Служебная записка на командировку. Новый порядок оформления командировки Как составить служебную записку о командировке
Если сотрудник направляется в командировку, работодателю следует оформить ряд документов. Работнику же нужно будет только ознакомиться с ними. Важно — должна быть составлена служебная записка в командировку согласно образцу 2018 года.
Служебная командировка и служебная записка
Служебная командировка — отправление сотрудника по решению работодателя для проведения необходимых мероприятий и осуществления ряда работ в местах, которые не относятся к основной компании. На основании поездка оформляется на определенный период. Если работодатель отправляет сотрудника в поездку, он должен предоставить ему следующие виды гарантий:
- За работником сохраняется основное рабочее место;
- Средняя заработная плата остается без изменений и рассчитывается согласно ;
- Сотруднику компенсируют потраченные для целей денежные средства. Сюда относятся расходы на аренду жилого помещения, транспорт и другие затраты, предусмотренные в .
Служебная записка об отмене командировки — образец
Иногда в связи с производственными или иными причинами необходимо отменить поездку сотрудника. Причины бывают разные:
- Не удалось своевременно решить поставленную задачу в результате тяжелого заболевания сотрудника;
- Погодные условия не позволили продолжать работу;
- Иные значимые причины.
Подобные случаи должны быть предварительно внесены в локальные Положения о командировках. Если она отменяется, то денежные средства должны быть возвращены обратно в кассу. В бухгалтерии существуют основные сроки, в течение которых гражданин должен вернуть обратно деньги. То есть трудоустроенный гражданин компании, который должен быть отправлен в поездку, обязан предоставить денежные средства не позднее трехдневного периода. Обратите внимание на ряд особенностей. Если денежные средства были израсходованы частично, к примеру, на билет, которого не удалось вернуть, то сотрудник не сможет положить остаточные денежные средства в кассу. Дополнительно за ним числятся эти убытки. В таком случае нужно создать приказ, согласно которому денежные средства за невозвратные билеты будут возвращены сотруднику в полном объеме. Нужно обратить внимание, что эти расходы можно внести в бумагу отчета для снижения ставок по налогообложению прибыли. Должны быть соблюдены два условия:
- В документе должно быть указано, что поездка к принимающей стороне была связана непосредственно с получением прибыли;
- Причина отмены служебного задания подтверждается официальными документами, которые никак не относятся к просьбам самой компании.
Служебная записка на командировочные расходы — образец
Служебная записка является официальным документом, без которого сотрудник не сможет отправиться в поездку. Помимо этого, она служит подтверждением текущих расходов, которые были понесены за все время командировки. Чтобы передать компенсационные расходы и оплату, необходимо написать документ согласно общепринятым правилам. Для начала проанализируйте принципы и нюансы записи расходов, которые были понесены гражданином в период осуществления поездки. Они должны быть представлены непосредственно в бухгалтерии. Чтобы ее заполнить, воспользуйтесь образцом.
Служебная записка на командировку на личном авто — образец
Если гражданин решил отправиться в поездку в 2018 году на собственном транспортном средстве, нужно учесть Положения об особенностях направления сотрудников в поездки, которые были утверждены . Как гласит пункт 7 этого Положения, срок пребывания к принимающей стороне подтверждается проездными официальными бумагами. Однако если работник отправляется на собственном транспортном средстве, этот срок должен быть представлен в записке. Она предоставляется бухгалтерии по возвращении сотрудника из командировки.
Служебная записка на продление командировки
Независимо от причины отъезда или продления командировки работнику, закон требует правильного оформления всех предоставленных документов. Эти правила учитываются в локальных нормативных актах компании. Чтобы продлить служебную записку, необходимо сделать запрос в письменном формате. Речь идет о продлении срока в случае отсутствия противопоказаний по состоянию здоровья и только после согласия работника. Важно соблюдать подобные условия и гражданам, которые воспитывают детей младше трехлетнего возраста. В эту категорию входят и одинокий родитель, который ухаживает за ребенком с ограниченными возможностями и так далее. Чтобы продлить поездку, необходимо оформить документ об этом. При этом сотрудник самостоятельно сможет отказаться от продления командировки. Если работодатель начнет препятствовать, то он будет привлечен к административной ответственности. Стоит отметить, что в записке должны быть веские причины, которые повлекут за собой отсрочки срока поездки.
Кто пишет служебную записку на командировку директора?
Как гласит текущее законодательство, записка руководителя о направлении в поездку должна быть составлена вместо задания, отчета о выполнении работы и командировочного удостоверения. На этом основании оформляется и приказ. Если документ пишется на командировку директора, ее имеет право составить либо сам директор, либо уполномоченное или вышестоящее лицо.
Чтобы оформить правильно документ, нужно следовать следующим критериям:
- В правом верхнем углу укажите должность, ФИО руководителя;
- По центру пишется слово — Служебная записка;
- Под этим названием нужно написать обращение, согласно которому можно будет отправить директора в поездку. Здесь же указывается период выполнения, цель и перечень задач;
- В итоге ставится дата и подпись того, кто ее составил. К тексту могут быть приложены документы, которые отвечают за расходы денежных средств и тому подобное.
Стоит отметить, что в документе о поездке можно внести не просто дату, но и время начала, а также завершения текущей командировки.
Каждый человек, который отправляется в командировку, должен получить служебную записку. Это позволит оформить денежные средства под отчетность и корректно оформить всю остальную документацию при необходимости.
Что это такое?
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Служебная записка – это документ, удостоверяющий факт пребывания работника обратно на место трудоустройства.
Документ регламентирует также дату приезда и возвращения из служебной поездки.
Такой документ необходим:
- при осуществлении поездки на личном автотранспорте или на арендованном;
- при отсутствии подтверждающих документов по факту приезда.
Для чего требуется?
Документ такого типа просто необходим при . Дополнительно влияет на расчет суммы для выплат по приезду, которые зависят от времени нахождения сотрудника на служебном выезде.
Записка служит подтверждением всех расходов, которые понес сотрудник за все время нахождения вне своего населенного пункта.
Законодательная база
Ни один правовой акт не регулирует вопрос, связанный с оформлением служебных записок. производится только при направлении сотрудников в командировку.
Если руководство желает закрепить основные положения по направлению, то они вносят новые во внутренние правовые документы. А это действие регулируется пунктом 3 .
Служебная записка на командировку
Служебная записка оформляется сотрудником сразу же по приезду с командировки. Это делается для начисления ему заработной платы и суточных расходов.
Если некорректно заполнить документ, то денежные средства за поездку не выплачиваются.
Об отмене
Организация предполагает несколько нюансов. И случается и так, что нужно срочно отменить поездку. И причин для этого может быть много – начиная от личных причин работника, заканчивая ненадобностью компании отправлять в командировку.
Если человек заболевает, то он также может отказаться от выезда. Но предупредить об этом он должен заблаговременно.
Все эти пункты также должны отображаться в локальных нормативных актах. Все денежные средства, полученные на поездку, гражданин должен возвратить в полном объеме.
Бухгалтерия обязывает сотрудника возвратить деньги в установленные сроки:
- не позже трех дней с момента поездки;
- при отмене сроки возврата отображаются в приказе.
В случае, когда денежные средства уже израсходованы на нужды организации – билет в командировку или за жилье, то все это списывается на убытки организации. Это делается в целях снижения налогообложения.
Но здесь имеются несколько нюансов:
- поездка в другую местность напрямую должна быть связана с получением доходности;
- причина отмены действительно вызвана серьезными обстоятельствами.
О продлении
Действующее законодательство не оговаривает возможность продления и сокращения сроков командировки. То есть регулируется поездка такого типа внутренними правовыми актами и приказом.
Форма приказа произвольная. Документ изготавливается с обоснованием после получения докладной.
За границу
Служебная записка на командировку ничем не отличается от стандартной документации.
Она оформляется отделом кадров и работником, прилагая дополнительные документы к заявлению и . Поездка за границу сопровождается дополнительными расходами, которые должна учитывать компания.
На личном автомобиле
Сотрудник может самостоятельно выбрать на каком именно транспорте он поедет в командировку.
Необходимо заранее определиться с данным вопросом, так как придется подтвердить подтверждающими документами. То есть гражданин в бухгалтерию предоставляет паспорт технического средства и правоустанавливающие документы.
Он должен подготовить по использованию транспортного средства:
- маршрутный лист;
- все оплаченные квитанции;
- документы–маршруты, доказывающие факт поездки.
На служебном транспорте
Если человек отправляется на служебном транспорте, то он должен приготовить также все подтверждающие документы.
Все вышеперечисленные документы сдаются в бухгалтерию в виде отчетности для начисления суточных.
В выходной день
Если командировка необходима , то служебная записка пишется в свободной форме и оставляется на месте работодателя.
Естественно, отдел кадров и бухгалтерия в эти дни не работает. Но если нет возможности ждать до рабочего дня, то нужно составить документ в выходной, а уже в рабочий день будет издан приказ задним числом.
Директора
Директор также является сотрудником организации. И поэтому на него должен составляться такой документ. В законодательстве и во внутренних правовых актах, как правило, нет послаблений для руководства. Именно поэтому, директор должен оформить служебную записку в установленном порядке.
Хотя Роструд до сих пор считает, что нет никакой нужды составлять документ, так как он сам подписывает такую документацию.
А это уже дублирование документов.
Для минимизации документирования лучше указать во внутренних документах освобождение директора от такого функционала.
Предпринимателя
Если ничего иного не прописано во внутренних правовых актах, то предприниматель вправе поехать в командировку, даже не составив служебной записки.
Если что–то иное указано в локальных актах, то стоит руководствоваться именно этими правилами.
Правила оформления
Существуют определенные правила оформления документов. Для начала необходимо написать , затем подтвердить его у руководства, собирать все платежные документы для дальнейшего возврата расходов.
Но стоит обратить внимание как именно написать документ на оформление командировки.
Как написать?
Служебная записка оформляется работником после возвращения самостоятельно. Это делается для возвращения расходов в будущую заработную плату.
Стоит рассмотреть основные нюансы вопроса.
Требования
Действующее законодательство не оговаривает определенную форму документа. Если в локальных правовых актах этого не предусмотрено, то документ заполняется в свободной форме.
Как правило, в компании предусмотрен образец заполнения, что позволит работнику быстро сориентироваться.
Здесь прописывается должность руководства, ФИО, а также эти данные заявителя. Далее излагается суть мысли, описываются документы и проставляется дата.
Кто подписывает
Подписывает документ директор или руководитель компании. Как правило, подписывает это отдел кадров, передавая в вышестоящие инстанции.
Сроки сдачи
Как таковых сроков сдачи не регламентируется федеральными правовыми актами. То есть по сути, лучше сдать документ чем раньше, тем лучше.
Пример служебной записки на командировку
Служебка удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он был направлен, дату его приезда и возвращения из поездки.
Ее оформляют, если:
специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;
гражданин не может документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.
Она нужна также для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в командировке.
Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет собой:
командировочное удостоверение;
отчет о выполненных задачах;
служебное задание.
Образец служебной записки на командировочные расходы
Оформляется сотрудником лично после возвращения.
Специальной формы для оформления возмещения расходов на командировку не предусмотрено, поэтому можно воспользоваться бланком, подготовленным организацией. Он составляется следующим образом:
в шапке указывается должность нанимателя, его ФИО и название фирмы в дательном падеже. Ниже нужно вписать ФИО и должность командированного сотрудника;
в центре пишется наименование документа. Далее следует изложить текст обращения к директору. Нужно указать: дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;
ниже указываются прилагаемые бумаги (чеки и квитанции об оплате и т.д.);
ставится дата, ФИО и подпись сотрудника.
Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.
Установленный образец служебной записки о направлении в командировку — это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника.
Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки:
- поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве;
- отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов.
Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.
Правила оформления
Образец служебной записки о командировке 2019 года оформляется сотрудником от руки на фирменном бланке сразу по возвращению из поездки.
Единой нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок оформления командировочной документации, законодательно не предусмотрено. Форма и содержание должны быть разработаны и утверждены бюджетной организацией в соответствии с учетной политикой. Согласно п. 3 Положения № 749, руководитель организации вправе включить регламент и координирование таких документов в локальные акты учреждения.
Из обязательных параметров должны указываться номер и дата приказа о командировке, основная цель или рабочее задание, даты приезда и отъезда, данные автомобиля (модель, госномер) при необходимости.
Также следует перечислить прилагаемые документы.
Сопроводительная документация
Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:
- путевой лист;
- чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;
- при передвижении на личном/рабочем транспорте — путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.
При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.
Образец служебной записки на командировку 2019 года
Должен ли писать руководитель
По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.
Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.
Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.
Поездки за границу
В этом случае служебка оформляется по тем же правилам. Необходимо только приложить копию заграничного паспорта. Исключение составляют поездки в страны СНГ: пересечение границ будут совпадать с датами билетов, а если командированный сотрудник передвигается на автомобиле, то отметки будут ставиться в путевом листе.
Служебная командировка всегда была связана с большим бумажным документооборотом. Сотруднику приходилось заполнять сразу несколько документов, а кроме работы также следить за растратой командировочных, расход которых строго регулировался законом. Ситуация изменилась в 2015 году, когда командирование было значительно упрощено и изменения во многом коснулись именно бумаг, необходимых для совершения поездки. К тому же, сотрудник более не обязан отчитываться о каждом своем действии после прибытия на место.
Правила оформления командировки и соответствующих выплат значительно изменились. Многим ранее организация, оправляя сотрудника в отъезд, должна составлять определенные документы:
- Приказ, подписанный начальством либо уполномоченным лицом (например, руководителем кадрового отдела);
- Документ с рабочим заданием;
- Документ, удостоверяющий личность сотрудника.
Сотрудник также должен был по возвращению предоставлять полные отчеты о расходе денежных средств в двух экземплярах: о потраченных на работу и об авансе, выданном для затрат. Дополнительно работник должен был сохранить все путевые документы: билеты, чеки и многое другое.
С 2015 года система во многом поменялась: в частности, больше не требуется оформлять столько бумаг разом. Однако с изменением системы изменилась и процедура оформления, о которой подробнее рассказывается ниже.
Как написать служебную записку на командировку?
Бумажный оборот для командированного сотрудника и предприятия, от которого он отправляется, действительно значительно сократился. Теперь руководителю передается лишь служебная записка, после чего выписывает приказ на отправку определенного сотрудника. На этом оформление отъезда завершается.
Данная бумага достаточно проста в оформлении и имеет общепринятую форму: поле документа разделяется на две части. В правом углу в самом верху прописывается должность и имя руководителя организации, после чего вписываются данные начальника отдела. В центре размещается заглавие всего документа.
Фактически такая бумага — это одновременно оповещение и обращение к начальству о направлении работника в отъезд по делам организации. В текст вписывается цель командировки, сроки выполнения и непосредственное рабочее задание. Проставляется дата и подпись лица, который составлял бумагу.
Кроме того, в текст в обязательном порядке излагаются вероятные затраты денежных средств и указываются особенности поездки. К примеру, выезд на конференцию, сопровождение гостей предприятия или отправление на место проведения спортивных мероприятий. Обязательно указывается то, каким способом сотрудник собирается отправиться.
Бланк служебной записки на командировку
Форма служебной записки на командировку произвольная , законодательством не определены четкие рамки по оформлению данного документа. Одно известно точно: такая форма обязательна в том случае, если поездка предполагает использование в качестве транспорта личного автомобиля. Также по возвращению работник обязан указать период своей работы вне предприятия.
Бумага предоставляется начальству вместе с пакетом документов, подтверждающих использование транспорта:
- Путевой лист;
- Выписка из гостиницы;
- Выписка с автостоянки;
- Квитанции оплаты топлива и, если требуется, ремонта автомобиля;
- Все остальные чеки для отчетности.
Однако, если командированный работник не сохранил расходные чеки, либо они ему не понадобились, то он сдает лишь служебную записку. Начальство в этом случае проставляет ему необходимые пометки о прибытии назад на работу. Кроме того, в обязательном порядке к бумаге прикладывается документ, подтверждающий, что сотрудник действительно был в командировке - его выдает руководство по месту командировки сотрудника.
Служебная записка о направлении сотрудника в командировку на личном транспорте
В том случае, если командированный работник предпочел выбрать собственное средство передвижения, он также обязан подготовить пакет документов.
Служебная записка на командировку на личном транспорте должна включать в себя дорожный отчет с содержанием следующих бумаг:
- Документы оплаты;
- Путевой лист;
- Иные бумаги, в которых дано подтверждение поездки.
К отчету также можно приложить накладные с адресами поставщиков или покупателей, если такой была цель поездки.
Кстати, о том, как выглядит образец служебного задания на командировку в 2018 году, рассказано .
Служебная записка на командировку — образец 2018
Служебная записка в 2018 году практически не изменилась, поэтому бланк на ее заполнение остается прежним.
Справа вверху документа нужно указать, кому именно адресована бумага. Нужно написать ФИО человека и его должность. Далее необходимо написать такой текст: Прошу меня направить в служебную командировку (нужно указать свое ФИО и должность). Прописываете, в какую страну нужно отправить, и по какой причине. Внизу указываете источник финансирования, ставите дату и подпись.
Служебная записка на командировочные расходы
Служебная записка на выдачу денежных средств на командировку обязательно должна быть подробно составлена. Однако в случае повышения заявленной суммы на затраты, руководство обязуется их компенсировать в том же объеме.
Такими расходами считается:
- Траты на топливо и автопарковку;
- На съемное жилье;
- На питание;
- На сотовую связь.
Руководство предприятия обязуется в полной мере оплатить все превышенные расходы согласно законодательству РФ.