У дела может быть заголовок разные материалы. Заголовки и их составление в номенклатуре дел
Подскажите пожалуйста, есть ли нормативная ссылка закрепляющая выпуск приказа о назначении ответственных за составление номенклатуры дел по подразделениям? Если есть, то какая?
Ответ
Ответ на вопрос:
Это следует по смыслу статьи 20 Трудового кодекса РФ.
В настоящее время порядок составления номенклатуры дел регулируется Главархива СССР от 25 мая 1988 № 33. Данный Приказ действует в части не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ ).
Согласно указанному Приказу, составление номенклатуры дел проводят уполномоченные организацией подразделения. При этом, полномочия организации, как работодателя могут быть переданы:
- федеральным законом, в порядке, установленном ТК РФ;
- другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;
- законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ;
- нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;
- учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами .
Это определено частью 6 статьи 20 ТК РФ.
Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.
Виды номенклатуры дел
Какие бывают виды номенклатуры дел
Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.
Типовая номенклатура дел предусматривает обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных организациях. Как правило, типовая номенклатура разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций.
Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных организаций, однако имеет только рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным предприятиям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему делопроизводства.
В каждой организации разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.
Вопрос из практики: сколько копий должно быть у номенклатуры дел
Утвержденная в организации номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров.
Первый (подлинный) экземпляр храните в службе делопроизводства организации как документ постоянного хранения. Второй экземпляр номенклатуры дел используйте в качестве рабочего экземпляра. Третий - передайте в архив организации как учетный документ. Каждая служба организации получает выписку из номенклатуры дел, на основании которой и происходит формирование исполненных ею документов в отдельные дела. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной .
Организация может сформировать еще один экземпляр номенклатуры дел и направить его на хранение в государственный архив ( , Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). При этом следует учесть, что для бюджетных организаций передача номенклатуры дел в государственный архив является обязанностью (ч. , ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Сроки утверждения номенклатуры дел
В какие сроки нужно утвердить номенклатуру дел организации
Номенклатуру дел нужно разрабатывать и утверждать в организации в конце каждого календарного года, а в действие вводить с января очередного года. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации (канцелярия, секретариат). Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов организации части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму. Затем документ нужно согласовать с экспертной комиссией компании и с архивной службой (экспертная комиссия создается в организации для определения ценности документа и состоит, как правило, из штатных сотрудников). После того как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, свою подпись на нем должен поставить руководитель службы делопроизводства. В окончательном варианте документ должен утвердить руководитель организации, проставляя на нем гриф утверждения.
Номенклатура дел кадровой службы
Как составить номенклатуру дел кадровой службы
Заполнение номенклатуры дел
Как заполнить номенклатуру дел
Графы заполните в следующей последовательности - № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).
Графа № 1 номенклатуры дел
Как заполнить графу 1 номенклатуры дел
В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 05-07, где 05 - код кадровой службы по штатному расписанию, 07 - порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделите дефисом. Впоследствии индексы дел перенесите из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив - на обложку дела. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета.
Графа № 2 номенклатуры дел
Как заполнить графу 2 номенклатуры дел
В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов). В номенклатуру не включайте заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).
Заголовки дел расположите в определенной последовательности. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечислите заголовки дел, содержащих организационную документацию, - Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников, . Далее внесите заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, - приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках. Затем укажите заголовки дел с учетной и справочной документацией - штатное расписание, личные карточки, графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д. Завершите перечень официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления).
Совет: после того как вы перечислите в номенклатуре заголовки всех существующих дел, в графе № 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставьте свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года.
Вопрос из практики: в каком порядке расположить заголовки дел внутри основных массивов (организационные, распорядительные, справочные документы) номенклатуры дел
При систематизации заголовков дел соблюдайте принцип иерархии. Например, заголовки дел, содержащих приказы вышестоящих организаций, расположите перед заголовками дел с приказами руководителя предприятия, затем разместите распоряжения его заместителей. Переписку с вышестоящими организациями поместите перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными). Докладные записки на имя руководителя организации разместите перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений. Годовые отчеты и планы - перед квартальными и месячными и т. д.
Вопрос из практики: как правильно сформулировать заголовки номенклатуры дел
Заголовок должен четко отразить основное содержание и состав документов дела. Не употребляйте неконкретных формулировок («разные материалы», «факсы», «приказы руководителя», «общая переписка»), не стоит применять вводные слова и сложные синтаксические обороты.
Составляя заголовки для номенклатуры дел, укажите:
- название дела (переписка, журнал, книга) или разновидность документов, которые оно содержит (протоколы, приказы, справки, докладные записки);
- автора документа - наименование организации, структурного подразделения, должностного лица;
- адресата или корреспондента документа - организацию, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;
- краткое содержание документов дела;
- место составления документа;
- дату (период), к которому относятся документы дела;
- число копий документа.
Графа № 4 номенклатуры дел
Как заполнить графу 4 номенклатуры дел
В графе № 4 номенклатуры укажите срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по , утвержденному . Заполняя эту графу, учитывайте, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. При этом личные дела сотрудников независимо от их количества внесите в номенклатуру как одно дело или как два дела, например «Личные дела руководящих сотрудников» и «Личные дела сотрудников». Основанием для такого разделения служат разные сроки хранения: личные дела руководителей хранятся постоянно, а личные дела сотрудников имеют ограниченный срок - 75 лет ( перечня, утвержденного ). Как одно дело в номенклатуру включите личные карточки сотрудников, а также трудовые книжки. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которые ведутся в кадровой службе.
Графа № 5 номенклатуры дел
Как заполнить графу 5 номенклатуры дел
В графе № 5 номенклатуры проставьте отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 13.01.06», «Подлинники документов хранятся в общем отделе» и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.
Итоговая запись о количестве дел
Как составить итоговую запись номенклатуры дел организации
По окончании календарного года служба делопроизводства организации (иная служба, ответственная за составление номенклатуры дел) должна составить итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения ( ГСДОУ, утвержденной ).
Пример оформления номенклатуры дел кадровой службы
Новые правила проверок ГИТ. Узнайте, что изменилось
Проверяющие из ГИТ уже работают по новому регламенту. Узнайте в журнале «Кадровое дело», что за права появились у работодателей и кадровиков с 22 октября и за какие ошибки наказать вас больше не смогут.
В Трудовом кодексе о должностной инструкции нет ни единого упоминания. Но кадровикам этот необязательный документ просто необходим. В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальную должностную инструкцию для кадровика с учетом требований профстандарта.
Проверьте ваши ПВТР на актуальность. Из-за изменений 2019 года положения вашего документа могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Какие правила убрать из ПВТР, а что добавить - читайте в журнале «Кадровое дело».
В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальный план, как составить безопасный график отпусков на 2020 год. В статье все новшества в законах и практике, которые теперь надо учитывать. Для вас - готовые решения ситуаций, с которыми при подготовке графика сталкиваются четыре компании из пяти.
Готовьтесь, Минтруд снова меняет Трудовой кодекс. Всего поправок шесть. Узнайте, как поправки отразятся на вашей работе и что сделать уже сейчас, чтобы изменения не застали врасплох, узнаете из статьи.
3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.
3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.
Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.
После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.
Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «банк», «входящая документация», «исходящая документация», «факсы» и т.д.), а также фамилий должностных лиц, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из отдельных элементов, которые, как правило, располагаются в следующей последовательности:
- название вида дела (дело, переписка, журнал, книга и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы, справки, докладные записки и т.д.);
- название организации, структурного подразделения, должности (т.е. указание автора документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела (проставляется в заголовках дел, содержащих копии документов).
При формулировке заголовка конкретного дела из приведенного списка выбираются те или иные элементы, их состав определяется характером документов дела.
Заголовок дел с распорядительными документами формулируется с указанием названия вида документов, автора документа (должность, орган), периода, к которым относятся документы дела, копий- ности документов дела. Например: «Решения Совета директоров»; «Протоколы совещаний дирекции АО»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения Генерального директора по административно-хозяйственным вопросам. Копии».
Заголовок дел с перепиской включает название вида дела (переписка), указание адресата(-ов) или корреспондента(-ов), краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Переписка с Налоговой службой CAO г. Москвы о порядке исчисления налоговых выплат»; «Переписка с Пенсионными фондами г. Тамбова о назначении пенсий работникам ОАО».
При составлении заголовка дел, включающих информационные документы, используют название вида документов, указание автора документа, краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Докладные записки департамента об организации кредитной деятельности».
В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы разнообразных видов, но связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о проведении региональных выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например: «Документы к протоколам заседания Совета директоров».
Заголовки дел, в которых будут храниться документы одного вида или разновидности, начинают с указания этого вида (разновидности) документов во множественном числе.
Название структурного подразделения и должностного лица - авторов документов указывается кратко или приводится его общее видовое название. Пример: «Протоколы заседания Правления»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения вице-президента».
Достаточно сложным представляется правильное название дел с перепиской. Переписка составляет около 80% от всей документации, но в разных организациях (или структурных подразделениях) ее количество может быть различным. В зависимости от объема переписки используют более или менее детализированное наименование дела.
Заголовки дел, содержащих переписку, должны отражать корреспондента (корреспондентов) и вопрос (вопросы). Поэтому при составлении заголовков дел с перепиской надо исходить из ее реального объема.
Если документов сравнительно немного и переписка ведется с однородными корреспондентами, то в заголовке дела их можно назвать обобщенно. В этом случае, даже если дело содержит переписку с разнородными корреспондентами, их в заголовке не указывают. Например: «Переписка с поставщиками о поставке продукции»; «Переписка с заказчиками о выполнении договоров».
Если переписки много, дела лучше формировать по каждому конкретному корреспонденту. В этом случае корреспондента называют в заголовке. Например: «Переписка с фирмой “ПРЕМЬЕР” о выполнении договоров»; «Переписка с Пенсионным фондом о персонифицированном учете работников АО».
При внесении в заголовки дел с перепиской административно- территориальных единиц, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указываются не их конкретные названия, а только общее видовое название. Например: «Переписка с районными администрациями Московской области о проведении передвижных выставок».
В случае включение в заголовок дела названий населенных пунктов их приводят в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в обязательном порядке указывается период (месяц, квартал, год), на (или за) который составлены планы (отчеты). Это связано с тем, что годовые и квартальные (месячные) отчеты имеют разные сроки хранения. Например: «Квартальные бухгалтерские отчеты»; «Годовой бухгалтерский отчет за_г.».
Если при составлении номенклатуры дел заранее известно, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости - заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.
Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.
Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой
информации.
Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например: «Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ "Станкин"».
При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.
Термин документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например: «Документы о строительстве нового учебного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».
Использование терминов материалы и документальные материалы неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.*
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.,1998.
В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании " корреспондента нужно учитывать следующее:
Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диабетических препаратов».
Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».
Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в математической олимпиаде».
В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"».
Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.
При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г.».
Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».
В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».
Смотрите также:
Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению – четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок – "разные документы", "общая переписка" и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- – название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
- – автор документа (название организации, структурного подразделения);
- – корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
- – вопрос или краткое содержание документов дела;
- – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- – даты (период), к которым относятся документы дела;
- – указание на копийность документов дела.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так, название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:
Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин "документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:
Термин "документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу:
Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина "дело":
Термин "переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:
Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:
При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:
Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:
Если документы относятся к корреспонденции одной административно- территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:
В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но месяц, квартал:
В заголовках дела при необходимости дастся указание на копийность документов:
Понятие номенклатуры дел
Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.
"Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения" – номенклатура дел , это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.
Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, но и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов, сводный справочник всей текущей информационной системы организации не может быть бесполезен.
Цели создания. В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:
- – закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
- – служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
- – является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
- – служит учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например, ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.