Нужно ли включать в отчетность формы СЗВ-М декретниц? Сложные вопросы в заполнении формы сзв-м.
Как отражать декретниц в общем перечне, нужно ли их вообще вписывать в СЗВ-М? Именно эти моменты вызвали особые трудности при заполнении. Попробуем разобраться, как правильно оформлять СЗВ-М, если в штате предприятия есть женщины, находящиеся в декрете, а также, уточнить некоторые нюансы заполнения отчета.
Нужно ли вносить сведения на женщин-декретниц в СЗВ-М
После введения новой формы отчетности СЗВ-М у предприятий и предпринимателей стали появляться многочисленные вопросы по его заполнению. Новая форма, как и многие бухгалтерские документы, и отчеты имела некоторые тонкости и не все понимали, кто должен заниматься составление этой формы, какие сведения вносить обязательно, а какие можно не указывать. Одним из таких проблемных вопросов стал декретный отпуск у сотрудниц предприятия.
Прежде чем ответить на данный вопрос, необходимо определить, какие женщины имеют статус работников, находящихся в декрете. К ним можно отнести:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
- сотрудницы, находящиеся в отпуске по родам;
- работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком (детьми). Здесь декретным лицом могут считаться мать, отец, а также родственники ребенка.
Если с лицом, находящимся в декрете, у работодателя заключен официальный трудовой договор или любое другое соглашение, входящее в перечень допустимых актов, то на протяжении всего срока беременности или ухода за ребенком, работодатель обязан сообщать сведения о сотруднике в ПФР, указывая данные в форме СЗВ-М.
Не имеет значения, были ли за этот период выплаты. Самое главное, что человек числиться в штате предприятия, как рабочая единица.
Кто занимается заполнением СЗВ-М и какие моменты следует учитывать
Новая форма была разработана ПФР и в ней обязательно должны отражаться полные сведения о сотрудниках, а именно: ФИО работника, его СНИЛС, ИНН (не обязательно с 2017 года). Для получения общего представления о заполнении формы можно рассмотреть образец:
В общий список работников обязательно вносятся имена сотрудников, которые имеет с работодателем трудовое соглашение любой фомы и вида. Не имеет значения, какой срок проставлен в соглашении. Каждый акт должен быть отражен в новом отчете. СЗВ-М является отчетом, обязательным для всех компаний и предприятий, за исключением ИП без наемных сотрудников, которые освобождены от данной обязанности.
Заполнением формы занимается ответственное лицо – бухгалтер или руководитель. Документ предоставляется в отделение ПФР по месту регистрации компании ежемесячно, до 15-го числа. В случае нарушения сроков, на работодателя налагается штраф в размере 500 руб. за каждого сотрудника.
Какие сведения указываются на сотрудника, находящегося в декретном отпуске
Как мы уже отмечали, в декрете могут находиться не только мать ребенка, но и его отец, родственники. Для заполнения СЗВ-М, потребуются следующие данные на работника:
- ФИО сотрудника, находящегося в декрете;
- СНИЛС;
- ИНН, если сведения имеются.
Ответственному, за заполнение СЗВ-М, лицу важно помнить, что малейшая ошибка или неточность может привести к штрафу, поэтому вносить сведения следует внимательно и корректно.
Уже достаточно много прошло времени с момента появления нового отчета по форме СЗВ-М, предоставляемого в Пенсионный фонд. Однако, он до сих пор вызывает не мало вопросов у работодателей, в частности, нужно ли включать в него женщин, находящихся в отпусках по беременности и родам, а также женщин, ушедших в отпуска по уходу за ребёнком до полутора или трёх лет. Ответ на этот вопрос постараемся раскрыть в сегодняшней статье.
Цель введения нового отчета организаций в Пенсионный фонд
Новый отчёт СЗВ-М введён в действие не так давно: в 2016 году вышло постановление Правления Пенсионного фонда N 83п, которое предусмотрело такую обязанность для работодателей.
Целью данного отчета является предоставление сведений в ПФР о застрахованных лицах. Такая информация понадобилась фонду из-за того, что была приостановлена индексация страховых пенсий возрастным пенсионерам, что в свою очередь потребовало отслеживания работающих пенсионеров. То есть, по своей сути отчёт СЗВ-М необходим фонду для реализации антикризисных мер в сфере пенсионного обеспечения.
Обязанность предоставления сведений в форме СЗВ-М в ПФР
Сразу после того, как вышло постановление Правления Пенсионного фонда о предоставлении сведений о застрахованных лицах, у страхователей появилась дополнительная обязанность – сдача отчета по форме СЗВ-М. Поскольку страхователями являются практически все работодатели не зависимо от количества сотрудников в компании, такая отчетность предусмотрена для акционерных обществ, общество с ограниченной ответственностью и индивидуальных предпринимателей.
Важно ! Однако, следует помнить, что индивидуальные предприниматели, не имеющие сотрудников вовсе и ведущие всю свою хозяйственную деятельность единолично, не обязаны предоставлять такой отчёт.
Порядок заполнения отчета СЗВ-М
Форма предоставления сведений по застрахованными лицам утверждена вышеупомянутым постановлением. Однако, службы Пенсионного фонда не дают никакого разъяснения о заполнении такого отчета, делая упор на то, что форма СЗВ-М включает необходимые указания к заполнению.
Итак, данный документ состоит из четырёх частей:
- Сведения о страхователе;
- Сведения об отчетном периоде;
- Сведения о типе отчета: исходном, дополняющем или отменяющем;
- Сведения о лицах, которые застраховал страхователь.
Все разделы подлежат обязательному заполнению. Однако, в разделе 4 в табличной части работодатель может не указывать ИНН сотрудника, если не знает такие данные.
Важно ! При заполнении формы ни в коем случае нельзя допускать ошибок, поскольку проверяющий сотрудник ПФР может Вас оштрафовать.
Необходимость указания сведений о декретницах в СЗВ-М
При составлении отчета СЗВ-М давольно часто у составителя возникает вопрос о том, нужно ли включать в отчёт сведения о декретницах. При чем под декретницами могут иметься ввиду, как женщины, ушедшие в отпуск по беременности и родам, так и сотрудницы, находящиеся в отпусках по уходу за ребёнку до полутора или трёх лет их детей.
Как говорилось выше, отчёт СЗВ-М включает сведения по застрахованным лицам. При этом в какой бы отпуск, называемый декретным, женщина не ушла, она не перестаёт быть застрахованным лицом, следовательно, данный вопрос однозначно имеет положительный ответ – декретниц нужно включать в отчёт СЗВ-М.
Однако, не все декретницы являются застрахованным лицами. Так, если сотрудница, ушедшая в декрет, временно прибывала на территории нашей страны и являлась высококвалифицированным специалистом, она не является застрахованным лицом, а значит сведения в Пенсионный фонд России по ней предоставлять не нужно. В данном случае такую работницу не нужно включать в табличную часть отчета СЗВ-М.
Порядок и сроки сдачи СЗВ-М
Сдавать отчетность можно двумя способами:
- В бумажном виде;
- В электронной форме.
При чем первый способ «вымирает», поскольку набирают обороты электронные сервисы. Кроме того, воспользоваться бумажным форматом могут не все работодатели, а лишь те, чья численность штата не превышает 25 человек. Для таких небольших компаний предусмотрено несколько вариантов предоставления «бумажного» отчета СЗВ-М:
- Личное посещение территориального органа Пенсионного фонда;
- Передача отчета с доверенным лицом;
- Отправка отчета по почте.
Организации со штатом работников от 25 и выше человек обязаны предоставлять отчёт исключительно посредством электронного документооборота с заверением документа электронно-цифровой подписью. Если по каким-то причинам работодатель с численностью свыше 26 сотрудников предоставит в ПФР отчёт в бумажном виде, его оштрафуют.
Для сдачи сведений о застрахованных лицах по форме СЗВ-М предусмотрены определенные сроки. Изначально, в 2016 году, на подготовку и предоставление такого отчета было выделено десять дней следующего за отчётным месяца. Однако, с 2017 года этот срок продлили на пять дней, и теперь сдавать отчетность следует не позднее 15 числа следующего за отчётным месяца. Если же 15 число приходится на выходной день, то предельный срок переносится на следующую ближайшую рабочую дату.
Таким образом, крайние сроки сдачи СЗВ-М в 2018 году следующие:
- за январь – 15 февраля;
- за февраль – 15 марта;
- за март – 15 апреля;
- за апрель – 16 мая;
- За май – 16 июня;
- За июнь – 16 июля;
- За июль – 15 августа;
- За август – 17 сентября;
- За сентябрь – 15 октября;
- За октябрь – 15 ноября;
- За ноябрь – 17 декабря;
- За декабрь – 15 января 2019 года.
В случае несвоевременной сдачи отчетности о застрахованных сотрудниках организация рискует получит достаточно большой штраф.
Порядок исправления ошибок в СЗВ-М
Исправлять ошибки в самом бланке СЗВ-М категорически нельзя. Для того, что исправить неверно внесённые данные необходимо сделать новый отчёт и указать в третьем разделе соответствующее значение:
- ДОП – дополняющая форма СЗВ-М. Применяется, если в отчёте Вы забыли указать какого-либо работника. В этом случае отчет должен содержать только сведения о забытом сотруднике.
- ОТМН – это отменяющий вариант отчета. Он используется, если в СЗВ-М по ошибке включили лишнего сотрудника. В этом случае необходимо в 4 разделе указать сведения о таком работнике.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос N1: Здравствуйте! Нашей организации пару месяцев оказывала бухгалтерские услуги по договору женщина, которая являлась индивидуальным предпринимателем. Мы всегда вносили сведения о ней в отчёт СЗВ-М. В первый месяц замечаний от ПФР не было, а вот во втором месяце нас оштрафовали. Не так давно она ушла в декрет. Нужно ли нам указывать в отчете СЗВ-М сведения о ней?
Ответ: Во-первых, сведения о такой сотрудницы не нужно было указывать в СЗВ-М ранее, поскольку эта женщина – ваш контрагент, а не сотрудница. Если Вы это делали, то это ошибочно и ПФР в первый раз этого не заметила. Во-вторых, индивидуальный предприниматель, оказывающий услуги организации не является застрахованным организацией лицом, будь то декретница или рабочий человек, а значит сведения о нем в отчёт СЗВ-М вносить не нужно. ИП должен самостоятельно информировать ПФР о себе и своих сотрудниках.
С 1 апреля 2016 года страхователи обязаны сдавать новую форму на своих работников — СЗВ-М. Форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п. Отчет имеет всего четыре небольших раздела и на первый взгляд кажется очень простым в заполнении. Наверное, поэтому Пенсионный фонд не утвердил к форме никакой инструкции по заполнению. Тем временем у бухгалтеров уже возникают вопросы. В этой статье дадим ответы на некоторые из них.
Нужно ли представлять форму СЗВ-М на работников, которые находятся в отпуске без сохранения заработной платы?
Как указано в разделе 4 данной формы , работодателю следует отражать сведения о застрахованных лицах, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые или гражданско-правовые договоры. Список допустимых услуг (работ), выполняемых по договорам гражданско-правового характера, также указан в начале четвертого раздела.
Таким образом, в форме СЗВ-М нет никакого исключения для работников в отпуске без содержания. Значит, отчитываться нужно и по сотрудникам, которые взяли отпуск без сохранения зарплаты.
Должны ли организации представлять СЗВ-М, если в штате нет сотрудников?
Согласно позиции ПФР, изложенной в письме от 27.07.2016 N ЛЧ-08-19/10581 , организации, у которых нет застрахованных лиц, работающих по трудовому или гражданско-правовому договору, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы, не сдают отчетность по форме СЗВ-М.
Как заполнить форму на уволенного сотрудника?
Если сотрудники были уволены в первом квартале 2016 года, нужно ли данные по ним отражать в форме СЗВ-М?
Форма сдается за отчетные периоды. Под отчетным периодом понимается месяц, за который представляется форма СЗВ-М (абз. 13 ст. 1 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996). Если работник уволился в период с января по март, указывать информацию по нему в данном отчете не нужно. Объясняется это тем, что первый отчетный период по новой форме — апрель. Если работник будет уволен в апреле, то данные по нему необходимо отразить в СЗВ-М за апрель.
Нужно ли отражать в СЗВ-М декретниц?
Если женщина находится в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком, она все равно числится в штате организации. За ней сохраняется ее рабочее место и продолжает действовать трудовой договор (ст. , ТК РФ).
Соответственно, данные о работницах, которым предоставлены указанные отпуска, также необходимо отражать в форме СЗВ-М.
Как отразить информацию об индивидуальном предпринимателе?
ИП может иметь наемных работников, данные по которым он должен отразить в форме СЗВ-М. Сам предприниматель уплачивает за себя фиксированные взносы в ПФР, при этом он не является работником. ИП работает не по трудовому договору, поэтому информацию о себе в разделе 4 отражать не нужно.
Таким образом, ИП без наемных работников СЗВ-М не сдает.
Как исправить данные?
Если работодатель по ошибке не отразит данные по каким-то работникам, нужно будет составить дополнительный отчет по форме СЗВ-М.
Для этого в разделе 3 нужно указать тип формы «доп», т. е. дополняющая. Достоверные данные дублировать не нужно. В дополняющем отчете следует указать лишь информацию по «забытым» сотрудникам.
Эксперт сервиса Норматив
Яблоко раздора: во время отпуска по уходу за ребенком от полутора до трех лет у сотрудниц нет выплат, облагаемых взносами, в стаж это время не входит. Не ясно, надо ли сдавать индивидуальные сведения на таких работниц?
Почему это важно: если отпуск от полутора до трех лет требовалось отражать в сведениях, надо сдать корректировки.
На форуме www.klerk.ru между коллегами возник спор, надо ли было подавать в ПФР индивидуальные сведения на сотрудниц, если они в этом году находятся в отпуске по уходу за ребенком, которому больше полутора лет. Оказалось, что только некоторые из коллег сведения на таких сотрудниц сдали. Но другие с ними так и не согласились.
ВЕРСИЯ № 1
СООБЩАТЬ, НО В СТАЖ ВХОДИТ НЕ ВЕСЬ ОТПУСК
Одни участники обсуждения посчитали, что время отпуска по уходу за ребенком требуется отражать полностью. О том, что в индивидуальных сведениях показывают все периоды ухода за детьми, сказано в пункте 43 инструкции, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.06 № 192п. Но отпуск в стаж войдет не полностью. В него зачтется только тот период, когда сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет (подп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ). Но специалисты фонда должны сами разделить периоды, которые входят или не входят в стаж.
Большинство участников пришли к выводу, что индивидуальные сведения надо сдавать только на сотрудниц, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. В индивидуальных сведениях отражают периоды, которые входят в страховой стаж (п. 1, 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). А отпуск по уходу за ребенком от полутора до трех лет в стаж не входит. Да и во многих отделениях фонда данные об отпусках по уходу за ребенком до трех лет требовали из отчета исключать.
НАШЕ МНЕНИЕ
СВЕДЕНИЯ МОЖНО НЕ ПОДАВАТЬ
Как мы выяснили, в ПФР уверены, что сведения о периоде отпуска по уходу за ребенком от полутора до трех лет все-таки необходимо представить по форме СЗВ-6-1 с кодом «ДЕТИ». Тем же, кто их не сдал, советуют подать корректировки.
Мы считаем, что в индивидуальные сведения включают только отпуск по уходу за ребенком до полутора лет. Об отпуске от полутора до трех лет отчитываться перед фондом не надо. На страховой стаж это не повлияет, штрафа по статье 17 закона № 27-ФЗ тоже не будет. Ведь он составляет 10 процентов от суммы взносов, начисленных на выплаты, по которым сведения не сданы (письмо ПФР от 28.06.06 № КА-09-26/6784). А у неработающих сотрудниц, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, таких облагаемых выплат нет.
Однако можно уточнить в своем отделении фонда, требуется ли подавать корректировки, если сведения за полугодие на таких сотрудниц сданы не были.
Главной целью введения отчетной формы СЗВ-М (постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п) является предоставление сведений о застрахованных лицах в Пенсионный фонд. Сделано это, в основном, для реализации антикризисных мер Правительства РФ, связанных с отменой индексирования страховых пенсий, в части контроля выплат работающим пенсионерам по трудовым контрактам и договорам гражданско-правового характера. Сведения из формы СЗВ-М дают возможность своевременно отслеживать сведения о застрахованных работающих. Имеют к этому отношение и наемные работники-декретники, которые в отчетный период продолжают находиться в трудовых отношениях с работодателем.
При отправке сведений в ПФР большинство работодателей задаются вопросом, нужно ли указывать в отчете определенные данные при отсутствии выплат работникам, в частности, нужно ли включать декретников в СЗВ-М. Для ответа на поставленный вопрос необходимо обратиться к пункту 4 постановления Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п. В нем четко разъяснено, включать ли эту категорию работников в отчет. В соответствии с инструкцией необходимо подавать сведения обо всех застрахованных лицах, находящихся в отчетный период в трудовых отношениях с работодателем, в том числе по гражданско-правовым договорам, и трудовым договорам, которые прекращены. Поэтому ответ на поставленный вопрос о том, нужно ли включать в СЗВ-М декретниц, не требует особых размышлений и является однозначно положительным. Нужно.
Но есть и исключения. Например, если на предприятии работали в отчетный период временно пребывающие на территории России иностранные граждане, являющиеся высококвалифицированными специалистами. И к тому же если эти сотрудники - декретницы. В СЗВ-М данные по таким работникам не вносятся, ведь они не относятся к застрахованным лицам (ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ).
Кроме того, если декретница является индивидуальным предпринимателем и заключила договор с предприятием или организацией на поставку товаров или оказание услуг, то сведения о таких контрактниках в отчетность по форме СЗВ-М не вносятся, ведь в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ с внебюджетными фондами ИП взаимодействуют самостоятельно.
Страховые взносы ПФР
Страховые взносы ПФР