Образец служебной записки о командировке. В каких ситуациях требуется составлять служебную записку на командировку? Командировочное письмо образец
СПРАВКА! Оформление служебной записки производит сотрудник компании самостоятельно сразу после возврата из поездки.
Для начисления оплаты и компенсирующих затрат немаловажно грамотно заполнить документ.
Инструкция по написанию
Бланк может быть представлен на обыкновенном листе формата А4. Рассмотрим форму, структуру документа :
Непременно должны присутствовать :
- дата отъезда, приезда;
- цель командировки;
- название, марка, модель, регистрационный номер транспорта (когда поездка была на личном, служебном либо арендованном авто);
- в нижней части бланка - описание прилагаемых документов;
- дата составления этого документа, подпись работника с расшифровкой.
Как составляется документ?
В законодательстве не написано условий, которым необходимо следовать при составлении этого документа, по этой причине можно составлять в свободной форме, однако с учетом конкретных условий :
Подробно о том, что такое служебная записка, читайте , а из вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.
Запрос о выплате средств на расходы
Эта категория является одним из более известных и востребованных видов служебных записок. К ее написанию прибегают сотрудники, которые должны осуществлять отъезды в служебных целях со своего рабочего места. Как составляется служебная записка с запросом о компенсации расходов :
Подробно о том, как написать служебную записку на выплату, перерасчёт и удержание зарплаты, читайте .
Сообщение об использовании своего транспорта
СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.
Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки. Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных. К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.
Служебная записка обязательно должна дополняться :
- путевым листом;
- квитанциями о произведенной оплате парковки;
- кассовыми чеками на топливо.
Кроме этого, в данном документе должны быть указаны все затраты, связанные с применением автотранспорта – платные дороги и пр.
Пример служебки
Директору ООО «Поляра»
Титовой Елене Анатольевне
от менеджера по продажам
Быченко Дениса Владимировича.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
О подтверждении факта пребывания в командировке.
Довожу до Вашего сведения, что с 15 по 21 января 2017 года я находился в служебной командировке в ЧП «Гермес», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командировки и обратно в ООО «Поляра», расположенное в городе Москва, использовал личный легковой автомобиль Hunday, государственный номер М256 ВО 732.
Фактический срок пребывания в командировке составил 7 календарных дней. Проживал у родственников.
Отбыл: 15.01.2017 г. в 10.30.
Прибыл: 21.01. 2017 г.. в 19.30.
Приложение:
Кассовый чек на заправку в г. Москва от 15.01.2017 г.
Кассовые чеки на заправку в г. Иваново от 19.01.2017 г., от 21.01. 2017 г.
Отчет о проделанной работе.
21.01.2017 Быченко Быченко Д.В.
Ответ руководства
После принятия руководителем положительного решения о необходимости командировки, копии записки направляются во все подразделения, какие перечислены в левом углу (сверху), для принятия требуемых мер (подготовки приказов, заказа билетов при потребности, начисления денежных средств командируемым).
О том, как правильно написать ответ на служебную записку, мы рассказывали в .
Заключение
Необходимо составлять только в некоторых случаях. Весьма важно грамотно заполнить документ, так как от этого будет находиться в зависимости последующая компенсация понесенных затрат. Кроме того, следует принимать во внимание нюансы при заполнении в зависимости от определенных факторов поездки.
Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
В каких именно? И нужна ли она вообще?
Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.
Нормативная база
Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.
Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.
Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном .
Что это за документ?
Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.
Служебная записка потребуется в следующих случаях:
- если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
- если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.
Для чего требуется?
В первую очередь, данный документ необходим для начисления , так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.
Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.
Какие документы заменяет?
Служебная записка согласно новому заменяет собой следующие документы:
- командировочное удостоверение;
Составляем служебную записку на командировку (образец 2019)
Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.
Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.
Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.
Требования к документу
Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.
Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.
Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.
Форма и структура
Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.
Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:
- В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
- В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
- В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
- Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.
Образец заполнения (пример)
Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:
Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2019) можно здесь:
Кто подписывает и согласовывает?
Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.
Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.
Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.
Сроки сдачи
В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.
Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.
Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.
Сопроводительные документы
Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:
- путевой лист;
- подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
- прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.
Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.
Нюансы составления
При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.
Поездка за границу
Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.
Подтверждающим документом о прибытии и убытии сотрудника в место назначения, а также о понесенных расходах все также является служебная записка.
Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.
Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.
Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.
Копию паспорта необходимо приложить в качестве сопровождающего документа к служебной записке.
Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).
Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте
При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:
- путевой лист;
- чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы о расходах;
- документы, которые подтверждают поездку по маршрутной линии к месту назначения.
Командировка директора
Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.
В пункте 7 Положения № 749 нет каких-либо исключений из этого правила.
Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны , ее или .
По сути, записка будет дублировать приказ.
Поездка в выходной день
При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.
Основанием для расчета выплат, исходя из выходных или рабочих дней, является табель учета рабочего времени.
Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.
Командировка предпринимателя
Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года № 03-11-11/166 в командировки могут быть отправлены только наемные работники.
Предприниматели являются самозанятым населением, а значит не могут отправить сами себя в командировку.
Таким образом, ИП освобождены от обязанности оформлять приказ, служебную записку и предоставлять подтверждающие документы о понесенных расходах.
Однако расходы можно учесть при уплате налога.
Налоговый кодекс позволяет в таких случаях уменьшить налогооблагаемую базу:
- Расходы на оплату гостиничного номера можно списать как затраты на аренду.
- Расходы на топливо можно списать как материальные затраты.
Все понесенные расходы необходимо документально подтвердить.
Командировки позволяют направлять сотрудников в деловые и служебные поездки в структурные подразделения организации или к фирмам-партнерам, расположенным в других городах или даже странах.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Если командировка была запланирована давно, то приказ о ней кадровая служба компании подготовит на основании плана.
Но если ситуация не терпит отлагательств и необходимость поездки появилась только сейчас, то быстро оформить ее вне графика можно через служебную записку. Именно она станет достаточным основанием, чтобы издать приказ на командировку.
Законодательная база
Служебные задачи могут выполняться сотрудником не только по месту работы, но и в других подразделениях организации, которые иногда находятся даже в разных странах.
А также некоторые сотрудники иногда вынуждены выезжать на встречу с партнерами или клиентами, либо даже проводить определенные действия прямо у них на работе.
Все такие поездки согласно Трудовому Кодексу принято называть командировками. Сотруднику гарантируется законом, что работодатель оплатит ее по среднему заработку.На нанимателя ложится также обязанность по компенсации всех расходов на транспорт, проживание и т. д.
Если из места нахождения сотрудник не может возвращаться домой ежедневно, то ему также положена выплата суточных для компенсации дополнительных расходов.
НК РФ устанавливает обязанность нанимателя с выплаты за командировку удерживать все положенные налоговые платежи и переводить средства в бюджет.
С этих сумм также должны платиться страховые взносы. А вот с сумм компенсаций расходов (на жилье, на транспорт) или суточных НДФЛ и взносы в Фонды платить не требуется.
Важно! ТК РФ не позволяет отправлять в командировки беременных сотрудниц, несовершеннолетних работников и другие категории «льготников».
Оформляется она по правилам, приведенным в .
Фактически единственным обязательным документом для направления сотрудника в командировку является руководителя.
В прошлом служебные записки также были обязательными документами, по крайней мере, для внеплановых командировок.
Учитывая, что она носит необязательный характер, для нее отсутствует и регламентированная форма, утвержденная законом.
Замечание. Однако, служебная записка иногда единственный вариант дать основание для оформления командировки особенно в крупных организациях.
Более того, организация, выпустив соответствующий локальный нормативный акт, имеет возможность обязать сотрудника и его начальников следовать определенному порядку при оформлении документа или даже использовать специальную форму бланка.
Когда она необходима
Бесспорно, когда направление сотрудника в командировку инициируется руководителем организации, то без служебной записки можно обойтись.
Он может сразу всю нужную информацию прописать в приказе или оформить отдельное служебное задание.
Подобная практика широко применяется в небольших фирмах, где каждый вопрос решается в индивидуальном порядке с директором.
Если сотрудника в командировку отправляют по инициативе его самого или его непосредственных начальников, то служебная записка — именно тот документ, который может стать основанием для оформления приказа.
Замечание. При наличии командировки в служебная записка становится необязательной.
Придется также писать ее в следующих ситуациях:
- Нужно пояснить цели командировки.
- Необходимо изменить или уточнить сроки поездки.
- Требуется согласовать расходы или выплатить суточные, аванс и т. д.
- Подобное требование установлено в локальных нормативных актах организации-работодателя.
Нюансы заполнения
Служебная записка — это документ, который составляется в свободной форме. Но при его оформлении надо придерживаться основных правил официальной переписки.Она пишется в случае отправки сотрудника в командировку, при необходимости внести корректировки в параметры уже утвержденной поездки, требуется получить авансирование на расходы и т. д. При этом каждый вариант будет немного отличаться от остальных.
О продлении
Иногда командировка может неожиданно затянуться на больший срок, чем планировалось.
Это может произойти из-за болезни сотрудника или по независящим от него причинам (например, если переговоры затянулись).
В этом случае сотрудник или его непосредственный начальник может написать служебную записку с просьбой продлить командировку и обоснованием данной необходимости. Образец данного документа можно .
Об отмене
Ситуации, когда командировка, запланированная заранее, не может состояться из-за изменений в работе сотрудника или у партнеров компании тоже не редкость, особенно при длительных графиках поездок.
В этом случае сотрудник или его непосредственный начальник также должны поставить в известность руководство организации.
А оно уже даст необходимые указания другим отделам предприятия. Скачать образец записки об отмене служебной командировки можно .
На командировочные расходы
Обычно на расходы сотруднику выдается определенный авансом перед его поездкой. Это делается с целью, чтобы он не оказался в невыгодном положении и не был вынужден расходовать собственные средства на служебные нужды.
Но работодателю необходимо знать, какую сумму требуется выдать и учесть пожелания сотрудника при их наличии. Для этого также пишется служебная записка (пример можно ).
Для отчета
По окончании поездки сотрудник должен отчитаться о выполнении служебных заданий, а также расходах.
В отношении выданного аванса сдается авансовый отчет в бухгалтерию. Сложнее ситуация обстоит с отчетом о выполнении поручений.
Ранее для служебного задания существовала специальная форма, где и ставились отметки о выполнении конкретных задач. Вместо этого документа теперь чаще оформляют обычную служебную записку (пример можно ).
Особенности составления
Служебная записка — это документ свободной формы, хотя некоторые организации и пытаются его загнать в определенные рамки, утверждая соответствующие формы с помощью локального нормативного акта.
В зависимости от ситуации оформляется она непосредственным руководителем сотрудника, отправляемого в командировку или самим работником.
Дополнительно к ней могут прилагаться самые разные документы. Например, для подтверждения использования автомобиля понадобится путевой лист и чеки за бензин.
Важно! В записке должна четко и ясно излагаться суть обращения, просьбы или информация, которая должна быть доведена до руководителя.
Для ИП
Индивидуальные предприниматели являются фактически самозанятыми гражданами. Они не могут себя отправить в командировку.
Однако, это не лишает ИП возможности учитывать расходы на проживание и/или топливо при расчете и уплате налогов.
Но для этого надо будет иметь документальное подтверждение расходов и обосновать при необходимости смысл поездки для бизнеса.
Для руководителя предприятия
Руководителю предприятия довольно часто также нет необходимости отчитываться за свои командировки.
Исключения составляют ситуации, прямо предусмотренные в Уставе или других локальных нормативных актах компании.
В большинстве случаев от руководителя предприятия не требуется никаких служебных записок. Но если она предусмотрена, то пишется точно в том же порядке, что и простым сотрудником.
При поездке за границу
Не все организации отправляют сотрудников в поездки исключительно по территории России.
Довольно много людей вынуждены по работе ездить и в другие государства. Им в обязательном порядке необходимо писать служебную записку.
Доказательством зарубежной поездки станут отметки таможенных служб. Совсем не лишним будет приложить также и проездные документы или сделать отметки в путевом листе.
Последнее правда возможно обычно исключительно в ближайших странах.
Командировочные при зарубежной поездке выплачиваются обычно в валюте.
Работодатель также будет должен взять на себя оплату госпошлины за выдачу загранпаспорта сотруднику, если самостоятельно им документ ранее не оформлялся.
Совет. Нанимателям выдавать командировочные лучше все же переводом на карту. С наличными средствами других государств проблемы могут возникнуть как у организации, так и у сотрудника.
На служебном или личном авто
При поездке на служебном или личном авто сотрудника организации надо будет оплатить ему расходы на бензин или учесть выданные авансом средства. Для этого составляется .
Дополнительно в данной ситуации сотруднику потребуется написать служебную записку и об использовании личной или служебной машины. Пример данного документа можно .
Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не является командировкой. На практике для этих ситуаций используется термин «местная командировка». Работник, направленный в другую организацию, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако никакие расходы, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, ему не возмещаются.
Ст.168 ТК РФ
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Существуют определенные ограничения на направление в служебные командировки. Направлять в служебные командировки запрещается:
Беременных женщин (ст. 259 ТКРФ);
Работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТКРФ). Направление в служебные командировки:
Женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет,
Работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет,
Работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.
Допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТКРФ). Эти же правила распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТКРФ). Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. В приказе о направлении в командировку для этих категорий работников должна присутствовать специальная строка и место для дополнительной росписи.
Оформление начинается с подготовки служебного задания (унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»).
Образец заполнения формы № Т-10а
Этот документ является основанием для издания приказа (унифицированная форма № Т-9 (о направлении работника в командировку) или № Т-9а (о направлении работников в командировку)).
В приказе указывается:
— место назначения,
— цель командировки,
— срок в календарных днях,
— источник финансирования.
Образец заполнения формы № Т-9
Скачать унифицированную форму № и
Самый последний документ – командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10)
Командировочное удостоверение оформляется каждому работнику, направленному в командировку.
После подписания руководителем организации и ознакомления работника под роспись с данными документами, командировочное удостоверение выдается работнику.
На оборотней стороне формы № Т-10 необходимо оформить первую отметку о выбывании работника и проставить оттиск печати организации.
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Образец заполнения формы № Т-10
Скачать унифицированную форму №
После возвращения из командировки в организацию работником составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и в трехдневный срок предоставляется в бухгалтерию, вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
В начале 2015 года изменились правила отправки сотрудника в поездку по командировочным документам. Теперь эта процедура значительно упрощена, т.к. изменения коснулись в отношении оформления бумажной рутины.
Уже нет необходимости выдавать и служебные задания. С другой стороны командированный сотрудник по возвращению может не отчитываться в своих действиях во время поездки. Как же теперь оформляется на производстве отправка сотрудника в служебное путешествие?
До начала 2015 года многие предприятия обязаны были составлять в случае направления своего работника в командировку такие документы:
К тому же сотрудник, бывший в служебном путешествии, должен был отчитаться в письменном виде о своих действиях и куда им были потрачены выданные ему на командировку деньги.
Отчеты он составлял как минимум в двух вариантах:
- о выполнении работ во время поездки по заданию предприятия;
- авансовый, о расходе выданной суммы для затрат во время выполнения производственных обязанностей в другом населенном пункте. К нему прилагались билеты, квитанции, чеки и т. д.
Теперь законодательство менее требовательно к оформлению командировочных документов. Но для оформления командировок в 2016 году предполагается немного видоизмененная процедура.
В каких случаях необходимо составлять данный документ
Поездка в командировку может быть инициирована самим работником или начальником его производственного подразделения.
В том или ином случае отправление его в поездку возможно только после документального оформления бумаг, которые подписывает руководитель организации работодателя. Начальник отдела докладывает управляющему компанией о своем подчиненном, которого необходимо отправить в командировку и подтверждает ее цель имеющимися обоснованиями о том, что поездка позволит решить поставленные перед отделом производственные задачи. Он докладывает об этом в служебной записке на имя руководителя.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Законодательное регулирование данной сферы
В конце декабря было принято постановление Правительства РФ № 1595. Согласно ему теперь снизилось количество документации при оформление командировок. Его использование дает возможность отмены выдачи сразу трех документов во время отправки сотрудника в служебное путешествие: удостоверения, служебного задания и отчета о командировке.
Такая упрощенная процедура сделала работу кадровых отделов значительно более легкой по сравнению с предыдущими годами.
Однако для бухгалтеров этот процесс принес некоторые сложности, поскольку в положении закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ требования остались прежними в отношении документального подтверждения израсходования полученных на командировку средств.
Неизменным документом остался только приказ. Если в компании необходимо все же сохранить предыдущий порядок оформления документов, то поэтому поводу должно быть издано определенное распоряжение или положение о командировках (ст. 8 ТК РФ).
Какие документы заменяет служебная записка
На основании нового законодательства теперь служебная записка заменяет ряд документов :
- командировочное удостоверение;
- служебное задание;
- отчет о выполнении задач во время поездки.
Таким образом теперь сотрудникам ОК необходимо оформить значительно меньше документов.
Правила оформления и составления
Принятые в законодательстве изменения теперь заменяют часть документов и предполагают только подачу руководителю служебной записки, на основании которой издается приказ об отправлении сотрудника в командировку в другой город.
Составление служебной записки не представляет большой сложности.
Текст документа разделен на 2 поля :
- На листе бумаги в верхнем правом углу вписываются должность руководителя компании и его фамилия и инициалы. Ниже в таком же порядке вписывают должность начальника подразделения и его личные данные.
- В центре листа под заполненной информацией в правом углу пишут заголовок локального документа «Служебная записка».
- Под заголовком излагают обращение к руководителю с просьбой направить сотрудника в служебную командировку. Обязательно нужно вписать цель поездки, период выполнения производственного задания.
- Под основным текстом проставляют дату и роспись лица, составившего служебную записку.
В тексте можно изложить предполагаемые денежные затраты, особенности поездки (например, сопровождение детей до пионерского лагеря или места проведения спортивных соревнований и т.д.).
Что необходимо прикладывать к записке
Строго определения в законодательстве по вопросу обязательного написания служебной записки о командировке в законодательстве нет.
Однако ее необходимо оформить в тех случаях, если поездка рассчитана на использование во время командировки личного, арендованного или служебного автотранспорта . При возвращении сотрудник должен указать срок своего пребывания в написанной им служебной записке.
Он ее представляет работодателю вместе с оправдательными документами о подтверждении использования транспорта:
- счет о проживании, расположении машины на автостоянке;
- квитанции об уплате ремонтных работ во время поездки;
- кассовые чеки и т. д.
Если командированный сотрудник по возвращении из поездки не имеет совсем расходных платежных чеков , подтверждающих его проезд и проживание в чужом городе, то ему нужно сдать служебную записку с указанием подтверждения от принимающей стороны о времени прибытия и выбытия. В приложении к ней ему необходимо приложить письмо или другие бумаги, в которых принимавшая сторона подтверждает о его присутствии в течении отведенного времени по месту командирования.
О правилах оформления служебных командировок на предприятиях смотрите в следующем видеоуроке:
Правила и нюансы составление в различных ситуациях
Следует отметить, что в отчетной служебной записке следует подробно описывать о расходе средств на командировку. Все затраты, превысившие размер выделенной суммы, должны быть компенсированы ему в полном объеме, что прописано в п. 11 положения №749.
К таким расходам относят :
- денежные траты на использование транспорта, понесенные в ходе поездки;
- оплата съемного жилья по необходимости;
- другие повседневные затраты на питание, парковку, использование средств связи и прочее;
- расходы, обусловленные выполнением производственных задач и личных нужд, которые произвел подчиненный на основании полученного согласия от руководителя.
На практике встречаются обстоятельства, когда командировка может носить суточный характер при направлении человека в поездку на небольшое расстояние от его дома. Такие варианты поездок позволяют ему ежедневно возвращаться домой на личном или общественном транспорте. Руководству необходимо учитывать характер работы во время ежедневных суточных командировок. Их выполнение должно позволять подчиненному приезжать в свое жилье ежедневно.
Поездка в командировку на личном/служебном автотранспорте
При выборе сотрудником автомобиля своего или служебного для поездки по заданию предприятия он должен подготовить для отчета ряд документов для подтверждения использования машины.
При сдаче дорожного отчета ему необходимо приложить следующее:
- маршрутный лист;
- оплаченные счета, квитанции чеки;
- документы, подтверждающие его поездку по маршрутной схеме к пункту назначения.
К отчетной записке можно прилагать накладные с адресом поставщиков или покупателей.
Об отмене командировке
На предприятиях бывают случаи, когда нужно отменить поездку сотрудника в командировку. Причины в таких обстоятельствах очень разные: задача, которую следовало решить во время поездки, была выполнена и необходимость в командировке отпала или из-за того, что сотрудник заболел. О таких случаях нужно позаботиться заранее и внести соответствующий пункт в Положение о командировках.
Средства , полученные на поездку сотрудник должен возвратить в кассу предприятия.
В бухгалтерии предусмотрены сроки возврата командировочных денег :
- трудящийся обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока поездки или с момента возвращения отчитаться перед бухгалтерией организации.
- Если произошла отмена командировки, то срок возврата всех денежных средств целесообразно предусмотреть в соответствующем приказе.
Но здесь нужно обратить на некоторые нюансы.
Если при отмене поездки средства были частично израсходованы , а например, билеты на транспорт не удалось сдать или вернуть, то и работник не в состоянии возвратить деньги у в кассу. При этом он несет еще и убытки. В таких случаях нужно провозгласить приказ по вопросу компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов.
Обратите внимание! Данный убыток можно вносить в бумаги в целях снижения налогообложения по прибыли, если есть два основных условия:
- поездка к другому контрагенту должна быть связана с целью получения доходов;
- причина отмены служебного вояжа не надуманная, а вызвана действительно обстоятельствами, которые не зависящими от самой организации.
Продление или сокращение сроков
В действующем законодательстве нет упоминания, как необходимо продлевать командировку. Как правило, выполняют все это оформлением приказа. Форма приказа произвольная. Издают этот документ о продлении командировки с обоснованием после получения от докладной записки от начальника подразделения, командируемого или руководителя.
Особенности командировки директора организации
В принципе директор также как и все сотрудники является работником одной организации и на него тоже должна составляться служебная записка о командировке, поскольку в действующих правилах в отношении руководителей нет особых пометок.
В этом можно убедиться прочитав п. 7 Положения, утвержденного Правительством РФ 13 октября 2008 г. в постановлении под порядковым № 749. Причем здесь даже не берется во внимание, сам ли директор управлял транспортным средством или он ездил в машине как пассажир. Однако Роструд считает, что служебную записку директору нет нужды составлять, т.к. он же подписывает и служебную записку, и приказ о командировке. Поэтому автоматически получается дублирование документов, поэтому от обязанности составлять служебную записку на себя руководителя можно освободить.
С целью уменьшения бумажных данных при отправлении руководителя в служебную поездку можно указать специальный пункт в положении, в котором директора освободить от составления служебной записки.
О том, может ли служебная записка стать подтверждением командировки, рассказано в начале следующего видеосюжета: