Создание реестра документов. Реестр переданных документов образец бланк Как оформляется реестр документов
Опись документов - образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.
Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?
В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.
Определить необходимые сроки вам поможет статья .
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:
- название организации (если архив — сторонняя организация);
- номер описи;
- дату описи;
- наименование сдаваемых на хранение документов;
- период, к которому относятся документы;
- срок хранения документов;
- количество листов;
- расположение документов (номер папки, дела или короба);
- Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.
Как выглядит опись документов для отправки по почте
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье .
Итоги
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
Документы – неотъемлемая часть любого делопроизводства на предприятии или в организации, вне зависимости от того, частная она или государственная. Документы заполняются, сортируются, отправляются, принимаются и т.д. В случае если документов несколько, просто необходимо составлять - это не только упростит работу делопроизводителей и других категорий работников (экономисты, бухгалтеры и т.д.), но и сотрудников других организаций, в случае если ими принимаются отправляемые вами документы.
Инструкция
Соберите необходимые документы одной категории, то есть документы, относящиеся к одному виду (подтверждающие производственные расходы, документы приема/сбыта и т.д.). Отдельно соберите распорядительную документацию: приказы, постановления, распоряжения. Рассортируйте их, согласно авторству (приказы руководителя организации, распоряжения начальников отдела и т.п.).
Сформируйте папки для хранения уже разобранных документов и подшейте все в хронологическом порядке. Сделайте опись каждой папки. Присвойте им инвентарный номер.
Создайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, разделив лист на колонки и строки. Подпишите столбцы в соответствии с назначением документа и его функциональностью. При этом помните, что реестр должен содержать исчерпывающую информацию о документах, чтобы не приходилось по той или иной причине каждый раз снова и снова открывать сам документ и изучать его. Так, к примеру, реестр документов , подтверждающих произведенные расходы, должен содержать следующие графы: номер документа, наименование, содержание документа, сумма и отметка о возвращении документа.
В свою очередь, реестр документов акционеров ОАО, ЗАО и т.д. должен включать необходимые данные для идентификации всех зарегистрированных в реестр е лиц, фиксации их прав на акции, о получении доходов по акциям зарегистрированных в реестр е лиц, сбор данных обо всех владельцах акций, а также информацию о получении ими всевозможных уведомлений о собраниях и других мероприятиях.
Следует знать, что при составлении реестр а документов для вашего удобства и быстроты поиска в последующем, необходимо вести все записи в хронологическом порядке.
Только в том случае, если реестр документов будет составлен верно, вам не понадобится тратить лишнее время на поиски, вы сможете быстро и легко отыскать нужную бумагу, отправить нужный запрос или уведомление и просто качественно выполнять свою работу.
Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:
- документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
- договорные документы;
- учредительные и корпоративные документы;
- внутренние организационные документы;
- документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.
Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).
Порядок передачи документов по описи
На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов , образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:
- № п/п,
- Наименование документа,
- Количество листов в документе,
- Уточняющие сведения.
Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.
Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом . Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.
Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:
- наименование документа;
- номер, дата и место составления;
- перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
- наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
- подписи ответственных лиц, печати.
Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.
К чему приводят неучтенные документы?
Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости
Реестр - это список или перечень. Согласно другому толкованию, это слово означает книгу для записи документов, имущества, других дел.
В процессе работы любой компании создаются документы, отображающие суть ее деятельности. Количество таких бумаг постоянно растет. Хранение и уничтожение таких документов регулируется правилами, установленными федеральными органами.
Чтобы на предприятии не было хауса с бумагами, необходим реестр. Большое количество документов нужно структурировать и систематизировать. Реестр - это система, которая значительно облегчит работу с бумагами и позволит находить их в кратчайшие сроки.
Архивная обработка и хранение документов являются трудоемкой работой. Но каждое крупное предприятие должно внедрять у себя такую систему. Большие массивы бумажной и цифровой информации заносятся в реестр документов.
Специалисты работают с любыми данными:
Договоры-поручения;
Транспортно-экспедиционные накладные;
Бухгалтерские и кадровые документы и др.
Работы по составлению реестров включают в себя:
- Перечисление специалистами в оглавлении каждого дела перечня документов, которые входят в его состав.
- Внесение этого списка в электронный реестр.
- Проставление сроков хранения каждого или его группы.
- Если дело хранится в архиве, то в реестре указывают номер короба, где оно находится.
При разработке нового технического задания на предполагаемый проект определяется которая будет занесена в опись.
Реестр - это перечень информации, которая заносится в журнал или на электронный носитель. Каждая группа документов имеет свое краткое оглавление. Примерное составление реестров:
Личные дела для отдела кадров;
Документы бухгалтерии компании;
Заключенные договоры организации;
Страховые полисы;
Кредитные договоры;
Для архитектурно-проектных организаций;
Периодические издания;
Каталог всех документов компании с составлением описи или реестра.
Составление реестров в компании позволяет значительно сократить время на поиск документа и ресурсов. В крупных компаниях никак не обойтись без строгой описи и группировки всей документации. Но и мелкие фирмы могут внедрить у себя такую систему учета.
Организация, которая занимается розничной торговлей, учитывает товары не только по ценам производителя, но и по продажным. По какой стоимости будет вестись решает сама торгующая компания. Образование цены продажи должно подтверждаться документально. В розничной торговле на каждый товар составляется реестр. Это дает возможность вести учет по каждой единице продукции, по покупной стоимости и продажной.
Единого образца, по которому ведется учет товара, нет. Торговая организация самостоятельно составляет форму документа «Реестр цен», где содержится полная информация о продукции и ее реквизиты. Такая бумага составляется ежедневно на весь поступающий товар. Утверждает розничную стоимость руководитель компании.
Пересылка документации на сегодня – это обычная процедура в документообороте. Необходимость в этом шаге может возникнуть по многим причинам и поводам. В любом случае может случиться такой неприятный инцидент, как их утрата (частичная или полная).
Но и это еще далеко не все. Некоторые недобросовестные лица, во имя своих интересов, могут сфабриковать утерю документации. Это может быть выгодно для них в силу следующего.
В последствии им достаточно сказать, что ничего не получали. Этим шагом можно будет даже затянуть судебное разбирательство. И уж тем более, если речь идет об утрате оригиналов документов. Ведь далеко не все можно будет повторно получить или восстановить.
Для того, чтобы этого не произошло, при пересылке необходимо в пакет вкладывать «Реестр переданных документов». Только этот документ даст возможность доказать факт их получения в полном объеме.
Как переслать документы с реестром
Пересылка может производиться при участии Почтовой службы. Второй вариант предоставляют курьерские службы. Правда у них, как правило, уже есть разработанных бланк описи передаваемой документации.
Почтовая служба предоставляет услугу «заказных писем». Она заключается в наличии уведомления о вручении. Это позволяет документально подтверждать доставку адресату. Кроме этого, служба дает возможность оформлять опись вложения. Именно в ней приводится полный перечень документации.
Кроме того, направляя документальные доказательства в судебную инстанцию (вместе с исковым заявлением), так же нужна опись.
И уж тем более, реестры необходимы при формировании архивов и их пополнении. Это необходимо для упрощения процесса их поиска в дальнейшем.
Формы описей документации
Опись может быть оформлена как отдельным документом, так и интегрирована в один из пересылаемых. Например, написав претензионное письмо, к нему прилагают «обосновательные» документы (доказательства). Для этого в текст письма-претензии вводится перечень.
Вариант оформления перечня отдельным документом предполагает его написание на бумаге формата А-4. При необходимости это делают на оригинальном «фирменном» бланке. Но это не является обязательным требованием.
Данный документ должен содержать дату составления (передачи), город, название документа. Сам перечень оформляется в виде таблицы. В ней необходимо в первом столбце указывать наименование передаваемых документов.
Следующий столбец содержит их количество. Иногда, при необходимости, вместо этой графы вводят «количество страниц». Это имеет смысл в том случае, когда пересылаемые документы не одностраничные.
Обязательной формы данной бумаги не существует. Поэтому в каждом случае она составляется с учетом специфики документации и ситуации. При появлении трудностей в формировании описей, можно обратиться к нашим специалистам.
Ниже расположен типовой бланк и образец реестра переданных документоввариант которого можно скачать бесплатно.