Типовые формулировки приказов по личному составу. Приказы по личному составу
Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер.
В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных .
Для чего нужна книга регистрации по личному составу
Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно. В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается специальной шнуровкой (к ней крепится бланк с указанием точного количества страниц, подписью руководителя, печатью компании), а все страницы строго нумеруются.
Требования к приказам по личному составу
«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждена приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.) содержит требования к оформлению и перечню необходимых реквизитов, которые в приказах по личному составу должны быть указаны в обязательном порядке.
Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13. Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ - 1,25 см.
Должно быть указано:
- Наименование организации.
- Слово «Приказ».
- Дата (прописывается как цифрами, так и словами) и номер (№ и порядковый номер).
- Чётко сформулированный заголовок без точки.
- В первой (констатирующей) части коротко излагаются причина, цели и задачи издания распоряжения. После чего следует вторая часть текста, начинающаяся со слова «Приказываю».
- Вторая часть (распорядительная) раскрывает первую. В ней содержатся указания, исполнитель и сроки исполнения.
- Должности визирующих, их подписи с расшифровками, даты.
- Подпись сотрудника, ознакомившегося с документом.
- Отметка об исполнении и направлении его в дело.
Для наиболее удобной работы все предписания по кадровому составу распределяют в зависимости от года их принятия, соблюдая хронологию, и хранят отдельно от других документов.
Как правильно сделать нумерацию?
В России законодательно не закреплены правила нумерации приказов. Организации вправе сами решать, как её следует оформлять. Так, например, многие крупные компании разделяют их в зависимости от разновидности (увольнение, перевод, отпуск и т.д.), присваивая им индексы, состоящие не только из цифр, но и из букв (например, «у» обозначает увольнение).
Примеры приказов по личному составу
Приказ на увольнение (унифицированная форма)
Приказ на отпуск (унифицированная форма)
Приказ на отпуск (свободная форма)
Сроки хранения приказов
Каждый документ имеет свой срок хранения, юридически закреплённый в (ред. от 16.02.2016). Сколько времени он находится в архиве, зависит от того, краткосрочный ли он (5 лет хранения), или долгосрочный (75 лет).
Краткосрочные - это распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
Долгосрочные - о приёме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, присвоении званий, аттестации, изменении фамилии, всех длительных видах отпусков (в том числе, для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) и командировок.
Отметим, что в архив внутренняя опись приказов также должна быть направлена.
Важно запомнить: документы с разными сроками хранения нельзя объединять в одно дело, это может создать лишнюю путаницу.
Образец внутренней описи приказов по личному составу
На все распоряжения, связанные с кадровым составом, делаются описи - сопроводительные записки, представляющие собой их краткое описание. Опись позволяет при необходимости оперативно найти нужные данные.
Она пишется в трёх экземплярах согласно форме, указанной в «Основных правилах работы архивных организаций», и включает в себя:
- наименование организации;
- номер фонда;
- порядковый номер;
- индекс дела (при наличии номенклатуры дел);
- заголовок дела;
- дата дела;
- количество листов.
На личные дела рекомендуется оформить отдельную опись. Тоже самое касается и лицевых счетов по заработной плате. В предисловии к описи личного дела обычно указываются любые изменения, внесённые ранее в документ, например, смена фамилии сотрудника.
Образец внутренней описи
Унифицированная форма приказа по личному составу
В 2004 году Федеральной службой государственной статистики были утверждены единообразные формы ряда распоряжений по личному составу: о приёме на работу, об увольнении, о командировании и т.д. При этом каждое из этих распоряжений необходимо оформлять как отдельный документ.
Что касается предписаний, которые не вошли в унифицированный список, то, оформляя их, следует соблюдать - в частности, «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
При этом закон позволяет вносить в них некоторые изменения, в частности, касающиеся реквизитов. При желании организация может добавлять какие-то из них, однако запрещено изменять те, что утвердил Госкомстат.
Образец журнала регистрации приказов по личному составу
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
В любой организации для нормального ее функционирования издается множество приказов и . Их принято делить на две категории:
- по основной деятельности компании
- кадровые или по личному составу
Для каждой из них предусмотрены свои стандарты оформления, порядок и сроки хранения. У начинающих делопроизводителей порой возникают затруднения с классификацией распорядительных документов и применения к ним соответствующих правил. Рассмотрим, приказы по личному составу: что это за приказы, стандарты оформления, где и сколько их необходимо хранить.
Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами. по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя. Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива.
Список распоряжений, касающихся личного состава, достаточно обширен. Однако для удобства их можно объединить в несколько типов, каждый из которых состоит из приказов, регулирующих сходные отношения между нанимателем и его сотрудниками. Предлагаем следующую классификацию:
- Организационные. К данной группе относятся все распоряжения, связанные с кадровыми изменениями - прием, переводы и перемещения, итоговое увольнение.
- Дисциплинарные. В этой группе приказы как о применении поощрения добросовестных работников, так и о взысканиях на совершивших дисциплинарные проступки.
- Регламентные. Такие распоряжения связаны с оформлением временного отсутствия сотрудника на своем месте по инициативе руководителя или, напротив, с продлением времени его присутствия - направлении в командировку или о предоставлении очередного или учебного отпуска, сверхурочном труде, дежурствах и пр.
- Зарплатные. В эту группу стоит объединить приказы, устанавливающие и изменяющие размеры оклада, надбавок и доплат, а также выплат различных .
- Корректирующие и отменяющие ранее изданные распоряжения.
Большое количество видов кадровых приказов обусловлено тем, что закон требует от работодателя каждое из действий, связанных с личным составом, выполнять исключительно на основании этих документов.
Где взять образцы приказов
В 2004 г. для придания единообразия кадровой документации разных по правовой форме предприятий и организаций Госстандартом разрабатываются унифицированные формы управленческих документов, в том числе и кадровых приказов. Такое нововведение позволило упорядочить кадровое делопроизводство и предоставляемую контролирующим инстанциям отчетность.
Унифицированные формы всех распорядительных документов объединены в альбомы, найти которые можно в справочных правовых системах. Они представляют собой готовые таблицы, в которые необходимо лишь подставить ряд данных, относящихся к самой компании-работодателю и к конкретному работнику (или работникам), названным в приказе. Каждая из форм всегда предполагает одно конкретное распорядительное действие:
- Т-1 -
- Т-5 - перевод внутри компании
- Т-6 - предоставление отпуска (любого вида)
- Т-8 - увольнение
- Т-9 - направление в
- Т-11 - применение поощрений
Приведенные образцы приказов охватывают только самые основные правоотношения между работником и организацией, где он трудится. Поэтому кадровые службы могут сами разрабатывать необходимые распоряжения, руководствуясь ГОСТом Р6.30-2003. Что же до содержания распоряжений, оно непременно соответствует нормам Трудового Кодекса.
С 2013 года использование в коммерческих компаниях унифицированных форм перестало быть строго обязательным, но для кадровиков их применение весьма удобно. Организация вольна вносить в такие бланки дополнительные необходимые реквизиты, утвержденные внутренними документами. Но реквизиты самих бланков, утвержденные Госкомстатом, должны при этом остаться неизменными.
Как подготовить приказ
Пошаговый алгоритм создания подобного приказа будет выглядеть так:
- Получение документа, который послужит основанием для издания распоряжения.
- Подготовка проекта.
- Получение необходимых согласований.
- Получение подписи гендиректора.
- Предъявление работнику (или работникам) документом для ознакомления (всегда под роспись).
- зарегистрированного приказа.
Обязательным элементом приказа является указание того документа, что стал основанием для создания распоряжения. Чаще всего таковым становится заявление самого сотрудника: о приеме на работу в компанию, о предоставлении отпуска или отгула, о переводе на вышестоящую должность или в другое подразделение, об увольнении и пр. В приказе могут фигурировать и другие документы-основания:
- преставление непосредственного руководителя
- докладная или служебная записка
- акт о допущенном дисциплинарном нарушении
- судебное решение
Подготовкой проекта распоряжения занимается, как правило, работник отдела кадров организации или назначенный отвечающим за кадровое делопроизводство в подразделении сотрудник. Использование готовых унифицированных форм или образцов, разработанных на предприятии, позволяет сократить время на написание документа до минимума.
Готовый проект проверяется на соответствие ГОСТ и на правильность внесенных в него сведений. После этого можно начинать согласование.
Под согласованием понимается сбор подписей руководителей подразделений, так или иначе задействованных в реализации приказа. Как правило, это непосредственный начальник сотрудника, к которому относится приказ, глава отдела кадров и главбух. Но список может быть и больше. Согласование - самый долгий этап, который может продлиться до нескольких дней. Это стоит учитывать при подготовке приказов к определенной дате, например, о направлении в командировку или о начале учебного отпуска.
Приказы подписывает генеральный директор (ректор, начальник) организации или специально им на то уполномоченное лицо. Как правило, такая замена допускается при длительном отсутствии самого директора. В подобном случае на приказе проставляется подпись заместителя или исполняющего обязанности руководителя. Такое назначение также должно быть оформлено соответствующим приказом.
Оформление приказов, их регистрация и нумерация
По правилам Госстандарта для приказов используют стандартные бумажные листы А4, которые заполнены машинописным способом. Непременным правилом является наличие всех необходимых такому документу реквизитов:
- наименование организации полное и сокращенное
- вид документа - приказ
- дата издания и порядковый номер
- заголовок
- собственно приказ - текст распоряжения и основание для его написания
- визы согласований
- подпись ознакомленного сотрудника
- указание об исполнении
Приказы, изданные в течение одного года, нумеруются. Это облегчает учет документа в дальнейшем. Цифровой код дополняется буквенным индексом. Для приказов по личному составу это буква «К». Что позволяет отделить кадровые распоряжения от изданных для регулирования основной деятельности (для них используется иная маркировка, как правило, «А»).
Распоряжения, равно как и документы-основания, необходимо регистрировать. Под этим процессом понимается внесение в специальный журнал записи о создании приказа. Как правило, регистрируются не все кадровые распоряжения, а только те, для которых предусмотрен длительный срок хранения. Журналы регистрации могут вестись как в бумажной, так и в электронной форме.
Внесение в приказ изменений или его отмена
Иногда у руководителя возникает необходимость внести изменения в ранее изданный приказ, отменить один из его пунктов или весь документ в целом. Однако для такого решения необходимы серьезные правовые . Это могут быть:
- в какой именно приказ вносятся (номер, дата, наименование)
- что послужило основанием для внесения изменений или отмены уже изданного приказа
- перечень должностных лиц и действий, которые им предстоит выполнить для реализации текущего распоряжения
- указание конкретных пунктов изменяемого документа, утративших силу с принятием нового приказа
- мерах по контролю за выполнением распоряжения (необязательно)
Изменение или отмена приказов не может быть рутинным мероприятием. Оно производится только в редких случаях, при наступлении обстоятельств, исключающих выполнение распоряжения в неизменном виде.
Как долго хранить кадровые приказы в организации и в архиве
Сроки хранения всех распорядительных документов организации определяются в соответствии с Перечнем, который был утвержден Приказом № 558 Минкультуры России в 2010 г. Согласно этому акту все приказы, относящиеся к личному составу, подразделяют на две группы: кратковременного и долговременного хранения.
Пять лет должны храниться в организации приказы о применении , предоставлении отпусков и другие, не имеющие важного для работника значения в дальнейшем, для подтверждения его стажа или расчета будущей пенсии. После того, как пройдет пять лет, такие документы могут быть уничтожены, о чем составляется соответствующий акт.
Приказы о приеме на работу, переводах и увольнении должны сохраняться в течение гораздо более длительного срока. Согласно последним изменениям, он составляет 75 лет для тех приказов, что были изданы до 2003 г. и 50 лет для тех, что были созданы позднее. Хранятся такие документы в самой организации, а при ее ликвидации передаются в государственный или муниципальный архив, где и находятся весь предусмотренный распоряжением Минкультуры срок.
Приказы по личному составу - это такие приказы, которые затрагивают правоотношения между конкретным работником и организацией-работодателем. Любое действие администрации в отношении сотрудника требует непременного его подобным документом. Точное выполнение требований законодательства и норм Госстандарта придает приказам юридическую силу и позволяет защитить трудовые права как работника, так и его нанимателя.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Обсуждение: есть 1 комментарий
Мне, как начинающему работнику в должности инспектора отдела кадров, весьма полезно разбираться в приказах и распоряжениях, издаваемых внутри производства.
Немного претит ухо слово личного состава, потому что это армейская терминология. Значит у гражданских тоже такая имеется, буду знать теперь.
Ответить
Эта статья больше теоретическая, чем практическая, но от этого не менее важная для секретарей. Особенно, секретарей и кадровиков в одном лице. Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если не научиться этого делать, то можно навлечь на свою организацию неприятности с контролирующими отношения с работниками органами. Так что разбираемся.
Виды приказов
О приказах в целом мы уже говорили. Вспомним еще раз: приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации единолично с целью донести до работников свое управленческое решение.
Приказы делятся на три категории: , по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Вот про последние-то мы и поговорим.
Приказы по личному составу
Определимся, что такое «личный состав».
Согласно федеральному закону от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3), документы по личному составу это «архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».
Таким образом, приказы по личному составу всегда относятся к трудовым отношениям работника и работодателя. Касаться они могут чего угодно: отпусков и оплаты, рабочего времени и фамилии, под которой работник записан в учетные документы. Неважно, главное – это всегда документы по труду.
Формы приказов по ЛС
Только часть приказов по личному составу составляется . Это приказы о приеме, об увольнении, переводе, отпуске и т.д. Многие виды приказов по личному составу унифицированных форм не имеют и составляются «в свободной форме», то есть так же, как и обычные приказы по основной деятельности в организации. Пусть это не вводит вас в заблуждение: если приказ относится в трудовым отношениям с работником (работниками), это – личный состав.
Особенности работы с приказами по личному составу
Первое и главное: приказы по личному составу ВСЕГДА хранятся отдельно от всех остальных. Даже если кадровых приказов 1000, а по ОД – 10, и наоборот, и искушение вести их все в одном журнале и подшивать в одну папку очень велико, делать так нельзя.
Еще раз: кадровые приказы всегда и хранятся отдельно!
Второе: срок хранения приказов по личному составу отличается от срока приказов по ОД. Основная деятельность . Личный состав в основном – 50 лет, если это документы созданы после 2003 года и 75, если раньше. Часть приказов по личному составу хранится 5 лет, но их не много. Сроки хранения установлены типовых документов со сроками хранения от 2010 года в статье 19.
50 (75) лет хранятся приказы по личному составу:
- о приеме работника на работу;
- о перемещении;
- о совмещении;
- о переводе;
- об увольнении;
- об аттестации;
- о повышении квалификации;
- о присвоении званий (чинов);
- об изменении фамилии;
- о поощрениях и награждениях;
- об оплате труда;
- о премировании;
- о различных выплатах;
- о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
- об отпусках по уходу за ребенком;
- об отпусках без сохранения заработной платы;
- о дежурствах по профилю основной деятельности;
- о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
- о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
5 лет хранятся приказы по личному составу:
- о дисциплинарных взысканиях;
- о ежегодных оплачиваемых отпусках;
- об отпусках в связи с обучением;
- о дежурствах;
- о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
Третье: оформление приказов на хранение. Независимо от срока хранения, приказы по личному составу подлежат оформлению в дела : с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и . Это написано в , пункт 4.19.
Четвертое: при ликвидации организации, если она не была источником комплектования гос. архива, ее приказы по основной деятельности, скорее всего, никому не нужны и будут уничтожены. А вот приказы по личному составу с длительными сроками хранения ликвидационная комиссия ОБЯЗАНА передать в гос. архив.
Вывод напрашивается сам собой: приказы по личному составу – очень ценные документы организации. Обрабатывать и хранить их нужно отдельно от всех остальных документов.
Приказ по личному составу - это распоряжение руководства предприятия, в котором фиксируется один из рабочих моментов, касающихся персонала. Прием на работу и увольнение, командировка и перевод в другую местность - все это должно найти отражение в конкретных документах, подписанных руководителем организации.
Приказ по личному составу входит в группу распорядительных актов руководства предприятия. Это один из основных документов при формировании взаимоотношений работодателя и работника; приказ фиксирует их возникновение или прекращение, изменение. Такие приказы составляют большую часть кадрового делопроизводства компании. При их оформлении необходимо следовать определенным правилам, соблюдать установленный законом порядок. Особенно важно учесть, что ознакомление работников с приказами по личному составу обязательно.
Когда понадобится приказ по личному составу
На основании норм Трудового кодекса РФ можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распорядительных актах, приказах все кадровые вопросы:
- прием на работу (ст. 68 ТК РФ);
- перевод на другую работу или должность (ст. 62 ТК РФ);
- расторжение трудового соглашения (ст. 84.1 ТК РФ);
- предоставление планового отпуска или отзыв из отпуска (ст. 116 ТК РФ);
- отправление в командировку (ст. 166 ТК РФ);
- поощрение или дисциплинарное взыскание с работника (ст. 193 ТК РФ).
Соответствующие приказы являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят приказы сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.
Как составляются приказы по личному составу
В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов. Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников.
Наименование документа, приказа |
Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ. Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.
Пример приказа о приеме на работу на основе унифицированной формы
Образец приказа по личному составу в текстовом формате
Другие типы приказов по личному составу
Существуют и другие виды приказов по личному составу. Приведем только примерный перечень их укрупненных групп:
- прием на работу, увольнение, перевод относятся к группе организационных приказов по личному составу;
- дисциплинарные приказы: о наказании или поощрении;
- регламентарные: о различных видах отпусков, о направлении в командировку;
- зарплатные: об установлении окладов, системы надбавок и различных доплат;
- мотивирующие: о применении премий и иных дополнительных вознаграждений;
- технического характера: об изменении, уточнении или отмене приказа при необходимости.
Каждая следующая группа приказов в перечне отличается от предыдущей, но все они регламентируют взаимодействие работодателя со штатом работников, по отдельности с каждым сотрудником или с их группами.
Пример дисциплинарного приказа
Сколько действует приказ
Приказ по личному составу обладает неограниченным сроком действия если иное не установлено самим приказом. Период действия приказа начинается либо с даты его принятия, либо с даты, которая указана дополнительно в тексте. Окончание срока действия приказа может быть связано с наступлением определенных событий и календарной даты: истечением периода действия, отменой, принятием иного локального нормативного акта, делающего предыдущий неактуальным.
Внесение изменений в приказ
Вносить правки и корректировки в уже официально изданный приказ можно на основании другого приказа. В таком приказе необходимо указать причину изменений, обязательно нужно указать приказ, в который вносятся правки, последствия изменений. Ознакомление работника с такими актами обязательно.
Корректировки чаще всего вносятся в результате:
- изменений в действующем законодательстве;
- изменений обстоятельств, которые имеют значение для исполнения распоряжения, например изменение обстоятельств места и времени;
- изменений первоначальных личных обстоятельств у сотрудника, в отношении которого выносится распорядительный акт.
Таким образом, поправки необходимы, если изменились обстоятельства или правовая основа, и в действующем виде приказ неактуален и не обеспечивает достижение поставленной при его составлении цели.
Отмена приказа
Отмена приказа по личному составу производится на основании решения руководства отдельным распорядительным актом. В приказе об отмене, аналогично акту о внесении правок, необходимо указать основание отмены и ссылку на отменяемое распоряжение, последующие изменения в правоотношениях, действия, которые необходимо совершить. Распорядительный акт также должен быть предоставлен для ознакомления работнику, чьи права и интересы он затрагивает.
Отмена распорядительного акта может стать необходимой в связи с изменением первоначальных обстоятельств, при которых принималось первоначальное распоряжение. В деятельности хозяйствующих субъектов такие случаи возникают достаточно часто.
Чаще всего требуется отмена следующих распорядительных актов:
- о приеме на работу;
- о прекращении трудовых отношений по инициативе работника или работодателя (например, если выяснится, что причина нарушения трудовых обязанностей или трудового распорядка является уважительной);
- о направлении в командировку;
- о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска;
- о досрочном прекращении действия дисциплинарного взыскания.
Как регистрировать и хранить
Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета, журнале регистрации.
Образец журнала регистрации распоряжений по личному составу
Как показывает образец журнала регистрации приказов по личному составу, вести его очень просто. Но данные в нем должны быть точными и достоверными. Тогда и отыскать нужную бумагу получится очень быстро. Кроме того, такая регистрация позволяет избежать неприятных моментов, когда документы теряются.
Книга учета приказов должна быть еще до заполнения прошнурована, прошита, пронумерована. Эти меры безопасности позволят надежно сохранить кадровую документацию, которая может понадобиться не только в период работы сотрудников, но и после их увольнения.
Что касается хранения приказов, то, согласно разделу 8 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, где представлены сроки хранения документов о работе с кадрами, вводится несколько периодов длительности хранения:
- 3 года должны храниться в организации сведения о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины и переписка о переводе подчиненных в другие организации;
- 5 лет работодатель должен обеспечивать сохранность приказов о командировании сотрудников, информацию о приеме, распределении, перемещении, учете работников;
- 75 лет хранятся в организации карточки учета приема, перевода и увольнения работников.
Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.
В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.
Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.
Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.
Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.
Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.
Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов"), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.
Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:
· наименование вида документа - "Приказ";
· дата, номер;
· место издания, заголовок к тексту;
· подпись;
· визы согласования;
· отметка об ознакомлении с приказом работника;
· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой "к", что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: "С приказом ознакомлен", подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.
Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.
К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово "Приказываю" (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: "Принять", "Уволить", "Назначить", "Изменить", "Присвоить" и т. д.
Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.
Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: "Изменить", "Присвоить", "Объявить" и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос "о чем?": о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.
Объявить:
Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за халатное отношение к служебным обязанностям, повлекшее порчу технического оборудования.
Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа - "Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника".
Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде "С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака...", т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой? Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.
Неправильной является и другая распространенная формулировка - "Внести изменения в персональные данные работника". Изменять персональные данные работника - это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.
Дата составления приказа - поступление копии паспорта в кадровую службу.
Приказы по административно-хозяйственным вопросам
Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны все в том же Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. Согласно этого Перечня определены темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции:
1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
2. Эксплуатация зданий, помещений
3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов. Папки с такими документами должны храниться пять лет, а при регистрации приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 2-а, № 3-хоз.
Регистрация и хранение приказов
Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.
Регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.
Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов. База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже не нужно) ее дублировать на бумаге.
Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.
С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.
На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.
Приказы по основной деятельности имеют срок хранения "постоянно". Приказы по административно-хозяйственным вопросам - срок хранения 5 лет.
Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.