Заключение о неисправности оборудования образец. Акт о неисправности оборудования: Кто составляет, инструкция по написанию
Акт о неисправности техники составляют несколько лиц. Он подтверждает собой указанные факты. При помощи его фиксируется документальным образом поломка техники или ее разлад из-за чего дальнейшая работа оборудования невозможна. Документ составляет человек, которого уполномочили к этим действиям.
Каковы действия уполномоченного лица
Этот человек должен определить причину возникших неполадок, после чего необходимо определить, должен ли человек, который несет за это материальную ответственность, брать на себя эту поломку. Если неисправность произошла не из-за действий ответственного лица, а по независящим от него причинам, то они указываются в документе и ставится соответствующая отметка. Если неисправность техники произошла при покупке и во время того срока, когда устройство находится на гарантии, то документ о поломке нужен для установления факта состояния покупки. Без него продавец не будет выслушивать претензии покупателя.
Имеется специальная унифицированная форма, которую утвердили посредством нормативных документов. Ее применение обязательно. Многие ведомства имеют свойство утверждать инструкции и правила, где изложен порядок составления актов.
Важно! Обязательно отдельным пунктом указывают способы устранения причины разлада или повреждения; также указываются лица, которые ответственные за приведение оборудование в соответствие с нормативам. Указывают и период, за который необходимо это сделать!
В этой форме должно быть указано:
- адрес производителя;
- телефон;
- компания-изготовитель неисправного оборудования;
- его марка и серийный номер;
- элемент, вышедший из строя.
К описанию разлада устройства иногда прилагают фотографию. Заполняют акт и приложение, в котором описывают неработающий элемент. Их утверждает руководитель организации. Если отсутствуют документ поломки и приложение, то претензии не принимаются. Скачать образец можно внизу статьи.
Акт о неисправности оборудования составляется комиссией из нескольких лиц для подтверждения невозможности его использования без проведения профилактических мероприятий. В документе отображаются причины неисправности и предложения для дальнейших действий. Комиссия создается из компетентных лиц в той сфере, к которой относится оборудование.
Для чего нужен документ
Неисправную технику нельзя использовать по назначению, так как это может привести к аварийным ситуациям и даже к несчастным случаям. Подтверждение неисправности требует документального подтверждения. Для этого оформляется специальный акт, в котором выясняется по какой причине вышла из строя техника, – виновно ли материально-ответственное лицо или поломка случилась по другой причине.
При обследовании техники оформляется дефектная ведомость, в которой отображаются требуемые ремонтные мероприятия, список запчастей для замены. На основании данной ведомости, которая является приложением к акту, рассчитывается смета ремонтных действий и выписываются требуемые запчасти и материалы со склада.
Следующим немаловажным назначением акта неисправности техники является обоснование его списания, когда выполнение ремонта нерентабельно или невозможно.
Кто составляет акт о неисправности оборудования
Порядок составления акта неисправности не предполагает строгого соблюдения процедуры. Документ составляется комиссией, создаваемой из сотрудников учреждения, которые обладают квалификацией в сфере применения оборудования. Если в учреждении отсутствуют специалисты для оценки состояния оборудование, можно пригласить специальные лицензированные компании, которые имеют специалистов в данном вопросе.
Комиссия заполняет формуляр с отображением необходимой информацией при обследовании оборудования и по результатам осмотра составляет выводы и предложения по выполнению мероприятий для восстановления оборудования до исправного состояния.
Правила оформления
При оформлении формуляра о неисправности оборудования необходимо использовать общие правила, принятые для написания подобных актов:
- Любой акт заполняется участниками комиссии, состоящей из двух и более лиц.
- Если в учреждении отсутствует постоянно-работающая комиссия, отвечающая за оформление таких документов, то руководство своим приказом назначает участников комиссии.
- При присутствии в учреждении стандартного шаблона для формуляра требуется заполнять именно такой документ. В других вариантах акт создается на бланке учреждения, с отображением обязательных элементов документа.
- Дата акта считается временем его подписания.
- Если для оформления формуляра необходимо осуществление некоторых мероприятий, то отображается время их исполнения.
- Начинать заполнение акта необходимо с отображения основания оформления документа, например, основанием может служить приказ руководства.
- В начальном разделе акта записываются участники комиссии с отображением должности каждого и ФИО – полностью.
- Далее записываются причины составления акта, перечень выявленных неисправностей, которые заканчиваются подведением итогов и рекомендациями комиссии.
- Для более наглядной информации, можно записывать данные в таблицу.
- Число экземпляров формуляра определяется количеством заинтересованных лиц.
- Если имеются дополнительные приложения, то оформляется ссылка на них.
- Составленный документ подписывается всеми участниками комиссии. Если отдельно взятый участник выразил несогласие с выводами комиссии, то возле своей подписи он отображает свое мнение.
- С актом обязаны ознакомиться все участвующие лица и подтвердить это своей подписью.
Инструкция по написанию
Как отмечалось ранее, четкого регламентирования формата акта поломки техники нет. Каждое учреждение самостоятельно создает свой шаблон формуляра. При этом акт обязан соответствовать принятым правилам. Следовательно, образец акта должен разрабатываться в соответствии с новой редакцией Госкомстата ФЗ №402, где говорится, что любые хозяйственные мероприятия, в том числе ремонтные работы и списание техники, должны сопровождаться первичными формулярами, которые предаются бухгалтерии для дальнейшего отображения в бухгалтерской и налоговой отчетности.
Среди таких унифицированных формуляров принята форма по работе с основными средствами – ОС-16. Данная форма принята решением Госкомстатом №7 от 21.01.2003. Так как оборудование имеет непосредственное отношение к основным средствам, то при оформлении акта выхода из строя техники желательно применять форму ОС-16, которая отображает обязательные реквизиты учреждения, на балансе которого находятся исследуемые основные средства. Затем отображается список выявленных неисправностей. В заключении документа предлагаются меры, требуемые для восстановления найденных неисправностей, ответственные за выполнение и сроки.
Таким образом, в акте о неисправности техники должны отображаться следующие сведения:
- Название оборудования.
- Время его эксплуатации.
- Нахождение поломки.
- Характер поломок.
- Величина несоответствия исходным характеристикам.
- Наружный вид объекта.
- Условия сохранности.
- Условия работы.
- Производительность в начале эксплуатации и в текущее время.
- К формуляру неисправности техники нужно прикрепить приемопередаточный бланк оборудования с детальным описанием выявленных неисправностей.
Ниже расположен образец ОС-16.
Тем не менее учреждение имеет право разрабатывать собственную форму, на базе образца ОС-16. При заполнении акта неисправности в случае необходимости можно прикреплять фотоснимки неисправных узлов и прочие документальные подтверждения.
Степень работоспособности оборудования определяется на основании принятого решения комиссией, составившей такой документ.
Таковым является дефектный акт технического осмотра оборудования. Этот документ особенно важен, если объект находится на гарантийном или сервисном учете. Поэтому, в составленном формуляре, кроме перечисленных раннее обязательных данных в акте нужно отобразить:
- Дату покупки оборудования.
- Дату приема в эксплуатацию.
- Периодичность ТО.
- Характер поломки и ее проявление.
- Найденные дефекты.
- Предложения экспертов.
В процессе обследования параметров узлов осуществляется сопоставление с техническими характеристиками. При этом узлы подлежат сортировке на годные для дальнейшей эксплуатации, выбракованные и годные для восстановления.
Все действия, проводимые на предприятии, должны сопровождаться соответствующей документацией. Это правила лежит в основе закона «О бухгалтерском учете». Наряду с огромным количеством других первичных документов немаловажное значение имеет акт о выявленных дефектах оборудования. Что это такое и когда возникает необходимость его составлять? Обо всем этом необходимо поговорить более обстоятельно.
Назначение документа
Для начала стоит вспомнить, что по своей природе любой акт – это документ, с помощью которого группа лиц может удостоверить какой-то факт или зафиксировать конкретное событие. В данном случае акт о выявленных дефектах оборудования касается неисправностей, которые были замечены специалистами в ходе монтажа технологических линий, эксплуатации или сборке отдельных узлов. По правилам перед пуском таких систем они нуждаются в тщательном осмотре и инспектировании.
Если в готовой конструкции замечены некоторые неполадки, то данный факт обязательно нужно задокументировать. Именно тогда и составляется акт о выявленных дефектах оборудования. В противном случае при возникновении непредвиденной аварийной ситуации вина ляжет на руководителей, ответственных за монтаж. Чтобы этого не произошло, создается комиссия, которая соответствующим образом оформляет факт обнаружения конкретных неисправностей. Акт о выявленных дефектах оборудования фиксируется бухгалтерией и приобщается к остальным первичным документам. Он не требует какого-то разъяснения или расследования. Такая бумага просто констатирует факт.
Форма акта
Большинство документов, используемых на предприятиях, должны иметь определенный вид. Часть из них составляется произвольно, а для других разрабатываются специальные формы. Это относится к документу под названием "Акт о выявленных дефектах оборудования". ОС-16 – это специальная унифицированная форма, которая узаконена отдельным постановлением Госкомстата России №7 в январе 2003 года. Ее применение разрешено с 22.03.2003 года. Что же он собой представляет и что с его помощью можно осуществить? Для начала надо остановиться на форме.
Подобный акт начинается с названия организации. Далее идут реквизиты самого документа. После этого идет информация о компаниях, с помощью которых данное оборудование оказалось на данном предприятии. Чуть ниже размещается таблица, состоящая из семи граф, в которую заносится вся информация об обнаруженных дефектах. А после нее записывается решение, принятое специалистами о том, каким образом можно устранить такие неполадки. Заканчивается документ подписями сторон.
Правила заполнения
После обнаружения неисправности и создания комиссии возникает необходимость заполнить акт о выявленных дефектах оборудования. Образец заполнения стандартного бланка можно рассмотреть на конкретном примере.
Допустим, что дефект обнаружен после монтажа приобретенных накануне механизмов. После заполнения «шапки» с названием предприятия и основных реквизитов нужно указать данные обо всех организациях, которые занимались изготовлением, поставкой, перевозкой и монтажом данного оборудования. Далее в таблицу необходимо занести информацию о каждом механизме, в котором обнаружена неисправность. После этого специалисты принимают решение о том, что с ними делать. Здесь может быть два варианта:
- устранить неисправность собственными силами,
- отправить оборудование заводу-изготовителю для замены.
В первом случае требуется проведение дополнительных ремонтных работ. А во втором надо будет составить претензию и отправить бракованную машину, оформив в качестве сопроводительного документа отдельную накладную. Бланк акта заканчивается подписями представителей трех сторон: заказчика, изготовителя и организации, производившей монтажные работы.
Скачать акт о выявленных дефектах оборудования
Оформление акта о неисправности оборудования происходит в тех случаях, когда случается поломка оборудования и требуется установить ее причины, а также принять решение о его дальнейшей судьбе. Акт может быть составлен как в отношении бытовой офисной техники, так и применительно к сложным техническим устройствам.
Кто составляет акт
Оформление данного документа происходит при участии специально созданной комиссии, в состав которой входит несколько человек (минимум двое). В ней обязательно должен присутствовать профильный специалист (мастер, техник, инженер и т.п.), а также сотрудники, имеющие непосредственное отношение к оборудованию, способные установить факт его неисправности и обрисовать события, предшествующие поломке. При необходимости к расследованию обстоятельств поломки могут быть привлечены эксперты из сторонних организаций.
Правила оформления акта
Акт не имеет стандартного унифицированного образца, поэтому составляется в свободной форме или по разработанному и утвержденному в компании шаблону. Он может быть написан как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации, причем как в рукописном, так и в печатном виде. Главное, чтобы он был удостоверен подписями всех членов специальной комиссии. Составлять документ необходимо не менее чем в двух экземплярах, в зависимости от количества заинтересованных сторон. Каждая из копий должна быть заверена оригинальными подписями.
В акте обязательно должны содержаться
- сведения о наименовании оборудования,
- его паспортные данные,
- технические характеристики и прочие параметры.
Чем сложнее оборудование, тем более детально его следует описывать, вплоть до фиксации условий хранения и эксплуатации.
Здесь же нужно внести подробные данные о выявленной неисправности.
Иногда к акту в качестве дополнительного приложения прикладывают фотографии поломки , которые должны быть утверждены руководителем предприятия.
Инструкция по написанию акта о неисправности оборудования
- В первой части документа пишется его название и коротко обозначается его суть (в данном случае «о неисправности оборудования»), а также указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
- Затем вписывается полное наименование предприятия , эксплуатирующего оборудование с обозначением его организационно-правового статуса (ИП, ЗАО, ОАО, ООО).
- Далее фиксируются сведения, касающиеся непосредственно оборудования . Здесь надо внести данные о его наименовании, заводском номере, дате приобретения и номере счета, по которому произошла оплата. Также следует указать дату установки или монтажа, т.е. фактическую дату начала использования.
- В завершение в этой части необходимо описать выявленную поломку , причем сделать это нужно максимально четко и подробно, чтобы в случае обращения в суд, данный документ не вызвал замечаний и был признан в качестве доказательной базы.
- Вторая часть акта включает в себя таблицу , где документируются произведенные представителями организации меры к выявлению и устранению неисправности, а также их результат. Если производилось несколько действий, их следует указать отдельными пунктами.
- После этого под таблицей необходимо сделать заключение либо о полной негодности оборудования к дальнейшему использованию, либо о возможности последующей эксплуатации при проведении определенных ремонтных работ.
- В заключительной части акта его должны подписать представители компании, в том числе ее руководитель. Затем документ можно проштамповать, но последнее действие необязательно, если вы работаете без печати, что, собственно, закон допускает.
После составления акта
- Если в процессе проверки будет установлено, что неисправность случилась при попустительстве или халатности материально-ответственного лица, то ответственность возлагается на него.
- В тех ситуация, когда поломка случилась по независящим от какого-либо сотрудника причинам и в период действия на оборудование гарантии, акт служит доказательством для обеспечения дальнейшего ремонта за счет изготовителя.
- Если в процессе проверки будет установлено, что неисправность случилась по вине производителя, но он отказывается это признавать, вопрос придется решать в судебном порядке и акт в данном случае будет иметь доказательную силу.
Оборудование рано или поздно выходит из строя, и если предприятие планирует использовать его в дальнейшем, основное средство приходится сдавать в ремонт. Ремонт оборудования можно поручить сторонней организации, а можно произвести восстановление собственными силами – от выбранного способа зависит перечень необходимых документов.
При поломке, делающей дальнейшую эксплуатацию невозможной, должен быть составлен акт выхода из строя оборудования. Оформляет акт уполномоченное лицо, в задачи которого входит определение причины поломки. При изучении обстоятельств поломки необходимо установить виновного в поломке. Если оборудование вышло из строя по независящим от действий пользователя причинам, в акте следует указать эти причины. Акт составляют также в случае, если оборудование находится на гарантийном обслуживании. Без этого документа претензии не будут приняты.
Акт осмотра
При обнаружении поломки должен быть составлен акт о выходе оборудования из строя (дефектный акт). Такой документ оформляется для каждой единицы поломанного оборудования, подлежащего ремонту. Существуют утвержденные формы ведомости дефектов, но каждое предприятие может использовать собственную форму.
Перед началом ремонта оборудования, вышедшего из строя, следует диагностировать поломку. К этой задаче целесообразно привлечь специалиста. Например, при выходе из строя компьютера диагностику проводит системный администратор, а при поломке автомобиля – механик. После изучения картины поломки специалист пишет акт осмотра в произвольной форме. В акте должна содержаться информация:
- Название оборудования.
- Описание обнаруженной неисправности.
- Перечисление узлов и деталей, вышедших из строя.
Дефектная ведомость
Составляется на основании акта осмотра. Документ оформляется в произвольной форме, так как унифицированного бланка не существует. За основу можно взять Акт о выявленных дефектах оборудования ф. № ОС-16. Эта форма может быть использована, если удалить из нее лишнюю информацию и дополнить недостающими графами.
В дефектной ведомости необходимо указать:
- Наименование оборудования, вышедшего из строя.
- Марка, модель, идентификационный или регистрационный номер.
- Инвентарный номер оборудования.
- Выявленная неисправность.
- Необходимые для устранения поломки работы, срок их выполнения.
Приказ
Переда началом ремонта требуется получить приказ руководителя о проведении ремонта. Основная информация, которая должна содержаться в приказе – кто будет проводить ремонт. Если ремонтировать оборудование будет специалист – сотрудник организации, на чьем балансе находится оборудование, необходимо составить смету. К смете прилагаются документы, подтверждающие приобретение необходимых деталей.
Для того чтобы оформить работы по устранению неполадок сторонней организации, потребуется договор и акт приема-передачи оборудования после ремонта, а также счет-фактура.