Документированная информация или документ. Документированная информация в смк Документированная информация фз
Государственное дело и сфера делопроизводства являет собой важнейшее ответвление общественной жизни любого государства. Документированная информация - это узаконенные данные. Правотворческая деятельность содействует построению гражданского правопорядка и благополучия, которые очень важны.
Понятие документированной информации
Подобное обозначение, на первый взгляд, используется в правоведении не особо часто, но при этом оно является очень важным. Исходя из федерального законодательства, документированная информация - это такой вид свода определенных данных, которые занесены на материальный носитель с целью сохранности.
Также этот материал предполагает наличие реквизитов об имеющихся исходниках его происхождения, которые в целом позволяют определить характер этих данных или их носителя, независимо от формы представления. Без них понятие документированной информации фактически теряет смысл. Реквизиты по своей сути выполняют две основоположные функции - информационную и защитно-удостоверительную. Иными словами, с одной стороны, они содержат нужные данные, а с другой стороны, делают невозможной процедуру фальсификации документов.
Международная организация по стандартизации
Управление документированной информацией регламентируется множеством нормативно-правовых актов, федеральными указами, распоряжениями, международной нормативно-правовой документацией. Так, интернациональная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) беспрерывно принимает непосредственное участие в разработке догм, правил и норм относительно формирования, сохранения, использования информации. Создаются разработки в направлении устранения нарушений несоответствия содержания действительности, в формировании требований к форме представления данных.
Признаки документированной информации
Первый признак и самый главный - наличие материального носителя. В таком качестве может выступать абсолютно любой объект окружающего мира, включая предметы и физические поля, где находят отображение определенные действия либо сведения. Одинаковые данные могут быть зафиксированы на различных носителях. Также справедливым будет и тот факт, что разные материалы могут быть задокументированы на одном объекте.
Следующим важнейшим признаком документированной информации является возможность идентификации зафиксированного материала. Это предоставляется при помощи вспомогательной роли реквизитов. Их наличие помогает установить предназначение данных, их характер, источник, время документирования. В некоторых случаях реквизиты обеспечивают необходимую степень защиты того или иного образца в виде прилагаемой электронной цифровой подписи.
Третья характеристика документированной информации состоит в возможности выбора различных вариаций и форм, передающих ее содержание. Также она может храниться на различных носителях в различных формах без потери своего содержания и реквизитов. То есть хранение документированной информации предполагает возможность ее копирования. Такие материалы могут существовать в виде разных модификаций.
Управление документированной информацией
В соответствии с версией Международной организации по стандартизации документированная информация представляет собой данные, которые нужно хранить и которые используются под специальным управлением. В сфере подчинения находится, непосредственно, сам носитель материального характера, на котором этот материал и хранится. Свод требований по управлению документированной информацией представлен в разделе № 7 ISO 9001:2015. Если попытаться обобщить и изобразить эти обязательства тезисно, то они будут иметь такой вид:
- регулярный анализ уровня доступности информации в той мере, в которой нужно, в том месте, где необходимо, и в то время, когда необходимо;
- регулярная оценка степени защищенности документированных данных;
- решение вопросов относительно организации процессов распространения, поиска, проверки доступа и использования информации;
- оценка воздействия эффективных процессов защиты и хранения документов от различных ошибок, к примеру, гарантирована ли их читабельность;
- проверка соблюдения правил изъятия и хранения.
Какой бывает?
Формы документированной информации зависят в первую очередь от характера ее материального носителя. Различают несколько основных видов. Самые распространенные:
- бумажная;
- звукозаписи;
- видеоматериалы;
- электронная документированная информация.
Разновидности данных на материальных носителях
Информация, за версией множества исследователей, за критерием упорядоченности и за степенью организованности делится на документированную и недокументированною. В чем же между ними разница?
Документированная являет собой специфическую организационную, официальную форму существования информации. Цели существования такого рода данных связана с общественным благополучием и правопорядком. Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.
За критерием доступности информация бывает:
- с ограниченным кругом доступа;
- материал, являющийся государственной тайной;
- конфиденциального рода;
- с неограниченным доступом, общедоступной.
По возможности распространения бывает:
- свободно распространяемая;
- данные, разглашение которых строго запрещено;
- информация, разглашение которой допускается в соответствии с федеральным законодательством;
- материал, разглашение которого возможно по согласию определенного круга лиц.
Свойства документированной информации
Документированная информация - это данные, которые существуют в определенных объективных условиях и обладают рядом признаков.
К ее свойствам относятся:
- фиксированный характером, то есть обладание своим источником, моментом документирования и обязательностью к хранению;
- релевантность - способность отвечать требованием потенциального потребителя, соответствовать запросам;
- ценность - соответствие данных целевому назначению;
- полнота - оптимальное соотношение между полученной и необходимой информацией;
- полезность - степень ее необходимости;
- достоверность - отображает уровень объективности информации;
- новизна - актуальность, поскольку документированные материалы - это разъяснение сведений, которые могут устаревать или перестать действовать;
- своевременность;
- доступность - возможность потребителя свободно получить данные;
- защищенность - отсутствие возможности несанкционированного доступа;
- эргономичность - оптимальное соотношение объема и формы данных для конкретного потребителя;
- адекватность - соответствие информации действительности, готовность отображать реальные объективные условия.
Защита документированной информации в российском законодательстве
В трех источниках федерального законодательства предоставляется обозначение документированной информации. В первом источнике приведена узкая трактовка. Она гласит о том, что документированная информация - это фиксация важных данных при помощи материального носителя посредством процесса документирования необходимых данных, где есть реквизиты, которые дают возможность ее идентифицировать, обозначить либо определить ее материальный носитель (закон об информации, статья № 2).
В другом источнике наведена более широкая трактовка. Она гласит о том, что под документом подразумевается наличие носителя с зафиксированной информацией текстового, звукового или графического характера. Ее содержание предназначено для передачи по назначению в определенное время.
Примеры документированных данных
Документированная информация - это законные акты, бумаги, архивы, которые хранятся для различных целей. Хранимая информация в подавляющем количестве случаев предназначается для общественного использования. Примерами могут быть:
- законные акты, нормативно-правовая база;
- документы, которые содержат сведения об чрезвычайных ситуациях экологического, демографического, санитарно-эпидемиологического, метеорологического характера;
- документы, которые содержатся в библиотечных фондах и других различных фондах информационных систем;
- сведения средств массовой и другой публичной информации в соответствии с законодательством РФ.
Исходя из всего вышеизложенного, стоит отметить, что в общей сложности документы и документированная информация - это важнейшие элементы государственной безопасности и общественного благополучия. Она зачастую является хранилищем стратегически важных для государства сведений. Именно поэтому такого рода информация должна тщательным образом храниться с учетом обусловленных государственным законодательством требований.
Документ – это понятие было впервые введено Петром I. Он перевел это как «письменное свидетельство». Под документом раньше подразумевался только письменный источник информации. Потом это понятие было расширено – материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.
С тех пор,в отечественном законодательстве есть 2 трактовки документа – одни под ними подразумевает только письменные объекты; другие – любые объекты, несущие информационную функцию.
Тем не менее, информационная трактовка документа практически победила. Основные вехи:
1979 – микрофильмы стали документами;
1990 – в УПК были включены видео- и фотодокументы;
1994 г. – ФЗ об обязательном экземпляре документа, там появилась информационная трактовка документа. Ст. 1 – документ – материальный объект, с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
Что тут хорошо – четко фиксируются формы. Но определение не идеальное.
1995 – ФЗ об информатизации и т.п. – было понятие документированной информации – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Ст. 5 данного закона – документ, полученный из автоматизированной информационной системы (легализован статус компьютерного документа).
Ст. 2 действующего ФЗ об информации – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленном в законодательстве РФ ее материальный носитель.
Реквизиты должны обязательно определять содержание информации, а в некоторых случаях – ее материальный носитель.
Документирование (ГОСТ-Р-51141-98 по делопроизводству и архивному делу) - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документированная информация = документ (ст.11 Закона об информации - в отношении электронного документа; ГОСТ-Р -51141-98). Законодатель не указал в законе, что информация и документ- это равнозначные понятия. В частности, в ст. 11 Закона об информации, которая говорит о документировании информации, говорится о необходимости документирования информации в соответствии с правилами делопроизводства и документооборота. В той же статье говорится, когда электронное сообщение признается электронном документом.
В ГОСТе документированная информация рассматривается как синоним документа.
Определение "документ" является общеправовым, в некоторых законах есть свои частные определения (например, архивный документ).
Документ состоит из трех частей:
Материальный носитель – в законе об Информации нет определения.
индивидуально определенный предмет (вещь) (материальный носитель дактилоскопической информации - Закон о дактилоскопической регистрации) - отсюда информация в ЭВМ - не документ;
не только предмет, но и физическое поле (Закон о государственной тайне - материальные объекты, в том числе физические поля,...);
отсюда материальный носитель - материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация отображена в форме символов и сигналов, и имеющий реквизиты, позволяющие определить данную информацию или в определенных случаях материальный носитель.
Реквизиты – выполняют две функции
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Производство документированной информации, формирования и использования информационных ресурсов. Характеристика обязательного экземпляра тиражированных документов. Государственная политика в области формирования и использования информационных ресурсов.
контрольная работа , добавлен 24.06.2011
Действующая Конституция РФ. Федеральный закон об информации, информационных технологиях и о защите информации. Федеральный закон об электронной цифровой подписи. Законы РФ "Об авторском праве и смежных правах", "О средствах массовой информации".
презентация , добавлен 19.05.2014
Понятие и сущность электронно-цифровой подписи и условия ее использования в электронных документах органами государственной власти, государственными организациями, юридическими и физическими лицами. Понятие и функции электронной банковской деятельности.
контрольная работа , добавлен 16.10.2010
Права и свободы потребителей в области оборота информации. Документированная информация, как объект информационных правоотношений. Законодательство о рекламе - информации, направленной на привлечение внимания к товару или услуге и их продвижения на рынке.
курсовая работа , добавлен 02.05.2011
Правовой статус электронной цифровой подписи, ее особенности и отличия от рукописной подписи. Рассмотрение ситуации о недопустимости осуществления рекламы пива в отсутствии предупреждающей надписи, а также ее размещения возле учреждений образования.
контрольная работа , добавлен 06.01.2015
Понятие информатизации права и ее правовое регулирование. Проблема создания в России информационно-правового пространства и защиты информационных прав граждан. Принятие закона об электронной цифровой подписи. Распространение процессуальных документов.
курсовая работа , добавлен 13.09.2013
Понятие электронного документа, его основные признаки и виды. Особенности собирания и представления электронных документов. Специфика исследования и оценки электронных документов. Возможности использования электронных документов как доказательств.
дипломная работа , добавлен 28.04.2012
Документирование информации — это обязательная процедура при включении информации в информационные ресурсы. Документ, который был продублирован из информационной системы, получает юридическую силу после его подписания должностным лицом. Документы которые находятся в информационной системе, могут быть подписаны электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи подтверждается, если в информационной системе есть программно-техническое средство которое обеспечивает идентификацию подписи. Право идентифицировать подпись разрешается только на основе лицензии. Идентификация не лицензионными средствами электронно цифровой подписи создает и .
Информационные ресурсы могут быть государственными или негосударственными. Информационные процессы — это средства сбора, накопления, обработки, хранения распространения и поиска информации. Информационная система — организационно сгрупированное множество документов и информационных технологий с использованием методов вычислительной связи и техники, которые реализуют информационные процессы. Все аспекты должны быть описаны в политике безопасности предприятия.
Юридические и физические лица есть собственниками тех документов, которые реализованы на их средства, получены по методу подарка или наследства. Государство может выкупить документированную информацию, у юридических и физических лиц если эта информация относится к государственной тайне. Хозяин информационных ресурсов с государственными тайнами, может распоряжаться только при наличия разрешения органов государственной власти. Они не теряют право на эту информацию, им нужно согласовывать действия по поводу этой информации.
Информационные ресурсы могут быть как товар , только в тех случаях, которые предусмотрены законом. Право на обработку информации не реализует право собственности на эту информацию. Информация, которая обрабатывается в порядке предоставления услуг или при совместном использовании ее, принадлежит хозяину. Все аспекты использование должны быть прописаны в договорах или в соответствующих законах.
Способы документирования
Метод документирования — метод организации информации на определенном носителе, который разрешает со временем считать информацию.
Техническое документирование — еще называют запечатлением технической мысли. Технические документы — общее название тех документов, которые отображают результат технологического и строительного конструирования, проектирования и других работ по строительству зданий. Такие документы ведут записи процессов труда (чертежи, графики, расчеты и тд). Такая документация связанная также с картографией, геодезией, гидрометеослужбой.
Текстовое документирование — вид документа, который содержит звуковую информацию зафиксированную любым типом письма. Такой тип документирование имеет самое больше распространение.
Фотодокумент — вид документа, реализованный фотографическим методом. Особенность такого документа, они записывают момент события и имеют высокую точность. С помощью микрофотокопирования реализуют копии документов. Кинодокумент — аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим методом. Такой документ отображает события относительно некоторого промежутка времени. Фонодокумент — документ, который имеет звуковые данные, зафиксированные на протяжении некоторого времени.
Электронное документирование — на специальных материальных носителях, информация записывается специальным обозначениями, и такую форму чтения разбирают только машины. На сегодня материалами для документирования могут быть: бумага, диски, пленки, магнитные и электрические носители.
Новейшое документирование — определяет вид документирование, при котором чтение информации возможно только с помощью специальных технических средств. Такими могут выступать, магнитные карты, диски, флешки и тд.
Порядок документирования
Документированная информация отбирается, составляется, обрабатывается и обеспечивается определенными реквизитами с учетом формы, источника и назначения носителя. Документированная информация может быть в виде электронного документа или быть зафиксированной на носителе. Документирование информации — это обязательная процедура включения информации в государственные информационные ресурсы. Физические и юридические лица обязаны в определенном порядке предоставить документированную информацию в определенные гос. органы для создания государственных информационных ресурсов. Владельцы и собственники информационных ресурсам в пределах своих правовых рамках должны принимать нужные меры для защиты документированной информации.
Документированная информация с ограниченным доступом
Делится на информацию государственной тайны и конфиденциальной информации. Запрещено относить информацию с ограниченным доступом:
- законы, акты, нормы
- документы имеющие данные о критических ситуациях (эпидемия и тд)
- документы о деятельности гос. органов
- документы из открытых архивов и библиотек
Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.
В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель .
Слово «документ» берет происхождение от слова documentum, что в переводе с латыни означает «доказательство». Терминологический словарь по теории и практике научной информации 1964 г. определяет «документ» как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.
Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации.
Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение. Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.
Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать . Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:
· зафиксированная информация доступна для восприятия органами чувств человека без применения дополнительных технических устройств – так называемый «бумажный документ»;
· зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств – электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.
Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий. Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости - установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства.
В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.
Государственным органом, осуществляющим нормативно-методическое регулирование документирования информации, является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, в которое был преобразован Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт). Вопросы стандартизации документации регулируются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Межотраслевое методическое руководство документационного обеспечения в организациях РФ ведется Федеральным архивным агентством. Отраслевое методическое руководство документационного обеспечения осуществляется каждым министерством самостоятельно, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.
Для определения идентичности документа, кроме заверения его должностным лицом, могут быть использованы специальные технические средства. Законодательно для такой идентификации разрешено использование электронной цифровой подписи. Так, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы . Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.
Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими :
· порядок документирования информации;
· право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;
· порядок правовой защиты информации.
Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждения, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей - производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему - от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.
Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными .
Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.
Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.