Как составить приказ на выдачу подотчетных сумм. Приказ на подотчетных
Как было сказано выше, распоряжение определяет перечень работников, которым будет предоставлено право получения из кассы организации денежных средств под отчет (на представительские и операционные расходы организации, для решения различных хозяйственных задач).
Также оно устанавливает:
- время, на которое выдаются финансовые средства;
- назначение денежных средств.
Кроме того, такое распоряжение используется для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, его наличие и содержание проверяют при камеральных проверках.
Этот документ достаточно оформить один раз, если не происходит изменений в составе подотчетных лиц. В случае, если их список меняется, составляется образец нового приказа на подотчет.
Понятие подотчетных денег
Так принято называть денежные средства, авансом выдаваемые сотруднику из кассы организации для оплаты нужд предприятия.
Размер сумм, которые можно выдать под отчет, указывается в приказе. Лимит расчетов (не более 100 000 руб. по одному договору) нужно учитывать только при расчете между организациями.
При этом все расходы, производимые сотрудниками за счет выданных таким образом денег, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.
Порядок выдачи средств под отчет
- Определяем список сотрудников, которые по служебной необходимости имеют право на получение денег из кассы предприятия или на банковскую карту.
- Издаем распоряжение, в котором, помимо перечня работников, прописываются цели пользования деньгами, выданными под отчет.
- Разовые выдачи под отчет могут оформляться отдельными распорядительными документами с указанием обязательных реквизитов (см. ниже).
Размер выдаваемых сумм не может быть выше лимита, указанного в приказе. Также сотрудник должен обязательно отчитаться о своих тратах.
Можно ли обойтись без приказа
Он необходим, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет.
Законодательно штрафы за неверное оформление выдачи денег под отчет не установлены. Но на практике в случае отсутствия распоряжения проверяющие органы (налоговая служба или трудовая инспекция) могут наложить штрафные санкции за нарушение кассовых правил (см. ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
- на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей;
- на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
Образец приказа о назначении подотчетных лиц 2019
Образец приказа на подотчетные суммы оформляется в произвольной форме. Чаще всего в единственном экземпляре. В нем нужно указать:
- регистрационный номер и дату составления;
- наименование компании;
- полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, Ф.И.О.;
- максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
- цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.
Распоряжение должен подписать директор компании. Без его подписи оно считается недействительным.
Свои подписи должны поставить:
- лица, указанные в документе и наделенные правом получать деньги под отчет;
- работники, ответственные за выполнение приказа.
Этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.
Заверять его печатью необязательно.
Так как такое распоряжение относится к документам по основной деятельности, хранить его нужно постоянно.
Образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2019
В случае, если определенную денежную сумму необходимо выдать одному из сотрудников предприятия, составляется распоряжение о выдаче подотчетных сумм.
В приказ о сроках отчета по подотчетным суммам нужно вписать следующие данные:
- наименование организации;
- наименование приказа;
- его номер, дату, место составления;
- обоснование и основание для создания приказа;
- на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
- максимальный размер сумм;
- период, на который они могут выдаваться;
- работника, который имеет право получать в кассе необходимые денежные средства;
- ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.
Документ должен быть подписан главой предприятия, работником, обладающим правом на получение денег под отчет, и лицом, ответственным за исполнение распоряжения. Также реквизиты указа следует зафиксировать в специальном учетном журнале.
Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым были выданы деньги на оплату будущих служебных расходов. Выдача средств строго определена порядком проведения кассовых операций, какой был утвержден Центральным банком России еще в 1993 году.
Средства выдает бухгалтер предприятия, руководствуясь при этом приказом о подотчетных лицах. Этот документ издается директором компании.
Для чего необходим приказ о подотчетных лицах
Приказ о подотчетных лицах выдается в начале каждого года.
Документом определяется:
- перечень работников, которым будут выданы деньги под отчет;
- время, на которое выдаются финансовые средства;
- назначение денежных средств.
Для каких целей предприятие выдает деньги своим сотрудникам? На представительские и операционные расходы, для решения определенных хозяйственных задач (например, траты на канцтовары, рекламу), на расходы, связанные с проведением археологических, геологических работ и т. д.
В перечень таких целей включается и командировка.
Как составляется приказ о подотчетных лицах
Приказ о подотчетных лицах должен быть составлен с учетом условий актуального законодательства.
Так, в документе нужно указать:
- полное название предприятия;
- реквизиты приказа: номер из журнала регистрации, даты выпуска и утверждения, подписи директора предприятия и бухгалтера, который будет выдавать средства под расчет;
- список работников, которым будут выданы деньги;
- срок, в течение какого работники должны будут представить авансовый отчет;
- точную сумму средств, которые подлежат к выдаче.
В приказе должно быть сказано, что сотрудники имеют право расходовать вверенные им средства исключительно на служебные цели.
Работник не может передавать полученные деньги третьим лицам.
В течение 3-х дней после получения финансов сотрудник фирмы подает в бухгалтерию организации авансовый отчет об их использовании. В случае командировки три дня отсчитываются после того, как человек вернулся на свое рабочее место. Если командировка была за границу, срок, в течение какого нужно сдать авансовый отчет, могут увеличить до 10 дней.
На нашем сайте можно скачать и .
Как оформить расходование средств
Как уже было сказано выше, информация о расходовании выданных средств оформляется в виде авансового отчета. К этому документу нужно приложить товарные и кассовые чеки, квитанции и все то, что может подтвердить целевое использование средств.
Деньги, которые не были израсходованы, надо возвратить в кассу предприятия. После того как сотрудник сдал отчет в бухгалтерию и вернул неизрасходованные средства (если таковые были), он снова может получить деньги на покрытие очередных служебных расходов.
Одним из важных документов при выдаче подотчетных денег является приказ руководителя. Правильно составленный приказ позволит обезопасить компанию от претензий налоговых органов. В статье подробно рассмотрим как составить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году.
Порядок оформления выдачи подотчетных сумм
Как составить приказ на выдачу суммы под отчет
Новая редакция Указаний Банка России не содержит информацию о том, какими именно документами нужно оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств. Налоговые органы поясняют, что в таким документом должен быть приказ руководителя.
Рассмотрим как оформить приказ, чтобы избежать ненужных споров в налоговыми органами.
Составить приказ нужно в свободной форме. Однако содержать он должен четко сформулированную, а не «размытую» информацию. Если информация будет представлена в неточном виде, то организацию могут привлечь к административной ответственности за неправильное ведение кассовых документов. Штраф при этом составит 50 000 рублей. Помимо этого сотруднику на подотчетные средства могут начислить НДФЛ, если проверяющие налоговые инспекторы посчитают выданные денежные средства за доход работника.
Важно! «Размытые» формулировки в приказе на выдачу подотчетных сумм могут привести к штрафу в 50 000 рублей за нарушение правил хранения наличных денежных средств.
Приказ на выдачу суммы в подотчет должен содержать следующую информацию:
- Дата документа и его номер;
- ФИО работника, которому выдаются денежные средства в подотчет;
- Сумма подотчетных средств;
- Срок, на который выдаются денежные средства;
- Подпись руководителя.
Отдельно стоит рассмотреть отчет по подотчетным суммам, перечисляемым на карту работника. На эти деньги Указания Центробанка не распространяются, так как они не относятся к «кассовым» операциям. Однако это не означает, что срок предоставления авансового отчета сотрудником может быть неопределенным. Он может отличаться от установленного трехдневного срока для выдачи наличных денег из кассы и составлять, например, 5 рабочих дней. При этом этот срок должен быть прописан в Положении о выдаче подотчетных средств, а также указан в приказе на выдачу этих денег.
Важно! Денежные средства в подотчет можно перечислить не только на зарплатную карту сотрудника, но и на его личную карту.
Приказ также можно оформить одновременно на несколько работников, а также на несколько сумм. Однако, согласно Указаниям Банка России приказ должен оформляться на каждую выдачу. Это означает, что выдавая в один день нескольким сотрудникам подотчетные деньги, составить можно один приказ. Но по каждому подотчетному лицу указывается ФИО, сумма и дата и фиксируется это в отдельной строке.
Какие формулировки не должен содержать приказ
Как уже указывалось выше, важным при выдаче подотчетных средств является оформление приказа на выдачу.
Рассмотрим некоторые формулировки, которые могут вызвать у проверяющих органов сомнения и привести к наложению на организацию штрафа в 50 000 рублей.
- «Приказываю в будущем выдавать Катановой О.И. денежные средства в размере не превышающем 35 000 рублей без заявлений»;
- «Приказываю выдавать Катановой О.И. денежные средства без заявлений до тех пор, пока авансовая сумма не достигнет размера 35 000 рублей»
Приведенные в качестве примера формулировки не содержат точной информации о конкретной выдаче денежных средств. Кроме того в них не указывается срок, на который выдаются подотчетные средства работнику. Проверяя такие документы, налоговики вправе посчитать выдачу денежных средств доходом сотрудника, что приведет к ненужным последствиям для компании и работника.
Какие формулировки должен содержать приказ
Для того, чтобы выдача подотчетных средств не привела к начислению штрафов, составить приказ нужно правильно. Формулировка может быть следующая:
- «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой под отчет 35 000 рублей на 3 рабочих дня для приобретения канцтоваров»;
- «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой из кассы на хозяйственные нужды 35 000 (Тридцать пять тысяч) рублей 00 копеек на срок до …».
Такие варианты формулировок содержат необходимую информацию, поэтому претензий со стороны проверяющих органов не будет.
Приведем образец приказа на выдачу подотчетных сумм.
Так как приказ может оформляться одновременно на выдачу подотчетных средств нескольким сотрудникам, приведем образец приказа о выдаче подотчетных денег при направлении работников в командировку.
Приказ на выдачу подотчетных сумм директору
Выдача денежных средств из кассы в подочет распространяется не только на работников организации, но и на его руководителя. В этом случае также необходимо оформить приказ на выдачу денег. В нем следует указать цель выдачи, размер и срок, в течение которого руководитель должен купить необходимые для организации товары. Даже если в организации оставили написание заявлений от сотрудников на выдачу подотчетных средств, директору писать его не нужно. Достаточно оформить приказ, в котором руководитель будет являться одновременно и подотчетным лицом.
Специалисты организации, владеющие денежными средствами для оплаты расходов компании, являются подотчетными лицами. Определение ответственного лица, сроки использования денег, способы отчета потраченных сумм и порядок выдачи обозначается в приказе о подотчетных лицах, образец которого можно скачать в статье ниже.
Кто такие подотчетные лица
- секретарь руководителя, приобретающий канцелярские принадлежности;
- завхоз, осуществляющий покупки моющих средств, бытовых товаров;
- специалисты, направляющиеся в командировку и экспедиции, деньги выдаются для оплаты билетов до места назначения и обратно, проживания в гостинице, суточных;
- водители служебного транспорта, оплачивающие на заправке бензин и другие виды топлива «наличкой», а также запчасти для автомобиля;
- кассир и бухгалтер фирмы.
Работники филиалов предприятия, находящегося на полном финансовом обеспечении головной компании, также определяются как подотчетные лица. Все расходы на хозяйственную и иную деятельность подразделения выдаются из кассы главного офиса.
Порядок выдачи денежных сумм под отчет
Для начала следует определить перечень специалистов, которые в связи с производственными нуждами регулярно могут пользоваться наличными средствами из кассы предприятия и будут являться подотчетными лицами.
Затем оформляется приказ руководителя юридического лица с перечислением данных работников из выбранного списка и иные условия использования подотчетных средств.
После утверждения приказа, обозначенные в нем лица, вправе получать требуемые суммы без составления каких-либо дополнительных бумаг.
Содержание приказа о подотчетных лицах в 2017 году
Оформлять распоряжение следует согласно требованиям к данного рода документации, образец формы приказа закрепляется в учетной политике компании.
«Шапка» приказа содержит стандартные данные:
- полное название фирмы;
- порядковый номер документа и дату в соответствии с журналом регистрации;
- заголовок приказа и местонахождение компании.
Текстовая часть бланка приказа содержит сведения:
- перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, личных данных и цели расходования для каждого сотрудника в отдельности;
- обозначение главного бухгалтера ответственным для выдачи наличных средств специалистам компании, указанным в качестве подотчетных лиц;
- предельно допустимый размер суммы;
- сроки выдачи денег под отчет;
- подпись директора компании.
Также приказ можно дополнить информацией, что остальные сотрудники или ситуации, не упомянутые в документе, для получения денег под отчет требуют издание нового распоряжения.
Существуют нормативы для отчетности по расходованию выданных средств:
- 3 дня - после их получения и по окончанию сроков командировки;
- 10 дней - после прибытия из служебной заграничной командировки.
Подотчетное лицо не может отдать полученные деньги другим людям и обязано предоставить отчет в бухгалтерию компании в обозначенные сроки.
При образовании остатка денежных средств после совершения необходимых расходов, он возвращается кассиру. Также возникают ситуации, когда выделенных лимитов не хватает на покрытие всех затрат. В таком случае при наличии документального подтверждения дополнительно истраченной суммы, бухгалтер возмещает недостающие денежные средства.
Новую подотчетную сумму работник не получит, пока не предоставит отчет по предыдущей выплате.
Ошибкой будет считаться действия сотрудника бухгалтерии, совершающего расчеты со специалистом после реализации поручения. При таком исходе, лицо и суммы не рассматриваются как подотчетные. Налоговые органы при проверке могут расценить данные затраты, как займ специалисту или уход от уплаты от налогов через процедуру купли-продажи, увеличивающие внутренние траты компании.
Приказ достаточно оформить один раз, если не происходит изменений в составе подотчетных лиц.
Чтобы выдать деньги подотчет, нужно составить приказ. Посмотрите, как оформить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году, скачайте подробный образец, и узнайте, как еще можно оформить выдачу подотчетных сумм, а также как оформить выдачу денег сразу нескольким сотрудникам.
Приказ о подотчетных лицах в 2018 году
Выдать деньги под отчет в 2017 году компания может на основании одного из двух документов:
- Заявление сотрудника;
- Приказ (распоряжение) директора.
Важно! Фирма самостоятельно выбирает какой документ использовать. Это решение лучше закрепить в локальном акте. Можно остановится на обоих документах – но четко определить, когда и какой из них составляется.
Требования к приказу о выдаче денег в подотчет в 2018 установлены следующие:
Приказ можно оформить на фирменном бланке, но это исключительно на усмотрение компании. В законе такой обязанности нет.
Важно! Сотрудник должен в течение 3 рабочих дней отчитаться по выданным денежным средствам.
Посмотрите образец приказа о выдаче денег в подотчет (образец 2018).
Приказ на выдачу подотчетных сумм: образец 2018 года для командировки
Чтобы выдать деньги в подотчет в 2018 году, необязательно составлять отдельный документ. Фирма может упростить документооборот, включая информацию о выдаче денежных средств в подотчет в другие приказы. Например, информацию о подотчете можно указать в приказе о командировке, указав это после данных о поездке.
Посмотрите ниже образец приказа о направлении в командировку и о выдаче денег в подотчет в 2018 году.
Когда использовать заявление на выдачу денег в подотчет
Компания сама вправе решить использовать ли заявление на выдачу денег в подотчет или нет. Заявление удобно использовать в случаях, если требуется выдать определенную сумму денег на определенную цель, например, покупка офисной техники.
Требования к заявлению те же, что и к приказу:
- Должна быть указана выдаваемая сумма;
- Должен быть указан срок, на который выдаются деньги;
- Руководитель фирмы должен заверить документ подписью.
Посмотрите ниже образец заявления на выдачу денежных средств.
Приказ о подотчетных лицах: один на всех физлиц
Компания вправе оформить приказ о подотчетных лицах в 2018 году, указав там сразу несколько сотрудников. Об этом праве ЦБ РФ впервые указал в своем письме Письмо ЦБ РФ от 13.10.17 № 29-1-1-ОЭ/24158 .
Если фирма решит составить такой единый приказ на подотчетных лиц, то имейте ввиду следующие обязательные моменты:
- Укажите ФИО сотрудников, которым выдаются деньги;
- Выдаваемые сумму и срок, на который выдаются эти деньги нужно указать для каждого сотрудника отдельно.
Почему это нужно обязательно сделать? Кассир будет оформлять расходный кассовый ордер на каждого сотрудника отдельно, поэтому он должен видеть, какую сумму кому выдавать.
Авансовый отчет каждый сотрудник будет составлять самостоятельно, поэтому в приказе должен быть установлен четкий срок для каждого работника, чтобы не было нарушения 3-х дневного срока.
Посмотрите образец приказа на подотчетных лиц в 2018 году.
Приказ на выдачу подотчетных сумм на зарплатные карты: образец в 2018 году
Не все фирмы имеют и ведут кассу. В этом случае можно выдавать деньги в подотчет на зарплатные карты сотрудникам. Но этот момент необходимо закрепить в локальном акте фирмы, например, в учетной политики. Достаточно включить следующую фразу «Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников»
При этом безопаснее составить аналогичный приказ на выдачу в подотчет или заявление сотрудника с визой директора. Если этого не сделать, то есть риск, что налоговики и банк могут решить, что это не подотчетные, а другие доходы, и потребовать с них НДФЛ.
Образец приказа на выдачу денег в подотчет на зарплатные карты в 2018 году смотрите ниже.
Приказ о выдаче в подотчет руководителю
Чтобы выдать денежные средства подотчет генеральному директору, ему необходимо составить заявление (приказ в данном случае не подходит).
При этом заявление директора будет отличаться от заявления рядового сотрудника:
- Директор составляет заявление на имя компании, а не на имя директора;
- Вместо фразы «прошу выдать» следует указать «необходимо выдать»;
- В конце директор ставит свою подпись, которая одновременно и разрешает выдать деньги под отчет.
Образец заявления на возмещение расходов в 2018 году
Если сотрудник потратил собственные денежные средства на цели фирмы, то компания должна ему эти деньги возместить. В данном случае сотрудник должен составит заявление, которое будет являться основанием для компенсации расходов работника. При этом, указывать, что это суммы являются подотчетными уже не надо, потому что эта выдача денег уже не будет являться подотчетом.
Посмотрите образец заявления на компенсацию расходов сотрудника в 2018 году.
Ответственность за отсутствие приказа или заявления
Прямой нормы, по которой компания могут привлечь к ответственности за отсутствие приказа на выдачу подотчет нет. Налоговики могут попытаться наложить штраф в размере 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП РФ, как за нарушение работы с наличными денежными средствами.
Однако, по мнению суда отсутствие заявление или приказа это нарушение порядка выдачи наличных денежных средств, а не нарушение порядка ведения кассовых операций. А за это нет штрафов (см., например, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 № А03-14372/2013).