Простой образец акта приема передачи документов. Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа
Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.
Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.
В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.
Образец акта |
ООО "Подмосковные вечера" |
УТВЕРЖДАЮ |
||||
(руководитель организации) |
Генеральный директор |
||||
(руководитель организации) |
|||||
В.Л. Грачев |
|||||
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
||||
07.06.2005 |
08.06.2005 |
||||
О приеме-передаче дел |
Основание: |
Приказ о переводе от 06.06.2005 № 11 |
|
Составлен комиссией: |
||
Председатель |
Заместитель генерального директора Хитров А.В. |
|
Члены комиссии: |
Главный бухгалтер Епишева М.И. |
|
Инспектор по кадрам - Серегин Р.Д. |
||
Инженер по кадрам - Сидоренко П.В. |
||
Присутствовали: |
Зам. начальника отдела кадров Комарова А.Л. |
|
Начальник отдела кадров Ремизов В.В. |
||
При передаче-приеме дел установлено (указать несоответствие описи, отсутствие документов, записей и т.д.):
В личном деле менеджера Воронова И.М. нет фотографии |
|
В трудовой книжке кассира Новиковой Е.А. отсутствует запись |
|
о приеме на работу |
|
В трудовой книжке инженера Касатонова В.М. отсутствует вкладыш |
|
Приняты (перечень принятых дел): |
|
Личные дела работников ООО "Подмосковные вечера", согласно |
|
прилагаемому перечню |
|
Трудовые книжки работников ООО "Подмосковные вечера" согласно |
|
прилагаемому перечню - 127 шт. |
|
Печать отдела кадров - 1 шт. |
|
Составлен в |
двух |
экземплярах: |
|
1-й экземпляр - в |
дело № 1-11 |
||
2-й экземпляр - в |
отдел кадров |
||
Приложение: |
Перечень дел работников ООО "Подмосковные вечера" |
||
на 3-х листах. |
|||
Перечень трудовых книжек работников |
|||
ООО "Подмосковные вечера" на 3-х листах. |
Дела сдал: |
Ремизов В.В . |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Дела принял: |
Комарова А.Л. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Председатель комиссии |
Хитров А.В. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Члены комиссии |
Епишева М.И. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Серегин Р.Д. |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Сидоренко П.В. |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.
Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.
В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.
Образец акта |
ООО "Подмосковные вечера" |
УТВЕРЖДАЮ |
||||
(руководитель организации) |
Генеральный директор |
||||
(руководитель организации) |
|||||
В.Л. Грачев |
|||||
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
||||
07.06.2005 |
08.06.2005 |
||||
О приеме-передаче дел |
Основание: |
Приказ о переводе от 06.06.2005 № 11 |
|
Составлен комиссией: |
||
Председатель |
Заместитель генерального директора Хитров А.В. |
|
Члены комиссии: |
Главный бухгалтер Епишева М.И. |
|
Инспектор по кадрам - Серегин Р.Д. |
||
Инженер по кадрам - Сидоренко П.В. |
||
Присутствовали: |
Зам. начальника отдела кадров Комарова А.Л. |
|
Начальник отдела кадров Ремизов В.В. |
||
При передаче-приеме дел установлено (указать несоответствие описи, отсутствие документов, записей и т.д.):
В личном деле менеджера Воронова И.М. нет фотографии |
|
В трудовой книжке кассира Новиковой Е.А. отсутствует запись |
|
о приеме на работу |
|
В трудовой книжке инженера Касатонова В.М. отсутствует вкладыш |
|
Приняты (перечень принятых дел): |
|
Личные дела работников ООО "Подмосковные вечера", согласно |
|
прилагаемому перечню |
|
Трудовые книжки работников ООО "Подмосковные вечера" согласно |
|
прилагаемому перечню - 127 шт. |
|
Печать отдела кадров - 1 шт. |
|
Составлен в |
двух |
экземплярах: |
|
1-й экземпляр - в |
дело № 1-11 |
||
2-й экземпляр - в |
отдел кадров |
||
Приложение: |
Перечень дел работников ООО "Подмосковные вечера" |
||
на 3-х листах. |
|||
Перечень трудовых книжек работников |
|||
ООО "Подмосковные вечера" на 3-х листах. |
Дела сдал: |
Ремизов В.В . |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Дела принял: |
Комарова А.Л. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Председатель комиссии |
Хитров А.В. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Члены комиссии |
Епишева М.И. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Серегин Р.Д. |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Сидоренко П.В. |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм . Однако на практике приём – передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру. Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.
Приём передача кадровой документации
Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти . А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.
А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником , о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.
Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:
- создаётся комиссия по передаче дел;
- проверяются кадровые документы;
- составляется акт приёма-передачи.
А теперь всё по порядку и подробно.
Создаём комиссию
Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ . В приказе нужно отразить:
- для чего нужна комиссия;
- её состав;
- задачи.
При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.
Начинаем проверку документов
В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:
- полноту и состав кадровых дел;
- порядок регистрации документов (журналы регистрации);
- систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
- программное обеспечение.
Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».
Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:
проверяем наличие документов
- копий учредительных документов и Устава фирмы;
- штатного расписания;
- ПВТР и колдоговора;
- графика отпусков;
- ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
- графиков сменности;
- должностных инструкций;
- трудовых договоров;
- договоров о материальной ответственности;
- приказов по основной деятельности;
- приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
- личных карточек;
- личных дел;
- трудовых книжек.
Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.
После проверки нужно все документы занести в акт.
Акт приёма передачи кадровой документации
Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.
Оформляется документ так:
- прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
- вставляется гриф утверждения директора;
- пишется – кто кому передаёт документы;
- заполняется таблица;
- проставляются визы всех членов комиссии.
Примерный акт передачи дел можете .
В таблицу можно занести столбцы:
- номер подпункта;
- название документа (или дела);
- количество листов;
- период времени документов;
- данные об отсутствии или повреждении документов или дел.
внимание!
Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.
Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.
Акт приёма передачи трудовых книжек
Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек :
- ФИО работника;
- серия и номер книжки (и вкладыша);
- наличие записи о работе.
Можно включить в акт сведения:
- о невостребованных трудовых;
- о наличии бланков книжек и вкладышей.
Пример акта .
Если документы передать некому
Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не
оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки?
Действовать нужно так:
- точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
- проверить наличие документов;
- составить вышеприведённые акты.
Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.
внимание!
Важно: после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел.
В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь . Но порядок в делах всё же нужно будет навести.
Заключение
Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются . Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.
Документ под названием «Акт приема-передачи дел» знаком лишь тем, кому доводилось занимать ответственные должности. Остальные знают о нем только понаслышке. И уж совсем маловероятно, что кто-то сможет составить его самостоятельно.
Основные причины
На любом предприятии дела обычно принимаются по нескольким причинам:
- Закрепление за каждым определенной зоны ответственности.
- Оценка общего объема работы, которую предстоит выполнять вновь принятому работнику.
- Временное исполнение обязанностей за отсутствующего на данный момент работника.
- Организации непрерывной работы.
А вот поводом для передачи их от одного сотрудника к другому может быть:
- длительная командировка;
- продолжительное нахождение на больничном;
- декретный отпуск;
- переход на другую работу;
- увольнение сотрудника.
В этих случаях обязанности выбывающего работника берет на себя один из его сослуживцев, при этом обязательно составляется акт приема-передачи дел.
Там обычно перечисляются все документы, которые находились в ведении уволенного лица. Кроме этого акт приема-передачи дел содержит полное описание проделанной работы, и отдельно отмечаются все выявленные недостатки. Документ составляется обязательно в двух экземплярах, один из которых подшивается в личное дело выбывшего сотрудника, а второй остается в отделе, то есть у нового хозяина.
Непростая ситуация
Интересно, что инициатором такого действия, как правило, выступает директор. Ведь именно он вместе с новоявленным совместителем заинтересован в наведении порядка. Но иногда складывается такая ситуация, что старый работник уходит, не подписав акт приема-передачи дел. Это может случиться из-за стечения обстоятельств или намеренных проволочек. Порой сотрудник, зная свои недочеты, специально тянет время. Ведь каждый знает, что руководитель не может задержать его трудовую книжку или окончательный расчет, а обязан выдать все это в день увольнения. Работник просто уходит, а наниматель вынужден искать выход из создавшейся ситуации. Как быть новому владельцу, если ему достается бесхозный объект? В этой ситуации не стоит огорчаться. Нужно просто принять дела по факту, чтобы не отвечать за чужие ошибки. Иногда директор в качестве промежуточного шага временно принимает дела на себя, а уж потом передает их новому работнику. Можно и так, но все равно нужно помнить об ответственности за совершенные действия.
Замена главного бухгалтера
Вступлению в должность нового руководителя бухгалтерии предшествуют шесть важных шагов:
- Издание приказа за подписью директора, в котором он оговаривает всю последовательность действий и порядок будущей передачи дел. В зависимости от причин увольнения прежнего специалиста в распоряжении сотрудников есть не более двух недель.
- Пока еще действующий главный бухгалтер должен к намеченному времени завершить все текущие дела (сделать нужные записи, оформить первичные документы и составить отчеты). Бумажные носители должны быть оформлены в дела и прошиты.
- Проведение инвентаризации.
- Аудиторская проверка.
- Передача дел.
- Внесение во все источники информации о новом бухгалтере.
Не совсем обычно выглядит акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера. Образец содержит огромный перечень вопросов, на которые нужно обратить пристальное внимание:
- Организация работы всей бухгалтерии, а также общая характеристика учета в компании.
- Состояние учета всех проводимых расчетных операций.
- Учет и движение всех денежных средств.
- Материальный учет и расчет амортизации.
- Расчеты с работниками.
- Остатки по счетам.
- Первичные документы.
- Бланки строгой отчетности.
- Состояние дел в архиве.
- Опись недостающих документов и пояснения по данному факту.
Только после этого происходит подписание акта, что означает, по сути, вступление в должность.
Новый руководитель
Замена руководства обычно начинается с проведения общего собрания учредителей. Принятое на нем решение оформляется в виде протокола или приказа. Эти сведения сразу же передаются в налоговую инспекцию, и только после этого начинается основная процедура, результатом которой станет акт приема-передачи дел. При смене директора он будет более объемным.
Такой документ, как правило, состоит их 3 частей:
- Вводная. В ней содержится информация о месте и времени проведения, а также данные о представителе от общего собрания.
- Описательная. Она включает в себя полный перечень документов, которые передаются новому директору. Список этот получается очень длинным. Сюда входят, в первую очередь, учредительные документы, свидетельства и данные постановки на учет. Затем идут договора с банками и все дополнительные соглашения к ним. После этого наступает черед приказов по предприятию. За ними следуют договора, касающиеся основной деятельности компании. Далее идут бухгалтерские отчеты, кассовые документы и информация по ценным бумагам. В самом конце списка стоит документация по ТБ, ОТ и пожарной безопасности. После них остается только переписка с государственными и контролирующими органами, а напоследок – журнал движения трудовых книжек.
- Заключительная. Здесь перечисляются все присутствующие лица, которые ставят свои подписи.
Последней точкой будет круглая печать предприятия.
Акт приема-передачи дел – документ подтверждающий факт передачи документов. Смена директора организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и прочих работников, чья деятельность плотно связана с документами влечет за собой передачу всех дел от увольняющегося работника новому. Передаются не только дела, но и документы, для кассира, например, передаче подлежат наличные средства в кассе.
Передача может быть осуществлена на основании акта приема-передачи. В данной статье предлагаем скачать образец акта приема-передачи документов (word). Бланк для скачивания находится внизу статьи.
Основное предназначение акта приема-передачи – это подтверждение факта перемещения документации или другого имущества от одного лица другому.
На нашем сайте вы можете скачать другие акты передачи: → , → , → .
Как составить акт приема-передачи дел другому лицу?
Акт является подтверждением того, что документы переданы и приняты получателем. Кроме того, акт приема-передачи может содержать подробный перечень передаваемых документов, что позволяет при необходимости выяснить, какие документы были переданы, в каком количестве и в каком виде. Бланк акта приема-передачи документов должен содержать следующие данные:
- Дата оформления;
- Место составления;
- Название документа;
- Сведения о том, кто является передающей стороной;
- Сведения о том, кто является получателем документации;
- Слова, указывающие на то, что документы получателю переданы согласно приложенного списка;
- Слова, указывающие на то, что документы получателем получены и проверены;
- Слова, подтверждающие, что стороны не имеют претензий друг к другу;
- Перечень документов – можно оформить в виде таблицы, если список большой, то разумно оформить в виде приложения к акту приема-передачи. Для каждого документа желательно указать его наименование, номер и дату, количество листов и экземпляров, копия или оригинал и другие важные сведения;
- Подписи обеих сторон.