Реестр входящих документов образец excel. Журнал регистрации входящих и исходящих документов
В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.
- Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
- Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
- Приведение в действие решений руководства в указанное время.
- Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.
Заполнение журнала регистрации входящих документов – работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря. Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.
Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:
- Количеству граф в журналах.
- Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.
Регистрация входящих документов в бумажной форме
Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.
В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета. Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.
Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете
Регистрация входящих документов в электронной форме
Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.
Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.
Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ – читайте
Электронный документооборот
Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.
Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.
Единственная опасность такого документооборота – в том, что к документам иногда получают доступ лица, не имеющие отношения к конкретному запросу. Злоумышленники с большей вероятностью взломают базу, даже если у каждого сотрудника будет отдельная страничка с паролем.
Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.
О графах журнала регистрации
В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:
- С указанием на исполнителя.
- Содержательной части
- Корреспондентских данных
- Разновидности деловых бумаг
- Регистрационного номера.
Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.
Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:
- Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
- Второй символ изображает номер самого журнала.
- Последним стоит порядковый номер по документу.
Для разделения цифр используют косую черту или тире.
В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.
Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.
К основным типам бумаг относят:
- Текст справок и распоряжений.
- Записки с объяснениями.
- Записки служебного вида
- Заявления, телеграммы
- Письма
Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.
Что на счёт дополнительных граф?
- Исполнительной отметки.
- Резолюции
Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.
В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью. Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. Не рекомендуется ставить слова «выполнено». В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации.
Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.
Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.
Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:
- Сколько листов входит в документ?
- Каким способом деловая бумага была доставлена?
- Что можно сказать в примечаниях?
- В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?
Образец журнала регистрации входящих документов:
Заполнение журнала: по каким правилам это делается?
Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.
Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.
Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы. Запрещено выдёргивать даже одну страницу. Хранится документ на протяжении 5 лет. Прошивка не обязательна, поскольку к документам полной отчётности журналы не относятся.
Основные принципы регистрации входящей корреспонденции
- В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
- Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
- Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
- Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.
Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов – скачать образец вы можете по следующей ссылке.
Формы регистрации
Документация, для которой регистрация не обязательна:
- Материалы информационного характера.
- Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
- «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
- Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
- Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
- Телеграммы и письма с поздравлениями.
- Письма с рекламным содержанием.
- Информационно-справочная документация.
В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по
О журнальной форме
Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.
Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.
При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда информации становится слишком много.
Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.
Автоматизированная и карточная формы
С помощью карточной системы легко преодолевается ряд недостатков, указанных ранее. В картотеках сведения располагаются в любой удобной последовательности. Несколько человек занимаются работой одновременно. В самом учреждении отдельно устанавливают формы, по которым проводится заполнение карточек.
Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.
Предприятия и номенклатура дел
Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.
Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы – не одна из частей номенклатуры.
Секретарь-референт ответственен за её составление. Эта же функция возлагается на архивиста предприятия, ответственного за работу со всеми документами. Наименования структур подразделения служат разделами. Если их нет – используют обозначения направлений деятельности, должностей руководителей или специалистов.
Дополнительные правила
Телеграммы на предприятии принимаются под расписку. Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.
Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости – решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы.
При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы.
Допускается применение специального программного обеспечения для упрощения регистрационных процедур. Легко ставится на персональных компьютерах. В базе данных хранятся все карточки, в них и вносятся сведения в случае необходимости.
Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов. Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах.
Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео:
Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам
В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы.
Журнал регистрации документов. Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам.
В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы. Для того, чтобы ни один документ не потерялся и каждый дошел до адресата, есть определенные правила регистрации всей корреспонденции организации, для чего и применяется журнал регистрации документов.
Чаще всего документы, подписанные руководителем, вносит в журнал секретарь-делопроизводитель, бухгалтерские документы, внутренние документы, договора, приказы по личному составу проходят регистрацию в том отделе\\подразделении, где они подготовлены. Все они заносятся в специальный журнал регистрации. Конечно, очень удобно, когда на предприятии действует единая система электронного документооборота: в ней можно быстро найти нужный документ, кроме того, в ней могут работать сразу много пользователей из разных подразделений. Но возможно вести журнал регистрации и вручную, а также в ворде или экселе.
Одно из важных требований для правильного документооборота заключается в том, что документ вписывается в журнал можно только после подписания ответственным лицом. Это делается для того, чтобы в учете не было «мертвых душ» — документов, которые зарегистрировали, но так и не подписали. Еще отметим, что каждый год нумерация в журнале начинается заново.
Документы разных видов удобней регистрировать в разных категориях. Например, наиболее широко в журнале регистрации документов распространены следующие категории: деловые письма (исходящие и входящие), распоряжения, служебные записки, приказы.
Перед внесением документа в журнал регистрации на бланке нужно обязательно прописать номер, присвоенный при его регистрации, и дату. Обратите внимание: даже если у письма несколько адресатов (например, в рамках одного подразделения), зарегистрировать его нужно только один раз.
У журналов регистрации документов нет установленных жестких форм. Но чаще всего используется примерно вид журнала.
Журнал регистрации исходящих документов содержит следующие графы:номер,дату,адресат,краткое содержание,исполнитель,№ дела, где находится документ,отметка об исполнении.
Журнал регистрации входящих документов содержит следующие графы:номер,дата,корреспондент,исходящий номер,исходящая дата,краткое содержание,роспись в получении
Ряд компаний делят весь поток поступающих и отправляемых писем на несколько групп (например, письма от поставщиков, письма от покупателей, письма по конкретным филиалам и т.п.).
Вас также могут заинтересовать:
- Правила ведения трудовых книжек, изготовления…
Для чего компания ведет журнал регистрации входящих и исходящих документов
Не всякий текст, даже распечатанный на бланке организации, обладает юридической значимостью. Чтобы деловая записка, письмо или инструкция стали документами, нужно заполнить обязательные реквизиты. Уникальные для каждого формата реквизиты устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016 .
Перечень обязательных реквизитов и их расположение определяет формуляр документа. Формуляры приказа, служебной записки, входящего или исходящего письма различаются. Но у этих документов, как входящих, так и исходящих - есть несколько общих реквизитов. К их числу относится уникальный регистрационный номер .
Шпаргалка от экспертов «Системы кадры». Обязательные реквизиты документов
Вы юридически подтверждаете, что получили документ или что создали и передали его адресату, когда проставляете на нем регистрационный номер. Деловая бумага, на которой его отметили, приобретает статус официального документа. Она становится объектом учета и контроля, который требует исполнения в зависимости от формата.
Компании важно контролировать, что документ получили или отправили, и что ему присвоили уникальный номер-идентификатор. Для этого ведут журнал входящих и исходящих документов.
Когда лучше вести журнал регистрации исходящих документов отдельно от журнала учета входящей корреспонденции
Книга учета входящих и исходящих документов может быть общей. Для этого нужно, чтобы в ней была возможность автоматизировать сортировку и поиск по запросам. Например, когда в компании мало корреспонденции и вести журнал можно в электронных таблицах Excel.
Подсказка от экспертов журнала «Справочник секретаря». Как составить электронный журнал регистрации документов в Excel
На предприятии, которое ведет активную переписку, документы регистрируют, контролируют и обрабатывают через автоматизированные системы. При этом пользователь может использовать и общий, и раздельные журналы регистрации.
Ведите разные журналы для входящей и исходящей корреспонденции, если вы фиксируете информацию о корреспонденции в бумажном виде. Так с меньшей вероятностью допустите ошибку, когда присваиваете документам уникальные номера. Кроме того, так будет легче обрабатывать информацию.
★
Использовать отдельные журналы регистрации удобно во всех случаях. Вы будете быстрее находить нужные документы, организовывать оперативный учет и контроль, в режиме реального времени вести аналитическую и справочную обработку информации о документообороте.
Кто ведет журнал регистрации исходящих документов
Выбор специалиста или отдела, который будет отвечать за журнал учета исходящих документов, зависит:
- от организационной структуры компании;
- численности персонала;
- объема документооборота;
- формы, в которой организован документооборот.
В крупных компаниях обычно есть отдельная служба по делопроизводству. Она и заполняет журнал регистрации входящих и исходящих документов. Если подразделение ведет активную переписку, по необходимости в нем так же назначают сотрудников, которые будут отвечать за документооборот и регистрацию входящих и исходящих документов.
В небольших компаниях книга регистрации исходящих документов может вестись штатным делопроизводителем. Иногда руководство вменяет секретарю обязанность по регистрации и ведению журналов учета. В таком случае, дополнительные задачи оплатят как за совмещение должностей.
Дополнительное соглашение к трудовому договору. Совмещение профессий
Сотрудник, которому поручили учет, может журнал регистрации исходящих документов образец скачать Excel через интернет. Но лучше самостоятельно разработать форму журнала, которая будет адаптирована к конкретным потребностям организации
Как оформить журнал регистрации исходящих документов
Унифицированной формы журнала учета исходящих документов нет. Поэтому каждый работодатель может использовать собственный бланк, который разработают и утвердят в учетной политике предприятия.
Книга учета должна содержать следующие сведения:
- уникальный регистрационный номер, присвоенный документу;
- дату регистрации;
- формат документа - письмо, записка, информация;
- данные адресата;
- тему документа - краткое содержание;
- количество экземпляров;
- общее количество листов;
- данные исполнителя.
Журнал регистрации исходящих документов: образец от экспертов «Системы кадры»
Журнал регистрации исходящих документов образец заполнения скачайте по ссылке
Как вести журнал регистрации исходящей корреспонденции
Как правило, журнал ведут по годам. При регистрации номер исходящим документам присваивают с началом нового календарного года в порядке возрастания, начиная с единицы. Нумерация может содержать и буквенную индексацию, в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии. В этом случае, буквенные индексы могут обозначать, например, подразделение, службу, индексы дел, в которые впоследствии подошьют документ. Датой документа считают день, когда он был подписан.
В остальных графах журнала учета исходящих документов указывают:
- в графе «Адресат» - наименование юридического лица, которому отправляют документ и реквизиты получателя-физического лица: фамилию, инициалы, почтовый индекс;
- в графе «Тема» или «Краткое содержание» - тему документа кратко;
- в графе «Исполнитель» - фамилию и инициалы исполнителя, подразделение и контактный телефон.
В журнал учета можно включить и дополнительные графы. Однако это не получится сделать, если вы купили готовый журнал в магазине канцтоваров. Если разрабатываете собственную форму, можете добавить в книгу учета исходящей корреспонденции следующие графы :
- «Примечание» - укажите любую дополнительную информацию о документе, которая поможет быстрее его идентифицировать и найти. В эту графу можно добавить, например, сведения о способе пересылки документа, количестве экземпляров или листов;
- «Номер дела» - проставьте номер дела, в которое данный документ подошьют по окончании срока текущего хранения.
Какие документы не вносят в книгу регистрации исходящих документов
К исходящему документу нужно приложить сопроводительное письмо, чтобы присвоить ему регистрационный номер и внести его в журнал учета. Не дают регистрационные номера и не учитывают в журнале следующую корреспонденцию :
- почтовые отправления с пометкой «лично»;
- информационные и рекламные буклеты, иные печатные издания;
- поздравительные телеграммы, открытки;
- договоры поставки, подрядных организаций, оферты;
- первичные бухгалтерские и планово-финансовые документы;
- коммерческие предложения.
Поэтому, если исполнители настаивают, чтобы эти документы зарегистрировали как исходящие, требуйте, чтобы они приложили к отправлениям сопроводительные письма.
Все предприниматели рано или поздно отправляют документацию «во внешний мир», даже в маленькой организации. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.
Традиционное бумажное оформление для решения этой проблемы вполне подойдёт.
Регистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа. Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне. Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.
Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.
Для регистрации документов используют Они продаются в канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.
Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.
Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса. Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота. Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе.
Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить
О некоторых важных понятиях
- На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера. Это делается только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.
- Дата отправления – день, когда бумагу утвердили, когда поставило подпись руководство, ответственное лицо. Для этих данных используют вторую графу. Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год.
- На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ. Обозначается это в графе номер три.
- В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок. Это не обязательно, если содержание писем маленькое. О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно. Обозначается в третьей графе.
- Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.
- Графа 5 – содержит указание на количество листов. Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.
Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте. Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами.
Способов отправки корреспонденции 8:
- Курьером.
- Телефонограммой.
- Факсом.
- Электронной почтой.
- Почтой.
Дату отправки документа ставят в графе 9. Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.
Срок хранения и некоторые правила заполнения журнала регистрации исходящих документов
3 года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации. После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ. Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются. Что сопровождается отдельным актом.
Вот некоторые отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:
- Бухгалтерские.
- Пригласительные билеты на мероприятия.
- Открытки, поздравительные письма.
- Материалы и проспекты рекламного содержания.
Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.
Для оформления допускается применение фирменных бланков. В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит.
Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.
Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения:
Журнал регистрации исходящей корреспонденции ОАО Автодорстрой.
Образец заполнения журнала регистрации исходящих документов ЗАО Спектр.
Исходящие письма. Подготовка. Для всех ли обязательна регистрация?
Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:
- Проект письма готовят исполнители.
- Согласуются бумаги только в случае необходимости
- Подпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.
- Секретарь регистрирует бумаги. При электронном документообороте исполнители сами решают вопрос.
- Отправка письма.
- Помещение в дело оригинала письма, либо его визовой версии.
Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.
Какие группы бумаг не требуют регистрации?
- Поздравления.
- Приглашения на мероприятия.
- Прайс-листы.
- Материалы с рекламным содержанием.
- Коммерческие предложения.
Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.
Что на счёт дат и номеров?
Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.
Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.
В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера. Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер. Другие варианты оформления незаконны. Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам.
Журнал регистрации исходящих документов – образец вы можете скачать
Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки?
И высокая квалификация не спасает от ошибок. Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.
Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены. Этого достаточно для внесения большей ясности. Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись.
В «примечаниях» делается запись об аннулировании, если регистрация бумаг в журнале регистрации исходящей корреспонденции прошла по ошибке.
Появилась двойная регистрация? Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти.
Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете
Рекомендации для составителей исходящей документации
- Письма в исходящих бумагах – ответные, либо инициативные. Они отличаются только тем, начинает организация переписку сама, или отвечает на предложение. В ответных письмах содержится только информация, соответствующая запросу.
- На бланках организации письма печатаются в количестве двух экземпляров . Оформление «шапки» требует внимания.
- Слева, в верхней части документа, упоминается лицо, которому предназначается документ.
- Справа – стоят реквизиты компании, которая письмо отправляет.
- В первой части обращение к адресату и описания причины , по которой требуется обращение.
- Приложения перечисляются только после основного текста. В нижней части страницы, в конце, данные о себе пишет составитель.
- Письмо требует согласования с должностными лицами, которые принимают решения в конкретных направлениях. Только после этого свою подпись ставят руководители.
- Подписанные, согласованные свидетельства передаются делопроизводителям. Ещё один экземпляр распечатывается, если его важно сохранить в организации.
Журнал регистрации исходящей корреспонденции – образец для заполнения по предприятию:
Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции.
Как действовать делопроизводителям?
- Исходящие письма принимаются от составителей. Делопроизводитель проверяет, соответствуют ли требованиям реквизиты. И смотрят, присутствуют ли все необходимые подписи. Отдельное внимание уделяется приложениям.
- В журнале регистрации исходящей корреспонденции указываются все сведения по документу. Допускается применение других инструкций, если на предприятии перешли к документообороте в электронной форме. Но строгих правил оформления нет и для документов, которые оформляются традиционным способом.
- Набор требований предъявляется к исходящим номерам. Сначала идёт номенклатура папки, где документы хранятся. Порядковый номер по конкретному письму указывается через косую или тире.
- Исходящие номера пишутся в специальных строках. Это касается и входящей корреспонденции. Копии хранятся в папках-делах.
Поступившие документы проходят регистрацию в тот же день, когда они оказываются у получателей. Максимальная отсрочка – следующий рабочий день. Иначе снижается время на фактическое исполнение указанных действий. Подобные промедления оборачиваются негативными последствиями, и для предприятия в целом, и для отдельных сотрудников.
Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию? В нашей вы можете узнать, как это сделать!
Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года. 1 января каждого года обнуляется нумерация документов. Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил.
Не всегда целесообразно создавать новую систему хранения и прошивки для бумаг, которые поступили в компанию нестандартными способами. Легче всего обозначать изменения в отдельных графах, либо добавлять буквы или цифры к коду.
Каждая организация сама определяет не только способ регистрации исходящей и входящей документации, но и порядок внесения записей по ней. Децентрализованное ведение учётных баз в электронном виде применяют уже тысячи и сотни тысяч компаний. Главное – предусмотреть защиту данных, чтобы избежать ошибок и изменений без необходимости.
Пошаговая инструкция по регистрации ООО самостоятельно и список необходимых документов для оформления –
Благодаря электронному хранению процесс регистрации заметно упрощается. Секретари тратят меньше времени на поиск нужной информации. Это помогает наладить и документооборот между подразделениями. Допускается создание специальных внутренних служб, отвечающих за этот процесс. Либо структурные подразделения организуют процесс самостоятельно.
В каком порядке осуществляется регистрация исходящей документации в электронном виде, вы можете узнать в этом видео:
Входящая корреспонденция любого предприятия должна своевременно обрабатываться. В организациях обязательно ведется учет поступающих писем, что фиксируется в специальном журнале. Поступающие документы должен принимать делопроизводитель или секретарь. Затем производится их сортировка и передача адресатам после присвоения регистрационного номера.
Многие крупные организации давно перешли на систему электронного документооборота. Но подобные программы внедрены далеко не во всех учреждениях, поэтому факт поступления корреспонденции фиксируется в специальном журнале. Это необходимый элемент управления каждой организации.
Журнал регистрации входящих документов: понятие, цели использования
Регистрационный журнал входящей корреспонденции – это специальная тетрадь, где отражается информация о поступающей корреспонденции и ее дальнейшем распределении.
Может вестись в бумажной или электронной форме. Обычно форму ведения выбирает руководство организации. В последнее время очень распространенными стали электронные журналы, которые позволяют систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.
Обычно письма регистрируются в день их поступления в секретариат или канцелярию. Для их полноценного учета требуется журнал входящей корреспонденции. Вот его основные цели использования:
- Учет, систематизация и дальнейшая обработка входящей корреспонденции;
- Своевременное оперативное исполнение решений руководства;
- Контроль деятельности сотрудников по внешним и внутренним вопросам;
- Проведение эффективной справочной работы с входящими документами.
Заполнением занимается секретарь или работник канцелярии, что зависит от самого предприятия и организации его деятельности. Если никого из вышеперечисленных сотрудников в организации нет, руководство назначает ответственное лицо, на которое возлагаются обязательства по ведению журнала.
Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий. Но это не так – никакой единой формы не существует. Отсутствие установленного шаблона приводит к тому, что руководители предприятий часто самостоятельно включают в журнал какие-то дополнительные графы, помимо основных.
Бумажная форма журнала
Журнал регистрации входящих документов в обычной бумажной форме выглядит как книга формата А4, изготовленная в типографии. Все страницы сделаны в табличной форме. Главное удобство такого журнала учета заключается в возможности руководства вписывать дополнительные графы в соответствии с нуждами конкретного предприятия.
Что касается данных о входящем документе, то они могут фиксироваться с левой и правой стороны страницы. Разрешается использовать для записей ручку с голубыми, фиолетовыми, синими или черными чернилами. Рекомендуется применение шариковых ручек, а не гелевых, для лучшей сохранности важной информации.
Бумажный журнал – это оптимальный вариант регистрации входящей корреспонденции с длительными сроками хранения. Но есть у него и недостатки. Порой для поиска данных о нужном письме приходится пролистывать почти всю книгу.
Электронная форма журнала
Во многих крупных компаниях уже давно взят курс на ведение журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Для этого создаются компьютерные файлы в специальных программах с расширениями xls, doc, docx. Также можно скачать уже готовый электронный образец журнала и вести учет писем с его помощью.
Поиск нужных данных, сортировка информации, установка фильтрации – все это возможно, если на предприятии ведется электронный журнал учета входящей корреспонденции. В табличном варианте можно с легкостью разместить гиперссылку на копию документа, которая была отсканирована.
Если журнал хранится на внутрисетевом сервере организации, доступ к нему имеет только несколько сотрудников, которые отвечают за обмен корреспонденцией.
Электронный регистрационный журнал не дублируется на бумаге. Найти интересующий документ будет совсем не сложно. Но при использовании подобной формы журнала всегда существует вероятность искажения важной информации об исполнителе, дате поступления письма, резолюции.
Многие организации предпочитают доверять данные о корреспонденции бумажному журналу.
О системе электронного документооборота
Подобная система является современной методикой регистрации входящей корреспонденции. У каждого документа должна быть индивидуальная карточка
В системе электронного документооборота всегда существует вероятность несанкционированного доступа к важной информации. У каждого сотрудника предприятия должна быть собственная страничка с конкретными данными. Доступ к ней можно получить посредством введения пароля. Но и злоумышленники могут в любой момент взломать секретные коды и получить доступ к очень важной информации.
Единственным выходом из таких опасных ситуаций станет ведение журнала в бумажной форме. Электронный документооборот применяется исключительно для распорядительной документации:
- Приказов руководства.
- Разнообразных распоряжений, оформленных в письменном виде.
Журнал должен иметь определенные графы, которые требуют обязательного заполнения.
Основные графы
К ним относятся:
- Корреспондент.
- Исполнитель.
- Содержание.
- Вид документа и его дата.
- Регистрационный номер.
Что касается номера, то он складывается из нескольких цифр и букв, которые должны быть присвоены определенному документу. Это его кодовое обозначение.
В большинстве организаций используется трехчастная структура, в которой присутствует три основные цифры. Первая из них обозначает код структурного подразделения, вторая – код самого журнала по номенклатуре дел учреждения или структурного подразделения, а третья – это порядковый номер поступившего документа.
В регистрационном номере цифры могут разделяться знаками «дефиса» или «косой черточки». Под датой документа подразумевается число, месяц и год его поступления в канцелярию определенной организации. Сначала все нужные данный до документ заносятся в журнал, а потом уже в правом нижнем углу проставляются дата и регистрационный номер. Это очень важная информация, которая обязательно должна отражаться на самом документе.
Входящая корреспонденция подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Она может поступать в виде таких документов, как:
- Объяснительные и служебные записки.
- Распоряжения.
- Заявления.
- Письма.
- Телеграммы.
- Различные справки.
Исполнителем называют сотрудника, который поставлен руководством для решения вопросов, прописанных в документах. Корреспондент – это отправитель письма, то есть автор документа. Должны быть прописаны его инициалы.
Если корреспондентом является юридическое лицо, указывается название организации (в обязательном порядке).
Дополнительные графы
Отметка об исполнении и резолюция считаются наиболее распространенными графами, которые могут быть дополнительно внесены в журнал регистрации входящих писем.
Руководитель рассматривает входящий документ, а потом пишет на нем резолюцию. Это административная надпись для исполнителя, которая говорит о том, что необходимо сделать, то есть даются дальнейшие указания. Резолюция прописывается на документе и полностью переписывается в регистрационный журнал. По ней можно контролировать исполнение поручения руководства компании.
Отметкой об исполнении является конечный результат работы с конкретным единственным документом. Обычно пишется просто слово «Выполнено», но лучше расписывать информацию более подробно, чтобы потом избежать каких-то недочетов и спорных моментов. Эксперты советуют включать в журнал дату резолюции, которая поможет проследить за тем, насколько затянулось принятие решения об исполнении указанного документа.
В некоторых случаях в журнал регистрации входящих документов включают следующие графы:
- Количество листов документа и метод его доставки.
- Номер дела.
- Примечание (одно или несколько).
Правила заполнения журнала
Еще до начала фиксации входящей корреспонденции потребуется указать на титульном листе наименование организации и дату открытия журнала. На последующих страницах размещается информация о лицах, которые ответственны за принятие писем и иных документов:
- ФИО, занимаемая должность.
- Период работы.
- Подпись.
Непосредственная регистрация документов начинается только с четвертой страницы журнала. Еще до начала работы необходимо его пронумеровать. Нумерация должна быть сквозной и начинаться каждый год. При этом журнал новый не заводится, записи можно продолжать в старом. Срок хранения документа не должен превышать пять лет. А вот прошивать его необязательно. К документам строгой отчетности эта книга не имеет никакого отношения.
Еще в день поступления в организацию журнал должен быть зарегистрирован. Это делается один раз. Документу присваивается уникальный номер. Число и наименование столбцов зависит исключительно от специфики организации и порядка делопроизводства.
Что касается нерегистрируемой корреспонденции (поздравительные телеграммы, буклеты и рекламные листовки), то она просто заносится в инструкцию и утверждается приказом. Журнал для ее регистрации не требуется.