Докладная на имя начальника. Как написать докладную записку коллективную против увольнения начальства…
Практически у каждого работника должен быть под рукой образец докладной записки. Это очень важный документ внутренней коммуникации, без которого невозможно нормальное функционирование большинства крупных учреждений.
Определение докладной записки
Докладной запиской называется документ, который предназначен для передачи информации по служебной вертикали снизу вверх. Он призван информировать непосредственного начальника о фактах и происшествиях, которые случаются в процессе выполнения работы.
Кроме информирования в докладной работник, ее составивший, предлагает меры, которые необходимо применить, проанализировав ситуацию.
Практически каждый руководитель отдела знает, как пишется служебная записка. Образец ее всегда находится на рабочем столе. Докладная имеет практически такую же структуру, но немного другую направленность.
Служебные записки направляются по горизонтали, от руководителя руководителю одного уровня. Докладные же пишутся от подчиненного к непосредственному руководителю по вертикали.
Тематика записок
Поводом для написания докладной записки может стать любое происшествие на предприятии. В наши дни, к примеру, образец докладной записки о хамстве сотрудника встречается не так часто, но еще лет 30-35 назад это было повсеместное явление.
Сегодня чаще встречаются докладные о невыполнении должностных обязанностей, об опоздании. Могут они составляться и для озвучивания просьбы конкретного работника или всего коллектива подразделения.
Также работники пишут докладные, информирующие о выполнении поручений, полученных от вышестоящего начальства, особенно если таковые были даны в письменной форме.
Производственные происшествия, непредвиденные ситуации или запланированные акции тоже регулярно становятся информационным поводом для того, чтобы написать докладную. Поэтому тематика этого документа довольно обширна и может охватывать абсолютно все моменты производственного процесса, о которых стоит доложить вышестоящему начальству.
Направленность докладной
На каждом предприятии знают, что докладные записки бывают двух видов: внутренние и внешние. Чаще используются внутренние. Они не выходят за пределы одного структурного подразделения и направляются от работника к непосредственному начальнику. Написать ее может каждый, у кого есть такая необходимость. Примером этому может служить докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец которой есть в каждом отделе кадров.
Внешняя докладная выходит за пределы структурного подразделения и направляется от имени его начальника к своему вышестоящему руководителю. Если внутреннюю можно составить на обычном листе формата А4, то внешняя направляется только на фирменном бланке и заверяется печатью, если таковая имеется в подразделении. Но оба этих вида должны составляться строго по ГОСТу, иначе их нельзя приложить к общей документации предприятия.
Реквизиты
Согласно ГОСТу каждый образец докладной записки должен содержать определенные реквизиты, без которых документ перестает быть таковым.
Начинается докладная с реквизитов, указывающих на наименование предприятия или его структурного подразделения. Далее, так же как и в заявлении, идет шапка с указанием адресата и автора записки. При этом очень важно указывать полное название их должностей. С новой строки пишется название документа и сразу же под ним - его заглавие, которое начинается со слов «Касательно…» или «О…». Это сразу готовит читателя к тому, какого рода информация представлена в теле документа. Основная часть состоит из двух условных разделов. В первом излагается вся суть происшествия, а во втором даются рекомендации или составляется прошение о принятии мер по изложенному поводу. Закрывается докладная датой и подписью составителя с ее расшифровкой.
Лица, имеющие право составлять докладные
Каждый на предприятии должен знать, как правильно написать докладную на работника или по факту инцидента. От этого зависит, будет ли она правомерной и не выйдут ли все последующие действия за рамки закона.
Составить документ такого рода может каждый, кому выпадет подобная необходимость. Сотрудники самого низкого звена чаще подают информативные записки о ходе выполнения поручений, командировок и проверок. Реже они составляют докладные на своих коллег о невыполнении ими работы.
А вот руководители подразделений чаще следят за трудовой дисциплиной. Ее нарушение становится поводом для финансовых взысканий. Но для их назначения необходимо предоставить веские аргументы.
Как правило, вместе с докладной запиской руководителю подается и объяснительная, в которой указываются уважительные или не очень причины случившегося инцидента. На основании этих двух документов составляется соответствующий приказ по предприятию.
Доказательства обоснованности штрафных санкций
В каждом отделе кадров, в любой бухгалтерии есть образец докладной записки. Этот документ служит весомым подтверждением тому, что те или иные действия были произведены обоснованно.
На государственных предприятиях часто случаются проверки службами разных инстанций. Все они призваны подтвердить правомерность денежного оборота бюджетных средств. Безосновательное начисление премии или удержание из заработной платы – это серьезное нарушение, влекущее за собой штрафные санкции.
Но наличие докладной записки, по факту которой были предприняты законные действия, служит серьезным обоснованием тому или иному факту. Докладная записка может быть аргументом даже в судебном разбирательстве, если она составлена по форме и завизирована адресатом, получившим и ознакомившимся с ее содержанием.
Распространенность докладных записок
Так сложилось исторически, что форма докладной записки, образец которой приведен в данной статье, совершенно не прижилась в частном бизнесе. На фирмах и предприятиях, владельцами которых выступают частные лица, решать производственные вопросы больше принято в устной форме или через составление приказов. Это связано с тем, что в бизнесе значительно меньше контролирующих его внешних органов, перед которыми не нужно отчитываться в правомерности тех или иных поступков. Но и здесь есть место докладным, которые касаются финансового оборота, поскольку контроль со стороны налоговых органов все равно присутствует.
В государственных же учреждениях докладные записки – это распространенное явление. Они позволяют перестраховаться каждому подчиненному, передающему вместе с документом и ответственность за решение проблемы своему непосредственному начальнику.
Пример докладной записки на сотрудника
Самая простая докладная составляется по факту невыполнения должностных обязанностей или нарушения трудовой дисциплины работником.
Начинаем документ с наименования подразделения: «Информационный отдел Института аграрных исследований». Далее пишем шапку: «Начальнику информационного отдела Иванову И. И. от программиста третьего разряда Петрова П. П.».
В теле докладной излагаем суть записки: «Довожу до вашего сведения, что младший программист Сидоров Иван Иванович 02.06.2011 пришел на работу с опозданием в 2 часа и в состоянии сильного алкогольного опьянения. Уважительных причин и их доказательства нарушитель не предоставил, а на просьбу среагировал открытым хамством в мой адрес. Ввиду регулярности подобных нарушений трудовой дисциплины предлагаю принять соответствующие меры наказания с вынесением выговора и удержанием из заработной платы штрафа, равного оплате его труда за 2 часа, во время которых Сидорова И. И. не было на работе».
Закрывается докладная датой и подписью с расшифровкой.
Если внимательно изучить каждый образец докладной, станет заметно, что все они выдержаны в строгом официально-деловом стиле. Нет смысла отступать от него и вдаваться в подробности с их описанием разговорным стилем. Чем четче и лаконичнее текст, тем он ближе к настоящей докладной.
Обязательно стоит проанализировать описанный инцидент и дать свои рекомендации по этому поводу. Это не означает, что так и будет. Руководитель вправе сам решать, какие санкции предпринять, но чаще он соглашается с предложениями составителя докладной, поскольку у него нет времени вникать во все подробности.
Помните, докладная записка – это полноценный юридический документ, за достоверность которого вы ручаетесь собственной подписью.
Докладную записку могут подавать руководители чтобы сообщить о нарушениях работников: опозданиях, нарушениях режима труда и отдыха, не выполнении должностных обязанностей и других или вносить предложения, направленные на улучшение деятельности организации.
Докладная записка, что это за документ? Как правильно написать?
Докладная записка, что это за документ?
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.
Как правильно написать докладную записку?
Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.
В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет.
- инициативные;
- информационные;
- отчётные.
Оформление докладной записка
Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.
Докладная записка – образец
Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2018 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом 05.10.2018 или словесно-цифровым 5 октября 2017г.
Реквизит. Адресат. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже.
Реквизит. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.
Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.
Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.
На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.
В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.
Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.
Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.
Виды докладных записок
- на инициативные;
- информационные;
- отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.
Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:
- на внешние;
- внутренние.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
- наименование организации;
- дату;
- индекс;
- место составления;
- адресата;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись руководителя;
- фамилию исполнителя, номер его телефона.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).
Пример 1
Внешняя докладная записка
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10.02.2014 № 12/05-14
О привлечении дополнительных
трудовых ресурсов
Уважаемый Андрей Васильевич!
В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.
Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.
Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов
В дело № 03-13
Одинцова 10.02.2014
Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).
К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дата;
- регистрационный (исходящий номер);
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения (если есть);
- адресат;
- подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Пример 2
Внутренняя докладная записка
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
07.04.2014 № 6
О прогуле, совершенном менеджером
отдела продаж
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.
Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.
В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.
Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев
В дело № 02-10
Сидорова 07.04.2014
Оформление реквизитов докладной записки
При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).
Пример 3
Угловое расположение реквизитов в докладной записке
Наименование
структурного подразделения Адресат
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
______________ № ________
Заголовок
Пример 4
Продольное расположение реквизитов в докладной записке
Наименование структурного подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
_____________ № _________
Заголовок
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.
Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014 ) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г .).
Обратите внимание
Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки - дата составления и подписания.
Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения - в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.
В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования , а после принятия решения - резолюция руководителя.
Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
Обратите внимание
Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.
Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
- в первой - констатирующей части - излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
- во второй - анализирующей части - содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
- в третьей - резюмирующей части - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.
Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Обратите внимание
Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.
Кстати
Служебная записка - документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.
Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают :
- запрос информации;
- выдачу инструкций;
- сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
- объявления (извещения).
Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.
Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.
Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.
Пример 5
Служебная записка
В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.
Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:
1. Симакину И.П.
2. Иванову П.Н.
Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов
В дело № 02-14
Ильина 16.04.2014
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная записка - это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.
В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
Виды объяснительных записок и их особенности
- на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
- составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.
Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.
Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.
Записка как доказательство
Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.
Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.
Оформление отдельных реквизитов докладной записки
В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.
Датой объяснительной записки является дата ее составления.
Текст объяснительной записки должен содержать:
Описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;
Аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.
Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.
При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.
В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.
По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).
Обратите внимание
Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.
Пример 6
Объяснительная записка
Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.
Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014
Директору ООО «СВ»
А.В. Смолкину
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
14.04.2014 № 14
Об отсутствии на рабочем месте
Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.
Оправдательных документов не имею.
Бухгалтер Александрова И.И. Александрова
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК
Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.
Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.
Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная . Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.
▪ Журнальная форма регистрации - самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него - в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.
Пример 7
Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок
Дата документа |
Регистрационный номер |
Вид документа, краткое содержание |
Кем подписан документ |
Исполнитель |
Куда передан |
Расписка в получении (подпись, дата) |
Отметка о направлении документа в дело |
07.04.2014 |
03-10/14 |
Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р. |
Начальник отдела кадров |
Инспектор отдела кадров |
Отдел кадров |
Смирнова В.А.
|
В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014 |
▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.
Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.
Обратите внимание
Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:
1) перечень нерегистрируемых документов.
2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:
Место регистрации;
Время и порядок регистрации;
Правило образования регистрационного номера;
Форма, в которой производится регистрация;
Перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;
Правила учета движения документов после регистрации;
Принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);
3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).
Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок
Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.
Наш совет
При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.
Одним из видов информационно-справочных документов, которые используются внутри организации, является докладная записка. Несмотря на множество общих черт с другими видами таких (служебными или объяснительными записками), докладная имеет и некоторые особенности. В чем они состоят, а также по каким признакам классифицируется докладная записка — об этом далее в статье.
Докладная записка — это документ, который может быть адресован руководителю какого-либо предприятия или его структурного подразделения. Целью составления документа является побуждение адресата (то есть руководства) к совершению определенных действий.
Составление документа может помочь в решении таких вопросов:
- изложение собственной точки зрения в случае возникновения конфликтов или разногласий с коллегами или руководством;
- внесение предложений по улучшению деятельности предприятия;
- выражение несогласия с действиями или решениями руководства;
- получение информации по каким-либо спорным или непонятным вопросам.
Записка может быть составлена по инициативе:
- руководителя (в устной или письменной форме);
- подчиненных.
Докладные записки могут быть классифицированы по нескольким различным признакам:
1. В зависимости от содержания документа выделяют:
- инициативную докладную записку — целью ее составления является побуждение адресата к действию, поэтому в ней содержатся не факты, а конкретные рекомендации или предложения;
- информационную записку — она носит регулярный характер и имеет целью проинформировать адресата о выполненной работе, а также о способах и методах, которые при этом использовались;
- отчетную записку — составляется по завершении работы и содержит в себе информацию о выполненных действиях и достигнутом результате.
2. В зависимости от того, кому будет адресован документ, он может быть двух видо в:
- внутренний;
- внешний.
К составлению каждого вида докладной записки (к ее оформлению и содержанию) выдвигаются определенные требования.
Внешняя и внутренняя докладная записка
Основная классификация докладных записок — по адресату, для которого они составляются. При этом они делятся на два вида:
1. Внутренняя докладная записка — она используется в пределах одного предприятия или организации (например, направляется генеральному директору или руководителям подразделений). Этот документ может быть оформлен на обычном листе бумаги с форматом А4 и содержать такие данные:
- название структурного подразделения, от представителя которого составляется документ;
- обозначение вида документа заглавными буквами (докладная записка);
- указание адресата (его должности и фамилии с инициалами в дательном падеже);
- название к тексту документа (например, докладная записка о прогуле или премировании);
- основной текст документа — с предложениями, рекомендациями или вопросами;
- дата составления записки;
- подпись.
Оформленный документ подписывается его составителем и далее направляется адресату. При подписании составитель должен указать свою должность, фамилию и инициалы.
2. Внешняя докладная записка — данный документ выходит за пределы одного предприятия и обычно отправляется в вышестоящие органы. В нем нужно указать такую информацию:
- название предприятия, в которое направляется документ;
- указание вида документа;
- место составления;
- обозначение адресата (чаще всего им является руководитель предприятия);
- заголовок к тексту;
- основной текст записки;
- фамилию и должность исполнителя;
- номер его телефона.
В отличие от внутренней докладной записки, внешняя должна составляться на специальном , на котором указываются реквизиты компании и ставится печать. Также документ обязательно подписывается руководителем организации.
Оформление докладной записки
Поскольку докладная записка — это официальный документ, обладающий юридической силой, к ее оформлению нужно подойти серьезно. Можно выделить основные правила составления записки:
- стиль изложения — информационный, поэтому никаких проявлений чувств или эмоций в документе быть не должно;
- все факты или рекомендации должны излагаться по делу, но максимально подробно, с указанием всех деталей;
- записка должна быть составлена с соблюдением всех требований, поскольку явные ошибки или отсутствие обязательной информации могут стать причиной признания документа недействительным.
Что касается содержания документа , то, помимо указания обязательных реквизитов (названия организации, ответственных лиц, их фамилий и должностей), главной частью докладной записки является текстовая, в которой подробно излагается цель составления документа. Ее можно разделить на три части:
- Констатирующая часть — здесь подробно описываются все факты и обстоятельства дела, которые имели место.
- Аналитическая часть — в ней содержится обозначение последствий, которые произошли в результате описанных в первой части обстоятельств.
- Рекомендательная часть — здесь составитель дает адресату какие-либо советы или рекомендации относительно решения спорных вопросов, улучшения деятельности предприятия и т. п.
В зависимости от вида и цели докладной записки, какая-то из указанных частей в документе может отсутствовать. Записка может быть составлена в трех формах:
- текстовая;
- табличная;
- комбинированная (сочетание двух предыдущих вариантов).
Набирается документ на компьютере с соблюдением общепринятых правил (шрифта, интервалов, полей). Расположение реквизитов может быть как по центру, так и по левому краю документа.
Пример докладных записок
Для получения более наглядного представления приведем образец заполнения докладной записки:
Докладная записка о премировании
Докладная о премировании носит поощрительный характер для работника и направлена на побуждение вышестоящего руководства наградить сотрудника за выполненную им работу или другие заслуги. В документе можно указать рекомендуемый вид поощрения, выбранный на основании трудового законодательства или внутренней документации предприятия.
Докладная записка о прогуле
Докладная о прогуле, как и о любом другом нарушении трудовой дисциплины, имеет свои особенности составления, поскольку в ней речь идет об определенном человеке, которого . Для правильного составления докладной записки нужно учесть два важных момента:
- Прогулом считается длительное (дольше трех часов) отсутствие сотрудника на его рабочем месте. Если работника не было на месте хотя бы на несколько минут меньше, нарушение будет считаться отлучкой — в этом случае будет достаточно и объяснительной.
- Перед составлением докладной нужно потребовать от работника письменных объяснений или каких-либо подтверждающих документов. После этого факт их предоставления или отсутствия обязательно отмечается в записке.
Докладная записка о краже
Поскольку кража — это нарушение, которое является основанием для сотрудника, докладная записка по этому факту может быть составлена как раз с целью его уволить. Чтобы эта процедура была проведена законно, необходимо:
- получить письменные показания работника, в которых он признает факт совершения кражи;
- предоставить документы, подтверждающие совершение работником проступка.
В некоторых случаях к делу могут привлекаться правоохранительные органы, ведь кража — это серьезное правонарушение.
Докладная записка о нарушении дисциплины
Документ, составленный с целью информирования о нарушении трудовой дисциплины, является сугубо внутренним и за пределы конкретной организации не выходит. В докладной на работника нужно четко обозначить совершенные им проступки, а также указать на то, что от работника были затребованы соответствующие объяснения своих действий.
Стоит отметить основные моменты, которые касаются оформления докладной записки :
- Этот документ является информационным, поэтому его стиль должен быть максимально нейтральным и лишенным эмоциональной окраски.
- Докладная записка может быть адресована руководителю как внутри организации, так и за ее пределами. В каждом из этих случаев документ имеет свои особенности составления.
- В зависимости от вида целью написания докладной записки может быть информирование, выражение несогласия или предоставление адресату определенных рекомендаций.
Докладная записка – это документ, оформленный на имя руководителя, главного бухгалтера либо любого другого сотрудника организации.
Докладная записка имеет юридическую силу, так как составляется с целью принятия мер или каких либо действий по изложенной в ней проблеме.
Докладная записка должна быть составлена как орфографически так и юридически грамотно, в ней должна быть подробно изложена сложившееся проблема и желательно наличие действий по ее решению который предлагает сам ее составитель.
Докладная записка, адресованная руководителю организации или отдела, является внутренним документом и может составляться на простом листе формата А4.
Если документ направлен в вышестоящую организацию, то он автоматически становится внешним, и составляется на фирменном бланке.
Правила оформления докладной записки
Основная цель докладной записки – не просто ознакомить вышестоящие руководство со сложившейся проблемой или сходом проводящихся работ.
А также и побудить руководство к оперативному принятию мер для решения сложившейся обстановки.
Докладная записка должна быть составлена по форме ОКУД, идти под кодом 0286041.
Докладные записки делятся на несколько классификаций в зависимости от информационной составляющей или адресата (на чье имя составлена эта записка).
1. Так, по первой классификации она будет информационной отчетностью, в которой будут указаны этапы, сложности и особенности проводимых работ.
Составитель такого рода докладной должен на доступном и профессиональном языке донести до начальства, на каком этапе развития находится тот или иной проект, и что делается для обеспечения его реализации.
Подобные докладные составляются регулярно, до последнего времени, пока проект не будет завершен.
Отчетные записки напрямую связывают руководство организации с управляющими проекта
Это позволяет оперативно узнавать, в каких направлениях не хватает средств, в каких из них переизбыток, и соответственно принять меры по нормализации работы проекта.
2. Вторая классификация – это докладные записки, в которых подробно излагается конкретный случай с предлагаемыми методами их решения.
Как правило, такие докладные несут негативный характер. В них чаще всего описывается нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации.
Формы и виды докладной не меняются независимо от рода деятельности и принадлежности организации.
Докладная должна содержать следующие реквизиты:
- Должность, занимаемая адресатом.
- Ф.И.О. адресата.
- Реквизиты организации адресата.
- Должность, занимаемая составителем.
- Ф.И.О. составителя.
- Организация и должность составителя.
- Грамотное изложение сложившейся проблемы.
- Меры, предпринятые по решению сложившейся проблемы (в том случае, если они были приняты).
- Предложение мер, которые можно принять для устранения проблемы.
- Число составления докладной.
- Подпись составителя с расшифровкой.
Как написать докладную записку, примеры
Теперь конкретно рассмотрим, какие докладные может написать бухгалтер:
1. Это докладные на имя руководителя, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.
Семенову Аркадию Борисовичу
Токаревой Галины Ивановны
ДОКЛАДНАЯ
В ходе проверки финансово хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 57456,45 рублей (пятьдесят семь тысяч четыреста пятьдесят шесть рублей сорок пять копеек).
Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Гаврилова Артема Леонидовича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.
Дата___________
Подпись _______ расшифровка__________
2. Докладная на имя руководителя организации об оскорблении чести и достоинства, нарушениях.
Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
Семенову Аркадию Борисовичу
Главного бухгалтера организации
Токаревой Галины Ивановны
ДОКЛАДНАЯ
27.11. 2013 года сотрудник отдела закупок, Смерягин Геннадий Петрович, при получении заработной платы оказался недоволен насчитанной суммой, после чего в грубой форме оскорбил кассира Потапову Ирину Анатольевну, вылив ей на голову стакан с водой тем самым оскорбив ее честь и достоинство.
Прошу применить к Смерягину Геннадию Петровичу самые строгие меры вплоть до увольнения, иначе Потапова Ирина Анатольевна будет вынуждена обратиться за помощью в правоохранительные органы для разрешения этой проблемы.
Дата___________
Подпись_______ расшифровка __________
3. Образец докладной на сотрудника организации о появлении на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения
Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
Семенову Аркадию Борисовичу
Главного бухгалтера организации
Токаревой Галины Ивановны
ДОКЛАДНАЯ
Довожу до вашего сведения, что сегодня бухгалтер Лупова Антонина Михайловна пришла на работу в состоянии сильного алкогольного опьянения, что могут подтвердить другие сотрудники отдела.
Лаврентьева И.П. (экономист) __________ подпись
Суркова К.Р. (кассир)_________ подпись
Руководствуясь ст.76 ТК РФ и своими должностными обязанностями, я отстранила бухгалтера Лупову А.Н. от дальнейшей работы.
Прошу наложить на бухгалтера Лупову А.Н. дисциплинарное взыскание в соответствии со ст. 192 ТК РФ.
Дата___________
Подпись _______ расшифровка __________
К такой докладной записке обязательно нужно дополнительно составить акт, в котором будет указана причина его составления.
В нем должны расписаться все сотрудники организации, наблюдавшее это нарушение трудовой дисциплины, с указанием занимаемой должности.
Кто может составить докладную записку?
В основном докладная записка от главного бухгалтера нужна для того, чтобы подтвердить удержания с зарплаты или возвраты в случае переплаченной суммы.
Важно ее иметь и при трудовой, и при налоговой проверке.
Как видно из вышеперечисленных примеров, главный бухгалтер может составить докладную записку только на имя руководителя или исполняющего обязанности руководителя организации, а также на имя руководства вышестоящей организации.
В то время как этим правом простой сотрудник бухгалтерии может воспользоваться только во время отсутствия своего непосредственного начальника (главного бухгалтера), либо когда докладная записка составляется именно на него.
В остальных случаях он составляет докладную записку на имя своего непосредственного руководителя.
Нужно помнить о том, что неправильно составленная записка теряет свою юридическую силу и не может быть представлена в виде доказательства при решении сложившейся проблемы.
Образец формы докладной записки: