В докладной записке имеется. Оформление служебной записки по госту образец
На чтение 11 мин. Просмотров 655 Опубликовано 20.05.2018
Большинство тружеников избегают необходимости составления докладных записок, так как считают их простой формальностью, которая отнимает рабочее время. Но в некоторых случаях оформление данного документа позволяет свести к минимуму конфликт с руководством. Факт, подтверждаемый официальным документом, позволяет избежать форс-мажорных ситуаций. Давайте разберем, как написать докладную записку правильно.
Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели
Предназначение документа
Докладные записки относятся к категории документов внутреннего документооборота. Каждое крупное предприятие, использует данные акты для принятия жалоб и предложений от сотрудников. Для того чтобы обеспечить нормальное функционирование компании, руководителю организации необходимо разработать типовую форму, которая будет использоваться сотрудниками при составлении акта. Важно упомянуть, что рассматриваемый документ обладает иерархической направленностью. Это означает, что в качестве адресата выступает руководитель компании.
Данный акт имеет информационный характер, а его целью является донесение сведений о событиях, что могут негативно повлиять на трудовой процесс, до руководства.
Также следует сказать о том, что данный документ обладает законной силой. Работодатель, получивший докладную записку от сотрудника, обязан вынести свое решение по озвученному вопросу. Согласно действующему законодательству, каждый работник имеет право составить этот документ. Во время заполнения акта следует учитывать некоторые тонкости и нюансы. Так как рассматриваемый документ наделен законной силой, необходимо использовать исключительно деловой стиль переписки, избегая юридических и грамматических ошибок, а также неточностей в тексте. В основной части необходимо грамотно описать возникшую проблему или предложить варианты её решения.
Нужно обратить внимание на то, что рассматриваемый документ должен содержать в себе не только краткий обзор на сложившуюся ситуацию, но и различные варианты её решения. Получив этот акт, руководитель компании должен тщательно проанализировать сложившиеся обстоятельства и вынести свое решение по спорному вопросу. Резолюция руководителя организация является одним из оснований для применения различных мер в отношении сотрудников. На основе докладной записки может быть вынесено решение как о поощрении, так и дисциплинарном взыскании в отношении работников компании . Обобщая все вышесказанное, можно сделать вывод, что докладная записка – это один из видов связи подчиненных и руководителя компании.
Разновидности докладных и их цели
Докладные записки подразделяются на два основных типа. Внутренние акты используются в целях повышения результативности трудового процесса. Этот документ составляется только по инициативе тружеников. При составлении документа используется стандартный лист формата «А4». Внутренние акты принято относить к локальным документам. Второй тип докладных записок – внешние акты, которые передаются контролирующим органам. Важно обратить внимание на то, что этот документ составляется на типовом бланке организации. После составления внешнего акта, руководитель компании должен ознакомиться с его содержанием и заверить личной подписью.
Каждый из вышеперечисленных типов докладных записок можно разделить на три условных группы, которые различаются содержанием документа:
- Информационного характера – в данном случае, сотрудник, желающий улучшить трудовой процесс, составляет докладную, где указывает методы оптимизации производства. Важно обратить внимание на то, что в крупных предприятиях, подобные акты используются для информирования руководства о специфических особенностях производственного процесса.
- Отчетные бланки – используются для информирования руководства об исполнении распоряжений. Как правило, этот тип документов составляется сотрудниками, относящимися к низкому звену.
- Инициативные предложения – в этом случае, работник доносит до руководства свои мысли о решении различных вопросов, связанных с трудовым процессом.
Докладная записка – это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения
Довольно часто докладные записки используются для того, чтобы донести руководству компании информацию о различных конфликтах в коллективе. В том случае, если мерой дисциплинарного взыскания в отношении работника, нарушившего дисциплину, избирается лишение премии, очень важно грамотно составить данный документ и привести основания для вынесения подобного решения. Образец докладной записки может рассматриваться судом как доказательство правомерных поступков администрации компании. Неправильные и неточные формулировки могут привести к проигрышу судебного процесса.
Именно поэтому очень важно, при составлении докладной записки правильно указать преследуемые цели. Целью составления документа может являться повышение результативности собственного труда. Такие документы используются для устранения различных факторов, которые негативно влияют на трудовую деятельность сотрудников компании. Еще одной целью данного документа может стать исправление сложившейся ситуации. В некоторых случаях сотрудник может знать о фактах, которые, по его мнению, препятствуют эффективности трудового процесса. В этом случае, работником составляется акт для разрешения спорного вопроса.
Составление докладной помогает снять долю ответственности и предоставить выбор метода решения возникшей ситуации руководству компании. Важно обратить внимание на то, что если в возникшем инциденте отсутствует вина сотрудника, руководство не имеет права применять штрафные санкции. Последней из целей рассматриваемого документа является защита своих прав.
В конфликтной ситуации, каждый работник имеет право защищать свои интересы и предложить свои варианты мирного урегулирования конфликта.
Привила составления документа
Рассматриваемый акт должен содержать в себе несколько смысловых разделов. В фактической части документа приводится информация о конкретном инциденте и причинах его возникновения. При заполнении этой части следует указать все сопутствующие обстоятельства. Далее, составителю необходимо перейти к аналитической части и указать свое видение проблемы. Как правило, в этой части бланка указываются возможные последствия сложившейся ситуации, а также предлагаются варианты решения спорного вопроса. В резюмирующей части, докладчику необходимо обосновать приведенные доводы и варианты решения.
Важно обратить внимание на то, что конечное решение о применении различных видов штрафных санкций остается за руководством компании. Как показывает практика, большинство руководителей предпочитают избегать проведения длительных разбирательств и выбирают один из способов, предложенных докладчиком.
Цель написания докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения
Докладная может иметь как текстовый, так и табличный вид. Также следует отметить, что в данном документе может отсутствовать раздел, посвященный анализу сложившихся обстоятельств. В этом случае, докладчик должен привести лишь информацию о возникшей ситуации, препятствующей нормальной трудовой деятельности и предложить решение проблемы. Следует упомянуть, что рассматриваемый документ может использоваться в качестве основания для принятия мер по оптимизации рабочего процесса. Также каждый работник имеет право выразить свое несогласие с принятыми мерами, при помощи составления докладной.
Согласно установленным правилам, руководителю компании при организации собственного бизнеса необходимо разработать специальный шаблон, на основе которого персоналом будут составляться внутренние акты. В том случае, если данный шаблон отсутствует, необходимо использовать стандартный образец.
Как написать докладную записку на сотрудника, образец заполнения по ГОСТу:
- В шапке документа указываются фамилия и инициалы составителя, а также название отдела компании, откуда отправляется данный документ. После этого фиксируется дата заполнения бланка.
- Тело документа начинается с указания наименования акта. Далее потребуется еще раз указать инициалы обращающегося и привести основную информацию о проблеме. Также в этом разделе приводятся варианты действий руководства, направленные на решение возникшего вопроса.
- В заключительной части докладной записки, составитель должен заверить документ своей подписью.
Разобравшись со структурой бланка, следует выделить ряд тонкостей и нюансов, связанных с заполнением. Наименование акта фиксируется только прописными буквами, крупного размера. Название документа можно разместить как в центре листа, так и возле левой границы акта. Для того чтобы документ получил должную юридическую силу, необходимо указать название компании и место составления докладной. Рассматриваемый документ должен содержать в себе регистрационный номер, соответствующий тому, что зафиксирован в журнале учета внутренних документов. Заголовок «довожу до вашего сведения» образец типового начала докладной записки. Также в качестве заголовков можно использовать такие слова, как «О …» или «Касательно …».
Важно отметить, что каждый сотрудник имеет право составить докладную записку. Однако, следует помнить о правилах составления данного акта. Так как этот документ имеет юридическую силу, необходимо указать веские аргументы, для рассмотрения возникшего вопроса. Нередко на основе подобной документации (внешних докладных), контролирующими органами проводятся различные проверки. Как правило, такие проверки посвящены контролю целесообразности использования финансовых средств. Нередко, многие труженики жалуются в соответствующие организации о неправомерном лишении основных или дополнительных выплат. В этом случае, внешняя докладная записка является основанием для проведения проверки.
В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач
Давайте рассмотрим, в каких ситуациях может понадобиться составление докладной:
- Акты, посвященные хозяйственной деятельности организации.
- В случае прогула со стороны сотрудника. В данном примере докладная составляется непосредственным руководителем отдела, где трудится прогульщик. Цель документа привлечь нарушителя трудовой дисциплины к дисциплинарной ответственности.
- В случае нарушения должностной инструкции. В резюмирующей части этого акта, докладчик указывает вид штрафных санкций, которые могут быть наложены на нарушителя.
- В случаях нахождения сотрудника на территории работодателя в состоянии наркотического или алкогольного опьянения.
- В случае необходимости премирования работника. В этом примере, докладчику следует указать основание для начисления дополнительных выплат.
- При оскорблении достоинства и чести. Данный акт составляется на имя руководителя компании.
Докладная записка на сотрудника компании
Как показывает практика, основной причиной необходимости составления докладной является нарушение дисциплины со стороны работников компании. К таким нарушениям можно отнести прогул, нарушение должностных инструкций и нахождение на территории компании в состоянии опьянения. Подобные нарушения несут за собой штрафные санкции в виде выговора, лишения премии или увольнения . В случае необходимости составления подобного документа, докладчику необходимо получить консультацию кадрового специалиста или юриста. Существует немало нюансов, которые могут помочь смягчить тяжесть штрафных санкций.
Для примера приведем ситуацию, в которой сотрудник отлучился от работы. Если данный срок составляет более четырех часов, то данное нарушение расценивается как прогул. В этом случае, сотрудника ждет более строгое наказание в сравнении с отлучкой, длительностью менее четырех часов. Важно обратить внимание, что перед составлением докладной необходимо получить объяснительную от работника, где будет изложена причина отлучки.
Меры наказания сотрудника, нарушившего дисциплину, выбираются на основании причины нарушения, указанной в объяснительной записке. В том случае, когда работник отказывается от подачи данного документа, руководителем компании составляется соответствующий акт. В ситуации, связанной с несчастным случаем на производстве, руководителю компании потребуется пригласить специальную комиссию для проведения экспертизы. Собранные во время экспертизы материалы передаются прокуратуре. Далее составляется специальный акт, где указываются различные варианты наказания виновного.
В качестве примера следует рассмотреть случай с кражей личного имущества. Для того чтобы иметь основания для увольнения вора, потребуется провести внутреннее расследование. В задачу докладчика входит описание фактического развития событий в целях донесения до руководства информации о сложившейся ситуации. Наличие объяснительной записки от работника может помочь смягчить тяжесть штрафных санкций. Однако, при отсутствии данного документа, работодатель может уволить такого сотрудника с занесением отметки о причинах увольнения в трудовую книгу.
Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства
Следует отдельно упомянуть о том, что факт оскорбления достоинства и чести можно отнести к категории административных нарушений. В этой ситуации, во время составления докладной необходимо учитывать несколько нюансов. Неуважительное отношение одного из сотрудников к своим коллегам оказывает негативное влияние на всю работу организации за счет дестабилизирующей психологической обстановки. Совокупность этих факторов негативно отражается на имидже компании. Также следует сказать о том, что данное нарушение может быть наказано такими мерами, как исправительные работы и наложение штрафа.
Для того чтобы привлечь нарушителя к административной ответственности необходимо своевременно уведомить начальство. Поведение каждого работника имеет большое влияние на микроклимат, царящий в коллективе. В подобной докладной описывается не только сам инцидент, но и способы наказания виновника. Важно обратить внимание на то, что руководитель компании должен в обязательном порядке отреагировать на данный документ . В противном случае контролирующие органы могут наложить штрафные санкции на администрацию компании.
Пример докладной записки:
«Кадровый отдел
Руководителю ИП «Весна»
П.Т. Рубанову
Докладная записка
Об оскорблении на рабочем месте
Доношу до Вашего сведения, что 07 мая 2018 менеджер, Каркушин Семен Валерьевич, использовал нецензурную лексику оскорбительного характера, указывая на социальный статус.
Прошу рассмотреть возможность привлечения Каркушина С.В. к административной ответственности.
Сотрудник кадрового отдела Яковлев Павел Владимирович Яковлев
Вконтакте
В процессе работы организации возникают ситуации, когда руководителям подразделений и прочим сотрудникам необходимо донести до руководства различные сведения. Сделать это нужно в письменном виде. Для этого используется либо служебные, либо докладные записки.
Что это такое
Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.
Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии (приказы, служебные расследования).
Кто и кому их пишет
Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.
При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:
- сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
- можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
- всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
- даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.
Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.
В каких случаях применяется
Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:
- о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
- о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.
Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.
Порядок передачи
Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:
- Оформление записки.
- Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
- После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
- Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
- После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.
Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.
Правила оформления
Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.
На бланке или нет
Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.
Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.
В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.
Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.
Шапка документа
Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:
- шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
- в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
- дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.
Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.
Порядок написания
- Шапка документа.
- Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки. Оно пишется с заглавной буквы.
- Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией. Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.
- Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.
Пример оформления
Директору ООО «Луч»
И.И. Никитенкову
от главного бухгалтера
А.Н. Рыленковой
Докладная записка
Довожу до Вашего сведения, что в ходе проведенной инвентаризации склада обнаружена недостача товарно-материальных ценностей в сумме 1548,28 рублей.
Срок и место хранения
После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:
- подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
- , которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).
Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.
Образцы докладных записок
Текст докладной записки составляется в произвольной форме, но для наиболее распространенных случаев можно использовать примерные образцы.
Об отсутствии работника на рабочем месте
Довожу до Вашего сведения, что сварщик А.А. Буренков отсутствует на рабочем месте без предупреждения с начала рабочего дня и по настоящее время (с 8 часов 00 минут до 12 часов 30 минут). Прошу распорядиться о проведении служебного расследования по данному факту.
О невыполнении должностных обязанностей
Довожу до Вашего сведения, что бухгалтер Н.А. Павлова допустила ошибку при начислении заработной платы работникам производственного цеха. Также она регулярно нарушает свои должностные обязанности и пренебрегает распоряжениями своего непосредственного руководителя. Прошу принять меры.
О некорректном поведении сотрудника
Довожу до Вашего сведения, что менеджер И.А. Езерский, общаясь с клиентами организации, позволяет себе использовать нецензурную лексику и оскорбления. Прошу принять меры.
О появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения
Довожу до Вашего сведения, что электромонтер А.В. Юдин находится на своем рабочем месте с признаками алкогольного опьянения: нетвердая походка, несвязная речь, характерны запах. Прошу распорядиться об отстранении данного работника от исполнения служебных обязанностей и провести служебное расследование по данному факту.
Выводы
Докладная записка — это документ, с помощью которого сотрудники информируют руководителя организации о различных ситуациях, принятие решений по которым зависит от руководства.
Данный документ составляется в свободной форме, но при этом оформляют ее в соответствии с требованием правил делопроизводства.
Видео — в чем разница между докладными и служебными записками:
Руководить, то есть принимать решения о распределении ресурсов, можно только на основе достоверной и своевременной информации. Эта информация должна быть корректной и поступать достаточно оперативно. Именно для этого и служит официальный документ под названием «докладная записка», о которой вы узнаете далее.
Что это за записка?
Докладная записка является стандартной канцелярской формой передачи информации «снизу-вверх» – от нижестоящих сотрудников к руководству. В докладных записках описываются критические события, происходящие мероприятия и общее состояние фирмы. Опираясь на докладные, менеджер может сделать более точный анализ положения дел в организации и отдавать адекватные команды.
Создание докладной может быть задумкой и самого подчиненного, и его непосредственного руководства. Если инициатива исходит от менеджмента, то часто указание выполнить эту работу доводится до подчиненного в устной форме.
Существуют и другие виды записок для делового общения. Нельзя путать их с докладной, поэтому рассмотрим их популярные виды:
- Служебная записка – используется для передачи информации между отделами или сотрудниками, не состоящими в прямом подчинении друг другу. Так могут выражаться некие просьбы о сотрудничестве или уведомления о происходящих событиях внутри организации, поэтому такую форму нельзя считать докладной запиской.
- , в которой обычно сотрудник объясняет руководству свои действия, чаще всего такие, которые привели к нарушению нормальной работы организации. Это тоже не является докладной.
Ниже вы сможете просмотреть ролик, в котором объясняется, в чем разница между докладными и служебными записками:
Следует учитывать, что докладная записка является серьезным юридическим документом. Возможно, что в будущем вам придется ссылаться на нее при судебных разбирательствах, поэтому относитесь к ее содержимому внимательно.
Виды докладной записки
Существует условное разделение докладных по тематике, примерное направление которых понятно из названия:
- Отчетные . Чаще всего применяются именно такие докладные. Их составление заранее регламентируется вышестоящей структурой для контроля над параметрами, которые регулярно нуждаются в несложном, но непрерывном контроле.
- Инициативные . Подаются руководству нерегулярно в случаях, когда у подчиненных есть предложение по рационализации или оптимизации процессов на предприятии.
- Информативные . Пишутся для уведомления вышестоящих сотрудников о неких резких изменениях (часто негативных) в налаженной работе отдела или фирмы. В таких случаях обычно требуется быстрая реакция руководства, чтобы не понести потери либо не упустить возможную прибыль.
Вне зависимости от тематики, документ может быть:
- Внутренним . Для решения вопросов, возникающих внутри учреждения, применяются внутренние докладные. Решения после их рассмотрения принимают собственные сотрудники организации.
- Внешним . Внешняя докладная составляется для посторонней организации, которую стремятся вовлечь в процессы, происходящие в собственном учреждении.
Как составляются такие докладные записки, рассмотрим далее.
Как написать внутреннюю докладную?
Внутренние докладные обычно пишут на простых листах бумаги. Перечислим обязательные составляющие и укажем их традиционное расположение:
- Кому предназначена докладная (кто должен будет принимать решение) – справа вверху, в дательном падеже.
- Информация о лице, составившем документ с непременным указанием отдела (подразделения). Указывается также справа, ниже предыдущей части, в дательном падеже.
- Название документа – «Докладная записка» – в центре листа (после названия точка, двоеточие и другие знаки препинания не ставятся). Если тема докладной стандартная (о прогуле, о предложении, о премировании) – можно сразу ее добавить под заглавием.
- Регистрационный номер и дата (если этого требует внутреннее делопроизводство).
- Возможно упоминание побуждений, вызвавших составление записки.
- С абзаца – констатация, то есть изложение сложившейся в каком-либо процессе ситуации с точки зрения респондента (факты, события, обстоятельства, хронология, причинно-следственные связи).
- С нового абзаца – аналитика, то есть точное описание проблем, уже существующих или возможных в будущем, как это представляется докладчику (иногда приводятся потенциальные возможности, которые пока не используются, однако могут послужить на благо организации).
- С новой строки – рекомендации, то есть пути устранения проблем или предложения по минимизации потерь, если избежать негативного воздействия неких факторов невозможно (либо оптимальный путь по освоению незадействованных ресурсов).
- Дата, число, персональные данные докладчика – подпись, должность, инициалы (ФИО).
Пустой бланк документа можно загрузить .
Наиболее популярные формы такой докладной записки рассмотрим ниже.
О нарушении трудовой дисциплины
Такой документ является очень серьезным, ведь на его основании может быть:
- вынесено (выговор);
- понижение сотрудника в должности;
- запущена процедура увольнения сотрудника по соответствующей статье Трудового Кодекса РФ;
- открыто судебное разбирательство.
Само собой, такая информация является внутренней, так что нежелательно ее проникновение за пределы учреждения.
В основном тексте должно быть совершенно четко и конкретно указано, в чем провинился работник. Еще лучше, если прямо приводятся статьи Трудового Кодекса РФ и правила внутреннего распорядка, нарушенные сотрудником.
В тексте обычно присутствует упоминание о том, что сотрудник дал объяснения своему поведению в объяснительной записке, с указанием номера, даты и других идентификаторов этого документа. Если же такой объяснительной нет, это тоже указывается.
Образец внутренней докладной записки о том, что работник нарушил трудовую дисциплину, поскольку не был на рабочем месте, можно скачать .
О невыполнении должностных обязанностей
Как правило, за невыполнение должностных обязанностей следует наказание работника в виде привлечения к дисциплинарной ответственности. Его формами могут быть:
- невыплата премии;
- штраф;
- выговор;
- понижение в занимаемой должности.
Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей предлагается загрузить .
Сотрудник вправе подать в суд на работодателя, если посчитает наказание несправедливым или чрезмерным, поэтому при составлении докладной необходима точность формулировок и выверенность предъявляемых требований, например, со ссылкой на внутренний распорядок работ.
О премировании
Такая форма докладной применяется в случаях, когда сотруднику назначается премия. В основном тексте расписывается, за какую работу назначается премия и в каком размере. Скачать образец такого документа можно .
Как составить внешнюю докладную?
Такие документы оформляются на фирменном бланке с обязательным указанием реквизитов и контактных данных компании. Эмблема на бланке поможет получателю быстрее понять, с кем он имеет дело. Для подтверждения достоверности документа должна быть поставлена синяя печать предприятия.
Так как деловая бумага будет отправляться во внешний мир, то требования к ее наполнению такие:
- Название организации-получателя. Сокращения и пропуски не допускаются (справа вверху).
- Должностное лицо, которому направляется документ (обычно «Генеральному директору» или нечто подобное) – под предыдущей частью.
- Название организации-отправителя, также без сокращений и пропусков (слева вверху).
- Полное официальное название документа (докладная записка о командировании сотрудника, например) – в центре документа.
- Суть дела, что излагается в деловой форме кратко и ясно.
- Должность, сигнатура и инициалы руководителя организации-отправителя (в центре нижней части).
- Данные об исполнителе – должность, инициалы, номер контактного (служебного) телефона (ниже предыдущей части).
Вот образец такой записки:
5 требований к форме докладной
Докладная записка не имеет строго обязательной формы, однако она является канцелярским сообщением, поэтому пишется в негласном формате, который имеет следующие обязательные элементы:
- Необходимая информация должна быть обязательно четко прописана.
- Грубые ошибки и пропуск важных данных недопустимы, иначе в дальнейшем докладная может быть признана недействительной.
- Эмоциональные оценки и личное отношение к описываемой ситуации обычно не приветствуется, так как не способствует принятию административного решения.
- При описании обстоятельств необходимо указывать все существенные детали ситуации. Несущественные мелочи можно не упоминать.
- В конце документа обязательно прописывается должность составителя и его ФИО.
Выше вы ознакомились с различными видами докладных, так что теперь намного лучше понимаете, как их составлять и что в них должно быть написано. Особенно это полезно знать служащим государственных учреждений, начальники которых обязываются писать докладные записки.
Каждому работающему человеку, особенно служащему госучреждений, иногда приходится писать докладную записку. Ее часто воспринимают как донос, поэтому при составлении важно вооружиться конкретикой.
Как компетентно оформить документ, по каким признакам систематизируют докладные записки, и в каких случаях они уместны?
Форма и классификация
Докладная записка – документ, адресующийся руководству, содержащий суть проблемы, заключения и предложения. Ее пишут с намерением дать толчок вышестоящему начальству к решению той или иной проблемной ситуации, возникшей у сотрудника.
В зависимости от получателя, они есть внутренние и внешние.
Внутренняя — адресована главе ведомства или начальнику отделения, пишется на обыкновенном листе.
Документ, выходящий за пределы организации, направленный в высшую инстанцию (администрацию, Министерство) считается внешним, его оформляют на специальном бланке.
Классификация докладных по адресату | |||
---|---|---|---|
Внутренние | Внешние | ||
Указать название структурного отделения, адресата, название документа, текст и заголовок к нему, дату и подпись. | Добавить наименование организации, место составления, индекс, подпись руководителя, имя и контакты исполнителя. | ||
Классификация по содержанию | |||
Информационные | Инициативные | Отчетные | |
Систематически составляются в организации или на предприятии, извещают о способах и деталях выполнения заданий. | Их цель – побуждение получателя (обычно руководство) принять соответствующую резолюцию. Текст, кроме фактов, содержит инициативу (рекомендации и предложения). | Отчет о выполненной работе или ее этапе, информация о реализации указаний и распоряжений. | |
Как оформлять и правильно писать докладную записку
Составляют документ по следующему шаблону:
- вверху (левый угол) указывают отдел, откуда поступает записка;
- вверху (правый угол) должна быть указана должность, фамилия, инициалы адресата;
- ниже посередине название документа;
- под ним ставят дату и номер;
- обязательно заголовок, начинающийся словами «О…», «Об…» или «Касательно…»;
- текст (тело) документа, состоящий из введения, анализа и заключения. В первой части – изложение событий, побудивших к написанию записки. Во второй — разбор ситуации. Третья содержит заключения и рекомендации автора документа;
- должность, подпись, фамилия, инициалы автора в одной строке.
Образец докладной на сотрудника
Чаще всего документ на имя руководителя пишет начальник подразделения, однако бывают случаи, когда между рядовыми сотрудниками возникает внештатная ситуация, требующая вмешательства вышестоящего начальства, — обида на рабочем месте, некорректное поведение.
Вот пример такого документа.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
№ 41-07/215 02.03.2016 г.Об оскорблении на работе
Довожу до Вашего сведения, что 02.03.2016 г. водитель Добродомов Петр Алексеевич, исполняя должностные обязанности, унизил меня и нецензурно бранился в мой адрес.
Прошу применить к Добродомову П.А. дисциплинарное взыскание.
Как пишется данный документ о прогуле: образец оформления
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
№ 43-13/228 11.05.2016Об отсутствии на рабочем месте
Довожу к Вашему сведению, что вчера, 10.05.2016 г., специалист по закупкам Иванющенко Роман Михайлович не явился на рабочее место. Отсутствие длилось весь день.
Причины неприбытия не подтверждены ни документально, ни по телефону, ни электронной почтой.
Предлагаю привлечь Иванющенко Р.М. к дисциплинарной ответственности за прогул.
Докладная записка представляет собой документ информационно-справочного типа, адресованный вышестоящему руководству и содержащий описание определённой проблемы, выводы и предложения, выдвигаемые составителем. Часто документ носит негативный характер , однако в нём могут затрагиваться различные сферы: от поощрений до отчётности.
Особенности оформления и рассмотрения докладных определяются на производстве. Упоминание об этом документе содержится в классификаторе ОКУД 011-93 : указано, что записка пишется руководителем подразделения в связи с несоблюдением трудовой дисциплины. Код формы – № 0286041.
Документ имеет полную юридическую силу.
Более подробно о том, что такое докладная записка, мы рассказывали в .
Цель составления
Основную цель записки характеризуют как обеспечение вертикальной связи: её всегда пишут нижестоящие вышестоящим. С помощью этого документа руководству сообщают важную информацию, объясняют сложившуюся ситуацию, побуждают к принятию решения. Например, если ваш начальник не прав и вы решили написать докладную на имя директора — как правильно это сделать, вы можете узнать .
В числе функций выделяют следующие :
- поиск решения проблемы, возникшей на производстве;
- внесение предложений, улучшающих деятельность;
- информирование о мнении коллектива относительно определённого распоряжения или приказа, о позиции составителя в сложившемся конфликте;
- предоставление отчётов о выполненных работах;
- жалоба на сотрудника, не выполняющего распоряжений или другим образом нарушающего трудовую дисциплину;
- информирование о происшествиях, принёсших моральный или материальный ущерб;
- донесение о достижениях и успехах.
Случаи, когда необходима
Так как цели докладной обширны, причин для её написания множество. Часто она встречается на производстве и пишется, потому что:
- нарушается трудовая дисциплина (как написать ?);
- сотрудник не выполняет обязанностей, ведёт себя некорректно (о том, как написать докладную о некорректном поведении сотрудника, читайте , а как оформить данный документ, если не выполняются должностные обязанности, вы узнаете );
- работник не находится на рабочем месте или систематически опаздывает (как написать ?);
- необходимо внести изменения в производственный процесс, поощрить или наказать работника;
- потребовалось дополнительное финансирование и укрепление материально-технической базы;
- нужно предоставить отчёт о выполнении распоряжения руководства.
Нередко докладная записка встречается в вузах, школах и даже детских садах . На студента её пишут в случае, если он нарушает дисциплину, в большом количестве допускает прогулы, вызывающе себя ведёт. Более подробно о том, как правильно составить докладную записку на студента, вы узнаете в .
В ДДУ записка может составляться на родителя, воспитателя и даже самого ребёнка. Случается, что воспитатели оставляют заведующему докладную, если родители постоянно задерживаются либо воспитанник ведёт себя слишком агрессивно. На воспитателя документ может написать старший воспитатель, если работа выполняется с нарушениями. Об этом подробнее — .
Родитель оставить докладную на воспитателя не имеет права, так как не является членом коллектива.
Все случаи, в которых пишется докладная записка, рассмотрены в .
Какие виды существуют?
Существуют несколько разновидностей докладных записок. По содержанию они бывают:
- Инициативные . В них выносятся предложения и рекомендации, требующие от руководства принятия определённого решения.
- Информационные . Повествуют о ходе работ, его особенностях, деталях исполнения приказов, результатах и т. п.
- Отчётные . Из них руководство узнаёт о выполнении распоряжения или его этапа.
В зависимости от того, кто является адресатом, различают докладные:
- . Возможно их использование только в пределах одной организации либо структурного подразделения, адресуются руководству.
- . Составляются на имя начальника вышестоящей организации.
Если вас интересуют все виды докладных записок, то об этом мы писали в .
Отличия от объяснительной и служебной
Докладная записка похожа как на объяснительную, так и на служебную, однако, это разные документы.
- Докладная записка отличается от служебной тем, что обеспечивает связь между членами производственной иерархии и всегда пишется вышестоящему лицу от нижестоящего. Служебная же адресуется руководителю или работнику, имеющему тот же статус, что и составитель.
ОКУД служебная записка не предусматривается, пишется по требованию, но можно проявить и личную инициативу.
- Объяснительная записка, так же, как и докладная, адресуется руководству, но имеет другую цель: она касается исключительно дисциплинарных нарушений, необходима для объяснения возникшей ситуации, роли сотрудника в ней. Для неё есть код ОКУД, пишется документ по требованию руководства.
На начальника и на работника
Докладная пишется не только на обычного работника, но и на начальника , если он каким-либо образом нарушает права других людей и вредит производственному процессу. Адресуется документ вышестоящему лицу, уполномоченному решать и знающему как дать ответ на подобные вопросы. В этой роли может выступать руководитель организации, представитель контролирующего органа и даже совет акционеров.
Случается, что на предприятиях составляют анонимное докладное письмо на начальство, но их вправе не рассматривать.
Чаще докладные пишутся на работников для того, чтобы их поощрить либо наложить дисциплинарное взыскание. В документе отображается информация:
- суть нарушения или достижения;
- причина, которую выясняют у работника;
- краткая характеристика сотрудника;
- возникшие последствия;
- предложения о необходимости поощрения или наказания.
Важно указать пункт правил, который сотрудник нарушил, излагать факты чётко, без эмоций и личного отношения. Если провинившийся отказывается давать объяснения своему поведению, к докладной прикладывается акт о данном факте.
Все тонкости и нюансы написания докладной на сотрудника вы найдете в , а о том, как правильно составить данную бумагу на имя директора, если ваш начальник не прав, мы писали в .
Кто должен на предприятии составлять?
Докладная бывает инициирована сверху, но может писаться и самостоятельно. Документ на предприятии пишет :
- сотрудник – руководителю отдела;
- руководитель отдела – директору организации;
- начальник подразделения – руководителю компании.
Адресатом может стать и бухгалтер, если необходимо решить определённые финансовые вопросы, и любой сотрудник. При этом сохраняется субординация: писать «через голову», минуя непосредственное руководство, не принято. Исключение составляют ситуации, если в докладной упоминается сам начальник.
Типовой формуляр и особенности его оформления
Существует особый бланк, на котором пишут докладную записку. Он содержит следующие реквизиты:
Руководитель после принятия решения ставит свою резолюцию на докладной записке , которая включает в себя Ф.И.О. исполнителей, описание распоряжения, срок, отведённый для исполнения, подпись начальства и дату. Согласно п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003 , резолюцию можно ставить на отдельном листе.
Бланк обязателен только для внешних записок. В случае, когда документ предназначен для внутреннего пользования, допустимо писать его в произвольной форме. За частую начинают фразой:»довожу до вашего сведения следующую информацию».
Как правильно написать?
Особенности написания докладной записки регулируются ГОСТ 6.30-2003, введённым Постановлением № 65-ст. от 03.03.2003 г. Среди наиболее важных правил выделяют следующие:
- Берётся лист А4, для внешнего использования – бланк предприятия.
- В заголовке отражается её содержание – о чём конкретно она написана.
- Основному тексту придают чёткую структуру.
- Должны отсутствовать юридические и грамматические ошибки.
- Проблема излагается подробно, но без лишних эмоций.
- Наименование отдела пишется в левом верхнем углу листа, данные об адресате – в правом верхнем углу, название документа – по центру.
- Данные составителя пишутся внизу в одну строку.
- Докладные регистрируются под кодом 0286041.
Что касается структуры текста, то она включает в себя три раздела :
- Конкретные факты, причины, из-за который решено написать докладную записку.
- Анализирование ситуации, предложение различных вариантов решения. Этот раздел считается необязательным.
- Выводы, просьбы и мнения, предложения действий, носящие рекомендательный характер.
Если у вас возникли трудности с написанием такого документа, то все советы, рекомендации и образец написания вы найдете в .
Ошибки при составлении
Докладная записка имеет юридическое значение, поэтому к составлению нужно относиться крайне внимательно. Недочёты приводят к тому, что записка теряет силу.
К основным ошибкам, которые допускают составители докладных записок, относятся:
- Отсутствие чёткой структуры. Документ должен содержать все перечисленные выше графы, даже если пишется на обычном листе бумаги.
- Излишняя эмоциональность, использование разговорных выражений, отход от делового стиля. Важно соблюдать принятый деловой этикет.
- Искажение подачи информации, излишняя детализация либо, наоборот, умалчивание важны фактов. Беспорядочность изложения мыслей.
- Попытки навязать руководству решение. Следует помнить, что в записке содержится мнение и личный взгляд, но последнее слово остаётся за адресатом.
- Отсутствие даты регистрации.
Срок рассмотрения
Чёткий срок рассмотрения докладной записки не оговорен. Однако он обязательно прописывается во внутренних документах организации (как правильно составить ?). Существует и сложившаяся практика рассмотрения: обычно на это отводится 3-10 дней .
Реакция руководства и резолюция
После рассмотрения, руководитель, получивший записку, ставит свою резолюцию. Если , его копия остаётся в организации, а резолюцию проставляют на оборотней стороне подлинника в нижней части.
Дальнейшие действия зависят от принятого решения. Если у руководителя возникают замечания, он вправе выразить их на отдельном листе, приложив к докладной. На основании записки и резолюции издаётся соответствующий приказ. Реакцией может быть поощрение работника либо применение к нему санкций вплоть до увольнения.
Руководитель вправе оставить без внимания информацию,и никак не ответить , если решит, что причин для взысканий или поощрений нет.
Определяя меры дисциплинарного воздействия, стоит руководствоваться принятыми нормами Закона, в частности, КоАП и ТК, чтобы наказание было правомерным. В спорных ситуациях желательно обратиться за консультацией к юристу.
Докладная записка – важный документ, порядок составления которого подчиняется принятым нормам. На его основании могут поощрить или наказать работника, поэтому, решив написать докладную, следует внимательно изучить обстоятельства дела и действовать чётко в рамках инструкций.