Что такое акт передачи дел при увольнении генерального директора и как его правильно оформить? Акт приема-передачи документов при смене директора или бухгалтера - образец заполнения и бланк Акт приема передачи от директора директору.
Это сложная процедура, которая состоит из нескольких этапов. Одним из этапов этой процедуры является передача дел новому руководству организации.
Требование о передаче дел от прежнего руководителя новому на федеральном уровне содержится только в Законе «О банках и банковской деятельности» № 395-1 от 02.12.1990 г. В данном законе сказано: «При освобождении от должности единоличный исполнительный орган кредитной организации обязан передать имущество и документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей».
Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г. содержат требование о передаче дел при смене руководителя архива (п. 10.5 Основных правил). Законы, регулирующие деятельность основных видов коммерческих организаций (ОАО, ООО) такие требования не содержат.
Тем не менее, это не освобождает руководителя от документального оформления передачи дел при освобождении занимаемой должности.
Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н устанавливают обязательность проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц (п. 22 Методических указаний). Руководитель организации является материально ответственным лицом. Поэтому передачу дел целесообразно проводить по результатам .
Процедура передачи дел при смене руководителя законодательно не определена. Поэтому передача дел осуществляется в произвольной, но письменной форме. В настоящее время установилась практика оформления актов приемки – передачи. Содержание акта приемки – передачи определяется структурой и характером передаваемых дел, видом деятельности, масштабом организации. В любом случае акт должен быть предельно детализованным. В частности, по акту будут передаваться документы, которые хранятся непосредственно у руководителя:
- оригиналы учредительных документов;
- оригиналы банковских документов;
- оригиналы документов, подтверждающих права организации на имущество (свидетельства о праве собственности, договоры);
- оригиналы лицензий;
- печать организации, штампы, факсимиле, бланки;
- ключи, в том числе от сейфов, банковских ячеек, кабинетов;
- техника, ценные вещи, находящиеся в пользовании руководителя;
- контакты деловых партнеров и пр.
В акте может быть описано состояние конкретных дел/проектов, которые находились в непосредственном исполнении руководителя, на момент оставления должности; условия хранения документов, ценных вещей.
Акт приемки передачи является двусторонним документом. На нем проставляются подписи руководителя, оставляющего должность и руководителя, вступающего в должность. Акт приемки – передачи составляется в двух подлинных экземплярах.
Для оформления такого акта может формироваться комиссия из уполномоченных работников организации, что обусловлено важностью процедуры. Все остальные действия зависят от усмотрения сторон. Акт может дополняться и протоколами осмотра, документами фото съемки и пр.
При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:
- учредительные (регистрационные);
- первичка;
- доверенности;
- международные договоры.
Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.
Подписываться данные экземпляры могут:
1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.
Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.
2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).
В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).
Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:
- ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
- описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).
Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?
Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:
- в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ .
- в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
- в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).
Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.
Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.
Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы
Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:
1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).
В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:
- учредительные (регистрационные) документы;
- первичка;
- лицензии и разрешительные документы;
- доверенности;
- международные соглашения.
Также можно определить такие категории:
- бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
- ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
- свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
- прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).
2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.
Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).
3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.
Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.
Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа
В таком акте могут присутствовать следующие элементы:
1. Информационный блок, в котором отражаются:
- дата, место составления акта;
- Ф. И. О. увольняющегося директора;
- Ф. И. О. нового директора (заместителя).
2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.
3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).
Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:
- порядковый номер позиции;
- наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
- число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
- необходимые примечания.
4. Блок с подписями:
- лица, передающего полномочия и документы;
- лица, принимающего полномочия и документы.
В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.
Передача документов по акту: нюансы
Речь идет о следующих нюансах:
1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.
2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).
3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.
Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.
В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.
Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?
Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.
Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.
Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала» .
Итоги
Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.
Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:
- «Увольнение генерального директора по собственному желанию» ;
- «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец» .
Для того чтобы разграничить ответственность между прежним и новым генеральным директором, нужно провести процедуру передачи дел, которая связана, в частности, с передачей документов (например, печати организации и иных ценностей), хранящихся у прежнего Генерального директора.
На законодательном уровне процесс передачи дел при смене Генерального директора Общества не регламентирован. Чаще всего учредители сами разрабатывают процедуру и утверждают её внутренними актами, которые составляются в произвольной форме.
1. Комиссия
Как правило, создается комиссия, в обязанности которой будет входить проведение всех мероприятий и контроль за передачей дел организации от бывшего Генерального директора его правопреемнику.
2. Акт приема-передачи
Стороны подписывают двусторонний акт, в котором отражаются все значительные моменты, касающиеся деятельности Общества и его прежнего Генерального директора, а также описывается состояние дел, перечисляются по списку передаваемые документы и материальные ценности, такие как:
- учредительные и иные идентифицирующие Общество документы;
- бухгалтерская и налоговая отчетность;
- бухгалтерская и иная сопутствующая документация;
- договорная база Общества, сопутствующие документы к ней;
- лицензии, оформленные на Общество;
- реестры доверенностей, дающие право совершать юридические и иные действия от имени и/или за счет Общества;
- круглая печать Общества;
- другие существенные документы, которые связаны с деятельностью Общества.
3. Инвентаризация
Так как Генеральный директор является лицом материально ответственным, то перед началом процедуры передачи дел следует провести инвентаризацию имущества. Новый Генеральный директор вправе провести осмотр помещений, любых ценностей и документов, чтобы подтвердить их наличие.
Важно! Так как проведение инвентаризации при смене Генерального директора не является обязанностью, учредитель может сам определить порядок ее проведения. Новому Генеральному директору будет необходима информация о составе и наличии передаваемого имущества. Чаще всего инвентаризации подлежат материальные объекты - денежные средства. Акт об итогах инвентаризации оформляется на основании описи и подписывается председателем и членами комиссии, проводящими инвентаризацию.
Не должна сказаться на деятельности , и привести к падению основных коммерческих или производственных показателей. Поэтому в данном случае важна преемственность руководства, которую, в том числе, может обеспечить сохранность и передача всего комплекта документов, бывшими в работе при старом директоре. Это оформляется актом передачи дел от старого руководителя, к новому.
Что такое акт приема-передачи дел при смене директора
Являющийся наемным работником, в своем лице представляет интересы фирмы и ведет дела от ее имени. Следовательно, при увольнении, он должен их передать своему сменщику. Это в первую очередь касается рабочих документов организации, которые передаются по акту.
Нормативное регулирование
И хотя специальных нормативных документов, регулирующий данный процесс не существует, но есть законодательные требования, относящиеся к разным категориям дел:
- 402-ой ФЗ о бухучете касается бухгалтерской документации.
- 395-ый ФЗ о банках регулирует финансовый документооборот.
- Правила работы архивов обязаны исполнять госучреждения.
Кроме того процедура передачи дел может быть закреплена на корпоративном уровне:
- Положением о смене руководителя.
Кем и для чего составляется
Акт – это правовой документ, фиксирующий передачу документов компании, находящихся в распоряжении директора при его увольнении. Он составляется после того как подписан приказ об увольнении. Для этого создается специальная комиссия во главе с председателем. Оформляет его один из участников комиссии, а подписывают:
- Лицо, передающее документы.
- Лицо, их принимающее.
- Глава комиссии.
Виды и особенности
Данный акт может составляться в двух вариантах, каждый из которых имеет свои особенности:
- Смена директора. Это когда имеется кандидатура сменщика, который и принимает дела. В акте ставят подписи оба руководителя (бывший и будущий) и указывается дата, с которой новый директор начинает исполнять свои обязанности.
- Увольнение директора. В случае, когда действующий директор уже уволен, с новой кандидатурой еще не определились, форма акта отличается. Принимает дела заместитель, либо другое лицо по . Если и они отсутствуют, то документы передаются компании под роспись председателя комиссии.
Как правильно составить
Обязательного формата акта нет, но для его правового признания он должен иметь определенную структуру:
- Информационный блок с указанием , даты составления и инициалами участников передачи дел и контролирующий процесс комиссии.
- Далее идет описание действия, то есть указывается, что передается по акту, и по какой причине.
- Опись документов и другого передаваемого имущества.
- Подписи, подтверждающие факт передачи дел. Подписываются: передающий, принимающий, члены комиссии.
Необходимые сведения
В акте передачи дел при смене руководителя, должна быть отражены сведения о сохранности следующих вещей:
- Банковских документов.
- Документов, подтверждающих имущественные права компании.
- Договоров и контактов с партнерами.
- , штампов, бланков.
- Техники и ценных вещей, бывших в пользовании директора.
Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации
При заполнении акта следует придерживаться следующей последовательности:
- При заполнении информационной части акта указание причины обязательно. Это может быть приказ или протокол, но с номером и датой.
- Следующий этап – перечисление состава комиссии с полными инициалами и указанием занимаемых должностей. Так как комиссия назначается приказом, то надо упомянуть и его.
- Затем следует перечень передаваемой документации с названием, номером, датой регистрации и количеством. Для упрощения процесса проверки перед составлением акта можно провести ревизию.
- Если стороны не имеют претензий к составленному перечню, то акт подписывают обе стороны и члены комиссии.
- Один экземпляр документа остается у прежнего директора, а другой передается на утверждение учредителям или , после чего регистрируется по правилам внутреннего документооборота и сохраняется в архиве.
Если работник занимает руководящую должность или отвечает за какое-то имущество (материально ответственный), при увольнении он передает права, документы, ценности новому сотруднику, пришедшему на его место. Сама процедура передачи не прописана в законодательстве. Но у работодателя есть возможность в локальных нормативных актах указать перечень должностей, при увольнении с которых передача дел обязательна. Там же желательно прописать алгоритм действий, чтобы ни у кого не возникало вопросов, что и как делать.
Что делать работодателю
Если согласно внутренним ЛНА работник должен передавать дела, то после получения заявления об уходе от такого сотрудника можно готовиться к оформлению этой процедуры. Для начала работодатель готовит приказ, используя, например, наш образец плана передачи дел при увольнении. Главное требование к распоряжению — в нем надо четко указать: кто, кому и что передает, в какие сроки.
Содержание плана будет меняться в зависимости от специфики должности. Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам. При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги.
Независимо от того, что именно передают и кто в этом участвует, по завершении приема-передачи необходимо составлять акт. Он может быть в произвольной форме, но обязательно должен быть подписан минимум тремя лицами: увольняющимся, его преемником (или иным уполномоченным лицом), руководителем (заместителем). Такой документ в дальнейшем упростит взаимоотношения сторон рабочего процесса, а его образец смотрите ниже.
Нюансы, о которых нельзя забывать
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.
Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.