Как отправить сообщение по факсу. Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте
Привет всем! Казалось бы, в XXI веке отправка документов по электронной почте, в облака с общим доступом или через мессенджеры должна вытеснить старые способы передачи документов и изображений. Но нет же, старый добрый факс всё ещё востребован. Чаще всего этим способом пользуются государственные структуры, в которых процедура получения и отправки жёстко регламентирована. Суды многих стран также принимают факсы в качестве документов, имеющих силу, отказывая в этом статусе чисто электронным документам.
В бизнес-среде факсы тоже пока живут. Они по-прежнему удобны в местах, не покрытых широкополосным доступом к Интернету: для отправки и получения факса достаточно обычной телефонной линии.
Однако если вы не успели в своё время обзавестись факс-аппаратом, это не повод срочно вписывать его в смету на ближайший квартал. С помощью компьютера и обычного (в наше время) широкополосного доступа вы тоже можете воспользоваться всеми преимуществами факса.
Облачные факс-сервисы
Если отправлять факсы вам нужно редко, не больше одного-двух в день, то на помощь вам могут прийти факсовые сервисы. Они выглядят как сайты, на которых вам надо ввести номер получателя, загрузить документ и отправить его получателю. В качестве информации об отправителе достаточно просто адреса электронной почты.
Некоторые из этих сервисов предлагают небольшой набор бесплатных услуг, другие - платны полностью. Если для вашей организации услуги факса и правда важны, есть смысл приобрести платный аккаунт и воспользоваться услугой в полном объёме.
Мир факсовых сервисов так же динамичен, как и остальные. Так, популярный проект FreePopFax сейчас является частью сервиса eFax () и требует обязательной регистрации. Аналогичные услуги предлагает сайт myfax.com. Оба проекта предлагают месяц бесплатных услуг сразу после регистрации.
Отправить факс с компьютера через Интернет бесплатно тоже можно, если он небольшой. Для отправлений малого объёма подойдёт сайт pamfax.biz. Зарегистрировавшись там, вы сможете отправлять факсы объёмом до 3 страниц бесплатно. Если вам нужно больше, то решайте сами, что вас больше устроит: полноценная регистрация с абонплатой или оплата каждого отдельного большого факса.
Некоторые проекты предлагают своеобразную комбинацию старых факсовых технологий с новыми облачными. К примеру, премиум-подписка того же Pamfax ($8.71/месяц) включает неограниченное место для хранения отправленных и полученных факсов. На обычной подписке ($5.78/месяц) факсы хранятся 30 дней, а при бесплатном использовании удаляются сразу.
Кстати, не обольщайтесь скромными тарифами: это плата за обслуживание номера и облачные услуги, а за отправку факсов платить придётся отдельно (на том же Pamfax – 9-13 центов за страницу. На других сервисах цены сравнимы). Однако, если факс в вашем бумагообороте нужен, эти цены вполне разумны и окупаются эффективной коммуникацией.
Локальные факс-программы
Если вы не желаете загромождать рабочий стол реальным факс-аппаратом, однако пользуетесь факсом достаточно часто, вы можете воспользоваться программным факсом.
Наибольшую популярность приобрело приложение VentaFax, которое в состоянии заменить реальный факс-аппарат. Но при одном условии: у вас есть реальный городской телефонный номер, к которому подключен старый добрый модем. Нет, не обязательно быть подключенным к Интернету именно через этот модем. Но для отправки будет задействован именно он. В принципе, можно заменить реальный модем на виртуальный номер VoIP-оператора. Настройки в этом случае несложны. Тогда вам придётся платить отдельно за факс-сервис и отдельно за услуги VoIP.
Куда интереснее выглядит приложение того самого PamFax, которое интегрируется со Skype. Для полной интеграции вам, конечно, понадобится подписка на платные сервисы Skype и ненулевая сумма на счету. Зато получатель и отправитель смогут общаться в Скайпе, используя учётные записи PamFax.
В принципе, создать сообщение для отправки через факс можно даже в Microsoft Office или другом офисном пакете, выбрав нужный шаблон при создании нового документа. Даже для пакетов, где по умолчанию факсовые шаблоны не установлены (например, LibreOffice), можно скачать и установить шаблоны вручную. Но для отправки факсов всё равно придётся воспользоваться каким-нибудь из вышеуказанных сервисов (или аналогичным).
В любом случае, перед тем, как отправить факс с компьютера через Интернет, вам нужно позаботиться о сервисе отправки. Преимущество Skype – в том, что он может предоставить виртуальный номер общего назначения. С другой стороны, некоторые чисто факсовые сервисы (вроде RapidFAX) тоже предлагают виртуальный номер, плата за который уже входит в абонентную.
Мобильные приложения для факса
Да, существуют также мобильные приложения, предназначенные для отправки факсов. Документы, которые вы отправляете, можно создать прямо на устройстве, получить через почту или облако… или просто заснять на встроенную камеру. Разумеется, это также не будет бесплатно. Но это так же просто, как отправить факс с компьютера, только не требует самого компьютера.
В качестве примера можно рассмотреть сервис iFax. Он хорош тем, что приложение iFax существует и для устройств Apple, и для Android-гаджетов. С его помощью можно отправлять на факс документы PDF, DOC, изображения JPG, другие типы документов, как из локальной памяти, так и из Dropbox или Google Drive. В процессе отправки документ можно подредактировать. А сообщение об отправке или получении придёт в режиме Push.
Прямо в приложении вы можете либо купить подписку на услуги пакетом, либо оплачивать каждый отдельный факс принятыми в iTunes и Google Play методами.
Союз старых и новых технологий может прожить ещё достаточно долго. Так, ждём, что в Telegram или Facebook Messenger появятся боты для отправки сообщений на факсы. Разумеется, тоже платные.
Если вы один из тех невежд, которые никогда прежде не слышали про факс, или когда-то знали, но забыли, то в таком случае пора освежить вашу память и узнать больше о новых технологиях. Учтите, что существует огромное количество разновидностей факсимильных аппаратов, поэтому вам следует предварительно изучить инструкцию по эксплуатации этого устройства, которая поставляется в комплекте. Использование большинства факсимильных аппаратов подразумевает предварительную отправку сопроводительного письма, а затем набор номера и отправку непосредственно факса.
Шаги
Перед отправкой факса
- Сопроводительное письмо включает в себя ФИО получателя, содержание факса и количество его страниц. Также в нем должна быть информация об отправителе, такая как ФИО и номер факса, благодаря чему получатель сможет отправить ответ при необходимости.
-
Наберите номер факса. Далее необходимо набрать номер факса, так же как вы обычно набираете телефонный номер. На большинстве новых факсимильных аппаратов нет необходимости вводить код для передачи документа в пределах города, однако для междугородней отправки это все еще необходимо. Некоторые факсимильные аппараты требуют ввод междугороднего кода вне зависимости от вашего местоположения. Выясните это самостоятельно или расспросите кого-то о вашем аппарате.
- Код страны (например, России соответствует цифра ”7” в начале номеров телефонов и факсов) также иногда применим для местных звонков, но только в сочетании с кодом региона. Использование кода страны необходимо почти всегда при использовании международной связи.
- Также для связи на дальние расстояния внутри страны вам часто придется набирать ”8”. Прочитайте инструкцию или узнайте у кого-то об особенностях именно вашего факсимильного аппарата.
- Убедитесь, что вы используете именно номер факса, а не телефона человека, с которым хотите связаться. Часто эти номера на визитке печатают рядом и их очень просто перепутать, посмотрев не на ту строчку.
-
Определите метод подачи бумаги. Нужно проконтролировать, что вы правильной стороной вставили в факс лист с материалами, которые необходимо отправить. Отсканировать содержимое документа возможно только при расположении бумаги определенным образом, и вы отправите пустой факс, если вставите лист не той стороной. Перед отправкой факса убедитесь в правильном положении листа.
- В разных факсимильных аппаратах способы подачи бумаги различаются. К счастью, на всех факсах есть отметки, указывающие правильное расположение бумаги. Около зоны подачи бумаги найдите символ в виде листа бумаги с подогнутым углом. Вы увидите, что одна из сторон этого листа чистая, а на другой присутствуют линии.
- Если линии расположены на стороне с подогнутым углом, в таком случае бумага должна вставляться таким образом, чтобы пустая ее сторона была обращена к вам.
- Если отогнутый угол пустой, в таком случае лист должен вставляться в факсимильный аппарат с обращенной к вам лицевой частью.
- В разных факсимильных аппаратах способы подачи бумаги различаются. К счастью, на всех факсах есть отметки, указывающие правильное расположение бумаги. Около зоны подачи бумаги найдите символ в виде листа бумаги с подогнутым углом. Вы увидите, что одна из сторон этого листа чистая, а на другой присутствуют линии.
-
Отправляйте факсом материалы правильного формата. Факсимильные аппараты предназначены для работы с листами стандартного размера. Если вы попытаетесь отправить документ нестандартного размера, вам не удастся это сделать Более того, это может привести к застреванию бумаги или даже к повреждению факсимильного аппарата. Если все-таки есть необходимость отправки документа нестандартного размера, следует снять подходящего размера копию при помощи ксерокса и отправлять уже ее, а не оригинал.
- Самым распространенным форматом бумаги для факсов и принтеров является А4 и фирменный бланк.
Отправка факса
-
Используйте ваш факсимильный аппарат для отправки документа. После выполнения всех вышеописанных пунктов можно приступать к отправке факса. Теперь вставьте бумагу правильной стороной наберите нужный вам номер, после чего нажмите кнопку ”отправить”. Обычно это хорошо заметная и большая кнопка. Поздравляем! Вы отправили факс!
- Вы заметите, как после нажатия кнопки отправки аппарат несколько раз пикнет и немного пожужжит. Это нормально. Таким образом факсы осуществляют связь друг с другом. Спустя пару минут после удачной отправки факса вы услышите четкий, подтверждающий это сигнал. Если же при отправке появились проблемы и факс не прошел, вы услышите характерный неприятный звук. Теперь вам придется проверить факсимильный аппарат для определения возникшей проблемы.
-
Используйте интернет для отправки факса. Материалы с факса на факс также можно отправлять и с помощью интернета. Существует целый ряд предоставляющих помощь подобного рода компаний, услуги которых, в большинстве случаев, стоят денег. Это может оказаться мудрой инвестицией, но только при том условии, что вы редко отправляете факсы, и поэтому не хотите покупать для этих целей факсимильный аппарат или пользоваться услугами курьерских служб.
- PamFax является отличным сервисом для факсимильной связи посредством Skype. Правда в таком случае вам придется немного заплатить.
- HelloFax - это сервис, который очень хорошо интегрируется с Google Drive и позволяет легко отправлять факсом документы Google Docs. Вам предоставят возможность отправки некоторого количества факсов бесплатно в качестве тестовой услуги, однако в дальнейшем будет взиматься плата.
-
Используйте электронную почту для отправки факса. В зависимости от номера получателя факса, у вас может оказаться возможность бесплатной отправки документа. Но здесь стоит учесть, что такая возможность касается ограниченного количества факсовых номеров и позволяет отправлять информацию в ограниченных объемах.
- Всегда полностью вводите номер, включая код страны и региональный код.
- Большинство факсимильных аппаратов поставляются с инструкцией. Изучите ее досконально, прежде чем приступите к действиям.
Предупреждения
- При отправке конфиденциальной информации следует учитывать тот факт, что ЛЮБОЙ сможет прочитать печатающийся на принимающей стороне факс. Перед отправкой дважды проверьте номер, и убедитесь в том, что именно получатель находится возле факса.
Создайте сопроводительное письмо. Факсимильные аппараты часто используются всеми сотрудниками офиса или определенной группой людей. Так как прочесть факс может любой из находящихся поблизости работников, отправка сопроводительного письма может оказаться хорошей идеей. Оно будет гарантом того, что ваш факс получит нужный человек.
Факс – это способ обмена информацией посредством передачи графических и текстовых документов по телефонной линии или через глобальную сеть. С появлением электронной почты такой способ связи отошел на второй план, но тем не менее некоторые организации все еще им пользуются. В этой статье разберем способы передачи факсов с компьютера через интернет.
Для передачи факсов изначально использовались специальные факсимильные аппараты, а позже – факс-модемы и серверы. Последние требовали для своей работы dial-up-соединения. На сегодняшний день такие устройства безнадежно устарели, и для передачи информации гораздо удобнее прибегнуть к тем возможностям, которые предоставляет нам интернет.
Все способы отправки факсов, приведенные ниже, сводятся к одному: подключению к службе или сервису, предоставляющему услуги по передаче данных.
Способ 1: Специализированный софт
Подобных программ в сети представлено несколько. Одной из них является VentaFax MiniOffice. Софт позволяет принимать и отправлять факсы, имеет функции автоответчика и автоматической пересылки. Для полноценной работы требует подключения к сервису IP-телефонии.
Вариант 1: Интерфейс
Отправляем факс:
При установке программы в систему интегрируется виртуальное устройство, позволяющее отправлять редактируемые документы по факсу. Функция доступна в любом софте, поддерживающем распечатку. Приведем пример с MS Word .
При работе с программой все отправления оплачиваются по тарифам сервиса IP-телефонии.
Способ 2: Программы для создания и конвертирования документов
Некоторые программы, позволяющие создавать PDF-документы, имеют в своем арсенале инструменты для отправки факсов. Рассмотрим процесс на примере PDF24 Creator .
Строго говоря, данная функция не позволяет отправлять документы из интерфейса программы, а перенаправляет нас на сервис, принадлежащий разработчикам. Бесплатно можно отправить до пяти страниц, содержащих тексты или изображения. На платных тарифах доступны некоторые дополнительные функции – прием факсов на выделенный номер, рассылки нескольким абонентам и так далее.
Здесь также существует два варианта отправки данных посредством PDF24 Creator – непосредственно из интерфейса с переадресацией на сервис или из редактора, например, все того же MS Word.
Вариант 1: Интерфейс
Первым делом необходимо создать аккаунт на сервисе.
После того как будет создан аккаунт, можно приступить к использованию услуг.
- Запускаем программу и выбираем соответствующую функцию.
- Откроется страница официального сайта, на которой будет предложено выбрать документ на компьютере. После выбора нажимаем «Next» .
- Далее вводим номер адресата и снова жмем «Next» .
- Ставим переключатель в положение «Yes, I already have an account» и входим в свою учетную запись, введя адрес почты и пароль.
- Поскольку мы пользуемся бесплатным аккаунтом, то никакие данные поменять не получится. Просто нажимаем «Send Fax» .
- Далее снова придется выбрать бесплатные услуги.
- Готово, факс «полетел» адресату. Подробности можно узнать из письма, параллельно отправленного на e-mail, указанный при регистрации.
Вариант 2: Отправка из других приложений
Недостаток данного способа заключается в том, что из направлений отправки, кроме стран дальнего зарубежья, доступны только Россия и Литва. Ни в Украину, ни в Белоруссию, ни в другие страны СНГ факс передать невозможно.
Способ 3: Интернет-сервисы
Многие сервисы, существующие на просторах интернета и ранее позиционировавшие себя, как бесплатные, перестали быть таковыми. Кроме того, на зарубежных ресурсах существует строгое ограничение по направлениям отправки факсов. Чаще всего это США и Канада. Вот небольшой список:
- gotfreefax.com
- www2.myfax.com
- freepopfax.com
- faxorama.com
Поскольку удобство таких сервисов является весьма спорным, посмотрим в сторону российского провайдера таких услуг RuFax.ru . Он позволяет отправлять и принимать факсы, а также осуществлять рассылки.
Факс отправляется следующим образом:
Данный сервис позволяет бесплатно получать факсы и хранить их в виртуальном офисе, а все отправления оплачиваются согласно тарифам.
Заключение
Интернет дает нам массу возможностей для обмена различной информацией, и отправка факсов не является исключением. Решать вам – пользоваться ли специализированным софтом или сервисом, так как все варианты имеют право на жизнь, незначительно отличаясь друг от друга. Если факсимильная связь используется постоянно, лучше скачать и настроить программу. В том же случае, если требуется отправить несколько страниц, имеет смысл воспользоваться услугой на сайте.
Каким образом сегодня происходит отправка документов? Большую часть пересылают при помощи электронной почты - это факт, но в то же время факс до сих пор используется, более того, остаётся популярным средством для передачи тех или иных бумаг. Достаточно часто люди спрашивают: "Как отправить факс?" Многие действительно не знают, как это делается. На самом деле нет ничего трудного в том, чтобы этим способом отправлять бумаги. Чтобы процедура оказалась успешной, нужно выполнить несколько простых шагов - с этим справится любой человек.
Подготовка к отправке и требования к документам
Что делают перед тем как отправить факс? Сначала готовится документ, который будет отсылаться. Как правило, его распечатывают на А4, поскольку далеко не каждая модель факсимильного аппарата позволяет отсылать бумаги меньшего размера - так что выбирается оптимальный вариант. Если устройство может отсылать бумаги разных размеров, в нём обязательно имеются регуляторы размера листа.
Необходимо, чтобы документ, предназначенный на отправку, был напечатан очень качественно - в противном случае у получателя могут возникнуть сложности с расшифровкой информации, которая на нём содержится. Если в силу каких-либо причин изображение или текст вышли размазанными, лучше осуществить печать повторно.
Когда подготовка будет выполнена, открывают лоток подачи бумаг в факсе. Обычно он находится где-то с тыльной стороны устройства. Документ вставляется лицевой стороной вниз - это важно.
Как послать несколько листов
Если вы знаете, откуда можно отправить факс, всегда можно выслать сразу несколько листов - процедура отправки будет определяться тем, с каким типом аппарата приходится взаимодействовать. Определённые устройства рассчитаны на массовую отсылку документов, так что в лоток агрегата можно вставлять несколько листочков (как показывает практика, данное число не должно быть больше десятка).
Существуют такие модели факсов, где больше одного документа отправить нельзя - в такой ситуации все бумаги загружают в порядке очереди. Когда все листы будут загружены, следует дождаться одинарного сигнала. Далее устройство начинает захватывать документ.
Что следует сделать перед отправкой
Прежде чем отсылать документацию кому-то, нужно на аппарате набрать номер адресата, далее дождаться, когда возьмут трубку. После, согласно правилам этикета, следует представиться, попросить собеседника, чтобы он принял факс. Стандартная команда для передачи бумаг - «Стартуем», после этого на устройстве нажимают кнопку «Старт» (не только вы, но и человек на другом конце провода). Да, там тоже должны знать, как отправить факс, в противном случае ничего не получится. Трубку не кладут до тех пор, пока передача документов не закончится - это важно. Часто бывает так, что адресат имеет автоматический факс - в таком случае всё будет проще: нужно лишь набрать номер, дождаться специального сигнала и нажать стартовую кнопку. Когда процедура отправки закончится, нужно нажать кнопку «Связь»: интересуются, дошли ли документы, читаема ли информация. Если качество низкое, стоит повторить передачу ещё раз.
Где можно отправить факс
Определённые компании в наше время требуют, чтобы некоторые документы обязательно были переданы посредством Как быть, если такого устройства у вас нет? Можно ли, к примеру, отправить факс через Интернет?
Переслать документы всегда можно при помощи почтовых отделений. За вполне умеренную плату бумага будет выслана туда, куда это необходимо. Подобные услуги также предоставляются в специальных фирмах: отправка факсов для них - профильная деятельность.
Существуют и более лёгкие варианты: можно заглянуть в какой-нибудь офис и попросить, чтобы они переслали документы, обратиться к знакомым - наверняка есть такие, у кого в распоряжении имеется факсимильный аппарат. Но самый лучший совет: если вам часто приходится пересылать документы, лучше всего просто приобрести факс - и тогда точно не придётся сталкиваться с разными трудностями.
Переслать бумаги можно посредством Интернета и компьютера, но в комплекте должен быть сканер, чтобы делать копии с разных бумаг. Многие сайты в сети предлагают отправку факсов за символическую цену. Существуют специальные программы, которые гарантируют передачу документов на факсимильные устройства, в том числе и от популярных Интернет-сервисов типа Google. Как отправить факс таким способом, разберётся без труда каждый.
Телефон для приёма и отправки документов
Несколько слов стоит сказать о современных сотовых телефонах. На данный момент это не просто аппараты для переговоров, а полноценные устройства связи практически любыми способами. Как отправлять факс с телефона? Очень просто: достаточно позвонить своему сотовому оператору и попросить, чтобы подключили услугу по отправке и приёму факсимильных документов. Придётся, правда, подключить ещё один дополнительный номер - его и нужно будет использовать для пересылки бумаг. У каждого оператора свои расценки за предоставление такой услуги, так что насчёт этого следует обязательно проконсультироваться, чтобы избежать неприятных сюрпризов.
Конечно, к каждому факсу всегда есть инструкция. Только вот не во всех случаях она хранится. Поскольку принципы работы аппаратов всех фирм одинаковые, зная их, вы легко сможете разобраться в этом деле. Итак, как же отправить факс?
Стоит сразу отметить, что чаще всего факсом пользуется одновременно несколько человек на предприятии. Чтобы ваше письмо получил адресат, обязательно составьте сопроводительное. Сопроводительное письмо должно состоять из таких данных:- должность и Ф.И.О. адресата;
- краткая информация о содержании письма, а также количество приложенных страниц;
- Ф.И.О. и контактный номер телефона отправителя (на тот случай, если получающая сторона захочет отправить факс в ответ или связаться для уточнения данных).
И помните, что передавать секретную или личную информацию можно лишь в том случае, если вы уверены – на другом конце провода тот человек, кому она адресована. Также нередки ситуации, когда машина адресата настроена на автоматический прием. Поэтому позвоните по личному номеру адресата и предупредите его о передаче документа.