Акт передачи дел начальником отдела кадров. Правила оформления акта приема-передачи дел, кадровых документов, трудовых книжек при увольнении кадровика Акт передачи дел от специалиста по кадрам
Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре. Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении. Приказ об организации приема-передачи дел и документов Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест» ПРИКАЗ 16.04.2012 № 10-К Москва Об организации приема-передачи дел и документов В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д.
Внимание
Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет - ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.
1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя: - штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ); - правила внутреннего трудового распорядка (ст.
Передача дел в кадровой службе
Важно
Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:
- точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
- проверить наличие документов;
- составить вышеприведённые акты.
Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер. внимание! Важно: после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел. В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести. Заключение Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров.
Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются.
Кадровая служба с нуля
В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов: - создание комиссии; - проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; - составление актов приема-передачи дел. Создаем комиссию Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).
Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.
Учимся принимать дела и документы
Об обязательности такого запаса бланков говорится в пункте 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225). Как предлагалось выше, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в виде приложения к акту приема-передачи кадровой документации, указав общее количество, список владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также сделав отметки о невостребованных документах. На практике, когда по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, составление акта передачи трудовых книжек должно явиться необходимым минимумом, позволяющим снять с себя ответственность за утерю либо порчу трудовых книжек (если такой факт обнаружится).
В этом случае составляется акт о приеме-передаче трудовых книжек.
Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя
Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.
Чем регламентируется прием-передача дел? Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов.
Как передать кадровые документы новому кадровику
Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет: Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 3.1. Общие положения […] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что: […] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
Перечня) Положение о защите персональных данных работников Ст. 86 ТК РФ Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) Положение об оплате труда Ст. 135 ТК РФ Трудовой договор Ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ 75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня) Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, направлении в командировку, увольнении) Ст. 68, 62 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 75 лет ЭПК (ст. 6б Перечня); о предоставлении очередных и учебных отпусков, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет Штатное расписание Ст. 15, 57 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Постоянно (ст. 32 Перечня) График отпусков Ст. 123 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 1 год (ст. 356 Перечня) Личная карточка работника Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п.
Такой документ в дальнейшем упростит взаимоотношения сторон рабочего процесса, а его образец смотрите ниже. Скачать Нюансы, о которых нельзя забывать Первое, о чем надо помнить, - заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника.
Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу.
Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты.
Правильное проведение передачи дел при увольнении руководителя отдела кадров
Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию. Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика. Но на практике такое вряд ли возможно - новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.
Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения.
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Заполняем без ошибок
В предыдущем номере журнала мы рассмотрели варианты организации работодателем кадровой службы. Сегодня остановимся на вопросе, который часто встает как перед работодателем, принимающим на работу нового кадровика, так и перед работником, пришедшим на новое место работы и получающим «в наследство» кадровую документацию. Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в процессе работы будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или они будут неверно заполнены?
Процедура приема–передачи дел не регламентирована законодательством, и перед работодателем довольно часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят на эту должность. Идеальным вариантом был бы прием на работу нового работника (принимающего дела) до увольнения прежнего работника (передающего дела). Однако, как правило, новый работник заменяет «старого» и должен поступить на уже освободившееся место, иначе работодатель нарушит штатно-финансовую дисциплину.
Оформлять с уволенным работником в целях приема–передачи дел договор гражданско-правового характера, например по оказанию услуг по передаче дел, невозможно, поскольку, во-первых, работа должна производиться в рамках рабочего времени, во-вторых, кадровая документация содержит персональные данные работников организации с ограниченным доступом, а также по другим причинам.
Не все работодатели имеют возможность ввести в штатное расписание дополнительную штатную единицу, чтобы обеспечить одновременную работу в течение определенного промежутка времени двух работников по одной должности. Хотя такая рекомендация законна и ей пользуются те работодатели, которые свободно могут вносить изменения в штатное расписание без финансовых последствий.
Чаще всего прием–передача дел осуществляется через «третье лицо». Например, специалист по кадрам перед увольнением передает дела начальнику отдела кадров, а тот, в свою очередь, вводит в курс дела вновь принятого специалиста.
Независимо от выбранного работодателем способа приема–передачи дел в кадровой службе, работник, принятый на работу, может принять дела с соблюдением определенной процедуры и оформлением акта приема–передачи дел или без соблюдения процедур и оформления специальных документов.
В случае когда процесс приема–передачи дел в кадровой службе заканчивается оформлением специального акта (приложение 1 ), работнику, принимающему дела, рекомендуем не относиться к этой процедуре формально. Для принимаемых по акту документов должны быть установлены:
- комплектность; соответствие их содержания и формы требованиям нормативных актов; соблюдение правил учета и хранения.
Все обнаруженные недостатки должны быть закреплены в акте приема–передачи дел.
Если работник кадровой службы не принимал свой участок работы с соблюдением определенной процедуры, не имел достаточного времени для проверки кадровых документов и не подписывал акт приема–передачи кадровой документации, это не означает, что он не будет нести ответственности при обнаружении в будущем недостающих документов или ошибок, допущенных его предшественником. В этой ситуации принятый на работу работник должен провести аудит кадровой документации и работу по исправлению ошибок своего предшественника.
В случае обнаружения недостатков в ведении кадрового делопроизводства рекомендуем обратиться к работодателю с докладной запиской (приложение 2 ), в которой будут отражены основные результаты аудита кадровой документации. Должностная записка должна также содержать просьбу о создании специальной комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией.
Комиссия должна быть создана приказом руководителя организации (приложение 3 ). В приказе следует определить не только состав комиссии, но и цели, и сроки ее деятельности.
Результаты работы комиссии оформляются соответствующим актом (приложение 4 ). Материалы этого акта должны содержать все сведения об утраченных и не оформленных своевременно документах, а также о документах, подлежащих восстановлению, дополнительному оформлению или исправлению.
Приложение 1
Пример оформления акта приема–передачи кадровой документации
Приложение 2
Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации
Приложение 3
Пример оформления приказа о создании комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией
Приложение 4
Пример оформления акта проверки состояния работы с кадровой документацией
Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня) Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Ст. 91, 99 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 1 год (ст. 281 Перечня) Трудовая книжка Ст. 65, 66 ТК РФ;постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»;постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (п. 40-41);постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 (п. 5 ст. 9) 50 лет (ст. 358е Перечня) Журнал учета мероприятий по контролю Федеральный закон от 8 августа 2001 г.
Как передать кадровые документы новому кадровику
За период: 2011–2016 годы. Количество: 72. Количество страниц: 94».
- После перечисления в таблице всей передаваемой документации необходимо отразить все обнаруженные недостатки и особенности кадрового делопроизводства.
- Далее свои подписи ставят сотрудники, сдающие и принимающие документацию, а также все члены комиссии.
ВАЖНО: в связи с тем, что ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается отдельным приказом (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), передачу трудовых книжек, включая ранее не востребованные уволенными сотрудниками и чистые бланки, рекомендуется осуществлять отдельным актом приема-передачи.
Передача дел в кадровой службе
Внимание
Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет - ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.
1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя: - штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ); - правила внутреннего трудового распорядка (ст.
Оформление приема-передачи кадровых документов
Об обязательности такого запаса бланков говорится в пункте 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225). Как предлагалось выше, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в виде приложения к акту приема-передачи кадровой документации, указав общее количество, список владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также сделав отметки о невостребованных документах. На практике, когда по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, составление акта передачи трудовых книжек должно явиться необходимым минимумом, позволяющим снять с себя ответственность за утерю либо порчу трудовых книжек (если такой факт обнаружится).
В этом случае составляется акт о приеме-передаче трудовых книжек.
Кадровая служба с нуля
Важно
Напомним, что важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индекс приказа - это его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября.
Обратите внимание: если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 18-а между приказами N 18 и N 19 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.
Приказ оназначении комиссии по передаче дел при увольнении отдела кадров
Однако на практике приём - передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру. Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника. Содержание статьи
- 1 Приём передача кадровой документации
- 2 Создаём комиссию
- 3 Начинаем проверку документов
- 4 Акт приёма передачи кадровой документации
- 5 Акт приёма передачи трудовых книжек
- 6 Если документы передать некому
- 7 Заключение
Приём передача кадровой документации Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе.
Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти.
Правильное проведение передачи дел при увольнении руководителя отдела кадров
Инфо
А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь. А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.
Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:
- создаётся комиссия по передаче дел;
- проверяются кадровые документы;
- составляется акт приёма-передачи.
А теперь всё по порядку и подробно. Создаём комиссию Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана.
Прием-передача кадровой документации это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации. Если вы вступаете в должность, правильно приняв дела у предшественника, у вас есть возможность показать себя как профессионала с первого дня работы, составить представление о состоянии кадровой документации во вверенной кадровой службе, наметить план дальнейшей работы. Если вы покидаете компанию,можете достойно расстаться с работодателем, показав результаты своей работы и получив положительные рекомендации.
Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны.
Перечень документов передачи при увольнении кадровика
Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:
- точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
- проверить наличие документов;
- составить вышеприведённые акты.
Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер. внимание! Важно: после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел. В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести. Заключение Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров.
Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются.
Утвержденной формы нет, процедура ни в каком в законе не прописана. В первый раз было непросто. Ольга ДЕРЖАВИНА,инспектор отдела кадров (г. Артем, Приморский край): – Труднее всего составить акт приема-передачи.
Он отнимает массу времени, так как нужно учесть все. А без него нельзя обойтись! Составляем акт После сверки документов можно приступать к составлению акта о приеме-передаче кадровой документации. В тексте акта описываем проделанную работу и ее результаты.
Акт должен содержать наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления. Перечень отдельных видов документов целесообразно оформить в виде приложений к акту. Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов.
Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу - приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов.
Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую - чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах. О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.
Закон не регулирует прием-передачу дел. Каждый работодатель проводит в 2018 году ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. В статье рассказывается, как составить акт приема-передачи дел.
Из статьи вы узнаете:
Как составить и оформить акт приема-передачи дел
Хорошо принимать дела у предшественника, который пояснит, при каких обстоятельствах оформляли кадровые документы, и поможет составить акт приема передачи дел главного бухгалтера. Но нередко в первый день работы секретарь остается перед ворохом бумаг один на один, потому что прежний сотрудник уже уволился. Кто-то решает начать с аудита. Кто-то в панике исправляет ошибки в первых попавшихся документах, а потом несет ответственность за чужие недочеты. Расскажем, как правильно принять дела в первый рабочий день, если передать их вам никто не может.
Что нужно сделать в первую очередь
В первый день работы соберите все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год.
Составьте акт передачи дел по кадровому учету на дату вашего первого рабочего дня (образец ниже).
В акте приема-передачи дел директором отразите наименование документов, период времени, который они охватывают, количество, а также сведения об отсутствии или повреждении документов. Можете оставить ваши замечания по содержанию и оформлению.
Когда будете составлять опись, обратите внимание, правильно ли оформлены документы и содержат ли они информацию, которую требует трудовое законодательство. Обязательно проверьте наличие всех обязательных локальных актов приема-передачи дел, установленных Трудовым кодексом и иными законами.
Как проверить кадровую документацию и исправить ошибки
Как говорилось выше, проверьте, есть ли в кадровой службе обязательные документы. Прежде всего, это правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР), трудовые договоры, график отпусков, приказы по личному составу и др. Чтобы не держать список документов в голове, воспользуйтесь нашим чек-листом (образец ниже).
Просмотрите локальные акты приема-передачи дел главного бухгалтера и образец, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудников. В них должны быть подписи работников, что они ознакомились с содержанием документа (ст. 22 ТК РФ).
Составьте опись не только бумажных, но и электронных документов, если в компании принят электронный документооборот. Узнайте, трудятся ли в компании дистанционные сотрудники. Изучите договоры с ними. В них обязательно должен быть прописан дистанционный характер работы (ст. 312.1 ТК РФ). Если с удаленными сотрудниками обмениваются электронными документами, проверьте наличие усиленной квалифицированной электронной подписи.
На что обратить внимание при составлении акта
Ошибки в документах
Если вы нашли ошибки или выявили, что отсутствует необходимый документ , отметьте это в акте приема передачи дел при смене руководителя. Не стоит составлять и утверждать документы прошлой датой или датой приема первого работника. Такими действиями вы фальсифицируете данные. При ознакомлении с документами не сможете собрать подписи уволенных работников, да и действующие сотрудники могут отказаться подписывать документ задним числом. Поэтому новые документы и все исправления в старых оформляйте текущей датой. При этом указывайте реальные даты начала работы, переводов и т. д.
ПРИМЕР
Компания начала свою деятельность 13 января 2017 года и с этого же дня приняла на работу 10 человек. Все они продолжают работать. Кадровик при трудоустройстве 3 февраля 2018 года приняла дела и обнаружила, что с работниками не заключили трудовые договоры. Кадровик составила их и указала текущую дату заключения - 3 февраля 2018 года. Но в тексте договора отразила дату фактического начала работы сотрудников - 13 января 2017 года.
Регистрация и хранение документов. Посмотрите, как принято регистрировать документы в компании. Если это делают в электронной форме, не поленитесь завести журналы регистрации в бумажном виде и обязательно предусмотрите в них графу для подписей работников. При проверке инспекции труда журнал поможет доказать, что документ действительно существует, его не составили задним числом и выдали сотруднику. Ведь кадровик ведет журналы регистрации последовательно с начала года, прошивает и нумерует.
Чтобы понять, как хранится кадровая документация, проверьте номенклатуру дел. Если она отсутствует, это сигнал, что систему хранения не продумали и не организовали должным образом. Поэтому, после того как примете дела, обязательно разработайте номенклатуру дел, обеспечьте сохранность всех кадровых документов, чтобы защитить их от утраты и повреждений. Тем более такое требование устанавливает закон (Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Как принять трудовые книжки
Сначала проверьте, оформили ли приказ, которым руководитель назначает вас ответственным за ведение трудовых книжек. Если этого не сделали, подготовьте приказ и подпишите его у руководителя организации. Сделайте это, даже если обязанность работать с трудовыми книжками прописали в вашей должностной инструкции. Затем приступайте к приему трудовых книжек работников.
Посмотрите, где хранятся трудовые книжки. Это должен быть несгораемый сейф. Сверьте количество книжек со списком работников организации, а также выясните, внесены ли все необходимые записи на текущую дату. Проделанную работу удобно оформить отдельным актом приема-передачи личных дел (образец ниже). В нем укажите Ф.И.О. владельца трудовой книжки, ее серию и номер, а также ваши комментарии об отсутствии, повреждении, содержании и оформлении документа .
Проверьте книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируют трудовые книжки, которые впервые оформили в организации или получили от сотрудников при приеме на работу. Книга должна иметь твердую обложку, быть пронумерована и прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована.
Акт приема-передачи дел и должности составляют, если уходит, например, руководитель отдела, который заведует документами и вещами, исчезновение которых повлечет большие неприятности для организации. Это могут быть печати, трудовые книжки работников, конфиденциальные документы и т. д. Если нужно передать дела между рядовыми работниками, то, составлять акт или нет, решается индивидуально.
Для организации приема-передачи дел в организации специальным приказом создают комиссию (образец ниже). Комиссия составляет акт передачи дел при увольнении работника. Строгой формы этого документа
нет, здесь дан один из вариантов оформления (образец ниже). Члены комиссии не только передадут дела другому сотруднику, но и будут свидетелями того, что он их принял и несет за них ответственность. Если работник заболел, то дела обычно принимает его заместитель.
Образец. Приказ о создании комиссии и установлении порядка приема-передачи дел
Образец. Акт приема-передачи дел, документов, материальных ценностей
Если вас беспокоит этическая сторона вопроса, то волноваться не нужно: вы не вторгаетесь в личное пространство другого человека и не касаетесь личных вещей. Компьютер, стол, шкаф с документами, сейф - имущество не заболевшего работника, а работодателя, и расположены они на территории работодателя.
Всегда предусматривайте вероятность того, что кто-то из сотрудников завтра может не прийти на работу. Подготовьте несколько экземпляров ключей от сейфа - они должны храниться у конкретных сотрудников. Нельзя допустить ситуацию, когда организация лишается печати из-за того, что та лежит в сейфе, а ключ от него находится только у одного человека и он носит его с собой, а с сегодняшнего дня этот сотрудник в отпуске или заболел.
При смене кадровика необходимо оформить прием-передачу дел в кадровой службе. Правильно принять дела важно, чтобы не отвечать впоследствии за ошибки предшественников. Кроме того, с самого начала работы вы зарекомендуете себя как профессионал. Разберемся, что сделать и какие документы оформить при приеме-передаче дел в кадровой службе 2017.
Из этой статьи вы узнаете:
Прием-передача дел в кадровой службе
Закон не регулирует прием-передачу дел в кадровой службе. Каждый работодатель проводит ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. Прием-передача дел в кадровой службе включает ряд этапов:
Состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе 2017 утверждают приказом гендиректора компании. Он составляется в произвольной форме. В документе указывают, что целью создания комиссии является проведение приема-передачи кадровой документации в связи с увольнением работника отдела кадров или переводом его на другую работу. Комиссия должна обеспечить законность и объективность процедуры передачи дел.
Скачайте документы по теме:
В состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе включают разных специалистов в зависимости от размера и специфики деятельности компании. Обычно это заместитель директора по персоналу, главный бухгалтер либо бухгалтер по зарплате, сотрудники отдела кадров либо секретарь.
Члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе составлют список кадровых документов и локальных актов, которые есть в наличии. Это трудовые договоры, приказы, личные карточки, трудовые книжки и прочее. К обязательным локальным актам относятся ПВТР, положение о защите персональных данных и так далее. С учетом специфики деятельности компании должны быть разработаны графики сменности, договоры о полной материальной ответственности.
Важно обратить внимание, верно ли кадровая служба оформляет дела с учетом правил делопроизводства, а также внесли ли в них правки с учетом изменений в действующем законодательстве. Кроме того, нужно проверить, правильно ли сформированы документы в дела согласно установленным срокам хранения.
Далее члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе выявляют недостающие документы. При этом также нужно опираться на сроки хранения документов. Исчисление срока хранения производят с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства кадрового документа. Так, срок хранения графика отпусков в организации составляет один год. График отпусков на 2016 год заканчивает свое действие 31 декабря 2016 года. Хранить его следует весь 2016 год и в течение года после окончания года его делопроизводства, то есть до 31 декабря 2017 года.
После того как комиссия составит список документов, обязательных для отдела кадров именно данной организации, проводят их сверку. Выясняют, какие из обязательных документов есть, а каких нет.
В этом поможет номенклатура дел кадровой службы в организации, то есть составленный по установленной форме перечень наименований дел, которые формируются в процессе ведения кадрового документооборота. В дела объединяют однотипные документы, которые используют в компании. В кадровой службе это:
- трудовые договоры;
- приказы по личному составу;
- учетные документы;
- личные карточки;
- трудовые книжки;
- документы по награждению работников;
- обращения сотрудников и так далее.
В номенклатуре дел кадровой службы в организации обязательно указывают сроки хранения дел. Это позволит кадровой службе контролировать сохранность документов в течение установленных сроков. Сроки хранения кадровых документов устанавливают следующие основополагающие документы:
Перечень, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
Перечень, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.
Акт приема-передачи дел кадровой службы:
После того как комиссия сверит документы с номенклатурой дел в кадровой службе, переходят к составлению акта о приеме-передачи дел кадровой службы. Унифицированной формы такого документа не установлено, его составляют в свободной форме.
В тексте акта приема-передачи дел кадровой службы указывают, какую работу провела комиссия. Акт приема-передачи дел в кадровой службе должен включать:
- наименование и количество кадровых документов и дел;
- период времени, который они охватывают;
- сведения об отсутствии или повреждении документов;
- замечания по поводу содержания и оформления документов и дел.
Обратите внимание! Перечень отдельных видов документов, например трудовых договоров и трудовых книжек, целесообразно оформить в виде приложений к акту.
Важно правильно оформить подписи в акте приема-передачи дел в кадровой службе. В нем расписываются кадровик, принимающий документы, и работник, который их сдает, председатель комиссии и ее члены. Все указанные лица проставляют дату подписания документа. Затем акт передают на утверждение гендиректору организации.
Скачать в.doc
Скачать в.doc
Прием-передача трудовых книжек
При смене кадровика особенно важно правильно зафиксировать прием-передачу трудовых книжек. Несмотря на разговоры об их отмене, на сегодняшний день трудовая книжка играет существенную роль в трудовых отношениях. Она отражает в хронологическом порядке трудовую биографию сотрудника, рост его квалификации, продвижение по службе, отношение к труду и причины увольнения . Кроме того, это основной документ для расчета страхового стажа. Поэтому отказаться от документального оформления передачи трудовых книжек ни в коем случае нельзя.
Важно: при приеме-передаче дел в кадровой службе нужно проверить наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если такого документа нет, его нужно составить и подписать у директора.
При приеме-передаче дел в кадровой службе особого внимания требует Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эту книгу ведут в рукописном виде. Ее невозможно восстановить, поскольку книга содержит подписи работников, в том числе тех, которые уже уволились. Важно сопоставить записи в трудовых книжках с записями в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Если уволенные сотрудники не расписывались в книге, об этом делают отметку в акте.
Как уже отмечалось, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в приложении к акту приема-передачи кадровой документации. В нем указывают общее количество, список их владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также делают отметки о невостребованных документах.
Если по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, как минимум, нужно составить акт передачи трудовых книжек. Это позволит новому кадровику снять с себя ответственность за утраченные или испорченные при предшественнике трудовые книжки. В этом случае составляют акт о приеме-передаче трудовых книжек. Он должен включать следующие сведения:
фамилию, имя и отчество работника-владельца;
серию и номер трудовой книжки (вкладыша),
общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные уволенными сотрудниками.
Таким образом, правильно проведенная процедура приема-передачи дел в кадровой службе даст возможность новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, которые допустили в предыдущий период. Также это позволит понять, правильно ли кадровая служба оформляет дела и как в дальнейшем расставить приоритеты в работе с кадровыми документами.