Административный персонал - это что такое? Классификация персонала. Административная работа
Администратор офиса - управленческая должность, включенная в штатное расписание многих крупных компаний. Узнайте, как он влияет на работу офиса, чем отличается от рядового секретаря и что входит в круг его обязанностей.
Из статьи вы узнаете:
Одна из главных тенденций современного делопроизводства - растущие темпы автоматизации. Современные технологии позволяют значительно упростить работу секретаря. Многие рутинные и даже интеллектуальные функции теперь можно осуществлять с помощью компьютерных технологий. Единственное, что пока не научились делать машины - активно участвовать в управлении бизнесом. Пока еще крупным компаниям не обойтись без администратора офиса, который координирует их работу и создает для нее оптимальные условия.
Чем администратор офиса отличается от секретаря и офис-менеджера?
Подобная должность появилась в отечественном бизнесе сравнительно недавно. Ее введение стало вынужденной мерой для успешного функционирования большинства крупных компаний. Как правило, при открытии вакансии администратора офиса указывают те же требования, что и к претендентам на должность офис-менеджера или :
- наличие опыта административно-хозяйственной работы и навыков управления персоналом;
- дополнительное образование в области менеджмента;
- знание офисной оргтехники;
- знание иностранных языков;
- понимание специфики деятельности компании;
- навыки деловой коммуникации и знание бизнес-этикета;
- пунктуальность, работоспособность, стрессоустойчивость;
Отличия между этими двумя профессиями все же есть. Администратор офиса чаще выступает в роли менеджера, т.е. он управляет административным подразделением организации. Круг его полномочий значительно шире, как и перечень обязанностей. Он включает ряд управленческих и даже контрольных функций. На этого сотрудника, как и на офис-менеджера, могут быть возложены хозяйственные функции, но они не являются приоритетными.
От офис-менеджера до администратора проектов: тенденции профессии
В настоящее время в административной деятельности офисных работников наметились . Из вспомогательных функций она постепенно переходит в разряд управленческой деятельности.
На административных работников все чаще возлагают традиционные обязанности администратора проектов:
- Планирование и реализацию конкретных проектов;
- Участие в деятельности различных комитетов комиссий, создаваемых для решения стратегических вопросов компании;
Администратор проектов - это сотрудник, отвечающий за ведение документации, поддержание деятельности руководителя проекта, в части планирования и контроля работ, обеспечение участников, необходимой для успешного выполнения работ информацией. Многие управляющие в крупных организациях находятся в центре пересечения потоков информации и осуществляют оперативную информационную поддержку руководителя и работников компании.
Должностная инструкция администратора офиса
Основным локальным нормативным документом, регулирующим работу администратора офиса, является должностная инструкция. Она четко определяет его должностные обязанности, права и зону ответственности. Кроме того, в данном документа прописывают требования к кандидату в отношении уровня образования и профессиональных навыков.
Во многих компаниях должностную инструкцию разрабатывают на основе существующей инструкции секретаря и офис-менеджера, добавляя в нее , описывающие административные функции данного работника. Существенное отличие управляющего состоит в том, что он обладает рядом руководящих полномочий: управляет офисными работниками, делопроизводством и материально-техническим обеспечением.
Должностные обязанности администратора офиса
Обязанности администратора офиса регламентирует должностная инструкция. Как правило, он обладает широким спектром полномочий и выполняет функции организационно-контролирующего специалиста. Во многих организациях в одной должности объединяют функционал секретаря, завхоза и управляющего. В крупных компаниях этот специалист превращается в руководителя, в подчинении которого находятся: секретариат, курьеры, делопроизводители, обслуживающий персонал.
Предлагаем краткий чек-лист обязанностей администратора офиса, которые могут быть включены в его должностную инструкцию:
Подготовка офиса к рабочему дню
Рутинные дела администратора офиса начинаются с подготовки офиса к новому дню. Приезжая на работу, он деактивирует охранную систему, подключает оргтехнику, проверяет наличие необходимых расходных материалов и канцтоваров. Затем ему необходимо проанализировать список посетителей и подготовиться к их встрече: проверить состояние приемной, убедиться наличии рекламных и прочих материалов, подготовить переговорные и конференц-залы.
Читайте также:
Составление смет на обеспечение офиса всем необходимым для работы
Полезная статья: О том, , читайте в электронном журнале.
Это могут быть как периодические, так и разовые потребности, информацию о которых можно получить тремя способами:
По ситуации (покупка канцтоваров без учета их расходования);
По заявкам (потребности определяются путем сбора заявок);
Системный (учитываются не только запросы персонала, но и фактическое положение дел);
Поддержка чистоты и порядка
Администратор офиса - это сотрудник, в чьи должностные обязанности входит заключение и перезаключение договоров с клининговыми компаниями, координация работы обслуживающего персонала. Он должен рассмотреть предложения, согласовать выбор компании с руководством, подготовить необходимую для заключения договора документацию. Управляющий должен подобрать целесообразную периодичность уборки, оговорить ее время и продолжительность.
Контакты с эксплуатационными службами
Нередко одной из обязанностей, прописанных в должностной инструкции администратора офиса, является установление контактов с эксплуатационными и коммунальными службами. От него зависит ресурсообеспечение помещений, своевременное проведение ремонтных работ, . Он отвечает за соответствие состояния помещения правилам и нормам производственной санитарии и противопожарной защиты.
Диспетчеризация транспорта
Если в организации есть диспетчерская и , транспортный отдел, их часто передают в ведение администратора офиса. В некоторых компаниях сотрудник, занимающий данную должность, отвечает за оперативную передачу информации, оптимизацию маршрутов, мониторинг состояния и распределение загрузки, т.е. частично выполняет обязанности логиста.
Организация делопроизводства
К зоне ответственности опытного управляющего нередко относят и организацию делопроизводства, т.е. создание оптимальных условий для движения, поиска и хранения документов. В отличие от секретаря, он не просто занимается и управлением исходящими вызовами. Он систематизирует, регистрирует, ведет контроль исполнения официальной документации.
Администратор офиса постоянно сотрудничает со службой делопроизводства, а в некоторых случаях даже является ее руководителем.
Обслуживание посетителей
В должностные обязанности администратора офиса зачастую входит обслуживание посетителей. Он отвечает за то, чтобы договориться с посетителями о времени визита, , принять всех пришедших, организовать прием в соответствии с указаниями руководства.
Управление офисным персоналом
У администратора офиса существует ряд обязанностей, связанных с управлением персонала, находящегося в его подчинении. Он занимается подбором и расстановкой специалистов секретариата, планирует стратегию и тактику работы, выстраивает организационную структуру. Управляющий должен владеть методами мотивации персонала, знать методы повышения производительности, быть образцом профессиональной этики
Внутренний контроль
Администратор офиса не только принимает ряд важных управленческих решений, но и следит за их исполнением. В его обязанности входит введение и обеспечение трудового распорядка, а также соблюдение корпоративных норм общения. Он контролирует культуру речи подчиненных при общении с посетителями, , следование правилам бизнес-этикета.
Работой занимаются отчасти все руководители любого уровня, но если организация достаточно крупная, в ее штатном расписании обязательно будут предусмотрены административные должности. Работники, которые займут эти вакансии, и будут выполнять основную часть административных обязанностей. Основной их частью являются диспетчерские и коммуникативные функции.
Административные должности на предприятии
Любое действующее предприятие напоминает живой организм, нормальное функционирование которого обеспечивается постоянно поддерживаемыми связями с другими юридическими лицами. Это и деловые партнеры, и заказчики, и поставщики, и контролирующие, и управляющие органы, а также многие другие организации и частные лица.Главной задачей людей, занимающихся административной работой, является обеспечение плановой и безаварийной работы предприятия, в том числе, путем своевременного представления оперативной информации и донесения управленческих решений от руководства к исполнителям.
В зависимости от того вида деятельности, который является основным для данного предприятия, его структуры и численности, к основным административным должностям можно отнести: администратор на ресепшен, секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, бизнес-ассистент, делопроизводитель, оператор на телефоне, личный помощник руководителя, переводчик, руководитель канцелярии/секретариата.
Можно отметить, что высококвалифицированные администраторы ценятся работодателями на уровне среднего менеджера: логистика, бухгалтера, менеджера по работе с клиентами. Уровень их зарплат начинается с 50 тысяч рублей.
Что нужно, чтобы стать хорошим администратором
Работодатели предъявляют к кандидатам на административные должности достаточно высокие требования. Претендент должен иметь высшее образование и опыт работы в данной отрасли. Все чаще к обаятельным условиям относится знание одного или нескольких иностранных языков, а знание компьютера и офисных программ, оргтехники и мини-АТС уже даже не упоминается, как само собой разумеющееся.Человеку, который хочет заниматься административной работой, необходимо обладать и специфическими качествами характера. Всегда будут востребованы люди инициативные, грамотные, обладающие гибким интеллектом, широким кругозором и системным подходом к работе, умеющие принимать взвешенные оперативные решения.
Поскольку административные должности предполагают и коммуникативные функции, немаловажными качествами при устройстве на работу станут грамотная речь, умение находить общий язык с людьми и логично излагать свои мысли, знание делового этикета и даже приятная внешность, что особенно важно для администраторов на ресепшене и секретарей, которые являются лицом компании.
Любое действующее предприятие напоминает живой организм, нормальное функционирование которого обеспечивается постоянно поддерживаемыми связями с другими юридическими лицами. Это и деловые партнеры, и заказчики, и поставщики, и контролирующие, и управляющие органы, а также многие другие организации и частные лица.Главной задачей людей, занимающихся административной работой, является обеспечение плановой и безаварийной работы предприятия, в том числе, путем своевременного представления оперативной информации и донесения управленческих решений от руководства к исполнителям.
В зависимости от того вида деятельности, который является основным для данного предприятия, его структуры и численности, к основным административным должностям можно отнести: администратор на ресепшен, секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, бизнес-ассистент, делопроизводитель, оператор на телефоне, личный помощник руководителя, переводчик, руководитель канцелярии/секретариата.
Можно отметить, что высококвалифицированные администраторы ценятся работодателями на уровне среднего менеджера: логистика, бухгалтера, менеджера по работе с клиентами. Уровень их зарплат начинается с 50 тысяч рублей.
Что нужно, чтобы стать хорошим администратором
Работодатели предъявляют к кандидатам на административные должности достаточно высокие требования. Претендент должен иметь высшее образование и опыт работы в данной отрасли. Все чаще к обаятельным условиям относится знание одного или нескольких иностранных языков, а знание компьютера и офисных программ, оргтехники и мини-АТС уже даже не упоминается, как само собой разумеющееся.Человеку, который хочет заниматься административной работой, необходимо обладать и специфическими качествами характера. Всегда будут востребованы люди инициативные, грамотные, обладающие гибким интеллектом, широким кругозором и системным подходом к работе, умеющие принимать взвешенные оперативные решения.
Поскольку административные должности предполагают и коммуникативные функции, немаловажными качествами при устройстве на работу станут грамотная речь, умение находить общий язык с людьми и логично излагать свои мысли, знание делового этикета и даже приятная внешность, что особенно важно на ресепшене и секретарей, которые являются лицом компании.
Источники:
- Штатное расписание АУП
Слово «логистика », изначально являвшееся математическим термином, в современном обществе приняло новое значение и используется для определения процесса рациональной организации доставки товаров и услуг. До недавнего времени в этом смысле оно применялось только в экономической теории, но сегодня стало очень распространенным и даже модным.
Логистика – часть экономической науки и область бизнеса, которая помогает оптимизировать процесс обращения продукции, услуг и товаров между производителями и потребителями. В условиях превышения предложения над спросом во многих сферах единственный способ остаться на рынке – оптимизировать складские и транспортные расходы, рационализировать процесс производства, сбыта и сервиса предприятий. Именно этим и занимается логистика . Основная цель логистики, описанная выше, разделяется на множество задач: в процессе оптимизации выбирается вид транспортного средства; определяются маршруты; организовываются транспортировка, упаковка грузов, ; производится управление запасами; формируются сборные заказы и так далее. Логистика включает в себя также управление таможенными услугами. Такое обширное поле деятельности позволило разделить эту теорию на несколько видов. Понятие «логистика » включает в себя следующие направления: транспортная, информационная, логистика снабжения и запасов, складирования и сбыта. Каждое занимается оптимизацией расходов в соответствующей сфере. Так, логистика запасов предполагает учет продукции на складах и контроль за состоянием запасов. Транспортная доводит до совершенства процесс доставки грузов при помощи выбора наилучшего маршрута, подходящего транспорта, профессионального водителя. Логистика снабжения обеспечивает оптимальное хранение и доставку сырья, информационная – эффективно распределяет потоки информации.Различные компании выбирают для себя разные логистические системы в зависимости от специфики деятельности. Некоторым достаточно работать с базами данных, чтобы оптимизировать расходы, другие предприятия пользуются системами, направленными на складскую или снабженческую деятельность. Важно, чтобы каждая система обеспечивала выполнение основных задач и включала в себя все необходимые для осуществления успешной деятельности компании виды логистики.
ООО "Аппетит-Холл" - Красноярск
40 000 руб....Группа компаний «Аппетит-Холл» (сеть ресторанов) приглашает в свою команду специалиста на должность " Начальник административно- хозяйственного отдела". Собеседование после рассмотрения резюме. Обязанности: Планирование и организация технических задач, технических ...
4 дня назад
Тюменьстройальянс - Москва
84 000 - 120 000 руб.Должностные обязанности: · Организация и контроль работы сотрудников отдела в полном объеме · Организация и проведение обучения, внедрение бизнес-процессов и ценностей компании · Управленческий учет, документационное обеспечение · Организация открытия новых филиалов ...
5 дней назад
Дом-А - метро Фрунзенская, Москва
15 000 - 20 000 руб....пользователь ПК (Word, Excel, Outlook) Умение работать с оргтехникой (принтер, сканер) Приветствуется опыт работы на аналогичной должности Доброжелательность (фотография в резюме обязательна), быстрая обучаемость, грамотная устная и письменная речь Условия: ...
7 дней назад
МедикаГрупп - Москва
90 000 руб....: ~ Опыт работы главным врачом не менее двух лет (желательно в коммерческой клинике) Опыт на руководящей должности не менее пяти лет, опыт административного управления клиникой, умение анализировать эффективность работы клиники Высшее медицинское образование ОБЯЗАТЕЛЬНО ...
3 дня назад
Кадровое агентство Юнити - Москва
1 руб./год...динамичным развитием нашей компании и увеличением штата, мы ищем административного секретаря в отдел фармацевтической деятельности. ... ...кандидаты, свободное владение английским языком!! Опыт работы на должности администратора офиса, офис-менеджера с подобным функционалом ...
4 дня назад
КТК - Холдинг, группа компаний - Челябинск
30 000 руб....Персонал офиса, АХО Уважаемые соискатели, мы ищем ответственного и активного сотрудника для работы на должность Заместитель руководителя административного отдела. Человек, который нацелен на 100 % результат, выполнения поставленных задач, умением правильно распределять ...
1 день назад
Промхим - Челябинск
40 000 руб....Обязанности: Общее управление административной деятельностью организации. Организация и реализация работ по документационному обеспечению ... ...специалистов по этой профессии. Поэтому кандидаты на должность административный директор проходят обучение на специализированых ...
Месяц назад
Высшая школа бизнеса МГУ им. М. В. Ломоносова - Москва
50 000 - 55 000 руб.Должностные обязанности: - Руководство административно- техническим направлением деятельности, организация технической поддержки непрерывности процесса обучения студентов. - Организация и управление технической эксплуатацией зданий класс: В, - Организация и контроль процессов ...
8 дней назад
Сеть магазинов "Верный" - Москва
50 000 руб.Должностные обязанности: Своевременное выполнение задач и информационная поддержка руководителя; Организация внутренних и внешних встреч, совещаний и переговоров с сотрудниками и партнерами, ведение календаря руководителя; Работа с Excel (большой объем информации); Оформление ...
18 дней назад
Филиал ФГБУ «ФКП Росреестра» - Иваново
11 300 руб.Должностные обязанности: Осуществление приема, регистрации и передачи по назначению входящей корреспонденции; Отправка исходящей корреспонденции; Подготовка и оформление дел для сдачи в архив; Подготовка справок и писем по заданию руководителя. Требования: Высшее образование ...
12 дней назад
ФГБОУ ВО Санкт-Петербургский государственный университет - метро Василеостровская, Санкт-Петербург
35 000 руб...., распоряжений, резолюций, устных обращений) Ректора и иных должностных лиц в СЭДД «Дело». 2. Обеспечивать действенную обратную связь ... .... Высшее профессиональное образование. 2. Опыт работы на административной должности в государственных органах и бюджетных учреждениях ...
5 дней назад
МегаФон - Кемерово
...Организация работы по организации совещаний, семинаров Требования: Высшее образование Опыт работы в аналогичной должности от 3-х лет Навыки бюджетного планирования и прогнозирования Знание принципов учета и составления отчетности, основ менеджмента ...
6 дней назад
Север Минералс - Санкт-Петербург
...менеджеров Оптимизация и автоматизация рабочего процесса административной группы Регулярная оптимизация структуры расходов по ... ...подходите, если Вы: Имеете опыт работы на аналогичной должности Организованы, инициативны и ответственны Умеете работать ...
20 дней назад
ИНВИТРО СПб - Великий Новгород
24 000 руб.Должностные обязанности: Взятие венозной крови, с помощью вакуумной системы Взятие капиллярной крови, работа с биоматериалом, Снятие ЭКГ, Соблюдение СЭР. Требования: Диплом медицинской сестры, Действующий сертификат специалиста "сестринское дело" (обязательно), Владение ...
6 дней назад
Группа Компаний РУСАГРО - метро Ботаническая, Екатеринбург
...мы приглашаем вас решать их вместе! Приглашаем на работу Административного помощника Обязанности: Прием и распределение ... ...Требования: Высшее образование; Успешный опыт работы в должности административного помощника/секретаря на крупном предприятии ...
4 дня назад
ТД АГРОГРУППА - Белгород
Сегодня трудовая деятельность в административной службе структуры часто воспринимается в качестве начальной стадии карьеры или же как работа для студентов первых курсов, которая, как правило, не требует серьезной подготовки. Что подразумевается под понятием административный персонал? Кто относится к соответствующей категории? Почему? На эти и иные не менее важные вопросы можно найти ответы в процессе прочтения данной статьи.
Общие черты
Несмотря на то что зачастую подразумевает под собой лишь начало роста, многие люди строят успешную карьеру и получают профессиональное признание именно в данной сфере. Такие сотрудники не станут называть эту работу не требующей соответствующей квалификации и предельно легкой. Какие же обязанности, как правило, выполняет служба? Административный персонал выполняет целый ряд задач, связанных с организацией основополагающих бизнес-процессов. Среди них следующие пункты:
- Ведение делопроизводства.
- Контроль в плане исполнения распоряжений и приказов руководителя для разных департаментов и отделов.
- Административно-управленческий персонал занимается обеспечением социально-бытового, хозяйственного и материально-технического обслуживания структуры.
- Организация и последующее проведение ремонта в офисе при необходимости.
- Организация переездов.
- Административный персонал - это сотрудники, которые обязаны налаживать взаимодействие со службами эксплуатации.
- Взаимодействие с арендодателями.
- Организация и последующее проведение корпоративных мероприятий. Важно дополнить, что в данном случае осуществляет лишь дополнительное содействие.
Важно отметить, что данный перечень может конкретизироваться и дополняться в зависимости от потребностей и задач компании.
Практический аспект вопроса
Как выяснилось, административный персонал - это сотрудники, в зону деятельности которых входит осуществление управленческих функций или же выполнение работы, связанной с организационными управленческими вопросами в техническом плане.
Так, в государственных организациях отдел кадров, который ведет кадровое делопроизводство и подбирает персонал, зачастую включается в административный департамент, отдел управления делами и так далее. Однако подобная практика в отношении масштабных организаций частной собственности не распространена - здесь управленческий отдел является структурой самостоятельной, конечно же, во главе с руководителем. Важно отметить, что в зачастую не включаются персональные помощники руководителей и ассистенты отделов. Так, они относятся, как правило, к штату того или иного структурного подразделения и подчиняются соответствующему руководителю. Их задачи сводятся непосредственно к решению вопросов данного подразделения. Характеризующая же административно-технический персонал группа коллег решает задачи всей организации.
Необходимо отметить, что численность административных сотрудников компании главным образом пребывает в зависимости от ее внутренней структуры, размеров и области деятельности. К примеру, многие государственные объединения, управляющие компании масштабных предприятий или крупные холдинги отделяют персонал административной направленности в самостоятельный департамент. Как правило, именуется он административным департаментом или же общим отделом. Департамент представляет собой сложно устроенное подразделение, руководитель которого организует административное управление персоналом и подчиняется главе компании.
Государственные учреждения
В административный департамент государственного учреждения могут входить следующие отделы самостоятельного образа деятельности:
- Документационного обеспечения.
- Протокольно-организационный.
- Контрольный отдел.
- Хозяйственного обеспечения.
- Государственной службы и так далее.
Важно отметить, что в крупных структурах коммерческой направленности имеет место иная работа. Административный персонал в данном случае представляет хозяйственный отдел. В него входят офис-менеджеры, секретари, обслуживающий персонал (водители, уборщики, курьеры). За работу отдела в полной мере отвечает руководитель соответствующей категории.
В компаниях, которые отличаются сложной структурой, включающей в себя несколько офисов, , как правило, формируется по единой схеме. Его работа контролируется деятельностью административного директора. Его задачи составляют управление и координация деятельности структуры административно-хозяйственного характера в целом. Административному директору подчиняются руководители административно-хозяйственных отделов, а также офис-менеджеры подразделений структуры и самостоятельных офисов.
Небольшие компании
Административно-технический персонал в небольших компаниях с коммерческими целями деятельности, как правило, состоит из одного сотрудника. Должность его именуется как офис-менеджер или секретарь. Если же такой отсутствует, отдельные функции административного характера (к примеру, организация делопроизводства, документооборота или заказ канцелярии) возлагаются на определенного младшего работника как дополнительная нагрузка.
Традиционно включает секретаря, ассистента отдела, персонального ассистента руководителя, руководителя административно-хозяйственного отдела. Кроме того, в данный перечень входит офис-менеджер и административный директор. Важно отметить, что сюда включается и ряд работников обслуживающего персонала (к примеру, административно-технический персонал по электробезопасности ). В последующих главах целесообразным будет рассмотреть наиболее распространенные должности административной сферы.
Офис-менеджер
Как выяснилось, характеризующие административный персонал должности подразделяются на управленческую и техническую сферы. Офис-менеджер относится к первой группе. По-другому его называют менеджером по административной работе или старшим администратором. Подчиняется офис-менеджер директору по подбору персонала или исполнительному директору. В кругу его подчиненных находятся лишь поддерживающие функционирование структуры сотрудники. Основной целью работы старшего администратора является обеспечение адекватного функционирования офиса и его бесперебойной деятельности. Офис-менеджер как административно-вспомогательный персонал выполняет следующие функции:
- Обеспечение контроля над наличием и работой оборудования для офиса.
- Формирование бюджета расходов для обеспечения офиса.
- Обеспечение своевременной обработки как поступающей, так и отправляемой корреспонденции, ее доставки в соответствии с назначением.
- Участие в инвентаризации имущественных комплексов офиса.
- Осуществление контроля за сроками исполнения бумаг и их грамотное оформление.
- Организация и контроль работы подчиненных работников, среди которых, как правило, телефонные операторы, секретари, водители, уборщицы и охранники.
- Контроль и поддержка файловой системы компании.
- Заказ билетов, осуществление визовой поддержки и бронирование номеров для работников компании.
Для офис-менеджера актуальны следующие требования в отношении опыта и квалификации:
- Соответствующее образование (среднее специальное или высшее).
- Желательное знание одного или большего числа иностранных языков.
- Отличные знания в отношении компьютерных технологий.
- Знания в области техники для офиса.
- Опыт работы в административной сфере не менее года.
- Коммуникабельность, стрессоустойчивость, способности в организаторском деле.
Начальник юридического отдела
Начальник данного отдела подчиняется исключительно генеральному директору. В число его подчиненных входят все работники юридического отдела. Цель деятельности начальника - формирование и дальнейшее управление в отношении юридической службы компании. Рассматриваемый сотрудник выполняет следующие функции:
- Подбор и дальнейшее обучение работников юридической службы.
- Оформление организационной структуры предприятия в юридическом плане.
- Формирование стандартов внутренней корпорации.
- Создание документооборота по разработанным корпоративным юридическим стандартам.
- Организация юридического обучения сотрудников компании.
- Осуществление правовой экспертизы проектов различной документации юридического характера, подготовка которых осуществляется на предприятии.
- Организация подготовки заключений в соответствии с правовыми вопросами, возникающими в процессе деятельности структуры.
- Представление интересов предприятия в судебных органах, а также общественных и государственных объединениях при изучении вопросов правовой направленности.
- Контроль и принятие мер по взысканию задолженности по дебету в соответствии с ранее оформленными договорами.
Требования к специалисту в плане квалификации и опыта:
- Юридическое образование (желательно высшее).
- Опыт работы по соответствующей специальности более пяти лет.
- Знание английского на среднем уровне.
- Опыт в ведении переговоров и досудебном разрешении вопросов.
- Готовность к выездам и командировкам.
- Наличие знаний в следующих правовых сферах: гражданское, налоговое, административное, корпоративное, арбитражное и иные отрасли права.
Административный персонал по электробезопасности
Электротехнический персонал, который осуществляет работы на электрических установках, классифицируется на следующие категории:
- Административно-техническими работниками являются руководители и специалисты, которые выполняют обязанности, связанные с организацией оперативного и технического обслуживания, проведением монтажных, ремонтных и наладочных работ в отношении электроустановок.
- Оперативное сотрудники - персонал, который осуществляет обслуживание и оперативное управление электроустановок. Сюда включается осмотр, подготовка рабочего места, оперативные переключения, допуск и последующий надзор за сотрудниками, исполнение работ в соответствии с текущей эксплуатацией.
- Персонал по ремонтным работам - персонал, который обеспечивает ремонт и техническое обслуживание, наладку, монтаж, а также испытание оборудования.
- Оперативно-ремонтные сотрудники - персонал по ремонту, который специально обучен и подготовлен для обслуживания оперативной направленности в определенном объеме электроустановок, закрепленных за ним.
Юрист
Зачастую юриста по-другому называют юрисконсультом. Он подчиняется генеральному директору или же начальнику соответствующего отдела. Подчиненными юриста являются делопроизводители данного отдела. Основной целью его деятельности является обеспечение поддержки работы юридического отдела. Ключевыми задачами специалиста являются следующие пункты:
- Разработка документации правового характера.
- Обеспечение методического руководства правовой деятельностью компании.
- Реализация мероприятий в отношении укрепления финансовой, договорной и трудовой дисциплины.
- Консультация сотрудников структуры в плане профессиональных вопросов, содействие в оформлении документации и нормативных актов имущественно-правовой направленности.
Юрисконсульт выполняет следующие функции:
- Участие в разработке юридической документации и контрактов.
- Участие в спорах правового характера.
- Осуществление консультирования сотрудников и руководства компании в соответствии с юридическими аспектами.
- Участие в проверке грамотности документации, а также договоров с юридической точки зрения.
- Ведение файловой системы контрактов.
- Предоставление помощи работникам соответствующего отдела в разработке различного рода проектов.
Диспетчер
Диспетчер подчиняется непосредственно руководителю производственной деятельности, но не имеет подчиненных. Основной целью его работы является оперативное регулирование производственного процесса и иных видов деятельности структуры. Диспетчер выполняет следующие функции:
- Контроль наличия запасов, которые необходимы для бесперебойного процесса производства подразделений компании (комплектующие, материалы, транспорт, оборудование).
- Организация оперативного контроля за производственным процессом, сдача готового продукта, выполнение работ или услуг по графику процесса производства.
- Ведение диспетчерского журнала, формирование отчетных рапортов и иной технической документации в плане производственного процесса.
В случае диспетчера уместны следующие требования в отношении квалификации и опыта:
- Наличие среднего профессионального образования.
- Знания в области планирования производства на предприятии.
- Стрессоустойчивость, коммуникабельность.
Секретарь генерального директора
По-другому должность может именоваться как персональный помощник или секретарь-референт. Сотрудник подчиняется директору по персоналу или же генеральному директору. Подчиненных у секретаря генерального директора нет. Основной целью работы секретаря-референта является качественное обеспечение административной поддержки директорской структуры. Персональный помощник занимается выполнением следующих задач:
- Обеспечение надлежащего документооборота.
- Организация дня директора в рабочем плане.
Секретарь-референт главным образом выполняет следующие функции:
- Составление расписания для генерального директора, организация деловых встреч и командировок.
- Редактирование, перевод и оформление деловых писем и документации.
- Обеспечение контроля входящей корреспонденции и телефонных звонков.
- Подготовка и оформление деловых писем, отчетов, прочей документации.
- Организация взаимодействия между директором и иными работниками структуры.
- Контроль качества подготовки, правильности составления, последующего согласования и утверждения документации, представляемой на подпись непосредственно директору организации.
- Организация работы приемной генерального директора.
- Выполнение отдельных поручений руководителя.
- Сопровождение руководителя в деловых поездках.
Актуальными требованиями к опыту и квалификации в данном случае являются:
- Наличие высшего образования.
- Знание иностранного (желательно английского) языка.
- Отличное пользование ПК.
- Высокий уровень в отношении делового этикета.
- Опыт работы не менее двух лет.
- Презентабельная внешность, коммуникабельность.