Документы которые составляет аппарат данного предприятия. Обеспечение документооборота в организации: понятие, схемы движения документов в организации
Понятие документооборота специалистами трактуется как процесс движения документов – от момента их появления (получения (поступления извне) либо создания внутри) до завершения работы с ними (исполнения). Последний этап – списание в дело (передача на хранение) или отправка внешнему адресату.
Организовать системное и эффективное управление документацией – это значит обеспечить прохождение и должное использование документов на каждом из этапов их существования. При этом специфика управления этими событиями определяется не только тем, предприятие это, учреждение или иной вид, но и выбором способа обработки корреспонденции. Сегодня в противовес традиционным «бумажным» технологиям все чаще используются информационные.
Организация документооборота на предприятии (на примере ООО)
Рассмотрим создание системы управления документами на примере наиболее востребованной организационно-правовой формы предприятий – общества с ограниченной ответственностью. Этот процесс можно условно можно разбить на следующие этапы:
- разработка схем документопотоков;
- закрепление этих схем в нормативных актах (инструкциях, регламентах);
- внедрение в практику.
Для современных бизнес-структур, независимо от их размеров, характерно разнообразие видов документов и маршрутов их движения, а также быстрое накопление информационно-документационных массивов. Традиционный («бумажный») способ обработки этих материалов становится малопригодным. Системы электронного документооборота (СЭД/ECM-системы) превращаются в важнейший инструмент повышения эффективности деятельности, а внедрение информационных технологий является популярным направлением реинжиниринга бизнес-процессов.
При принятии решения о внедрении специализированного продукта следует взвешенно подходить к его выбору. Сейчас уже не принято рассматривать делопроизводство изолированно, как явление, нужное только канцелярским работникам. Чтобы документирование качественно обеспечивало основную деятельность, его следует включить в общий контур управленческого учета. А это возможно только при использовании для автоматизации ECM-решений, интегрированных в IT-инфраструктуру компании.
Современные решения, в частности, продукты ЭОС – «ДЕЛО» и EOS for SharePoint , отличаются тем, что поддерживают уже не только классическое делопроизводство, но и другие бизнес-процессы. В основу их архитектуры заложен принцип масштабирования на смежные сферы. Также они включают и дополнительные возможности, востребованные в современном менеджменте:
- имеют разнообразные интерфейсы для работы, в том числе с мобильных устройств;
- содержат модули подготовки аналитических отчетов;
- поддерживают различные способы получения данных (введения в базу) и форматы;
- могут быть адаптированы под специфику конкретного предприятия без программирования;
- легко интегрируются с другими IT-решениями – программами для автоматизации бухгалтерии, CRM, BPM, HR и т.д.
Организация документооборота в бухгалтерском учете
Бухгалтерский документооборот является важнейшей составной частью документопотоков предприятий и учреждений. Как правило, он регулируется специальным утвержденным графиком, регламентирующим всю совокупность документационных операций (от создания самого простого счета до сдачи годового отчета), соблюдение которого является обязательным для всех участников.
Наиболее важными для документирования бухучета являются первичные документы (те, что подтверждают факт хозяйственной операции и составляются в момент ее совершения или сразу после окончания). К ним относят договоры, акты, счета, накладные, журналы учета, приходные и расходные ордера, платежные ведомости, табели, приказы и т.д. Многие из них предполагают процедуру согласования по сложным маршрутам. Поэтому целесообразно организовать ее через СЭД/ECM, взаимосвязанную с бухгалтерской программой. Документация будет поступать на рассмотрение в СЭД, проходить по маршрутам и возвращаться уже в полностью согласованном виде. Это существенно упростит саму процедуру и сэкономит время на согласование и введение документов в базу данных.
Для этой цели компанией ЭОС разработана специальная опция «Интеграция ДЕЛО - 1С» . Она предназначена для обеспечения взаимодействия СЭД «ДЕЛО» с популярной в России программой 1С. ЭОС имеет и другие решения для упрощения согласования документации, созданной в специализированных системах бухучета и ERP.
Организация документооборота по учету основных средств
Основные средства – пожалуй, самая регламентированная область бухучета. Все операции с основным средствами обязательно документируются в специальных учетных формах, к их содержанию также предъявляются жесткие требования. Чтобы правильно организовать учет ОС, необходимо:
- установить перечень форм первичной документации для объектов ОС (к ним относятся акты (приемки-передачи, приемки-сдачи, о списании), инвентарные карточки и др.);
- определить схему документооборота (она должна включать график движения документации и ответственных за ее оформление).
Движение этих учетных форм – частный случай документирования бухгалтерских операций. Оно также взаимосвязано с общими документопотоками и предполагает сложные маршруты согласования, поэтому может быть реализовано средствами СЭД, интегрированной с бухгалтерией.
Организация документооборота в банке
Бизнес-процессы в документационном обеспечении банков существенно отличаются от аналогичных процессов в других коммерческих компаниях. Это определяет специфику требований к банковским системам автоматизации управления документопотоками. В списке обязательных характеристик и требований, которые банки предъявляют к СЭД/ECM-системам, содержатся следующие:
- возможность использования ЭП (электронной подписи) и шифрования;
- масштабируемость;
- высокое быстродействие;
- повышенный уровень защищенности;
- возможность интеграции с различными IT-продуктами;
- соответствие требованиям банковского законодательства и иным нормативным актам в этой сфере и др.
Казалось бы, при таких требованиях непросто подобрать «коробочный» продукт. Между тем, многие банки давно и успешно используют решения ЭОС для банков .
Выбор способа управления корреспонденцией и иной документацией – важное событие. Оно может стать значимым фактором для роста эффективности управленческой и основной деятельности, а может стать решением, влекущим за собой нежелательные последствия и финансовые потери.
Лучший способ избежать ошибок – обратиться за консультацией к специалистам на этапе выбора, а не после приобретения программного продукта. Если вы оставите заявку в шаблоне, который здесь приведен, наши эксперты с удовольствием ответят на ваши вопросы.
Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.
Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.
Документооборот на предприятии
Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.
Схема документооборота
Схема документооборота
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.
Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.
Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или издания до завершения исполнения или отправки.
Различают три основных потока документации:
– документы, поступающие из других организаций (входящие);
– документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
–документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого -информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющие: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными составляющими этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность. Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Принцип непрерывности в документообороте - это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов. Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом. Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную равномерную загрузку каналов движения документов. Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Значительное влияние на документооборот оказывают существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных подразделений.
Масштабы управления на основе научно-технического прогресса требуют механизации делопроизводства на всех его этапах. Механизация делопроизводственных процессов заключается в применении технических средств для выполнения операций по документированию и обработке документов. Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления предприятием. В эпоху компьютеров традиционное определение документа нуждается в уточнении, так как в настоящее время документами могут быть сообщения, полученные по электронной почте, звуковые файлы, видеофильмы. Поэтому документу можно дать следующее определение: документ – это совокупность информации, доступная человеческому восприятию . Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в обозримом будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы.
Вопросы для обсуждения
1 Из каких разделов состоит контрольная картотека?
2 Какие сроки исполнения документов Вы знаете?
3 Какое должностное лицо снимает документ с контроля?
4 Что является объектом контроля исполнения документов?
5 Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?
6 Оформите на документах реквизит «отметка о контроле».
7 С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?
8 Каков порядок продления срока исполнения документа?
9 В чем заключается цель документооборота?
10 Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?
11 Что такое документооборот?
12 Охарактеризуйте понятие «Номенклатура дел».
13 Охарактеризуйте понятие «Дело».
14 Что такое регистрация документов?
15 Укажите основные стадии делопроизводства.
16 Назовите этапы работы с документами, характерные для документооборота.
17 Что включает в себя понятие «Формирование дел»?
18 Кто осуществляет предварительное рассмотрение документов?
19 По какому принципу происходит отбор документов на хранение или уничтожение?
20 По каким признакам строятся номенклатуры дел?
21 Дайте определение экспертизы ценности документов.
22 В чем заключаются задачи экспертизы документов?
23 Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями?
24 На какие группы можно разбить сроки хранения документов, устанавливаемые перечнями?
25 Какие требования необходимо соблюдать при переплете или подшивке дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу?
26 Как осуществляется нумерация листов в деле?
27 Какие данные указываются на титульном листе описи постоянного хранения?
1. Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).
По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, - отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения - внутренняя документация.
3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.
При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
4. Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).
Регистрация и учет поступающих в организацию документов
Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.
При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.б
Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа - установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90% всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.
При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.
Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.
Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.
На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:
Наименование организации Вх. №__________________ От_____________________ |
Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.
Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и дается в инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации.
Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.
В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные - в структурных подразделениях.
Документы регистрируются на карточках. На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом):
Входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2008 (№ 150 - порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2008 - дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;
От кого поступил документ (Кемеровское объединение «Оксид»);
Количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);
Дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2008 №259/10);
После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие - один цвет, отправляемые - другой, внутренние - третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя - один цвет, в структурные подразделения - другой, контрольные - третий, неконтрольные - четвертый, отправляемые - пятый, внутренние - шестой цвет.
При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе».
Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как нежелательное исключение - на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция должна быть конкретной.
Например:
Г.В. Иванову
Прошу подготовить ответ
______________________
Подпись
Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходимости использования документа в будущем для руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как правило, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).
Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их ё резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии-другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция».
Например:
И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову
Прошу подготовить ответ
_______________________
Подпись руководителя
Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» - 15.01.2008; «Кому направлен документ» - Г.В. Иванову; «Расписка в получении» - роспись Иванова Г.В., дата.
В соответствии с Положением Регистрационной государственной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я - справочная (по порядку номеров); 2-я - контрольная (по срокам исполнения); 3-я - основные вопросы деятельности организации; 4-я - переписка с организациями по территориям или по конкретным учреждениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.
От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.
При поступлении документа может быть несколько вариантов их исполнения.
1. На основании поступившего инициативного документа составляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Администрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области. Ответ Комитета является основанием для снятия документа с контроля.
2. На основании поступившего постановления главы Администрации Новосибирской области от 20.01.2008 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образованию, которая утверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа.
3. На основании письма Министерства образования РФ о порядке финансирования профучилищ в 2008 г. организовано совещание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой.
4. Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.
Таким образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя:
Отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе).
Например:
Отправлена справка об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области;
Указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля).
Например:
Председатель комитета Я.Я. Боргено 20.01.2008;
Дату возврата, расписку принявшего документ.
Например:
20.01.2008____________________
Подпись
Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении.
Например:
Приведем пример полностью заполненной карточки регистрации поступающих документов:
Оборотная сторона
Дата передачи на исполнение |
Кому направлен документ |
Расписка в получении |
Дата возврата, расписка принявшего документ |
Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении |
Кирсановой Н.В. | ||||
Отметка о контроле и исполнении: Заказной почтой отправлена справка об организации горячего питания. Подписал: председатель Я.Я. Боргено Когда и кем документ снят с контроля: председатель комитета Я.Я. Боргено 20.0 1.2008 |
документ управление информация
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
* прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
* каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
* порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:
* объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;
* структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
* режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.
Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.
Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.
Документопоток входящих документов составляют:
* документы вышестоящих организаций, органов власти;
* документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
* документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
* жалобы и заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
1. прием входящих документов;
2. первоначальная (экспедиционная) обработка;
3. предварительное рассмотрение и распределение;
4. регистрация;
5. рассмотрение документов руководством;
6. исполнение резолюций;
7. отправка ответных документов.
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.
Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов -- все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.
На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.
Отметку при поступлении документа (реквизит 29) проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.
В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.
Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.
В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.
Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.
Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.
На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.
Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17).
Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.
С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.
Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.
Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте.
Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.
При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).
Прохождение исходящих и внутренних документов.
К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.
Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:
1. составление проекта документа, его распечатка;
2. согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
3. подписание (утверждение) документа;
4. регистрация и отправка документа.
Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.
Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях -- материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.
Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).
В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые Документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.
Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.
Что касается внутренних документов, то они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.
Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.
Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.
1. Найдите ошибки в оформлении и расположении реквизитов фрагмента документа. Предложите правильный вариант оформления документа.
ЭМБЛЕМА И.С. Петровой
Наименование организации ул. Камозина, д.7, кв.3
Адрес г. Брянск, 241035
Главный редактор ______________________Ф.И.О.
Приложение: Приглашение на конференцию в 1 экз.
Эмблема Коммерчскому директору
Адрес________ ООО "Уралвагонзавод"
телефон_____________ И.С. Петровой
факс________________ Адрес_______________
дата. №______________
На №_________от_____
Заголовок к тексту.
Уважаемая Ирина Сергеевна.
Приложение на 3л. в 2 экземплярах
Директор предприятия личная подпись А.С. Сухарев.
Организация документооборота - это правила, в соответствие с которыми происходит движение документов в учреждении.Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документа, но и скорость этого движения.
Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
· максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
· исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
· максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
Также соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:
· прямоточности направления документопотоков,
· исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
· ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обуславливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота. Потоки документов, участвующих в документообороте представлены на рис.3.1.
Рис. 3.1. Классификация документопотоков.
Вертикальные потоки связывают организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы.
Восходящие потоки - это входящие документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций.
Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
Входящий документопоток любой организации складывается из:
· документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
· документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности, инициативных докладных записок, писем, актов;
· документов от не подчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, сертификаты, отгрузочные документы и др.).
Входящие документы образуют три направления движения:
· руководству организации;
· руководству структурных подразделений;
· непосредственно специалистам.
Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения.
К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными, служебными и объяснительными записками, рапортами.
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.
Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами.
Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.
Служба делопроизводства периодически (ежеквартально или ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота.
Учет документооборота позволяет:
· определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
· определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
· разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
· установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;