывается материальная помощь в размере 100 базовых величин».
Наниматель также может предусмотреть «вилку» выплат, т.е. указать, к примеру, максимальный и (или) минимальный размер матпомощи.
Примеры формулировок в Положении:
«При бракосочетании работнику оказывается материальная помощь в размере до 100 базовых величин».
«В случае рождения второго ребенка работнику выплачивается материальная помощь в размере не менее 1000 белорусских рублей».
Какова периодичность выплат?
Матпомощь может выплачиваться разово, например, при вступлении в первый брак или при увольнении в связи с выходом на пенсию. Также она может быть оказана в сроки, определенные в Положении, например раз в год к трудовому отпуску или к Новому году.
Каков порядок оказания матпомощи?
Порядок оказания матпомощи также следует закрепить в Положении.
На практике выплата матпомощи работникам производится в соответствии с распорядительным документом руководителя, например приказом. В свою очередь, приказ, как правило, издается на основании личного заявления работника. В заявлении, на наш взгляд, следует указать обстоятельства, в связи с которыми необходима матпомощь.
В Положении целесообразно предусмотреть перечень документов, которые работник должен приложить к заявлению, чтобы подтвердить наличие у него причин для получения матпомощи. Такими документами могут быть копии свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака, справка из медицинского учреждения и др.
Пример формулировки в Положении:
«Для получения материальной помощи работник должен подать в отдел кадров соответствующее заявление с приложением копий документов, подтверждающих наличие обстоятельств, в связи с которыми в организации выплачивается материальная помощь.
После проверки заявления и приложенных к нему документов на соответствие законодательству и настоящему Положению оно представляется руководителю организации для принятия решения.
Решение об оказании материальной помощи оформляется в форме приказа, на основании которого производится выплата материальной помощи работнику».
Обратиться за оказанием матпомощи работнику может также его непосредственный руководитель. Например, на практике встречаются случаи, когда при достижении работником пенсионного возраста его непосредственный руководитель обращается к руководителю организации с докладной запиской. На ее основании наниматель издает соответствующий приказ.
Приказ об оказании матпомощи относится к категории приказов по личному составу <6> . Так как унифицированной формы такого приказа нет, то при его подготовке следует соблюдать общие требования делопроизводства.
Пример формулировки в приказе:
«В связи с рождением ребенка у специалиста по кадрам Петровой С.Н. и в соответствии с подп. 2.4 п. 2 Положения о предоставлении материальной помощи
ОКАЗАТЬ:
Петровой Светлане Николаевне, специалисту по кадрам, материальную помощь в размере 100 базовых величин.
Материальная помощь не относится к выплатам за выполнение трудовых обязанностей сотрудника. Также данная выплата не регламентирована трудовым законодательством. Рассмотрим основные правовые аспекты и проводки по материальной помощи сотрудникам организации.
Проводки по начислению материальной помощи
Чтобы избежать споров с проверяющими органами, рекомендуется закрепить внутренними положениями виды выплат, приравненных к материальной помощи, их размер и документы, которые должны предоставлять сотрудники, чтобы ее получить.
Мат. помощь будет назначаться работнику по его письменному обращению, на основании приказа руководителя.
Отразить начисление данной выплаты сотрудникам организации следует проводкой: Дебет 91.2 Кредит 73 .
Если оплата производится лицам, не являющимися работниками организации, то проводка выглядит так: Дебет 91.2 Кредит 76 .
Фирма может производить выплату за счет нераспределенной прибыли. Для этого необходимо провести собрание учредителей и оформить решение, в соответствии с которым будут выплачены деньги. Чтобы отразить начисление для данной ситуации, нужно сделать запись Дебет 84 Кредит 73 (76).
Сам процесс передачи денежных средств отражают проводкой: Дебет 73 (76) Кредит 50 ().
Налогообложение и страховые взносы на материальную помощь
Материальная помощь не облагается НДФЛ и страховыми взносами:
- Если ее размер не превышает 4000 руб.
- Помощь выплачена при нанесении вреда здоровью из-за стихийного бедствия
- Помощь выплачена при нанесении ущерба в связи с террористическим актом
- Помощь выплачена по причине смерти близкого родственника или самого работника
- Помощь в размере до 50000 руб. в связи с рождением ребенка (данная сумма общая на обоих родителей, получающих выплату каждый по своему месту работы)
Суммы выплаченной материальной помощи не уменьшают налог на прибыль, т.е. учесть их в расходах нельзя.
Один из наиболее распространенных видов материальной помощи – выплата в связи с отпуском. Она приравнивается к оплате за отработанное время, поэтому облагается НДФЛ и взносами в полном размере.
При упрощенной системе налогообложения, если мат. помощь установлена нормативными актами организации, то она приравнена к выплате зарплаты. Следовательно, ее можно включить в расходы (объект налогообложения «Доходы минус расходы»). Для выплаты на упрощенке действуют те же нормы, что и для общего режима, т.е. случаи, когда мат. помощь не облагается взносами и НДФЛ – те же.
Пример проводок по выплате материальной помощи сотруднику
Организация по заявлению сотрудника, с приложенными документами, произвела ему выплату в связи с рождением ребенка в размере 30 000 руб. В приложенных документах есть справка 2-НДФЛ с места работы супруги сотрудника, из которой следует, что она получила такую же помощь в размере 000 руб.
Проводки:
Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
91.2 | 73 | Начислена мат. помощь в связи с рождением ребенка | 30 000 | Приказ о выплате мат. помощи
Ведомость по начислению заработной платы |