Копия верна где ставить. Как заверить многостраничный документ
- Заверять должно уполномоченное лицо.
- Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).
При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными. Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить «копия верна», подпись и печать: М.П. Копия верна (оттиск штампа или слова вручную) Генеральный директор Подпись А. А. Иванов Дата Кто вправе заверять В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица. Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе. Руководителю данное право принадлежит априори.
Как заверить документы: печати «верно» и «копия верна»
Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 – вступает с 01.07.2018 на замену вышеуказанному. Будет распространяться на все локальные акты предприятия (договоры, уставы, положения, инструкции, регламенты и пр.), а также на электронные документы.
Нововведение: на отметке о заверении копии нужно указать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.
- ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) — содержит понятийный блок.
- Основы законодательства Российской Федерации о нотариате.
О том, какой порядок царит в данной сфере и сколько стоит заверить копию у нотариуса, поговорим далее. - Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X.
Как заверить копию документа
Требования к оформлению документов», который принят Постановлением Госстандарта от 03.03.2003г. №65-ст. Эти документы дополняют друг друга и не противоречат.
Внимание
Что можно заверить Вы можете заверить копии: - документов, составленных вашей организацией; - подлинников документов, составленных другими организациями, которые хранятся у вас. реквизиты Что же писать на копии? Должны быть такие реквизиты: - заверительная надпись («копия верна» или «верно»); - должность лица, который заверил копию (по умолчанию – руководитель). Может быть любой работник, если на него возложено исполнение таких обязанностей в доверенности или по приказу; - подпись заверившего лица; - расшифровка подписи (фамилия и инициалы); - печать (допускается в том числе печать отдела кадров, если она есть.
У ИП печати может не быть; - отметка о нахождении подлинного документа в организации; - дата заверения (выдачи).
Как заверить копию документа «надлежащим» образом
На той копии, которая предназначена для внутреннего использования следует прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его личную подпись, а также расшифровку: ФИО, дату заверения (основанием служит пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Важно! При заверении копий справок или документов в компании с первого июля 2018 года рекомендуется дополнительно указывать место хранения оригинала, с которого была изготовлена копия: «Подлинник находится в деле №… за… год».
Инфо
Только после этого необходимо поставить печать, если предприятие ее использует. Если в организации не включены в номенклатуру дел трудовые, в отметке о месте хранения документов можно указывать, что подлинник определенного документа находится в отделе кадров иного предприятия.
Где писать "копия верна" на документах?
Конечно, прежде чем обмениваться только электронными версиями документации, контрагенты обязаны заключить некое соглашение о такой особенности их делового общения. Как выглядит счет фактура, для чего она нужна и как оформлять? Читайте в нашем материале.
Заверение иностранной документации для отправки в зарубежные страны Вся российская документации изначально имеет юридическую силу только на территории нашей страны. Для того чтобы придать документации силу на территории другой страны, нужно документ легализовать.Сначала вам нужно будет проставить реквизиты на скопированную документацию у нотариуса.
Для этого следует принести в нотариальную контору оригинал, паспорт, а также заплатить пошлину. Бумага при заверении у нотариуса переводится на нужный язык.
Правила заверения копий документов
Заверенные копии документов вам могут потребоваться для предоставления в налоговую инспекцию, представителям внебюджетных фондов, контрагентам, выдачи работникам и др. И обычно ставится требование заверить копии «должным образом», «в установленном порядке».
Начинающие бухгалтера в такой ситуации находятся в недоумении, поскольку непонятно, где же искать этот «порядок», как заверить документ. Что же скрывается под мудреными формулировками? Как заверять Несмотря на то, что в требованиях на заверение применяются одни и те же формулировки, которые вы прочли выше, в нормативных документах нет определения этих терминов.
Но давайте подумаем, для чего нужны копии документов? Цель – подтверждение соответствия копии оригиналу документа. Заверить копии документов могут: - нотариус; - сама организация.
Нотариальное заверение происходит, если нормативный акт прямо указывает на такую необходимость.
Как заверить документ: «копия верна»
Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691. В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком. Когда «надлежащее» заверение не обязательно Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДСст. 165 НК РФ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требованиеп. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. Хотя из текста закона это совсем не следуетст.
Как правильно заверить копию документа?
Как правило, такую надпись можно поставить от руки, однако, в некоторых организациях есть специальный штамп на такие случаи.
- Должность лица. Проставляет реквизиты либо директор, либо главный бухгалтер. Также возможность заверения бумаг может быть предоставлена финансовому директору. Однако, обязанности на заверение определенных видов бумаг можно передать любому работнику: для этого потребуется выпустить только соответствующий приказ или доверенность.
- Подпись должностного лица и её расшифровка.
- Печать компании.
- Дата заверения. Дата указывается для того, чтобы проставление реквизитов было достоверным, ведь подлинник со временем может претерпеть изменения.
Если вы проставляете реквизиты на информацию, которая расположена не на одном листе, а на нескольких, то сначала документацию нужно прошить.
При отсутствии нотариуса к его подписи может быть приравнена заверяющая подпись главы администрации муниципального образования или специально уполномоченного должностного лица. Как заверить копию документа самостоятельно Если в нормативном документе прямо не указывается необходимость предоставления нотариально заверенных копий, их подлинность вы можете заверить самостоятельно. Согласно действующего на сегодняшний день Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», копия может быть заверена руководителем предприятия или любым должностным лицом, имеющим на это полномочии. Эти полномочия предоставляются соответствующим приказом по организации.
Как правильно подписывать под ксерокопией копия верна
Копия будет иметь юридическую силу, если ее правильно заверить (с учетом статьи 62 ТК). Подробнее о том, как заверить документы, читайте в статьях: На документе, изготовленном с помощью ксерокса достаточно проставить печать «Верно» и «Копия верна», кроме того, должностные лица, ответственные за выдачу ксерокопии должны поставить:
- свою подпись;
- расшифровку подписи, указав фамилию и инициалы;
- дату непосредственного заверения;
- гербовую печать организации.
Скачать документы
Как применять печати «Верно» и «Копия верна», чтобы заверить копии документов по запросу работника, на какие моменты необходимо обратить особое внимание.
Из статьи вы узнаете:
Как правильно заверить документы по запросу работника, используя печать «Копия верна»
Работники могут запросить у работодателя , которые непосредственным образом связаны с их трудовой деятельностью. Стоит учитывать, что выданные копии должны полностью воспроизводить информацию подлинников и внешние признаки. Их рационально сделать с применением технического средства – ксерокса. Копия будет иметь юридическую силу, если ее (с учетом статьи 62 ТК).
На документе, изготовленном с помощью ксерокса достаточно проставить печать «Верно» и «Копия верна», кроме того, должностные лица, ответственные за выдачу ксерокопии должны поставить:
Не пропустите: главные изменения в кадровой работе
Что принято и вступило в силу в этом месяце.
- свою подпись;
- расшифровку подписи, указав фамилию и инициалы;
- дату непосредственного заверения;
- гербовую печать организации.
Скачать документы по теме:
Именно такой порядок установлен в соответствующем пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, документ утвержден постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст. Необходимо помнить и о том, если ксерокопия запрошенного документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество. Читайте в электронном журнале статью «Выдача трудовой книжки работнику на время»
Как заверить документ верно: «Копия верна»
Важно! Работодатели чаще оформляют выписку: из трудовой книжки или из определенного приказа. На законодательном уровне не предусмотрено конкретных требований к правилам оформления выписок из документов, но при этом необходимо учитывать, как правильно заверить документы «Копия верна», ориентируясь на представленный образец.
Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать…
Нет необходимости издавать новый приказ. Далее идет текст запрошенной выписки, который будет полностью или частично воспроизводить информацию оригинала. Под текстом следует указать должность уполномоченного лица, который подписал оригинал, внести инициалы и фамилию. Личную подпись в выписке сотрудник никогда не ставит. Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо заверить.
Специальный порядок заверения не предусмотрен, соответственно выписку (основанием служит пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст). Рассматривая вопрос о том, как заверить ксерокопию документа , необходимо опираться на действующий закон.
Нужно ли ставить печать «Копия верна» на копии документов для личного дела
По действующему законодательству копии документов, которые хранятся в работника. К примеру, в тех документах, которые регулируют основной сотрудников, а именно государственных служащих, для которых это обязательный пункт, используется такая формулировка, как «копии», а не «заверенные копии» (в соответствии с Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года под номером 609).
С учетом вышесказанного, можно сделать такой вывод, что заверять копии документов, которые хранятся в личном деле работника, необязательно. Но на практике у обычных копий отсутствует юридическая значимость, особенно у тех документов, которые были представлены работниками от сторонних организаций или из иных учреждений, поэтому их рекомендуют заверять, используя штамп «Копия верна» с внесением всех реквизитов ответственных лиц, оформивших бумагу. И только после заверения подшивать в личное дело сотрудника.
Заверенная соответствующим образом бумага укажет на непосредственную дату оформления и сориентирует кадровиков в актуальности всех сведений, так как в оригинал могут быть внесены корректировки. Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо соблюдать соответствующие , которые установлены ГОСТом Р 6.30-2003, принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст.
На сегодняшний день действуют несколько документов, отражающих порядок заверения копий грифом «Копия верна», это:
- ГОСТ Р 6.30-2003(на основании пункта 3.26);
- Указ Президиума Верховного Совета СССР от четвертого августа 1983 года под номером 9779-x.
Важно! С 1 июля 2018 года вступит в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он заменит действующий еще в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.
Образец печати «Копия верна» и заверение копий по новому ГОСТу
Отметку о заверении копий документов на печати «Копия верна» проставляют под соответствующим реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ представлен без подписей. вводится несколько вариантов отметок о заверении копии. Все зависит от того, для каких целей она потребуется. На той копии, которая предназначена для внутреннего использования следует прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его личную подпись , а также расшифровку: ФИО, дату заверения (основанием служит пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Важно! При заверении копий справок или документов в компании с первого июля 2018 года рекомендуется дополнительно указывать место хранения оригинала, с которого была изготовлена копия: «Подлинник находится в деле №... за... год». Только после этого необходимо поставить печать, если предприятие ее использует.
Если в организации не включены в номенклатуру дел трудовые, в отметке о месте хранения документов можно указывать, что подлинник определенного документа находится в отделе кадров иного предприятия.
Чтобы удобно было оформлять большое количество документов , некоторые компании изготавливают соответствующий штамп с постоянной информацией. Именно такой порядок рекомендуется применять с первого июля 2018 года для всех копий кадровых документов, в том числе и .
Печати и штампы отдела кадров: когда использовать, что указать на оттиске, как хранить
Чтобы упростить работу, изготовьте дополнительную печать или штампы. Это избавит от необходимости обращаться каждый раз к руководителю или в бухгалтерию. Собственную печать кадровику удобно иметь, чтобы заверять трудовые договоры, записи о трудовом стаже, уведомления и отчеты в ведомства, фонды. Штамп пригодится, даже если компания отказалась от печати. В работе с кадровыми документами можете использовать печать организации или дополнительные печати, а также различные штампы. Печати имеют одинаковый правовой статус. Так, печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя компании (п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013)...
В отметках по ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП» (основанием является пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название самой должности.положении о персональных данных размещают непосредственно под указанием организации (территории или края, области) в бланках должностных лиц, руководителей органов власти, муниципального образования (основанием служит пункт 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016). К примеру, «ДИРЕКТОР».
Позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах.
При заверении электронных документов штамп «Копия верна» (образец) содержит такие реквизиты, как:
- фразу о том, что документ подписан электронной подписью;
- номер сертификата ключа подписи;
- ФИО владельца такого сертификата;
- срок действия соответствующего сертификата.
Реквизит так же может включать и эмблему компании или соответствующего органа власти, товарный знак или знак обслуживания. Важно обратить внимание на то, чтобы все элементы были видимыми и читаемыми. Специалисты по кадрам должны своевременно изучить . Это позволит избежать серьезных ошибок и дальнейших недоразумений. Необходимо всегда помнить, что неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания трудовых инспекторов , а также причиной возникновения судебных разбирательств.
Очень часто по инициативе налоговых органов от компании требуется представление копий различных документов. Такие документы могут потребоваться для проведения проверки, подтверждения права на налоговую льготу и т.п.
Между тем при оформлении копий документов возникает масса вопросов - а все ли делается правильно?
Требования, установленные в Налоговом кодексе Российской Федерации
В соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – «НК РФ») документы подаются в виде копий, заверенных компанией. Требование нотариального удостоверения копий документов может предъявляться только в том случае, если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. Между тем в случае необходимости налоговые органы вправе ознакомиться с подлинниками документов.
Документы можно принести в инспекцию, направить по почте заказным письмом или отправить в электронной форме по установленным форматам по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ). В последнем случае следует руководствоваться Порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168.
Срок для предоставления документов – 10 дней со дня получения требования об их предоставлении. А при проверке консолидированной группы налогоплательщиков он составит 20 дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Вот такой минимум требований установлен НК РФ.
Требования ГОСТ
Основным нормативным актом, содержащим положения об оформлении копий документов является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику его нужно подписать. Ниже реквизита «Подпись» проставляют:
- заверительную надпись «Верно»;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения.
На копии документа проставляется печать компании.
Теперь обратимся к Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст. Отметим, что он пришел на смену с 1 марта 2014 года ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержит следующие определения:
Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Между тем ни положения ГОСТ Р 6.30-2003, ни ГОСТ Р 7.0.8-2013 не дают ответа на вопрос, можно ли заверить несколько прошитых документов одновременно. В связи с этим стоит рассмотреть судебную практику и действующую практику государственных органов.
Позиция Министерства финансов Российской Федерации
Как следует из писем Минфина России от 11.05.12 № 03-02-07/1-122, от 24.10.11 № 03-02-07/1-374, от 30.11.10 № 03-02-07/1-549, ФНС России от 02.10.12 № АС-4-2/16459, исходя из положений статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.
Причем даже при очень большом документообороте (копии документов представлялись в инспекцию в объеме не менее 2500 листов ежеквартально) финансисты настаивают на заверении каждого документа в отдельности.
Судебная практика
Следует отметить, что суды не всегда согласны с вышеописанным мнением. Есть несколько примеров судебных решений, когда суды вставали на сторону компаний.
Так, к примеру, Постановлением ФАС Центрального округа от 01.11.13 № А54-8663/2012 предусмотрено, что предоставление подшивки документов не является отказом от их представления и не может расцениваться как непредставление документов (сведений). Поэтому состава правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 126 НК РФ не возникает.
Еще одним примером может служить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.11.12 № А75-10186/2011. Компания в установленный срок подала в инспекцию копии истребованных документов, оформленных в виде сшива. Он содержал удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать компании. Судьи посчитали, что это не может быть расценено как непредставление (отказ от представления, несвоевременное представление) документов (сведений). А значит, нет и состава правонарушения.
Заверение копии документа, состоящего из нескольких страниц
Согласно письму ФНС России от 13.09.12 № АС-4-2/15309 многостраничный документ может быть заверен двумя способами:
- заверить можно каждый лист копии документа,
- заверить прошитый документ в целом.
Эти способы заверения многостраничного документа поддержал и Минфин России в письме от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142.
Необходимо отметить, что требование к прошивке многостраничного документа сформулировано так: «обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в прошивке». Из этого можно сделать вывод, что можно сшивать копии нескольких документов и заверить только подшивку. Однако это не так, поскольку само словосочетание «многостраничный документ» предусматривает, что один документ составлен на нескольких страницах. Например, договор, счет-фактура, товарная накладная и т.д.
При этом чиновники достаточно подробно изложили требования к прошивке многостраничного документа.
Документ должен быть оформлен так, чтобы:
- можно было свободного прочесть текста документа (всех дат, виз, резолюций);
- исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
- можно было свободно копировать каждый отдельный лист документа в пачке (в случае необходимости представления копии документа в суд).
Все листы в подшивке (пачке) нужно пронумеровать и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке). При этом отдельный лист, содержащий заверительную надпись, нумеровать не надо. На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:
- «Подпись»;
- «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения.
На этом листе нужно написать: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___ листов» (количество листов указывается словами).
Директор Департамента юридических услуг
Группы компаний «Делополис»
Как правильно заверить копию документа, можно узнать из ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым устанавливаются требования к оформлению документов. В нашей статье мы рассмотрим основные моменты, на которые стоит обратить внимание при заверке копий.
Для чего заверяют копию документа
Копия документа — это бумага, которая полностью воспроизводит содержание основного документа, но не имеет юридической силы. Для того чтобы копию можно было использовать в качестве аналога документа, требуется ее заверка уполномоченным лицом.
Прежде чем определиться, как верно заверить копию, сначала нужно выяснить, для каких целей это необходимо.
Если речь идет о передаче документа в государственные органы, например для лицензирования или иной предусмотренной законом процедуры, необходимо уточнить требования принимающей организации. Как правило, в случае неверной заверки копии документов не принимаются.
Если бумага заверяется для внутреннего пользования, то применяются общие правила, которые приняты на конкретном предприятии.
Как заверить копию документа правильно
Удостоверение копии документа осуществляется путем проставления соответствующего штампа или написания от руки фразы «Копия верна». Кроме того, необходимо указать должность специалиста, его Ф. И. О. и дату заверения.
Допускается заверка копии документа печатью, которая определяется по усмотрению организации. Как правило, она требуется для придания копии юридической силы. То есть организация не выбирает, на какие копии ставить печать, а на какие нет. Она вправе только самостоятельно разработать форму печати.
Важно! Специалист, который заверяет копию документа, должен иметь полномочия на осуществление подобных действий. Его компетенция может быть прописана в должностной инструкции или специально изданном приказе за подписью руководителя организации. Без специально обозначенных полномочий заверять копии имеет право только руководитель организации.
Если документ состоит из нескольких листов, то выбирается один из предложенных вариантов заверки:
- постранично;
- путем сшивания всех листов документа, их последующей нумерации и проставлении заверения на последнем листе с помощью наклеивания листа бумаги на завязанные нити с указанием количества страниц.
Если документ состоит из одного листа, но текст также напечатан на оборотной стороне, то должны быть заверены обе стороны копии.
Заверка копии документа нотариусом
Если законом предусмотрено, что для придания документу юридической силы необходима его заверка нотариусом, то обойти данное требование не представляется возможным. Удостоверительную надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо.
Для заверения необходимо посетить нотариуса с оригиналом документа и его копией, на которой не должно быть никаких сторонних надписей. Срок действия нотариального заверения во времени не ограничен.
Деятельность любого предприятия, будь то государственная организация или коммерческая фирма среднего звена, в любом случае связана с документооборотом. И если оригинал документа подготовлен в строго обозначенном количестве экземпляров, и мы точно знаем, где находится каждый из них (или, по крайней мере, надеемся на это), то копий с документа может сниматься множество. Иначе обстоят дела, если требуется копия документа, заверенная организацией, ведь такая копия имеет юридическую силу и в некоторых случаях даже равноценна оригинальному экземпляру. Именно о заверенных копиях и пойдет речь далее. Также остановимся на близких понятиях: дубликат и выписка.
На основании ГОСТа Р 7.0.8-2013 определяются следующие типы документов. Точные определения можно найти в ГОСТе:
Подлинный документ – это документ, параметры которого, например: автор, дата создания и пр., подтверждают его подлинность;
Документ-подлинник — это официальный документ в единственном экземпляре;
Дубликат или повторный документ — это документ, ранее уже выдававшийся и имеющий отметку «дубликат», «повторно» и т.д.;
Копия документа – документ, несущий информацию, аналогичную, содержащейся в подлиннике;
Копия документа в электронном виде или электронная копия документа – электронная форма документа, полностью повторяющая подлинник;
Копия документа, заверенная в отделе кадров организации, либо в любом другом подразделении это– копия документа, которая помимо основной информации, воспроизводящей подлинник, имеет специальные отметки о соответствии оригиналу. Заверенная копия является юридически значимым документом и довольно часто может применяться наравне с оригиналом.
Как заверяется копия?
Копия документа, просто отснятая на ксероксе, полностью соответствует оригиналу, но не является при этом юридически значимым документом. Для придания копии статуса документа нужно заверить ее по всем существующим правилам.Как указано в ГОСТеР 6.30-2003, заверение документа должно происходить следующим образом: под подписью, скопированной с основного документа, пишется «копия верна», либо «верно», далее должна быть обозначена должность лица, заверившего копию. Чуть ниже ставится его личная подпись, ФИО и дата, когда произошло заверение.
Весьма часто мы можем столкнуться с тем, что слова «верно» и «копия верна» не пишут от руки, а ставят штамп. Как правило, такие штампы есть в нотариальных конторах, в бухгалтериях крупных компаний, в офисах фирм. Но даже при наличии такого штампа, должность, ФИО и, естественно, подпись должностного лица должны быть «живыми», то есть сделанными от руки.
Очень часто помимо штампа «верно» ставится и печать организации. Особенно характерно это для гос. организаций, где каждая выданная копия фиксируется в особом журнале и только после этого на ней ставится новая печать организации.
Надпись, заверяющая копию, должна быть примерно такой:
Обратите внимание! Если подлинник, копию которого необходимо заверить, включает в себя две и более страниц, заверять вам придется каждую из них. Даже если вы уместили две копии на одном листе А-4, заверять все равно нужно каждую копию.
Сам термин «Копия документа» иногда путают с близкими по назначению, но все же, отличающимися по сути терминами: «дубликат» и «выписка».
Повторно выданный документ – «дубликат»
Дубликат выдается тогда, когда подлинный документ либо потерян,либо испорчен.
Рассмотрим пример:
- если к вам обратились за копией трудовой книжки, например, для оформления визы, необходимо отксерить все значимые страницы, заверяявсе развороты
- если трудовая книжка потеряна или же пришла в негодность, тогда необходимо оформить дубликат. «Хозяин» трудовой книжки, в таком случае, пишет заявление по форме, указанной Постановлении РФ №225, после чего начинается изготовление дубликата.
Выписка из документа
Существенное отличие выписки от пусть даже и заверенной копии состоит в том, что выписка дает только ту часть информации, которая была запрошена. Это удобно, когда необходимо, например, в сжатом виде предоставить информацию, а не делать многостраничную копию. Часто выписку делают и по причине невозможности разглашения информации.
Приведем небольшой пример того, когда может потребоваться выписка из документов:
Допустим, ваш коллега получил отпускные не в том объеме, в котором он рассчитывал их получить. Для выяснения причин и обсуждения данной проблемы с руководством ему необходима копия графика отпусков. Этот документ содержит данные не только относительно этого сотрудника, но также и о временных интервалах отпусков остальных сотрудников компании, разглашать которые нельзя: это персональные данные людей, которые не имеют отношения к данной ситуации. В таком случае должна быть создана выписка из этого документа, которая будет содержать только ту информацию, которую запросил ваш сотрудник.
Этот вид документа должен быть оформлен в соответствии с . Обязательно в «шапке» документа нужно написать: «Выписка из…». На месте многоточия указывается название исходного документа, из которого сделана выписка.
Рассмотрим пример оформления выписки:
Из Графика дежурств ООО «Иванов и Компания» на 2015 г., утвержденного Ген.директором ООО «Иванов и компания» Ивановым И.И. 25 ноября 2014 года
Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда, но без «живой» подписи должностного лица:
Председательствующий В.В. Селиверстов
По правилам, принятым в РФ, выписка заверяется так же, как положено заверять копию. Штамп «копия верна», ФИО ответственного лица, производящего заверение, его подпись и печать организации.