Смена фамилии сотрудницы: заявление, приказ и запись в трудовой книжке. Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества
Смена фамилии в трудовой книжке - образец того, как правильно это сделать, вы найдете в нашей статье. Трудовая книжка служит подтверждением стажа, поэтому руководитель обязан заполнять ее в соответствии с требованиями законодательства. В интересах же работника — проверять правильность вносимых в документ записей.
Как составить запись об изменении фамилии в трудовой книжке
Трудовая книжка — персональный документ работника, содержащий записи о его трудовой деятельности и стаже (ст. 66 ТК РФ). Гражданин представляет трудовую книжку на каждом новом основном месте работы для занесения информации о трудоустройстве. Совместители могут попросить основного работодателя сделать запись о работе по совместительству.
Обязанность фиксировать прием на работу гражданина в трудовой книжке возложена как на юрлиц, так и на предпринимателей (ст. 309 ТК РФ).
Обо всех нюансах ведения и хранения трудовых книжек читайте в статье .
Любые поправки вносятся в трудовую книжку только при наличии подтверждающих документов. Делать это со слов владельца трудовой книжки, руководителя или другого сотрудника запрещено (п. 2.3 постановления Минсоцразвития РФ от 10.10.2003 № 69 и п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Поскольку трудовая книжка является персональным документом, в ней указывается фамилия работника. Если он сменил фамилию, данные в трудовой книжке должны быть актуализированы. Чаще фамилию меняют женщины — при заключении или расторжении брака. Кроме того, законодательство нашей страны разрешает поменять фамилию гражданину, достигшему 14 лет, с согласия обоих родителей или опекунов. Совершеннолетний может менять фамилию без необходимости запрашивать чье-то согласие (ст. 19 ГК РФ).
Для того чтобы сделать запись об изменении фамилии в трудовой книжке, у ответственного за ведение трудовых книжек должен быть на руках один из следующих документов:
- паспорт с новой фамилией;
- свидетельство о заключении брака;
- свидетельство о расторжении брака;
- свидетельство об изменении фамилии.
На их основании ответственный сотрудник обновляет сведения в трудовой книжке по установленному алгоритму.
Изменение фамилии в трудовой книжке: образец-2018
Изменение анкетных данных в трудовой книжке производится согласно п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Итак, работник сменил фамилию и получил на руки новый паспорт. Кадровик на титульном листе трудовой книжки аккуратно одной линией зачеркивает старую фамилию работника и сверху или рядом на той же строке пишет новую.
Обратите внимание! Перечеркнутая надпись должна читаться без усилий.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки кадровик обязан пояснить, на основании каких сведений он внес исправление в документ. Сведения о подтверждающих поправки документах должны включать их название, серию и номер, дату. Пояснение должно быть заверено печатью компании или кадровой службы и подписью ответственного сотрудника.
Мы подготовили образец правильной замены фамилии работника в трудовой книжке:
Итоги
Алгоритм изменения персональных данных работника в трудовой книжке прост: нужно получить от него подтверждающие документы и правильно указать изменившиеся сведения. Трудовая книжка должна содержать актуальную информацию, поэтому не забывайте напоминать сотрудникам о необходимости вовремя уведомлять о смене фамилии или иных данных.
А о том, что делать, если вы или ваш работодатель потеряли трудовую книжку, расскажет статья .
Наша сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Как правильно сделать запись в трудовую книжку о смене фамилии?
Светлана Колесова, г. Рязань
Ответ эксперта
Все изменения трудовой книжке, касающиеся фамилии, имени, отчества, даты рождения, образования, профессии и специальности, вносит работник кадровой службы, ответственный за ведение трудовых книжек, по последнему месту работы. Каждое изменение должно быть подтверждено документально со ссылкой на дату и номер этих документов.
Например, документом, подтверждающим смену фамилии, имени или отчества могут являться паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака.
Чтобы внести изменения, касающиеся фамилии, на титульном листе, одной чертой зачеркните прежнюю фамилию и запишите новую. Ссылку на подтверждающий документ дайте на внутренней стороне обложки. Заверить эту запись нужно подписью работника, который ответственен за ведение трудовых книжек, и печатью фирмы или ее отдела кадров.
Вот образец оформления изменения фамилии в трудовой книжке:
Работа с кадрами на предприятии
Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Если у Вас есть вопрос - задайте его
Читайте также по теме:
Практическая энциклопедия бухгалтера Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов. |
Как правильно скорректировать трудовую книжку при смене фамилии сотрудника? Какие еще документы надо поправить? Читайте в нашей статье, скачайте все готовые образцы
Читайте в нашей статье:
В каких случаях производится изменение фамилии в трудовой книжке
Трудовая книжка должна отражать актуальные сведения о ее владельце. Поэтому при любом изменении паспортных данных соответствующая информация вносится в этот документ. Часто возникает вопрос, нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии. В этом нет необходимости. Новый документ не оформляют, а вносят коррективы в старый.
Фамилия сотрудника может измениться в следующих ситуациях:
- Вступление в брак . Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, иногда неоднократное, – самый частый вариант для обращения к кадровику. Либо обратная ситуация – развод с возвращением девичьей фамилии.
- Исправление ранее неверно внесенной в книжку фамилии . Такой повод встречается редко, так как книжка проверяется при заполнении несколько раз - и самим кадровиком, и работником. Тем не менее, описки и казусы случаются (например, если фамилия ё-фицирована). При этом не имеет значения, в какой момент замечена ошибка и кем она была допущена.
- По личным причинам. Например, из-за неблагозвучия .
Уведомление нанимателя об изменении в паспортных данных либо замеченной ошибке в трудовой должно происходить как можно быстрее. Обязанность внести поправки возлагается на кадровый отдел актуального места работы. Если человек в текущий момент не трудоустроен – коррективами займется кадровик на следующем месте работы.
Любые самостоятельные исправления, даже если книжка находится на руках у сотрудника, недопустимы и считаются порчей документа.
Как оформить изменение фамилии в трудовой книжке
Алгоритм внесения исправлений выглядит так:
Шаг 1. Работник обязан предоставить копии и оригиналы документов, удостоверяющие смену фамилии. В пакет документов могут входить свидетельство о заключении либо расторжении брака, о рождении и др., подтверждающие сам факт процедуры изменения. Но на практике в первую очередь нужен именно паспорт, являющийся основным удостоверением личности. Указать как основания можно все документы либо только паспорт.
Шаг 2. Далее сотрудник пишет заявление с просьбой изменить личные данные в кадровых документах. Оно составляется в свободной форме на имя руководителя организации. Указываются реквизиты организации, ФИО руководителя, должность и ФИО работника, излагается сама просьба, перечисляются приложения. Дата и подпись обязательны.
Шаг 3. Работодатель выпускает приказ. В нем фиксируется распоряжение для кадровика внести новые сведения.
Шаг 4. Ответственный кадровый работник оформляет книжку. Важно соблюдать целый ряд правил:
- Неактуальная запись аккуратно зачеркивается чертой, сохраняя ее прочтение.
- Новая фамилия пишется над ней либо на свободной строке для фамилии.
- Излишне напоминать, что почерк должен быть разборчив. Паста для ручки используется только синего либо черного цветов.
- На чистом форзаце (оборотной стороне обложки) сообщается, что в книжку внесена новая фамилия, указывается документ-основание. Отмечаются ФИО, должность кадровика, ставится роспись. При наличии ставится печать.
Иногда смена фамилии происходит несколько раз, и предусмотренного места не хватает. В таком случае используется форзац, а когда и он заполнен - заводится вкладыш. Отметка о смене фамилии ставится на внутренней стороне обложки вкладыша. Исправление фамилии на титульном листе книжки несложно. Но надо быть крайне внимательным при заполнении, чтобы избежать ошибок.
Обратите внимание
Если меняет фамилию сам кадровик, ответственный за заполнение книжек, нужно заверить правки подписью руководителя организации.
В какие еще документы следует внести изменения
Обратите внимание
Из-за особого статуса директора перечень таких документов шире, чем у рядового сотрудника. О том, что у руководителя организации новая фамилия, должны знать налоговая служба, внебюджетные фонды, участники общества, банк и деловые партнеры. И об этом тоже .
При изменении фамилии сотрудником кадровику нужно внести изменения в документы, в том числе, в трудовую книжку работника. Смена фамилии в трудовой книжке – это одна из операций, которую необходимо произвести в такой ситуации. Приведем образец на 2019 год.
Начинаем с заявления и приказа
Процедуру внесение записей в трудовую книжку предваряет заявление сотрудника и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.
К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей. Такими документами выступают паспорт и свидетельство о заключении брака. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).
Делаем запись в трудовой книжке правильно
После оформления заявления и выпуска приказа об изменении фамилии сотрудницы во всех документах можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2019 года поможет сделать это без ошибок.
Старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем, на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом ссылка на документы, послужившие основанием для исправления, обязательна (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225)
Сделанную запись в трудовой книжке о смене фамилии уполномоченный работник кадровой службы заверяет свое подписью и печатью компании (при ее наличии).
Трудовая книжка – документ, выступающий подтверждением стажа. Записи в нее вносит работодатель. Все они должны выполняться в соответствии с установленными требованиями.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Личные данные человека могут меняться в течение жизни. По этой причине сотрудники отдела кадров должны знать, как происходит смена фамилии в трудовой книжке. Выявить все нюансы выполнения процедуры поможет изучение актуальной информации по теме.
Основания
Если человек задумался о том, как сменить фамилию в трудовой книжке, следует помнить, что манипуляция может быть выполнена только при наличии определенных оснований.
Самый распространенный случай, когда может потребоваться корректировка данных, — вступление в замужество и .
В этой ситуации новые данные должны быть внесены в трудовую книжку сразу после того, как человек осуществит .
Еще одно основание внесения корректировок в документ – изменение фамилии работником . Действие выполняется в паспортном столе. Зафиксировать изменение данных в трудовой книжке удастся только после того, как человек получит новый паспорт.
Корректировки могут быть внесены в документ и по другим причинам. Так, фиксация изменений потребуется, если сотрудник развелся.
Вне зависимости от причины, которая привела к необходимости внесения изменений, процедура корректировки записи в трудовой книжке всегда одинакова.
Законодательство
Трудовые правоотношения регулирует целый перечень нормативно-правовых актов. В законодательстве зафиксированы и вопросы, касающиеся изменения личной информации.
Чтобы знать нюансы действия, эксперты советуют изучить Трудовой Кодекс РФ. Нормативно-правовой акт по-своему фиксирует внесение корректировок.
Так, согласно статье 57 ТК РФ, если имеются недостающие сведения о работнике, они должны быть внесены в трудовой договор. Косвенно положения сборника нормативно-правовых актов указывают на то, что в случае корректировки основного документа, регламентирующего правоотношения работника и работодателя, может быть проведено редактирование и трудовой книжки.
Процесс внесения корректировок в документ зафиксирован в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек». Датой принятия нормативно-правового акта является 2003 год.
Инструкция является доскональным пособием для работников отдела кадров. Все изменения, вносимые в трудовую книжку, должны базироваться на положениях нормативно-правового акта.
Так, согласно пункту 2.3, изменение личных данных в трудовой книжке допускается только в случае предъявления документов, подтверждающих смену личных данных.
Смена фамилии в трудовой книжке
Смена фамилии в трудовой книжке может происходить в целом перечне случаев. Однако процедура фиксации личных данных в документе в каждом случае идентична.
После замужества
Внесение корректировок в трудовую книжку после замужества – наиболее частый случай, который приводит к изменению личных данных. В 2019 году в этой ситуации выполняется классическая процедура фиксации изменений.
Порядок оформления
Сегодня существует установленный порядок, в соответствии с которым работодатель должен зафиксировать изменение личных данных. Он состоит из перечня этапов, которые предстоит выполнить.
Так, в организации должны быть оформлены 2 документа:
- заявление с просьбой о внесении корректировок;
- приказ о фиксации изменений в личных документах сотрудника.
Необходимые документы
Если сотрудник решил зафиксировать смену фамилии в трудовой книжке, потребуется подготовить перечень подтверждающей документации.
Для проведения манипуляции могут пригодиться:
- паспорт;
- бумага, подтверждающая заключение брака;
- документ, выступающий подтверждением расторжения брака;
- иная бумага, подтверждающая осуществление смены фамилии;
- свидетельство о рождении.
Точный набор документации зависит от причины, в соответствии с которой происходит изменение фамилии гражданина.
Заявление
Когда у человека имеются на руках документы, подтверждающие право на изменение фамилии в трудовой книжке, он должен будет составить заявление. Бумага заполняется в стандартной форме.
В документе работник обращается к директору с просьбой о внесении корректировок в личную документацию. На заявлении в обязательном порядке ставится дата его составления и подпись автора.
В приложении нужно указать перечень копий паспорта и свидетельство, выступающее основанием для внесения изменений.
Образец
Изменение данных в трудовой книжке выполняется на основании п. 26 Постановления Правительства РФ № 225. Когда необходимые документы, подтверждающие смену фамилии, предоставлены, сотрудник отдела кадров аккуратно зачеркивает одной чертой изменившуюся фамилию сотрудника в трудовой книжке.
Обновленные личные данные пишутся сверху или рядом. На внутренней стороне обложки делается надпись, позволяющая понять, на каких основаниях были внесены изменения.
Информация о документах, подтверждающих поправки, должна содержать:
- наименование бумаги;
- ее серию;
- номер документа;
- дату получения документации.
Пояснение скрепляется печатью. Человек, вносивший запись, обязан оставить свою подпись.
Куда еще вносятся изменения?
Трудовая книжка – не единственный документ, в котором фиксируется смена фамилии. Поправки вносятся и в другие личные бумаги работника.
Трудовой договор
Если происходит смена фамилии, большинство организаций заключают с сотрудником новый трудовой договор или дополнительное соглашение. Однако не все фирмы поступают именно так.
Некоторые работодатели считают, что внесение изменений в трудовой договор допустимо, и ссылаются при этом на статью 57 ТК РФ.
Однако нормативно-правовой акт разрешает внесение изменений в основной документ, регламентирующий правоотношения работодателя и работника только в том случае, если стороны хотят зафиксировать недостающие сведения. Изменение фамилии к их разряду не относится.
По этой причине в подобной ситуации эксперты советуют оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору.
Личная карточка
Измененные сведения должны быть внесены и в личную карточку. Действие может быть выполнено несколькими способами. Так, если изменение данных происходит из-за замужества, прежняя фамилия сотрудника зачеркивается, а рядом пишется новая. Если места для новой фамилии не хватает, она пишется над прежней надписью.
На внутренней стороне документа фиксируют сведения о бумаге, которая послужила основанием для внесения корректировок.
Запись скрепляется печатью. Кроме того, специалист, ответственный за внесение изменений, должен указать свои личные данные и оставить подпись. В обязательном порядке указывается дата обновления.
Иногда кадровики идут другим путем. Они могут распечатать новый лист с данными сотрудника, а на старом делают запись о его замене.