Какие документы нужны для участия в тендере. Состав тендерной документации Как работать с тендерной документацией
Оформление тендерной документации для госзаказов вызывает сложности даже у опытных поставщиков, начинающей же компании-участнику без помощи и консультации квалифицированных специалистов не обойтись. Между тем, правильно подготовленная документация является немаловажной составляющей успеха при участии в тендере. Даже самые выгодные предложения могут быть отклонены по формальным признакам - особенно это касается , проводимых в рамках № 44-ФЗ.
Перечень необходимых документов указан в Законе № 44-ФЗ для каждого типа закупок и, в частности, для самых распространенных: открытого конкурса (ст. 51) и электронного аукциона (ст. 66).
Список документов для участия в тендерах
При организации торгов заказчик составляет и предоставляет конкурсную документацию заинтересованным в участии лицам - в ней обязательно приведен перечень бумаг, который должен предоставить участник. Как правило, от потенциального поставщика требуется:
- заявка на участие с подтверждением согласия на условия конкурса. Обратите внимание на рекомендации, указанные в конкурсной документации: как правило, заказчик предлагает определенную форму составления заявки. Соблюдение формы не является обязательным, однако специалисты рекомендуют ее придерживаться;
- сведения о компании-поставщике: наименование, юридический и фактический адрес, контактные телефоны, паспортные данные и ИНН учредителей или физического лица;
- выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (допускается заверенная копия), давностью не более полугода;
- доверенность (на имя сотрудника) на совершение действий от имени организации, либо документ, подтверждающий полномочия лица действовать без доверенности;
- подтверждение соответствия участника требованиям конкурсной документации и законодательства. В эту группу входит большой пакет бумаг, включающий всевозможные лицензии и допуски, сведения о квалификации. Обязательны также доказательства соответствия ч. 1 ст. 31 № 44-ФЗ (в отношении поставщика не начата процедура ликвидации, его деятельность не приостановлена, у компании отсутствуют долги по налогам, а также судимости у руководства за экономические преступления, компания не является офшорной и т.п.);
- копии учредительных документов потенциального исполнителя;
- бумаги, подтверждающие внесение обеспечения. Для открытых конкурсов возможно внесение денежных средств, либо предоставления . Для электронных аукционов - только внесение денег;
- если по условиям конкурса участнику предоставляются преимущества (индивидуальные предприниматели, предприятия уголовно-исполнительной системы, организации инвалидов, социально-ориентированные некоммерческие организации) - документы, подтверждающие право на получение этих преимуществ. Это правило актуально и для ситуаций, когда к торгам допущены отдельные виды организаций: необходимо предоставить доказательства того, что компания-участник относится к разрешенному типу;
- коммерческое предложение с данными о товаре, ценой и условиями поставок. Для электронных аукционов поставщик обязан дать согласие на поставку именно того товара, который предусмотрен конкурсной документацией, а решающее значение для победы имеет цена. Для открытых конкурсов в коммерческом предложении может быть указан товар с лучшими потребительскими свойствами, а победитель определяется комиссией по совокупности преимуществ в условиях поставок;
- при необходимости к заявке можно приложить чертежи и схемы, эскизы и фотографии.
Следует помнить, что для участия в электронных аукционах все перечисленные документы необходимо отправить онлайн, обязательно заверив электронной цифровой подписью. Для открытых конкурсов к заявлению также прилагается опись всех переданных бумаг, а сама заявка подается в запечатанном конверте.
Куда обратиться для оформления тендерной документации
Закон запрещает организатору конкурса или аукциона требовать от участников документы, не предусмотренные № 44-ФЗ. Однако на практике все гораздо сложнее: статьи содержат множество размытых неоднозначных формулировок - например, исполнитель в некоторых случаях должен предоставить «доказательства добросовестности». Заказчик оценивает их самостоятельно, а в результате, при малейших ошибках или не достаточной полноте предоставленной информации, компания-поставщик может столкнуться с отказом в участии, повышением суммы обеспечения. Чтобы этого не случилось, целесообразно обратиться к профессионалам, знакомым со всеми особенностями участия в торгах, «подводными камнями» этой сферы.
Компания «Тендер-Гарант» предоставляет консультации по всем вопросам, связанным с подготовкой тендерной документации, вне зависимости от особенностей конкурса и сферы деятельности поставщика.
Тендерные закупки уже стали неотъемлемой частью современных экономических реалий. Их проведение выгодно обеим сторонам, ведь заказчик получает возможность выбрать поставщика товаров или услуг, предлагающего наиболее оптимальные условия сотрудничества. А поставщику дается шанс получить выгодный контракт в условиях открытой конкурентной борьбы. Процедура проведения мероприятия не отличается простотой, особое значение приобретает .
Порядок проведения торгов
Информация о проводимых тендерах открытого типа является общедоступной и размещается на специальных ресурсах в интернете или СМИ. Подготовка документов к тендеру начинается с подачи заявки, порядок оформления которой определяется конкурсной документацией. Подача заявки автоматически означает безоговорочное и полное согласие предприятия на все условия, озвученные заказчиком торгов. Претендентами на участие в тендере, как правило, становятся предприятия, являющиеся производителями определенных товаров или услуг, а также дилеры или официальные представители. Главное требование заключается в том, чтобы юрлицо или частный предприниматель не находились в стадии ликвидации.
Подготовка документов на тендер должна быть завершена до окончания установленного заказчиком крайнего срока, на протяжении которого осуществляется прием предложений от претендентов. Если же организация передумает насчет своего участия в тендере, то она вправе до завершения процесса приема предложений отозвать поданную заявку.
На завершающем этапе торгов заказчик вскрывает конверты, содержащие предложения от участников. Претенденты по своему усмотрению могут принимать участие в этой процедуре или проигнорировать ее. Но практика показывает, что присутствие представителя от участника очень желательно:
- Он сможет узнать условия, которые были предложены его конкурентами. А это, в свою очередь, позволит предприятию проявлять максимальную гибкость в вопросах ценовой политики и спектра предоставляемых услуг.
- Довольно часто заказчик инициирует переговоры, направленные на понижение стоимости предложения, в котором принимают участие присутствующие представители от участников торгов.
Какие документы нужно подать для участия в тендере
Подготовка документов для участия в тендере предполагает подачу комплекта бумаг, перечень которых определяется заказчиком в зависимости от специфики его деятельности. Но в то же время, определенные позиции являются общими для всех случаев. Так, заинтересованное в участии в тендерных закупках лицо должно предоставить заказчику заверенные копии таких документов:
Кроме того, иногда необходимо еще подать гарантию от банка в размере пяти процентов от суммы договора. Все необходимые копии подаются вместе с сопроводительным письмом, в котором имеется подробная опись приобщенных документов.
От знания того, как правильно подготовить документы для тендера, часто зависит дальнейшее участие заинтересованного лица в торгах. Поэтому, к оформлению заявки необходимо подойти очень тщательно, грамотно составив предложение и приобщить все необходимые документы, подтверждающие соответствие заявителя квалификационным критериям.
Перед тем, как подготовить документы на тендер, необходимо внимательно ознакомиться со всеми предъявляемыми заказчиком требованиями. И если экономический потенциал или финансовое состояние явно не соответствуют необходимому уровню, то от подачи заявки рекомендуется воздержаться. Кроме того, крайне нежелательно подавать неправдивую информацию о качественных или технических параметрах предлагаемого товара или услуги. Ведь это в конечном итоге приведет к потере репутации организации или частного предпринимателя в деловом мире.
Если вы начали подготовку к торгам, но поняли, что не справляетесь, не беда - вы можете подключить на любом этапе и выбрать именно те процедуры, помощь в которых вам необходима.
Этапы проведения тендера
Подготовка к тендеру документов считается только первоначальным этапом в процессе проведения закупок. Его целью является квалификационный отбор среди претендентов, которые подали заявки. На следующем этапе заказчик уточняет у участников все интересующие его вопросы, в частности, о наличии технической базы, а также сервисного центра, позволяющего осуществлять гарантийное обслуживание поставляемого товара.
Подлежит подтверждению имеющийся у предприятия опыт в сфере поставок определенной продукции или предоставления услуг. С этой целью заказчику подается перечень заключенных за последние годы контрактов с указанием контактных данных контрагентов. На завершающем этапе заказчик проводит переговоры, направленные на оптимизацию процесса поставки, в том числе о снижении цены и сокращении сроков выполнения контракта.
Если осуществляется на каждом этапе профессионалами – это гарантирует лучший результат. Согласитесь, шанс на победу многократно возрастает, когда над каждым шагом работают специалисты.
Тендерное сопровождение
Тендерное сопровождение – это услуга, направленная на обеспечение процесса участия предприятия в тендере. Главная цель тендерного сопровождения – создать все условия (на правовом уровне) для того, чтобы клиент-участник одержал победу в конкурсе.
Тендерное сопровождение особо актуально, если вы:
- не имеете большого опыта или вовсе не принимали участие в государственных конкурсах;
- не хотите рисковать и действовать наобум;
- не хотите допустить осечку на ответственном тендере.
Знаете ли вы, что 90% участников тендеров не допускаются к торгам из-за недочетов в документации или неправильно оформленной заявке? Если вы не профессионал, допустить ошибку в документах – проще простого. В таком случае поможет только тендерное сопровождение.
Тендер - это конкурентная форма размещения заказов на поставку товаров, предоставление услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности. Контракт заключается с победителем тендера - участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям документации, в котором предложены наилучшие условия.
Законодательство о государственных закупках предусматривает использование процедур:
- открытых тендеров;
- закрытых тендеров;
- специализированных закрытых торгов;
- двухэтапных тендеров;
- запросов котировок;
- закупок у единственного источника.
Основным способом государственных закупок являются тендеры – способ выдачи заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных работ по заранее объявленным в конкурсной документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности.
Государственный контракт заключается с победителем такого тендера – участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям конкурсной документации и содержащее наилучшие условия (не обязательно - минимальное по цене).Конкурсы подразделяются на открытые и закрытые, могут проводиться в один или два этапа.
В открытых конкурсах (тендерах) могут участвовать любые правомочные поставщики.Когда предметом конкурса является контракт на поставку технически сложных товаров (работ, услуг) производимых ограниченным числом поставщиков (исполнителей), а так же когда речь идет о закупках, связанных с государственной тайной (поставки на нужды обороны и госбезопасности) проводятся закрытые тендеры. В этом случае в конкурсе могут принять участие только поставщики, получившие персональное приглашение.
Двухэтапные тендеры (открытые или закрытые) организуются в случае закупок сложной продукции, когда заказчику затруднительно четко сформулировать требованию к предмету конкурса или необходимо провести переговоры с поставщиками (исполнителями) в целях определения их возможностей решить стоящую задачу.
Чаще всего данный способ используется при проведении конкурсов на заключение государственного контракта на выполнение научно - исследовательских, опытно - конструкторских и технологических работ (НИОКР), а также в строительстве. Такой подход позволяет заказчику ознакомиться с возможностями поставщиков и, оценив их (существующие на рынке методики, технологии и т. п.) формулировать свои требования.
При проведении двухэтапного тендера участники на первом этапе подают свои предложения без указания цены. Изучив предложения, организатор конкурса может внести изменения и дополнения в конкурсную документацию. На втором этапе участники повторно подают свои предложения (с учетом изменений в требованиях организатора конкурса) с указанием цен поставляемых товаров (услуг, работ).
Тендерная документация - это комплект документов, содержащий информацию по организационным, техническим и коммерческим вопросам международных торгов.
Тендерная документация разрабатывается заказчиком, уполномоченным органом, специализированной организацией и утверждается заказчиком, уполномоченным органом.
Тендерная документация должна содержать требования, установленные заказчиком, уполномоченным органом, к качеству, техническим характеристикам товара, работ, услуг, требования к их безопасности, требования к функциональным характеристикам (потребительским свойствам) товара, требования к размерам, упаковке, отгрузке товара, требования к результатам работ и иные показатели, связанные с определением соответствия поставляемого товара, выполняемых работ, оказываемых услуг потребностям заказчика.
Не допускается включать в тендерную документацию (в том числе и в форме требований к качеству, техническим характеристикам товара, работ, услуг, требований к функциональным характеристикам (потребительским свойствам) товара) требования к производителю товара, к участнику размещения заказа (в том числе требования к квалификации участника размещения заказа, включая наличие у участника размещения заказа опыта работы), а также требования к его деловой репутации, требования о наличии у участника размещения заказа производственных мощностей, технологического оборудования, трудовых, финансовых и других ресурсов, необходимых для производства товара, поставка которого является предметом контракта, выполнения работ, оказания услуг, являющихся предметом контракта, за исключением случаев, если возможность установления таких требований к участнику размещения заказа предусмотрена настоящим Федеральным законом.
Тендерная документация не должна содержать указание на товарные знаки, знаки обслуживания, фирменные наименования, патенты, полезные модели, промышленные образцы, наименование места происхождения товара или наименование производителя, а также требования к товару, информации, работам, услугам, если такие требования влекут за собой ограничение количества участников размещения заказа.
Тендерная документация может содержать указание на товарные знаки в случае, если при выполнении работ, оказании услуг предполагается использовать товары, поставка которых не является предметом контракта. В случае, если в тендерной документации содержится указание на товарные знаки в отношении товаров, происходящих из иностранного государства или группы иностранных государств, в конкурсной документации также должно содержаться указание на товарный знак в отношении товара российского происхождения (при наличии информации о товаре российского происхождения, являющемся эквивалентом товара, происходящего из иностранного государства или группы иностранных государств).
При указании в тендерной документации на товарные знаки они должны сопровождаться словами "или эквивалент", за исключением случаев несовместимости товаров, на которых размещаются другие товарные знаки, и необходимости обеспечения взаимодействия таких товаров с товарами, используемыми заказчиком.
Документация для проведения тендера.
Тендер (конкурсные торги) — эффективный, а потому широко используемый, метод закупок. Покупатель объявляет конкурс среди поставщиков с описанием желаемых ценовых, технических и прочих характеристик товаров (услуг, работ). С победившим участником подписывается контракт на поставку (во внешнеэкономической деятельности такая форма называется прокьюремент).
Этот способ предложения своих услуг даёт возможность получить нового бизнес-партнёра (конечно же, если Вы выдержите конкуренцию).
Иногда данный путь может быть не только самым коротким, но и единственно возможным для выхода на сотрудничество с новыми иностранными покупателями.
Как правильно участвовать в тендерах
В схеме проведения тендеров есть три основные роли, отражающие связь интересов субъектов сделки.
Субъекты торгов:
- Покупатель (заказчик) — предприятие, цель которого — заключить контракт на приобретение товаров/услуг/работ с наиболее выгодными условиями.
- Участник (претендент, оферент) — поставщик, желающий получить заказ на реализацию товаров/услуг/работ
- Организатор — юридическое лицо, функционально подготавливающее и проводящее тендеры. Обычно — сам заказчик или его специализированное подразделение.
Тендерная документация готовится по условиям Заказчика.
Остальные участники (нотариусы, площадки торгов пр.) принимают косвенное участие, выполняя посреднические и обслуживающие функции.
Виды тендеров
Тендерные торги различают по ряду признаков, относя их к различным видам. В зависимости от определяющего признака, есть несколько классификаций конкурсных торгов:
В каком бы виде Тендера ни принимала участие Ваша компания, есть ряд правил, единых для любых торгов:
- Принять участие можно только, подав Заявку на участие (с пакетом документов) в оговоренные сроки. После этого срока заявки и изменения в них не принимаются.
- Подав Заявку, Вы берёте на себя обязательство соблюсти предложенные условия Контракта (в случае победы в торгах).
- Если конечный срок подачи документации ещё не истёк, заявка может быть отозвана претендентом.
- Документация готовится и подаётся в тех объёмах и по тем правилам, которые определены Заказчиком.
- Участвуя в международном тендере, Вам нужно будет готовить пакет документов на официальном языке страны Заказчика (если иное не оговорено условиями).
- Поданные тендерные заявки недоступны другим участникам торгов (во избежание недобросовестной конкуренции).
С чего начать подготовку к участию в тендере
В подготовке к тендеру можно выделить несколько этапов.
- Выбрать подходящий тендер
.
Для их поиска существуют специализированные системы с базой торгов (например, ru.dgmarket.com, synapsenet.ru, regionzakaz.ru и др.). Кстати крупные площадки часто позволяют участвовать в тендерах бесплатно. - Изучить правила и условия участия
.
Этап требует внимания к себе уже потому, что, не заметив каких-то незначительных, на первый взгляд, условий заключения контракта, Участник тендера может потерять заказ даже после победы в торгах.
После принятия решения об участии в торгах, приступают к основному этапу — подготовке и подаче пакета документов.
- Подготовить тендерную документацию
.
Заявка (со всей затребованной заказчиком документацией) может предоставляться претендентами двумя способами: в бумажной и в электронной форме.- Первый способ — привычный и известный давно, когда документы формируются на бумажном носителе, заверяются «живой» подписью уполномоченного лица и печатью предприятия. Пакет документов упаковывается в конверт и опечатывается, вскрываются тендерные.
- Второй способ более современен. Он предполагает, что пакет документов формируется в электронной форме: сканируется, защищается соответствующими шифровальными алгоритмами (в т. ч., электронно-цифровой подписью). Так как большинство торгов сейчас проходи в электронном виде (тем более — на международном уровне), скорее всего Вам придётся использовать именно этот путь.
Для этого нужно аккредитоваться на Электронной торговой площадке (ЭТП). ЭТП — это сайт, на котором размещена база электронных аукционов. Там же и происходит участие в них. Самых крупных негосударственных площадок на сегодняшний день 5. В первую очередь желательно аккредитоваться на них.
Для совершения юридически значимых действий на ЭТП будет нужна Электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП — это способ обезопасить документы, существующие в электронном виде. Она имеет ту же юридическую силу, что и подписанный «вживую» документ с печатью. Учитывая то, что в международных отношениях удобнее и надёжнее вести документооборот в электронном виде, получение ЭЦП — немаловажная часть нормальной работы с электронными торгами.
- Подать заявку (при необходимости — обеспечив её)
.
Оператор ЭЦП может требовать перечисления на свой официальный специальный счёт определённого «залога», до 5% от цены контракта — для участия в торгах, и до 30% — для подписания контракта.
Иногда обеспечением для заявки на участие в Тендере служат банковские гарантии. Их нужно получать заблаговременно. Кроме этого, организатор торгов может принимать гарантии только определённого перечня банков (крупных и надёжных международных финансовых учреждений).
Чтобы заявиться на участие в торгах, нужна правильная тендерная документация.
В тендерную документацию обычно входит:
- описание предлагаемых товаров/работ/услуг;
- ценовое предложение;
- юридическая документация компании-претендента (уставные документы, свидетельства и лицензии);
- подтверждение опыта выполнения аналогичных проектов, наличия ресурсов, достаточной квалификации работников;
- другие документы — по требованию Организатора торгов.
Как найти зарубежного партнёра? один способов поиска контрагентов для заключения выгодных сделок для вашей компании.
Читайте о том, как взять машину в лизинг . Из этой статьи вы узнаете почему многие фирмы предпочитают покупать производственное оборудование, авто и даже недвижимость в лизинг.
Передача права представлять интересы компании в Тендере третьему лицу
Первому лицу компании или её нецелесообразно представлять своё предприятие на всех конкурсных торгах. В случае крупных бизнесов — это просто физически невозможно. Потому практикуется выдача проверенному и надёжному сотруднику (либо любому другому дееспособному физическому лицу) Доверенностей на представление интересов предприятия в Тендере.
Предмет Доверенностей — факт наделения юрлицом-претендентом (доверителем) физлица-сотрудника или ИП (доверенного лица) полномочиями на представление его интересов в Тендере.
Ключевые моменты, которые должны быть учтены в Доверенности:
- Организатором торгов может устанавливаться чётко определённая форма Доверенности. В таких случаях она включается в тендерную документацию.
- На различные тендеры составляются отдельные Доверенности с ограниченным сроком действия (максимум — 36 мес.), причём обычно требуется их нотариальное заверение. Причём зарубежный партнёр обязательно оговорит, по нормам какого законодательства должно происходить наделение представителя правами.
- Право подавать Заявку на участие в конкурсных торгах как таковую.
- Право получения и подписания нужной для участия в Тендере документации.
Видео о том, почему компании отказываются участвовать в тендерах
Этот ролик развеет мифы вокруг правил участия в электронных торгах.
Подготовка тендерной документации – это услуга или комплекс услуг по подготовке документов, в которых Заказчик приглашает к торгам поставщиков (подрядчиков, исполнителей), а также услуга по подготовке документов для Поставщика, который планирует принимать участие в торгах.
Для Заказчика в комплекте документов присутствует информация о предмете торгов и условия, при которых необходимо исполнение будущего контракта. В документации содержится инструкция для участников торгов. Необходимый пакет документов определяется комиссией в соответствии с требованиями заказчика и действующего законодательства.
Для Поставщика подготовка тендерной документации означает правильное оформление в соответствии с документацией, выложенной на площадке, и действующим законодательством аукционной (конкурсной и т.д.) заявки, а также подготовка и оформление документов, которые так или иначе связаны с проведением торгов. Процесс подготовки тендерной документации осуществляется после объявления тендера на поставку продукции, оказание услуг или проведение работ.
Следует иметь в виду, что в отдельных случаях для участников размещения заказа, а также в случае проведения антимонопольных торгов в тендерной документации возможно установление дополнительных требований:
- Дополнительные требования устанавливаются в отношении заказов на товары, которые поступают из-за рубежа, а также работ и услуг, которые будут выполняться иностранными лицами.
- В соответствии с действующим законодательством Заказчик обязан размещать определенный процент заказов для субъектов малого предпринимательства.
В подготовку тендерной документации для Поставщика входит:
- Поиск тендеров, которые соответствуют требованиям поставщика, подготовка сведений об условии участия и особенностях торгов.
- При необходимости оказывается всесторонняя поддержка в аккредитации на площадке для участия в торгах и помощь в получении ЭЦП.
- Подготовка необходимого пакета документов, который нужен для подачи в тендерный комитет, проверка переданных Поставщиком сведений на предмет соответствия требованиям участия в тендере и передача документов в тендерный комитет в строго установленные сроки.
- Также оказывается всесторонняя помощь Поставщику в получении и оформлении для финансового обеспечения тендера.
- При необходимости оказывается помощь в оформлении жалоб и претензий на незаконность действий или действия (бездействия) Заказчика (тендерной комиссии).
Подготовка тендерной документации – процесс достаточно сложный и требует определенных знаний специфики продукции, а также отличных знаний действующего законодательства.
Наши высококвалифицированные специалисты могут осуществить подготовку тендерной документации в соответствии с действующим законодательством точно в срок, что позволит вам подать правильно оформленную заявку в точно назначенное время. А это значит, что грамотно оформленная тендерная документация в соответствии с действующим законодательством позволит вам учувствовать в предстоящем тендере, и ваши шансы выиграть еще один контракт увеличатся. Часто бывает так, что в документации, выложенной на площадке, обнаруживается несоответствие между техническим заданием и аукционной документацией, либо в техническом задании некорректно выложено описание товара, и его нельзя точно идентифицировать по имеющимся данным. В таком случае оформляется запрос, в котором описываются вышеуказанные несоответствия. Мы поможем вам грамотно и правильно оформить и отправить запрос в адрес Заказчика, и вы, получив ответ на запрос, сможете правильно оформить аукционную заявку.
Нашими специалистами накоплен большой опыт в подготовке тендерной документации и они с удовольствием проконсультируют вас по всем интересующим вас вопросам. Заглянув в раздел , вы можете найти информацию, как с ними связаться. Помните, что правильная и грамотно оформленная тендерная документация оградит вас от многих неприятностей и позволит работать вашей организации в стабильном штатном режиме и увеличит ваши шансы на выигрыш тендера.